SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER PILOT VERZIÓ LEÍRÁS

SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER PILOT VERZIÓ LEÍRÁS E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 1

A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az Elektronikus közigazgatási keretrendszer tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 2

1. Metaadat-táblázat Megnevezés Cím (dc:title) Kulcsszó (dc:subject) Leírás (dc:description) Típus (dc:type) Forrás (dc:source) Kapcsolat (dc:relation) Terület (dc:coverage) Létrehozó (dc:creator) Kiadó (dc:publisher) Résztvevı (dc:contributor) Leírás SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER PILOT VERZIÓ LEÍRÁS Szakmai monitoring keretrendszer pilot verzió kialakítása A tanulmány bemutatja a szakmai monitoring keretrendszer pilot verziójában kiválasztott alkalmazásokat. e-közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Miniszterelnöki Hivatal KOPINT-DATORG Infokommunikációs Zártkörően Mőködı Részvénytársaság (Kopint-Datorg Zrt.) Jogok (dc:rights) Dátum (dc:date) 2009.09.21. Formátum (dc:format) MS-Word Azonosító (dc:identifier) Nyelv (dc:language) Magyar Verzió (dc:version) V1 Státusz (State) Végleges Fájlnév (FileName) EKK_ekozig_PM_Pilot_bemutatas_080919_V1 Méret (Size) Ár (Price) Felhasználási jogok (UserRights) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 3

A dokumentum neve 2. Verziókövetési táblázat A dokumentum készítıjének neve SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER PILOT VERZIÓ LEÍRÁS KOPINT-DATORG Infokommunikációs Zártkörően Mőködı Részvénytársaság (Kopint-Datorg Zrt.) A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma 2008.09.19. Verziószám V1 Összes oldalszám 28 A projekt azonosítója E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 2.1. Változáskezelés Verzió Dátum A változás leírása V1 2008.09.19 MeH-nek átadott verzió V2 V3 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 4

Megnevezés 3. Szövegsablon Leírás 1. Elıszó (Foreword) Van 2. Bevezetés (Preamble) Van 3. Alkalmazási terület (Scope) Nincs 4. Rendelkezı hivatkozások (References) Nincs 5. Fogalom-meghatározások Nincs (Definitions) 6. A szabvány egyedi tartalma Van (UniqueContent) 7. Bibliográfia Nincs 8. Rövidítésgyőjtemény Nincs 9. Fogalomtár Nincs 10. Ábrák Van 11. Képek Nincs E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 5

4. Tartalomjegyzék 1. METAADAT-TÁBLÁZAT... 3 2. VERZIÓKÖVETÉSI TÁBLÁZAT... 4 2.1. VÁLTOZÁSKEZELÉS... 4 3. SZÖVEGSABLON... 5 4. TARTALOMJEGYZÉK... 6 5. ELİSZÓ... 8 6. BEVEZETÉS... 10 6.2. MEGKÖZELÍTÉS - A DOKUMENTUM CÉLJA... 10 6.2.1. A DOKUMENTUMNAK VÁLASZT KELL ADNI AZ ALÁBBI KÉRDÉSEKRE:... 10 7. SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER DEFINÍCIÓJA... 10 7.1. A SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER FİBB RÉSZEI... 11 8. A PROJEKTVEZETÉST, A MÓDSZERTANOK ALKALMAZÁSÁT TÁMOGATÓ SZOFTVER PILOT... 12 8.1. A PROJEKTVEZETÉST, A MÓDSZERTANOK ALKALMAZÁSÁT TÁMOGATÓ SZOFTVEREK... 13 8.1.1. FUNKCIONÁLIS ELVÁRÁSOK... 13 8.1.2. TECHNIKAI KÖVETELMÉNYEK... 14 8.2. AZ ELVÁRÁSOKNAK ELEGET TEVİ SZOFTVEREK (PROJEKTVEZETÉST TÁMOGATÓ ALKALMAZÁSOK)... 15 8.2.1. A PIACON RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ PROJEKTVEZETÉST TÁMOGATÓ SZOFTVEREK TÁBLÁZATOS ÖSSZEHASONLÍTÁSA... 16 8.3. DOTPROJECT.NET NYÍLT FORRÁSKÓDÚ PROJEKTMENEDZSMENT KERETRENDSZER... 18 8.3.1. DOTPROJECT ALAP MODULOK... 19 8.3.2. FİBB KIEGÉSZÍTİ MODULOK A DOTPROJECT RENDSZERHEZ... 20 9. A DOKUMENTUMKEZELÉST TÁMOGATÓ SZOFTVER PILOT... 20 9.1. A PROJEKTDOKUMENTÁCIÓ-KEZELÉSI ALRENDSZERREL SZEMBENI KÖVETELMÉNYEK. 20 9.1.1. A PROJEKTEK DOKUMENTÁCIÓKEZELÉSÉT TÁMOGATÓ SZOFTVEREK... 21 9.1.2. A PIACON RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ, A PROJEKT DOKUMENTUM-KEZELÉST TÁMOGATÓ SZOFTVEREK TÁBLÁZATOS ÖSSZEHASONLÍTÁSA... 23 9.2. KNOWLEDGETREE (NYÍLT FORRÁSKÓDÚ) DOKUMENTUM MENEDZSMENT RENDSZER... 26 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 6

