Ikt. sz.: ÜGYREND 2014
Ü G Y R E N D A Józsefvárosi Szociális Szolgáltató és Gyermekjóléti Központ gazdasági szervezetének feladatait az államháztartásról szóló, 2011. évi CXCV. törvény, valamint az államháztartási törvény végrehajtásáról működési rendjéről szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján - a Szervezeti és Működési Szabályzat előírásait figyelembe véve - a következők szerint határozom meg. Jelen szabályzat rendelkezései, a Budapest Józsefvárosi Önkormányzat 447/2013 (XII. 04.) határozatában elfogadott, 2014. 01. 01-től hatályos Munkamegosztás és Felelősségvállalás Rendjét rögzítő Megállapodás szerint kiterjednek intézményünk, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervhez tartozó Józsefvárosi Egyesített Bölcsődék, mint önállóan működő költségvetési szervre /továbbiakban JEB/ is. 1. A gazdasági szervezet fogalma, az ügyrend célja, tartalma A Korm. rendelet 9. foglaltak alapján a gazdasági szervezet: a költségvetési szerv, illetve a hozzá rendelet költségvetési szervek működtetéséért, a gazdálkodás megszervezéséért és irányításáért, a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért, a pénzügyi, számviteli rend betartásáért felelős szervezeti egység. A gazdasági szervezet ellátja a.) a költségvetési szerv éves költségvetésének előirányzatai tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat, b.) a költségvetési szerv működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával védelmével kapcsolatos feladatokat és c.) a költségvetési szervhez rendelt más költségvetési szerv a) és ha nem szolgáltatás-vásárlással történik annak ellátása b) pontban meghatározott feladatait. Az ügyrend célja, hogy a gazdasági szervezeten belül tevékenységi körönként meghatározza a vezetők és a beosztottak gazdálkodással összefüggő feladatait, hatáskörét, továbbá a működés rendjét az egyes folyamatok lebonyolításának módját. Az ügyrend a gazdasági szervezet által ellátandó következő feladatok végrehajtásához kapcsolódóan tartalmaz előírásokat, szabályokat: az éves költségvetés tervezése,
az előirányzat felhasználás, módosítás, az üzemeltetés, fenntartás, működtetés, beruházás, a vagyon használat, hasznosítás, a munkaerő-gazdálkodás, a pénzkezelés, a pénzellátás, a könyvvezetés, a zárszámadás. A gazdálkodással összefüggő egyes tevékenységek részletes előírásait külön szabályzatok rögzítik, melyek a következők: Továbbá: Számviteli politika Számlarend (számlatükör) Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata Pénz-és értékkezelési szabályzat Eszközök és források értékelési szabályzata Önköltség számítási szabályzat Operatív pénzgazdálkodással összefüggő jogkörök szabályozása /A kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzés és érvényesítés rendjének szabályzata/ Beszerzési szabályzat Bélyegző használat szabályozása Kulcs kezelés szabályozása Iratkezelési szabályzat Adatvédelmi és informatikai szabályzat A szabályzatokat az Ügyrendben meghatározott módon és tartalommal kell elkészíteni.
