Tápiómenti Területfejlesztési Társulás 2004 2006 Verzió: 2.0. Készült: 2004. május
TARTALOMJEGYZÉK 1. Bevezető 4 1.1. A stratégia kidolgozásában alkalmazott módszertan 5 1.1.1. Az alkalmazott tervezési módszertan 5 1.1.2. Az informatikai stratégia kidolgozásának munkamódszere 6 1.1.3. A vizsgált területek 7 1.1.4. A fejlesztés tartalmát, irányát alapvetően befolyásoló tényezők 7 1.2. A stratégia megvalósulásának területei 8 1.3. A fejlesztés tartalma 9 2. Alapelvek 10 2.1. Iránytű 10 2.1.1. A szakmai tartalom 10 2.1.2. A kormányzati fejlesztési irányok, meghirdetett programok 10 2.2. Az intelligens település építésének módszere 12 2.2.1. Propaganda 12 2.2.2. Felmérés 12 2.2.3. A helyi együttműködés feltételeinek biztosítása 12 3. Interjúk, konzultációk 13 3.1. Kérdések 13 3.2. Megkérdezettek köre 14 3.3. Felmérések 14 4. Környzet felmérése 15 4.1. Külső tényezők 15 4.1.1. A fejlesztési programok meghatározására befolyással bíró kormányzati tényezők 15 4.1.2. Az "ügyfél" sajátosságai 17 4.1.3. A fejlesztésre hatással lévő helyi/ térségi vállalkozói kezdeményezések 18 4.1.4. A vonatkozó uniós előírások és támogatások 18 4.2. Belső tényezők 19 4.2.1. A szervezet jelenlegi működése és környezete 19 4.2.2. A kistérség informatikai rendszerének állapota 21 4.2.3. Saját fejlesztési források 22 4.3. Az együttműködési lehetőségek partnerei, tartalma 23 4.3.1. Önkormányzatok közötti együttműködés 23 4.3.2. Önkormányzat vállalkozók együttműködése 23 4.3.3. Önkormányzati best practice megoldások 23 5. Átfogó célok meghatározása 24 6. Kulcscélok meghatározása 25 6.1. A kulcscélok meghatározása 25 6.2. Az eredmény mérhetősége 26 6.3. A célok elérése, prioritások 26 6.4. A megvalósítás realitása 26 6.5. A megvalósítás időterve 27 2
7. Stratégiai kezdeményezések meghatározása 28 7.1.1. Javaslatok a megvalósítás és működés hogyan -jára 28 8. Cselekvési terv 30 9. Monitoring, értékelés 30 10. Forrásanyagok listája 31 11. MELLÉKLETEK 32 11.1. 1. sz. MELLÉKLET: A MITS e-önkormányzat programfüzete e- önkormányzat 32 11.1.1. Elektronikus ügyintézés, ügyfélkezelés megvalósítása 32 11.1.2. Komplex (integrált) elektronikus közigazgatási rendszerek, alkalmazások implementálása 36 11.1.3. Informatikai infrastruktúra menedzsment korszerűsítése 38 11.1.4. Humán erőforrás (információs írástudó vezetők, képviselők és tisztviselők) korszerűsítés 39 11.2. 2. sz. MELLÉKLET: Szolgáltatás fejlesztés az uniós ajánlások alapján 42 11.3. 3. sz. MELLÉKLET: Outsourcing, mint működtetési lehetőség 43 11.3.1. Az állami, önkormányzati feladatok vállalatba adásának korlátjai és veszélyei 43 11.4. 4. sz. MELLÉKLET: Intelligens településprojekt kiépítésének javaslata 44 11.5. 5. sz. MELLÉKLET: E-ügyintézést segítő jogi szabályozás a közelmúltban és a közeljövőben 46 11.6. 6. sz. MELLÉKLET: Az e-önkormányzat Jövőkép funkcionalitása, alrendszerei, moduljai 51 11.7. 7. sz. MELLÉKLET: Az e-önkormányzat modulokban megvalósítandó feladatok 52 11.8. 8. sz. Melléklet: A kistérségi társulás informatikai rendszerének leltára 56 11.9. 9. sz. Melléklet: A kistérségi informatikai fejlesztési lehetőségeinek összefoglalója 57 11.9.1. A Társulás fejlesztési irányainak és a prioritások összefoglalása 57 11.10. 10. sz. Melléklet: a fejlesztések költségbecslésének és ütemezésének összefoglalása 58 11.11. 11. sz. Melléklet: Alternatívák a fejlesztési területek kijelöléséhez 59 11.11.1. Fejlesztési területek kijelölése a források vizsgálatával 59 11.11.2. Fejlesztési területek kijelölése a megoldás komplexitásának vizsgálatával60 11.11.3. Fejlesztési területek kijelölése a település szereplői szerint 60 11.11.4. Fejlesztési területei a technológiai szempontok szerint 63 11.11.5. Költségeket csökkentő illetve bevételi forrásokat növelő vagy teremtő fejlesztések 64 11.11.6. A fejlesztés speciális területei, lehetőségei 65 3
1. BEVEZETŐ A Tápiómenti Településfejlesztési Társulás vezetése célkitűzésként fogalmazta meg a kistérség minél erőteljesebb bekapcsolását az információs társadalom fejlesztésébe. A fejlesztés, amelyet több területen és lépcsőzetesen kíván megvalósítani, érinti a Polgármesteri Hivatalok és intézményrendszereik belső működését, a testületi és szakbizottsági tevékenységek ellátását valamint a lakossággal és a vállalkozói szférával tartott kapcsolatot. A települések számára ezért alapvető, hogy földrajzi és szellemi adottságokra, valamint Magyarország európai integrációjára alapozva a kistérségben az elkövetkező években: jelentősen felgyorsuljon a gazdasági fejlődés a nemzetközi trendekkel összhangban és a helyi értékek megőrzése érdekében is a gazdaságfejlesztésben kiemelkedő szerepe legyen a tudásalapú fejlesztéseknek, az informatika magas színvonalú alkalmazásán alapuló szolgáltatásoknak és az iparágaknak, a gazdaságfejlesztéssel párhuzamosan az informatikai eredmények megjelenjenek az emberek mindennapi életében is. A fenti célok elérése a mindennapi jólét növelését, a helyi tudás és képesség kibontakozásának elősegítését, a meglévő