NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM ÖVEGES KÁLMÁN GYAKORLÓ ÁLTALÁNOS ISKOLA PEDAGÓGIAI PROGRAM IRATKEZELÉSI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA 2013
A NYME Öveges Kálmán Gyakorló Általános Iskola Iratkezelési és Adatkezelési Szabályzata Törvényi háttér: Az 2011. évi CXC. tv. 26. pontja szabályozza a köznevelési intézményekben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok kezelését. 1.A fogalmak meghatározása: 1.1 Iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés az ezt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során az érkezett, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. 1.2 Iktatókönyv: az intézmény rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv. 1.3 Az iratkezelés: Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. 1.4 Irat: Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagban, és bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. 1.5 Elektronikus irat: Elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak, és számítástechnikai program felhasználásával továbbítanak. 1.6 Számítástechnikai adathordozó: Számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. 1.7 Elektronikus iratkezelés: valamint az elektronikus irattovábbítás esetén az iratkezelési szabályzat a számítógépes programba építve tartalmazza a hozzáférési jogosultságokat, valamint a hitelesítés rendjét és az ezzel kapcsolatos feladatokat. 1.8 Irattári anyag: Az iskola és jogelődei és működése során keletkezett, az iskola irattárába tartozó iratok és az azokhoz kapcsolódó mellékletek. 1.9 Levéltári anyag:
Minden olyan gazdasági, társadalmi, politikai, jogi tudományos, műszaki, kulturális, oktatási, nevelési, vagy egyéb irat, melyre az ügyvitelnek már nincs szüksége. 1.10 Irattári terv: Rendszerbe foglalja az intézmény által ellátott ügyköröket, és az azokhoz kapcsolódó iratokat. Az irattári terv az iratok rendszerezésének alapja. 1.11 Iratkezelés: - az iskolába érkező beadványok és egyéb küldemények, vagy az itt keletkező iratok átvétele, illetékesség szerinti elosztása, iktatása, nyilvántartása - kiadványok és egyéb iratok tisztázása,továbbítása, postára adása,kézbesítése - az irattározás, irattári kezelés, megőrzés; - a selejtezés és a levéltárnak való átadás 1.12 Az iratkezelési szabályzat: Az iratok biztonságos átvételét, feldolgozását, kiadványozását, rendszerezését, nyilvántartását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza. 1.13 Adat: Az 1993 évi LXIX tv. 2003 évi LXV oktatási tv. 2. sz mellékletében felsorolt, a közoktatási intézményekben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok. Az ügyintézés és az iratkezelés célja - az irat útja pontosan követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen - szolgálja az intézmény működését, feladatainak eredményes, gyors megoldását - az irattári tervben meghatározott ideig biztosítsa az iratok épségben és használható állapotban való őrzését és a maradandó értékű iratok levéltári átadását 2. Az intézmény ügyvitelének rendje 2.1 Az ügyvitellel kapcsolatos fogalmak: a/ügykor azon ügyek összessége, csoportja, mely az iskola életéhez, tevékenységéhez, illetve az iskolai tevékenységben közreműködő személyekhez kapcsolódik. Az ügykörbe tartozó ügyek megoldásáról az intézmény vezetője által kijelölt illetékes iskolai dolgozónak kell gondoskodni. Az iskola főbb ügykörei: - igazgatási, személyi dolgozói ügykör - nevelési oktatási, tanulói ügykör - gazdasági és egyéb ügykör b/ Az ügyvitel az iskola hivatalos ügyeinek intézésében kifejtett tevékenység. 2.2 Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása felügyelete: Az iskolai feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezését, intézését, az ügyeket kísérő iratkezelést, valamint ezek ellenőrzését az intézmény igazgatója, valamint az általa kijelölt igazgatóhelyettes felügyeli, irányítja az alábbiak szerint: a/ igazgató elkészíti és kiadja az iskola ügyviteli és iratkezelési szabályzatát jogosult az iskolába érkező küldemények felbontására jogosult kiadványozni kijelöli az iratok ügyintézőit meghatározza az iratok selejtezésének és levéltárba küldésének évét figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó szabályokat és annak változásait.
