1. számú melléklet. Összefoglaló éves ellenőrzési jelentés évről Miskolc Környéki Önkormányzati Társulás

Átírás

1 1. számú melléklet Összefoglaló éves ellenőrzési jelentés évről Miskolc Környéki Önkormányzati Társulás

2 Vezetői összefoglaló A belső ellenőrzési feladatokat az önkormányzati társulásnál és tagönkormányzatainál a 37/2013. (XI.27.) Társulási Tanácsi határozattal felülvizsgált Társulási Megállapodás alapján a Miskolc Környéki Önkormányzati Társulás végezte. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Bkr.) 56. (8) bekezdése alapján az önkormányzatok részére elkészített éves ellenőrzési jelentést március 20-ig az érintett jegyzők részére megküldtük, hogy azt a polgármester a zárszámadással egyidejűleg a képviselő-testület elé terjeszthesse. A jelentés a Bkr. 48., valamint a Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott útmutató alapján készült. A Társulás a tevékenység ellátásának finanszírozására külön pénzügyi keretet hozott létre, amelyben évre 1 fő belső ellenőr létszámhelyet engedélyezett. Az Mötv. szerint előírt feltételeknek is megfelelve a Társulás munkaszervezete megszűnt, a belső ellenőrzést ellátó dolgozók az átalakítást követően a Miskolc Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztályára kerültek április 1-jétől. A Társulás belső ellenőrzése évben az önkormányzat képviselő-testülete által jóváhagyott ellenőrzési terv, valamint előzetes kockázatelemzés alapján végezte az ellenőrzéseket. A Társulás belső ellenőrzése szakmai tanácsadással is támogatta a jegyző munkáját. A belső ellenőrzés tekintetében évben a Bkr. 22. értelmében a Társulásnál kijelölt személy a belső ellenőrzési vezetői feladatokat is ellátta. A vizsgálatok során a belső ellenőrzés javaslatokat, ajánlásokat rögzített a belső ellenőrzési jelentésekben, amelyek hasznosulásáról az intézkedési tervekben megjelölt határidőt követően, a Bkr a alapján beszámolót kért az ellenőrzött szervezettől. A belső ellenőrzések nyilvántartását a Miskolc Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztálya végzi a Bkr. 22. (2) b) pontja alapján. Az önkormányzat és költségvetési szervei tekintetében a Bkr. 14. (1) szerinti külső ellenőrzések nyilvántartásáról az önkormányzat hivatala gondoskodik.

3 Tartalomjegyzék I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján...4 I/1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése...4 I/1/a. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése...5 I/1/b. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása...5 I/2/a. A belső ellenőrzési tevékenység humánerőforrás ellátottsága...5 I/2/b. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása...5 I/2/c. Összeférhetetlenségi esetek...6 I/2/d. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása...6 I/2/e. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők...6 I/2/f. Az ellenőrzések nyilvántartása...6 I/2/g. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok...6 I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása...6 II. A belső kontrollrendszerek működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján...7 II/1. A belső kontrollrendszerek szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok...7 II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése...8 III. Az intézkedési tervek megvalósítása...10