10. TOVÁBBLÉPÉS FELADATAI... 28 11. ÁBRÁK... 29 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 7

5. Elıszó A kormány egyik kiemelt célja a közigazgatási folyamatok ügyfélközpontúságának növelése, a szolgáltatások színvonalának és hatékonyságának javítása. Az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt (röviden: Projekt) az Új Magyarország Fejlesztési Terv (2007 2013) Államreform Operatív Programja kiemelt projektje. A fenti, kiemelt kormányzati célhoz a Projekt úgy járul hozzá, hogy megteremti az informatikai és szabályozási feltételeket, kidolgozza a szükséges módszertani hátteret, hozzájárul a szolgáltatásokban és az infrastruktúrában meglévı, szükségtelen párhuzamosságok felszámolásához és a deregulációhoz. A Projekt feladata, sok más egyéb mellett, az interoperabilitás és a biztonságos e-közigazgatási rendszer létrehozásához minimálisan szükséges szabványok, követelmények, eljárásrendek meghatározása, módszertani útmutatók készítése, illetve a további e-közigazgatási fejlesztésekhez a projektmenedzsment módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása. A Projekt keretében kidolgozott szabványokat egy, az összes fejlesztı által elérhetı szabványtárban teszik majd közzé. Mivel a késıbbi projektek résztvevıinek alkalmazniuk kell az e-közigazgatási keretrendszer elıírásait, ezért a projektmenedzsment-módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása is a projekt részét képezi Az ÚMFT Államreform Operatív Program Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" kiemelt alprojektjei: Folyamatleíró módszertan és eszközrendszer kidolgozása Interoperabilitási követelmények meghatározása IT biztonsági követelmények meghatározása Alkalmazásfejlesztési keretrendszer kidolgozása Szabványtár kidolgozása E-közigazgatási pilot projektek indítása Projektmenedzsment módszertan és szakmai monitoring kialakítása A koordinációs elısegítése Termékek, szolgáltatások értékelésének, auditjának elıkészítése A projekt megteremti az e-közigazgatási rendszerfejlesztés központi koordinációjához és irányításához szükséges tudáshátteret. Az E-közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt (Projekt) 9. Projektmenedzsment módszertan és szakmai monitoring keretrendszer kialakítása alprojekt (Alprojekt) célja komplex támogatás, segítségnyújtás az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok (Programok) projektjei s ennek révén a programok és az ÚMFT sikeres megvalósításához, a célok eléréséhez. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 8

A szakmai monitoring keretrendszer tehát egy olyan szoftvercsomag, amely támogatja az I- VI. kötetben szereplık megvalósítását a gyakorlatban, a konkrét projektek megvalósítása során. A Szakmai monitoring keretrendszernek koncepcionális szinten fı komponense van: projektmenedzsment (tervezés, követés) projekt dokumentációk kezelése A két komponens természetesen szorosan együttmőködik, együtt alkotják az integrált rendszert. A támogató szoftvercsomagra azért van feltétlenül szükség, mert az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjei, méretüknél, összetettségüknél, jelentıségüknél fogva nem valósíthatók meg sikeresen nem csak a megfelelı módszertanok, módszerek, technikák szakszerő és hatékony alkalmazása nélkül, de megfelelı szoftver-támogatás nélkül sem eredményesen (l. projekt-háromszög - határidı, minıség, költség). A jelen dokumentumban az alprojekt 3. fázisában elkészített pilot rendszer kerül ismertetésre. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 9

6. Bevezetés 6.2. Megközelítés - A dokumentum célja A Szakmai Monitoring Keretrendszer Pilot Verzió Leírás címő dokumentum célja, szoros összefüggésben a Projekt céljával, hogy Az Alprojekt keretében készült, hat Tanulmányban foglaltakra alapozva bemutassa a Szakmai monitoring keretrendszerre, annak két fı komponensére (projektmenedzsment, illetve projekt dokumentációk kezelése) vonatkozó pilot rendszert, a követelményspecifikációt és a kiválasztás szempontjait. 6.2.1. A dokumentumnak választ kell adni az alábbi kérdésekre: Milyen követelményeknek kell egy projektmenedzsment szoftvernek tejesíteni ahhoz, hogy a Szakmai monitoring keretrendszer részeként a lehetı leghatékonyabban legyen képes támogatni az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjeinek megvalósítását, a projekt-célok elérését? Milyen követelményeknek kell egy dokumentum-menedzsment szoftvernek tejesíteni ahhoz, hogy a Szakmai monitoring keretrendszer részeként, a projekt dokumentumai tárolása, nyilvántartása, visszakeresése révén a lehetı leghatékonyabban legyen képes támogatni az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjeinek megvalósítását, a projekt-célok elérését? Milyen (zárt, illetve nyílt forráskódú) projektmenedzsment rendszerek állnak rendelkezésre a piacon, amelyek megfelelnek a fenti követelményeknek, s amelyek így tekintetbe vehetık a pilot rendszer kialakítása során? Milyen (zárt, illetve nyílt forráskódú) dokumentum-menedzsment rendszerek állnak rendelkezésre a piacon, amelyek megfelelnek a fenti követelményeknek, s amelyek így tekintetbe vehetık a pilot rendszer kialakítása során (idı hiányában nem a teljes piac áttekintése a feladat, hanem néhány rendszer példaként történı bemutatása)? 7. Szakmai monitoring keretrendszer definíciója A szakmai monitoring keretrendszer egy olyan, komplex szoftvercsomag, amely támogatja az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai keretében megvalósuló projektek tervezését, megvalósítását, annak irányítását, elısegítve ezzel e projektek sikeres, hatékony megvalósítását és ezen keresztül a Közigazgatási Reform Program és az ÚMFT céljai elérését. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 10

