Jánoshalma Város Képviselő-testülete Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság Előterjesztés a Képviselő-testület 2010. július 8-i ülésére Intézkedési terv az ÁSZ vizsgálata alapján Az Állami Számvevőszék Bács-Kiskun Megyei Ellenőrzési Irodája 2010. február és március hónapban elvégezte Jánoshalma Város Önkormányzat gazdálkodási rendszerének átfogó ellenőrzését a 2005. 2010.éves időszakra. ( vizsgálat azonosító száma: V0520-1 ) Az ellenőrzés célja annak megállapítsa volt, hogy: milyen módon biztosította a költségvetési és a pénzügyi egyensúlyt a költségvetésben és annak teljesítése során, valamint változott-e a hiányzó bevételi források pótlásában a finanszírozási célú pénzügyi műveletek jelentősége, hatása; eredményesen készült-e fel a szabályozottság és a szervezettség terén az európai uniós források igénylésére és felhasználására, megvalósította, működtette-e támogatott célkitűzést, továbbá biztosította-e az elektronikus közszolgáltatás feltételeit, a gazdálkodási adatok közzétételével a gazdálkodás nyilvánosságát; megfelelően kialakította-e és működtette-e a belső kontrollokat a költségvetés tervezés, a gazdálkodás és a zárszámadás készítés, valamint a belső ellenőrzés folyamatában, továbbá; megfelelően hasznosították-e a korábbi számvevőszéki ellenőrzések megállapításait, szabályszerűségi és célszerűségi javaslatait Az ellenőrzés típusa: átfogó ellenőrzés, amely egy ellenőrzés keretében meghatározott területetekre összpontosítva alkalmazza a szabályszerűségi, valamint teljesítmény-ellenőrzés jellemzőit. A számvevői jelentés szkennelve mellékelve az előterjesztéshez megtalálható. Az ellenőrzési jelentés egy példányát Polgármester Úr számára átadták, amelyre észrevételt nem tettünk. A számvevői jelentést, az abban foglalt javaslatokat a Képviselő-testületnek meg kell tárgyalnia és a javaslatokra Intézkedési tervet kell elfogadnia. Az Intézkedési terv az ÁSZ kérése szerint már elkészült a határidők és felelősök megjelölésével. Az intézkedési tervet az elfogadását követő 30 napon belül a Polgármesternek meg kell küldenie az ÁSZ Bács-Kiskun Megyei Ellenőrzési Irodája részére. Fentiek alapján a számvevői jelentést és a mellékelt intézkedési tervet javaslom megtárgyalásra és elfogadásra. Az előterjesztést a Pénzügyi, Jogi, Ügyrendi Bizottság megtárgyalta, elfogadásra javasolta.
Határozati javaslat: Jánoshalma Város Képviselő-testülete elfogadja az Állami Számvevőszék Bács-Kiskun Megyei Ellenőrzési Irodája által V0520-1 számon végzett vizsgálat javaslatai alapján kidolgozott, előterjesztéshez mellékelt Intézkedési tervet. A Képviselő-testület felkéri a polgármestert, az elfogadott intézkedési tervet küldje meg az ÁSZ Bács- Kiskun Megyei Ellenőrzési Irodája részére. Felelős: Czeller Zoltán polgármester Határidő: 2010.07. 31. Jánoshalma, 2010. június 29. Kovács József sk. bizottsági elnök
Intézkedési terv ( dőlt betűvel az ÁSZ javaslata Nem dőlt betű: a Polgármesteri Hivatal intézkedése ) Javaslatok a jegyzőnek a jogszabályi előírások maradéktalan betartása érdekében: 1. gondoskodjon arról, hogy az éves költségvetési rendeletekben az Áht. 8/A. (3)-(6) bekezdésében foglaltak szerinti finanszírozási célú pénzügyi műveletek a költségvetési hiányt, illetve költségvetési többletet módosító költségvetési bevételként, vagy költségvetési kiadásként ne szerepeljenek; A Képviselő-testület a 2010. évi költségvetési rendelet I. sz. módosításával az Áht. 8./A..