A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KIKÜLDETÉSI SZABÁLYZATA BUDAPEST 2015 (2015. november 07. napjától hatályos változat)
Tartalomjegyzék Preambulum... 3 I. RÉSZ... 3 Általános rendelkezések... 3 A szabályzat célja és hatálya... 3 Értelmező rendelkezések... 3 II. rész... 5 Általános szabályok... 5 A belföldi kiküldetés előírásai... 5 A külföldi kiküldetések rendje... 7 A munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítés... 10 A munkáltató és a közalkalmazott kötelezettségei... 11 III. RÉSZ... 12 Vegyes és záró rendelkezések... 12 2
Preambulum 1 A Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban: Főiskola) az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvénnyel egységes szerkezetben közölt, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet alapján, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (továbbiakban: SZJA tv.), a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről szóló 278/2005. (XII. 20.) Kormányrendelet, a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Kormányrendelet, továbbá a munkába járásról szóló 39/2010. (II. 26.) Kormányrendelet, valamint a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Kormányrendelet figyelembe vételével a következők szerint határozza meg a kiküldetéssel összefüggő eljárási szabályokat. 2 I. RÉSZ Általános rendelkezések A szabályzat célja és hatálya 1. (1) A szabályzat célja a kiküldetés rendjének szabályozása, különös tekintettel a kiküldetés okaira, a kiküldetés elrendelési rendjére, valamint a kiküldetéssel kapcsolatos elszámolások módjainak és feltételeinek meghatározására, az egységes gyakorlatra. (2) A szabályzat hatálya kiterjed: a) a kiküldetések elrendelésével kapcsolatos döntési jogkörrel rendelkezőre, b) a pénzügyi feladatokat ellátó személy(ek)re, c) a kiküldetésben lévő személy(ek)re. Értelmező rendelkezések 2. (1) Hivatali, üzleti utazásnak minősül a magánszemély jövedelmének megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével, ideértve különösen a kiküldetés (kirendelés) miatt szükséges utazást, de ide nem értve az olyan utazást, amelyre vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is, megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti. 1 A szabályzatot a Szenátus 2011. június 24-i ülésén a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 116. számú határozatával átfogóan módosította. 2 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 3
A kiküldetés lehet belföldi (Magyarországon belüli) és külföldi (Magyarország határain kívüli). (2) 3 A belföldi kiküldetés: a munkáltató által elrendelt, a kinevezésben, egyéb munkajogi szerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés. (3) Külföldi kiküldetés: a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a Főiskola tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében, Magyarország területén kívüli (továbbiakban: külföldi) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást. (4) A külszolgálat: a Főiskola vezetése által elrendelt, külföldön történő munkavégzés. (5) A külföldi kiküldetés abban az esetben minősül ideiglenesnek, ha annak a kiküldő által meghatározott időtartama legfeljebb 90 nap. (6) 4 Kiküldetésnek minősül a hivatalos utazás: a) amennyiben az a Főiskola alap- és vállalkozási tevékenységével kapcsolatos, b) a hazai, nemzetközi, illetve intézményközi együttműködési megállapodáson alapuló cserekapcsolat (tudományos, oktatási, kutatási együttműködés), c) a bel-, illetve külföldi konferencián, kiállításon való részvétel, d) a bel-, illetve külföldi tanulmányút, e) a pályázat útján elnyert szakmai-továbbképzési, vagy kutatói ösztöndíj. (7) A kiküldetések pénzügyi forrása lehet: a) költségvetési támogatás, b) saját bevétel, c) 5 előző évi maradvány, d) pályázaton