Civil és Vállalkozói szféra kapcsolatok Projekt megvalósítás FOLYAMATSZABÁLYOZÁS május Készült: májusában Készítette: Réger Balázs kabinetiroda vezető és projekt menedzser Tigerné Schuller Piroska programkoordinátor Közreműködött: Mikó György tanácsadó és moderátor (Qualipharma Bt.) Jelen szabályozás Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalának dokumentuma. Továbbadása, sokszorosítása írásos engedély nélkül nem megengedett, a benne szereplő információkat csak a Polgármesteri Hivatal Kabinetiroda vezetőjének engedélyével lehet felhasználni! Jelen szabályozás kinyomtatott formátumú változata csak akkor használható, ha annak dátuma megegyezik az elektronikus dokumentumtárban tárolt törzspéldányéval! 2. verzió 05.20. 1/10
TARTALOMJEGYZÉK AZ ELJÁRÁS CÉLJA ALKALMAZÁSI TERÜLET HIVATKOZÁSOK MEGHATÁROZÁSOK FELELŐSSÉGEK A MŰKÖDÉSI KÖRNYEZET Célok A MEGVALÓSÍTÁSI FOLYAMAT A projekt tartalma Tevékenységek, feladatok meghatározása és szervezése Projekt környezet Régi megállapodások átnézése, ha szükséges újra szerkesztése, és újak megkötése KOCKÁZATOK PROJEKT ÁTADÁS-ÁTVÉTEL PROJEKT LEZÁRÁSA PROJEKT EREDMÉNYEINEK ÉRTÉKELÉSE Mellékletek Kapcsolódó formanyomtatványok 3. oldal 3. oldal 3. oldal 3. oldal 4. oldal 4. oldal 5. oldal 6. oldal 6. oldal 6. oldal 9. oldal 9. oldal 9. oldal 10. oldal 10. oldal 10. oldal 10. oldal 10. oldal 2. verzió 05.20. 2/10
AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás meghatározza, hogy Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban PH) civil és vállalkozói kapcsolatainak fejlesztésére indított projekt végrehajtásainak módszerereit és eszközeit, hogy a folyamat minél jobb minőségének elérése érdekében, illetve ennek ismeretében a kapcsolattartás minél szélesebb körben valósuljon meg. ALKALMAZÁSI TERÜLET A folyamatleírás a projekt tevékenységében részt vevő munkatársakra vonatkozik. HIVATKOZÁSOK Projekt Alapító okirat Projektvezetői megbízás Projekt Kézikönyv (benne a Projektindítás) Projekt KK jóváhagyása-jegyzőkönyv Projekt értekezlet emlékeztető (eseménynapló) Találkozó emlékeztető Projektértekezletek jegyzőkönyve formanyomtatvány ME-01 Kapcsolattartás a szolgáltatást igénybe vevőkkel. Minőségirányítási eljárás. MEGHATÁROZÁSOK Eseménynapló: Projektdosszié: Pénzügyi projektdosszié: Projektértekezlet: A projekt eseményeit időrendben rögzítő napló, egyszerre tartalomjegyzék és a különböző rövid feljegyzések és igazolások helye. A projekt előrehaladásának ellenőrzését is biztosítja és rögzíti szükséges döntéseket és korrekciókat. Hivatkozási hely a projektdossziéban szereplő kapcsolati emlékeztetőkre azok szükségszerű részleteire. A projekt szegmentálásából következő (külön civil, és külön vállalkozói szféra) mindazon dokumentumok gyűjteménye, gyűjtőhelye, ahol az érintett civil és vállalkozói szervezetekre vonatkozóan, egyenként, dossziézva megtalálható minden feljegyzés, információ, ami lehetővé teszi a kapcsolatok fejlesztést, és amelyek biztosítják a projekt tartalmának és fejlődésének követését. A projekt mindazon dokumentumainak gyűjteménye, amelyek lehetővé teszik a projekt pénzügyi követését. A projektvezető (Projektmenedzser) által kezdeményezett megbeszélés,, ahol jelen esetben a projekt team minden tagja részt vesz. A projekt értekezlet kötelező napirendje az addig elvégzett munkák áttekintése, a projekt tervtől,(jelen esetben az ebben a folyamatleírásban meghatározottaktól) való eltérések rögzítése, a soron következő határidők és teljesítésük, a kockázatok megállapítása. 2. verzió 05.20. 3/10