A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ FELADATOK 1. Az eljárás leírása Az intézmény a költségvetését Józsefváros Önkormányzata Polgármesteri Hivatala által meghatározott időre és tartalommal készíti el. A költségvetés elkészítése során figyelembe kell venni, az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII.. törvény, az államháztartás számviteléről 4/2013. (I. 11.) Kormányrendelet, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 368/2011 (XII. 30.) Kormányrendelet előírásait. Az intézmény költségvetését a gazdasági vezető készíti el, az intézményvezető irányítása mellett. A tervezés során valamennyi szervezeti egység javaslatát, igényét figyelembe kell venni. A szervezeti egységek igényeinek tartalmaznia kell a következőket: - létszám és bérigényeket, soros előrelépést, jubileumi jutalmat, képzési illetve az egyéb változásokat, - a szak,- feladatok változásait, azok költségvetésére gyakorolt hatását, - a speciális beszerzési igényeket, elvégzendő karbantartási és felújítási munkákat. A szervezeti egységek igényeinek számszerűsítése után, azokat elemezve gondoskodni kell a bevételi és kiadási előirányzatok közé történő beépítéséről. Az intézmény költségvetést úgy kell összeállítani, hogy az külön tartalmazza: A/ az eredeti előirányzatot és B/ az előirányzat módosításokat. A) Eredeti előirányzat tartalma Az eredeti előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintrehozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: - a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, - a tervévet megelőző évben a költségvetés karbantartási és céltartaléka terhére engedélyezett nem egyszeri jellegű előirányzatok összegét és az automatikus többleteket, - a feladat átadás-átvételéből illetve megszüntetéséből, az intézmény korszerűsítéséből adódó előirányzat változásokat,
- a bevételi előirányzat felemelése miatti előirányzat növekedést, - a kiemelt előirányzatok feladatstruktúra többletbevétel miatti módosulását. Nem tekinthető szerkezeti változásnak az intézménynél az az előirányzat-változatás, amelyet - az egyszeri jellegűnek minősített a költségvetés karbantartási és egyéb céltartaléka terhére, - egyszeri jelleggel engedélyezett az önkormányzat az előző évi előirányzat maradványa terhére. Szintrehozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. A költségvetési évet megelőző év eredeti előirányzatának szerkezeti változásokkal és szintrehozásokkal módosított összege a költségvetés eredeti előirányzata. B) Módosított előirányzat tartalma A költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésre fordítható módosított előirányzat, amely lehet - egyszeri jellegű vagy - a következő év költségvetésébe beépülő. A költségvetés felügyeleti szerv részére történő továbbításáért az intézményvezető felelős. Ezentúl a gazdasági szervezet a részletes költségvetési előirányzatokat tartalmazó alapokmányt a Nemzetgazdasági Minisztérium által adott évre kiadott tájékoztatójában meghatározott C./ Önkormányzati intézményi költségvetés megnevezésű nyomtatványgarnitúrával készíti el. A központi nyomtatványhelyettesítő elektronikus adatfeldolgozó és adathordozó rendszerek segítségével azonos formában kinyomtathatóan készített, azonos tartalmú dokumentumokkal. A költségvetés tervezése során biztosítani kell, hogy a bevételi és kiadási előirányzatok főösszege egymással megegyezzen. Az elkészített költségvetést az önkormányzat polgármesteri hivatala által megadott határidőre továbbítani kell a polgármesteri hivatal részére. A költségvetés összeállításáért felelős: intézményvezető és gazdasági vezető A költségvetés továbbításáért felelős: intézményvezető
MUNKAERŐ ÉS BÉRGAZDÁLKODÁS A Magyar Államkincstár Budapesti Intézményvezetősége és az intézmény közötti létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó folyamatos munkakapcsolatot a munkaügyi előadó biztosítja. Minden hónapban jelentik a: - távollét jelentést (betegállomány, szabadság, betegszabadság, fizetés nélküli szabadság), - fizetési előleget - változó béreket a tárgyhót követő 10-ig a Magyar Államkincstár által rendszeresített nyomtatványon. Folyamatosan jelentik és a Magyar Államkincstárhoz továbbítják: - a kinevezést, átsorolást, munkaviszony megszüntetőt, - a beteglapot, - a kereseti igazolásokat, a 3 hónapnál hosszabb időre szóló Megbízási szerződést A munkaviszony létesítésére, megszüntetésére, vagy bármilyen megváltoztatására vonatkozó okmányokat, és bérkihatású rendelkezéseket 24 órán belül kell a Magyar Államkincstárhoz kell megküldeni. A munkatársak folyamatosan végzik a hóközi bérszámfejtést, amelyet a hónap végén zárnak, elkészítik a könyvelései bizonylatot és részletezőjét, amelyet a gazdasági vezető ellenőriz. A hóközi bérfeladás ellenőrzése után a könyvelési bizonylatot, egy kísérőjegyzékkel a Magyar Államkincstárnak átadja. A Magyar Államkincstár adja a számfejtési programot (amely a könyvelési bizonylatot nyomtatja), minden hónap után elektronikus úton a törzsadatokat, és a módosító lemezt. