Álláshely Nyilvántartó Rendszer (ÁNYR) MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ A RENDSZERBE ŐSFELTÖLTÉSSEL BEKERÜLT HIBÁS ADATOK JAVÍTÁSÁRÓL 1.0 verzió Készült: 2019. március 6. Készítette: IdomSoft Zrt. 1
1. Bevezetés A 2018. évi CXXV. törvény (Kit.) végrehajtása céljából a kormányzati igazgatási álláshelynyilvántartásban történő adatkezelés, az álláshelyekkel történő gazdálkodás nyomon követésének támogatása érdekében kifejlesztésre került egy ügymenet-támogató informatikai alkalmazás, az Álláshely-Nyilvántartó Rendszer (a továbbiakban: ÁNYR). Az ÁNYR rendszer indulásához a Személyügyi Központ döntése alapján az ÁNYR hatálya alá tartozó szervezeteknek el kellett készíteniük 2019. január hónapban az álláshelyeikre vonatkozó induló adatállományt. Az ezekben az Excel táblázatokban összegyűjtött, és az ÁNYR tárgyi hatálya alá tartozó adatokat a Személyügyi Központ utasítására a fejlesztő (mint adatfeldolgozó) betöltötte az ÁNYR rendszerbe (Ősfeltöltés 1.: 2019. január 1-jei állapot). Majd ezt követően az ÁNYR hatálya alá tartozó szervezeteknek el kellett készíteniük a vonatkozó kormányzati döntéshez az álláshelyeik adatmódosítására ( felokosítására ) vonatkozó javaslataikat. A felokosítás az álláshelyek Besorolás adatát érintette, de az így elkészült újabb Excel táblázatokban az idő közben bekövetkezett szervezeti változások is megjelentek, illetve az első ősfelöltéshez képest a betöltés szempontjából hibás, hiányos adatok egy része is javításra, pótlásra került. Ezt a Személyügyi Központ utasítására a fejlesztő (mint adatfeldolgozó) ismét betöltötte az ÁNYR rendszerbe, mint az álláshelyek egy következő időpont szerinti adatállapota (Ősfelöltés 2.: 2019. március 1-jei állapot). Ez a második betöltés a szervezetek által készített felokosítási javaslatokat tartalmazó táblázatok alapján történt, mivel ebben az időpontban a szervek számára egyedileg kiadandó 4000-es Kormányhatározatok még nem készültek el, nem kerültek a szervek számára megküldésre. Az Ősfeltöltés 2. állapot tehát a szervezetek javaslatait tartalmazza, amely nem biztos, hogy minden adatában egyezni fog a Kormányhatározatban megjelenő végleges döntéssel. Ezen oknál fogva, valamint az Ősfeltöltés 1., és 2. során végzett adatmigráció ellenőrzése céljából, illetve a betöltéskor hiányzó adatok megadása érdekében felhívjuk az Ügyintézők figyelmét, hogy minden esetben ellenőrizzék, és ha szükséges, fokozott körültekintéssel vizsgálják felül az Ősfelöltéssel automatikusan a rendszerbe bekerült adatokat. Jelen dokumentum az ÁNYR rendszerben az Ősfeltöltések során betöltött adatok javításához, kiegészítéséhez, kezeléséhez szükséges ismereteket foglalja össze a felhasználók számára. A dokumentum elsősorban a szervezeti ügyintézők számára készült. Az ÁNYR rendszer kezelésével kapcsolatos további tudnivalókat az ÁNYR rendszer Felhasználói Kézikönyve tartalmazza, amelynek mindenkor aktuális verziója elérhető az ÁNYR rendszerben a belépést követően a Főképernyő jobb felső sarkából (Fejléc Kérdőjel ikonra kattintva), illetve letölthető az e-hr oldalról. Amennyiben a rendszer használatával kapcsolatban felhasználói támogatásra van szüksége, kérjük keresse meg munkaidőben a Help Desk szolgáltatást ellátó kollégákat: Jogi-igazgatási jellegű kérdésekben a Személyügyi Központ Helpdesk támogatási feladatait ellátó Belügyminisztériumot: Telefonszám: (+36-1) 550-1841, hívható: H-Cs: 8-16.30, P: 8-14 óráig. E-mail: anyr@bm.gov.hu A rendszer kezelésével, a belépéssel, illetve egyéb technikai kérdésekkel kapcsolatban az üzemeltetési feladatokat ellátó Idomsoft Zrt-t: 2
