Hopi Logisztikai Portál Használati útmutató Tartalom:

Átírás

1 Hopi Logisztikai Portál Használati útmutató Tartalom: 1. Bevezetés Célok Hardware követelmények Rendszer követelmények Software követelmények Bejelentkezés Jelszó megváltoztatása Újdonságok Főmenü Új küldemény Előjegyzett küldemények Küldemény véglegesítése Véglegesített küldemények Részletek Címke nyomtatás Fuvarlevél nyomtatás Előzmények Export to Excel Újdonságok Visszáru visszaigazolása

2 1. Bevezetés 1.1. Célok A Hopi Logisztikai Portál (HLP) egy Internet alkalmazás, mely a Szállítóinknak és Áruházainknak (továbbiakban: felhasználó) készült. Az alábbi WEB URL címen érhető el: A program lehetővé teszi a küldemények regisztrációját, előjegyzését és küldeményfeladást a HOPI által regisztrált Szállítóknak. Szintén megtalálható a portálon a küldemények állapota. A küldeményfeladáskor ez a web alkalmazás továbbítja a HOPI Logisztikai Szolgáltatóhoz (továbbiakban: LSZ) az összes szükséges adatot egy küldemény feladásához. A feladáskor egy visszaigazolást kap a felhasználó, és Fuvarlevelet (2 pld.) illetve címkéket nyomtathat a küldeményhez. Ezeket a dokumentumokat direktben, erről a portálról lehet letölteni 1.2. Hardware követelmények PC intel Pentium processzor min 800 MHz, vagy ezzel kompatibilis számítógép 64MB RAM Grafikus kártya, minimum 1024x768-as felbontás Internet kapcsolat (ajánlott adatátviteli sebesség: 64Kbps) 1.3. Rendszer követelmények Microsoft Windows 95,98,2000,XP, Millenium 1.4. Software követelmények Microsoft Internet Explorer 5.5 vagy magasabb verzió Acrobat Reader 4.05 vagy magasabb verzió (ingyenesen letölthető: Microsoft Excel vagy magasabb verzió (adatok Excel-be mentéséhez) 2

3 2. Bejelentkezés A HLP program elindítása után, egy bejelentkező oldal jelenik meg. A felhasználónak be kell jelentkezni a HOPI-tól kapott jelszóval. Az első bejelentkezésnél meg kell változtatni a jelszót, amit a felhasználó választ magának. A jelszóváltoztatásról egy automatikus t kap a felhasználó. A bejelentkezési név és jelszó egyaránt kisbetű/nagybetű érzékeny. Ezután ezzel a jelszóval lehet belépni, addig amíg újra meg nem változtatja a felhasználó. 3

4 2.1. Jelszó megváltoztatása Amennyiben a felhasználó először jelentkezik be a portálra, a jelszavát meg kell változtatnia egy általa tetszőleges jelszóra. A jelszónak és a jelszó jóváhagyásának meg kell egyeznie. A jelszót a Mentés gombbal kell aktiválni. Ezután a bejelentkezési oldal újra megjelenik, itt már az új jelszóval kell belépni a HLP-ra. 4

5 2.2. Újdonságok A portálon automatikusan megjelenik egy Újdonságok menü, mely a tevékenységgel kapcsolatos változtatásokról, hírekről nyújt információt a felhasználók számára. Ha a felhasználó ezeket elolvasta, a Mindent kijelöl, majd a Tovább gombbal léphet ki ebből a menüből. 5

6 3. Főmenü A bejelentkezés után a HLP főmenüje jelenik meg, mely az alábbi menüpontokból áll: Az info sávban a felhasználó és a kapcsolattartó személy Az aktuális dátum és idő HOME gomb Visszatérés a Fő menühöz KAPCSOLAT gomb küldése a web adminisztrátornak (hibás működés esetén) LEJELENTKEZÉS gomb Kijelentkezés a HLP-ből Nyelvek Nyelv kiválasztása 6