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a Magyar Államkincstárhoz minden esetben be kell jelenteni. A gazdasági szervezet munkatársainak - az itt nem érintett kérdésekben a Magyar Államkincstár által kialakított szabályok szerint kell eljárni, - az adatközlés, változásjelentés során a Magyar Államkincstár által rendszeresített nyomtatványokat kell alkalmazni
A fenti nyilvántartásokat, adatszolgáltatásokat, számfejtéseket havi bontásban kell elvégezni. A létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartásokat a munkaügyi előadó vezeti. A Magyar Államkincstár a beküldött havi Nem rendszeres illetmény jelentés és az ő általuk számfejtett rendszeres illetmény alapján készítik el a hivatal bérfeldolgozását. Ebből a feldolgozásból a feldolgozott illetmény ellenőrzése után a gazdasági vezető ellenőrzésével a pénzügyi ügyintéző elkészíti a havi bérfeladást. A KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSÁVAL ÖSSZEFÜGGŐ FELADATOK 1. A gazdasági szervezet operatív gazdálkodási feladatai A gazdasági szervezet feladata a pénzügyi, költségvetés-gazdálkodási tevékenységek ellátása. Költségvetés készítésével kapcsolatos feladatok: a költségvetés, ill. a költségvetési módosítások összeállítása, pénzügyi tervek, költségvetési elemzések, költségvetési beszámoló készítése. Számviteli feladatok: pénzügyi tételek kontírozása, könyvelése, beszámolók, adatszolgáltatások, ill. mérleg készítése. Operatív pénzügyi feladatok: az intézmény eszközeinek és vagyonának analitikus nyilvántartása, leltározás, selejtezés lebonyolítása, pénztár üzemeltetése, a pénztár ellenőrzése. Mérleget alátámasztó pénzforgalmi analitikák vezetését is végzi, valamint kimenő számlákat készít. Ellátja a kötelezettségvállalással összefüggő ellenjegyzési tevékenységet, a vállalt kötelezettségek (szerződések) nyilvántartását is végzi. 2. A gazdálkodási jogkörök szabályozása Alapvető rendező elv a törvényi szintű szabályozás. A gazdálkodással összefüggő feladatokkal és hatáskörökkel (kötelezettségvállalás, utalványozás, valamint az ellenjegyzés, érvényesítés) a jelen érvényben lévő szabályzat szerint írásban hatalmazzák fel a munkavállalót. 3. Az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók (kötelezettségvállaló, utalványozó, ellenjegyző, érvényesítő) feladatai: 3.1. A kötelezettséget vállalni csak azt követően lehet, ha a kötelezettségvállalás ellenjegyzése az arra illetékes személy részéről megtörtént. A kötelezettségvállalás lehet: alkalmazási okirat megrendelés szerződés
együttműködési megállapodás 3.2. Az érvényesítés a számla beérkezését követő, de az elvégzett munka, a szállított anyag, árú, a teljesített szolgáltatás kifizetését, illetőleg a bevételek beszedését megelőző ellenőrző tevékenység. Az érvényesítés során felül kell vizsgálni, hogy a bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek. Az érvényesítési feladattal megbízott személy e feladat keretében köteles meggyőződni arról, hogy: a teljesítés kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történt-e meg, jogszabály szerint jogos-e a követelés, a számla megfelel-e az alaki követelményeknek a számla számszakilag helyes-e a befektetett eszközök, készletek bevételezése megtörtént-e, az elvégzett munka, a szolgáltatás megtörtént-e 3.3. Utalványozás az érvényesítést követő gazdasági tevékenység, ami: a kiadások teljesítésének, a bevételek beszedésének az utasításban megjelölt személyek által történő elrendelését jelenti. Az utalványozás utalványrendelettel történik. Az utalványrendelet tartalmazza: - az utalvány szót - a költségvetési évet, - a kifizetés, vagy bevétel jogcímét, - a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlaszámát, - az utalványozás keltét, valamint az utalványozó, ellenjegyző, érvényesítő aláírását, - az utalványozott összeget, - a kötelezettségvállalás sorszámát. Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes.
