Pétfürdő Nagyközség 2014. évi belső ellenőrzéséről szóló éves ellenőrzési jelentés A 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Bkr.) 48. -a éves ellenőrzési jelentés elkészítését írja elő. Az összefoglaló jelentés a Bkr. 48. megadott szempontok, illetve a Pénzügyminisztérium által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével készült. Az éves összefoglaló jelentés lehetőséget ad az ellenőrzési tapasztalatok értékelésére, az ellenőrzési jelentésekben tett javaslatok, megállapítások áttekintésére. a) A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján aa) az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése A belső ellenőrzésekre Pétfürdő Nagyközség Önkormányzati Képviselő-testülete által elfogadott 2014. évi ellenőrzési terv alapján került sor. A tervezett 9 ellenőrzés mindegyike végrehajtásra került (a terv szerinti ellenőrzési napszámmal), a következő évre áthúzódó ellenőrzés nem volt. Soron kívüli ellenőrzés elrendelésére egy esetben került sor. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai 1.) Normatíva ellenőrzés Az ellenőrzés során Pétfürdő Nagyközség intézményeinél helyszíni ellenőrzés keretében történt meg az igényelhető normatívák alátámasztó dokumentumainak felülvizsgálata. Az ellenőrzés elején a megbízólevél egy másolati példánya átadásra került az intézmény vezetője részére, majd az ellenőrzést követően intézményenként munkalapot vettünk fel a megállapított létszámokról, illetve adagokról, melyet mind az ellenőrzés, mind az ellenőrzött egység részéről aláírással igazoltunk. Az elfogadott mutatószámok a Magyar Államkincstár által kiadott táblázat szerinti bontásban a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Iroda részére átadásra kerültek. 2.) a Pétkomm Kft 2013. évi gazdálkodásának vizsgálata A Kft az előírt szabályzatokkal rendelkezik, melyek aktualizáltsága megfelelően történik. Gazdálkodása terén nagyfokú önállósággal rendelkezik, melyet a beszámoló kellő mélységű részletezettségével ellensúlyoz a tulajdonosa felé. A Kft dolgozóinak jogkörei szabályozottak, alkalmazásuk megfelel az előírásoknak. Az ügyvezetőt érintő utalványozásokat az összeférhetetlenség miatt a Polgármester asszony látja el. 1
3.) 2013. évi élelmezési tevékenység vizsgálata Az ellenőrzés a Szociális- és Gyermekjóléti Gondozási Központ Bölcsődéjénél került végrehajtásra. A bölcsőde főzőkonyhája csak gyermekétkeztetés ellátásában vesz részt, egyéb étkeztetés nincs. Az élelmezési tevékenységben a Win-Menza szoftvert alkalmazzák, ezzel állítják elő az összes alapbizonylatot. Az élelmezési folyamat megfelelő, az alkalmazott szoftver biztosítja a nyomon követhetőséget. A szabályozás vizsgálata szerint az megfelel az előírásoknak, módosítási javaslat csak a jogszabályozási hivatkozások felülvizsgálatával kapcsolatban került sor. 4.) Közbeszerzési eljárások szabályszerűségi ellenőrzése Pétfürdő Nagyközség Önkormányzata rendelkezik Közbeszerzési szabályzattal, melyet a képviselő-testület 288/2012.(VIII.30.) szám alatt hagyott jóvá. Tekintettel arra, hogy a vizsgált eljárás lefolytatása szintén ezen a napon indult meg, így belső szabályzatként már ennek előírásai voltak figyelembe veendők. A közbeszerzési eljárásokat és azok műszaki tartamát előkészítő dolgozó rendelkezik közbeszerzési referensi végzettséggel. Pétfürdő Nagyközség Önkormányzatának 122/2013.