7 3.1. Új küldemény Ebben a menüben lehet regisztráltatni az új küldeményeket. Az alábbi mezőket kell kitölteni: Küldemény száma Automatikusan -Automatikusan generálódik a küldemény elmentésekor Felrakodási hely Manuálisan - A Szállító választja ki Átrakodási hely Manuálisan - HOPI Cross Docking platform Átrakodás dátuma A naptár ablakra kattintva lehet kiválasztani Időablak Érkezési időpont a HOPI-hoz, az előre meghatározott időkeretek szerint kerül kiválasztásra Szállítás módja az előre meghatározott adatokból lehet kiválasztani Szállító A bejelentkezett szállító neve Fogadó Az Áruházak (lerakodási helyek) címlistája A lerakás időpontja Előre meghatározott dátum és idő, ez a menüpont nem választható Thermo előírások a hőszabályozási előírások kiválasztása Maximum hőmérséklet Maximum 2 és 7 fok, a hűtőszállításra szerződött Szállítóknak, opcionálisan választható Sze tíusa A szállítási egység kiválasztása Küldemény típusa standard, akciós áruk Áruk típusa Food, száraz, non-food 7

8 Csomagolási előírások Csomagolási mód kiválasztása Sze száma 1 99 között Bruttó súly csomagolás nélkül bruttó súly, egész számokban megadva Ömlesztett áruk nagysága egész számokban megadva Referencia Az Áruházak rendelési számait kell feltűntetni Megjegyzés szabadon választott szöveg írása Vezérlőgombok: <<Vissza gomb Vissza az előző oldalra Oldal törlése gomb Új küldemény megjelenítése az előzőleg betöltött alapadatokkal Mentés gomb A küldemény az Előjegyzés menübe kerül, és az új küldemény jelenik meg az előzőleg betöltött alapadatokkal Mentés és jóváhagyás gomb a küldemény elmentésre kerül, és ezzel egyidőben a HOPI rendszerében megjelenik (az adatok módosítása itt már nem lehetséges, a küldemény státusza = 0) 8

9 3.2. Előjegyzett küldemények Az Előjegyzés menüben azok küldemények találhatóak meg, melyeket a felhasználó már regisztrált, de a HOPI rendszerében még NEM JELENIK MEG VÉGLEGESÍTVE! A küldemények dátum, és küldeményszám szerint vannak növekvő sorrendbe rendezve, az alábbi adatokkal: Szállítás dátuma Fogadó neve Szállítmány száma (automatikusan generálódik) Felrakás száma Szállítási egységek típusa Szállítási egységek száma Vezérlőgombok: Szállítás dátuma naptár ablakból kiválasztva, szűrő opcióval Fogadó fogadási helyenként szűrhető 9

10 X gomb Szűrés törlése OK gomb Szűrés jóváhagyása <<Vissza gomb Vissza az előző oldalra Mindent kijelöl gomb Összes küldemény kijelölése Kijelölést megszűntetni Kijelölés visszavonása Törlés gomb Kijelölt küldemények törlése FIGYELEM!!!! Az Előjegyzett küldemények rovatban még van lehetőség változtatni, törölni, azonban amint véglegesítünk egy küldeményt (bekerül a Véglegesített küldemények menübe), már csak a Metro / Praktiker jóváhagyásával lehet törölni. Ha a Véglegesített küldemények menüből töröltetni szeretne egy küldeményt, kérjük az alábbi mail címre küldjön egy üzenetet (a Tárgyban megjelölve a küldemény számát): Frits Ildikó (Metro) <ildiko.frits@metro.co.hu> Hopi Ügyfélszolgálat <ugyfelszolgalat@hopi.hu> Hopi Adminisztráció <admcdchu@hopi.hu> (Törekedjünk arra, hogy minél kevesebb ilyen törlésünk legyen). 10