b/ az igazgatóhelyettes az igazgató távollétében jogosult az iskolába érkező küldemények felbontására az igazgató távollétében jogosult a kiadványozásra az igazgató távollétében kijelöli az iratok ügyintézőit 2.3 Az ügyvitel és az ügyiratkezelés személyi feltételei: Az iskolai feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügyek szervezése, intézése, az ügyeket kísérő iratkezelés az alábbiak feladata: a/ Iskolatitkár - köteles munkáját az iratkezelésre vonatkozó szabályok szerint végezni - köteles a tudomására jutott hivatali titkot megőrizni feladatai: - a küldemények átvétele, felbontása - az iktatás - az iratok belső továbbítása az ügyintézőkhöz, az ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetése - az iratok postázása - az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése - az irattár kezelése, rendezése - közreműködik az irattári anyag selejtezésénél és levéltári átadásánál b/ Elektronikus úton érkezett információ, levél, utasítás - az e-mailen keresztül érkező OKÉV, OM, Fenntartói leveleket köteles az iskolatitkár nyomtatott formában az igazgatónak átadni a megérkezés napján, és azt a továbbiakban beérkező levélként kell kezelni 2.4 Az iratokkal, ügyekkel kapcsolatos feladatok a) Az igazgató a küldeménnyel kapcsolatos ügyek elintézésére az iskola dolgozói közül ügyintézőt jelöli ki, és ezt az iraton jelzi (szignálja) b) Az ügyintéző kijelölésével egy időben az igazgató: - meghatározza az elintézés határidejét; - esetlegesen utasításokat ad az elintézés módjára (pl: lássa; megbeszélni) c) Az igazgató által szignált iratokat az iskolatitkár bevezeti az iktatókönyvbe és eljuttatja azokat a kijelölt ügyintézőhöz d) Az ügyintéző az ügyeket haladéktalanul, érkezési sorendben, illetve határidejük figyelembevételével köteles elintézni e) Az ügyintézés határideje: - a tanulókkal kapcsolatos ügyekben haladéktalanul, de legkésőbb 7 nap belül - az iskola működésével kapcsolatos ügyekben az iskola igazgatója dönt a határidőről f) Az ügy elintézése történhet személyesen, vagy telefon útján is, ez esetben a beszélgetés, elintézés időpontját, a beszélgető partner nevét, beosztását az ügyintézés eredményét az iratra rá kell írni, és azt az ügyintézőnek alá kell írnia g) Az ügy elintézése után az iratot az esetleges kiadványozásra szánt kézirattal együtt- az ügyintéző köteles visszajuttatni az iskolatitkárnak 2.5 Felvilágosítás hivatalos ügyekben, adatszolgáltatás: a) Az iskola ügyeivel kapcsolatos bármilyen érdemi felvilágosítást csak az intézmény vezetője, vagy az általa kijelölt dolgozó adhat. b) Hivatalos szervek részére információkat, adatokat csak írásos megkeresés alapján lehet kiadni, rendelkezésre bocsátani.