(3)- (6) bekezdésében foglaltaknak eleget tett. A Képviselő-testület felkéri Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt, hogy az éves költségvetési rendeletek elkészítése során a fentieket mindenkor tartsa be. Felelős: Tóth Erika pénzügyi osztályvezető Határidő: folyamatosan 2. gondoskodjon az Ámr.2 201. (1) bekezdése szerint az Önkormányzat pénzállományának alakulását bemutató likviditási terv készítéséről; A Képviselő-testület felkéri Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt, hogy a likviditási tervet, amely az Önkormányzat pénzállományának alakulását mutatja be, folyamatosan, rendszeresen készítse el. A Képviselő-testület a megvalósítás érdekében likviditási terv készítő számítógépes programot vásárol a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztálya számára. Felelős: Tóth Erika pénzügyi osztályvezető Dr. Benda Dénes címzetes főjegyző ( program vásárlás ) Határidő: 2010.12.31. illetve folyamatosan
3. gondoskodjon az Áht. 69. (1) bekezdésében előírtak alapján arról, hogy az Önkormányzatnak költségvetési rendeletei-a hatályos támogatási szerződésekben foglalt éves támogatási és felhasználási ütemeknek megfelelően-teljes körűen tartalmazzák az európai uniós forrással megvalósuló projektek, programok bevételi és kiadási előirányzatait; A Képviselő-testület a 2010. évi költségvetési rendelet I. sz. módosításával az ÁSZ. 3. sz. javaslatában foglaltaknak eleget tett. A Képviselő-testület felkéri Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt, hogy ezt követően minden költségvetési rendeletbe az európai uniós forrással megvalósuló projektek, programok bevételi és kiadási előirányzatait építse be. Felelős: Tóth Erika pénzügyi osztályvezető ( elkészítés ) Határidő: folyamatosan 4. tegyen intézkedést arra, hogy az Ámr.2 36. (1) bekezdés d), h) és l) pontjai alapján a költségvetési rendeletek tartalmazzák a felhalmozási kiadásokat feladatonként, a több éves kihatással járó feladatok előirányzatait éves bontásban, és elkülönítetten az európai unios forrásból finanszírozott támogatással megvalósuló programok, projektek bevételeit és kiadásait; A Képviselő-testület a 2010. évi költségvetési rendelet I. sz. módosításával az ÁSZ. 4. sz. javaslatában foglaltaknak eleget tett. A Képviselő-testület felkéri Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt, a továbbiakban a költségvetési rendeletekbe építse be elkülönítetten az európai uniós forrásból finanszírozott támogatással megvalósuló programok, projektek bevételeit és kiadásait. A felhalmozási kiadások feladatonkénti, előirányzatai eddig is a költségvetési rendelet részét képezték. Felelős: Tóth Erika pénzügyi osztályvezető ( elkészítés ) Határidő: folyamatosan 5. írja elő belső szabályzatban az Ámr.2 155. (1) és (2), továbbá a 156. (2) bekezdéseinek figyelembevételével annak ellenőrzését, hogy a Polgármesteri hivatal és az intézmények költségvetési javaslatának az Ámr.2 28-30. előírásainak megfelelően dolgozták-e ki, az intézmények és a polgármesteri hivatali szervezeti egységek által benyújtott költségvetési igények indokoltak és teljesíthetők-e, valamint a saját bevételek előirányzatai és a költségvetés megalapozását szolgáló helyi rendeletek összhangja biztosított-e, továbbá gondoskodjon arról, hogy az előírt ellenőrzési feladatokat elvégezzék; 2
A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt, hogy egészítse ki a FEUVE Szabályzatot az ÁSZ 5. sz. javaslatának megfelelően. Határidő: elkészítés: 2010.09.30. 6. kezdeményezze az Ámr.2 20. (2) bekezdés b), e) pontjaiban előírtak alapján a hivatali SzMSz kiegészítését a Polgármesteri hivatal törzskönyvi azonosító számával, a szervezeti egységek engedélyezett létszámával, feladataival és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendjével; A Képviselő-testület felkéri Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna aljegyzőt, készítse el a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának kiegészítését a ÁSZ 6. sz. javaslatának megfelelően. Felelős: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna aljegyző Határidő: elkészítés: 2010. 