3.4. Az ellenjegyzés a kötelezettségvállaláshoz és az utalványozáshoz kapcsolódik. Az ellenjegyzési feladattal megbízott személy köteles meggyőződni arról, hogy: A kötelezettségvállalók és az utalványozók az arra jogosult személyek voltak-e, A jogszabályokat, a képviselő-testület rendeleteit, határozatait, valamint a belső szabályzatokat betartották-e, A pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e. Amennyiben az ellenjegyző szabálytalanságot állapít meg, köteles a kötelezettségvállalót, utalványozót tájékoztatni, aki korrigálhatja az intézkedéseket, vagy visszavonhatja azt. Amennyiben ez nem történik meg, az ellenjegyzésre jogosultnak az utalványt az ellenjegyzés utasításra történt záradékkal kell ellátnia, és erről a Képviselő-testületet 8 napon belül értesíteni kell. AZ ADATSZOLGÁLTATÁSHOZ, BESZÁMOLÓ KÉSZÍTÉSÉHEZ KAPCSOLÓDÓ FELADATOK 1. Költségvetési gazdálkodásról szóló adatszolgáltatás és beszámoló készítés folyamata 1.1. Az előirányzatok teljesítésének időszakos értékelése. Az elfogadott költségvetés alakulásának rendszeres értékelése, elemzése, az intézményi gazdálkodás ellenőrzése, az előirányzatok egyeztetése a gazdasági szervezet vezetőjének a feladata. A havi pénzforgalmi jelentéseket és a negyedéves mérlegbeszámolókat a vonatkozó jogszabályi előírások szerint a gazdasági szervezet vezetője készíti el. 1.2.Időszakos és év végi mérlegbeszámolók elkészítése A gazdasági vezető az intézményi adategyeztetést követően a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével elkészíti a negyedéves és év végi mérlegbeszámolót. A mérlegbeszámoló kötelezően tartalmazza a könyvviteli mérleget, a pénzforgalmi jelentést, az eredménykimutatást, a pénzmaradvány kimutatást, az előirányzat-maradvány kimutatást és a kiegészítő mellékleteket. A mérleget leltárral kell alátámasztani. Az elkészített beszámolót az intézmény vezetője, és gazdasági vezetője írja alá, és benyújtja az Önkormányzat felé. 2. A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó előírások Az intézménynél a gazdálkodás viteléhez a következő szabályzatokat kell elkészíteni és folyamatosan karbantartani:
Számviteli politika Számlarend (számlatükör) Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata Pénz-és értékkezelési szabályzat Eszközök és források értékelési szabályzata Önköltség számítási szabályzat A kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzés és érvényesítés rendjének szabályzata Belső ellenőrzési szabályzat A szabályzatokat a jogszabályi változásokat, valamint az intézmény feladatában bekövetkezett változásokat követő 90 napon belül aktualizálni kell. A szabályzatoknak tartalmaznia kell a következőket: 2.1. Számviteli politika - a költségvetési szerv bemutatása - a számviteli alapelvek érvényesülése - a költségvetés és beszámoló összeállításával kapcsolatos feladatok - a költségvetési előirányzatok évközi módosításával és előirányzat felhasználási jogkör gyakorlásával kapcsolatos feladatok - havi, negyedéves, féléves és év végi zárlati feladatok - immateriális javak, tárgyi eszközök besorolása, minősítése, értékcsökkenésének elszámolása, értékvesztés elszámolása, visszaírása - a számviteli elszámolás szempontjából mit tekintünk lényegesnek, nem lényegesnek, továbbá jelentős összegűnek, nem jelentős összegűnek A számviteli politika összeállításáért és aktualizálásáért a gazdasági vezető a felelős 2.2. Számlarend (Számlatükör) A költségvetési beszámolók tartalmi azonosságát a számlatükör biztosítja. A számlatükör a könyvviteli számlák számát, megnevezését rögzíti, valamint a számlaosztályok tartalmára vonatkozó előírást.