elnyert pénzeszköz, e) alapítványi pénzeszköz, f) dolgozói hozzájárulás, g) egyéb külső hozzájárulás, támogatás. (8) 6 Kiküldetés elrendelésére, a kiküldetés szükségességének igazolására jogosult: a) a Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott, munkáltatói jogkörrel rendelkező vezetők köre, b) a rektor esetében a kancellár egyetértésével az általános rektorhelyettes, c) a kancellár esetében a gazdasági igazgató, d) az általános rektorhelyettes esetén a rektor, e) a dékánok, más rektorhelyettesek esetén a rektor (távollétében az általános rektorhelyettes, 3 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 4 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 5 A módosítást a Szenátus 2015. november 07-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 6 A módosítást a Szenátus 2015. november 07-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 4
f) a gazdasági igazgató, az oktatási igazgató, a jogi igazgató, illetve az irodavezetők esetén a kancellár g) 7 a Főiskola többi dolgozója esetén a munkáltatói jogkört gyakorló vezető. (9) A kiküldetés szakmai teljesítésnek igazolására jogosult: a szakmai teljesítés-igazolásra írásban felhatalmazott személy, elsősorban a kiküldetést elrendelőjének a feladata. (10) A kiküldetés lebonyolítása, a szervezése: a) a kiküldetés engedélyezését követően a külföldi utazások technikai szervezéséért és lebonyolításáért felelős személy vagy szervezeti egység részére kell az engedélyezési okiratokat eljuttatni, b) 8 a szervezést végző, a Főiskola vonatkozó szabályzataiban előírt eljárás rend szerint elindítja az igénybe venni kívánt szolgáltatások (utazás, szállás, konferencia részvétel, vízum beszerzése stb.) beszerzési folyamatát, elkészíti a beszerzési igénybejelentőt, gondoskodik az aláíratásáról és beszerzési és közbeszerzési osztály vagy az illetékes kari gazdasági és műszaki osztály felé történő továbbításról. c) a kiküldött részére külföldi kiküldetés alkalmával minden esetben baleset-, poggyász és betegbiztosítást kell kötni. d) a beszerzett dokumentumokat, utazási jegyeket eljuttatja a kiküldött részére. II. rész Általános szabályok A belföldi kiküldetés (kirendelés) előírásai 3. (1) Az arra jogosult vezető a szokásos munkavégzési hely szerinti településen kívüli munkavégzésre kötelezheti a kiküldöttet. (2) A belföldi kiküldetés a kiküldő szervezeti egysége érdekében valósul meg (pl.: konferencia, betanulás, értekezlet, szakmai utak). (3) A belföldi kiküldetést a belföldi kiküldetési rendelvény c. nyomtatványon kell engedélyezni és elszámolni (1. számú melléklet). (4) A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.). A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával köteles megőrizni. 7 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 8 A módosítást a Szenátus 2015. november 07-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 5
(5) A kiküldött a munkavégzése során, költségtérítésben akkor részesülhet, ha a tevékenységével összefüggésben kiadásai merülnek fel. A költségtérítés fogalmát az SZJA törvény határozza meg a következők szerint: a) az a bevétel (kivéve, ha a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni), amelyet e törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében, b) vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély, c) nem tartozik ezen kiadások körébe a magánszemély személyes vagy családi szükségletét részben vagy egészben közvetlenül kielégítő dolog, szolgáltatás megszerzését szolgáló kiadás, kivéve, ha e törvény olyan költségtérítést ismer el, amellyel szemben a kiadást nem kell igazolni. (6) A közalkalmazottat megillető költségtérítések: a) utazási költségtérítés, b) élelmezési költségtérítés, c) egyéb költségtérítés. (7) A kiküldöttet