- Tanszéki adminisztrátorok részére - Készítette: Tanulmányi és Hallgatói Ügykezelő Rendszer Főosztály 2016. 05. 02.
Tartalom 1. Tárgytematika rögzítése... 3 2. Kurzus adminisztráció... 3 2.1. Időpont és helyszín rögzítése... 3 2.2. Előadás+gyakorlat... 4 3. Kurzus hibalista... 4 3.1. Kurzus hibalista elérése... 4 3.2. Hibajegyek... 5 3.2.1. Kurzus önálló hibajegyek... 5 3.2.2. Kurzuskód hibák... 6 3.2.3. Tárgyakkal kapcsolatos kurzus hibák... 6 3.2.4. Kapcsolódó kurzusok alapján levezetett kurzus hibák... 6 3.2.5. Oktató hozzárendeléssel kapcsolatos hibák... 7 3.2.6. Vizsgákkal kapcsolatos kurzus hibák... 7 4. Óraterhelés... 7 4.1. Óraterhelés elkészítésének feltételei... 8 4.1.1. Kurzusok fogalmának helyes értelmezése és használata... 8 4.1.2. Kurzusok óraszáma... 8 4.1.3. Kurzus létszáma... 8 4.1.4. Oktatók kurzushoz rendelése... 8 4.1.5. Oktatók tanszékhez tartozása... 8 4.1.6. Tárgyak szervezeti egysége... 9 4.2. Szereplők és feladataik az óraterheléssel kapcsolatban... 9 4.2.1. Tanszéki adminisztrátor... 9 4.2.2. Oktató... 9 4.3. Óraterhelési lekérdezések... 9 4.3.1. Alapelvek... 9 4.3.2. Közös mérőszámok... 10 4.3.3. Lekérdezések... 10 5. Oktatók és egyéb alkalmazottak adminisztrációja... 12 5.1. Nyilvántartott adatok... 12 5.2. Új alkalmazott felvétele... 12 5.3. Alkalmazotti jogviszony megszűnése... 13 5.4. Alkalmazott adatainak módosítása... 13 2
1. Tárgytematika rögzítése A tárgyhoz félévente lehet tematikát megadni, azonban ritka kivételektől eltekintve egy tárgyhoz egy tematika kell, hogy tartozzon, az összes félévre nézve. Fentiek alól kivétel például, ha egy tárgy ajánlott irodalmában változás történik, de tudásanyagban, számonkérésben nem. Ebben az esetben a tárgy tematikája az irodalomjegyzékben eltérhet a félévek során. Más jellegű tematika eltérés esetén új tárgyat kell létrehozni. Tárgyhoz adott félévben történő kurzus meghirdetésekor megvizsgálja a program, hogy a tárgyhoz tartozó legutolsót megelőző félévhez tartozik-e tárgytematika. Ha igen, akkor átmásolja az adatokat az új félévhez. A tárgyhoz kapcsolódó adatokat a tárgynál található aktuális értékekkel tölti fel. Kurzus másoláskor és kurzus létrehozáskor szintén létrejön az adott félévre a tárgytematika, ha ahhoz a félévhez még nem létezik. A Szervezeti egységek (28000)/Tárgyak (46800)/Meghirdetett félévei (268400) menü Tárgytematika és Tárgytematika kiegészítő adatok füleken van lehetőség a tárgytematika adatok megadására és szerkesztésére. A Tárgytematika kiegészítő adatok fülön 4 további fül áll rendelkezésre, ezek rendre Oktatás célja, Tantárgy tartalma, Számonkérési és értékelési rendszere, Irodalom. A Tárgynév, Tárgyfelelős, Szervezeti egység mezők nyelvesített mezők, ennek megfelelően a tárgytematika is több nyelven adható meg. Ha egy adott nyelven hiányzik a tárgynév, a tematika azon a nyelven nem menthető el. Amennyiben egy adott félévhez még nincsen tárgytematika, akkor a Szerkesztés gomb megnyomását követően a Tárgytematika fülön a Tárgytematikát hozzáad gombbal lehet tematikát adni a tárgyhoz. A Tárgytematika kiegészítő adatok fülön a szövegmezők csak ezután válnak menthetővé. A Tárgytematikát hozzáad gomb feltölti a tárgyhoz kapcsolódó adatokat (Tárgykód, Tárgynév, Tárgyfelelős, Szervezeti egység, Heti óraszám, Féléves óraszám, Követelmény), amelyek a felületen nem szerkeszthetőek. Amennyiben a tárgytematika létrehozása után módosulnak a tárgyhoz tartozó adatok, akkor a Tárgytematika fülön lehet frissíteni azokat a Tárgytematika frissítése gomb segítségével. Tematika csak akkor hozható létre, ha van Tárgyfelelős oktató a tárgynál. A tematika az oktatói webes felületről is szerkeszthető, ennek bővebb leírása az oktatóknak szóló GyIK-ban olvasható (https://qter.elte.hu/statikus.aspx/gyik-oktatoknak). 