7.1. A szakmai monitoring keretrendszer fıbb részei A szakmai monitoring keretrendszer két legfıbb funkciója, illetve alrendszere: A nagy, összetett projektek tervezésének, irányításának, elszámolásának komplex, magas színvonalú támogatása (projektvezetési alrendszer) A nagy, összetett projektek dokumentációk kezelésének komplex, magas színvonalú támogatása (projekt dokumentációkezelési alrendszer) ELEKTRONIKUS KÖZIGAZGATÁSI KERETRENDSZER PROJEKTMENEDZSMENT MÓDSZERTAN SZAKMAI MONITORING KERETRENDSZER PROJEKTVEZETÉSI ALRENDSZER DOKUMENTÁCIÓKEZELÉSI ALRENDSZER E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 11

8. A projektvezetést, a módszertanok alkalmazását támogató szoftver PILOT A kiválasztás során a nemzetközi legjobb mőszaki gyakorlat (best engineering practice) technikáit, módszereit, és dokumentációs formáit alkalmaztuk. A piacon rendelkezésre álló projektmenedzsment, illetve dokumentum-menedzsment rendszerek bemutatása esetében a rendelkezésre álló idı nem elegendı sem ahhoz, hogy a teljes piaci kínálatot bemutassuk, sem pedig ahhoz, hogy a bemutatásra a forgalmazóktól kérjünk be információt (például tájékoztató ajánlatot), s nem is ez volt a feladat. A bemutatásra kerülı rendszerek kiválasztása során egyrészt sokéves szakmai tapasztalataink alapján jártunk el, másrészt annak alapján, hogy elérhetıek-e az adott rendszer dokumentációi nyilvánosan, pl. interneten keresztül. Törekedtünk arra, hogy a bemutatással lehetıleg minél szélesebb keresztmetszetet adjunk a hazai kínálatról, mind a projektmenedzsment, mind pedig a projekt dokumentum kezelı szoftverek vonatkozásában, s így, a követelményeknek való megfelelısen túl, figyelmet fordítottunk arra is, hogy a bemutatásra kerülı mintába, ha csak lehet, kerüljenek be ne csak külföldi, de hazai fejlesztéső rendszerek is, illetve mind nyílt, mind pedig zárt forráskódú alkalmazások is. Ezen túl szempont volt az is, hogy lehetıleg minél szélesebb körben használt, ismert alkalmazásokat mutassunk be. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 12

8.1. A projektvezetést, a módszertanok alkalmazását támogató szoftverek A cél olyan rendszer (szoftver) használata, amely komplex módon és hatékonyan támogathatja az ÚMFT Közigazgatási Reform Programjai és a további programok, tervek keretében megvalósuló nagy, összetett informatikai fejlesztési projektek megvalósítása során jelentkezı projektvezetési feladatokat és ennek révén e projektek, programok sikeres végrehajtását, a célok elérését. A projektvezetést támogató szoftverrel szembeni, fıbb elvárásokat alábbiakban foglalhatjuk össze. 8.1.1. Funkcionális elvárások 8.1.1.1. Operatív szint Adjon lehetıséget egyszerő és összetett projektek feladatainak létrehozására, tervezésére, kölcsönzésére; Adjon lehetıséget a projekten belül tevékenységi terv kidolgozására; Támogassa az egyes feladatokhoz erıforrások hozzárendelését (személy, eszköz, materiál); Támogassa az egyes részfeladatok függıségének megadását; Adjon lehetıséget a projekt során a készültségi szintek nyomonkövetésére; Biztosítson költségtervezési funkciót; Adjon lehetıséget projektek közötti kapcsolatok definiálására; Adjon lehetıséget projektek közzétételére; Támogassa tartalék idık adminisztrálását; Adjon lehetıséget a részfeladatok átfutási idejének megadására; Támogassa megosztott resource pool-ok kezelését, melyeket projektek közt megoszthatóak; Minden erıforrás rendelkezzen saját naptárral, melyben a foglaltsága nyomon követhetı; Tökéletes együttmőködés, kétirányú átjárhatóság legyen a projektvezetési alrendszer és a projektdokumentáció-kezelési alrendszer között; Adjon lehetıséget az elkészült projektterv mentésére, nyomtatására; Biztosítson többféle nézetet a projekt tervezése során (naptár típusú nézet, Gantt diagram, hálózati diagram, feladatok munkaóra-felhasználása, erıforrások kihasználtsága stb.); Támogassa ismétlıdı feladatok létrehozását; Központi (relációs) adatbázisban tárolja a projekt adatokat; Az ismétlıdı feladatokat támogassa varázslókkal (Projekt létrehozás, feladatok létrehozása, erıforrás hozzárendelés, riporting, stb.); Legyen megfelelı mértékben skálázható; Mutassa ki az esetleges erıforrás túlterheléseket; E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 13

