Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez Valódi IP alközpont Típusszám: KX-NCP500 KX-NCP1000 Köszönjük, hogy megvásárolta a Panasonic valódi IP alközpontot. Mielőtt csatlakoztatná az alközpontot, kérjük, olvassa végig figyelmesen ezt a kézikönyvet, és őrizze meg, mert a későbbiekben is hasznos lehet, ha valaminek utána kíván nézni. KX-NCP500/KX-NCP1000: PBMPR szoftver fájl verzió 1.0000 vagy újabb Ebben az utasításban az egyes típusszámok végén lévő utótagot (pl. KX-NCP500NE) elhagytuk.
Bevezetés Bevezetés A Kommunikációs asszisztens (Communication Assistant CA) Számítógép-telefon integráció (Computer Telephony Integration CTI) alkalmazás, amely integrálja az Ön Panasonic alközpontját, és lehetővé teszi, hogy PC-jéről számos telefonos műveletet hajtson végre. A Rövid használati útmutató Ez a Rövid használati útmutató áttekintést kíván adni a Kommunikációs asszisztens szolgáltatásairól, beállításáról és telepítéséről. A Rövid használati útmutató az alábbi részekre oszlik: 1 Műszaki leírás Ez a fejezet általános információt nyújt a Kommunikációs asszisztens szolgáltatásairól. 2 Rendszer csatlakoztatási rajz Ez a fejezet megmutatja, hogyan illeszkedik a Kommunikációs asszisztens az Ön hálózatába. 3 Rendszerkövetelmények Ez a fejezet megadja a minimális és az ajánlott rendszerkövetelményeket a Kommunikációs asszisztens PC-n való telepítéséhez. 4 Szoftver telepítés Ez a fejezet azt magyarázza meg, hogyan kell a Kommunikációs asszisztenst telepíteni és eltávolítani. FONTOS! A CA (Kommunikációs asszisztens) személyes információkat tárol. Az adatok eltulajdonításának és kiszivárgásának megakadályozására a következőket javasoljuk: Állítson be egy jelszóval védett képernyőkímélőt számítógépe aktiválásához, miután az egy beállított időtartamig nyugalmi állapotban volt. Amikor a felhasználók mellékállomást, íróasztalt stb. változtatnak, győződjön meg arról, hogy az előző és az új mellékállomásuk hozzáférési jogai megfelelőek. Használja a Windows frissítéseit, hogy rendszerét a legújabb szoftvercsomagokkal naprakészen tartsa. Állítson be egy legalább 5 karakteres, betűket és számokat is tartalmazó bejelentkezési jelszót. Védjegyek: A Microsoft, Internet Explorer, Outlook, Windows és Windows Vista a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye illetve védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban. Az Intel, Celeron and Pentium az Intel Corporation védjegye az Egyesült Államokban és más országokban. Az ebben az útmutatóban említett, összes egyéb védjegy az adott kereskedelmi védjegy birtokosainak saját tulajdona. A Microsoft termékek képernyőképei a Microsoft Corporation engedélyével kerültek változatlan, újbóli kinyomtatásra. 2 Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék 1 Műszaki leírás... 4 2 Rendszer csatlakoztatási rajz...11 3 Rendszerkövetelmények... 12 4 Szoftver telepítés... 13 4.1 A Kommunikációs asszisztens telepítése és indítása... 13 4.2 A Kommunikációs asszisztens eltávolítása... 15 Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez 3
1 Műszaki leírás Szolgáltatások Kapcsolatlista (névjegyalbum) jelenlét kijelzéssel Könnyen kezdeményezhet hívásokat a számítógépén megjelenő, egyénileg beállítható kapcsolatlista (névjegyalbum) használatával, a kívánt kapcsolatot pedig egyszerűen és gyorsan megkeresheti. A kapcsolatlistából láthatja a többi mellékállomás telefonjának állapotát, a PC-jének állapotát és az általuk hagyott üzeneteket is, még mielőtt egy hívást kezdeményezne. CA Pro kapcsolatlista CA Basic kapcsolatlista Jelenlét ablak Amikor hívása érkezik, megjelenik a hívóra vonatkozó információ, amennyiben az el van tárolva a kapcsolatlistában. Amikor már bejelentkezett, és egy beállított időtartamon keresztül nem használja PC-jét, az Ön távolmaradását jelző üzenet automatikusan beállítódik a PC-jének aktuális munkanapjára