egyenlőtlenségek, hátrányok kiegyenlítését jelenti, ezáltal az embereknek több vagy biztosabb munkaalkalmat, magasabb életminőséget, a már működő vagy újonnan megjelenő vállalkozásnak gazdasági eredményt, a település vezetésnek politikai sikert ígér. Az eredmények elérése azonban nem egyszerű. A helyi igények kielégítésén akár túl is mutató befektetésekért sok, egymással összetett kapcsolatban álló feladatot kell azonosítani, és azokat összehangoltan kell vállalnia a kistérségi társuláson belüli települések képviselőinek valamint településenként a különböző helyi intézményeknek, vállalatoknak, vállalkozásnak és az egyes embereknek. A stratégia és annak különböző részstratégiái nem egyszerűen irányt mutatnak, de a célok elérését segítő eszközrendszernek is részét képezik. Egy megalapozott, világos és széles körben ismertté tett stratégia ugyanis vonzerőt gyakorol a stratégia által előtérbe helyezett iparágak és szolgáltatások befektetőire és művelőire, miközben növelik az adott stratégia megvalósítását támogató pályázatok esélyét, csökkentik a priorizált területek felé mozgó, azokra alapozó helyi lakosok bizonytalanságát. Ahogy a stratégia egésze összetett hatást gyakorol, ugyanúgy többoldalú az informatika, mint részterület megjelenése is. Az informatika ugyanis nem csak a tudásalapú társadalom, a tudásalapú ipar és szolgáltatások meghatározó részét jelenti, amely mind irányok kijelölésében, mind célok elérését biztosító lépések, meghatározásában felértékeli az informatika egyes területein aktív, azokhoz értő szakembereket, de az informatika alkalmazása a célon túl eszköz is. Az informatikai lehetőségek, különösen az Internetes alkalmazások, szolgáltatások kulcsfontosságúak abban a tekintetben is, hogy a célok és feladatok az érintettekhez ne csak eljussanak, hanem minél többen a célok formálásában is aktívan részt vehessenek. A szándék megléte mellett tehát az önkormányzatoknak konkrét és összehangolt elképzelésekkel is kell rendelkeznie arról, hogy az önkormányzati informatikai rendszereknek milyen szerepet kell majd betöltenie az intelligens kistérség megvalósításában, és ebben a folyamatban mi az egyes együttműködő felek feladata. Ehhez kíván segítséget nyújtani a jelen dokumentum. 4
1.1. A stratégia kidolgozásában alkalmazott módszertan 1.1.1. Az alkalmazott tervezési módszertan A kistérségi társulásban a településeken átnyúló, lakosságot és vállalkozókat érintő önkormányzati szolgáltatások hatékonyabb, eredményesebb, gazdaságosabb és átláthatóbb működése érdekében az informatikai környezetet vizsgáljuk meg, hogy az mennyiben segíti illetve hátráltatja az elvárások teljesítését és ehhez az alábbi vizsgálati lépéseket tettük meg: Hol tartunk? Hova szeretnénk eljutni? Hogyan jutunk el oda? Hogyan tudjuk mérni a fejlődést? A fenti stratégiai tervezés során a megteendő lépések az alábbi területeket érintik: Küldetés meghatározása Az önkormányzati működésben az informatikai rendszer használata ideális esetben gyorsabbá, pontosabbá, átláthatóbbá és hatékonyabbá teszi a külső és belső kapcsolatokból eredő demokrácia érvényesítéséhez kötődő, ügyfélszolgálati, gazdálkodási és jelentéskötelezettségi feladatok elvégzését. Mindennek ellátásában a fő problémát a hardver és szoftver eszközpark korszerűsége, az adatvagyon minősége, a szabályozási tényezők és az emberi tényezők jelentik. Környezet felmérése A környezet felmérése a külső lehetőségek és veszélyek, valamint belső erősségek és gyengeségek feltérképezését jelenti. Kulcscélok meghatározása A kulcscélok tisztán megfogalmazott célok bizonyos speciális cselekvések megtételéhez. Részletesebbek, mint az átfogó célok, rövidebb időtávra vonatkoznak, mérhetőbbek, könnyebben megvalósíthatóak. Az informatika fejlesztésére vonatkozó kulcscélokat egy külön fejezetben írjuk le. A kulcscélok felállításában a SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely) módszert alkalmaztuk. Stratégiai kezdeményezések meghatározása A kezdeményezések már konkrét cselekvési akciókat jelölnek, melyek az átfogóbb célok konkretizálására szolgálnak. Az átfogóbb célokkal ellentétben, amik a Mit? kérdésre válaszolnak, a kezdeményezések már a Hogyan? kérdés felől közelítik meg a problémát. Cselekvési terv A cselekvési terv operatív, napi szintű teendőket fogalmaz meg programszerűen vagy adminisztratív módon. 5