Adjon lehetıséget a projektek elırehaladásának követésére, változásaira; Adjon lehetıséget a projekt korábbi állapotához viszonyított eltérések elemzésére; Támogassa a dokumentumok, kockázatok, problémák rögzítését a projektfeladatokhoz; Támogassa a tevékenység tervezés során a listázást, szakaszolást, ütemezést, valamint határidık, korlátok és kritikus út megadását; Biztosítsa a szervezet erıforrás készleteinek központi nyilvántartását; Támogassa sablonok kialakítását; Erıforrások kezelésénél különböztessen meg emberi és anyagi erıforrásokat; Adjon lehetıséget kockázatok, problémák kezelésére, melyek tevékenységekhez kapcsolhatóak, valamint felelısök rendelhetıek hozzá; Tartalmazzon vezetıi nézeteket, jelentéseket (pl.: központi nézetek, projekt nézetek, erıforrás központi nézetek, portfolióelemzı OLAP nézetek) A nézetek kialakítása során adjon lehetıséget jogosultsági szintek megadására; Biztosítson integrációs lehetıséget az alapvetı Office alkalmazásokhoz (Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft Visio, illetve ezek OpenOffice vagy további megfelelıi ); Adjon lehetıséget az elkészült projektek webes felületen, portál rendszerben való megjelenítésére (pl.: Microsoft Sharepoint vagy más, további rendszerek) 8.1.1.2. Menedzsment szint Manapság a projektmenedzsment szervezetek idı-, költség- és erıforrás-kezelı kihívásokkal küzdenek, különösen a vezetıi szinteken. Ezért a vezetık számára nehézséget okoz a projektek és az operatív tevékenységek összevetése a költségvetéssel, az erıforrások kapacitásszintjével, hogy mindezt az adott szervezet igényeihez igazítsák. A korszerő projektmenedzsment támogató eszközök ezekhez nyújtanak segítséget, melyeknek a következı felsıbb szintő igényeket is ki kell tudniuk elégíteni: tegyék láthatóvá a projektmenedzsment szervezetek számára mind a stratégiai és operatív igényeket, mind a már folyó projekteket és programokat; nyújtsanak olyan felülrıl-lefelé tervezı szolgáltatásokat, amelyeket az alulról építkezı részletes projekttervek támogatnak; segítsék a szervezetet abban, hogy gyorsan alkalmazkodni tudjon az elıre nem látható változásokhoz miközben folyamatosan igazodik a szervezeti elvárásokhoz is; segítsék elı, hogy a munka szervezeti eredményhez vezetı módon folyjon; növelje az átláthatóságot, és tegye lehetıvé a követelményeknek való megfelelést fenntartó vezérlést. 8.1.2. Technikai követelmények A projektvezetést támogató szoftverrel szemben támasztott technikai követelmények a következık: Teljeskörő együttmőködés, kétirányú átjárhatóság a projektvezetési alrendszer és a projektdokumentáció-kezelési alrendszer között E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 14

Külsı (interneten keresztüli) hozzáférés is biztosított legyen a rendszerhez, dokumentumokhoz (külsı projekttagok, illetve belsı projekttagok otthoni munkavégzése, valamint távmunkavégzés lehetısége) A browser-en keresztül történı használat preferált, de ennek hiánya nem kizáró ok Legalább logikai szintő kapcsolat a projektgazda szervezet által használt pénzügyi rendszerrel; Könnyen, gyorsan telepíthetı, üzembe helyezhetı alkalmazói rendszer szállítása; Platform-függetlenség (multi-platformos támogatás); Központi (relációs) adatbázis használata. 8.2. Az elvárásoknak eleget tevı szoftverek (projektvezetést támogató alkalmazások) A következı táblázatban felsoroltuk azon széles körben alkalmazott, projektmenedzsmentet támogató szoftver-csomagok egy részét, amelyek a mi megítélésünk szerint megfelelnek az elıbbiekben vázolt, komplex követelményeknek (abc-sorrendben). Ez a bemutatás azonban csak egy tájékoztatás, és semmiképp nem jelenti azt, hogy egy konkrét projekt kapcsán kizárólag az itt megemlítésre kerülı rendszerek közül lehet, illetve kell választani. Alkalmazás Rövid leírás Forráskód dotproject.net Projektmenedzsment keretrendszer Nyílt Goal Director A GDPM módszertant támogató szoftver Zárt Microsoft Office Project (2007) Projektvezetést támogató szoftver Zárt Microsoft Office Project Server (2007) PPMC Projekt és Portfolió Kezelı Center (Hewlett-Packard) Segítségével a projektvezetık megoszthatják a projektekkel és erıforrásokkal kapcsolatos információkat a projektcsapat tagjaival, illetve a projektgazda szervezet vezetıivel. Projekt- és portfoliómenedzsment feladatok támogatása Zárt Zárt A bemutatott rendszerek között, szándékosan, mind zárt, mind nyílt forráskódú szoftverek, megoldások megtalálhatók. Mind a zárt, mind a nyílt forráskódú rendszerek használatának természetesen számos elınye és hátránya is van. A nyílt forráskódú rendszereknek használatának több elınye is lehet a közigazgatás számára, azonban ezek kihasználásához nagyon körültekintıen és szakszerően kell eljárnunk. A nyílt forráskódú eszközökkel kapcsolatban ugyanakkor meg kellene említeni például azt is, hogy ezek ingyenes eszközök (nem kell licenc-díjat fizetni), ezért az eszközök hibáira nincs javítási garancia sem (abban az értelemben, mint a zárt forráskódú licencdíjas termékek esetében), a bevitt tartalom sérülhet, és nincs (a zárt forráskódú szoftvereknél megszokott értelemben vett) felelısségvállalás sem a problémákra. Ezeket minden esetben szakszerően, körültekintıen, sokoldalúan kell tudni mérlegelni, összevetni egy-egy adott szituációban, s meghozni a közigazgatás számára legmegfelelıbb döntést. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 15