c) A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell, az igazolásul felhasznált másolat lebélyegzésével, aláírásával. d) Ha az ügyet telefonon, vagy személyes tájékoztatással lehet intézni, akkor annak lényegét, az elintézés idejét az ügyiratra rá kell vezetni. e) Az iskolai ügyek intézésekor, illetve azokról való felvilágosítás során ügyelni kell arra, hogy a személyiségi jogok, valamint az adatvédelmi törvény rendelkezezései ne sérüljenek. 2.6 Az iskolai bélyegzők: a) Az iskola hivatalos bélyegzőinek készítésére, használatára az igazgató adhat engedélyt. b) A tönkrement elavult bélyegzőt az igazgató ellenőrzése mellett, meg kell semmisíteni. c) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén jegyzőkönyvet kell készíteni, és az elvesztést az igazgatónak közleményben közzé kell tennie. d) Az iskola bélyegzőiről nyilvántartást kell vezetni. A bélyegző nyilvántartásának az alábbiakat kell tartalmaznia: - a bélyegző sorszámát - bélyegző lenyomatát - a bélyegző használatára jogosult nevét - a bélyegző átvételének keltét, és az átvételt igazoló aláírást - a Megjegyzés rovatot a változások (visszaadás, elvesztés, megsemmisítés stb) feltüntetésére. 3 A küldemények átvétele és felbontása 3.1 Az iskolába érkező küldemények postai átvételére, kinyitására az alábbi dolgozók jogosultak: - igazgató, - igazgatóhelyettesek - gazdasági ügyintéző - iskolatitkár 3.2 Az iratok átvételére az iskola igazgatója, igazgatóhelyettesei, gazdasági ügyintéző és az iskolatitkár jogosult. 3.3 Amennyiben a küldemény címzéséből megállapítható, hogy az nem az iskolát illeti, felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani. 3.4 Ha az irat burkolata sérülten vagy felbontottan érkezett, a küldeményt átvevőnek rá kell írnia a Sérülten érkezett, illetőleg Felbontva érkezett megjegyzést, a dátumot és alá kell írnia. 3.5 Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, diákönkormányzat, szülői munkaközösség, közalkalmazotti tanács részére érkezett leveleket. 3.6 A névre szóló iratot, amennyiben az nem magánjellegű és hivatalos elintézést igényel, a címzettnek haladéktalanul vissza kell juttatnia az iskolatitkárnak. 3.7 A névre szóló küldeményt a címzett távolléte esetén az igazgató vagy az igazgatóhelyettese felbonthatja, ha a küldemény külseje alapján megállapítható, hogy hivatalos iratot tartalmaz. A küldeményt felbontó dolgozónak az iraton feltüntetett mellékletek meglétét ellenőriznie kell. 3.8 Amennyiben a küldeményhez pénz, illetékbélyeg, válaszbélyeg van mellékelve, ezt az iratra fel kell jegyezni.
3.9 A küldemény téves felbontása esetén a borítékot ismét le kell ragasztani. A küldeményt felbontó dolgozónak a borítékra rá kell vezetni a téves felbontás tényét, s azt dátummal és aláírással kell ellátnia. A tévesen felbontott küldeményt haladéktalanul továbbítani kell. 3.10 Ha a feladó neve és címe csak a borítékról állapítható meg, továbbá ha a küldemény névtelen levél, illetve ha a feladás időpontjához jogkövetkezmény fűződik (fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat, felülbírálati kérelem, stb) a borítékot az irathoz kell csatolni, és ezt az iraton a mellékletek feltüntetése mellett jelezni kell. 3.11 Sürgősség kezelése A gyors elintézést igénylő ( azonnal, sürgős ) jelzésű küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez. 4. Iktatás Az iratkezelő az iratokat a beérkezést követően iktatja be. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgős jelzésű iratokat. 4.1 Az iskola iktatási rendszere évente újrakezdődő sorszámos rendszer, melyet az iskola igazgatója által hitelesített iktatókönyvbe kell rögzíteni. 4.2 Az iktatás az iratok beérkezésének, illetve keletkezésének sorrendjében történik a beérkezés napján. 4.3 A küldeményeket felbontó vezető, illetve a névre szóló hivatalos küldemény címzettje köteles a hivatalos ügyiratot az iskolatitkárnak iktatás céljából átadni, bemutatni. 