utazási költségtérítés illeti meg vonat, busz előzetes engedély alapján saját személygépkocsi használat esetén. (8) Az országos közforgalmi vasutak, autóbuszjáratok vonalain, a II. osztályú menetjegy árát téríti meg az Intézmény, a Főiskola nevére és címére kiállított számla vagy a menetjegy ellenében. Vezető beosztású közalkalmazott eseti jelleggel kiküldetéséhez a közforgalmú vasutak I. kocsi osztályát is igénybe veheti, melyet részére és a kiküldő előzetes engedélye alapján a vele utazók részére a Főiskola nevére és címére kiállított számla vagy menetjegy ellenében téríti meg az Intézmény. (9) A kiküldetéskor igényelhető gazdaságossági szempontok figyelembevételével előzetes engedély alapján a saját (vagy házastársa tulajdonában lévő) személygépkocsi is. A személygépkocsi tulajdonjogát a kiküldetés időszakára szóló, kötelező gépjárműfelelősségbiztosítás befizetési szelvénnyel kell igazolni. A saját személygépkocsi eseti belföldi kiküldetéshez történő használatának feltétele a munkáltatói jogkört gyakorló vezető előzetes engedélye, valamint a kiküldött 3. számú melléklet szerinti nyilatkozata, melyet a kari gazdasági és műszaki osztály tart nyilván. A saját gépjármű igénybevétele esetén a belföldi kiküldetésen feltüntetett távolságok helyességét (legrövidebb útvonal, célszerűség) a gazdasági és műszaki osztály ellenőrzi és igazolja. Az elszámolható kilométer-távolságot az interneten megtalálható www.utvonalterv.hu tervezőprogram használatával, a leggyorsabb útvonal szerint beállítással kell megállapítani. Igazolás nélkül elszámolható költség a Főiskola által a kiküldöttnek, a saját gépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből, a kiküldetési rendelvényben feltüntetett kilométer-távolság szerint, az üzemanyag fogyasztási alapnorma-átalány és legfeljebb az adóhatóság által közzétett a kiküldetés időszakában érvényes üzemanyagár, valamint 9,-Ft/km általános személygépkocsi fenntartási normaköltség alapulvételével kifizetett összeg. A közúti gépjárművek üzemanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható alapnorma átalány mértékét a 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet tartalmazza. A költségként elszámolható üzemanyag mennyisége nem haladhatja meg az említett Kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normákat. 6
Az elszámoláshoz a kiküldetési rendelvényre fel kell vezetni a személygépkocsi következő adatait: a) gyártmány, b) típus, c) lökettérfogat (cm 3 ), d) üzemanyag (benzin, gázolaj). Az üzemanyag felhasználás értékét az átalány elszámolásnál a megtett kilométer, az alapnorma átalány és a kiküldetés időszakában az adóhatóság által közzétett üzemanyag egységár szorzata adja. A hivatalos belföldi kiküldetés alkalmával felmerült autópályadíj, parkolási díj stb. számla ellenében elszámolható, az érvényes adójogszabályok szerint. A Főiskola tulajdonában lévő gépkocsi használatát és elszámolását külön szabályzat tartalmazza. (10) A kiküldetésben lévő közalkalmazottnak az élelmezéssel kapcsolatos többletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítés (a továbbiakban: napidíj) jár, mely a vonatkozó jogszabályok szerinti mértékben adóköteles. A napidíj számlával (egyszerűsített számlával) igazolt összegként vagy költségátalányként számolható el. Átalányként a közalkalmazottat napi ötszáz forint napidíj illeti meg. A rendszeresen kiküldetést teljesítő közalkalmazottnak a Főiskola havi átalányt állapíthat meg. Ennek összegét az egy napra megállapított napidíjátalány és a havi átlagban kiküldetésben töltött naptári napok figyelembevételével kell meghatározni. Nem számolható el napidíj: a) ha a távollét időtartama a 6 órát nem éri el, b) ha a Főiskola a közalkalmazott élelmezését a kiküldetés helyén biztosítja. Szálloda