Hivatalos levelezés. Levelek, megkeresések, kérelmek és e-levelezés. Tartalmi, stiláris és formai szabályok.

Átírás

1 Hivatalos levelezés. Levelek, megkeresések, kérelmek és e-levelezés. Tartalmi, stiláris és formai szabályok.

2 Cikkek, könyvek, előadások mellett egyéb kommunikációs feladatok is fontosak. Üzleti/hivatalos levelezés (meghívólevelek, pályázatok stb.)

3 HIVATALOS/ÜZLETI LEVÉL Öt alapvető cél: 1. Informálni akarunk. 2. Megmagyarázni valamit (magyarázkodni). 3. Meggyőzni, rábeszélni a címzettet. 4. Elutasítani a címzett javaslatát. 5. Udvariasságból fordulunk a címzetthez.

4 Három érdemi rész: 1. Üzenet, amiért a levél megszületett. 2. Megvilágítjuk, alátámaszjuk, kifejtjük a levél érdemi mondanivalóját. 3. Alkalmas formulákkal történő lezárás. + Kimondatlan üzenetek sokasága! A szó elszáll, az írás megmarad.

5 A hivatalos levél nem csak a feladó és a címzett ügye! Meg kell fontolnunk, hogy mit és hogyan írunk le: - Önvédelmi okokból. - Tárgyilagos közlés a cél. - A dokumentumok üzleti viták tárgyává válhatnak. Úgy járj el másokkal szemben, ahogy szeretnéd, hogy mások is eljárjanak veled szemben!

6 A hivatalos/üzleti levél tartalmi és formai köveleményei 12 pontban: 1. Pontosan, egyértelműen, szabatosan fogalmazzunk. 2. Legyen rövid és célratörő a levél. 3. Felépítése: 1. üzenet (az első 1-2 mondatban váljon egyértelművé) 2. Megvilágítás 3. Lezárás

7 4. A levél formai elemei: A feladó címe: bal oldalon, de akár 2-3 sor is. A fejléc jobb felső sarkában az ügyintéző neve, telefonszáma és tárgymegjelölés. Az előre nyomtatott fejléc nagyon hasznos! A dátumsor: jobbra fent vagy a fő szöveg után. A belső címzés a bal oldalon, a címzett rangjával. A megszólítás középen. A szöveg, az udvarias zárás és az aláírás.

8 5. Ügyeljünk a címzés (rang!) pontosságára! 6. Megszólítás: Tisztelt vagy kedves, név vagy rang. 7. Kerüljük a személytelen, általános megszólításokat. 8. Negatív tartalmú leveleinket is kezdjük egy pozitív vagy legalább semleges tartalmú közléssel. 9. Ne mentegetőzzünk, de ha indokolt kérjünk bocsánatot mielőbb, tárgyszerűen és udvariasan.

9 10. Az udvarias zárás az oldal közepén, új bekezdésben. Mindig tartalmazzon együttműködési készséget kifejező mondatot. 11. Mindig kézzel írjuk alá a levelet. 12. Minél hamarabb válaszoljuk meg a kapott leveleket. A kész levelet mindig olvassuk el újra. Ügyeljünk a papír, a boríték, a gépelés, az írás minőségére! Ne ezen spóroljunk.

10 A leggyakoribb hibák: Ne írjunk többcélú levelet. Ne írjunk bonyodalmas, bürokratikus, körülményes leveleket. Számok és nevek írásakor különös gonddal járjunk el. Ne sikkasszuk el a személyeket. Levelünk utolsó olvasói mindig mi magunk legyünk.

11 AZ EK TIZENÖT SZABÁLYA: 1. Győződjünk meg róla, hogy a levél nekünk szól-e és tőlünk várnak-e rá választ. 2. Készítsünk névjegyet és használjuk minden esetben. 3. Tisztázzuk, hogy kinek írjuk a levelet. 4. Továbbküldés esetében óvatosan járjunk el és értesítsük a feladót. 5. Használjunk egyértelmű és informatív tárgymegjelölést.

12 6. Minnél rövidebb legyen, de tartalmazza a szükséges elemeket. 7. Jelezzük a levélen, ha mégis hosszúra sikerült. 8. Az t tekintsük nyílt levélnek. 9. Olyan formában fogalmazzuk meg, mintha szemtőlszembe kellene elmondanunk. 10. Itt is fontos a helyesírás. 11. Óvakodjunk az állandó kiemelésektől.

13 12. Az sem nélkülözheti az üdvözlő sorokat és az aláírást. 13. Körültekintően fogalmazzunk és olvassuk át a levelet. 14. Kerüljük az azonnali választ. 15. Ha re válaszolunk idezzük azt.

14 Mikor használjunk t? Ha gyorsan akarunk fontos információhoz jutni. Ha gyors levélváltásra van szükség. Könnyed hangvételű levelek írásához. Ha üdvözölni akarunk valakit. Ha hosszabb dokumentumokat akarunk továbbítani.

15 Mikor ne használjunk t? Idősebb emberekkel való kapcsolatfelvételkor. Hivatalos beadványoknál, leveleknél. Bizalmas, személyes ügyek intézésekor.

16 NETIKETT A hálazaton tegeződünk. Konzervatív feladó, liberális címzett. A továbbküldéshez engedély az írójától. Ne továbbítsunk láncleveleket. A durva tréfa tiltott. Tájékoztatásul: smiley-k. A csupa nagybetű kiabálásnak számít, kerüljük.

17 Levelező csoportok és csevegő szobák Klub, tele ismerős és ismeretlen emberekkel. Belépéskor illik köszönni. Tartsd tiszteletben mások személyiségét! Sértésekre nem kell válaszolni. Reklámozásra illetlenség használni. Ha kidobnak annak oka volt, gondolkozz el rajta. Az ascii rajzok nem mindenhol olvashatóak.