és időpontjára. A kapcsolatlistában lévő PC ikon színe jelzi a kapcsolat bejelentkezett állapotát: : A felhasználó bejelentkezett. : A felhasználó bejelentkezett, de az automatikus üzenethagyás beállításra került. : A felhasználó nincs bejelentkezve. CRM integráció Közvetlenül kezdeményezhet hívásokat a CRM (Customer Relationship Management Felhasználó kapcsolatkezelő) szoftverből a TAPI használatával. A TAPI használata nélkül, a Microsoft Office Outlook 2003/2007 programmal is kezdeményezhet hívásokat. Amikor PC-jén telepíti a CA programot, az Outlook képernyőjén egy új, a Dial Box (Tárcsázás mező), Answer (Hívásfogadás) gomb és Hang-up (Bontás) gomb elemet tartalmazó eszköztár jelenik meg. Megjegyzés Ez a szolgáltatás esetleg nem működik néhány CRM szoftverrel, a szoftver specifikációjától függően. Hívástörténet (Előzmények) Megtekintheti bejövő és kimenő hívásainak listáját. Mindegyik hívásnál megjelennek olyan információk, mint pl. a hívás célállomása és időtartama, a hívás időpontja, és az, hogy a hívást fogadták-e. 4 Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez
Az előzmények listáját el is mentheti egy CSV fájlban. Üzenethagyás/Átirányítás/ Ne zavarj Mellékállomásán megváltoztathatja az üzenethagyás, átirányítás és Ne zavarj (DND) szolgáltatás beállításait. Amikor megváltoztatja az Ön távollétének okát jelző üzenetet, akkor átirányítási/dnd beállításai automatikusan megváltoztathatók, és automatikusan tárcsázható egy szolgáltatás, például a Mellékállomás lezárása hívószáma. Hívásvezérlés Egy beszélgetés megkezdésekor PC-jén automatikusan megjelennek a telefonfunkciók működtető gombjai, például a hívás átadásához, a hívás tartásba tételéhez vagy egy konferencia létrehozásához. IP-kamera integráció (Panasonic HX-HCM/BB-HCM/BL-C sorozatú kamerák) Ha a hálózatban rendelkezésre áll egy Panasonic IP-kamera, a másik féllel (pl. egy mellékállomással, kaputelefonnal) való beszélgetés közben láthatja az IP-kamerából jövő képeket vagy videofolyamot. Megjegyzés Ehhez a szolgáltatáshoz Internet Explorer 6.0 vagy újabb verzió szükséges. Hangposta rendszer (VPS Voice Processing System) A beszélgetéseket automatikusan vagy manuálisan rögzítheti a hangpostába. Amikor hangpostafiókjában üzenetet hagytak, megjelenik a várakozó üzenet jelzés. Hangposta asszisztens (Voice Mail Assistant) integráció Ha rákattint a várakozó üzenet ikonra, és kiválasztja a Call Voice Mail (Hangposta hívása) lehetőséget, akkor a Hangposta asszisztens (Voice Mail Assistant) programmal PC-jéről működtetheti a hangpostáját. A Hangposta asszisztens használatához megfelelően be kell állítani a hangposta IP címét (IP address of VM). A Hangposta asszisztens (Voice Mail Assistant) 2 fix portot használ: 20000 és 20001. Hangpostafiókját egyéni módon állíthatja be, például beállíthatja az értesítés ütemezését. Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez 5
Megjegyzés Ehhez a szolgáltatáshoz 2.1 vagy újabb verziójú hangposta firmverre van szükség (fő szoftver verzió 2.50 vagy újabb). IP-szoftvertelefon Használhatja a beépített IP-szoftvertelefont. Alközpontjában telepíteni kell a KX-NCS32xx aktiváló kulcsot. Az összes telefonbeszélgetést felveheti PC-jére, ha azon telepítve van a KX-NCS81xx licenc. Csevegés (Chat) Szöveges csevegés munkafolyamatot indíthat el más CA felhasználókkal. Ez a szolgáltatás olyan feladatoknál hasznos, amikor például arról kíván meggyőződni, hogy egy kollégájával tud-e telefonbeszélgetést folytatni. Egy csevegési munkafolyamat 1 elérhető portot használ a 42525 42534 tartományban. Rendszer gyorstárcsázás (Gyorstárcsázás alközponti rövidített hívószámokkal) vezérlése Ha egy, az alközpontban menedzser kategóriával (COS) rendelkező mellékállomásnál jelentkezik be, akkor a gyorstárcsázási listához bejegyzéseket adhat, szerkesztheti azokat, illetve elemeket törölhet a róla. Adatokat is másolhat a hívástörténetből (Előzményekből). 6 Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez
Felügyelő szolgáltatások Ha felügyelő módban jelentkezik be a Kommunikációs asszisztensbe, akkor megfigyelheti a bejövő híváselosztási (ICD) csoportok állapotát, behallgathat a beszélgetésekbe, átveheti a hívásokat és egyéb felügyelő funkciókat hajthat végre. Megjegyzés A behallgatás funkció használatához mellékállomásán a Rejtett hívás megfigyelés (Call Monitor) szolgáltatásának engedélyezettnek kell lennie az alközpont kategória (COS) beállításánál. A befigyelés foglalt vonalra/hívásátvétel funkció használatához mellékállomásán a Befigyelés foglalt vonalra (Busy Override) szolgáltatásának engedélyezettnek kell lennie az alközpont kategória (COS) beállításánál. Szolgáltatás összehasonlítás A CA 3 működési móddal rendelkezik: Basic (Alap), Pro (Professzionális) és Supervisor (Felügyelő). Az alábbi táblázat az egyes üzemmódokban elérhető szolgáltatásokat foglalja össze. Szolgáltatás Basic Pro Supervisor A többi mellékállomás megtekintése a főmenüből Nem Igen Igen Csatlakozások maximális száma 10 1000 1000 Maximális hívástörténet hossz 10 hívás 1000 hívás 1000 hívás ICD csoport bejelentkezés/kilépés Nem Igen Igen Behallgatás/Befigyelés foglalt vonalra/hívásátvétel Nem Igen Igen ICD csoport felügyelő Nem Nem Igen Megjegyzés A kívánt számú felhasználó számára CA aktiváló kulcsot kell tárolni az alközpontban. Az aktiváló kulcsokra vonatkozó részleteket olvassa el a KX-NCP500/KX-NCP1000 Telepítési útmutatójában. Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez 7
Az alközponti beállításoknál Önnek engedélyeznie kell a CA módot azokhoz a mellékállomásokhoz, amelyek használni fogják a Kommunikációs asszisztenst. A Supervisor mód használatához Önnek az alközponti beállításoknál a megfelelő mellékállomást egy ICD csoport tagjaként kell beállítania. A CA Pro rendelkezik egy 60 napos próba móddal, amelynél Ön a CA Pro összes szolgáltatását aktiváló kulcs telepítése nélkül használhatja (CA Pro trial). A 60 napos kipróbálási periódus akkor kezdődik, miután a CA programot PC-jén telepítette. Aktiváló kulcs telepítése nélkül legfeljebb 5 felhasználó használhatja a CA Basic programot. Belépési lehetőségek Összesen 128 felhasználó léphet be egyidejűleg a CA programba. Az alábbi táblázatban az egyes módokban egyidejűleg beléphető felhasználók maximális száma látható. Belépési mód/szoftver Felhasználók száma CA Basic (Kommunikációs asszisztens Alap) 128 CA Pro (Kommunikációs asszisztens Professzionális) 128 CA Pro trial (Kommunikációs asszisztens Professzionális próba) 2 CA Supervisor (Kommunikációs asszisztens Felügyelő) 4 Tárcsázás módosítás Amikor a kapcsolatlistából vagy egy CRM alkalmazásból külső hívást kezdeményez, vagy egy külső telefonszámot másol át a Kommunikációs asszisztensbe egy másik alkalmazásból, akkor a szám a tárcsázás módosítás beállításainak megfelelően módosul. Példa Telefonszám másolása egy másik alkalmazói szoftverben. A szám beillesztése a Kommunikációs asszisztens tárcsázási mezőjébe a CTRL+V gomb megnyomásával. 8 Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez
A telefonszám a felhasználói programozásnak megfelelően, automatikusan módosul. 1. A Go To (Ugrás) menüben válassza ki az Options (Opciók) lehetőséget, majd válasza ki a Dial Modification (Tárcsázás módosítás) opciót. Az alábbi ablak jelenik meg: Minimum digits of public telephone number (Fővonali telefonszám számjegyeinek minimális száma) Megadja azt a minimális számjegyszámot, ami ahhoz szükséges, hogy a rendszer a tárcsázott számot külső telefonszámként kezelje. Ha a tárcsázott szám számjegyeinek száma kevesebb, mint a megadott érték, akkor a rendszer nem kezeli külső hívásként. Az alapértelmezett érték 7. Például alapértelmezésben a rendszer a számot az alábbiak szerint kezeli. 