08.31. Képviselő-testület általi elfogadás: 2010. 09.30. 7. gondoskodjon az Ámr.2 20. (7) bekezdésében előírtak alapján a gazdasági szervezet ügyrendjének kiegészítéséről, hogy az tartalmazza az általa ellátott feladatok munkafolyamatainak leírását, a gazdasági szervezet vezetőinek és alkalmazottainak feladat-és hatáskörét (munkakörét), a helyettesítés rendjét, továbbá a gazdasági szervezet Polgármesteri hivatalon belüli belső és azon kívüli külső kapcsolattartásnak módját, szabályait; A Képviselő-testület felkéri Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna aljegyzőt és Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt, hogy készítsék el a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékleteként a Gazdasági szervezet ügyrendjének kiegészítését a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet valamint az ÁSZ 7. sz. javaslatának megfelelően. Felelős: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna és Tóth Erika pénzügyi osztályvezető Határidő: elkészítés: 2010. 08.31. Képviselő-testület általi elfogadás: 2010. 09.30. 8. írja elő belső szabályzatban az Ámr.2 72. (11) és a 75. (1) és (4) bekezdéseinek figyelembevételével az írásbeli kötelezettségvállaláshoz nem kötött, gazdasági eseményként 100 ezer Ft-ot el nem érő kifizetések rendjét, és gondoskodjon a kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételéről; 3
A Képviselő-testület felkéri Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt az ÁSZ 8. sz. javaslatának megfelelően egészítse ki a Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozásról szóló belső szabályzatot, készítse el annak módosítását és gondoskodjon a kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételéről. A kötelezettségek nyilvántartásának folyamatos vezetéséhez a Képviselő-testület szoftvert vásárol a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztálya számára. Felelős: elkészítés és nyilvántartás vezetés: Tóth Erika pénzügyi osztályvezető és Pénzügyi Osztály Szabályzat hatályba helyezés, szoftver vásárlás: Dr. Benda Dénes címzetes főjegyző Határidő: 2010. 09.30. illetve 2010.12.31. 9. gondoskodjon az Áhsz. 37. (4) bekezdésében előírtak alapján a leltározási és leltárkészítési szabályzat kiegészítéséről, hogy az tartalmazza az üzemeltetésre átadott eszközök leltározásának, valamint a leltár és a könyvviteli adatok egyeztetésének módját; A Képviselő-testület felkéri Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt az ÁSZ 9. sz. javaslatának megfelelően egészítse ki a leltározási és leltárkészítési szabályzatot. Felelős: előkészítés: Tóth Erika pénzügyi osztályvezető Határidő: elkészítés: 2010. 07.31. Hatályba helyezés: Dr. Benda Dénes címzetes főjegyző Határidő: 2010. 08.01. 10. Rögzítse az-áhsz. 8. (4) bekezdés b) pontja alapján elkészített-eszközök és források értékelési szabályzatában az egyszerűsített értékelési eljárással meghatározott követelések besorolásának elveit, dokumentálásának szabályait az Áhsz. 8. (18) és a 31/A figyelembevételével, határozza meg az értékelések ellenőrzéséért felelős munkaköröket, valamint írja elő a vevőnként és adósonként kisösszegű követelések könyvekben elkülönített csoportjára az értékvesztés összegének a követelés nyilvántartásba vételi érték %-ban történő meghatározását az Áhsz. 31.. (3) bekezdésében előírtak szerint. A Képviselő-testület felkéri Szűcs Lászlóné pénzügyi ügyintézőt és Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt az ÁSZ 