8.2.1. A piacon rendelkezésre álló projektvezetést támogató szoftverek táblázatos összehasonlítása No Funkció Microsoft Office Project 2007 Microsoft Office Project Server 2007 HP PPMC Goal Director dotproject.net TUTOS 1 2 3 4 5 Adjon lehetőséget egyszerű és összetett projektek feladatainak létrehozására, tervezésére Adjon lehetőséget a projekten belül tevékenységi terv kidolgozására; Támogassa az egyes feladatokhoz erőforrások hozzárendelését (személy, eszköz); Támogassa az egyes részfeladatok függőségének megadását; Adjon lehetőséget a projekt során a készültségi szintek nyomonkövetésére; 6 Biztosítson integrált költségtervezési funkciót; 7 Adjon lehetőséget projektek közötti kapcsolatok definiálására; 8 Adjon lehetőséget projektek közzétételére; 9 Támogassa tartalék idők adminisztrálását; 10 11 12 Adjon lehetőséget a részfeladatok átfutási idejének megadására; Támogassa megosztott resource pool-ok kezelését, melyeket projektek közt megoszthatóak; Minden erőforrás rendelkezzen saját naptárral, melyben a foglaltsága nyomon követhető; E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 16

13 14 15 Tökéletes együttműködés, kétirányú átjárhatóság a projektvezetési alrendszer és a projektdokumentáció-kezelési alrendszer között; Adjon lehetőséget az elkészült projektterv mentésére, nyomtatására; Biztosítson többféle nézetet a projekt tervezése során (naptár típusú nézet, Gantt diagram, hálózati diagramm, feladatok munkaóra-felhasználása, erőforrások kihasználtsága, stb.); 16 Támogassa ismétlődő feladatok létrehozását; 17 18 19 20 21 Központi relációs adatbázisban tárolja a projekt adatokat; Riportok készítésekor adjon lehetőséget tevékenységek kiemelésére (cellaszínezés) Adjon lehetőséget az elkészült projekteket webes felületen való megtekintésére; Az ismétlődő feladatokat támogassa varázslókkal (Projekt létrehozás, feladatok létrehozása, erőforrás hozzárendelés, riporting, stb.); Biztosítson integrációs lehetőséget az alapvető Office alkalmazásokhoz (Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft Visio); Adjon lehetőséget a projektek portál rendszerben való megjelenítésére (pl.: Microsoft Sharepoint); 22 Legyen megfelelő mértékben skálázható; 23 24 25 26 Mutassa ki az esetleges erőforrás túlterheléseket; Adjon lehetőséget a projektek előrehaladásának követésére, változásaira; Adjon lehetőséget a projekt korábbi állapotához viszonyított eltérések elemzésére; Támogassa a dokumentumok, kockázatok, problémák rögzítését a projektfeladatokhoz; E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 17

27 28 Támogassa a tevékenység tervezés során a listázást, szakaszolást, ütemezést, valamint határidők, korlátok és kritikus út megadását; Biztosítsa a szervezet erőforrás készleteinek központi nyilvántartását; 29 Támogassa sablonok kialakítását; 30 31 32 33 34 35 Erőforrások kezelésénél különböztessen meg emberi és anyagi erőforrásokat; Adjon lehetőséget kockázatok, problémák kezelésére, melyek tevékenységekhez kapcsolhatóak, valamint felelősök rendelhetőek hozzá; Tartalmazzon vezetői nézeteket, jelentéseket (pl.: központi nézetek, projekt nézetek, erőforrás központi nézetek, portfolióelemző OLAP nézetek) A nézeteknél kialakítása során adjon lehetőséget jogosultsági szintek megadására; Biztosítsa az erőforrások kihasználtságának vizsgálatát Adjon lehetőséget szerep és tudás alapú erőforrás allokációra 36 Rendelkezzen értesítési rendszerrel 37 38 Adjon lehetőséget web alapú projektfájl szerkesztésre Folyamatos support, hibajavítások, gyártói támogatás A Pilot számára kiválasztott szoftver a dotproject.net. 8.3. dotproject.net nyílt forráskódú projektmenedzsment keretrendszer A dotproject.net egy nyílt forráskódú, web alapú projekt menedzsment keretrendszer, mely moduláris felépítésének köszönhetıen rugalmasan tud alkalmazkodni az adott szervezet (projektgazda, közremőködı stb.) igényeihez. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 18

A dotproject.net képes kezelni számos projektet, projekt feladatot (Gantt diagrammokkal), fórumot, a projektekhez kapcsolódó naptárat, névjegyeket, feltöltött fájlokat. A szoftver rendelkezik egy ún. ticketing (helpdesk) rendszerrel is, mely a projektekkel kapcsolatos hibákat, panaszokat rögzíti és követi nyomon a hiba nyitásától a megoldásáig, közben a felhasználót minden eseményrıl tájékoztatva. A rendszert felkészítették a többnyelvőségre (jelenleg 17 nyelvi modul érhetı el, beleértve a magyar nyelvőt is, valamint a témakezelésnek köszönhetıen pillanatok alatt átalakítható a weboldal kinézete is. A szoftver jogosultságkezelése is igen szofisztikált, melyben modulonként határozható meg, hogy egyes felhasználók mely komponensekhez milyen jogosultsági szinten férhetnek hozzá. A moduláris felépítésnek köszönhetıen a felhasználók saját modulokat készítenek a rendszerhez, melyben számos, igen gyakori igényeket kielégítı megoldást készítettek már, úgy mint leltár vagy munkaidı nyilvántartó rendszer. 1. ábra: dotproject projektadatlap 8.3.1. dotproject alap modulok A dotproject rendszer a következı alap modulokat tartalmazza: Backup Module konfigurációk mentése Calendar naptár funkció Companies, Departments and Contacts szervezetek, szervezeti egységek és szerzıdések nyilvántartása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 19