4 I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján A belső ellenőrzés a belső kontrollrendszer keretén belül működő független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje. A Belső Ellenőrzési Osztály év végén egy önértékelési kérdőívet állított össze az Nemzetgazdasági Minisztérium honlapján közzétett: Útmutató a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján összeállítandó éves ellenőrzési terv és összefoglaló éves ellenőrzési terv, valamint éves ellenőrzési jelentés és éves összefoglaló ellenőrzési jelentés elkészítéséhez alapján. A kérdőív 6 részből áll, melyek a következőek: 1.) A belső ellenőrzés kialakítása és működése 2.) Funkcionális függetlenség 3.) A belső ellenőrzés feladata 4.) A belső ellenőrökre vonatkozó általános és szakmai követelmények 5.) A belső ellenőrzési vezető 6.) A belső ellenőr jogai és kötelezettségei A évre vonatkozó önértékelés a /2016. iktatószámon megtalálható. Az önértékelés alapján megállapítottuk, hogy a tanácsadó tevékenység dokumentálási folyamatának egységesítése szükséges. A minőséget biztosító eljárások rendelkezésre állnak, ezeknek a mérése- értékelésének eredménye folyamatosan beépül az ellenőrzési tevékenységbe. Az ellenőrökre, mint köztisztviselőkre vonatkozó teljesítményértékelés a hatályos törvényeknek megfelelően megtörtént. I/1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése A Társulás a évi belső ellenőrzési tervet a társult települések vonatkozásában a 25/2014. (XI.28.) Társulási Tanácsi határozatával hagyta jóvá. Terven felüli és soron kívüli ellenőrzés nem volt évben a munkaszervezet és az intézmények vonatkozásában. A tagönkormányzatoknál tervezett és végzett ellenőrzések számát az alábbi táblázat foglalja össze: Vizsgálat típusa Tervezett Megvalósult ellenőrzések száma munkaügyi 3 3 szabályszerűségi közbeszerzés 1 1 vagyonnyilatkozat 1 1 pénzügyi pénzügyi 2 2 térítési díj 1 1 informatikai 1 1 rendszerellenőrzés 8 7 teljesítmény 1 0 összesen 18 16

5 I/1/a. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése évben az önkormányzatoknál tervezett 18 ellenőrzésből 16 valósult meg, terven felüli és soron kívüli vizsgálat nem volt. Hernádkak Községi Önkormányzata december 18-án kelt kérelmében a Társulásból való kiválás miatt nem kérte a tervezett ellenőrzés lefolytatását. Mályi Községi Önkormányzatnál az ellenőrzés megkezdése előtt büntető eljárás indult, így az ellenőrzés lefolytatása szükségtelenné vált. I/1/b. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása évben nem történt az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény. I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása A belső ellenőrzési tevékenység végzése megfelelt a jogszabálynak. A megbízólevél, az ellenőrzési program összeállítása az előírások szerint történt. A jelentéstervezetek minden esetben megküldésre kerültek az érintett költségvetési szervek számára. Az intézkedési tervek és az intézkedési terv végrehajtásáról szóló beszámolók megküldésre kerültek, illetve megküldésük folyamatban van a Bkr. 46. (1) bekezdésének megfelelően. I/2/a. A belső ellenőrzési tevékenység humánerőforrás ellátottsága A munkaszervezeten belüli belső ellenőrzési egység 1 fővel kezdte el a működését az első félévben, a megfelelő tárgyi feltételek mellett. Az év folyamán egy alkalommal került sor munkakör átadására. A munkatársak rendelkeztek az államháztartásért felelős miniszter engedélyével, a belső ellenőrzési tevékenységre jogosult személyek nyilvántartásában szerepelnek. A kötelező továbbképzést valamennyi érintett munkatárs sikeresen teljesítette. A évtől belső ellenőrzési tevékenység központi költségvetési támogatása a Társulások vonatkozásában megszűnt, így a tevékenység ellátásának finanszírozására létszámcsökkentési döntéssel - a Társulás egy külön pénzügyi keretet hozott létre, amelyben évre 1 fő belső ellenőr létszámhelyet engedélyezett évben a tényleges felhasznált revizori nap (112 nap) az éves ellenőrzési tervben rögzített munkaterv szerint alakult. I/2/b. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása A Bkr. 19. (1) foglaltakban meghatározott funkcionális függetlenség biztosított volt. A feladatellátást végző dolgozók a Társulás székhelytelepülése Miskolc MJV Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának köztisztviselői, a Jegyzői Kabineten belül működő Belső Ellenőrzési Osztály dolgozói.

