MAGATARTÁSI ÉS ETIKAI KÓDEX GONDOS TÁJÉKOZTATÁSI IRÁNYELV
GONDOS TÁJÉKOZTATÁSI IRÁNYELV Az irányelv célja elősegíteni, hogy a dolgozók a tisztségviselőket, igazgatókat, szaktanácsadókat és megbízottakat is ideértve és a Magna megbízásából eljáró más személyek is megértsék azt, hogy milyen jelentősége van a kapcsolattartásban a gondosságnak és a szakszerűségnek. Ha így teszünk, saját magunkat és a Magnát is megvédhetjük a rossz kommunikáció potenciálisan negatív következményeitől. Ez az irányelv alkalmazandó a Magna International Inc.-re és a világban működő valamennyi csoportjára, részlegére, közös vállalkozására és egyéb műveleteire (együttesen Magna"). Bevezetés A Magnánál arra bíztatjuk a dolgozókat, hogy minden megnyilvánulásuk legyen világos és szakszerű, és gondosan mérlegeljék annak legjobb módját. Bonyolultságuktól, sürgősségüktől és kényességüktől függően a különböző ügyek különböző kommunikációs módokat igényelnek, ami lehet például telefonhívás, értekezlet, webes értekezlet, e-mail, azonnali üzenet vagy egyéb típusú üzenet. Minden kommunikácios forma alkalmas valamilyen célra. Időt kell szánni annak átgondolására, hogy melyik illik a legjobban az adott helyzethez. Ügyeljen rá, hogy amikor írásban közöl valamit, a témának és a közönségnek megfelelő legyen a közlés. Amikor bármilyen formában írásos közleményt készít, gondolja végig a témát, és mérje fel, hogyan lehet (a hírnév szempontjából, egy jogi eljárásban vagy egyébként) értelmezni a szavakat. Legyen gondos és szakszerű. Az írásos kommunikációkban általában kerülni kell a gúnyt, a dühkitörést vagy az oda nem illő találgatást. Megnyilvánulási normák Amikor egy írásos közleményt kiküld, ügyeljen a következőkre: Ismerje, és vizsgálja meg az olvasóközönséget. Ellenőrizze a közlemény címzettjeit gondosan tekintse át az e-mail címeket, és legyen tisztában a Válasz mindenkinek lehetőség használatával. Ismerje meg az üzenet valamennyi címzettjének szerepét. Ne adja ki a Magna belső üzeneteit. Minden megnyilvánulása legyen szakszerű. Ügyeljen rá, hogy megfelelő legyen az üzenet tartalma és hangneme. Fűzzön magyarázatot a megállapításaihoz, és gondolja át, mi lenne a reakció, ha azok megjelennének egy újságban vagy az interneten. Különös gonddal járjon el a konkurenciával kapcsolatos megnyilvánulásokkal. A témával kapcsolatos részletesebb információkat olvassa el a Magna Kartell- és Versenyjogi Irányelveiben. Tisztelje a személyiségi jogokat, a bizalmas és titkos információkat. Ügyvédi titkot jelent az, amikor Ön és egy belső vagy külső ügyvéd bizonyos jogi ügyekben érintkezik egymással. MAGNA INTERNATIONAL INC. GONDOS TÁJÉKOZTATÁSI IRÁNYELV 2
Jó tanácsok ÓVAKODJON A KÖVETKEZŐKTŐL: Bármilyen versenyjogi szempontból kényes információkat tartalmazó, vagy az árak megállapítására, a piacok megosztására vagy felosztására irányuló összejátszási vagy együttműködési kísérletként értelmezhető, vagy egyébként a Magna Kartell- és versenyjogi Irányelveit sértő megnyilvánulás. Az ismeretkörén vagy a szakterületén kívüli véleménynyilvánítás ne spekuláljon, vagy ne találgasson, vagyis csak olyan dolgokat/tényeket állítson, amelyekről személyes ismeretei vannak. Az ismeretkörén vagy a szakterületén kívüli dolgok megoldásába vonjon be másokat. Jogi kérdések törekedjen a lényeg felismerésére és ismerje a beosztására vagy a felelősségi területére vonatkozó jogot. Ha bizonytalan a jogi témában, amivel foglalkozik, vagy amit mások felvetettek, akkor vonja be a csoport, a