11 Küldemény véglegesítése Az Előjegyzés menüben előzőleg kiválasztott küldeményt a fenti ablakban véglegesíthetjük, az alábbiak megválasztásával: Küldemény száma csak olvasható, a program generálja ezt a számot Felrakodási hely A Szállító választja ki Átrakodási hely HOPI Cross Docking platform Átrakodás dátuma A naptár ablakra kattintva lehet kiválasztani Időablak Érkezési időpont a HOPI-hoz, az előre meghatározott időkeretek szerint kerül kiválasztásra Szállítás módja az előre meghatározott adatokból lehet kiválasztani Szállító A bejelentkezett szállító neve Fogadó Az Áruházak (lerakodási helyek) címlistája A lerakás időpontja Előre meghatározott dátum és idő Thermo előírások a hőszabályozási előírások kiválasztása Maximum hőmérséklet Maximum 2 és 7 fok, a hűtőszállításra szerződött Szállítóknak, opcionálisan választható Sze típusa A szállítási egység kiválasztása 11

12 Küldemény típusa standard, akciós áruk Áruk típusa Food, száraz, non-food Csomagolási előírások Csomagolási mód kiválasztása Sze száma 1 99 között Bruttó súly csomagolás nélkül bruttó súly, egész számokban megadva Ömlesztett áruk nagysága egész számokban megadva Referencia Az Áruházak rendelési számait kell feltűntetni Megjegyzés szabadon választott szöveg írása Vezérlőgombok: Véglegesítés gomb a küldemény elmentődik, és a HOPI rendszerében megjelenik (az adatok módosítása itt már nem lehetséges, a küldemény státusza = 0) <<Vissza gomb vissza az előző oldalra FIGYELEM!!!! Az Előjegyzett küldemények rovatban még van lehetőség változtatni, törölni, azonban amint véglegesítünk egy küldeményt (bekerül a Véglegesített küldemények menübe), már csak a Metro / Praktiker jóváhagyásával lehet törölni. Ha a Véglegesített küldemények menüből töröltetni szeretne egy küldeményt, kérjük az alábbi mail címre küldjön egy üzenetet (a Tárgyban megjelölve a küldemény számát): Frits Ildikó (Metro) <ildiko.frits@metro.co.hu> Hopi Ügyfélszolgálat <ugyfelszolgalat@hopi.hu> Hopi Adminisztráció <admcdchu@hopi.hu> (Törekedjünk arra, hogy minél kevesebb ilyen törlésünk legyen). 12

13 3.3. Véglegesített küldemények Ebben a menüben láthatja a felhasználó az általa regisztrált, és a HOPI rendszerében már aktív küldeményeket, az alábbi adatokkal: Szállítás dátuma Fogadó neve Szállítmány száma (automatikusan generálódik) Felrakás száma Szállítási egységek típusa Szállítási egységek száma Státusz Küldemények státusza 0 Véglegesített küldemény FP A HOPI rendszeréhez megérkezett 1 Beszállított küldemények a Cross Docking platformra 2 Úton lévő D Leszállított N Nincs leszállítva 13

14 A lista tartalma: Szállítás dátuma Előjegyzett szállítási nap (kalendárból szűrhető) Fogadó Fogadó cím szerint szűrhető Vezérlőgombok: X gomb Szűrés törlése OK gomb Szűrés jóváhagyása Mind gomb Összes küldemény megjelenítése Kijelölés visszavonása Kijelölés megszűntetése. Részletek gomb A kijelölt küldemény részleteit mutatja meg Fuvarlevél nyomtatás gomb A Fuvarlevél egy külön ablakban jelenik meg, onnan nyomtathatjuk ki Címke nyomtatás gomb A címke egy külön ablakban jelenik meg, onnan nyomtathatjuk ki <<Vissza gomb Vissza az előző oldalra 14

