Jogviszony-igazolás, Törzskönyvi szám generálás Felhasználói dokumentáció verzió 2.0. Budapest, 2007
Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal Kiadás: 2007.01.29. Verzió: 2.0. Oldalszám: 2 / 5
Tartalomjegyzék 1. Törvényi vonatkozások, hátterek... 4 2. Szükséges beállítások... 4 3. Törzskönyvi szám generálás... 5 4. Jogviszony igazolás nyomtatása... 5 Kiadás: 2007.01.29. Verzió: 2.0. Oldalszám: 3 / 5
1. Törvényi vonatkozások, hátterek A 79/2006. (IV. 5.) Korm. Rendelet 8. számú melléklet alapján a felsőoktatási intézményi azonosító jel FI karakterekből, közvetlen utána 5 számjegyből álló jel, amelyben az első 4 számjegy véletlenszerűen kiadott szám. Az első számjegye 0 -tól különböző számjegy. Az ötödik számjegy ellenőrző ún. CDV kód, melynek képzési algoritmusa az alábbi: a felsőoktatási intézményi azonosító első négy számjegyéből a páratlan helyen állókat hárommal, a páros helyen állókat héttel megszorozva, a szorzatokat össze kell adni. Az összeget tízzel elosztva a maradék tekintendő az ötödik, azaz CDV kódnak. A diákotthon azonosító jel DO karakterekből, közvetlen utána 5 számjegyből álló jel, amelyben az első 4 számjegy véletlenszerűen kiadott szám. Az első számjegye 0 -tól különböző számjegy. Az ötödik számjegy ellenőrző ún. CDV kód, melynek képzési algoritmusa az alábbi: a diákotthoni azonosító első négy számjegyéből a páratlan helyen állókat hárommal, a páros helyen állókat héttel megszorozva, a szorzatokat össze kell adni. Az összeget tízzel elosztva a maradék tekintendő az ötödik, azaz CDV kódnak. A 79/2006. (IV. 5.) Korm. Rendelet 10. számú melléklet alapján a törzskönyvi szám az intézmény intézményi azonosítójából és egy sorszámból képzett szám, melynek formája: T (doktorjelölt esetén P ) sorszám hat jegyen / intézményi azonosító. A sorszámozást eggyel indítva, egyesével növekvően kell végezni. Amennyiben a tanulmányi adminisztrációt a felsőoktatási intézmény egyes telephelyek, illetve a székhelyen kívüli képzések esetében más településen végzik, a felsőoktatási intézmény döntése alapján lehetséges telephelyenkénti sorszámozás is. Ebben az esetben a törzskönyvi szám - a felsőoktatási intézmény intézményi azonosítója után - kiegészül a / jellel és a tanulmányi adminisztráció sorszámával. A hallgatói jogviszony-igazolás tartalmára és kezelésére vonatkozó szabályokat a felsőoktatásról szóló 2005. évi CXXXIX. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásairól szóló 79/2006. (IV. 5.) Korm. rendelet 10. számú mellékletének IX. pontja írja le. A kézzel kitölthető formanyomtatványokat a szigorú számadású nyomtatványokra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni. A géppel kiadott igazolások sorszámozásánál a telephelyet a felsőoktatási törvény szerinti értelemben, településként kell értelmezni. 2. Szükséges beállítások Mint a törvényi szabályozásokból látszik, ahhoz, hogy az intézmény törzskönyvi számokat tudjon generálni és jogviszony igazolást nyomtatni, először meg kell tennie a megfelelő beállításokat. Előszőr is az intézményhez a szervezeti egységek menüpontban be kell állítani a megfelelő intézményi azonosító jelet az OM-azonosító rublikában. Ezek után az intézménynek el kell döntenie, hogy szeretne-e adminisztrációs helyeket használni, vagy intézményi szinten szeretné megvalósítani a sorszámosztást. Amennyiben az adminisztrációs helyek használata mellett dönt, akkor fontos kiemelni azt, hogy a különböző adminisztrációs helyek különböző településeket kell, hogy jelentsenek. Az adminisztráció menüponton belül az adminisztrációs helyek menüponton lehet felvenni az új adminisztrációs Kiadás: 2007.01.29. Verzió: 2.0. Oldalszám: 4 / 5
helyeket. Amennyiben az intézmény nem akar adminisztrációs helyet használni, akkor is fel kell venni egy helyet, név nélkül, és azt magához az intézményhez rendelni. A különböző szervezeti egységekhez az adminisztrációs helyeket a szervezeti egységek menüpont egyéb információk fülén lehet megtenni. (Az adminisztrációs helyek felvételét első körben az utólagos félreértések elkerülése végett az SDA Stúdió Kft készíti el az intézménynek annak kérése után, és ezek után az intézmény tudja a saját szervezeti egységeihez rendelni azokat). Ezen beállítások után egy adott hallgatóhoz az adminisztrációs hely meghatározása a következőképpen történik: a hallgató képzését adminisztráló szervezeti egységnél megnézi a program, hogy van-e adminisztrációs hely. Ha van, akkor az érvényes a hallgatóra, ha nincs, akkor megnézi a felettes szervezeti egységet, és így tovább, addig, amíg magához az intézményhez el nem ér. Ha az intézménynél sincs adminisztrációs hely, akkor a program hibát jelez. 3. Törzskönyvi szám generálás A törzskönyvi szám generálására a Képzés hallgatói menüpont alatt van lehetőség, azokra a hallgatókra, akiknek még nincs törzskönyvi számuk. A kijelölt hallgatókra vonatkozó törzskönyvi szám generálást a Törzsszámgenerálás gomb megnyomása indítja, válaszban visszakapjuk a legenerált törzskönyvi számok darabszámát. 4. Jogviszony-igazolás nyomtatása A hallgatói jogviszony-igazolás nyomtatásához elsőként érdemes letölteni az új jogviszony igazolás template-t, és felvenni Tanulói jogviszony-igazolás típussal az intézményi nyomtatási sablonok közé. Ezek után a megszokott igazolásnyomtatási felületeken, a tanulói jogviszony igazolást választva és utána a megfelelő paramétereket kitöltve már nyomtatható is a jogviszony-igazolás. Természetesen a template csak ajánlás részünkről, bármelyik intézmény saját használatának megfelelően átszerkesztheti. A kiadott igazolás a nyomtatás után a törvényi szabályozásnak megfelelően visszakereshető. Kiadás: 2007.01.29. Verzió: 2.0. Oldalszám: 5 / 5