Projektindító értekezlet: Olyan projektértekezlet, (valójában az első), aminek napirendje a projekten dolgozó összes munkatárs teljes körű informálása a projekt menetének ismételt áttekintése. Projektlezáró értekezlet: Olyan projekt értekezlet, aminek napirendje a projektlezárásának indoklása és a projekt átadás átvétel előkészítése, engedélyezése. Ezen az értekezleten a Projektszponzor is részt vesz. Projekt terv: A projekt céljait, határait, termékét meghatározó munkafolyamat (folyamatleírás), ami tartalmazza az ütemezéseket és az erőforrásokat is. A Projekt terv felhasználja a Projekt Kézikönyv megállapításait is. Projektértékelő értekezlet: A projekt eredményeinek értékelése, az átadás-átvétel lebonyolítása Ezen az értekezleten a Projektszponzor is részt vesz, mint Megrendelő és a Projekt érintett felhasználóinak, (kedvezményezettjeinek) a képviselői. (Civil és a vállalkozói szervezetek képviselői) FELELŐSSÉGEK A folyamatleírás karbantartásáért a Projekt koordinátor, a működtetéséért a projekt menedzser a felelős. A MŰKÖDÉSI KÖRNYEZET Dombóvár Város Önkormányzata 2008-ban pályázatot nyújtott be az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Program támogatási rendszeréhez Dombóvár város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése címmel. Az Önkormányzat a pályázatot megnyerte és a pályázat egyik nagyon fontos fejezete (3.b azonosító jelű) a Civil és vállalkozói szféra kapcsolatok fejlesztése; Projekt kialakítása és folyamat szabályozás elkészítése című, amelynek középpontjában a PH külső kapcsolatainak tovább fejlesztése áll. Az ÁROP pályázat a projektnek csak az elejét, megkezdését jelenti, a projekt tovább folytatódik egész novemberéig. A fentiek alapján Projekt indítására került sor, Projekt Alapító Okirat a projektmenedzser kinevezésén, és a team tagok megbízásán keresztül. Az önkormányzati és a civil valamint vállalkozói oldal közös részvétele a városi, majd a regionális fejlesztésben tágabb értelmezési keretbe helyezi a gazdasági, fejlődési programokat, bevonva abba különböző szociális, környezetvédelmi, diszkrimináció-ellenes és egyéb szempontokat. A fentiek, új típusú együttműködési formák kialakulását segíthetik elő a város önkormányzati, gazdasági szereplői között, és tágabban az országos és nemzetközi színterek között. Szűkebben az önkormányzat célja a civil és vállalkozói kapcsolatok erősítése, a civil és vállalkozói szervezetek társadalmi szerepvállalásának segítése, az önkormányzat és az érintett szervezetek közötti partneri viszony és munkamegosztás előmozdítása az önkormányzati közfeladatok hatékonyabb ellátása érdekében. A városi önkormányzat közfeladatait költségkímélőbb módon, és az állampolgárokhoz közelebb, azok igényeit 2. verzió 05.20. 4/10
jobban figyelembe véve valósíthatja meg a együttműködve. civil és vállalkozói szervezetekkel Az Önkormányzat kötelező és önként vállalt feladatainak ellátása körében számos civil szervezettel alakított ki különböző szintű kapcsolatot a közoktatás, az ifjúság, a sport és a kultúra területén, és más területeken, valamint az idegenforgalom, a turizmus és a területfejlesztés területén: A Dombóváron működő civil szervezetek száma a város lakosságszámához mérten nagynak tekinthető. 111 szervezet ismert. Alcsoportokra történő szegmentációt tekintve tevékenységük szerint négy csoportra oszthatók: - művelődési, - szabadidős és egészségügyi, - érdekvédelmi és közéleti, - környezet és természetvédelmi A vállalkozások száma az elmúlt években Dombóváron folyamatosan emelkedett. Az ágazati megoszlás az erős szolgáltatási szektor jelenlétét mutatja, míg az ipari szektor stagnált, a mezőgazdasági tevékenység jelentősen emelkedett. A Dombóvár Város Önkormányzata által elfogadott 4 éves munkaprogram egyik alprogramja a Kis- és középvállalkozások erősítése. A vállalati szféra kapcsolatok lényegesen szerényebbek, mint a hasonló civil területi együttműködések, kapcsolatok. Úgy tűnik, hogy a civil és vállalkozói szféra irányába menő PH külső kommunikációjában számos közösségi rendezvény és kapcsolati eszköz került évek alkalmazásra. Probléma a kapcsolatok kezelésének kapacitás hiánya, ami a strukturált, tudatos munkát nagyon