File Module fájlkezelı modul Forums fórum funkció Gantt Charts projektek grafikus megjelenítése Gantt diagrammon History Module változások nyomon követése Links Module hivatkozások kezelése Project Reports projekt riport funkciók Projects projektek kezelése Resources Module erıforrások kezelése Smartsearch Module keresı modul Table of Contents - tartalomjegyzék Tasks feladatok kezelése The Basics alap modul Where Do You Find súgó funkció 8.3.2. Fıbb kiegészítı modulok a dotproject rendszerhez Help Desk Module helpdesk rendszer DPNews RSS modul Hosting Module domain-ek regisztrációját nyilvántartó modul Import-Export Module különbözı formátumok importálásához és exportálásához. Támogatott formátumok: XML, CSV, SQL, MS Project Mantis Module Mantis bugtracker hibajegykezelı integráció Postnuke Module Postnuke portálrendszerrel való integráció Project Importer Microsoft Project 98-2003 verziókban készített projektek importálását támogatja. (Átvett információk: dátumok, átfutási idık, erıforrás hozzárendelések, százalékos elırehaladás) Risk Management Modul Kockázatkezelı modul, a kockázatok és projekt feladatokra gyakorolt hatását követhetjük nyomon TimeCard Module a felhasználók munkaidejét teszi mérhetıvé A dotproject jelenlegi verziója a fenti modulok által nyújtott szolgáltatásokat viszonylag stabilan nyújtja, ám mivel nincs fix, dedikált fejlesztı csapat a projekt mögött, ezért csak tervezett idıpontok vannak a más projektmenedzsment szoftverek által nyújtott további szolgáltatások implementálására. 9. A dokumentumkezelést támogató szoftver PILOT 9.1. A projektdokumentáció-kezelési alrendszerrel szembeni követelmények A projekt dokumentumok azonosítása Az KIETB (korábban IETB) 18. számú ajánlása szerint (Ajánlás) az egységes kezelés érdekében az egyes dokumentumokat az alábbiak szerint kell azonosítani: Intézmény neve Projektnév Projektszám E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 20

A dokumentum címe Elkészítés dátuma Verziószám Készítı (Név, beosztás, telefon, e-mail) Jóváhagyó (Név, beosztás, telefon, e-mail) Verziókövetés (eddigi verziók felsorolása verziószám, dátum, változtatás leírása, projektkönyvtár címe A Szakmai monitoring keretrendszer projektdokumentáció-kezelési alrendszer egy olyan, komplex szoftver, amelynek feladata az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) Közigazgatási Reform Programjai (EKOP, ÁROP) keretében megvalósuló nagy, összetett informatikai fejlesztési projektek megvalósítása során jelentkezı projektdokumentációkezelési feladatok átfogó, hatékony informatikai támogatása és ennek révén e projektek, valamint ezen keresztül a Közigazgatási Reform Programok és az ÚMFT sikeres megvalósításának elısegítése. A cél olyan rendszer (szoftver-csomag) kiválasztásának elısegítése, amely rendszer komplex módon és hatékonyan támogathatja a projektdokumentációs feladatokat az alábbi, fıbb projekt-területeken: projekttervezés, projektirányítás az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, Európai Szociális Alapra és Kohéziós Alapra, illetve az ezen alapok pályázatai támogatásával megvalósuló projektekre vonatkozó szabályozásból adódó dokumentálási feladatok támogatása (pályázatírás, riportok, elszámolások stb.) 9.1.1. A projektek dokumentációkezelését támogató szoftverek A cél olyan rendszer (szoftver) használata, amely komplex módon és hatékonyan támogathatja az ÚMFT Közigazgatási Reform Programjai és a további programok, tervek keretében megvalósuló nagy, összetett informatikai fejlesztési projektek megvalósítása során jelentkezı projekt dokumentum-kezelési feladatokat és ennek révén e projektek, programok sikeres végrehajtását, a célok elérését. A projekt dokumentumkezelést támogató szoftverrel szembeni, fıbb elvárásokat alábbiakban foglalhatjuk össze. 9.1.1.1. Funkcionális követelmények A projektek teljes életciklusa alatt kezelje a keletkezı dokumentációkat, dokumentumokat (mind az elektronikus, mind pedig a papír alapú dokumentumokat, utóbbiakat természetesen elektronikus formában szkennelve, digitalizálva) Lehessen a különbözı dokumentumokat mind projekthez, mind pedig konkrét projektfeladathoz hozzárendelni Kövesse és tartsa nyilván a projekt során keletkezı dokumentumok verzióit, azok változásait, jelölje külön a dokumentumok végleges verzióját (megkülönböztetés a munkaverzióktól) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 21