10. sz. javaslatának megfelelően egészítsék ki a eszközök és források értékelési szabályzatában az egyszerűsített értékelési eljárással meghatározott követelések besorolásának elveit, dokumentálásának szabályait az Áhsz. 8. (18) és a 31/A figyelembevételével, határozza meg az értékelések ellenőrzéséért felelős munkaköröket, valamint írja elő a vevőnként és adósonként kisösszegű követelések könyvekben elkülönített csoportjára az értékvesztés összegének a követelés nyilvántartásba vételi érték %-ban történő meghatározását az Áhsz. 31.. (3) bekezdésében előírtak szerint. Felelős: belső szabályzat módosításának elkészítése: Szűcs Lászlóné pénzügyi ügyintéző és Tóth Erika pénzügyi osztályvezető Hatályba helyezés: Dr. Benda Dénes címzetes főjegyző Határidő: 2010. 09.30. illetve 2010. 10.01. 4
11. gondoskodjon az Áhsz. 8. (4) bekezdés c) pontjában az Ámr.2 81. (6)-(8) bekezdésében előírtak alapján az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat elkészítéséről; Az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat kötelező készítésének esetei közül önkormányzatunkra jelenleg egyik sem vonatkozik. A Képviselő-testület 134/2010.(III.25.). sz. határozatával döntött arról, hogy indokolt esetben ingyenesen adunk át az ügyfelek számára közérdekű adatokról másolatot. A határozatot az ÁSZ számára korábban már megküldtük. Önköltség számítási szabályzat elkészítése így nem szükséges. Az elfogadott határozatot a 11. sz. javaslatra történt intézkedésként az intézkedési tervhez mellékelve is meg kell küldeni az ÁSZ számára. Felelős: Bodroginé dr. Mikó Zsuzsanna aljegyző Határidő: Intézkedési terv megküldésével egyidejűleg. 12. gondoskodjon a Áhsz. 8. (4) bekezdés d) pontja alapján elkészített pénzkezelési szabályzat kiegészítéséről, hogy az tartalmazza a bankszámlán történő pénzforgalom lebonyolításának rendjét a Számv. Tv. 14. (8) bekezdésében előírtak alapján; Tóth Erika pénzügyi osztályvezető az ÁSZ 12. sz. javaslatának megfelelően kiegészítette a pénzkezelési szabályzatot, annak érdekében, hogy az tartalmazza a bankszámlán történő pénzforgalom lebonyolításának rendjét a Számv. Tv. 14. (8) bekezdésében előírtak alapján. A módosítás hatályba helyezése 2010. június 1-től megtörtént. További intézkedés nem szükséges. 13. gondoskodjon arról, hogy az Ámr.2 156. (2) bekezdésében foglaltaknak és a 155. (3) bekezdésében hivatkozott Pénzügyminisztérium Útmutató az ellenőrzési nyomvonal kialakításához módszertani útmutatójának megfelelően az ellenőrzési nyomvonal tartalmazza az egyes tevékenységek elvégzését igazoló dokumentum fellelhetési helyét a rendszerben; A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt, hogy az ÁSZ 13. sz. javaslatának megfelelően egészítse ki a FEUVE Szabályzatot, Ellenőrzési nyomvonalat az egyes tevékenységek elvégzését igazoló dokumentum fellelhetési helyével. Határidő: elkészítés: 2010. 09.30. 14. gondoskodjon arról, hogy az Ámr.2 157. és a Pénzügyminisztérium Útmutató a kockázatkezelés kialakításához módszertani útmutató alapján a kockázatkezelési eljárásrend tartalmazza a kockázatok értékelését és a kategóriákba sorolását, az elfogadható kockázati szint meghatározását, a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatósága mérlegelésének kötelezettségét, a válaszintézkedés beépítését a folyamatba és a kockázati környezet rendszeres felülvizsgálatát; 5
