I./H. AZ ÖNKORMÁNYZAT ÁLTAL FELÜGYELT INTÉZMÉNYEKKEL VALÓ RENDSZERES INFORMÁCIÓÁRAMLÁS FOLYAMATÁNAK KORSZERŰSÍTÉSE, ILLETVE AZ INTÉZMÉNYEKTŐL ÉRKEZŐ VISSZACSATOLÁS BEÉPÍTÉSE A HIVATAL MŰKÖDÉSÉBE -BEVEZETŐ-Ő
Az önkormányzat kiterjedt intézményi hálózatot flü felügyel, la sikeres vezetéshez éh pedig szükséges, üké hogy ezekkel az intézményekkel hatékony kommunikációt tudjon fenntartani. Az állandó és hatékony információáramlás legtöbb tényezőjét már használják: mobiltelefon, elektronikus levelezés és fax. Az internet része a mindennapi kommunikációnak, ami azért jó, mert gyors és ingyenes a legcélszerűbb módja a dokumentumok átküldésének.
A hivatal munkatársai viszonylag hamar megszokták az elektronikus kommunikációt, és most már amit lehet, azt e-mailben intézik, mivel jóval kedvezőbb, mint a telefon vagy a faxküldés. A pendrive megjelenését is fontos lépésnek tartják, a nagy adatállományok átvitele (különösen a más tlphl telephelyen léő lévő intézményekbe) é immár nem jelent nehézséget. A belső hálózat szintén megkönnyíti a munkát.
A kollégák szerint a hálózat sokban segíti a hivatalt a nyomtatandók csökkentésében, ám azok mennyisége még mindig túl magas. Többek említették, hogy a számítógépes hálózat egyes elemei elavultak és lassúak ez azért bosszantó, mert amennyit gyorsít az elektronizálás, legalább annyit lassít egy-egy lassú gép. Minden hálózat csak olyan gyors lehet, mint a leglassúbb eleme.
Az intézmények és a fenntartó közötti kommunikációt azért kellene gyorsítani, mert mivel ezek a munkaszervezetek k semmilyen stratégiai té i lépést é nem tehetnek egyeztetés nélkül, megakaszthatja őket, ha nem kapnak k időben választ. Éppen ezért fontos cél az elektronikai rendszereiket minél inkább integrálni a hivatali hálózatba.
Minden egyes ilyen döntés felmegy a hivatalba, az illetékeshez, aztán vissza ez rengeteg idő elektronikus lk támogatás á nélkül. élkl Hosszú távú célként erősíteni kell a már meglévő tendenciát, hogy a telefonhívásokat internetes ingyenes eszközökkel váltsák ki.
I./H. AZ ÖNKORMÁNYZAT ÁLTAL FELÜGYELT INTÉZMÉNYEKKEL VALÓ RENDSZERES INFORMÁCIÓÁRAMLÁS FOLYAMATÁNAK KORSZERŰSÍTÉSE, ILLETVE AZ INTÉZMÉNYEKTŐL ÉRKEZŐ VISSZACSATOLÁS BEÉPÍTÉSE A HIVATAL MŰKÖDÉSÉBE
I. Elemző rész Célok meghatározása Helyzetelemzés Következtetések II. Tanácsadó rész Stratégiai tanácsok Taktikai tanácsok Informatikai megoldások TARTALOMJEGYZÉK
1. E Elemző rész 1.1 Célok meghatározása
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA 1. Az önkormányzati kiadások az államháztartás egynegyedét (25-26%-át) 26% igénylik. 2. Ebből legnagyobb részben az intézmények működési költségeit fedezik, amelyekből kb. 13 ezerről tudunk a szektorban. 3. Az Állami Számvevőszék megállapítása szerint: A helyi gazdálkodási feszültségek fokozódásában szerepet játszott a feladatellátás módjának önkormányzatok általi gazdaságtalan szervezése is.
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA 4. A terület kiemelkedő szerepét az is mutatja, hogy a lakosság az önkormányzat munkáját az intézményi működés alapján ítéli meg. V i h bből ból á d l i 5. Vagyis hasznos ebből a szempontból átgondolni a szervezeti kereteket, egyrészt azért, mert a szolgáltatások színvonalában kiemelkedő eredmények érhetők el, másrészt, mert számottevő pénzügyi megtakarításokkal jár.