Monitoring, értékelés A folyamat végső fázisa az ellenőrzés és értékelés, amik visszacsatolásként szolgálnak a tervezési folyamatban. Ebben a fázisban olyan kérdések kerülnek megválaszolásra, mint: Mit tettünk? Honnan tudjuk, hogy megcsináltuk? Mennyire hatékony a program? Mit kellene változtatni? Mit rontottunk el? 1.1.2. Az informatikai stratégia kidolgozásának munkamódszere A stratégia az általános informatikai trendek, a kormányzati elképzelések és az önkormányzati sajátosságok alapján a kistérségi társulás több vezetőjével konzultálva fogalmazza meg az informatikai fejlesztés irányait. A fejlesztési irányok megfogalmazása a helyi vezetők által megjelölt térségfejlesztési és jólétnövelő céloknak alárendelt informatikai fejlesztéseket jelent. Az együttműködés keretében végzett szakértői tevékenységek: Interjúk készítése és konzultáció a város politikai és adminisztrációs vezetőivel valamint az informatikáért felelős személlyel / személyekkel Forrásanyagok kutatásával és elemzésével a külső és belső tényezők vizsgálata, amelyek a stratégia célkitűzéseinek, tartalmának megfogalmazására hatással vannak. A helyi célok, igények és lehetőségek megismerésével a külső befolyásoló tényezők ismeretében fejlesztési és szervezési javaslatok megfogalmazása az Operatív Fejlesztési Program elkészítéséhez. A stratégia kidolgozása több menetben valósult meg: 1. lépés: stratégiakészítés az előzetes feltételeinek rendelkezésre állása (Szakmai és politikai célok, Adat- és információgyűjtés) 2. lépés: a stratégia kidolgozói által elképzelt fejlesztési irány alapelemeinek megfogalmazása, megküldése a bírálók (döntéshozók) felé 3. lépés: a javasolt alapelemek megvitatása, a további munka irányainak meghatározása 4. lépés: a jóváhagyott alapelemekre épülő részletes dokumentum vitaanyagának elkészítése, leadása 5. lépés: a részletes dokumentum véleményezése, megjegyzések, javaslatok megfogalmazása 6. lépés: a stratégia véglegesítése, átadása A fenti módszer biztosította, hogy olyan dokumentum készüljön el, amelynek céljai, tartalma megfelelően kontrolláltak a kidolgozás teljes folyamatában. 6
1.1.3. A vizsgált területek Az informatikai fejlesztés tartalmának meghatározásához állapotfelméréseket és interjúkat végeztük a Területfejlesztési Társulási Iroda közreműködésével, melyeken az Iroda vezetői és a társulásbeli települések képviselői fogalmazták meg a településekre, a külső partnerekre és ügyfelekre vonatkozó elvárásokat, jellemzőket. A vizsgált területek: Az informatikai együttműködés tartalma, informatikai központ telepítésének helye, és a működési feltételek rendelkezésre állása Az önkormányzatok informatikai és humán felkészültsége központilag szolgáltatott megoldások fogadására A lakosság és a vállalkozások jellemzői, igények és problémák a térségen belül, amelyek alapján a szolgáltatási tartalmak, informatikai fejlesztések fogalmazhatók meg A szolgáltatás partnersége, azaz az adattartalom előállításába bevonható partnerek köre és az adattartalom 1.1.4. A fejlesztés tartalmát, irányát alapvetően befolyásoló tényezők A fejlesztési tartalom megfogalmazásában tekintetbe vettük: az Európai Unió ajánlásait, mindenekelőtt a Common List of Basic Public Servicesben foglaltakat (ld. 2. sz. Melléklet), a Magyar Információs Társadalom Stratégia (továbbiakban: MITS) e-önkormányzati részstratégiájának ajánlásait valamint az IHM és a GVOP e terület fejlesztésére indított pályázatait, a Belügyminisztérium IDEA programjának önkormányzati vonatkozásait, az Internetes Közigazgatási Szolgáltató Rendszer (XR) használatát, annak mintaszerű alkalmazását más fejlesztésekhez, a helyi középtávú stratégiai és gazdasági elképzeléseket, illetve az ezekből származó (és további) gazdasági, illetve társadalmi elvárásokat, beleértve az önkormányzat szolgáltató, a hivatali ügyintézés ügyfél-barát jellegének fokozását, javítását, az önkormányzat saját, belső igényeit, az önkormányzat jelenlegi info-kommunikációs infrastruktúráját, elért eredményeit, napjaink legkorszerűbb informatikai és kommunikációs lehetőségeit (Internet, irodaautomatizálás, munkafolyamat-menedzsment, alkalmazás-integráció, szervezeti tudásbázis kiépítése, a tudás menedzselése és így tovább). 7
A MITS e-önkormányzati programfüzete a fejlesztéshez világos, egyértelmű irányt fogalmaz meg: A külső (uniós) és belső (kormányzati szándék) körülmények függvényében egy, a szolgáltatások elektronizálását és a belső folyamatok informatizálását egyensúlyban tartó fejlesztési koncepció megvalósítása látszik ésszerűnek, mely az elektronikus ügyintézés és ügyfélkezelés megvalósítása, a komplex (integrált) elektronikus közigazgatási rendszerek, alkalmazások implementálása, az informatikai infrastruktúra menedzsment korszerűsítése, valamint az önkormányzati humán erőforrás (információs írástudó vezetők, képviselők és tisztségviselők) minőségi javítása mentén rajzolódik ki. A jövőkép megvalósulását mérföldkövek jelzik, melyek közül az alábbiak lehetnek a legérzékenyebb mutatószámok: elektronikus ügyintézés miatti költségcsökkenés (megtakarítás) elektronikus ügyintézés miatti ügyfélidő megtakarítás (órában kifejezve) 1.2. A stratégia megvalósulásának területei A stratégia a kistérség valamennyi települését érintő, közös használatot támogató informatikai rendszer fejlesztési programját készíti elő. Az informatikai rendszer elsődlegesen a vállalkozások, a lakosság és a civil szervezetek számára nyújt hasznos szolgáltatásokat ügyek intézéséhez, információkhoz jutáshoz illetve információk közzé tételéhez. Emellett azonban számos szolgáltatást, lehetőséget kínál a polgármesteri hivatalok, az intézmények, a képviselő testületek belső munkájának megkönnyítésére is. 8