igénybevétele esetén, amennyiben a szállodaköltség a kötelező reggeli árát tartalmazza, a napidíj összegét 20%-kal csökkenteni kell. (11) Egyéb költségként elszámolható: a) helyi közlekedési költség (kivéve a magáncélú közlekedés), b) szállásköltség, c) indokolt esetben a taxiköltség (kizárólag az üzleti cél érdekében felmerült költség), d) autópályadíj, e) parkolási díj, f) részvételi díj. A belföldi kiküldetés során felmerült egyéb költségek kizárólag a Főiskola nevére szóló számla alapján számolhatóak el. Nem számolhatók el a személyes szükséglet kielégítését szolgáló, vagy vélelmezhetően annak tekintendő kiadások (pl.: hotel minibár). A belföldi kiküldetés alkalmával igény esetén, előzetes engedély alapján elszámolási előleg vehető fel. Az előleg igénylésénél a Pénz-és Értékkezelési Szabályzatban foglaltak szerint kell eljárni. A külföldi kiküldetések rendje 4. (1) A külföldi kiküldetés a kiküldetés speciális esete, amikor a kinevezésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés Magyarország területén kívül valósul meg. 7
(2) A külföldi kiküldetés alanya a Főiskolával közalkalmazotti jogviszonyban álló magánszemély vagy közalkalmazotti jogviszonnyal nem rendelkező megbízási szerződés keretében foglalkoztatott magánszemély lehet. (3) Külföldi kiküldetés csak előzetes engedély (engedélykérő adatlap 2. számú melléklet) alapján történhet. Az adatlapnak tartalmaznia kell: a) a kiutazó nevét, útlevél számát, b) az utazás időtartamát, helyét, c) az utazás módját, d) a kiküldetés célját, továbbá e) az utazáshoz szükséges pénzügyi forrásokat, valamint az utazó egységvezetőjének támogató javaslatát. Az engedélyezésre jogosult vezető aláírását követően az adatlapot le kell adni a 2. (10) bekezdése szerint, az utazó szempontjából illetékes személy vagy szervezeti egység részére. (4) Külföldi kiküldetés esetén a kiküldöttnek lehetőség szerint, a kiküldetéssel érintett ország pénznemében kell megkapnia azt a térítést, amely a külföldön felmerülő költségei fedezetéül szolgál. (5) 9 A külföldi pénznemben keletkezett bevétel, valamint külföldi pénznemben teljesített kiadás esetében a forintra történő átszámításhoz a bevétel megszerzése napját megelőző hónap, illetve a kiadás teljesítésének napját megelőző hónap 15. napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamot, olyan pénznem esetében, amely nem szerepel az MNB hivatalos devizaárfolyamlapján, az MNB által közzétett, euróban megadott árfolyamot kell alkalmazni. Ha a kiküldött a bevételt külföldi pénznemben szerezte, vagy ha a kiadást külföldi pénznemben fizette ki és rendelkezik pénzügyi intézmény által az adott külföldi pénz eladását/vételét igazoló bizonylattal, akkor a forintra történő átszámításhoz az ügyletben alkalmazott árfolyamot kell figyelembe venni. A bevétel megszerzése napjának a hazaérkezés napját kell tekinteni. Az egyes adóévek között áthúzódó kiküldetés címén kifizetett adókötelezettsége abban az adóévben keletkezik, amelyben a kiküldetés elszámolása megtörtént. (6) A kiküldetés időtartamának megállapításánál az indulás és az érkezés időpontja között eltelt időt kell meghatározni. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy az adott kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat, úgy, hogy a fennmaradó tört rész amennyiben az legalább 8 óra egész napnak számít. Amennyiben a kiküldetésben töltött idő 24 óránál rövidebb, de a 8 órát eléri, az egy egész napnak számít. (7) A kiküldetéssel kapcsolatban elszámolható költségek a) napidíj, 9 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 8