A számlakeret alapján számlarendet kell készíteni, amely a számlák további tagolásával, vagy a könyvviteli számlákhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások vezetésével gondoskodik arról, hogy a beszámoló adatait a valóságnak megfelelően, áttekinthető formában támassza alá. A főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatának szabályozása keretében kell rögzíteni, hogy az analitikus nyilvántartások adataiból készült összesítő bizonylatok (feladások) elkészítésének mi a formája és határideje. A számlarend tartalmazza: - a számlatükröt, - a főkönyvi könyvelés feltételeit, a gazdasági események könyvelését, a főkönyv és analitika közötti kapcsolat leírását, - az év végi zárlati tételeket, - a könyvviteli mérleg összeállítás összefüggéseit, - az alkalmazandó szakfeladatokat, - a bizonylati rendet A számlarend összeállításáért és aktualizálásáért a gazdasági vezető a felelős. 2.3. Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzat tartalma: - a leltározás célja és tartalma - leltározással kapcsolatos alapfogalmak - a leltározásban közreműködők feladata és felelőssége - a leltározás végrehajtásának előkészítése - a leltározás végrehajtása - a mérlegtételek értékelése - leltárkülönbözetek rendezése - leltári bizonylatok megőrzése A leltározási szabályzat elkészítéséért és aktualizálásáért a gazdasági vezető a felelős 2.4. Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzat tartalma - tárgyi eszközök selejtezése, - a készletek selejtezése
- a selejtezéssel kapcsolatos számviteli elszámolások - a selejtezés végrehajtásának ellenőrzése A selejtezési szabályzat elkészítéséért és aktualizálásáért a gazdasági vezető a felelős. 2.5. Pénz- és értékkezelési szabályzat tartalma - költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése - bankszámla szerződésből adódó jogok és kötelezettségek - a számlák feletti rendelkezési jogosultság - a pénzkezelés lebonyolításának rendje - készpénzforgalom lebonyolítása - házipénztár - pénzkezelési munkakörök és feladatok - vezetői ellenőrzés - a pénzkezelés bizonylatai - pénz-és értékkezeléssel kapcsolatos szabályok A pénz-és értékkezelési szabályzat elkészítéséért és aktualizálásáért a gazdasági vezető a felelős. 2.6. Eszközök és források értékelési szabályzat tartalma: - a mérlegben szereplő eszközök értékelésének általános szabályai - az eszközök bekerülési (beszerzési, előállítása) értékének tartalma - térítésmentesen átvett eszközök, ajándékként, hagyatékként kapott eszközök, a többletként fellelt eszközök, valamint a követelések fejében átvett eszközök értékelése - az egyes eszközök értékelése - a források értékelésének szabályai Az eszközök és források értékelési szabályzatának elkészítéséért és aktualizálásáért a gazdasági vezető felelős. 2.7. Önköltség számítási szabályzat tartalma: - költség, önköltség fogalma - az önköltségszámítás fogalma, célja
- önköltség számítási szabályzat készítésére kötelezettek köre - önköltségszámítás tárgya - a kalkuláció fajtái - a kalkulációs séma, a kalkulációs költségtényezők tartalma - az önköltségszámítás módszere, a költségek felosztásának módja - az önköltségszámítás készítésének időpontjai - elő-és utókalkuláció alapját képező bizonylatok - a költségek nyilvántartása, gyűjtése, a költségszámítás bizonylatai - önköltség számítási sémák Az Önköltség számítási szabályzat elkészítéséért és aktualizálásáért a gazdasági vezető a felelős. 2.8. A kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzés és érvényesítés rendjének szabályzat tartalma: - Általános rendelkezések - A kötelezettségvállalás szabályai - A kötelezettségvállalás ellenjegyzésének szabálya - Az érvényesítés szabálya - Az utalványozási jog gyakorlása - Az összeférhetetlenség egyes szabályai: - Szakmai teljesítés igazolása A szabályzat elkészítéséért és aktualizálásáért a gazdasági vezető felelős. 2.9. Belső ellenőrzés működtetése A Belső Ellenőrzési Kézikönyv tartalmazza a) a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabályt, b) belső ellenőrökre vonatkozó szakmai etikai kódexet, c) a belső ellenőrzés funkcionális függetlenségét bemutató szervezeti ábrát,
d) a belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó belső szabályokat és eljárásokat, módszertani útmutatókat, az egyes ellenőrzési módszerek főbb lépéseit, szakaszait, e) a kockázatelemzési módszertant, f) a belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályokat, g) az ellenőrzési dokumentumok formai követelményeit, a dokumentumok megőrzési rendjét, h) egységes iratmintákat, i) az ellenőrzési jelentések szerkezetére, tartalmára vonatkozó előírásokat, j) az ellenőrzési megállapítások hasznosításának, az ellenőrzést követő intézkedések elrendelésének szabályait, k) az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárást, l) belső ellenőrök folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelveket, m) külső szakértők bevonására vonatkozó előírásokat. A Belső ellenőrzés megszervezéséért és működtetéséért az Intézményvezető a felelős. Záró rendelkezések Jelen szabályzat jogkövetéséért, karbantartásáért az gazdasági vezető a felelős. Jelen ügyrend 2014. április 1-én lép hatályba, és visszavonásig érvényes, a korábban kiadott szabályzat hatályát veszti. Budapest, 2014. március 31.. intézményvezető