4.4 Iktatni kell: az iskolába érkezett és azon belül keletkezett iratokat. 4.5 Nem kell iktatni: meghívókat, közlönyöket, sajtótermékeket, reklámcélú kiadványokat, valamint az olyan iratokat, amelyekről a vonatkozó rendelkezések értelmében külön nyilvántartást kell vezetni (pl könyvelési bizonylatok). 4.6 Iktatáskor az iratot a jobb felső sarokban el kell látni iktatóbélyegző lenyomatával, és ki kell tölteni annak egyes rovatait: - az iktatás dátuma - az iktatókönyv sorszáma (iktatószám) - a mellékletek száma - az ügyintéző neve Ezzel egy időben a fenti adatokkal megegyezően az iktatókönyvbe is be kell jegyezni: - a sorszámot - az iktatás idejét - a beküldő nevét és ügyiratszámát - az ügy tárgyát - a mellékletek számát - az ügyintéző nevét - az elintézés módját. 4.7 Az Iktatókönyv több éven keresztül használható. Az iktatás sorszáma azonban naptári évenként újra kezdődik. Az év utolsó munkanapán az iktatókönyvet a felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás sorszámának feltüntetésével, a körbélyegző lenyomatával és az igazgató aláírásával le kell zárni. 4.8 Az iktatókönyvben oldalt, iktatószámot üresen hagyni nem szabad. 4.9 Téves iktatáskor a téves bejegyzést érvényteleníteni kell. Érvénytelenített iktatószámot újból kiadni nem szabad. 4.10 Az iktatókönyvben a téves bejegyzéseket át kell húzni, hogy az eredeti szöveg is olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes adatot.
4.11 Az iktatókönyv egy- egy sorszámára csak egy ügyet szabad iktatni. 4.12 Ha egy ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új évben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását, az előző években iktatott anyagot pedig csatolni kell az új iktatószámhoz. 5 Kiadványozás: 5.1 A kiadvány az iskolai ügyintézés során belső vagy külső ügyfél, szervezet, intézmény stb, számára készült hivatalos irat. 52 Kiadványozási joggal rendelkezik: - igazgató: a tanulókkal és az iskola működésével, az iskola gazdasági ügyeivel kapcsolatos iratok esetében. Az igazgató távolléte esetén az általa megbízott igazgatóhelyettes rendelkezhet a kiadványozási joggal. 5.3 Az iratokat a kiadványozó eredeti aláírásával kell ellátni. 54 A kiadványozó külön engedélye alapján a kiadványozó aláírása nélkül is készülhet irat. Ilyen esetben az iraton a kiadványozó neve után sk jelzést kell tenni, és az iratra A kiadvány hiteles záradékot rá kell írni, majd az iskolatitkárnak vagy az ügyintézőnek ezt aláírásával hitelesítenie kell. 5.5 Az iratok eredeti példányát az aláírás mellett el kell látni az iskola körbélyegzőjének lenyomatával is. 5.6 Az intézmény hivatalos iratainak (kiadványainak) tartalmi és formai követelményei a) A kiadvány felső részén: - az iskolamegnevezése, címe, telefonszáma - az ügy iktatószáma - az ügyintéző neve - az ügy tárgya - a hivatkozási szám vagy jelzés, a mellékletek darabszáma - a kiadvány címzettje - a kiadvány szövegrésze - aláírás - eredeti ügyiraton az iskola körbélyegzőjének lenyomata - keltezés - az sk jelzés esetén a hitelesítés. 5.7 A kiadványok továbbítása - a kiadványok elküldésének módjára az ügyintéző utasítást ad. - A küldemények továbbítása történhet postai úton, kézbesítővel vagy elektronikus úton. 6 Az irattározás rendje: 6.1 Az elintézett iratokat az iskolatitkárnak el kell helyeznie az irattárban. 6.2 Az irattár őrzési idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. 63 Az irattárba csakolyan iratot szabad elhelyezni, amelynek kiadványai továbbításra kerülnek a címzetthez, és határidős kezelést már nem igényelnek. Ettől eltérni csak az igazgató engedélyével lehet. 6.4 Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatába fel kell tüntetni. 6.5 Öt év elteltével az ügyiratokat az irattárban az irattári terv tételszámai szerinti csoportosításban, ezen belül a sorszámok, illetve az alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni.