2. Kurzus adminisztráció 2.1. Időpont és helyszín rögzítése A 2015/16/2 félévvel bezárólag a karokon központilag órarendbe be nem osztott kurzusok esetében a megjegyzés vagy leírás mezőbe szövegesen került rögzítésre a hallgatók tájékoztatásának céljából az időpont és a helyszín. 2016/17/1 félévtől formalizáltan rögzítendők ezen adatok a tárgy kurzusai menük órarendhez rendelés fülén. Így a kurzus bekerülhet a hallgatók és oktatók órarendjébe, lehetővé válik a teremkihasználtság kimutatása és pontosabb lehet az oktatói óraterhelés kimutatása. Az órarend negyed órás pontosságú, tehát minden tanóra egészkor, negyedkor, félkor vagy háromnegyedkor kezdődik és ér véget, hossza pedig 15 perc többszöröse ilyenformán egy 90 perces óra órarendi órahossza 6 lesz. 3
Lehetőség van az alkalmak akár egyenkénti (heti) rögzítésére, tömbösített órák esetén erre szükség is lehet; de heti (kétheti, stb.) rendszerességgel ismétlődő órák esetén a tanítási szünetek és helyettesítő alkalmak adminisztrációja nem elvárás. A rögzített (mentett) alkalmak időpontja utólag nem módosítható, ha erre van szükség, a kurzus törlése az órarendről funkción keresztül újra kell kezdeni az órarendi adatok rögzítését. 2.2. Előadás+gyakorlat Bizonyos tanegységek önmagukban fogalmaznak meg előadás és gyakorlat óraszámot. Ez a Neptunban modellezhető 1 tárgyhoz rendelt több, különböző típusú kurzussal (jellemzően van félévente 1 előadás és több gyakorlat). Az Előadás+gyakorlat nem modellezhető egyetlen kurzussal, kurzus szintjén az előadásnak el kell válnia a gyakorlattól. 3. Kurzus hibalista A hibalisták célja az adatrögzítés hibáinak felfedése, ezen keresztül a helyes adatok rögzítésének megkönnyítése, az adatminőség javítása. A hibalisták az ellenőrzés ideje alapján két csoportra oszthatók: offline és online. Az offline hibalisták hibajegyei naponta egyszer generálódnak, erről tájékoztatnak a listák ellenőrizve oszlopai (ha a hibalistában nincs ellenőrizve oszlop, akkor online hibalistát látunk, a hibajegyek aktuálisak). Az online hibalisták hibajegyei a futtatás pillanatában generálódnak, mindig az aktuális adatokat mutatják. A hibák javításának bevett módja, hogy minden releváns hibát lekérünk (Excelbe exportálva offline hibalistából), hibatípusonként csoportosítunk (akár Excel szűrők segítségével), majd minden egyes hiba javítása után ellenőrizzük az adott kurzust (online hibalista segítségével), sikerült-e a javítás. 3.1. Kurzus hibalista elérése A kurzus hibalista egyrészt különböző szűrési lehetőségek mellett a Saját adatok (200)/Lekérdezések/Statisztikák (655000) menüpont alatt érhető el. Ez offline lista, több kurzus hibáit mutatja egyszerre. TR tanszadmin: kurzus hiba (adminisztratív szervezet) : Azon kurzusokra szűr, melyek alapértelmezett tárgyának adminisztratív szervezeti egysége a paraméterben megadott (pl.: BTK, IK%, % ). TR tanszadmin: kurzus hiba (én hoztam létre) : Azon kurzusokra szűr, melyeket a futtató felhasználó hozott létre. TR tanszadmin: kurzus hiba (saját szervezet) : Azon kurzusokra szűr, melyek alapértelmezett tárgyának szervezeti egységére a futtató felhasználónak tanszéki adminisztrátor szerepköre van. TR tanszadmin: kurzus hiba (szervezet) : Azon kurzusokra szűr, melyek alapértelmezett tárgyának szervezeti egysége a paraméterben megadott, vagy az intézményfában az alatt van (vagyis rekurzív) (pl.: BTK, BTK-ANGOL% ). Ez utóbbi hibalista elérhető a felületen helyi menüben is (jobb klikk a listában a kívánt kurzus sorában, Általános lekérdezések menüpont), így nem kell a kívánt szervezeti egység kódját a listának paraméterként megadni. 4