nehezíti. További probléma, hogy a humán kapacitás bizonytalansága mellett az, hogy sok esetben a PH-tól, illetve munkatársaitól olyan szervezési tevékenységeket várnak el, vagy kérnek számon, ami valójában éppen a civil és vállalkozói szféra közreműködését jelentené. A folyamatszabályozás (folyamatleírás) a PH Civil és vállalkozói szféra kapcsolatainak fejlesztésére vonatkozik a márciusi Helyzetfelmérés és az áprilisi Helyzetelemzés, valamint SWOT analízis alapján, úgy hogy az alábbi célokat elérjük: A civil kapcsolatok fejlesztése területén: 1. Teljes kép kialakítása a civil szervezetek jelenlegi elvárásairól és azok kommunikálása a KT részére az Önkormányzat Civil Tanácsnokán keresztül, 2. A Civil Koncepció keretében újabb együttműködési módszerek kimunkálása a civil szervezetek bevonására, kapcsolatok hatékonyabbá tételére, 3. A szervezetek bevonása a közfeladatok ellátásába, 4. A szervezetek egymás közötti civil civil együttműködésének erősítése. A vállalkozói kapcsolatoknál: 1. Teljes kép kialakítása a vállalkozói szervezetek jelenlegi elvárásairól és azok kommunikálása a KT részére, 2. Az együttműködés formáinak fejlesztése a vállalkozók fokozottabb bevonása Dombóvár város következő évekre vonatkozó fejlesztéseibe, 2. verzió 05.20. 5/10
3. Területfejlesztési és területrendezési, környezetvédelemi feladatok, a munkanélküliség csökkentése, a foglalkoztatottság, az esélyegyenlőség javítása. A MEGVALÓSÍTÁSI FOLYAMAT A projekt tartalma A PH, az előzőekben jelzett SWOT elemzés és stratégiai megfontolások alapján, a célok elérése érdekében fejleszti civil és vállalkozói kapcsolatait. Erre vonatkozik a projekt, aminek keretében: minden civil és vállalkozó kapcsolatukat áttekintik, mintavételes alapon kb.10-10 civil, és vállalkozói szervezetet megkeresnek, pontosítják az elvárásokat, tisztázzák az eddig elvégzett munkák tartalmát, körülményeit, a jövőben minden civil és vállalkozói kapcsolati eseményről emlékeztető-feljegyzést vezetnek, új, hatékony kapcsolati eseményeket szerveznek a közös célok érdekében, a Helyzetelemzésben leírt kulcs célok megvalósítása a civil és vállalkozói kapcsolatok fejlesztésére, Az új szolgáltatások kifejlesztésének, illetve a jelenlegi szolgáltatások továbbfejlesztésének igényét a hatékony kommunikációs csatornákon keresztül, a szolgáltatást végző munkatársak valósítják meg a folyamatszabályozás alapján. Tevékenységek, feladatok meghatározása és szervezése A megvalósítási szakasz időhorizontja június 1.-szeptember 30. közötti. A projektzárás határideje október 15. míg a projektértékelésé október 30. A projektben résztvevő tagok felelősségét és a Projekt menetét a Projekt KK mutatja be. Ütemezés, és a főbb tevékenységek Főbb tevékenységek: Áttekintő táblázat aktualizálása a kapcsolatokhoz, külön a civil és külön a vállalkozói szférára (az 50-60 legnagyobb adózó vállalkozóra). Munkamegbeszélések a Civil Tanáccsal és a Civil Tanácsnokkal a civil szervezetek elvárásairól, és működéséről. Mintavétel módszerét alkalmazva kijelölni azt a 10-15 civil szervezetet, akiket személyesen is meglátogatunk az együttműködési elképzelések áttekintése érdekében. 5-10 vállalat (mintavételként) személyes megkeresése, munkamegbeszélések lefolytatása a vállalatok együttműködési, és kapcsolati elképzeléseiről. Összefoglaló a szervezetek elvárásairól, külön a civil és külön a vállalati területről. Első jelentés az elvégzett munkákról, és arról, hogy milyen konkrét, a kapcsolatokat érintő események voltak az elmúlt másfél évben. 2. verzió 05.20. 6/10