A Képviselő-testület felkéri a Hivatal vezetőit, hogy az ÁSZ 14 sz. javaslatának megfelelően az Ámr.2 157. és a Pénzügyminisztérium Útmutató a kockázatkezelés kialakításához módszertani útmutató alapján a kockázatkezelési eljárásrendet egészítsék ki. Felelős: elkészítés: Címzetes főjegyző, osztályvezetők, irodavezetők Határidő: 2010. 12. 31. 15. gondoskodjon arról, hogy az Ámr.2 161. és a Pénzügyminisztérium Útmutató a szabálytalanságok kezelésére módszertani útmutató alapján a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje tartalmazza az intézkedések nyomon követését, a szabálytalanságok és intézkedések nyilvántartási feladatait; A Képviselő-testület felkéri a Polgármesteri Hivatal vezetőit, hogy az ÁSZ 15 sz. javaslatának megfelelően az Ámr.2 161. és a Pénzügyminisztérium Útmutató a szabálytalanságok kezelésére módszertani útmutató alapján a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét egészítsék ki. Felelős: elkészítés: Címzetes főjegyző, osztályvezetők, irodavezetők Határidő: 2010. 12.31. 16. gondoskodjon arról, hogy a kiadás utalványozása előtt az Ámr.2 76. (1)-(4) bekezdéseinek előírása szerint ellenőrizzék, szakmailag igazolják a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét és a kötelezettségvállalás teljesítését; A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt és a Polgármesteri Hivatalban szakmai igazolást végzőként meghatározott személyeket hogy az ÁSZ 16 sz. javaslatának megfelelően az Ámr.2 76.. (1)-(4) bekezdésének előírása szerint ellenőrizzék, szakmailag igazolják a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét és a kötelezettségvállalás teljesítését; és a Polgármesteri Hivatal szabályzataiban szakmai igazolást végzőként meghatározott személyek Határidő: 2010. június 30. és folyamatosan 17. gondoskodjon arról, hogy a kötelezettségvállalás Ámr.2 74. (1) bekezdésében előírt esetekben írásban megtörténjen, valamint az Ámr.2 75. (1) bekezdésében előírtak alapján gondoskodjon a kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételéről; 6
A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt és Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt gondoskodjanak arról, hogy a Polgármesteri Hivatalban a kötelezettségvállalás Ámr.2 74. (1) bekezdésében előírt esetekben minden esetben írásban megtörténjen, valamint az Ámr.2 75. (1) bekezdésében előírtak alapján a kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételre kerüljenek az ÁSZ 17. sz. javaslata szerint. ( lsd. 8. sz. pont is ) Felelős kötelezettség vállalások tekintetében: Dr. Benda Dénes címzetes főjegyző és a Polgármesteri Hivatal szabályzataiban kötelezettségvállalásra jogosult személyek Határidő: folyamatosan Felelős: Kötelezettségvállalások nyilvántartásának vezetése tekintetében: Tóth Erika pénzügyi osztályvezető 18. gondoskodjon a belső ellenőrzés szabályszerű kialakítása és működtetése érdekében arról, hogy a Ber. 18. -ában előírtak alapján a belső ellenőrzés stratégiai terve kockázatelemzésen alapuljon; A Képviselő-testület felkéri Horváth Lászlóné belső ellenőrt, hogy az ÁSZ 18 sz. javaslatának megfelelően a Ber. 18. -ban előírtak alapján kockázatelemzésen alapuló belső ellenőrzési stratégiai tervet készítsen. Felelős: elkészítés: Horváth Lászlóné belső ellenőr Határidő: 2010. 11.15. 19. gondoskodjon az Önkormányzat gazdálkodásának 2005. évi átfogó ellenőrzése során az ÁSZ által részére tett és nem teljesült szabályszerűségi és célszerűségi javaslatok végrehajtásáról; A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt és Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt gondoskodjanak arról, hogy az Önkormányzat gazdálkodásának 2005. évi átfogó ellenőrzés során az ÁSZ által tett és nem teljesült szabályszerűségi és célszerűségi javaslatok kerüljenek végrehajtásra. és Tóth Erika pénzügyi osztályvezető Határidő: 2010. december 31. és folyamatosan 20. tájékoztassa- évente végzett számítások alapján- a Képviselő-testületet az Önkormányzat