Szervezeti egységek (28000) főmenü, TR tanszadmin: kurzus hiba (rekurzív) (Szervezeti egységek menü) : Azon kurzusokra szűr, melyek alapértelmezett tárgyának szervezeti egysége a listában kiválasztott, vagy az intézményfában az alatt van (vagyis rekurzív). Másrészt a kurzus hibalista elérhető 1-1 kurzus vonatkozásában a felület különböző pontjain a helyi menükben (jobb klikk a listában a kívánt kurzus sorában, Általános lekérdezések menüpont). Ez online lista. Szervezeti egységek (28000)/Kurzusok (29700) menü, TR tanszadmin: kurzus hiba (Kurzusok menü) : A kiválasztott kurzus online hibalistája. Szervezeti egységek (28000)/Tárgyak (46800)/Tárgy kurzusai (48200) menü, TR tanszadmin: kurzus hiba (tárgy kurzusa menük) : A kiválasztott kurzus online hibalistája. Szervezeti egységek (28000)/Hozzárendelt tárgyak (2650)/Tárgy kurzusai (2750) menü, TR tanszadmin: kurzus hiba (tárgy kurzusa menük) : A kiválasztott kurzus online hibalistája. 3.2. Hibajegyek 3.2.1. Kurzus önálló hibajegyek előkövetelmény meta nem használandó Kurzushoz tartozó követelmény meták az ELTE-n nem használatosak. (Jelenleg egyetlen kivételt engedünk a Neptun vonatkozó fejlesztésének kivitelezéséig: kurzus előkövetelmény metaként Vizsgakurzus típusazonosító mellett rögzíthető a targyfelvetelekszama(subject.code)>1 meta, ami megakadályozza a vizsgakurzus felvételét, ha a tárgy korábban még nem volt felvéve.) kurzustípus ismeretlen Valódi kurzustípus rögzítendő. ( Alapadatok fül, Kurzus típus mező) mintatanterves max létszám nem korlátozható egyéb intézményi max létszám nem korlátozható A mintatanterves és egyéb intézményi max létszám nem adható meg, a mintatanterves hallgatók prioritizálását a rangsorolás hivatott megoldani. ( Alapadatok fül, Mintatanterves max létszám, Egyéb intézményi max létszám mezők) féléves és heti óraszám egyszerre nem rögzíthető nincs óraszám Hetente (kéthetente, stb.) tartott óra esetén a heti óraszám rögzítendő, tömbösített óra esetén a féléves óraszám. ( Alapadatok fül, Féléves óraszám, Óraszám mezők) nincs nyelv ( Alapadatok fül, Nyelv mező) kurzustípus alapján nem lehet óraszám Egyéni felkészülés, Házidolgozat és Vizsgakurzus kurzustípus esetén nincs kontaktóra. ( Alapadatok fül, Féléves óraszám, Óraszám mezők) vizsgakurzusa csak előadásnak lehet Vizsgakurzus típusazonosító csak Előadás kurzustípus esetén használható. ( Alapadatok fül, Kurzus típus, Típusazonosító mezők) 5
vizsgakurzusnak nem lehet óraszáma Vizsgakurzus típusazonosító esetén nincs kontaktóra. ( Alapadatok fül, Féléves óraszám, Óraszám mezők) 3.2.2. Kurzuskód hibák nem betűvel vagy számmal kezdődik A kurzuskód első karaktere magyar betű vagy számjegy lehet. nem betűre vagy számra végződik A kurzuskód utolsó karaktere magyar betű, számjegy vagy záró zárójel lehet. joker karakter nem megengedett A kurzuskódban a Neptun és az SQL joker karaktereinek használata technikai hibához vezethet, ezért nem megengedett: _ %? * halmozott írásjelek A kurzuskódban egymás után több írásjel nem szerepelhet (kivéve nyitó zárójel előtt és záró zárójel után). nem megengedett karakter Kurzuskódban magyar betűkön és számjegyeken kívül a következő írásjelek használhatók:. / : ( ) # - 3.2.3. Tárgyakkal kapcsolatos kurzus hibák A tárgyakkal kapcsolatos kurzus hibajegyek végén csak akkor jelenik meg zárójelben a tárgykód, ha a vonatkozó tárgy nem a kurzus alapértelmezett tárgya. kurzustípus eltér a tárgynál meghatározottól (<tárgykód>) heti óraszám eltér a tárgynál meghatározottól (<tárgykód>) féléves óraszám eltér a tárgynál meghatározottól (<tárgykód>) A tárgynál megadott kurzustípus/heti óraszám/féléves óraszám nem egyezik a kurzus kurzustípusával/heti óraszámával/féléves óraszámával. (Kurzusnál Alapadatok fül Kurzus típus mező, tárgynál Alapadatok fül Óraszámok blokk) hozzárendelés archivált tárgyhoz (<tárgykód>) Aktuális vagy újabb féléven lévő kurzus archivált tárgyhoz van hozzárendelve, a kapcsolat törlendő. ( Alapadatok fül Alapértelmezett tárgy mező illetve Kapcsolódó tárgyak fül) kurzus archivált szervezet tárgyán Aktuális vagy újabb féléven lévő kurzus alapértelmezett tárgyának szervezete archivált. kurzuskód a tárgykóddal kezdődik (<tárgykód>) Kurzuskód nem rendeltetésszerű használata vélelmezhető. ( Alapadatok fül Kurzuskód mező) nincs tematika A kapcsolódó hallgatók által felvett tárgynak nincs tematikája (egyik féléven és nyelven sem). Ld. Tárgytematika rögzítése fejezet. 