Telefon: (+36-1) 550-1890, hívható: munkanapokon 8-20 óráig E-mail: helpdesk@idomsoft.hu 2. Az ősfeltöltések során észlelt hibatípusok Minden, az ÁNYR hatálya alá tartozó szervezet esetében annyi darab álláshely került betöltésre a rendszerbe, amennyit a szervezet a saját Excel táblájában megadott. Az ÁNYR minden álláshelyhez legenerálta az álláshely azonosítót (S-000000 formátumban), amelyet a szervezetek az eredeti Excel táblában visszakaptak. Emellett az ÁNYR is tartalmazza, hogy mely Excel táblázat melyik sora felel meg egy adott álláshely azonosítóval ellátott álláshelynek. Minden szervezet a továbbiakban ezzel az álláshely azonosító készlettel gazdálkodhat. Azonban az ősfeltöltések során a szervezetek által átadott Excel táblázatokban szereplő adatok nem minden esetben voltak maradéktalanul gépi olvasásra alkalmasak, mivel számos esetben pontatlanul kerültek az adatok megadásra, vagy hiányosak voltak az adatok. Az Excel táblák ősfeltöltése során az ÁNYR-be bekerült hibákat, hiányosságokat az ÁNYR felhasználóinak ki kell javítani, a nyilvántartás megfelelő adatminőségének biztosítása céljából. Ezt mind a két ősfeltöltés vonatkozásában el kell végezni. Az ősfeltöltés során észlelt típushibák: a rendszer nem találta meg a szervezeten belül az álláshelyet birtokló szervezeti egységet (pontatlan, vagy hiányos adatkitöltés miatt), az ilyen álláshelyet a rendszer a legközelebbi felettes szervezeti egységhez helyezte el, amelyet be tudott azonosítani, legvégső esetben közvetlenül a szervezet vezetője (pl. belügyminiszter) alá kerültek ezek az álláshelyek, a rendszer nem tudta beazonosítani az álláshely besorolását (pontatlan, vagy hiányos adatkitöltés miatt az Excelben szereplő érték nem volt megfeleltethető az ÁNYR Besorolás kódszótár egyik elemének sem), a rendszer ekkor üresen hagyta az adatmezőt, a rendszer nem tudta beazonosítani az álláshelyen lévő jogviszonyt (pontatlan, vagy hiányos adatkitöltés miatt az Excelben szereplő érték nem volt megfeleltethető az ÁNYR Jogviszony kódszótár egyik elemének sem), a rendszer ekkor üresen hagyta az adatmezőt, illetve a fentiek kombinációja. Az ÁNYR kódszótárak elemei megtekinthetők az ÁNYR Felhasználói Kézikönyv mellékletében. 3. Az adatjavítás, illetve kiegészítés elvégzése a rendszerben Adatjavítás alatt azt értjük, amikor nem valamely esemény bekövetkezése miatt szükséges a nyilvántartás adatainak megváltoztatása, hanem azért, mert eredetileg is hibás, jogilag-igazgatásilag nem helyes adat került a nyilvántartásba. Az adatjavítás az álláshely-kezeléssel ellentétben ex tunc, azaz a hibás adat nyilvántartásba kerülésére visszaható hatályú. Az adatjavítás eredményeként a nyilvántartásban az adatjavítás elvégzése napjától csak a helyes (javításkor bevitt) adat fog látszódni, ex tunc hatállyal, az eredeti, hibás adat már nem. Az adatjavítást javasolt álláshelyenként egyesével, a következőképpen végrehajtani. 1. lépés: a szervezet álláshelyeinek lekérdezése, álláshely kiválasztása. 2. lépés: az álláshely részletes adatainak megtekintése, ellenőrzése. 3. lépés: az adatjavítás elvégzése, a hiányzó adat felvitele. 4. lépés: az elvégzett műveletek elmentése. 3