6.6 Az irattárban elhelyezett iratokat hivatalos használatra az ügyintézőnek legfeljebb 30 napra, az irattári kölcsönzési füzetbe bejegyezve, az átvevő aláírásával ellátva lehet kölcsönözni. 6.7 Az irattárban kezelt iratról másolat kiadását az iskola kiadványozási joggal rendelkező vezető beosztású dolgozója engedélyezheti. Az iskola irattári terve Irattári tételszám Ügykör megnevezése Őrzési idő(év) Levéltár Vezetési, igazgatási és személyi ügyek I. 1 Intézmény létesítés, nem selejtezhető 15 év alapító okiratok, tevékenység változása, átszervezés, fejlesztés 2 Beszámolók, jelentések, nem selejtezhető 15 év munkatervek 3 Iktatókönyvek, nem selejtezhető 15 év iratselejtezési jegyzőkönyvek 4 személyzeti, bér- és 50 munkaügy 5 Munkavédelem, tűz- és 10 balesetvédelem, baleseti jkv-ek 6 Fenntartói irányítás 10 7 Szakmai ellenőrzés 10 8 Megállapodás, bírósági, 10 államigazgat. ügyek 9 Belső szabályzatok 10 11 Munkatervek, 10 jelentések, statisztikák 12 Belső ügyviteli 10 segédkönyvek, postakönyv 13 Hírlap-, folyóirat-, és 10 könyvrendelés 14 SZMSZ nem selejtezhető 15 év 15 Külföldi kapcsolatok 5 bonyolítása 16 Külföldi kiküldetések, 5 tapasztalatcsere, úti jelentések 17 Külső szervek nem selejtezhető 15 év ellenőrzése, átvilágítás, fenntartói vizsgálatok, szakfelügyeleti 18 Munkabalesetek és 75 év foglalkozási betegségek nyilvántartása 19 Közalkalmazotti Tanács nem selejtezhető 15 év
ügyei 20 Munka és szakmai 5 értekezletei jegyzőkönyvek 21 Ügyvitelszervezés (saját megrendelésű elektronikus program leírások, programrendszerek, védelemszabályozás, stb.) nem selejtezhető 22 Szakhatósági 5 állásfoglalások, vélemények, nyilatkozatok 23. Intézkedést nem igénylő 5 körlevelek, meghívók 24 Minőségbiztosítási, nem selejtezhető minőségirányítási rendszer célmeghatározása, teljesítményértékelés iratai 25 Panaszügyek 5 Nevelési-oktatási ügyek II. 26 Nevelési-oktatási 10 kísérletek, újítások 27 Törzslapok, nem selejtezhető póttörzslapok, beírási naplók 28 Nevelési és pedagógiai nem selejtezhető program 29 Gyermek szakértői 5 vizsgálata,szakvélemény 30 Iskolai felvételi eljárás szervezése 31 Tanköteles tanulók nem selejtezhető nyilvántartása 32 Tanuló- és 10 gyermekbaleseti ügyek 33 Pedagógusigazolvány 2 ügyek 34 Felvétel, átvétel 20 35 Tanulói fegyelmi és 5 kártérítési ügyek 36 Naplók 5 37 Diákönkormányzat 5 szervezése és működése 38 Pedagógiai 5 15 év 15 év 15 év 15 év
szakszolgáltatás 39 Szülői munkaközösség, 5 iskolaszék szervezése, működése 40 Gyakorlati képzés 5 szervezése 41 Tanulók dolgozatai, 5 témazárók, vizsgadolgozatok 42 Belső vizsgák, stb. 5 43 Ingatlan- nyilvántartás, kezelés, fenntartás, épülettervrajzok, helyszínrajzok, használatba vételi engedélyek Gazdasági ügyek III. nem selejtezhető 44 Társadalombiztosítás 50 45 Leltár, állóeszköz nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezés 10 46 Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési bizonylatok 47 Gyermekek, tanulók ellátása, juttatásai, térítési díjak 10 10 7. Az iratok selejtezése, levéltári átadása 7.1. Az irattár anyagának selejtezését az igazgató rendeli el. 7.2 Az iratselejtezés időpontját a selejtezés megkezdése előtt 30 nappal az illetékes levéltárnak írásban be kell jelenteni. A selejtezés az illetékes levéltár hozzájárulása, illetőleg a bejelentéstől számított 30 nap letelte után kezdhető meg. 7.3. A selejtezésre szánt iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a selejtezett irattári tételeket, az irattárba helyezés évét és az irat mennyiségét. A selejtezési jegyzőkönyv 2 pld-át meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Az iratokat megsemmisíteni csak a levéltár hozzájárulás alapján lehet. 