3.2.4. Kapcsolódó kurzusok alapján levezetett kurzus hibák kapcsolódó kurzus alapján a kurzustípus helyett a típusazonosítónak kellene vizsgakurzusnak lennie (<tárgykód félév kurzuskód>) A vizsgakurzus kurzustípusként csak eredendően vizsgakurzusként akkreditált tárgyaknál (pl. szigorlat, nyelvi alapvizsga) alkalmazható. Ha egyéb tárgyból pl. keresztféléven 6
biztosítunk kontaktóra nélkül vizsgázási lehetőséget, akkor eredeti kurzustípus (pl. előadás) mellett vizsgakurzus típusazonosító rögzítendő. kurzustípus előadás, de kapcsolódó kurzus gyakorlat jellegű (<tárgykód félév kurzuskód>) kurzustípus gyakorlat jellegű, de kapcsolódó kurzus előadás (<tárgykód félév kurzuskód>) Kurzus-tárgy kapcsolatok alapján vélhetően hasonló kurzusról van szó, de egyszer előadás, egyszer gyakorlat/labor/szeminárium a kurzus kurzustípusa. Előadás+gyakorlat tárgyak esetén a tárgy első kurzustípusaként Előadás, második kurzustípusaként Gyakorlat vagy Szeminárium rögzítendő. 3.2.5. Oktató hozzárendeléssel kapcsolatos hibák nincs oktató A kurzushoz nincs oktató rendelve. ( Jegyzetek és Oktatók fül Oktató blokk) nincs oktató százalékkal A kurzushoz nincs valódi oktató (százalék nem 0) rendelve. ( Jegyzetek és Oktatók fül Oktató blokk) oktató százalék nélkül A kurzushoz rendelt oktatóknál hiányzik a százalék. ( Jegyzetek és Oktatók fül Oktató blokk Százalék mező) oktatók százalékösszege nem 100 illetve nem minden oktató százaléka 100 A kurzus oktatóihoz kétféle módon rögzíthetők a hibalista szerint elfogadott százalékok: a százalékösszeg 100, ha az órákat megosztva tartják minden százalék 100, ha az órákat egyszerre, párhuzamosan tartják Mindkét esetben további oktatók rendelhetők a kurzushoz 0%-kal adminisztrációs célból ( lássa a kurzust ) vagy nem kontaktóra-jellegű elfoglaltság (pl. vizsgáztatás) esetén. Bizonyos esetekben a fenti keretek közé nem szorítható be a valóság (pl. külső, Neptunban még nem adminisztrált óraadó miatt nem lesz 100% az összeg, vagy több oktató részben párhuzamosan oktat), ilyenkor a valós kontaktóra-terhelés adminisztrációjára kell törekedni, nem a hibalistának való megfelelésre. 3.2.6. Vizsgákkal kapcsolatos kurzus hibák nincs vizsgatípus A kurzushoz már tartozik vizsga illetve a kurzustípus előadás vagy vizsgakurzus, így vélhetően vizsgát kellene hozzá hirdetni. Ehhez a kurzushoz rögzített vizsgatípusra is szükség van. ( Alapadatok fül, Vizsga típus blokk) kezeletlen vizsgajelentkezés (<vizsgaidőpont>, hallgató: <neptunkód>, vizsgáztatók: <nevek (neptunkódok)>) A vizsga már legalább 5 napja elmúlt, de a hallgató vizsgajelentkezéséhez még nincs bejegyzés rögzítve, nincs Nem jelent meg vagy Nem értékelhető jelölés. 4. Óraterhelés Óraterhelés keretében az oktatói tevékenységet végző alkalmazottak munkaterhelését vizsgáljuk kurzusok kontaktóra száma alapján. 7