eladósodásának növekedésére figyelemmel arról, hogy a hosszú lejáratú, adósságot keletkeztető kötelezettségvállalásokból adódó tőke-és kamatfizetési kötelezettségét az Önkormányzat milyen feltételek biztosítása mellett tudja teljesíteni; A Képviselő-testület felkéri Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt, hogy tájékoztassa- évente végzett számítások alapján- a Képviselő-testületet az Önkormányzat eladósodásának növekedésére figyelemmel arról, hogy a hosszú lejáratú, adósságot keletkeztető kötelezettségvállalásokból adódó tőke-és kamatfizetési kötelezettségét az Önkormányzat milyen feltételek biztosítása mellett tudja teljesíteni; 7
Felelős: Tóth Erika pénzügyi osztályvezető Határidő: 2010. szeptember 15. és évente két alkalommal rendszeresen a költségvetési és zárszámadási rendelet keretében 21. intézkedjen az európai uniós forrásokra vonatkozó pályázatokkal összefüggésben a Polgármesteri hivatalon belül: a) az önkormányzati szintű pályázatkoordinálása feladatainak előírásáról és felelősének kijelöléséről b) az önkormányzati szintű pályázat nyilvántartás kötelezettségének és a pályázat nyilvántartás módjának előírásáról A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt gondoskodjon arról, hogy az európai uniós forrásokra vonatkozó pályázatokkal összefüggésben a Polgármesteri hivatalon belül megtörténjen: a) az önkormányzati szintű pályázatkoordinálás feladatainak előírása és felelősének kijelöléséről b) az önkormányzati szintű pályázat nyilvántartás kötelezettségének és a pályázat nyilvántartás módjának előírása Fentiekre készüljön Projektkezelési szabályzat, amely az ÁSZ 21. sz. javaslatában foglaltakat tartalmazza. Határidő: 2010. december 31. és folyamatosan 22. szabályozza a pályázatfigyelést végzők és a döntési, illetve a döntés-előterjesztési jogkörrel rendelkezők közötti információ-szolgáltatási kötelezettséget, az európai uniós forrásokra irányuló pályázatfigyelés, pályázatkészítés, valamint az európai uniós forrással támogatott fejlesztés lebonyolításával kapcsolatos eljárási rendet ( feladat, kapcsolattartás, információáramlás); A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt szabályozza a pályázatfigyelést végzők és a döntési, illetve a döntés-előterjesztési jogkörrel rendelkezők közötti információ-szolgáltatási kötelezettséget, az európai uniós forrásokra irányuló pályázatfigyelés, pályázatkészítés, valamint az európai uniós forrással támogatott fejlesztés lebonyolításával kapcsolatos eljárási rendet ( feladat, kapcsolattartás, információáramlás); Fentiekre készüljön Projektkezelési szabályzat, amely az ÁSZ 22. sz. javaslatában foglaltakat tartalmazza. Határidő: 2010. december 31. és folyamatosan 8
23. gondoskodjon arról, hogy a pályázatfigyelésre külső szervezettel kötött szerződésekben írják elő a Polgármesteri hivatal képviselőjével történő kapcsolattartás rendjét (kinek, milyen formában és gyakorisággal kell tájékoztatást nyújtani, az információk átadásának formáját, tartalmát, módját); A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt, gondoskodjon arról, hogy a pályázatfigyelésre külső szervezettel kötött szerződésekben írják elő a Polgármesteri hivatal képviselőjével történő kapcsolattartás rendjét (kinek, milyen formában és gyakorisággal kell tájékoztatást nyújtani, az információk átadásának formáját, tartalmát, módját); A szerződések tartalma legyen szabályozva a Projektkezelési szabályzatban, amely az ÁSZ 23. sz. javaslatában foglaltakat tartalmazza. Határidő: 2010. december 31. és folyamatosan 24. gondoskodjon arról, hogy a pályázatkészítésre külső szervezettel kötött szerződésekben írják elő a pályázatkészítő felelősségét