b) utazási költség, c) szállásköltség, d) egyéb költségek. (8) A kiküldetés időtartamára a kiküldöttet legfeljebb e szabályzat 5. számú melléklete szerinti napidíj illeti meg, mely a vonatozó adójogszabályok szerint adóköteles. (9) A kiküldöttet utazási költség (vonat, autóbusz, repülőgép, stb., illetve engedéllyel saját személygépkocsi használat) illeti meg. A saját gépkocsival történő kiutazás csak a környező országokba, gazdaságossági és a megvalósítandó feladatok ellátásához szükséges célszerűségi szempontok alapján engedélyezheti a munkáltatói jogkört gyakorló vezető a kiutazó részére (4. számú melléklet). Ebben az esetben üzemanyag címén előlegben csak egy utazó részesülhet az együttutazók közül, utólagos elszámolási kötelezettség mellett. Ebben az esetben is az elszámolható költségek összegének meghatározására, a benyújtandó bizonylatokra, dokumentumokra a 3. (9) bekezdésében leírtakat kell alkalmazni. (10) 10 A kiküldöttet a BGF nevére szóló számlával igazolt szállásköltség illeti meg, a kiküldetésben eltöltött időszaknak megfelelően, saját részére. (11) 11 (12) Egyéb költségként elszámolható: a) a helyi közlekedési költség (kivéve a magáncélú közlekedés), b) részvételi, regisztrációs díj, c) vízum díj, d) személyi biztosítási díj, poggyász-és balesetbiztosítás díja, e) indokolt esetben taxiköltség (kizárólag az üzleti cél érdekében felmerült költség), f) parkolási díj, g) hivatali célból felmerült telefon, telefax és internet költsége, h) egyéb a kiküldetés céljával kapcsolatosan felmerült költségek (pl.: külföldi partner megvendégelése, szakkönyv, újság stb.) (13) Ha a kiküldött a két- és többoldalú nemzetközi megállapodások alapján, valamint európai uniós és hazai költségvetési forrásból finanszírozott nemzetközi oktatási, képzési, kutatásfejlesztési és kulturális mobilitási programok keretében ösztöndíjat kap, akkor a magánszemélynek ez a juttatás adómentes bevételnek számít. (14) 12 A külföldi kiküldetést a Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás c. nyomtatványon kell elszámolni (4. számú melléklet). A kiküldetési rendelvény a kifizető által 2 példányban kiállított bizonylat, amelynek eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával köteles megőrizni. 10 A módosítást a Szenátus 2015. november 07-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 11 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 12 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 9
A külföldi kiküldetési rendelvény kitöltéséhez szükséges költségelszámolást legkésőbb a hazaérkezést követően 8 napon belül kell leadni a kari nemzetközi előadónak. (15) 13 A leadott költségelszámolást a nemzetközi előadó a központi pénzügyi osztály vagy az illetékes kari gazdasági és műszaki osztály részére köteles haladéktalanul továbbítani. (16) 14 A költségelszámolással egyidejűleg a kiküldetést elrendelő munkáltatói jogkört gyakorló vezető részére e szabályzat 6. számú melléklete szerint elkészített úti beszámolót is át kell adni, aki annak elfogadását követően gondoskodik az általános bizonylat-megőrzési szabályok szerinti megőrzéséről és irattárazásáról. 5. (1) 15 E szabályzat alkalmazásában: A munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítés a) Munkába járás: aa) a közigazgatási határon kívülről a lakóhely vagy tartózkodási hely valamint a munkavégzés helye között, munkavégzés céljából történő helyközi (távolsági) utazással, illetve átutazás céljából helyi közösségi közlekedéssel megvalósuló napi munkába járás és hazautazás. ab) a közigazgatási határon belül, a lakóhely vagy tartózkodási hely valamint a munkavégzés helye között, munkavégzés céljából történő napi munkába járás és hazautazás is, amennyiben a közalkalmazott a munkavégzés helyét annak földrajzi elhelyezkedése miatt sem helyi, sem helyközi közösségi közlekedéssel nem tudja elérni. b) napi munkába járás: a lakóhely vagy a tartózkodási hely és a munkavégzés helye közötti napi, valamint a