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA 6. Az analízis nem merülhet ki az információáramlás ióá elemzésében, amennyiben tényleg meg akarjuk érteni az önkormányzatok és intézményeik közti viszonyt. Fontos, hogy a polgármesteri hivatal, önkormányzat és intézmény közti kapcsolatrendszernek egészét tekintsük. 7. Ma olyan mértékű bürokratikus teher nyugszik az intézmények vállán, amely indokolja azt a meglátást, miszerint az igazi cél az, hogy az önkormányzatok ezt ne növeljék
1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA 8. A szektor megújítása az intézményi zóna információira támaszkodva képzelhető el. Ennek célja az, hogy költséghatékony, de magas színvonalú és hatékonyságú feladatellátást és szolgáltatást érjenek el. 9. A helyi közszolgálatokkal szemben támasztott elvárások nőnek, ebből fakad mindennek kényszer jellege is, valamint kihívás is, hiszen a megfelelést az egyre csökkenő központi finanszírozás nehezíti.
1.1.2 AMIRE VÁLASZT KERESÜNK 1. Az önkormányzat, a hivatal és a felügyelt intézmény érintkezése milyen ügyekben és milyen utakon valósul meg? 2. Hogyan oldható meg a processzus logikussá és egyszerűvé tétele? 3. Javítsuk a javaslatétel kultúráját- Miképpen oldható meg, hogy az intézményektől érkező jelzéseket nagyobb figyelmet kapjanak? 4. Milyen informatikai megoldások segítenének az intézményekkel y g g y való kapcsolattartást modernizálásában?
1. E Elemző rész 1.2 Helyzetelemzés
1.2. HELYZETELEMZÉS Az önkormányzat intézményei felett irányítási, felügyeleti és ellenőrzési jogkörrel rendelkezik. A részben önálló intézmények é és a hivatal közöttiö együttműködés azalábbi területeken valósul meg. Karbantartási, felújítási teendők Munkaügyi nyilvántartás Az éves költségvetési tervezet Az éves költségvetési előirányzatok (át)alakítása Előirányzatok felhasználása, kötelezettség vállalás, utalványozás
1.2. HELYZETELEMZÉS Szabályzatkészítés és szabályozás A pénz kezelése Könyvvezetés Selejtezési feladatok és leltározási teendők elvégzése AnalitikusA ik nyilvántartások á vezetése Elkészíteni a beszámolókat Elkészíteni az adóbevallásokat Egyéb adatszolgáltatások
1.2. HELYZETELEMZÉS A szakmai ügyeket tekintve is megállapítható, hogy napi szintű kapcsolat van a hivatallal és a tisztségviselőkkel: az adott szakterület hivatali vezetőivel ügyintézőivel, a jegyzővel, és a polgármesterrel Az intézmények vezetőit az aktuális témák kapcsán szükség szerint összehívják. Nem rendszerszerű az eredmények és a hatékonyság y y g mérése
1.2. HELYZETELEMZÉS Az intézmények szolgáltatásait igénybe vevők körében nem végeznek rendszeres mérést, hogy elégedettségi szintjükről visszajelzést kapjanak. Sokk esetben problémaforrás, hogy a nem önálló intézmények újabb összegek ( 50 ezer forint) felvétele előtt kötelesek az előző összeggel elszámolni. Pénzügyi tekintetben aktuális helyzetüket nem ismerik, nem tudják mennyi van még a bérekből és az élelmezési keretből,ami nyilvánvalóan ló hasznos lenne számukra.