a pályázat tartalmi és formai követelményeinek biztosítására, illetve a pályázat céljának ( számszerűsíthető eredmények, indikátorok ) egyértelmű, meghatározására vonatkozóan; A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt, gondoskodjon arról, hogy a pályázatkészítésre külső szervezettel kötött szerződésekben írják elő a pályázatkészítő felelősségét a pályázat tartalmi és formai követelményeinek biztosítására, illetve a pályázat céljának ( számszerűsíthető eredmények, indikátorok ) egyértelmű, meghatározására vonatkozóan; A szerződések tartalma legyen szabályozva a Projektkezelési szabályzatban, amely az ÁSZ 24. sz. javaslatában foglaltakat tartalmazza. Határidő: 2010. december 31. és folyamatosan 25. Intézkedjen arról, hogy a fejlesztési feladatok lebonyolítására külső szervezetekkel kötött szerződésekben és a fejlesztési feladat lebonyolítását végzők munkaköri leírásában teljes körűen előírják az ellenőrzés rendjét; A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt, gondoskodjon arról, hogy a Fejlesztési feladatok lebonyolítására külső szervezetekkel kötött szerződésekben és a fejlesztési feladat lebonyolítását végzők munkaköri leírásában teljes körűen legyen előírva az ellenőrzés rendje. A szerződések tartalma legyen szabályozva a Projektkezelési szabályzatban, amely az ÁSZ 25 sz. javaslatában foglaltakat tartalmazza. 9
A Polgármesteri Hivatal dolgozói közül fejlesztési feladat lebonyolítását végzők munkaköri leírásában teljes körűen legyen előírva az ellenőrzés rendje. Határidő: 2010. december 31. és folyamatosan 26. gondoskodjon az intézményi költségvetésekben szereplő adatok egyeztetésének, ellenőrzésének felelőse(i) meghatározásáról a Polgármesteri hivatalban; A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt és Tóth Erika pénzügyi osztályvezetőt, hogy készítsék el a FEUVE Szabályzat módosítását az ÁSZ 26. sz. javaslatának megfelelően, ahol pontosan szabályozva lesz az intézményi költségvetésekben szereplő adatok egyeztetésének, ellenőrzésének felelőse a Polgármesteri hivatalban. Tóth Erika pénzügyi osztályvezető Határidő: elkészítés: 2010.08.30. Képviselő-testület általi elfogadás 2010.09.30. 27. egészítse ki az érintett dolgozók munkaköri leírását a kötelezettségvállalási, értékelés és ellenőrzési, valamint az eszközök hasznosítási és selejtezési szabályzatában előírt feladatokkal; A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt és az osztályvezetőket, irodavezetőket, hogy egészítsék ki az érintett dolgozók munkaköri leírását a kötelezettségvállalási, értékelés és ellenőrzési, valamint az eszközök hasznosítási és selejtezési szabályzatában előírt feladatokkal;, osztályvezetők, irodavezetők Határidő: elkészítés: 2010.10.31. 28. intézkedjen a pénzügyi-számviteli feladatoknál ellátott informatikai rendszerek működtetéséhez a belső kontroll eljárások meghatározása során arra, hogy: a) elkészítésre kerüljön a Polgármesteri hivatalban az informatikai stratégia, az üzletmenet folytonossági és/vagy katasztrófa elhárítási terv b) legyen szabályozott a jelszavak kezelése a pénzügyi-számviteli rendszerben c) rendelkezzen minden felhasználó egyedi felhasználónévvel és jelszóval a pénzügyiszámviteli szoftverekhez d) szabályozza a hozzáférési jogosultságok eljárásrendjében a hozzáférési jogosultság megállapítását, kiosztását, módosítását, visszavonását, ellenőrzését e) tiltsa meg az éles rendszerhez való hozzáférést a Polgármesteri hivatal pénzügyiszámviteli szoftvereit fejlesztő külső cég fejlesztőinek 10