munkarendtől függő gyakoriságú rendszeres vagy esetenkénti oda- és visszautazás; c) hazautazás: a tartózkodási helyről a munkavégzés rendjétől függően legfeljebb hetente egyszer a lakóhelyre történő oda- és visszautazás; d) lakóhely: annak a Magyarország, vagy Európai Gazdasági Térség állama (továbbiakban: EGT-állam) területén lévő lakásnak a címe, amelyben a közalkalmazott él, illetve amelyben életvitelszerűen lakik; e) tartózkodási hely: annak a Magyarország, vagy EGT-állam területén lévő lakásnak a címe, amelyben a közalkalmazott lakóhelye végleges elhagyásának szándéka nélkül munkavégzési célból ideiglenesen tartózkodik; 13 A módosítást a Szenátus 2015. november 07-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 14 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 15 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 10
f) hosszú várakozás: az az időtartam, amely a közalkalmazott személyi, családi vagy egyéb körülményeire tekintettel aránytalanul hosszú, és amely az út megtételéhez szükséges időt meghaladja. (2) A munkáltató köteles megtéríteni a közalkalmazott napi munkába járását szolgáló teljes árú bérletének, valamint utazási kedvezménnyel megváltott árú bérletének, vagy menetjegyének árát az alábbiak szerint: a) a munkáltató által fizetett költségtérítés a bérlettel, vagy menetjeggyel való elszámolás ellenében téríthető, azok árának egységesen 86%-a, b) a hétvégi hazautazás (a tartózkodási helytől az állandó lakóhelyre hetente legfeljebb egyszer) szintén menetjegy ellenében számolható el adómentesen, melynek összege 2010- ben legfeljebb, havonta 30.000,- Ft (melyet 2011-től a Központi Statisztikai Hivatal által közzétett, átlagos fogyasztói árnövekedés mértékével kell évente növelni). (3) A térítéshez igénybe vehető közlekedési eszközök a munkavégzés helyére történő utazáshoz és a hazautazáshoz: a) közforgalmú vasút 2. kocsi osztálya, b) helyközi (távolsági) autóbuszjárat, c) elővárosi busz, HÉV, d) menetrend szerint közlekedő hajó, komp vagy rév. (4) 16 Saját gépjárművel történő munkába járásra az Szja törvény szerinti 9 Ft/km összeg fizetése kötelező, ha: a) a közalkalmazott lakóhelye vagy tartózkodási helye, valamint a munkavégzés helye között nincs közösségi közlekedés, b) a közalkalmazott munkarendje miatt nem vagy csak hosszú várakozással tudja igénybe venni a közösségi közlekedést, c) a közalkalmazott mozgáskorlátozottsága, súlyos fogyatékossága miatt nem képes közösségi közlekedési járművet igénybe venni, ideértve azt az esetet is, ha a közalkalmazott munkába járását az Mt. 294. (1) bekezdés b) pontjában felsorolt hozzátartozója biztosítja (közigazgatási határon belül is). (5) Helyi díjszabással közlekedő közforgalmú járművön történő munkába járáshoz utazási költségtérítés nem adható. (6) 17 Az utazással kapcsolatos költségtérítés a munkáltatói jogkört gyakorló vezető felé intézett kérelem engedélyezése alapján fizethető ki. 6. (1) A munkáltató feladata, hogy: A munkáltató és a közalkalmazott kötelezettségei 16 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 17 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 11
a) gondoskodjon a kiküldetéssel kapcsolatos költségtérítések pénzügyi fedezetének a költségvetésben való szerepeltetéséért, b) rendszeresen ellenőrizze a kiküldetések jogszerűségét, célszerűségét, c) évenként beszámoltassa a pénzügyi-gazdálkodási feladatokat ellátó személyeket a kiküldetéssel kapcsolatos költségek kifizetésének tapasztalatairól, a jogszabályok érvényesítéséről. (2) A pénzügyi-gazdálkodási feladatokat ellátó személy feladata: a) minden alkalommal ellenőrizze az adott költségtérítés feltételeinek meglétét, b) áttekintse a csatolt bizonylat helyességét, ellenőrizze a számításokat, c) 18 gondoskodjon a kifizetést igazoló