Közbeszerzési eljárások alapján szerződött termékek elektronikus megrendelése
Mi is az a Fluenta? Beszerzési igénylést és szállítói megrendelést támogató informatikai megoldás Interneten keresztül elérhető, külön szoftver telepítés nem szükséges Használata nagyon könnyen elsajátítható, informatikai előképzettséget, vagy hosszadalmas oktatást nem igényel Ideális a már leszerződött termékek/szolgáltatások gyors kiválasztására - és akár egyéb igények - megrendelésére (pl. termékkatalógus funkció) Támogatása az Electool ügyfélszolgálaton keresztül valósul meg Vannak egyéb modulok is a rendszerben (szerződés-nyilvántartás, beszerzési költségtervezés stb.); egyelőre azokkal nem foglalkozunk
ELTE - Fluenta Az ELTE számára lehetővé teszi a megrendelésekkel kapcsolatos információk kinyerését (pl. mennyiség, érték, rendelési gyakoriság). Ráadásul segíti a későbbi közbeszerzési kiírások a mainál sokkal pontosabb alapjának meghatározását. Figyelhető és ellenőrizhető a költségkeret (kimerülés előtt a rendszer időben jelez) Több szállító sok terméke egyetlen helyen rendelhető meg (ELTÉ-re szabott mini KEF ) A szállítók is elfogadják és preferálják az egységes megrendelési megoldás(oka)t: rendelés kiküldése és fogadása egy központi email címen
A megrendelés folyamata a Fluentában Nagyon egyszerű rendelési folyamat: Felhasználók Böngésző Igény a katalógusból beszállító Vegyszer Irodaszer Toner Anyag rendelés Szolgáltatások. Bio Science Molar VWR BioMarker I-COM.. A belső szabályzathoz illeszkedő belső jóváhagyás: Adminisztrátor Pénzügyi ellenjegyző Kötelezettségvállaló Szállító
A megoldás várt eredményei Közbeszerzési törvénynek és ELTE szabályozásnak való megfelelés (a kijelölt termékek megrendelése CSAK Fluentán keresztül) Tranzakciós idő rövidülése (rendszeren keresztül történő jóváhagyás, majd megrendelés email-en a Szállítónak) Információ a keretek felhasználásáról, aktuális állapotról, kimerülésről Pontosabb adatok (termékféleség, mennyiség, rendelési gyakoriság) Egyetlen megoldás használatával sok Szállító terméke kezelhető Belső ellenőrzési jelentés alapján keretfigyelés megvalósítása a GMF által kialakított intézkedési tervnek megfelelően
Mi kerül a Fluentába? Közbeszerzési eljárás keretében kiválasztott szállítók termékei Rendszer indulás: vegyszerek (4 szállító, a szerződésekben szereplő termékeivel) További, előkészítés alatt lévő termékek: irodaszer (I-COM) és tonerek (eljárás még folyamatban) Kiterjesztési lehetőségek: Könyv beszerzés Háztartási anyagok Szolgáltatások
Mi NEM kerül (most) a Fluentába? Amire nincs szerződés (nincsenek rögzített szállítási feltételek, pl. ár, szállítási határidő, nem megfelelő teljesítési kötbér) Ami jellemzően egy, vagy néhány szervezetet érint, és a megrendelések (lehívások) száma csekély Mi a helyzet a keretszerződött szállító azon termékeivel, amelyek nincsenek benne a szerződésben? Példa: a szerződésben nem (vagy nem pontosan úgy) szereplő pipetta Fluentán keresztül a megrendelés megoldható Az ELTE döntésétől függ, hogy ezt (és még más) funkciókat mikortól és hogyan indítsunk el Az ilyen rendelés a keretösszeget NEM csökkenti, MÁSIK (új) szerződésnek minősül
ELECTOOL teendők az induláshoz A keretszerződéses szállítók termékeinek feltöltése Szállítókkal személyes egyeztetés az együttműködésről A Fluenta használatához támogató anyagok készítése (felhasználói kézikönyv, oktató videó) ELTE felhasználók felvétele a rendszerbe Jóváhagyási folyamat kialakítása Kontírozási adatok hozzárendelése Az indulás támogatása (felh. kérdések, egyeztetések és oktatások) Kérjük szíves együttműködésüket! Érintettek tájékoztatása
ELTE feladatok az induláshoz Felhasználók kijelölése, adatok megadása egy erre szolgáló excel táblában (ők fogják a rendelést elindítani a Fluentában) Jóváhagyók és adataiknak megadása (ők fogják az egyes megrendeléseket jóváhagyni a Fluentában) A rendszer megismerése, funkciók kipróbálása, gyakorlás (kézikönyv elolvasása, oktató videók megtekintése) nem több, mint 1-1,5 óra
Ütemezés Feladat Felelős Határidő Felhasználók és jóváhagyók kijelölése ELTE vezetők Vegyszer: 2013.02.20 Irodaszer: 2013.03.18 Jóváhagyásifolyamat kialakítása, oktatás Termékek rendelése Fluentán keresztül ELTE Electool közösen ELTE felhasználók Vegyszer: 2013.02.28 Irodaszer: 2013.03.18-tól folyamatosan Vegyszer: 2013.03.01-től Irodaszer: 2013.04.01-től Felhasználók támogatása Electool ügyfélszolgálat Folyamatosan Fluentakiterjesztés (további szállítók, termékek) ELTE Electool közösen GMF döntés alapján Folyamatosan
Fluentával kapcsolatos támogatás Kifejezetten a Fluenta támogatásra kialakított ügyfélszolgálat: Fluenta rendszer email: support@fluenta.hu Fluenta telefonszám: 06-406-ETOOL (06-40-638-665) 4-es menüpont Továbbra is működnek a megszokott ELTÉ-s kapcsolatok: Központi telefonszám: 06-406-ETOOL (06-40-638-665) Központi email: Ticketing rendszer : elte.ugyfelszolgalat@electool.com http://elte.ugyfelszolgalat.electool.com/ticketing
Kérdések Kell-e a szállítótól visszaigazolást kérni? Igen, a dokumentációs követelmények (pályázati ellenőrzések stb.) miatt Kell-e a leszállított termékeket a Fluentában érkeztetni? A rendszer lehetővé teszi, a riportok miatt szükséges: csak 1 kattintás a ikonra. Ami nem kerül be a Fluentába, azok megrendelése a hagyományos módon történik? Igen. Később ezen termékek további csoportjai is bekerülhetnek. Nem lehetne nem közbeszerzéses termékeket is felvenni? A lehetőség adott. Az ELTE döntése, hogy mely termékeket töltsük majd fel a rendszerbe. Rendelhetek hasonló termékeket (pl. irodaszert vagy vegyszert) más Szállítóktól? Alapesetben nem. Az ügyfélszolgálati (ticketing) rendszerben feladott igény a lehetőségek és a közbeszerzési jogszabályok figyelembe vételével megvizsgálásra és kiértékelésre kerül.
Kérdések-válaszok
Köszönjük figyelmüket, és sikeres felhasználást kívánunk!