f) gondoskodjon arról, hogy legyen lekérhető a pénzügyi-számviteli rendszerből ellenőrzési lista, amelyből megállapítható, hogy melyik azonosítóval és mikor végezték a műveleteket és mi volt a műveletek pontos tartalma g) jelölje ki az ellenőrzési lista ( napló ) vizsgálatáért felelős dolgozót h) szabályozza a pénzügyi-számviteli szoftver-változások ellenőrzésére, tesztelésére vonatkozó eljárásokat és határozza meg a pénzügyi-számviteli szoftver mentési eljárások felelősségi viszonyait A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt, hogy a Polgármesteri hivatalban az informatikai stratégia, az üzletmenet folytonossági és/vagy katasztrófa elhárítási terv elkészítéséről gondoskodjon, valamint egészítse ki a Hivatal informatikusával kötött vállalkozói szerződést, annak érdekében, hogy az ÁSZ 28. sz. intézkedési javaslatában leírt feladatok pontos végrehajtása a fizikai lehetőségekhez mérten - határidőben megtörténjen. (informatikai stratégia, katasztrófa elhárítási terv, vállalkozói szerződés megkötése ) Határidő: elkészítés: 2010.09.31. Felelős: Kecskeméti Zoltán informatikus ( feladatok elvégzése ) Határidő: 2010. 12. 30. 29. gondoskodjon a pénzügyi-számviteli feladatok ellátásánál alkalmazott informatikai rendszerek belső kontrolljainak működése során arról, hogy a) a Polgármesteri hivatalban vezetett hozzáférési jogosultságokra vonatkozó nyilvántartás teljes körű és naprakész legyen b) minden érintettnek csak egy hozzáférési azonosítója legyen a listán c) dokumentálja, ellenőrizzék és teszteljék a pénzügyi-számviteli szoftver elemeire vonatkozó változáskezelési eljárásokat d) történjen meg az elmentett adatállományokból a pénzügyi-számviteli adatok helyreállításának és a helyreállított adatállományoknak az ellenőrzése e) az adatok mentése merevlemezre, vagy mágnesszalagos háttértárra történjen A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt és Kecskeméti Zoltán informatikust, gondoskodjanak arról, hogy a pénzügyi-számviteli feladatok ellátásánál alkalmazott informatikai rendszerek belső kontrolljainak működése során megvalósuljanak a 29. pont a.)-e.) pontjaiban felsoroltak. A Képviselő-testület felkéri Dr. Benda Dénes címzetes főjegyzőt, hogy egészítse ki a Kecskeméti Zoltán informatikussal kötött vállalkozói szerződést, annak érdekében, hogy az ÁSZ 29. sz. intézkedési javaslatában leírt feladatok pontos végrehajtása határidőben megtörténjen. és Kecskeméti Zoltán informatikus Határidő: 2010. 12. 30. és folyamatosan 11
30. intézkedjen a belső ellenőrzés célszerű működése érdekében arról, hogy az éves ellenőrzési tervet megalapozó kockázatelemzés terjedjen ki az európai uniós forrásokból megvalósított feladatok végrehajtására a Polgármesteri hivatalban és az intézményeknél, valamint az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyás alatt működű gazdasági társaságok működésére A Képviselő-testület felkéri Horváth Lászlóné belső ellenőrt, hogy úgy egészítse ki és úgy készítse el az éves ellenőrzési tervet megalapozó kockázatelemzést, hogy az terjedjen ki az európai uniós forrásokból megvalósított feladatok végrehajtására a Polgármesteri hivatalban és az intézményeknél, valamint az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyás alatt működű gazdasági társaságok működésére az ÁSZ 30. intézkedési javaslatában leírtak szerint. Felelős: előkészítés: Horváth Lászlóné belső ellenőr Határidő: 2010. 11.15. 31. Intézkedés A Képviselő-testület felkéri Horváth Lászlóné belső ellenőrt, hogy a 2011. évi ellenőrzési munkatervbe kerüljön bele annak ellenőrzése, hogy az ÁSZ ellenőrzés után leírt javaslatokban felsoroltak végrehajtása megvalósult-e maradéktalanul. Felelős: előkészítés: Horváth Lászlóné belső ellenőr Határidő: 2010. 11.15. Jánoshalma, 2010. június 17. Dr. Benda Dénes címzetes főjegyző 12