1.3. A fejlesztés tartalma A fejlesztés tartalmilag egy új szolgáltatás csomagként és egy új, részben virtualizált szolgáltató szervezetként jelenik meg. A kialakítandó csomag az alább felsorolt szolgáltatások folyamatos, a Fejlesztési Operatív Program során véglegesített sorrendű bevezetését jelenti. A helyi gazdaság támogatására 1. A KKV-k létrehozását és működését támogató rendszer, beleértve a hatósági és egyéb helyi ügyek intézését o Szolgáltatáslefedettség monitoring és szolgáltatásközvetítő rendszer 2. Lokális munkaerő piactér (vállalkozóknak, lakosoknak) 3. Új munkahelyek teremtése: Távmunka központ (távmunka közvetítés) A helyi tudás és képességnövelés támogatására 1. Üvegzseb költségvetés és önkormányzati munka, az önkormányzat döntéshozatali mechanizmusát valamint a gazdálkodását, beszerzését jellemző adatok privát és publikus rendszere A helyi mindennapi jólét támogatására 1. Közszolgáltatások (egészségügy, oktatás) használatba vételét támogató rendszer 2. Civil szervezetek létrehozását és működését támogató rendszer 3. Szabadidő használat monitoring és rendezvénytámogató rendszer Az élhető környezet alakításának támogatására 1. Környezet- és egészségállapot monitoring rendszer 2. Épített környezet monitoring rendszer 9
2. ALAPELVEK Az egyik alapelv egy iránytű meghatározása, amely a fejlesztési irányok kijelöléséhez a meghatározó külső tényezőket jelenti, a másik alapelv pedig a megvalósítási módszertana, amely a helyi gyakorlati lépésekre tesz javaslatot. 2.1. Iránytű A stratégia terv elkészítésekor egy olyan útmutatót (iránytűt) kellett meghatározni, amely alkalmassá teszi a fejlesztési programot arra, hogy az lehetőleg országos szabványok szerint, országosan egységes fejlesztési metodika alapján valósuljon, építse be a már korábban megfogalmazott helyi és térségi fejlesztési célkitűzéseket, valamint lehetővé tegye a kormányzati támogatások elnyerését. Ezt a vezérfonal a Bevezető -ben már leírt követelmények maximális mértékű figyelembe vétele mind a szakmai tartalom, mind pedig a források tervezésében. 2.1.1. A szakmai tartalom az Európai Unió ajánlásainak, mindenekelőtt a Common List of Basic Public Services-ben foglaltak érvényesítése, az Internetes Közigazgatási Szolgáltató Rendszer (XR) használata, annak mintaszerű alkalmazása más fejlesztésekhez, az önkormányzat jelenlegi info-kommunikációs infrastruktúrájának megtartható elemei napjaink legkorszerűbb informatikai és kommunikációs lehetőségei (Internet, irodaautomatizálás, csoportmunka támogatás, munkafolyamat-menedzsment, alkalmazás-integráció, szervezeti tudásbázis kiépítése, a tudás menedzselése stb.). 2.1.2. A kormányzati fejlesztési irányok, meghirdetett programok A kormányzati fejlesztési programok közül jelenleg (2004) két fő programcsomag jelent meg, amely támogatni kívánja az e-önkormányzat fejlesztését: Európai uniós pénzforrásokon alapuló GVOP pályázatok A hazai pénzforrásokon alapuló IHM MITS e-önkormányzat program GVOP pályázatok Az e-önkormányzati modell megvalósítására a kormányzat folyamatos támogatást biztosít a Gazdasági Versenyképesség Operatív Program (GVOP) keretében. A 2004. márciusában megjelent GVOP pályázat két területen nyújt támogatást: 4.3.1. pályázat: e-önkormányzati szolgáltatások fejlesztése (Keretösszeg: 2.180 mrd Ft) 4.3.2 pályázat: önkormányzati adatvagyon másodlagos hasznosítása (Keretösszeg: 300mFt) A pályázatok beadása folyamatos. MITS e-önkormányzati programfüzet A programok részletes ismertetését ld. az 1. sz. Mellékletben. 10
Aggregált forrástérkép (forrás: MITS programfüzet) Megnevezés 2004 (mft) 2005 (mft) 2006 (mft) 2004 2006 (mft) Megoszlás (%) Elektronikus dokumentumok 300 400 100 800 16,60 (űrlapok) biztosítása Teljesen elektronizált közigazgatási 0 50 80 130 2,70 ügyintézés megvalósítása e-önkormányzás megvalósítása, 0 80 0 80 1,66 korszerűsítése Szolgáltatások többcsatornás 0 100 200 300 6,22 igénybevételének, elérhetőségének biztosítása Elektronikus szolgáltatások 900 0 0 900 18,67 felületének kialakítása Online információ-szolgáltatás az 100 0 0 100 2,07 ügyintézésről (ügyleírások elérése) e-ügyfélkezelés megvalósítása, 100 0 0 100 2,07 korszerűsítése Közigazgatási alkalmazások 200 0 0 200 4,15 megvalósítása, korszerűsítése Adminisztratív (költségvetési) 200 0 0 200 4,15 alkalmazások megvalósítása, korszerűsítése Önkormányzatok meglévő 400 0 0 400 8,30 információs rendszereinek integrálása Kisebbségi önkormányzatok 10 200 300 510 10,58 informatikai ellátottságának javítása Kistérségi informatikai 200 0 0 200 4,15 együttműködések kialakítása Alkalmazásszolgáltatói (ASP) 300 0 0 300 6,22 lehetőségek megvalósítása Vezetői információk, 0 100 200 300 6,22 döntéstámogatás és tudásmenedzsment megvalósítása Önkormányzatok saját informatikai és 300 0 0 300 6,22 informatikai biztonsági stratégiájának elkészítése ÖSSZESEN 3010 930 880 4820 100% 11