4.1. Óraterhelés elkészítésének feltételei A kontaktóra számon alapuló óraterhelés elkészítéséhez a következő adatkörök helyes és teljes adminisztrációja kiemelt fontossággal bír: 4.1.1. Kurzusok fogalmának helyes értelmezése és használata A Neptun rendszerben a kurzus fogalom egy adott félévben, adott helyszínen és időpontban megtartott tanórát fizikai alkalmat jelent, amely a szorgalmi időszakban lehet heti ismétlésű vagy tömbösített. Fontos, hogy a Neptun kurzus fogalma nem függ attól, hogy milyen hallgatók vehetik fel, avagy milyen szakos hallgatók számára van meghirdetve. Ezért ha pl. a MATBEVKÉM01 kódú, Bevezetés a matematikába című- és a MATALFIZ1 kódú, Matematikai alapok című tárgyat egyszerre, egy teremben és helyszínen tartanak meg (a kémia és a fizika szakos hallgatók számára együtt), akkor ennek az alkalomnak egy kurzusként kell a Neptunban megjelenni (és a két tárgynak ehhez az egy kurzushoz kell kapcsolódnia). Megjegyzés: ennek a feltételnek a teljesülése nemcsak az óraterhelés elkészíthetőségéhez, hanem a Neptun egyéb funkcióinak helyes működéséhez is elengedhetetlen. 4.1.2. Kurzusok óraszáma Minden kurzus esetén kötelező megadni, hogy hány kontaktóra oktatásával valósul meg. A mértékegység lehet óraszám/hét vagy óraszám/félév. A Neptunban ennek rögzítésére két mező szolgál, mindig pontosan az egyiket kell kitölteni. Bizonyos kurzusok esetén (egyéni felkészülés, házidolgozat, vizsgakurzus) nulla kontaktóra is elképzelhető, ekkor a heti óraszám mezőbe nulla írandó. 4.1.3. Kurzus létszáma A kurzusra jelentkezettek listájának a valóságot kell tükröznie, ha a kurzus mégsem indul, akkor gondoskodni kell róla (adott esetben a TH segítségével), hogy minden hallgató lejelentkezzen róla, különben a hallgatóknak elhagyott tanegysége keletkezhet. Ha a kurzus létszáma nulla, akkor a félév kezdete után a kurzus kimarad az óraterhelésből. 4.1.4. Oktatók kurzushoz rendelése Minden kurzushoz hozzá kell rendelni az oktatókat, akik a kontaktórák keretében a tényleges oktatást végzik. Az oktatók kurzushoz rendelésekor meg kell adni, hogy az adott oktató a kontaktórák hány százalékát tartja meg. Egy kurzushoz rendelt oktatók százalékértékei: összegezve 100%-ot kell, hogy adjanak, pl. ha egy előadás alkalmainak felét egy oktató tartja, míg a másik felét másvalaki, akkor mindkét oktatónak hozzá kell lennie rendelve a kurzushoz 50-50%-kal (vagy nem egyenlő elosztás esetén értelemszerűen az elosztás arányának megfelelő százalékértékekkel); vagy minden oktatónál 100%-ot tartalmazhatnak a szakdolgozati konzultáció típusú kurzusok esetében, ahol a kurzus óraszáma azt mutatja, hogy egy oktató átlagosan mennyi időt tölt azon hallgatókkal összesen (de nem a kurzust felvett összes hallgatójával), akik a konzultációt az adott oktatónál kívánják lefolytatni, illetve labor esetén, ha az oktatók párhuzamosan foglalkoznak a hallgatókkal. Bizonyos esetekben a fenti keretek közé nem szorítható be a valóság (pl. külső, Neptunban még nem adminisztrált óraadó miatt nem lesz 100% az összeg, vagy több oktató részben párhuzamosan oktat), ilyenkor a valós kontaktóra-terhelés adminisztrációjára kell törekedni. 4.1.5. Oktatók tanszékhez tartozása Szigorúan véve egy adott oktató óraterhelése kimutatható anélkül, hogy ismert lenne a munkáltató szervezeti egység. Azonban a kimutatások megfelelő strukturálhatóságának 8
érdekében szükséges, hogy az oktatást végző kollégák ún. elsődleges szervezeti egysége ismert és helyes legyen a Neptunban az óraterhelés kimutatás bizonyos nézetei az oktatók sorait e szervezeti egység alatt tünteti fel (ld. Oktatók és egyéb alkalmazottak adminisztrációja fejezet). 4.1.6. Tárgyak szervezeti egysége Az oktatók tanszékhez tartozásához hasonlóan bizonyos nézetek a tárgyak szervezeti egységére építenek, ezért fontos, hogy ezen adatkör is a valóságnak megfelelő értéket tartalmazza. Megjegyzés: a tárgyak szervezeti egység adata a Neptun működéséhez is elengedhetetlen, így ezek várhatóan nagyrészt megfelelően vannak beállítva, az adminisztratív hibák javításán kívül külön teendőt nem igényelnek. 