idegen nyelvű dokumentumok magyar nyelvű fordításáról, d) a vonatkozó bizonylatokon feltüntesse a kifizetés jogosságára utaló hivatkozást, e) teljesítse a pénzügyi kifizetést, f) elvégezze a kifizetésekkel kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségeket, g) közreműködjön a vonatkozó analitikus nyilvántartások vezetésében. (3) Az utazási költségtérítéssel érintett személy feladata: a) a jogszabályok, illetve jelen szabályzatban számára előírt kötelezettségnek eleget tegyen, b) a kiküldetést előzetesen engedélyeztesse, c) a kiküldetési rendelvényhez szükséges személyes adatokat, információkat teljes körűen megadja, és a kapcsolódó igazolásokat csatolja, d) a vonatkozó számlá(ka)t benyújtsa, e) a szükséges nyilatkozatokat megtegye, f) közreműködjön a térítéssel kapcsolatos egyeztetési, ellenőrzési feladatokban. III. RÉSZ Vegyes és záró rendelkezések 7. A Jelen szabályzat a Szenátus általi elfogadás napján lép hatályba ezzel egyidejűleg hatályát veszti a Főiskola korábbi Kiküldetési Szabályzata. Budapest, 2015. november 6. Sándorné dr. Kriszt Éva rektor Dr. Dietz Ferenc kancellár 18 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 12
Záradék: A Szabályzatot a Szenátus 2011. június 24-i ülésén 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 116. számú határozatával elfogadta. Hatályos: 2011. június 24. napjától. A Szabályzatot a Szenátus 2012. december 17-i ülésén 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával módosította. Hatályos: 2012. december 17. napjától. A Szabályzatot a Szenátus 2015. november 6-i ülésén 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával módosította. Hatályos: 2015. november 7. napjától. A Szabályzat hatálybalépésével hatályát veszti A Budapesti Gazdasági Főiskola kiküldetési szabályzata egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 3/2014. (I. 15.) rektori utasítás. 13
Mellékletek: 1. sz. melléklet Belföldi kiküldetési rendelvény és költségtérítés 2. sz. melléklet Engedélykérő adatlap 3. sz. melléklet Költségtérítés igénylése saját személygépkocsi igénybe vétele esetén 4. sz. melléklet Külföldi kiküldetési rendelvény és költségtérítés 5. sz. melléklet Napidíj mértékének meghatározása 6. sz. melléklet Általános úti beszámoló 14
1. sz. melléklet 15
ENGEDÉLYKÉRŐ ADATLAP 2. sz. melléklet Név: beosztás:. Lakcím:... Útlevélszám:. Bankszámlaszáma (devizaszámla esetén IBAN és SWIFT kód is).. Az utazás időtartama:..-tól.-ig Helye: (ország, város, esetleg intézmény).... Az utazás módja, útvonala:. A kiküldetés célja:... Napok száma Napidíj Szállás Részvételi díj Kiutazás módja Egyéb Összesen Előkalkuláció a várható költségekről Deviza neme Egy napra Devizában Összesen Forintban Fedezeti forrás A fedezetet nyújtó támogatások és összegei:..... (Kérem csatolni a fedezetet igazoló iratokat, a meghívólevél, vagy a konferencia kiírás másolatát) A kint-tartózkodáshoz.. nap rendes/rendkívüli/fizetés nélküli szabadságot kérek. Tudomásul veszem, hogy a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. (4) bekezdés c) pontja alapján, a 30 napot meghaladóan nálam lévő elszámolatlan előleg után adófizetési kötelezettség terhel, mely összegének járandóságomból történő levonásához egyértelműen hozzájárulok. Budapest, 20.. kiutazó A szervezeti egység vezetőjének véleménye: Budapest, 20.. szervezeti egység vezetője Engedélyezem:. rektor (dékán)/kancellár gazdasági igazgató Budapest, 20. 16