régió és/vagy adott esetben a társaság jogtanácsosát, és ha kell, a kommunikációjában tüntesse fel az ügyvédi titok megjelölést. A közösségi médián tett megnyilvánulások. A Magna elvárja a dolgozóktól és más, az ő nevében eljáró személyektől, hogy tartózkodjanak a Magna rossz hírének keltésétől vagy a bizalmas információk közzétételétől ez a kötelesség a közösségi médiára is kiterjed. A felhasználói beállításoktól függetlenül a közösségi médián tett megnyilvánulások nem tekinthetők magánjellegűnek. A részletesebb információkat olvassa el a Magna Általános E-mail-, Internet- és Közösségi média-használati Irányelveiben. SOHA NEM SZABAD... Sokat ígérni legyen tényszerű. Felindult állapotban üzenetet küldeni. Inkább mentse el egy időre az üzenet piszkozatát, majd nézze át, mielőtt elküldi. Mérlegelje, hogy esetlegesen, másvalaki véleményét is kikér Más érdekeltekről negatív módon beszélni legyen szakszerű. Diszkriminatív vagy zaklató jellegű üzeneteket küldeni vagy továbbítani. Ha ilyen üzenetet kap, kérjen segítséget a felettesétől vagy a vezetőjétől, az emberi erőforrás osztálytól, a csoport, a régió vagy a társaság jogtanácsosától, a belső ellenőrzéstől vagy az etikai és törvényességi osztály valamely dolgozójától. Vállalati nyilvántartás Ne felejtse el, hogy a Magnával vagy az Ön munkájával kapcsolatos megnyilvánulások csaknem minden formája társasági iratnak tekinthető (függetlenül attól, hogy papír, elektronikus, audió vagy egyéb formátumú). A társasági iratok nagyon fontosak a Magna üzleti tevékenységéhez belső és külső vizsgálat tárgyát is képezhetik (ideértve a peres ügyekben vagy egyéb jogi eljárásokban bizonyítékokat vizsgáló belső és külső könyvvizsgálókat, kormányzati szerveket vagy revizorokat és ügyvédeket). Fogadja el, hogy nincsenek informális beszélgetések vagy üzenetek, és visszaállítható minden, amit kitörölnek. Gondos megnyilvánulásaival nemcsak a Magna, hanem a saját hírnevét is védheti. MAGNA INTERNATIONAL INC. GONDOS TÁJÉKOZTATÁSI IRÁNYELV 3
Társasági közzététel Hacsak a feladatvégzéshez nem szükséges, a Magna dolgozói senkivel sem beszélhetnek nem nyilvános fontos információnak minősülő társasági ügyekről (ideértve a barátokat, rokonokat és a Magnán belüli munkatársakat, akiknek nem kell az információk birtokában lenniük). Ezenkívül a Magna dolgozói nem beszélhetnek társasági ügyekről a sajtóval, üzleti szakemberekkel (például befektetési bankárokkal) vagy a Magna tulajdonosaival, kivéve ha ők a hivatalos szóvivők. A részletesebb információkat olvassa el a Magna Társasági Közzétételi Irányelveiben. Adatvédelem és adatbiztonság Ne feledje, hogy a kommunikáció gyakran olyan személyes adatok közlésével jár, amelyeket a Magnának védenie kell. Személyes adatokat csak az adott célhoz szükséges mértékben és kizárólag az arra jogosult személyzetnek szabad átadni. Tartsa be a Magna biztonsági előírásait az adatvédelmi incidensek kockázatának csökkentése érdekében. További útmutatásért olvassa el a Magna Európai Adatvédelmi Irányelvét és az abban leírt eljárásokat. HA TOVÁBBI TÁJÉKOZTATÁSRA VAN SZÜKSÉGE: További információkért vagy tájékoztatásért forduljon a csoport vagy a régió jogtanácsosához, a Magna megfelelőségi igazgatójához vagy a Magna etikai és megfelelőségi ügyekért felelős alelnökéhez. Effective: May 1, 2014 Revised: June 18, 2018 Next Review: June 18, 2020 Issued By: Ethics & Legal Compliance Approved By: Magna Compliance Council MAGNA INTERNATIONAL INC. GONDOS TÁJÉKOZTATÁSI IRÁNYELV 4