1.2. HELYZETELEMZÉS A rendszeres és közösen tartott értekezletek segítenék a cél elérését Az egyes feladatokra szabott határidők aránytalanul rövidek A hivatalban már megtalálható dokumentumokat sok esetben, akár többször is újra bekérik
A kapcsolattartás új útjai személyes fax 1.2. HELYZETELEMZÉS telefon (mobil és vonalas) e-mail papír alapú levelezés kézbesítői közvetítés
1.2. HELYZETELEMZÉS Az adminisztrációs munkatársak feladata a számlák hordozása A hivatal minden munkatárshoz eljuttatja a Magyar Közlöny netes verziójának rá vonatkozó részleteit Telefon A flotta mobil csomag egyszerűsíti a kapcsolattartást a hivatal és az intézmény é vezetői és a meghatározó feladatkörrel rendelkező dolgozók között
1.2. HELYZETELEMZÉS Az intézmények kapcsolata a bizottságokkal és a képviselő-testülettel Kapcsolat aképviselőkkel Kapcsolat a polgármesterrel Költségvetés tervezése és elfogadása Beszámoló a bizottság előtt Beszámoló a testület előtt Részvétel a testületi és bizottsági üléseken
1.2. HELYZETELEMZÉS Intézmények alkalmazottait találjuk külső tagként a bizottságokban, valamint a testületnek több pedagógus is része. Abban az esetben, ha nincs az intézményi vezetőre vonatkozó napirendi pont, nem hívják meg az ülésekre. Az előterjesztéseket sem mindig juttatják el nekik
1.2. HELYZETELEMZÉS Azon javaslatok útja, amelyek az intézményektől érkeznek: A fl felvetés jll jellege határozza meg a javaslat újá útját A szükséges intézkedés szintjétől függően: ügyintézői irodavezetői (osztályvezetői) bizottsági i képviselő-testületi
1.2. HELYZETELEMZÉS Az utóbbi előfeltétele az írásban benyújtott előterjesztés A pénzügyi irodavezető személye megkerülhetetlen- vele kell a felvetés financiális vetületeit megtárgyalni gy Az irodavezetők szakmai szempontból vizsgálják az ügyeket
1.2. HELYZETELEMZÉS Informális közvetítő utak: AA polgármester, lá az alpolgármester, l az irodavezetők, a képviselők azok, akiknél az intézményvezetők lobbiznak Az ötletekkel előbb a szakmai képviselőket kellene megkeresni - véli a hivatali apparátus-, és csak azután a politikai szféra képviselőit.
1.2. HELYZETELEMZÉS Hogyan működik a belső ellenőrzés? Közös belső ellenőr az egész kistérségben A belső ellenőrzésnek van ütemterve Ez alapján háromévente egyszer kerül sor egy intézmény vizsgálatára
Informatikai szituáció 1.2. HELYZETELEMZÉS Minden intézménynél van internet és számítógép, gp, a felszereltség elavult, nem bírja a növekvő kapacitást igénylő munkát. A hivatali munkához több különböző szoftver áll az alkalmazottak l k rendelkezésére. dlk éé A gépek a hivatalban egy hálózatra vannak kötve. A net-könyvtárban archivált adatokat különböző hozzáférési szintek szerint érhetik el.
1.2. HELYZETELEMZÉS Az önkormányzatnak nincs hivatalos honlapja és a levelezése sem saját domain-hez kapcsolódik Nincs egy hálózaton az intézmények összessége és a hivatal Nincs minden egyes intézménynek saját honlap készítve A legtöbb intézményben é már kitelepített a MÁK IMI rendszere Fontos lenne egy új szervert beszerezni Túl sokat költenek nyomtatásra.
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK 1. A jogtól a pénzügyekig, a munkaügyektől, a tervezésig mindenhez értenie kell egy mai intézményvezetőnek. 2. Szakmai munkájukat háttérbe szorítják a bürokratikus teendők. 3. Ezek nagy részét az állam írja elő. 4. Kevéssé önállóak az intézmények: a legapróbb ügyekben is egyeztetnek a hivatallal.
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK 5. Még az önállóan gazdálkodó intézmények autonómiája is megkérdőjeleződik. 6. Új ötlet nem vethető fel év közben, aminek pénzügyi vonzata van, hiszen a szűkös költségvetés é csak annak szoros végrehajtását engedi meg. Ez csökkenti az intézményvezetők kezdeményezőkészségét év közben.
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK 7. A hatékonysági, gazdaságossági, á eredményességi é vizsgálatok kiszorulnak a fókuszpontból, ahogy a szolgáltatásokat használókat sem monitorozzák. 8. Abelső ellenőrzés nem tudja ellátni a stratégiai problémák feltárásának feladatát, annak ellenére, hogy a szabályozási oldal szerint az ő feladata lenne: ( )a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálja. Sajnos azonban az utóbbi két szempontra sem erő, semidő nem jut már általában.
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK 9. Az informatikában ikáb rejlő potenciál kihasználásához áh hiányzik, ik hogy az intézmények és a hivatal egy hálózatra legyenek kötve. Az önkormányzati szektorban világosan kirajzolódik egy jelentős intézménycsoport képe, melyet a passzivitás, a sodródás, a puszta túlélő alkalmazkodás jellemez. A jelenség mögött meghúzódó alapvető ok: az önkormányzati intézményfenntartás szakmai-értékelő oldalának krónikus gyengesége. (Setényi János: Az önkormányzat szerepe az intézményi kudarc elhárításában)
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK 10. Az Állami Számvevőszék szociális szférára vonatkozó kijelentésének referenciáját kibővíthetjük az intézményi szféra egészére: 11. A szociális ellátórendszer és ezen belül az intézményi ellátások fejlesztési irányait magában foglaló hosszú távú koncepció, azt megalapozó hatástanulmány nem készülnek. Nincs információ, felmérés, számítás arra vonatkozóan, hogy mi lenne az ellátások á kívánatos szintje, és ez milyen eszközökkel, intézkedésekkel forrásokkal valósítható meg.