6 I/2/c. Összeférhetetlenségi esetek A Bkr a szerinti összeférhetetlenségi eset nem állt fent. I/2/d. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása Az ellenőrzések során a Bkr a által előírt jogosultságokkal kapcsolatban nem merült fel probléma, korlátozás. I/2/e. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők évben a belső ellenőrzési feladatellátás tárgyi feltételei adottak voltak, azt a Társulás, Miskolc Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala, illetve a tagönkormányzatok biztosították, az eszközellátottság hiánya nem lépett fel. Az információellátottság megfelelő volt. A működéshez szükséges pénzügyi forrás a Társulás költségvetéséből származik. I/2/f. Az ellenőrzések nyilvántartása A belső ellenőrzési vezető a Bkr a által előírt nyilvántartást az elvégzett ellenőrzésekről vezeti az előírt tartalommal és gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről. A belső ellenőrzések nyilvántartását a Miskolc Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztálya végzi a Bkr. 22. (2) b) pontja alapján. Az önkormányzat és költségvetési szervei tekintetében a Bkr. 14. (1) szerinti külső ellenőrzések nyilvántartásáról az önkormányzat hivatala gondoskodik. I/2/g. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A Társulásba bevont önkormányzatoknál általános ellenőrzési tapasztalat alapján kockázati elemként értékeljük, ezért szükségesnek tartjuk felhívni valamennyi szervezet figyelmét, a: gazdálkodási feladatokkal összefüggésben, a pénzügyi ellenjegyzés, utalványozás, teljesítésigazolás jogszabályi előírások szerinti alkalmazására, a Vezetői Irányítási Rendszer működtetésére, belső kontrollok folyamatos felülvizsgálatára és használatára. A megállapítások számának csökkentése érdekében továbbra is fontosnak tartjuk az önkormányzatokkal folytatott év közbeni folyamatos konzultációkat, a közös jogszabályértelmezéseket, tanácsadási tevékenységet. I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrzési egység külön szóbeli felkérés alapján elsősorban a jogszabályváltozások folyamán szükséges szabályzat-módosítások és dokumentációk, nyilvántartások vezetésének ügyeiben adott tanácsot. A tanácsadás egyrészt célirányosan a helyszíni vizsgálatkor az adott

7 témakörben felmerült kérdések megválaszolásával, másrészt telefonon, -ben az önkormányzati gazdálkodást, illetve a közalkalmazottak jogállásáról és a közszolgálati tisztviselőkről szóló törvényekben foglaltak értelmezését és alkalmazását érintették. A külső ellenőrzések (pl.: Állami Számvevőszék) által kért adatszolgáltatásnál közreműködtünk. A belső ellenőrzési egység által adott véleményekben, javaslatokban a Költségvetési levelek című szakmai folyóiratban, belügyminisztériumi feljegyzésekben szereplő állásfoglalásokat is felhasználtuk. II. A belső kontrollrendszerek működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján II/1. A belső kontrollrendszerek szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok Az egyes Önkormányzatoknak készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentések részletesen tartalmazzák az önkormányzatokra vonatkozó ellenőrzések intézkedési javaslatait. Az egyes ellenőrzések célját és az ellenőrzések során tett általános intézkedési javaslatokat az alábbi táblázat foglalja össze: Az ellenőrzés tárgya rendszerellenőrzés (7) pénzügyi ellenőrzés (2) Az ellenőrzés célja A gazdálkodás során biztosított-e a szabályszerűség, a számviteli bizonylati rend területén érvényesülnek-e a jogszabályokban, belső szabályzatokban meghatározott követelmények. A folyamatba épített ellenőrzés lehetővé tette-e a szabálytalanságok, hiányosságok, a nem kellően hatékony megoldások feltárását, megelőzését. Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás megfelelően szolgálta-e a szakmai feladatok ellátását, az önkormányzati vagyon megőrzésére, gyarapítására milyen intézkedéseket tettek. A külső és belső ellenőrzés elősegített-e a szabályszerű gazdálkodást, a hiányosságok megszüntetése érdekében megtették-e a szükséges intézkedést. Annak értékelése, hogy a Polgármesteri Hivatalnál a törvényi előírásokat, a gazdálkodást érintő szabályzatok vonatkozó pontjait érvényesítették-e a házipénztár kezelése, készpénz-, banki forgalom elszámolása során. A Polgármesteri Hivatalnál a jogszabálynak megfelelően hajtották-e végre az államháztartás számvitelének évi megváltozásával kapcsolatos feladatokat (4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet, 36/2013. (IX. 13.) NGM rendelet, 38/2013. (IX. 19.) NGM rendelet, 307/2013. (VIII. 14.) Korm. rendelet). Általános intézkedési javaslatok Szabályzatok felülvizsgálatára vonatkozó javaslatot tettünk (Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének szabályzata, SzMSz) Gazdálkodással kapcsolatos szabályzatok átdolgozására (Pénzkezelési szabályzat, Gazdálkodási szabályzat), pénzügyi ellenjegyzés valamennyi kötelezettségvállalási dokumentumon való elvégzésére tettünk javaslatot térítési díj ellenőrzés (1) Annak értékelése, hogy a térítési díjak megállapítása, elszámolása, a kedvezmények érvényesítése a jogszabályokban előírtaknak megfelelően történt-e, az ellenőrzési jogköröket a helyi sajátosságoknak megfelelően, a célszerűségi szempontok alapján határozták-e meg. Élelmezés szabályzat elkészítésével, étrend összeállításával, nyilvántartással kapcsolatos javaslatokat tettünk.