2.2. Az intelligens település építésének módszere Az intelligens település illetve kistérség fejlesztése érinti a települések összességét és azon belül is egy település lakosságát, vállalkozásait, civil szervezeteit és az államigazgatási intézményeket egyaránt. A nemzetközi tapasztalatok is azt mutatják, hogy ott sikeresek ezek a projektek, ahol jó propaganda segíti a célok megismerését, a nyilvánosság részére biztosítja a véleményezést és lehetőséget ad a személyes közreműködésre is. A stratégia elkészítésében ezeket a megvalósítási eszközöket is ki kívánjuk emelni. 2.2.1. Propaganda A térségfejlesztés stratégiának egyik részstratégiája a kommunikációs stratégia, amely a célok, tartalmak, eredmények nyilvánossá tételéhez nyújt segítséget, emellett foglalkozik felvilágosítással, prezentációkkal is. 2.2.2. Felmérés A fejlesztési célok elérése, a fejlesztés sikeressége nagyban múlik azon, hogy a helyi társadalmi rétegek igényeit, véleményét milyen mértékben tartalmazza az előkészítési fázis és milyen módon történik a megvalósulás során is a párbeszéd, azaz milyen a monitoring és a visszacsatolás. Az előkészítéshez ezért a közösség igényeinek, sajátosságainak feltárása kérdőíves felmérés keretében célszerű, mégpedig az alábbi társadalmi csoportok megkeresésével: lakosság (reprezentatív kérdőíves felmérés) közigazgatási adminisztráció (ügyfelekkel foglalkozó ügyintézők) közigazgatási vezetők (települési képviselők, tisztségviselők) intézmények, cégek, vállalkozások, civil szervezetek (amelyek információ tulajdonosok, feldolgozók vagy felhasználók lehetnek) A négy társadalmi csoport részére négy különböző kérdőívet kell összeállítani. A helyzetelemzés során készítendő kérdőíves felméréshez alapvető fontosságúnak tartjuk, továbbá a kérdőív mellé egy olyan rövid összefoglaló anyagot is mellékelni kell, amelyből a felkeresett önkormányzatok, intézmények, vállalkozások, civil szervezetek képet kapnak a felmérés és a tanulmány készítésének céljairól, legfontosabb definíciókról. 2.2.3. A helyi együttműködés feltételeinek biztosítása Annak érdekében, hogy a fejlesztéseket a különböző társadalmi csoportok sajátjuknak érezzék és az érdekeiket minél hatékonyabban szolgálja, célszerű a közösségi gondolkodáshoz egy többcsatornás (pl. Ötletláda, Portál) platformot biztosítani. A közösségi felvetésekben a javaslatok megtételére az alábbi szerkezetet javasoljuk: A javasolt fejlesztés célja (szolgáltatás minőségjavítása, költségmegtakarítás, egyéb) A javasolt fejlesztés becsült költsége A bevezetett megoldás felhasználói köre, a felhasználás várható számossága és időbeni esedékessége A megtakarítás területe és nagysága az ügyfélnél és a szolgáltatónál (IDŐ, PÉNZ) A megvalósításhoz rendelkezésre álló helyi vállalkozói kompetencia 12
3. INTERJÚK, KONZULTÁCIÓK Az informatikai fejlesztés tartalmának meghatározásához állapotfelméréseket és interjúkat végeztük a Területfejlesztési Társulási Iroda közreműködésével, melyeken az Iroda vezetői és a társulásbeli települések képviselői fogalmazták meg a településekre, a külső partnerekre és ügyfelekre vonatkozó elvárásokat, jellemzőket. Interjú, konzultáció a kistérség politikai és szakmai munkatársaival a térségfejlesztés céljairól, az egyes települések szerepvállalásáról valamint az informatika rendszerek használatnak tapasztalatairól, és javaslatot kértünk az informatikai fejlesztések tartalmára, ütemezésére és prioritására Felmérés a kistérség településein az informatikai rendszerek aktuális állapotáról, vizsgálva annak lehetőségét, hogy mennyire alkalmasak egy közösségi információs rendszerhez történő csatlakozásra. 3.1. Kérdések 1. Hogyan látja a kistérségi társulásban az információszolgáltatás szükségességét, annak tartalmát, lehetséges forrásait (pl. önkormányzat, vállalkozások, egészségügy) és egy közösségi informatikai rendszer helyét, szerepét? Információszolgáltatás szükségessége, tartalma, lehetséges forrásai Az informatika helye, szerepe 2./ Mi lehet az informatikai együttműködés tartalma, informatikai központ telepítésének helye? Milyen szintű a működési feltételek rendelkezésre állása? Az informatikai együttműködés tartalma Az informatikai központ telepítésének helye és működési feltételei 3./ Hogyan ítéli meg önkormányzatok informatikai és humán felkészültségét központilag szolgáltatott megoldások fogadására? Informatikai felkészültség Humán feltételek 4./ Kikből állhat az információszolgáltatás partnersége, azaz mi az adattartalom előállításába bevonható partnerek köre és az adattartalom? Partnerek (pl. önkormányzat, egészségügyi intézmények, közművek, stb.) Adattartalom 5./ Milyen tartalmakat javasol és milyen fejlesztési területeket ítél fontosnak egy kistérségi közös információs rendszer felállítása esetén? Tartalmak (pl. közös önkormányzati alkalmazások pl. közös iktató / pénzügy/ stb. rendszer; elektronikus nyomtatványbolt és e-ügyintéző rendszer okmányok ügyindítása, nyomtatványok letöltése, kitöltése, beküldése; egészségügyi rendelésbejelentkező rendszer; térinformatikai megoldás; stb. Fejlesztési területek 13