1234576 = 7 számjegy Külső telefonszám 123456 = 6 számjegy Nem külső telefonszám Remove (0) (Nulla eltávolítása) jelölőnégyzet Törli a (0) sztringet a másolt, külső telefonszámból. [Példa] +81-(0)1-2345-6789P12 +81-1-2345-6789P12 Telephone Number Modification (Telefonszám módosítás) A tárcsázott szám a Telephone Number Modification (Telefonszám módosítás) táblázatnak megfelelően módosul. [Példa] Tárcsázás módosítás beállítások Szám Eltávolítandó kezdő számjegyek (max. 16 számjegy) 1 +8192 2 +81 0 3 + 001 4 092 Hozzáadott szám (max. 8 számjegy) Módosítások Tárcsázott szám A megfelelő táblázatsor száma Eltávolított számjegyek Hozzáadott számjegyek Módosított szám +81-92-123-4567 1 +8192 123-4567 Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez 9
Tárcsázott szám A megfelelő táblázatsor száma Eltávolított számjegyek Hozzáadott számjegyek Módosított szám +81-3-111-4444 2 +81 0 03-111-4444 +44-66-111-4444 3 + 001 001-44-66-111-4444 092-111-8888 4 092 111-8888 2. Konfigurálja igény szerint a Minimum digits of public telephone number (Fővonali telefonszám számjegyeinek minimális száma) értékét, a Remove (0) (Nulla eltávolítása) jelölőnégyzetet és a Telephone Number Modification (Telefonszám módosítás) táblázatot. 3. Kattintson az OK gombra. Feltételek A Kommunikációs asszisztenssel (CA-val) digitális rendszerkészülékek (DPT-k), analóg rendszerkészülékek (APT-k), IP rendszerkészülékek (IP-PT-k), IP-szoftvertelefonok, hordozható készülékek (PS-ek) és hagyományos, kéthuzalos telefonkészülékek (SLT-k) használhatók. Ha a Kommunikációs asszisztensbe (CA-ba) egy SLT mellékállomás segítségével lép be, akkor a CA-ban nem használhatja a hívásfogadás, hívás kivétele tartásból, befigyelés foglalt vonalra, behallgatás, híváskorlátozás módosítás és várakozó hívás funkciót. A hívásvezérlés funkciók, beleértve a híváskezdeményezést is, nincsenek támogatva a hordozható készüléknél (PS-nél). A Kommunikációs asszisztensben (CA-ban) nincsenek támogatva az alábbiak: Híváskezelés hordozható készülékkel (PS-sel) a zsinórnélküli kiegészítő berendezés ívpont párhuzamos üzemmódnál (Wireless XDP Parallel mode) Hívások a PDN/SDN gomb használatával Hangposta asszisztens (Voice Mail Assistant) a központi hangpostánál (Centralised Voice Mail) Ha a Kommunikációs asszisztensbe (CA-ba) való belépéskor egy adott mellékállomási hívószámhoz annyiszor ad be téves jelszót, mint ahány előre be van programozva, akkor a CA jelszó lezárásra kerül. Amikor ez történik, a PIN is lezárásra kerül. Amikor PT menedzser programozással a PIN lezárás feloldásra kerül, akkor a CA jelszó és a CA jelszó lezárás is feloldódik. Egy kijelzős rendszerkészülék (PT) hangposta (VM) menü szolgáltatását le kell tiltani a hangposta rendszerben (VPS-ben) a kategória (COS) beállításoknál. Ha ez nincs letiltva, akkor a Kommunikációs asszisztensben (CA-ban) nem tudja rögzíteni a hangposta (VM) üdvözlő üzenetet. Ha az alközponti beállítások megváltoztak, akkor újra kell indítania a Kommunikációs asszisztenst (CA-t), hogy a változások a CA-ban is visszatükröződjenek. Azok a hívások, amelyeket akkor kezdeményez illetve fogad, amikor nincs belépve a Kommunikációs asszisztensbe, nem kerülnek tárolásra a hívástörténetben. A szoftver tartalma és kivitele minden külön értesítés nélkül változhat. 10 Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez
2 Rendszer csatlakoztatási rajz Az alábbi ábra egy Kommunikációs asszisztenst használó hálózat-felépítési példát szemléltet. Távoli iroda Telefontársaság (Főközpont) Panasonic KX-NCP sorozatú alközpont LAN (Helyi hálózat) Panasonic hálózati kamera Hangposta rendszer (VPS Voice Processing System) PC, amelyen fut a Kommunikációs asszisztens (CA) Rendszerkészülék vagy hagyományos kéthuzalos telefonkészülék Kaputelefon és ajtónyitó IP rendszerkészülék PC, amelyen fut a Kommunikációs asszisztens (CA) szoftvertelefonnal Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez 11