1.3 KÖVETKEZTETÉSEK Nem készülnek számítások az ellátottság különböző szintjeinek eléréséhez szükséges anyagi erőforrásokra, azok elérésének alternatíváira.
2. Tanácsadói rész 2.1 Stratégiai tanácsok
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK 1. A nehézség nem az új eszmék kialakításában rejlik, hanem a régiektől való megszabadulásban. John Maynard Keynes közgazdász 2. A mostani minden szempontból jó? 3. Az önkormányzati dolgozók többsége azon az állásponton van, hogy a kialakult intézményi struktúra és kapcsolatrendszer megfelelő, sőt kiváló.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK 4. Pedig a rendszer az első, amit az adminisztrációs terhek ügyében hathatós segítségnyújtáshoz első körben át kell vizsgálni, i és át kell formálni. 5. Az összes intézmény részben önálló kategóriába való besorolása azt mutatja, hogy céljuk a fokozott felügyelet kialakítása volt. 6. Javasolt lenne átvizsgálni, hogy a létszámcsökkentések, amelyekek az összevonásokat kísérték, ténylegesen jártak-e megtakarításokkal?
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Ugyanis a hivatali pénzügyi alkalmazottak száma éppen annyival nőtt, sőt az egyes intézményekben is dolgoznak pénzügyi alkalmazottak: egy vagy néhány esetben több személy is. Fontos lenne megvizsgálni i azt az eddig kihasználatlan l opciót is, hogy az önkormányzat civileket vonjon be a fld feladatellátásba. ll Meg kell vizsgálni, hogy az adott intézményi struktúra mennyire szolgálj a működést. Erre leginkább az intézményvezetők, az ott dolgozók, és külső szakértők hivatottak.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Azért, hogy az intézményi vezetők és az ott dolgozó meghatározó munkakörű személyek önmagukat az egészben láthassák, mindenképp alapvetővé kéne tenni, hogy az önkormányzati ügyekbe és működésbe betekintést nyerjenek. Az önkormányzatok a 2008. évi CV. törvényt, amelyet az államháztartási rendszer megújítása keretében a közpénzek felhasználásának, a közfeladatok ellátásának átláthatóbbá, hatékonyabbá tétele, és a költségvetési gazdálkodás modernizálásának
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK megalapozása céljából a költségvetési é szervek jogállásáról á és gazdálkodásáról alkotott az Országgyűlés - ebből már nem az opciókat olvassuk ki, hanem a gondokat. Holott már a törvény indoklásában benne isvan: támogatja a közfeladat-ellátás különféle formái közötti választást meg kell szüntetni a költségvetési szervek szervezetijogi uniformizáltságát, és megfelelő szervezeti formaválasztékot kell nyújtani a gyakorlat számára
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Mára az is nyilvánvalóvá ló á vált, hogy a költségvetési é szerveknél általában nem célszerű megtiltani a gazdálkodó szervezet alapítását, vagy az abban való részesedésszerzést, hiszen feladataik egy részénél, vagy azt folytató, támogató funkcióknál ez lehet az optimális ellátási mód A versenyszférához legközelebb álló vállalkozó közintézeti típus megalkotásának jelentősége éppen abban áll, hogy a magyar jogrendszerből mindeddig hiányzó kompromisszum születik atekintetben, hogy
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK e szervek képesek legyenek a piaci koordináció, piaci mechanizmusok, módszerek hasznos elemeivel élni, a piacon a lehető legteljesebb értékű részvevőként működni, ugyanakkor a közpénz védelme a költségvetési szervekre érvényes szabályokkal továbbra is biztosítva legyen. Jelentős eredménnyel járhat, ha ezeket a törvény által adott lehetőségeket átgondoljuk.