6./ Milyen veszélyeket /lehetőségeket lát az informatikai fejlesztés kapcsán? Veszélyek Lehetőségek 7./ Mik a kistérség adottságai a fejlesztésben (gyengeség, erősség)? Gyengeségek Erősségek 3.2. Megkérdezettek köre XY (Társulás vezető) XY (Vállalkozók képviselete) XY (Társult önkormányzati vezető) Stb. 3.3. Felmérések Az informatikai rendszerekre vonatkozó felmérések eredményét a 11. sz. Mellékletek tartalmazzák. 14
4. KÖRNYZET FELMÉRÉSE Az informatikai fejlesztést befolyásoló környezet felmérésére az alábbi információ kutatást és vizsgálatokat végeztük el: Közösségi és e-önkormányzati szolgáltatások kiépítését és működését befolyásoló külső tényezők vizsgálata Közösségi és e-önkormányzati szolgáltatások kiépítését és működését befolyásoló belső tényezők vizsgálata A fejlesztések lehetséges tartalmának vizsgálata Az együttműködés lehetőségei, azok tartalma és partnerei 4.1. Külső tényezők Külső tényezőknek tekintjük azokat, amelyek a kistérségi társulás vezetésén, irányításán kívülálló szervezetek, személyek adottságain alapulnak, azok tevékenységéből származtathatóak. A vizsgált külső tényezők: A fejlesztési programok meghatározására befolyással bíró kormányzati tényezők Az "ügyfél" sajátosságai A fejlesztésre hatással lévő helyi vállalkozói kezdeményezések A vonatkozó uniós előírások és támogatások 4.1.1. A fejlesztési programok meghatározására befolyással bíró kormányzati tényezők A kormányzati tényezők esetében azt vizsgáltuk, hogy mennyire és hogyan segíti szakmailag az e-önkormányzati szolgáltatások fejlesztéseit. Tájékozódtunk arról, hogy Modell: van-e az e-önkormányzat modellhez egy tárcaközileg is koordinált a megvalósítási stratégia és végrehajtási program; vannak-e ajánlások, szabványok Jogszabályok: az e-önkormányzat jogszabályi környezete jelenleg milyen állapotban van, lehet-e és milyen feladatokban e-önkormányzati szolgáltatásokat indítani Tudás- & megoldás-transzfer: az e-kormányzati megoldásokból van-e átvehető, követendő elem az e-önkormányzati szolgáltatások fejlesztésében, s ha igen mily módon lehet hozzáférni ezekhez, valamint vannak-e központilag támogatott fejlesztések, ingyenesen használható alkalmazások Támogatási források: milyen kormányzati támogatások vannak, milyen tartalommal 15
Az eönkormányzati támogatási programok (forrás: ITKTB) A 2002-2005-ig terjedő időszak legfontosabb teendőit olyan nemzeti szintű fejlesztési tervek, stratégiák és programok fedik le, mint a MITS, a Belügyminisztérium IDEA programja, valamint a Nemzeti Fejlesztési Terv - és azon belül a Gazdasági és Versenyképességi Operatív Program. Az elektronikus önkormányzat informatikájával szembeni összes lényeges igény és elvárás megvalósításához útmutatásul szolgáló alapelveket, minőségi és egyéb követelményeket az eönkormányzat Ágazati Informatikai Részstratégia e- önkormányzat jövőkép megoldásmodellje rögzíti. MITS eönkormányzat központi kiemelt programja tartalmazza mindazon fejlesztési tervek feladat- és projekt-szintű részletes összefoglalásait, amelyek alapján az e-közigazgatás bevezetése a helyi önkormányzati szakigazgatásban, a közeljövőben lezajlik. Melyek azok a tényezők, amelyek alátámasztják az eönkormányzat központi kiemelt program sikeres megvalósulását, az informatikai széles körű bevezetését a megreformált közigazgatásba? Az érintett minisztériumokban a szükséges jogszabályalkotó munka folyamatos és megfelelően időzített; a központi költségvetés és a tárcák támogatási programjainak és pályázatainak témái összehangoltak, finanszírozási feltételeik kiegészítik egymást, és készen állunk az európai uniós támogatási alapok, illetve a konkrét EU-s pályázatok fogadására, a források felhasználására. MITS eönkormányzat központi kiemelt programja a 2004-2006 közötti időszakra négy feladat összesen tizenöt projektjét indítja be fokozatosan. A tizenöt projektet több pályázat és támogatási program alkotja, amelyek EU-s támogatási forrása 7,3 milliárd Ft, a tárcaszintű tervezett forrás pedig 4,7 milliárd Ft. Konklúziók A kormányzati tényezők bár korántsem állnak készen minták, törvények, valamint nincsenek ajánlások és modellek meghatározó jelentőségűek egy település e- önkormányzati szolgáltatásainak fejlesztésében. Hazai e-önkormányzati és különösen kistérségi informatikai modell jelenleg még nincsen, csak számos helyi kezdeményezés van, amelyeknek szakmai tartalma igen eltérő. A MITS egyfajta stratégiának is tekinthető, de ez kormány oldali elvárásokra lett megfogalmazva. Az önkormányzati oldal stratégiái most készülnek, de szakmai ajánlás hiányában várhatóan ez is nagyon sokféle lesz. Lényeges modellelemnek tartjuk, hogy az elektronikusan beadható nyomtatványok, űrlapok lehetőleg teljesen egységes technológiai és felhasználói interfész megoldásokkal legyenek megvalósítva. Jelenleg erre nincsenek ajánlások, így ez is sokféle lesz. A külső tényezők között fontos helye van a jogszabályi háttérnek. Az új technológiai megoldásokkal támogatható folyamatok esetében legyen meg a teljes körű (központilag és helyben) leszabályozottság, elsősorban az elektronikus aláírás valamint az elektronikus azonosítók használata esetében. Ide tartozik az elektronikus irattározás feltételeinek szabályozása is. A jogszabályi háttér aktualitásait külön is bemutatjuk az 5. sz. Mellékletben. A tudás- és megoldás transzfert tekintve a kormányzaton belül végzett munkáról az Információs Társadalom Koordinációs Tárcaközi Bizottság (ITKTB) honlapjáról nyerhető aktuális információ. (www.itktb.hu). 16