Biztosítsa, hogy egy adott dokumentáción egyidıben csak egy projekttag dolgozhasson (kikölcsönzés / visszacsatolás, check in/check out) Biztosítsa az alábbi keresési lehetıségeket: o kulcs-indexek alapján o meta-adatok alapján o tartalom szerint (opcionális) Tartalmazzon rövid szöveges leírási lehetıséget a fájl tartalmát illetıen Adjon lehetıséget a fájl-jelölı kulcsszavak megadására Adjon lehetıséget azonos nevő fájlok tárolására Adjon lehetıséget egy dokumentum véglegessé nyilvánítására Adjon lehetıséget egy véglegessé nyilvánított dokumentum ismételt kikölcsönözhetıvé tételére Különböztesse meg a legfrissebb, és megelızı verziókat Adjon lehetıséget fı, és alverzió számok megadására Tartalmazzon automatikus (félautomatikus) verziókövetést Tartalmazzon áttekintı nézetet egy fájlhoz tartozó megelızı verziók áttekintésére Tartsa nyílván, hogy ha a fájlt kikölcsönözték, kinél van az utolsó verzió Adjon lehetıséget kapcsolódó (ügyfél/alvállalkozó) cég, és a fájl összerendelésére Adjon lehetıséget a fájlok kategorizálására Hozzáférés, jogosultságkezelés a dokumentum-hozzáférés legyen összhangban a projekthez, projektfeladathoz történı hozzáféréssel, és ne legyen túlbonyolított tegye lehetıvé különbözı hozzáférési jogosultságú felhasználók (projekttagok, alvállalkozók és további szereplık) valósítson meg kiegészítı jogosultságkezelést per file jelleggel Tegye lehetıvé könyvtárak kezelését Akadályozza meg a véletlen felülírást Lehessen szőrni a projektekhez/feladatokhoz csatolt fájlokra Legyen lehetıség automatikus dokumentumgenerálásra (projekt / feladat / határidı, pl. automatikus riport a határidı elérésekor vagy más esemény bekövetkezésekor) Biztosítson automatikus e-mail küldést esemény bekövetkezésekor - fájlmozgás, kikölcsönzés, új feladat, feladat változása (az e-mail küldés opcionális lehetıség legyen) Támogassa dokumentum sablonok használatát (pl. pályázatíráshoz) Legyen egyszerő a felhasználói felület, minél egyszerőbb struktúrájú legyen ( minél kevesebb kattintással lehessen dolgozni ) legyen a felhasználók által könnyen elfogadható 9.1.1.2. Technikai követelmények Teljeskörő együttmőködés, kétirányú átjárhatóság a projektvezetési és a projektdokumentáció-kezelési rendszer, szoftver között. Külsı (interneten keresztüli) hozzáférés is biztosított legyen a dokumentumokhoz (külsı projekttagok, illetve belsı projekttagok otthoni munkavégzése, valamint távmunkavégzés lehetısége) A browser-en keresztül történı használat (preferált) Legalább logikai szintő kapcsolat a projektgazda szervezet által használt pénzügyi rendszerrel Könnyen, gyorsan telepíthetı, üzembe helyezhetı alkalmazói rendszer szállítása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 22

Platform-függetlenség (multi-platformos támogatás) Az elvárásoknak eleget tevı szoftverek (projekt dokumentációkezelést támogató alkalmazások) A következı táblázatban áttekintjük azon, széles körben alkalmazott, projekt dokumentációkezelést támogató szoftver-csomagok egy részét (abc-sorrendben), amelyek a mi megítélésünk szerint megfelelnek az elıbbiekben vázolt, komplex követelményeknek. Ez a bemutatás azonban csak egy tájékoztatás, és semmiképp nem jelenti azt, hogy egy konkrét projekt kapcsán kizárólag az itt megemlítésre kerülı rendszerek közül lehet, illetve kell választani. Alkalmazás Rövid leírás Forráskód ELO Irat- és dokumentum-kezelı rendszer Zárt KnowledgeTree Dokumentum-menedzsment rendszer Nyílt Microsoft Office SharePoint Server (2007) MONDOC Integrált tartalom- és dokumentum-kezelı rendszer Integrált dokumentumkezelı és folyamattámogató rendszer Zárt Zárt 9.1.2. A piacon rendelkezésre álló, a projekt dokumentum-kezelést támogató szoftverek táblázatos összehasonlítása No Követelmény Microsoft Office Sharepoint Server 2007 ELO MONDOC KNOWLEDGETREE 1 2 3 A projektek teljes életciklusa alatt kezelje a keletkező dokumentációkat, dokumentumokat (mind az elektronikus, mind pedig a papír alapú dokumentumokat, utóbbiakat természetesen elektronikus formában szkennelve, digitalizálva); Lehessen a különböző dokumentumokat mind projekthez, mind pedig konkrét projektfeladathoz hozzárendelni; Kövesse és tartsa nyilván a projekt során keletkező dokumentumok verzióit, azok változásait, jelölje külön a dokumentumok végleges verzióját (megkülönböztetés a munkaverzióktól); 4 Korrektúra nyomon követése (változáskezelés); E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 23

5 Biztosítsa, hogy egy adott dokumentáción egy időben csak egy projekttag dolgozhasson (kikölcsönzés / visszacsatolás, check in/check out); Biztosítsa az alábbi keresési lehetőségeket: 6 - kulcs-indexek alapján, - meta-adatok alapján - tartalom szerint (opcionális), 7 Változások esetén riasztás küldése (esetleg RSS) 8 9 Tartalmazzon rövid szöveges leírási lehetőséget a fájl tartalmát illetően; Adjon lehetőséget a fájl-jelölő kulcsszavak megadására; 10 Adjon lehetőséget azonos nevű fájlok tárolására; 11 12 13 14 15 16 17 Adjon lehetőséget egy dokumentum véglegessé nyilvánítására ; Adjon lehetőséget egy véglegessé nyilvánított dokumentum ismételt kikölcsönözhetővé/módosíthatóvá tételére; Különböztesse meg a legfrissebb, és megelőző verziókat; Adjon lehetőséget fő, és alverzió számok megadására; Tartalmazzon automatikus (fél automatikus) verziókövetést; Tartalmazzon áttekintő nézetet egy fájlhoz tartozó megelőző verziók áttekintésére; Tartsa nyílván, hogy ha a fájlt kikölcsönözték, kinél van az utolsó verzió; 18 Adjon lehetőséget egy, több fájl feltöltésére 19 20 Adjon lehetőséget több fájl feltöltésére tömörített formátumban Adjon lehetőséget kapcsolódó (ügyfél/alvállalkozó) cég, és a fájl összerendelésére; 21 Adjon lehetőséget a fájlok kategorizálására; E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 24