(III.21.) önkormányzati rendelet melléklete tartalmazza a 2013. évi beruházási kiadások előirányzatának feladatonkénti felosztását. A terv eredetileg 7 tételt tartalmazott. Ebből az iskolák világításának felújítását törölték. Változatlanul maradtak a Sugár út közvilágítása, valamint a színházterem szellőzés gépészeti munkái. Egy közbeszerzési tételként került összevonásra az útépítések, a lakótelep-térburkolatok és járdák, valamint a Berhidai úti járdák felújítása megnevezésű tételek. Fenti tételek végrehajtása a Pétfürdő Nagyközség Képviselő-testületének a Pétfürdő Nagyközség Önkormányzata 2013. évi költségvetésének végrehajtásáról szóló - 5/2014.(V.12.) számú önkormányzati rendelete szerint a következőképpen alakult: E l ő i r á n y z a t i (ezer Ft-ban) t er v tény eredeti módosított teljesítés 1.) színházterem szellőzés gépészeti munkái 55000 55000 47445 2.) Polgármesteri Hivatal kivitelezés 350000 320000 10760 3.) Sugár úti közvilágítás 24000 30700 25605 4.) út- és járdaépítések 108000 111000 40256 A vizsgált tevékenység szabályozott, de 2013-ban javasoltam annak kiegészítését az ellenőrzési nyomvonallal, mely jelen ellenőrzésig nem készült el. 2
5.) Házipénztári pénzkezelés vizsgálata A vizsgált időszakban a következő 5 pénztár kezelése történt a Polgármesteri Hivatal házipénztárában: 1. Önkormányzat 2. Polgármesteri Hivatal 3. Szociális és Gyermekjóléti Gondozási Központ 4. Panelkuckó Napközi otthonos Óvoda 5. Pétfürdői Közösségi Ház és Könyvtár A pénztár kezelése szoftverrel történik, így a pénztárbizonylatokat és a pénztárnaplót számítógéppel állítják elő. Ez biztosítja a sorszámfolytonosságot a bizonylatkezelés terén. A vizsgált tevékenység szabályozott, bár tettem a szabályzat módosítására javaslatot (ennek végrehajtását a Polgármesteri Hivatal 2015. II. negyedévére ütemezte). Mind a jogkörgyakorlás, mind a feuve megfelelően működött a tevékenység végzése során. Kirívó eltérést, szabálytalanságot a belső ellenőrzés a vizsgált időszakra nem tárt fel. 6.) Önkormányzat.által 2012. évben civil szervezetek részére juttatott támogatások elszámolásának ellenőrzése Az önszerveződő közösségek, civil kezdeményezések és a helyi egyházi közösségek pénzügyi támogatásának helyi rendjét Pétfürdő Nagyközség Képviselő-testülete 1/2006.(I.27.) számú önkormányzati rendeletében szabályozta. A vizsgált időszakra is ezen szabályozás hatálya állt fenn. A rendelet szerint a közösségi célú alapítványok támogatásáról a Képviselő-testület, a többi támogatásról átruházott hatáskörben a Humán Bizottság dönt (2. (2) bekezdés). Ugyancsak ők végzik a támogatások felhasználásának szakmai ellenőrzését, a pénzügyi elszámolást pedig a Pénzügyi Bizottság ellenőrzi (8. ). A támogatási szerződést a polgármester köti meg a kedvezményezettel (9. (1) bekezdés). A bemutatásra került elszámolások között csak a Pétfürdői Női Kar Egyesület esetén tettem javaslatot egy 3.980,- Ft nagyságú tétel elszámoltatására, vagy visszautaltatására teendő intézkedésre. 7.) Munkábajárás, kiküldetés, gépkocsi használat elszámolásának ellenőrzése Önkormányzatnál és költségvetési szerveinél A többi költségvetési szerv elszámolásának könyvelése a Polgármesteri Hivatalban történik, így a vizsgált időszakra vonatkozóan minden szervezet elszámolása a Hivatalban rendelkezésre állt. A 2985/201. számon kiadott és 2012. április 1. napjától hatályos Pétfürdő nagyközségi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala köztisztviselőinek Közszolgálati Szabályzata 7. pontja szabályozza a vizsgált időszakra vonatkozóan a kiküldetés szabályait. A 3