8 munkaügyi ellenőrzés (4) közbeszerzés szabályszerűségének ellenőrzése (1) informatikai ellenőrzés (1) Annak értékelése, hogy a törvényi előírásokat, a munkaviszony (közszolgálati jogviszony) létesítését, az átsorolásokat a törvényi előírásoknak megfelelően végezték-e? A létszám és bérköltség felhasználást a költségvetésben engedélyezett keretek között valósították-e meg? Annak értékelése, hogy a közbeszerzési eljárások tervezése megfelelt-e a közbeszerzési törvényben és a helyi előírásokban foglaltaknak. Annak vizsgálata, hogy szükséges volt-e közbeszerzési eljárás lefolytatása, ha igen azt lefolytatták-e, valamint az annak alapján kötött szerződéseknél betartották-e a közbeszerzési törvény előírásait. Annak vizsgálata, hogy az Önkormányzat, Polgármesteri Hivatal informatikai rendszere megfelel-e a vonatkozó törvényi előírásnak. Közszolgálati Szabályzat módosítására, illetménykiegészítésekre vonatkozóan tettünk javaslatot. Közbeszerzési terv elfogadásával, közzétételével, jóváhagyásával kapcsolatos, valamint a Kbt. szerinti közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó javaslatokat tettünk. Az informatikai biztonsági szabályzatban meghatározott elektronikus információs rendszerekhez való hozzáférési jogosultság szabályozására és megismerésére vonatkozó javaslatot tettünk. II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A bels ő kontrollrendszer működésének értékelése az ellenőrzési tapasztalatok, valamint a témában a jegyzők által kitöltött kérdőív feldolgozása alapján történt. A Bkr. 56. (8) bekezdés alapján a feladatellátásban résztvev ő önkormányzatok jegyzőjének elküldött éves összefoglaló jelentések tartalmazzák az egyes településekre vonatkozóan a belső kontrollrendszer működésének értékelését. A Miskolc Környéki Önkormányzati Társulás belső ellenőrzést ellátó Miskolc Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal belső kontrollrendszerének értékelése: 1. Kontrollkörnyezet A Jegyző a Hivatal hatékony, gazdaságos és eredményes működése érdekében olyan kontrollkörnyezetet alakít ki, amelyben: - világos a szervezeti struktúra, - egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok, - meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén, - átlátható a humánerőforrás-kezelés. A kontrollkörnyezet része az ellenőrzési nyomvonal, valamint a szabálytalanságok kezelésének az eljárásrendje. Kontrollkörnyezet keretében a szervezeti felépítés meghatározott, feladatai, célrendszere (Alapító Okirat, SZMSZ), a főbb folyamatok szabályozottak (Jegyzői és Polgármesteri Utasítások, együttműködési megállapodások, munkaköri leírások). A feladatellátáshoz a megfelelő humán erőforrás rendelkezésre áll, a szükséges továbbképzések terv szerint történnek. A feladat és felelősségi körök szabályozottak. 2. Kockázatkezelés