3 Rendszerkövetelmények Az alábbi táblázat a Kommunikációs asszisztens (CA) futtatásához minimálisan szükséges illetve az ajánlott követelményeket foglalja össze. Minimális igény Ajánlott CPU 1,0 GHz Intel Pentium /Celeron processzor vagy azzal kompatibilis CPU 2,0 GHz Intel Pentium /Celeron processzor vagy azzal kompatibilis CPU RAM 128 MB 1024 MB OS Microsoft Windows XP Professional Service Pack 2 vagy újabb Windows Vista Microsoft Windows XP Professional Service Pack 2 vagy újabb Windows Vista Merevlemez 1,5 GB szabad hely 2,0 GB szabad hely Videofelbontás 1024 x 768 1280 x 1024 Interfész 10Base-T 10/100Base-T 12 Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez
4.1 A Kommunikációs asszisztens telepítése és indítása 4 Szoftver telepítés 4.1 A Kommunikációs asszisztens telepítése és indítása Megjegyzés Amikor indítja a Kommunikációs asszisztenst (CA-t) győződjön meg róla, hogy rendszergazda jogossággal rendelkező fiókba lépett be. 1. Kattintson kettőt a Setup.exe ikonra, és a CA telepítéséhez kövesse a képernyőn megjelenő útmutatót. 2. Amikor első alkalommal indítja a CA-t, az alábbi képernyő jelenik meg. Válassza ki a kijelzés nyelvét, és adja be a nemzetközi előválasztó kódot és az országkódot. Be kell adnia az országkódját, hogy továbbléphessen. Válassza ki a működési módját: Normál felhasználó (CA Pro): Lépjen be a Pro mód használatával. Normál felhasználó (CA Basic): Lépjen be a Basic mód használatával. ICD csoport felügyelő (CA Supervisor): Lépjen be a Supervisor mód használatával. Megjegyzés A különböző módok összefoglalását olvassa el a Szolgáltatás összehasonlítás pontban (7. oldal). 3. Kattintson a Save (Mentés) gombra. Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez 13
4.1 A Kommunikációs asszisztens telepítése és indítása 4. Adja be annak az alközpontnak az IP címét, amelyhez kapcsolódik, a saját mellékállomási hívószámát és jelszavát. Ha ez az első alkalom, hogy a mellékállomásról belép, akkor hagyja üresen a jelszó mezőt. 5. Ha üres jelszómezővel beléphet, akkor egy párbeszédpanel jelenik meg, amely felkéri Önt a jelszó létrehozására. Írja be a jelszót a New Password (Új jelszó) mezőbe, majd adja be ismét a Verify Password (Jelszó megerősítése) mezőbe. Kattintson az OK gombra. FONTOS! Ha meg akarja akadályozni a jogosulatlan belépést az Ön CA fiókjába, adjon be egy legalább 5 karakter hosszú, betűket és számokat is tartalmazó jelszót. 14 Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez
4.2 A Kommunikációs asszisztens eltávolítása Miután beadta az új jelszót, megjelenik a CA fő képernyője. 4.2 A Kommunikációs asszisztens eltávolítása 1. A Kommunikációs asszisztens (CA) eltávolításához hajtsa végre az alábbi lépéseket. A Start menüben mutasson az All Programs (Minden program) Panasonic Communication Assistant (Kommunikációs asszisztens) lehetőségre és válassza ki az Uninstall (Eltávolítás) lehetőséget. A Control Panelből (Vezérlőpultból) kattintson kettőt az Add or Remove Programs (Programok telepítése vagy eltávolítása) ikonra, válasza ki Communication Assistant (Kommunikációs asszisztens) programot, majd kattintson a Remove (Eltávolítás) gombra. Rövid használati útmutató a Kommunikációs asszisztenshez 15
Panasonic Communications Co., Ltd. 1-62, 4-chome, Minoshima, Hakata-ku, Fukuoka 812-8531, Japan Szerzői jog: Jelen kézikönyv szerzői jogával a Panasonic Communication Co., Ltd. rendelkezik, és kizárólag belső használatra nyomtatható ki. Ettől a felhasználástól eltekintve, a szerzői jogra vonatkozó törvények értelmében, a kézikönyv egészének vagy akár csak egy részének bármilyen más formában való reprodukálása tilos a Panasonic Communication Co., Ltd. előzetes, írásos engedélye nélkül. 2008 Panasonic Communication Co., Ltd. Minden jog fenntartva. PSQX4923ZA KK0808MP0