A kormányzat részéről fejlesztett megoldások közül a legfontosabb minta az Internetes Közigazgatási Szolgáltató Rendszer (XR) lehet, de ez egyrészt jelenleg csak igen kis számú önkormányzatnál és korlátolt funkcionalitással működik, másrészt az XR-ből jelenleg nem lehet részkomponenseket beilleszteni a saját fejlesztésekbe. A kormányzati pályázatok (GVOP, ITP) mint fejlesztési forrás lehetősége mellett egyfajta fejlesztési irányt jelölnek meg, amelyek különösen az országos kiterjedésű projektek esetében jelenthetnek megoldás koncentrációt és egységesedést. A közösségi és e-önkormányzati szolgáltatások hozzáférési pontjainak fejlesztésére kormányzati programok közül kiemeljük az e-magyarország Pontok telepítését valamint a Belügyminisztérium Adatfeldolgozó Hivatala által 2004-ben indított vandálbiztos beltéri ügyfélterminál akcióját és ide tartozik a már évek óta működő Teleház mozgalom is. 4.1.2. Az "ügyfél" sajátosságai A lakosság és a vállalkozások jellemzői, igények és problémák a térségen belül, amelyek alapján a szolgáltatási tartalmak, informatikai fejlesztések fogalmazhatók meg. e-önkormányzati szolgáltatások esetében A térség közigazgatási és egészségügyi szolgáltatásai helyi és kistérségi szinten valósulnak meg. Jelenleg a legtöbb település polgárainak például a lakhelyüktől távol kell intézni az okmányokat illetve több egészségügyi vizsgálatot. A kormányzati szolgáltatásokhoz hasonlóan az e-önkormányzati szolgáltatásoknak is állampolgár központúaknak kell lenniük. Az e-önkormányzat szolgáltatásainak akkor van értelme, ha az ügyfél - jelen esetben a lakosság és a vállalkozók - alkalmas és hajlandó partner lenni az e-szolgáltatásokhoz. Ennek értelmében vizsgáltuk a bizalom, a hozzáférhetőség és a képesség területeit. Az új technológiákkal szembeni bizalomra a legjobb mérőeszköz talán az Internetes banki szolgáltatások használatának vizsgálata lehet, amely erősödő tendenciát mutat. Az e-önkormányzati és egészségügyi szolgáltatások bevezetését, alkalmazásának sikerességét meghatározza az is, hogy mekkora lehet az e-ügyfélkör. A térségben kb. 77 ezer ember él, ebből a térségi központnak tekinthető Nagykátán kb. 12 ezer. Látható, hogy az ingázások kb. 65 ezer embert érintenek és egy egészségügyi monitoring alapján pl. a 2003-as évben az előjelentkezéssel fogadható betegrendelésben a betegek száma mintegy 75 ezer volt. Bár teljesen magától értetődő, de azért megemlítjük, hogy az e-önkormányzati szolgáltatások kialakításánál pontosan tudni kell, hogy az informatikai megoldás kiválthatja-e az emberi kapcsolatokat illetve pontosan mely területen segítheti. Közösségi szolgáltatások esetében A térségben mintegy 77 ezer ember él és mintegy 4000 működő vállalkozás található. A vállalkozásokat vizsgálva kiemelendők azok, amelyek a térségen kívüli vevőkört (is) céloznak. Ilyen pl. a szálláshely szolgáltatás, vendéglátás, a mezőgazdaság, ipar. A kistérségi információs rendszer és szolgáltatás számára ezek a vállalkozások lehetnek leginkább az ügyfelek. 17
4.1.3. A fejlesztésre hatással lévő helyi/ térségi vállalkozói kezdeményezések Mik lehetnek a vállalkozói szerepvállalások? Milyen vállalkozói alapú szolgáltatások jelenhetnek meg? A kormányzat részéről is egyre erőteljesebben támogatott irány a vállalkozói tőke - ezáltal a vállalkozói szerepvállalás bevonása az önkormányzati informatika és a szolgáltatások fejlesztésébe. Számolni kell tehát azzal is, hogy azokon a területeken, ahol a jogszabály is lehetővé teszi szolgáltatások kiszervezését (outsourcing), pénzügyi garanciák biztosítása esetén a vállalkozók szolgáltatás keretében vehetnek át jelenleg önkormányzati erőforrásokkal ellátott feladatokat. A vállalkozói szerepvállalásban a finanszírozás forrása lehet az önkormányzati költségvetés, valamint az ügyfelek (lakosság, vállalkozók) által fizetett szolgáltatási díj. A központilag (ld. IHM e-önkormányzat programfüzet) támogatott fejlesztési irányok esetében ilyen területek lehetnek pl.: Közreműködés többfunkciós smartkártya bevezetésében Közreműködés az elektronikus aláírás bevezetésében, alkalmazásában Közreműködés ASP szolgáltatások nyújtásában Közreműködés kistérségi informatikai együttműködések kialakításában Emellett a térségi piacterek működtetésével az önkormányzati beszerzésben is megjelenhet az e-beszerzés (elektronikus katalóguskínálat, megrendelés, versenytárgyalás). A www.nagykata.hu városi portált vizsgálva az látszik, hogy a helyi vállalkozások elenyésző számban rendelkeznek saját honlappal illetve nem használják az Internetet a vállalkozásuk marketing és üzleti tevékenységeinek támogatására. 