Az itt felsorolt lépéseket a következőkben bemutatjuk részletesen is. 1. lépés: a szervezet álláshelyeinek lekérdezése, álláshely kiválasztása. Az 1. lépéshez az álláshely kezelés listanézetben funkciót kell használni. Ehhez a bal oldali menüsorból az Álláshely kezelés menüpontot kell kiválasztani. Ekkor a találati listában megjelenik az adott szervezet összes aktív álláshelye. A Felhasználói Kézikönyv 6.2. fejezetben írtak szerint a lista rendezhető, szűrhető. Az álláshelyet az egyedi álláshely azonosító alapján be kell azonosítani a szervezet rendelkezésére álló információkkal, és az Ősfelöltéshez átadott Excel táblázatokkal. Az ősfelöltéssel bevitt adatok javításánál a Szűrő -t le kell nyitni, és az Érvényesség dátumot be kell állítani: Ősfeltölés 1. javítása esetében 2019. 01.01-re, Ősfeltöltés 2. javítása esetében 2019. 03. 01-re. 4
A Szűrés funkciógomb megnyomását követően a beállított időállapotnak megfelelő álláshely adatok jelennek meg a listában. Az álláshelyhez tartozó sor eleji ikon azt mutatja, hogy a beállított időállapotnál van-e frissebb adatállapota az adott álláshelynek. Amelyik álláshelynek a szűréskor megadott időállapot szerinti adatsora a legutolsó, jelenleg is hatályos adatállapot, annak a sornak az elején egy üres négyzet látható (aktuális adat). Amelyik álláshelynek a szűréskor megadott időállapot szerinti adatsora nem a legfrissebb, azaz nem a mai nappal is hatályos időállapota, annak a sornak az elején egy áthúzott kör látható (történeti adat). Az adatjavítás mind az aktuális, mind a történeti adatokon elvégezhető, a történeti adatokon csak és kizárólag adatjavítás művelet hajtható végre. 2. lépés: az álláshely részletes adatainak megtekintése, ellenőrzése. A listából kiválasztott álláshely sor bármely adatára (magára a sorra, nem a bal oldali jelölőnégyzetre) rákattintva megjelennek az álláshely részletes adatai. 3. lépés: az adatjavítás elvégzése, a hiányzó adat felvitele. Az álláshely részletes adatok megtekintésénél a jobb felső sarokban látható Adatjavítás funkciógombra kell kattintani. 5
Az aktuális álláshely-adatok esetén a fenti képernyőt látjuk. A történeti álláshely-adatok esetén a fenti képernyőt látjuk. Az Adatjavítás funkciógombra kattintva az álláshely minden tulajdonsága szerkeszthetővé válik. Ebben az ügytípusban nem kell külön megadni az adatjavítás művelet jogalapját, azt a rendszer automatikusan rögzíti. Ezt követően ellenőrizni kell az álláshely minden adatát, és össze kell vetni az ÁNYR-ben látható adatokat az Ősfeltöltéshez készített Excel táblázatokkal (figyelem: csak az azonos időbeli hatályú Excel táblázattal!). Ehhez segítséget nyújtanak a szervezet által visszakapott Excel táblázatok, amelyek kiegészítésre kerültek az álláshely azonosítóval. Majd el kell végezni a szükséges adatjavítás(oka)t, illetve fel kell vinni a hiányzó adatokat. Tehát az ősfeltöltés során keletkezett hibatípusok vonatkozásában itt kell beállítani a szervezeten belüli megfelelő szervezeti egységet, amely az álláshelyet birtokolja, illetve rögzíteni a helyes besorolást, a jogviszonyt, vagy javítani az egyéb hibás, hiányos adatmezőt. Az adat időbeli hatályának dátuma (érvényessége) nem módosítható a felhasználó által. 4. lépés: az elvégzett műveletek elmentése. Ezt követően a jobb alsó sarokban a Javítás mentése funkciógombra kell kattintani. 6
A sikeres módosításról a jobb felső sarokban megjelenő zöld színű üzenet tájékoztat. Az ÁNYR-ben a Besorolás, a Jogviszony, a Státusz, az Álláshelyállomány (Hovatartozás), a Forrás, illetve a Jelleg adatok beállítható szótárelemeit a Felhasználói Kézikönyv melléklete részletesen bemutatja. Az egyes szervezetek ÁNYR-ben rögzíthető belső szervezeti egységeinek megnevezését az adott szervezet SZMSZ-e tartalmazza, illetve az ÁNYR-ben a Főmenü Szervezet Hierarchia megjelenítés menüpontban megtekinthető. 7