szabályozást rendben találtam. A többi szervezet esetén ilyet bemutatni nem tudtak, javasoltam ennek pótlását (ez megoldható pl. a hivatalban lévő megfelelő szabályzat hatályának kiterjesztésével is). A mintavételes eljárás során eltérést, kirívó szabálytalanságot a belső ellenőrzés a vizsgált időszakra nem tárt fel. 8.) Munkábajárás, kiküldetés, gépkocsi használat elszámolásának ellenőrzése Pétkomm Kft-nél A Pétkomm Kft esetén 2013. évben gépjárművel történő munkába járás 2 esetén volt engedélyezve, munkába járás esetén busz bérlet kifizetése 3 fő esetén történt, míg kiküldetés egy fő részére fordult elő. 9.) Selejtezés, leltározás vizsgálata A belső ellenőrzés során az adott témában bemutatásra került a Leltárkészítési és leltározási szabályzat, illetve a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata. Mindkét szabályzat 2013. január 1-jétől hatályos. A szabályzatok kiterjesztésre kerültek mind az önkormányzat, mind az általa alapított költségvetési szervekre. A selejtezések vizsgálata során szabálytalanságot a belső ellenőrzés nem tárt fel. A leltározás során az elszámoltatott dolgozók felelősségi köreinek jogszabályban előírtakhoz való igazítását javasolta az ellenőrzés. Rendkívüli ellenőrzés elrendelése A Szociális és Gyermekjóléti Gondozási Központ által szociális étkeztetés során 2013. évben a ténylegesen kiosztásra került ételadagoknak az NRSzH információs rendszerbe való hiányos adatfelvitele miatt az Önkormányzat kevesebb adaghoz tartozó központi állami normatíva lehívására lett jogosult. A belső ellenőrzés részére a Nagyközség Önkormányzati Képviselő-testülteének döntése alapján - ennek részleteinek megvizsgálása lett kijelölve. Mivel a belső ellenőrzés által tett megállapításokat még azon időszakban a Képviselőtestület elé terjesztettük, így annak részleteit jelen jelentésben nem rögzítem. 4
ab) a bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása Az ellenőrzéseket Gerlang Ferenc megbízott belső ellenőr végezte. A vizsgálatokat végző belső ellenőr az ellenőrzések során a szükséges dokumentumokba, nyilvántartásokba betekinthetett, az ellenőrzött szervezet munkatársaitól a szükséges információt megkapta. Az ellenőrzések során a belső ellenőr funkcionális függetlensége nem sérült, összeférhetetlenség nem volt. A belső ellenőrzések végzése során az ellenőrzöttek mindenben az ellenőrzés rendelkezésére álltak, segítőkészek voltak. Az ellenőrzést akadályozó tényező nem merült fel. A belső ellenőrzés, mint a belső kontrollrendszer egyik eleme, szintén tárgya volt az Állami Számvevőszék Pétfürdőn való ellenőrzésének. ac) tanácsadó tevékenység bemutatása A tárgyévben tanácsadói tevékenységre nem került sor. b) a belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján az alábbiak szerint: ba) a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok Az egyes ellenőrzések során a belső ellenőrzési jelentésben tettem javaslatokat a megállapítások mellett. Azok bár kifejezetten nem a belső kontrollrendszer egyes elemeit nevesítve végrehajtása javíthatja a belső kontrollrendszer megfelelőségét. bb) a belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A belső kontrollrendszer értékelése során javasolom figyelembe venni az Állami Számvevőszék e tárgyban történt vizsgálatának Jelentését. c) intézkedési tervek megvalósítása A vizsgált időszakban Intézkedési terv készítésére sor nem került. Pétfürdő, 2015. február 15. Készítette: Gerlang Ferenc (belső ellenőr) 5