7.3 A ki nem selejtezett iratokat az illetékes levéltárnak 50 év után át kell adni. A nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok Személyes adat: meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható minden adat, valamint az adatból levonható az érintettre vonatkozó következtetés. Különleges adat: faji eredetre, nemzeti, nemzetiségi, etnikai hovatartozásra, egészségi állapotra vonatkozó személyes adat. Közérdekű adat: állami, vagy helyi önkormányzati feladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, a személyes adat fogalma alá nem eső adat.
Szolgálati titok: minden olyan adat, amelynek illetéktelen személlyel való közlése veszélyezteti a zavartalan oktatói, nevelői tevékenységet, a gazdálkodás rendjét, vagy érdekeit. Adatkezelés: személyes adatok felvétele, megváltoztatása, (módosítás), betekintése, feldolgozása, felhasználása, tárolása, továbbítása, nyilvánosságra hozatal és további felhasználásuk megakadályozása. Betekintés: egyszerre egy személy nyilvántartott adatainak részleges vagy teljes körű megnézése az adathordozón, a személyügyi feladatot ellátó személy hivatali helyiségében. Adatszolgáltatás: egy személyre, vagy személyek meghatározott körére vonatkozóan a nyilvántartott adatokról vagy azok egy részéről harmadik személy részére adathordozón történő információ nyújtása. Adattörlés: a nyilvántartott adatnak az adathordozóról való bármilyen nyom nélküli eltávolítása, úgy mintha az adat sosem lett volna. Hozzáférés: a nyilvántartott adatok egy részéhez, vagy egészéhez való hozzájutás. Másolat: a nyilvántartott adatoknak bármilyen adathordozón és terjedelemben történő megsokszorozása. Adatvédelem: a nyilvántartott adatok illetéktelen személyekhez való hozzájutásnak megakadályozása. Üzemeltetés: az adathordozó eszközök, programok működtetése. Adathordozók: papíralapú, mágneses alapú távadat-átviteli adattároló, továbbító eszközök. Ellenőrzés: a nyilvántartás teljes folyamata jog- és szabályszerűségének vizsgálata az ehhez szükséges mértékű teljes hatáskörrel. Adatkezelő: minden olyan vezető, ügyintéző, ügykezelő (adatrögzítő), aki adatnyilvántartással, személyi irattal összefüggő adatokat kezelnek: magasabb vezető esetén a fenntartó, egyéb esetben az intézményvezető. Adatvédelemmel kapcsolatos jogok és kötelezettségek A személyügyekkel foglalkozó dolgozónak a munkavégzéséhez szükséges mértékű, teljes körű adatkezelési, betekintési, adatrögzítési, másolatkészítési, üzemeltetési jogosultsága és adatvédelmi kötelezettsége van az intézmény személyi állomány adataira vonatkozóan. Adattörlés csak a fegyelmi ügyiratok selejtezését követően, valamint helyesbítés csak vezetői engedéllyel történhet. Az intézményvezető, vagy annak kijelölt helyettese jogosult az intézmény alkalmazottjának személyi nyilvántartásába teljes körűen betekinteni. A betekintés vagy adatszolgáltatás során tudomására jutott adatot csak rendeltetésének megfelelően használhatja fel, és csak arra feljogosított személynek hozhatja tudomására. Személyes adatok A személyes adat meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható minden adat, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. Az intézmény minden dolgozójának személyes adatainak összegyűjtéséről, karbantartásáról, biztonságos kezeléséről az intézményvezető gondoskodik. Az intézmény alkalmazottjait érintő személyes adatokat dolgozónként minden esetben együttesen kell tárolni és személyi anyagként kell kezelni és nyilvántartani. Az intézményvezető személyes adatait a fenntartó (munkáltatói jog gyakorlója) kezeli, tartja nyilván.