4.1.4. A vonatkozó uniós előírások és támogatások Ismertek-e uniós támogatások és előírások az e-önkormányzati modell kialakításához? Az önkormányzatok működésében az uniós jogi követelmények feldolgozása és átvezetése a saját gyakorlatba jelenleg még csak kevés önkormányzatnál történt meg. Az uniós előírások közül az elektronikus ügyintézésre vonatkozó Common List of Basic Public Services ajánlások azok, amelyek már széles körben ismertek és a mostani pályázatokkal támogatott fejlesztéseknél figyelembe is veszik őket. E-önkormányzati fejlesztésekhez uniós pénzforrások a GVOP pályázataiban, hazai források pedig az IHM pályázatokban jelennek meg és ide tartozik még a brüsszeli finanszírozású eten program is (ld. www.itktb.hu). Megjegyezzük, hogy az uniós források elsősorban azért hívhatók le az önkormányzati fejlesztésekhez, mert a támogatások célja, hogy a települések gazdasági versenyképességét segítse. Ennek értelmében az önkormányzati fejlesztésekben hangsúlyos irányt jelentenek a szolgáltatások minőségi fejlesztései, valamint a minél szélesebb körű információszolgáltatás. 18
4.2. Belső tényezők Belső tényezőknek tekintjük azokat, amelyek a kistérség belső adottságain, a társulás vezetésének döntésein alapulnak. A vizsgált területek: A szervezet jelenlegi működése és környezete A kistérség informatikai rendszerének állapota A helyi elképzelések, fejlesztési igények, futó fejlesztések áttekintése Saját fejlesztési források 4.2.1. A szervezet jelenlegi működése és környezete A stratégia megvalósításában a szabályozottság, a szándék, a képesség, a tudás befolyásoló hatása miatt a szervezeti tényezők meghatározó fontosságúak. A MITS az emberi tényezőkkel kapcsolatos fejlesztési irányok esetében pedig az alábbiakra hívja fel a figyelmet: A korrupció visszaszorítása, felderítés megkönnyítése. Az ezen célt támogató, megvalósító rendszerek bevezetése ellenállásba ütközhet. Gazdaságos, korszerű, munkaerő és időtakarékos ügyvitel. Itt is felléphet ellenállás, mégpedig a megoldás kínálta létszámcsökkentés lehetősége, az esetleges elbocsátások miatti félelem következtében. Önkormányzati munkaerő-mobilitás megkönnyítése, a munkaerő-képzés egységesítése A szervezeti tényezők vizsgálata az alábbi területeken történt: A kistérségi társulás tagjai Létszám Döntéshozók elkötelezettsége az informatikai fejlesztések iránt Az uniós ajánlási szintek teljesítése a szolgáltatásban A szabályozási környezet, kommunikációs stratégia Az informatikára vonatkozó szabályok meglétének vizsgálata A kistérség társulás tagjai Kistérségi együttműködésre az alábbi önkormányzatok kötöttek megállapodást: Bénye, Gomba, Farmos, Káva, Kóka, Mende, Nagykáta, Pánd, Sülysáp, Szentlőrinckáta, Szentmártonkáta, Tápióbicske, Tápiógyörgye, Tápióság, Tápiószecső, Tápiószele, Tápiószentmárton, Tóalmás, Úri Létszám A kistérségi önkormányzatok munkaerő-állományának belső struktúráját vizsgálva a hivatalokban összesen mintegy 276 fő dolgozik. 19
Döntéshozók elkötelezettsége az informatikai fejlesztések iránt A társuláson belül a döntéshozók körében a kistérségi közös informatikai fejlesztés tekintetében egyetértés van. Az uniós ajánlási szintek vizsgálata A projekt által megvalósítandó 2-es szintű kistérségi e-közigazgatási rendszer létrehozását több probléma indukálta 1. A kistérség település szintű Internet hozzáférése általában megoldott, de alacsony szintű technológián nyugszik (modem). Ügyintézésük papíralapú, nehézkes. Honlap működtető szerződésük lejár. A kistérségi társulásban a településeket vizsgálva a tájékoztatás és az ügyintézés jelenleg az uniós ajánlási szinteket alapul véve a települések 17 %-ában (3 településen) nem valósul meg az 1. szint sem, 83 %-ában működik az 1. szinten, 1 település (Nagykáta) a 2. szinten (8db) A szolgáltatásokat vizsgálva, kiemelve a legmagasabb szintű ügyintézést megvalósító Nagykátát a szolgáltatások 60 %-a nem valósul meg az 1. szint sem, 40 %-a működik az 1. szinten a 2-es szinten 8 db letölthető űrlap áll rendelkezésre. 2. A kistérségben a közigazgatási ügyintézés egyes fajtái meghatározott településekre koncentrálódnak. 1. Okmányiroda és gyámhivatal Monoron, Nagykátán és Gyömrőn működik. 2. Városfejlesztési és építési csoport az érintett települések 66 %-án működik. Azokon a településeken, ahol nincsen ügyintézés, az ügyfeleknek hosszas utazásokat kell tennie az ügyintézés helyszínére, amely többlet-költséget, valamint munka-erőkiesést okoz. A szabályozási környezet, kommunikációs stratégia Az emberi tényezők vizsgálatához tartozik, hogy az e-önkormányzat működése számos helyi intézkedés meghozatalát teszi szükségessé, praktikusan a szervezeti és működési szabályzat módosítására van szükség valamennyi olyan ügyosztály esetében, amelyek érintettek valamely új megoldás bevezetésében. Nem szabad kihagyni az önkormányzat kommunikációs feladatait sem, mellyel a lakosság és a vállalkozók felé propagálja az új megoldásokon alapuló működését. 20