4.2. Szereplők és feladataik az óraterheléssel kapcsolatban 4.2.1. Tanszéki adminisztrátor Az óraterhelés elkészítéséhez szükséges adatok többsége a tanszéki adminisztrátorok munkája nyomán, a kurzusmeghirdetés során keletkezik. A kurzusmeghirdetéskor adandó meg: a kurzus kontaktóraszáma, a kurzustípus és a típusazonosító, a kurzus oktatói és százalékos arányaik. A tanszéki adminisztrátor feladatkörébe tartozik a kurzusok számosságát befolyásoló kurzus fogalom helyes értelmezése és az ennek megfelelő meghirdetés (ld. Kurzusok fogalmának helyes értelmezése és használata fejezet). Feladat a tanszékhez tartozó oktatók listájának karbantartása (ld. Oktatók és egyéb alkalmazottak adminisztrációja fejezet). Az Óraterhelési lekérdezések fejezetben részletezett Neptun lekérdezések segítségével az óraterhelési adatok ellenőrzése. 4.2.2. Oktató Az oktató feladata: saját adatainak ellenőrzése, probléma esetén az adathiba tanszéki adminisztrátor felé való jelzése, meghirdetési időszakban az általa oktatandó kurzusok listájának ellenőrzése, szükség esetén jelzés a tanszéki adminisztrátor felé, hogy a kurzusadatokkal kapcsolatos probléma áll fenn. 4.3. Óraterhelési lekérdezések 4.3.1. Alapelvek A lekérdezések bizonyos típusú adatrögzítési hibákat kezelnek: Kurzus óraszámainak (heti, féléves) üresen hagyása esetén azokat nullának tekintik. Ha mind a heti, mind a féléves óraszám ki van töltve, akkor a féléves óraszám nem kerül figyelembe vételre. Ha az oktató kurzushoz rendelésének százalék értéke nem lett kitöltve, akkor azt 0%-nak tekintik. A lekérdezések továbbá az alábbi alapvető szabályok szerint működnek: 9
A mérőszámok félévesről hetire, vagy hetiről félévesre való átszámításakor egy félévet 14 hétből állónak tekintenek. Ha egy kurzus létszáma nulla, a félév kezdete után úgy tekintik, mintha nem hirdették volna meg, az óraterhelés kimutatásokból kimarad. 4.3.2. Közös mérőszámok A lekérdezések közül több is tartalmazza az alább felsorolt mérőszámokat, ezért ezek magyarázata kiemelésre került a listák leírásából: oktatora_eso_oraszam_heti: a kurzus(ok) heti óraszámához rögzített érték, korrigálva az oktató hozzárendelésnél megadott százalék értékkel (heti óraszám * százalék / 100). oktatora_eso_oraszam_feleves: a kurzus(ok) féléves óraszámához rögzített érték, korrigálva az oktató hozzárendelésnél megadott százalék értékkel (féléves óraszám * százalék / 100). hetire_atszamitott_ossz: az óraterhelés heti mértékegységű és a féléves mértékegységű adatainak összege, a félévest hetire átszámítva, azaz hetente átlag hány órát tart az oktató (oktatora_eso_oraszam_heti + oktatora_eso_oraszam_feleves / 14). felevesre_atszamitott_ossz: az óraterhelés féléves mértékegységű és a heti mértékegységű adatainak összege, a hetit félévesre átszámítva, azaz félévente átlag hány órát tart az oktató (oktatora_eso_oraszam_heti * 14 + oktatora_eso_oraszam_feleves). Azon nézetekben, ahol egy sor több kurzus összesítését mutatja, az oktatora_eso_oraszam_heti és az oktatora_eso_oraszam_feleves mező értéke együtt is lehet nullánál nagyobb, tehát ezek együttesen jelentik az óraterhelést (de a különböző mértékegység miatt nem közvetlenül összeadhatóan). A hetire_atszamitott_ossz és a felevesre_atszamitott_ossz mező ugyanazt az óraterhelési összmérőszámot mutatják, csak más mértékegységgel, a féléves mindig pontosan 14- szerese a hetinek (tehát nem összegezve értelmezendőek, hanem az egyik választandó). Példa: egy oktató egy félévben két kurzust tart, az egyik hetente két órás és az oktató 50%- ban megosztva tartja egy másik oktatóval, a másik féléves óraszáma 28 és az oktató egyedül tartja. Ekkor oktatora_eso_oraszam_heti: 2 * 50% / 100 = 1 óra/hét oktatora_eso_oraszam_feleves: 28 * 100% / 100 = 28 óra/félév hetire_atszamitott_ossz: 1 óra/hét + (28 óra/félév / 14) = 3 óra/hét felevesre_atszamitott_ossz: (1 óra/hét * 14) + 28 óra/félév = 42 óra/félév. 