2. Tanácsadó rész 2.2 Taktikai tanácsok
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Ajánljuk a 2008 CV. törvényben található vizsgálatok valóban végeztessenek el: a) hatásvizsgálat alapján tanulmányozza és bemutatja a közfeladat-ellátás llá á iá irántiié igény meglétét é úgy, hogy az a döntéshozatalra alkalmas módon történjen; valamint a közfeladat-ellátás más megoldásokkal, más szervezeti megoldásokkal szembeni előnyét is felveti
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK b) az a) pont tartalmában megtalálható tételeken belül megfontolás tárgyává teszi a szervezeti célszerűséget: aműködési-gazdálkodási forma konszenzusát a tevékenység jellegével és a forrásszerkezettel, c) az a) pontban foglaltakon belül vizsgálatot indít a szerv által ellátott, ellátandó közfeladat elvégzésére alkalmas államháztartáson belüli vagy kívüli szervezetek vagy személyek közötti versenyhelyzet feltérképezésére, továbbá annak feltételezhető következményeit a gazdaságos, g hatékony, eredményes, valamint megfelelő garanciákkal rendelkező közfeladat-ellátásra,
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK d) validálja azokat a követelményeket, amelye a következő szempontokat érvényesítik: szakmai, mennyiségi, minőségi, valamint a működés és gazdálkodás gazdaságosságára, hatékonyságára mutató szempontokat, továbbá a szerv egészére és szervezeti egységeire vonatkozó méretgazdaságossági á aspektusokat. k
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Azért, hogy az intézményeket é t biztassák az év közben beadott hasznos változtatási javaslatokra, ajánlatos lenne a költségvetésbe eleve bevenni olyan tételek, amelyek ezek megvalósításának hátterét biztosítanák. Előnyös megoldás lenne a pályázatírók csoportját bővíteni, hogy munkájukat az intézmények is igénybe vehessék. Példaként áll előttünk az, a néhány településen már a praxis részévé vált az a változás, miszerint a havi bizottsági ülések végén a szakterületi intézmények vezetői referálnak az aktuális ügyekről.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Fontos, hogy a hivatali testületi és bizottsági üléseken az intézményvezetők meghívottak legyenek, valamint, hogy a testületi ülések előkészítő ő anyagát kézhez kapják minden alkalommal. l l Előnyös, ha elvárjuk az intézményvezetőtől, hogy minden testületi ülésen vegyen részt. A község gazdálkodási teendőt egy újonnan létrehozott Kht-ra kellene bízni. Kívánatos á egy olyan naptár készítése, é amely az eseménynaptárhoz hasonló, és tartalmazza, mikorra milyen adatokat kell a hivatalnak szolgáltatni.
2. Tanácsadó rész 2.3 Informatikai megoldások
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Csak az informatikai ik i fjl fejlesztések révén éé nyílik lh lehetőségő a helyi önkormányzati feladatok hatékony megoldására. A szolgáltató típusú helyi közigazgatás, önkormányzat megteremtése, az önkormányzati szervek belső működési hatékonyságának fokozása, a költségek optimalizálása megköveteli a feladatok legszélesebb körét átfogó, integrált önkormányzati információs rendszert, valamint a korszerű, megbízható, költség-hatékony infokommunikációs infrastruktúrát.
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Az Intranet innovációja a munkatársak ié igényeineki szem előtt tarásával áá Kialakítani a belső informatikai hálózatot, amely mindenki által elérhető, továbbá olyan katalogizált adattartalommal l bír, amely naprakész és folyamatosan bővül
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Ahhoz, hogy az intézmények és a hivatalok között adathozzáférés kétirányúvá váljon, az intézményeket be kellene kapcsolni a hivatal hálózatába. Ez két módon lhté lehetséges: egyrészt a fizikaiik i kapcsolat kiépítésével, é másrészt az úgynevezett VPN rendszer használatával. Mindkét variáció óriási fejlődést eredményezne. Belső hírlevél kidolgozása amely az intézményekhez is Belső hírlevél kidolgozása, amely az intézményekhez is eljut
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Olyan szoftvereket kellene vásárolni az intézményeknek, amelyek kedvező árfekvésűek, mégis hasznosak. Az iktatóprogram minden intézményben alapvető legyen. Uniformizálni a levelezést. Az alkalmazottak ne ingyenes levelezőrendszerek igénybe vételével intézzék a hivatalos levelezést. F l já h l kilkíá á é Fontos lenne saját honlap kialakítása a város és intézményei részére egyaránt.
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Azokat az ingyenes programokat- Skype, MSN, Messenger-, amelyek befektetés nélkül könnyítenék meg a hivatali és intézményi dolgozók kommunikációját meg kell ismertetniivelük.