Második jelentés az elvégzett munkákról. Zárójelentés és javaslatok a kapcsolatok fejlesztéséről. Projektzárás Projektértékelés A tevékenységek a Mérföldköveknek megfelelően időben felosztottak. Az alábbi táblázat ezeket a határidőket tartalmazza a főbb tevékenységeknek megfelelően. Főbb tevékenység Mérföldkövek () Áttekintő táblázat aktualizálása a civil területre Áttekintő táblázat aktualizálása a vállalkozói területre Munkamegbeszélések a Civil Tanáccsal és a Civil Tanácsnokkal Mintavétel módszerét alkalmazva kijelölni 10-15 civil szervezet kijelölése a meglátogatásra. 5-10 vállalat kijelölése meglátogatásra Összefoglaló a civil szervezetek elvárásairól Összefoglaló a vállalatok elvárásairól Első jelentés az elvégzett munkákról Második jelentés az elvégzett munkákról Zárójelentés és javaslatok a kapcsolatok fejlesztéséről Projektzárás Projektértékelés június4. június30 július15. Előzetes Előzetes 2010 július30. augusztus 30. Végleges Végleges szeptember 10. szeptember 30. október. 15. október 30 Ellenőrzési és értékelési pontok: A mérföldkövek a projekt lefutásának, sikerének elengedhetetlen részei. A Mérföldkövek olyan ellenőrzéseket és értékeléseket jelentenek, amikor a Projektszponzor meggyőződik, hogy a projekt előrehaladása mind tartalmában, mind időtervében a tervek szerint halad, és szükség esetén döntést lehet hozni a kockázatok elkerülésére. o június 30. Munkamegbeszélések a Civil Tanáccsal és a Civil Tanácsnokkal o július 30. Első helyzetjelentés a projekt feladatai elvégzésének alakulásáról. 2. verzió 05.20. 7/10
o szeptember 10. Második helyzetjelentés a projektben elvégzett munkákról, és a hátralévő tevékenységek várható alakulásáról. o szeptember 30. Zárójelentés és javaslatok a kapcsolatok fejlesztéséről o október 15. Projektzárás o október 30. Projektértékelés Feladatok, vagy a cselekvési terv, és a feladatok megosztása: A tevékenységeket külön a civil és külön a vállalkozói kapcsolatok felmérésére és a célok megvalósítására, a tapasztalatok értékelésére, majd a szükséges módosításokra végezzük a PDCA (Deming) elv alkalmazásával. A cselekvési terv minkét szféra esetében tartalmazza a feladatazonosítót, a feladat megnevezését, és a végrehajtó személyt, valamint a határidőket. Ez minden esetben Gantt ütemterv alkalmazását jelenti. A Gantt ütemtervet a folyamatleírás melléklete tartalmazza. A feladatok megosztása: A feladatokat a Projekt team egymás között megosztja, figyelve arra, hogy a helyzetjelentések elkészítése mindig a Projektmenedzser feladata. A feladatok cseréjére akkor kerülhet csak sor, ha a Projekt nem túl erős belső mátrix szervezeti jellegéből adódóan, szükséges a személycsere. Minden ilyen változásról a Projektmenedzsernek tudnia kell és hozzá kell járuljon. Az előrehaladási mutatók: A projekt megvalósításának folyamatában havonta mutatókkal mérjük a megvalósítás időbeli, és tartalmi lefutását. Ezek a mutatók: o A civil és vállalkozói szervezetek hány %-át sikerült a munka induló-nyilvántartó feldolgozásába felvenni (táblázat), június 4.-ig, o Hány civil és vállalkozói szervezettel tudtuk felvenni a kapcsolatot, o Mit mutatnak a civil és vállalkozói szervezetek elvárásai. Rövid összefoglaló készítése július 15.-ig és augusztus 30.-ig, a munka előrehaladásának függvényében. Projekt team működtetés és belső kommunikációs rendszer: A Projektben dolgozó munkatársak irányítása a Projektmenedzser feladata. Ő az, aki napi kapcsolatban van a projekt team minden tagjával, és szervezi a tennivalókat. A belső kommunikációt,-- a projektdosszié rendszerének alkalmazásán keresztül--, a Találkozó emlékeztetők, és az Értekezlet-emlékeztetők támogatják. A Projekt minden anyagához a projektben dolgozó minden munkatárs hozzáférhet. Konfliktuskezelés: Az esetleges belső és külső viták, ellenvélemények feloldásban a Projektmenedzser az eljáró személy. Ó az, aki viták esetében a döntést meghozza, amihez a projekt tagoknak teljes mértékben alkalmazkodni kell. 2. verzió 05.20. 8/10