9 A kockázatok kezelésére a szervezeti egységek tekintetében készült kockázatkezelési szabályzat és ellenőrzési nyomvonal, valamint meghatározásra kerültek a szervezeti célok. A kockázati tényezőket a szervezeti egységek felmérik, a csökkentésre szükséges intézkedéseket megteszik. A kiemelten nagy kockázatú tevékenység esetében a szervezeti egység vezetője intézkedik a preventív ellenőrzésről. Ennek keretében folyamatos jelentést, beszámolót kér, vagy felkéri a Belső Ellenőrzési Osztályt vizsgálat elvégzésére. Amennyiben a kockázat több szervezeti egység feladatkörét érinti, a kockázatkezelésre Kockázatkezelő Bizottságot lehet létrehozni. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal. 3. Kontrolltevékenységek A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) alapvető célja számot adni arról, hogy az intézményi pénzeszközökkel, vagyonnal szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen történik a gazdálkodás. Kötelezettségvállalási, engedélyezési eljárások szabályozottak, a gazdálkodás területére az ellenőrzési nyomvonal kialakított, a feladatok és felelősségek köre megosztott, mely biztosítja a hatékony kontrollt. A FEUVE rendszer működtetése, az egyes tevékenységek feladatköri elkülönítése biztosított, a különféle eljárási rendek, hozzáférési, beszámolási eljárások szabályozottan történnek. FEUVE főbb jellemzői: A folyamatnak megfelelő időben történik Gazdaságos Számon kérhető Megfelelő helyen van Rugalmas Oknyomozó Célszerű A problémákat korán felderíti, a kockázatok csökkentéséhez hozzájárul. Elvárható biztosítékot nyújt a kívánt eredmény elérésére, a legkevesebb nemkívánatos mellékhatással. Segít a beszámoltathatóságot biztosítani, a kijelölt feladattal kapcsolatban. Ott alkalmazzák, ahol a leghatékonyabb. Az eljárások változásait gyorsan elsajátítja, a teljes rendszer változtatása nélkül. Nem csak problémákat, hanem annak okait is megtalálja. A vezetés szükségleteinek megfelel. 4. Információ és kommunikáció Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy azok hatékonyak, megbízhatóak és pontosak legyenek, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Ennek érdekében a Hivatal dokumentumokban szabályozza a feljegyzések azonosításának, tárolásának, védelmének, megőrzési idejének és selejtezésének előírásait, valamint az elmúlt évben központi iktatási rendszert vezetett be.

10 5. Nyomonkövetés A Hivatal monitoring rendszere az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomonkövetésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. A belső kontrollrendszer keretén belül működő belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje. A Hivatalban az ajánlásoknak megfelelő számú főből álló Belső Ellenőrzési Osztály működik a 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletnek megfelelően. III. Az intézkedési tervek megvalósítása Az ellenőrzések megállapításait az ellenőrzöttek részletesen megismerték. A évben tett megállapításokkal kapcsolatosan, többségében a szabályszerű működésre vonatkozó javaslat, illetve feladat került megfogalmazásra. A javaslatok realizálása érdekében a vezetők - a felelősöket és a határidőket tartalmazó - intézkedési tervet készítettek. A feltárt hiányosságok megszüntetésére készített intézkedési terv végrehajtásáról az ellenőrzöttek a beszámolóikat elkészítették és megküldték az Osztály részére. A 11 önkormányzatot érintő 16 ellenőrzési jelentésből 9 tartalmazott javaslatot. Az intézkedések megvalósítási aránya 97,0 %-os. Miskolc, április 28.