Személyes adatokban történő változások jelentése Minden alkalmazott az alábbi adataiban bekövetkező változást köteles 30 napon belül írásban bejelenteni és okirattal (vagy annak másolatával) igazolni: - név - családi állapot - eltartott gyermek (név, születési idő, eltartás kezdete) - lakcíme, ideiglenes tartózkodási hely címe - iskolai végzettség, szakvizsga - tudományos fokozat - állami nyelvvizsga - A bejelentett adatváltozást az alkalmazott személyi iratait kezelő vezető, a bejelentéstől számított 30 munkanapon belül köteles a megfelelő személyi iratra rávezetni. A köznevelési intézményekben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok tartalmáról, nyilvántartásáról, a köznevelési információs rendszerbe történő bejelentkezésről, valamint az Országos statisztikai adatgyűjtési program keretében előírt adatszolgáltatásról a Köznevelésről szóló 2011. évi CXC tv. 41., 42., 43. -aiban foglaltakat kell alkalmazni. A tanulók adatainak védelméről, titoktartási kötelezettség Az adatkezelés személyi, időbeli és térbeli hatálya: Az adatkezelés és az adatvédelem a pedagógusokkal és a nevelő oktató munkát közvetlenül segítő közalkalmazottakkal kapcsolatos titoktartási kötelezettség azokra a tényekre, adatokra és információkra vonatkozik, melyekhez hivatásuk gyakorlása során jutottak, függetlenül attól, hogy annak nyilvántartására, kezelésére a köznevelésről szóló törvény felhatalmazást ad vagy sem. E kötelezettség a foglalkoztatási jogviszony megszűnte után, határidő nélkül fennmarad. A titoktartási kötelezettség kiterjed azokra a személyekre is, akik részt vesznek a nevelőtestületi ülésen. Abszolút titoktartási kötelezettség áll fenn minden olyan személlyel, szervezettel szemben, akinek részére a Közoktatásról szóló törvény rendelkezései szerint nem továbbítható adat. Kivéve, ha az érintett írásos hozzájárulását adja. Relatív titoktartási kötelezettség áll fenn akkor, ha az adat továbbítására a közoktatásról szóló törvény meghatározott célból felhatalmazást ad. Ilyenkor a törvényben meghatározott adat a törvényben meghatározott célból továbbítható. A titoktartási kötelezettség alól kivételt élvező esetek: - Írásbeli felmentés alapján titoktartási kötelezettség nem vonatkozik arra az esetre, ha alóla a szülővel történő közlés tekintetében a tanuló másokkal történő közlés tekintetében a tanuló és a szülő közösen, mindkét esetben írásban felmentést adott. - Nevelőtestület tagjai között
Nem terjed ki a titoktartási kötelezettség a nevelőtestületi értekezletre, a nevelőtestület tagjainak egymásközi, a tanuló érdekében végzett megbeszélésre - Törvényben meghatározott esetekben Titoktartási kötelezettség nem terjed ki azokra az adatokra, amelyek a Közoktatási törvény alapján kezelhetők és továbbíthatók - Szülővel és törvényes képviselővel szemben A jogszabályban meghatározott esetekben nem terheli titoktartási kötelezettség a pedagógust. Tanulók személyes adatai kiadhatók: - pedagógiai célból - pedagógiai célú habilitációs és rehabilitációs feladatok ellátása céljából - gyermek- és ifjúságvédelmi célból - iskola-egészségügyi okból - a törvényben meghatározott nyilvántartások vezetése céljából már folyamatban lévő büntetőeljárásban, szabálysértési eljárásában a büntethetőség és felelősségre vonás mértékének megállapítása céljából a célnak megfelelő mértékben, célhoz kötötten. Nem