4.3.3. Lekérdezések TR óraterhelés: tanszék oktatói A lista megadja a tanszéki adminisztrátor számára, hogy az egyes tanszékekhez mely oktatók vannak milyen munkakörben, besorolással, stb. rögzítve a Neptunban. E lista és az oktatói bejelentések alapján lehet az alkalmazotti adatokat javíttatni (ld. Oktatók és egyéb alkalmazottak adminisztrációja fejezet). Minden sor egy-egy szervezeti egységhez való hozzárendelést tartalmaz. A lekérdezést és az eredmény alapján az esetleges javításokat e dokumentum publikálása után egyszer kampányszerűen, később alkalomszerűen érdemes végezni. 10
A lekérdezés oszlopai: alk_neptun_kod: az alkalmazott (oktató) neptunkódja alk_nev: az alkalmazott teljes neve elsodleges: az alkalmazottnak elsődleges szervezeti egysége-e az adott sorban levő szervezeti egység. Minden alkalmazottnál pontosan egy, érvényes (végdátummal nem rendelkező) szervezeti egység hozzárendelésének kell lenni. sze_kod: szervezeti egység kódja sze_nev: szervezeti egység neve datumtol: az adott szervezeti egységgel mikor létesült jogviszony vagy oktatói megbízatás (lehet üres) datumig: az adott szervezeti egységgel meddig létezett jogviszony vagy oktatói megbízás. Ha üres, akkor az adott szervezeti hozzárendelés érvényes, élő. munkakor: a szervezeti egységnél betöltött munkakör foglalkoztatás: a szervezeti egységnél az oktató milyen időtartamban foglalkoztatott besorolas: az oktató besorolása TR óraterhelés: oktatók óraterhelése, oktató tanszéke (tsza) A lista megadja egy-egy oktató adott félévbeli összesített óraterhelését, az oktató elődleges szervezeti egységénél feltüntetve. Tekintettel arra, hogy a listában való elhelyezkedést az oktató elsődleges szervezeti egysége adja, bizonyos, hogy adott oktató csak egyetlen sorban kerül feltüntetésre; ez a lista adja tehát a valós összóraterhelést adott oktató vonatkozásában. Ebben a listában nem jelennek meg azon tárgyak, amelyekhez nincs oktató rendelve. Minden sor egy-egy oktató adatait tartalmazza. A lekérdezés oszlopai: felev: mely félévre került lekérdezésre okt_neptun_kod: oktató neptun kódja okt_nev: oktató teljes neve okt_sze_kod: az oktató elsődleges szervezeti egységének kódja okt_sze_nev: az oktató elsődleges szervezeti egységének neve targy_kurzus_kodok: azon kurzusok és a kurzushoz tartozó tárgyak listája, amelyhez az oktató hozzá lett rendelve, és amely kurzusok a további oszlopokban szereplő óraterhelés mérőszámokat adták oktatora_eso_oraszam_heti: ld. Közös mérőszámok fejezet oktatora_eso_oraszam_feleves: ld. Közös mérőszámok fejezet hetire_atszamitott_ossz: ld. Közös mérőszámok fejezet felevesre_atszamitott_ossz: ld. Közös mérőszámok fejezet TR óraterhelés: oktatók óraterhelése, tárgy tanszéke (tsza) A lista megadja egy-egy oktató adott félévbeli óraterhelését az oktatott kurzus alapértelmezett tárgyának szervezeti egységénél feltüntetve. Tekintettel arra, hogy egy oktató több tanszék tárgyait is oktathatja, előfordul, hogy egy oktatónak több sora is van ebben a listában, különböző tanszékeknél. Egy oktató tényleges összóraterhelése az oktatóra vonatkozó összes sor összegzésével kalkulálható (így kaphatóak meg az előző listában megtalálható értékek). Megjegyzés: előfordulhat, hogy egy oktató több olyan tanszék tárgyait oktatja, amelyek közül a listát futtató tanszéki adminisztrátor szerepkörbeli felhasználónak csak az egyikre van 11