Projekt környezet Kapcsolatteremtés: A projekt nagy számú szervezettel való kapcsolat felelevenítését, vagy kiépítését jelenti, amit a cselekvési terv alapján a kijelölt projekt tag végez. Szükség esetén a Projekt koordinátor bekapcsolódik a kapcsolatteremtési folyamatba. A civil és vállalkozói telefonos, vagy személyes egyeztetésekről az érintett projekt tag mindig készít Találkozó emlékeztetőt, amit a Projektdossziéban kell tárolni Költségek és egyéb (pld kapacitás) források nyomon követése: Az Önkormányzatot (a PH-t) terhelő tervezett költségek (a projektben résztvevő munkatársak munkaidején kívül) - jutalom a belső munkatársak tevékenységéért 100.000,- Ft - a külső bevont partnerek közreműködéséért elismerések: 50.000,- Ft - előre nem látható kiadások: 50.000,- Ft A tervezett költségek felhasználásával kapcsolatban minden feljegyzést, pénzügyi okmányt, eredetiben, vagy másolatban, a Pénzügyi projektdossziéban kell tárolni Emberi erőforrás kapacitások tekintetében, (szervezeten belüli mátrix jellegű projekt szervezetről van szó) a háromfős projekt teamből két fő a napi munkaidő maximum 30-30%- ában egy fő 80%-ban vesz részt a tevékenységekben. A Projektmenedzser az irányítást végzi és a jelentéseket készíti. Régi megállapodások átnézése, ha szükséges újra szerkesztése, és újak megkötése A projekt egyik fontos lépése, hogy a különböző civil és vállalkozói szervezetekkel való kapcsolatok áttekintése kapcsán a meglévő együttműködési megállapodások átnézésére is sor kerül. Ha szükséges újraszerkesztjük a szerződéseket, ha pedig nem volt ilyen, de kívánatos a jövőbeli munkák koordinálása, hatékonyabbá tétele érdekében akkor új megállapodások, szerződések megkötésére kerülhet sor. Ezekben a kérdésekben a projekt tag kezdeményezése alapján a Projektmenedzser dönt. KOCKÁZATOK Ebben a Projektben kockázatot jelent a rendelkezésre álló emberi erőforrás szűkös volta, a csekély anyagi erőforrás, ami a motiválás, javításhoz kívánatos lenne, valamint, a környezet. Meg kell határozni a kockázati forrásokat és a projekt eredményességére gyakorolt hatásukat kockázat becsléssel, és kockázat kezeléssel. Egyenként vizsgáljuk a kockázatokat a valószínűség és a következmények szempontjából, a kockázati szám (rizikó faktor) megállapításával. A mellékletek tartalmazzák az alkalmazott eljárást. A kockázati tényezők értékelését a projekt menedzser végzi saját tapasztalataira alapozva. A kritikus kockázati tényezők elkerülésére mindig egyeztet a projekt szponzorral. 2. verzió 05.20. 9/10
PROJEKT ÁTADÁS-ÁTVÉTEL A Mérföldkőnek megfelelően kerül sor az átadás átvételre. Az átadás-átvétellel, az aláírt jegyzőkönyvvel a Projekt team kötelezettségei megszűnnek. Az átadás-átvételt a Projektmenedzser készíti elő, az alábbiak szerint: a Projektszponzor és a Civil és Kulturális Tanácsnok, valamint a Civil Tanács képviselőjének, és a vállalkozók képviselőjének előzetes tájékoztatása és bevonása az eseménybe, átadási beszámoló, a problémák tapasztalatok összegezése, a költségvetés és a kiadások viszonyának ismertetése, kockázati tapasztalatok a munkával kapcsolatos elismerések, jutalmak átadása, javaslatok a jövőbeli együttműködésekre és a már bevezetett változtatások ismertetése, az átadás-átvétel jegyzőkönyvi lezárása. PROJEKT LEZÁRÁSA A Projekt adminisztratív befejezését jelenti. A Projektszponzor és a Projektmenedzser közös záró jegyzőkönyvével befejezettnek tekintik az indított projektet, illetve a jövőre, az esetleges folytatásra itt lehet megállapításokat tenni. PROJEKT EREDMÉNYEINEK ÉRTÉKELÉSE A projekt lezárása után két héten belül a Projektszponzor értékeli a Projekt eredményeit, a kitűzött célok megvalósításának hatékonyságát. Itt kerül értékelésre a projektevezetés és általában a projektezés szakmai módszerének a tapasztalata is. Az értékelésről Emlékeztetőt kell készíteni. MELLÉKLETEK Gantt ütemterv a feladatokra (Cselekvési terv) Kockázat felmérési lap Kockázat értékelési lap KAPCSOLÓDÓ FORMÁTUMOK Találkozó emlékeztető Projektértekezlet emlékeztető (Esemény napló) Jelentés 2. verzió 05.20. 10/10