kell a jogosult beleegyezését kérni a szükséges adatok továbbításához: - a gyermekvédelemről és a gyámügyi igazgatatásról szóló tb. 17. %-ára tekintettel - a pedagógus, az oktató munkát segítő alkalmazott az intézményvezető és a meghatalmazás keretei között az általa meghatalmazott vezető úján köteles az illetékes gyermekjóléti szolgáltatót haladéktalanul értesíteni, ha megítélése szerint a kiskorú (18 év alatti) tanuló más, vagy saját magatartása miatt súlyos veszélyhelyzetbe kerülhet vagy kerül. A közokt. tv. 2. sz. mellékletében felsorolt adatok az alábbiak szerint továbbíthatók, felhasználhatók: - Valamennyi adat továbbítható: fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, nemzetbiztonsági szolgálat részére - Oktatási és Kulturális Minisztérium felé: statisztika és tudományos célú adatok - gyógytestnevelés ellátásban részesülő gyermek/tanuló, félévi és év végi teljesítményének értékelésével kapcsolatos adatok továbbíthatók a gyermek iskolájába - az egészségügyi, iskola-egészségügyi feladatot ellátó intézmény/személy részére a tanuló egészségügyi állapotának megállapítása céljából továbbítható adat - a családvédelemmel foglalkozó intézmények, szervezet, a gyermek, és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezetek, intézmények részére: a tanuló veszélyeztetettségének feltárása, megszüntetése céljából továbbíthatók az adatok. Közérdekű adat: Közérdekű adat: állami, vagy helyi önkormányzati feladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, a személyi adat fogalma alá nem eső adat. Az intézmény közérdekű adatai az adatvédelmi törvény előírásai alapján nyilvánosak, kívülállók számára hozzáférhetők, megtekinthetők. Az intézmény kötelessége a feladatkörébe tartozó közérdekű ügyekben a szülők, tanulók gyors, pontos tájékoztatása.
Az intézmény feladata, hogy pontosan körültekintően és szabadon hozzáférhető módon ismertesse közérdekűnek minősíthető adatait: -alapadatait (az alapító okirat szerint) - feladatait, hatáskörét - szervezeti felépítését - működésének rendjét, ezzel kapcsolatos dokumentumait - házirendjét Biztonsági előírások: Az adatbiztonság szabályozásának biztosítania kell: - Az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszközökhöz történő illetéktelen fizikai hozzáférés megakadályozását. - Az adathordozók tartalma illetéktelen megismerésének, lemásolásának, megváltoztatásának vagy az adathordozó eltávolításának megelőzését. - Annak megakadályozását, hogy az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszköztárba illetéktelenek bevitelt hajtsanak végre, vagy a tár tartalmát illetéktelenül megismerjék, töröljék, vagy bármilyen módon megváltoztassák. - A hozzáférési jogosultság betartását. - Azoknak az azonosítását, akiknek az adatkezelésből adatokat továbbítanak. Záró rendelkezések: A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi alkalmazottjára és más munkavállalójára. A szabályzat tartalmát az intézményvezető köteles ismertetni a beosztott munkatársakkal. Az intézményvezetőnek gondoskodni kell jelen szabályzat olyan módosításáról, amely az új törvények és rendeletek hatálybalépése miatt szükségesek. Az iratkezelési és adatkezelési szabályzat betartása felett az intézmény vezetője gyakorol felügyeletet. Jelen Szabályzat 2013. szeptember 1-én lép hatályba és határozatlan ideig érvényes. Győr, 2013. március 28.