jogosultsága. Ekkor a lekérdezett listából egy oktató teljes egyetemre vonatkozó összóraterhelése nem olvasható ki. Ebben a listában szerepelnek azon tárgyak is, amelyekhez nincs oktató rendelve. Minden sor egy-egy oktató és az általa oktatott tárgyak tanszékeinek kapcsolatát mutatja. A lekérdezés oszlopai: felev: mely félévre került lekérdezésre okt_neptun_kod: oktató neptun kódja okt_nev: oktató teljes neve okt_sze_kod: az oktató elsődleges szervezeti egységének kódja okt_sze_nev: az oktató elsődleges szervezeti egységének neve alapert_targy_sze_kod: az oktató által tartott kurzusokhoz tartozó alapértelmezett tárgy(halmaz) szervezeti egységének kódja alapert_targy_sze_nev: az oktató által tartott kurzusokhoz tartozó alapértelmezett tárgy(halmaz) szervezeti egységének neve targy_kurzus_kodok: az oktató által tartott kurzusokhoz tartozó összes tárgy kódja, amely a sorban szereplő szervezeti egységhez tartozik, pontosvesszővel elválasztva, tárgykód/kurzuskód formában oktatora_eso_oraszam_heti: ld. Közös mérőszámok fejezet oktatora_eso_oraszam_feleves: ld. Közös mérőszámok fejezet hetire_atszamitott_ossz: ld. Közös mérőszámok fejezet felevesre_atszamitott_ossz: ld. Közös mérőszámok fejezet 5. Oktatók és egyéb alkalmazottak adminisztrációja 5.1. Nyilvántartott adatok Az alkalmazottak elsődleges nyilvántartása az SAP HR modulban van. Az alkalmazottak Neptun-beli nyilvántartása a következőkre korlátozódik: azonosításhoz szükséges személyes adatok (hivatalos név, születési név, anyja neve, születési hely és idő, személy azonosításra alkalmas okmány azonosítója) elérhetőségek (munkahelyi e-mail, telefonszám) elsődleges munkáltató szervezeti egység további munkáltató szervezeti egységek. 5.2. Új alkalmazott felvétele Új alkalmazott felvétele a Q-térben indított Alkalmazotti adatlapon keresztül lehetséges: https://qter.elte.hu/ugy.aspx/alkalmazottiadatlap. Ha Neptunban (akár hallgatóként) létező felhasználóról van szó, akkor a Személyes adatok blokkban csak a neptunkód rögzítendő. A Munkáltatók blokk helyes és hiánytalan kitöltéséhez tisztázni kell az új alkalmazottal, dolgozik-e az ELTE egyéb szervezeti egységénél is. Tanszéki adminisztrátor, Szakfelelős, tanszék vagy intézet Vezető jogosultság a Szerepkörök blokkban kérhető. Új Neptun felhasználó esetén a belépéshez szükséges jelszót elektronikus úton lehet generálni, amennyiben a Neptunban ahhoz elegendő adat kerül rögzítésre: https://qter.elte.hu/ujjelszo.aspx. A szolgáltatás használata érdekében tehát javasoljuk az alkalmazotti adatlapon az állandó lakcím, személyi igazolvány szám, TAJ szám és adóazonosító jel megadását is. 12
5.3. Alkalmazotti jogviszony megszűnése Alkalmazott aktív állományból való kikerülése a Q-térben indított Alkalmazotti adatlapon keresztül jelezhető: https://qter.elte.hu/ugy.aspx/alkalmazottiadatlap. A Személyes adatok blokkban csak a neptunkód rögzítendő, a Munkáltatók blokkban feltüntetendő a kérdéses szervezet, valamint az ügyhöz Új közlendő hozzáfűzése funkciót használva szövegesen rögzítendő, hogy az alkalmazotti jogviszony az adott szervezettel megszűnt. 5.4. Alkalmazott adatainak módosítása Amennyiben az alkalmazott személyes adatai hiányosak, hibásak vagy elévültek, az alkalmazott saját kezűleg kezdeményezheti azok javítását a Q-térben indított Adategyeztetés üggyel: https://qter.elte.hu/ugy.aspx/adategyeztetes. Az ügyhöz csatolni kell az adott személyes adatot tartalmazó okmány képét. Az alkalmazott saját elérhetőségeit (munkahelyi e-mail, telefonszám) a Neptun oktatói webes felületén szabadon módosíthatja. A munkáltató szervezeti egységeket, az elsődleges munkáltatót Alkalmazotti adatlapon keresztül lehet javítani a törölni kívánt szervezeteket szövegesen kell az ügyhöz fűzni (ld. Alkalmazotti jogviszony megszűnése fejezet). Új jogosultság az Alkalmazotti adatlap Szerepkörök blokkjában kérhető (ld. Új alkalmazott felvétele fejezet), meglévő jogosultság törlésének kérése szövegesen rögzítendő az ügyhöz az Új közlendő hozzáfűzése funkcióval. 13