15 Részletek Itt a véglegesített küldeményeket ellenőrizhetjük, és nézhetjük meg részletesen a küldeményt. Vezérlőgombok: Fuvarlevél nyomtatás gomb A Fuvarlevél egy külön ablakban jelenik meg, onnan nyomtathatjuk ki Címke nyomtatás gomb A címke egy külön ablakban jelenik meg, onnan nyomtathatjuk ki <<Vissza gomb vissza az előrő oldalra 15

16 Címke nyomtatás A Címke egy új ablakban jelenik meg, PDF formátumban. A címkék száma megegyezik a szállítási egységek számával. A Nyomtatás ikonra kattintva nyomtathatjuk ki, és a Mentés gombbal menthetjük el PDF formátumban. 16

17 Fuvarlevél nyomtatás A Fuvarlevél egy új ablakban jelenik meg, PDF formátumban. A fuvarlevelek száma megegyezik a szállítási egységek számával. A Nyomtatás ikonra kattintva nyomtathatjuk ki, és a Mentés gombbal menthetjük el PDF formátumban. Alapesetben 2 példány kerül nyomtatásra: 1 pld. Eredeti - Szállító, 2 pld. Másolat - Fuvarozó 17

18 3.4. Előzmények Ez a menü a HOPI rendszerében lévő, kiszállítási naponként növekvő, 2 hétnél nem korábbi szállítmányokat mutatja meg, a következő adatokkal: Szállítás dátuma Fogadó Szállítmányszám Rakodás helye Szállítási egység típusa Szállítási egység mennyisége Küldemény státusza: 0 Véglegesített küldemény FP A HOPI rendszeréhez megérkezett 1 Beszállított küldemények a Cross Docking platformra 2 Úton lévő D Leszállított N Nincs leszállítva 18

19 Vezérlőgombok: Szállítás dátuma kalendár ablakból kiválasztva, szűrő opcióval Fogadó fogadási helyenként szűrhető X gomb Szűrés törlése OK gomb Szűrés jóváhagyása Exportálás Excel-be gomb Excel-ben jeleníti meg az adatokat <<Vissza gomb Vissza az előző oldalra 19

20 Export to Excel Ezzel a paranccsal Excel-be exportálhatjuk adatainkat későbbi archiválás és visszakeresés céljából. 20

21 3.5. Újdonságok Ebben a menüpontban tudhatunk meg mindenféle a raktár működésével kapcsolatos változást, újdonságot, információt. 21

22 4. Visszáru visszaigazolása A portálra történő bejelentkezéskor megjelenik egy figyelmeztető üzenet ( Vannak még visszaigazolandó visszárui! ) Mindaddig látható, amíg az összes visszárus előjegyzés visszaigazolása meg nem történik. Beszállítandó szállítmányok előjegyzése készíthető ettől függetlenül. 22

23 Az Előzmények menüpontot kiválasztva ellenőrizhetők a visszáru előjegyzések: Visszaigazolandó visszáruk négyzet bejelölése. Dátum: beállítható, célszerűen úgy, hogy a kezdő dátum az utolsó portál-bejelentkezés dátuma, a záró pedig az adott napot követő 2. munkanap legyen. Elhagyható, ha naponta történik a portálra bejelentkezés. Címzett = Feladó (a visszáru szállítást igénylő áruház) Export Excel-be gomb: az adatok Excelbe történő átvitelével válik láthatóvá az áruház által megadott visszárus referenciaszám. Ellenőrzést követően jóváhagyottnak minősített a visszáru: Elfogadás gombbal igazolható vissza. 23

24 Fenti lépéseket követően az alábbi párbeszédpanel jelenik meg: az OK megjelölésével vége a visszáru visszaigazolási folyamatnak. Amennyiben segítségre lenne szüksége, kérjük hívja: Frits Ildikó Dry Food and Non Food Supply Chain Operations METRO KERESKEDELMI Kft. H-2041 Budaörs, Budapark Keleti 3., Hungary Mobile: +36 / 70 / Fax: +36 / 29 / ildiko.frits@metro.co.hu 24