Nyilatkozat 3. sz. melléklet a saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez Alulírott (név) lakcím, a BGF Kar/területi intézet dolgozója kijelentem, hogy az alábbi, saját tulajdonomban (házastársam tulajdonában) lévő személygépkocsit hivatalos célra igénybe kívánom venni. A személygépkocsi - típusa: - forgalmi rendszáma:. - forgalmi engedélyének száma:. - műszaki érvényessége: - hengerűrtartalom: köbcentiméter. - használandó üzemanyag típusa, oktánszáma:. - tulajdonosának neve:.. Az üzemanyag költségtérítés összegének megállapításánál tudomásul veszem a módosított 60/1992. (IV. 1.) Kormányrendelet 4. -a szerinti alapnorma átalánnyal történő elszámolást. A fenntartási költségtérítést 9 Ft/km mérték figyelembevételével kérem elszámolni. Kijelentem, hogy a saját tulajdonomban (házastársam tulajdonában) lévő személygépkocsi hivatalos célú használatával kapcsolatban semmiféle kártérítési igénnyel kivéve a munkáltató jogszabályon alapuló kártérítési felelőssége körébe tartozó eseteket nem lépek fel a Budapesti Gazdasági Főiskolával szemben. Jelen nyilatkozatom a fenti adatok változásáig, de legfeljebb tárgyév december 31-ig érvényes. Budapest, 20.. nyilatkozattevő aláírása 17
4. sz. melléklet 18
19
20
21
5. sz. melléklet Napidíj mértékének meghatározása 1. Jelen melléklet a Főiskola valamennyi (teljes- és részmunkaidős) közalkalmazottjára, valamint a megbízási jogviszony keretében foglalkoztatott személyekre terjed ki. 2. Hivatalos kiküldetések alkalmával a Főiskola a napidíj összegét az alábbiak szerint határozza meg: A hivatalos külföldi kiküldetések esetén a 2014. évtől a napidíj összege rendkívül indokolt esetben legfeljebb 20 euró/nap/fő (illetve ennek megfelelő egyéb devizanem), mely a 4. pontban meghatározott személyek részére fizethető ki az ott meghatározott feltételek szerint. 3. Az 4. pontban meghatározott összegű napidíj elszámolását és kifizetését a nem vezetői megbízással rendelkező közalkalmazottak részére engedélyezhető, amennyiben az érintett közalkalmazott munkáltatói jogkört gyakorló vezetője részletesen indokolja, hogy a külföldi feladatellátás a napidíj kifizetése nélkül nem valósítható meg. A munkáltatói jogkör gyakorlójának indokolásával ellátott napidíj elszámolására irányuló kérelmet engedélyeztetés céljából a kiküldetés elrendelését megelőző 8. napig kell a rektorhoz, illetve a kancellárhoz eljuttatni. 4. Vezetői megbízással rendelkező közalkalmazottak, valamint a megbízási jogviszony keretében foglalkoztatott személyek a 2015. évtől napidíjat nem számolhatnak el. 5. Az így megállapított napidíj összegétől eltérni abban az esetben lehet, ha a kiutazás pályázaton elnyert forrásból történik, és szerződés rögzíti a kiküldetések díjtételeit. 6. A napidíj mértéke évenként felülvizsgálható és a likviditási helyzetnek megfelelően módosítható. 22
6. sz. melléklet 19 ÁLTALÁNOS ÚTI BESZÁMOLÓ 20 1.A kiutazó(k) adatai (Név, beosztás, szervezeti egység): 2. A kiutazás időtartama: 20..-tól 20 -ig 3. A kiutazás helye (ország, város): 4. A felkeresett intézmények: 5. A kiküldetés célja: Amennyiben több megbeszélést is folytatott különböző partnerekkel, a 6-10. pontok esetében kérjük, szíveskedjen valamennyire külön kitérni. 6. A nemzetközi tárgyalás résztvevői (a kiutazókon kívül): Név Beosztás Szervezeti egység A táblázat az igényeknek megfelelően bővíthető/szűkíthető. 19 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 20 Kérjük, hogy az úti beszámolót szíveskedjen kitölteni és megküldeni a hazatérés után 8 napon belül aláírt elektronikus formában, PDF formátumban a BGF Nemzetközi Kapcsolatok Központja részére, az international@bgf.hu címre. 23
7. A tárgyalás nyelve: 8. A megbeszélésen elhangzott témák: 9. A megbeszélés eredményei, szakmai haszna: 10. Az együttműködéssel kapcsolatos konkrét teendők, (javasolt) felelősök, határidők (amennyiben konkrét dátum meghatározható): 11. A kiutazásról az alábbi rövid ismertetőt javaslom a BGF hírlevelében elhelyezni: Dátum: Aláírás: Az úti beszámolót elfogadom / nem fogadom el. (a megfelelő szövegrész aláhúzandó) A kiküldetést elrendelő aláírása: 24