22 Hozzáférés, jogosultságkezelés: 23 24 25 A dokumentum hozzáférés legyen összhangban a projekthez és a projektfeladathoz történő hozzáféréssel, és ne legyen túlbonyolított, Tegye lehetővé a különböző hozzáférési szintű felhasználók (projekttagok, alvállalkozók és a további szereplők) elérését, Valósítson meg kiegészítő jogosultságkezelést per file jelleggel, 26 Tegye lehetővé könyvtárak kezelését; 27 Akadályozza meg a véletlen felülírást; 28 29 30 31 32 Lehessen szűrni a projektekhez/feladatokhoz csatolt fájlokra; Legyen lehetőség automatikus dokumentumgenerálásra (projekt / feladat / határidő pl. automatikus riport a határidő elérésekor vagy más esemény bekövetkezésekor); Biztosítson automatikus e-mail küldést esemény bekövetkezésekor - fájlmozgás, kikölcsönzés, új feladat, feladat változása (az e-mail küldés opcionális lehetőség legyen); Támogassa sablonok használatát (pl. pályázatíráshoz); Legyen egyszerű a felhasználói interfész, könnyű a kezelhetőség, minél egyszerűbb struktúrája ( minél kevesebb kattintással lehessen dolgozni ); 33 Issue tracking (opcionális lehetőség). 34 35 36 37 A browseren keresztül történő használat preferált, de ennek hiánya nem kizáró ok; Könnyen, gyorsan telepíthető, üzembe helyezhető alkalmazói rendszer szállítása; Mentés és archiválás, felhasználó által definiálható szabályok alapján; Moduláris felépítés/bevezethetőség, skálázhatóság, bővíthetőség; 38 Csoporton belüli kommunikáció támogatása (fórum) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 25

39 40 41 Varázsló megoldásokkal támogassa a nyomtatott dokumentumok digitalizálását és feltöltését (TWAIN kompatibilis eszközök) Igény esetén valósítson meg teljes auditálást a dokumentumon végzett műveletekkel kapcsolatban Kliens kommunikáció esetén legyen lehetőség titkosított csatorna (SSL/TLS) használatára 42 Legyen lehetőség LDAP címtárral való integrációra 43 Adjon lehetőséget alapvető bonyolultságú workflowk létrehozására (pl.: jóváhagyási folyamat, aláírások összegyűjtése) 44 Portál felület biztosítása 45 Iktatórendszer tulajdonságok 46 Beérkező/kimenő faxok kezelése 47 48 MS Office 2007 és MS Project kétirányú kapcsolat és integráció követelmény; Külső adatforrások indexelése a kereső motorban (odbc) 49 24/7 használhatóság. A Pilot számára kiválasztott szoftver a Knowledgetree. 9.2. Knowledgetree (nyílt forráskódú) dokumentum menedzsment rendszer A Knowledgetree egy web alapú dokumentum menedzsment rendszer. Nyílt forráskódú és a szokásos LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) technológiára épülı megoldás, mely rendelkezik a nagy gyártók dokumentumkezelı rendszereinek összes tulajdonságával. Az opensource megoldások közül a(z egyik) legnépszerőbb és legszélesebb körben használt. A megoldás 3 különbözı formában érhetı el: Saját telepítés saját szerverre telepíthetı megoldás, elérhetı verziók: KnowledgeTree Premium, KnowledgeTree Plus, KnowledgeTree Basic, KnowledgeTree Community Software-as-a-Service szolgáltatásként igénybevehetı, mely a világ bármely pontjáról elérhetı, nincs szükség a szoftver vagy az operációs rendszer karbantartására. (KnowledgeTreeLive) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 26

Software Appliance virtualizált környezetbe, vagy célhardverre telepíthetı verzió, melyhez nem szükséges operációs rendszer. Ezen környezet karbantartására szintén nincs szükség, a rendszer automatikusan frissíti magát. (KnowledgeTree Community Edition) 2. ábra: Knowledgetree (opensurce) dokumentum-menedzsment rendszer szolgáltatásai A Knowledgetree szolgáltatásai elérhetıek webböngészın keresztül, Windows kliensekrıl, Microsoft Office alkalmazásokból és egyéb WebDAV kliensekbıl. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 27

3. ábra: A Knowledgetree Office alkalmazásokba integrálódó plugin-jei 4. ábra: Dokumentumok feltöltése a Knowledgetree (nyílt forráskódú) dokumentumkezelı rendszerébe 10. Továbblépés feladatai A tesztrendszer telepítése után a következı feladatokat kell végrehajtani: Kísérleti üzem. A prototípus rendszer üzemeltetése, karbantartása, továbbfejlesztése El kell végezni a konkrét adatok (leírások, projektdokumentumok, stb.) összegyőjtését, E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 28

és ezeket feltöltjük a tesztrendszerbe. A tesztrendszert üzembe állítjuk, és végrehajtjuk a tesztelést. Kézikönyv elkészítése a keretrendszer telepítésére, bıvítésére. Oktatási anyagok elkészítése. 11. Ábrák 1. ábra: dotproject projektadatlap... 19 2. ábra: Knowledgetree (opensurce) dokumentum-menedzsment rendszer szolgáltatásai... 27 3. ábra: A Knowledgetree Office alkalmazásokba integrálódó plugin-jei... 28 4. ábra: Dokumentumok feltöltése a Knowledgetree (nyílt forráskódú) dokumentumkezelı rendszerébe... 28 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 29