Belső kontrollrendszer kialakítása, működése és főbb ismérvei Nógrád Megyei Államigazgatási Kollégium 2016. december 1
Államháztartási kontrollok rendszere Külső ellenőrzés (ÁSZ) 2011. évi LXVI. törvény Kormányzati ellenőrzés (KEHI EUTAF) /312 /2006. (XII. 23.) Korm. rend., 210/2010. (VI. 30) Korm. rend. / Belső kontrollrendszer /a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és a belső ellenőrzésről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rend / 2
Államháztartási kontrollok alapvető célja Szabályszerű Szabályozott Gazdaságos Hatékony Eredményes Gazdálkodás az államháztartási pénzeszközökkel és vagyonnal / Áht. 120. (1) / 3
Mit jelent a belső kontrollrendszer? A belső kontroll - akár a közszféra, akár a magánszféra vonatkozásában összetett folyamat, amelyet egy szervezet vezetése és dolgozói alakítanak ki, ill. valósítanak meg a kockázatok meghatározására és az ésszerű bizonyosság érdekében. 4
Jogszabályok, útmutatók, módszertanok a belső kontrollrendszerhez Törvényi szint: 2011. évi CXCV. törvény (Áht.); Rendeleti szint: 368/2011. (XII.31.) Korm. rend. (Ávr.); 370/2011. (XII.31.) Korm. rend. (Bkr.); Útmutatói, irányelvi szint: Belső Kontroll Standardok (uniós és hazai); Belső Ellenőrzési Standardok (uniós és hazai); Belső szabályzati szint: Belső Kontroll Kézikönyv; Belső Ellenőrzési Kézikönyv. 5
Belső kontrollrendszer ismérvei, öt eleme 6
Fő célja Kockázatok kezelése bizonyosság megszerzése a költségvetési szerv a működése és gazdálkodása során a tevékenységet (műveleteket) szabályszerűen, valamint az Áht. 91. (1) bekezdésében meghatározott követelményekkel összhangban hajtsa végre; teljesítse az elszámolási és beszámolási kötelezettségeket; és megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől (károktól), valamint a nem rendeltetésszerű használattól. / Áht. 121. (1) bek. / 7
Fő feladatai A belső kontrollrendszernek biztosítania kell, hogy a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal és a 91. (1) bekezdésben meghatározott követelményekkel (gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség 3E ); az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor a pazarlásra, visszaélésre, és a rendeltetésellenes felhasználásra; a vezetés számára megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatban; és a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével. /Áht. 121/A. (2) bek./ 8
Coso-modell 9
Fő elemei A költségvetési szerv belső kontrollrendszeréért a költségvetési szerv vezetője felelős, aki köteles a szervezet minden szintjén érvényesülő megfelelő 1. kontrollkörnyezetet 2. kockázatkezelési rendszert 3. kontrolltevékenységeket 4. információs és kommunikációs rendszert, és 5. monitoring-rendszert kialakítani, működtetni és azok megfelelő működését folyamatosan nyomon követni, elemezni és vizsgálni. /Áht. 121/A. (2) / 10
Kontrollkörnyezet -komponensei Kontrollkörnyezet Belső kontroll standardok Áht. Ávr. 1. Szervezeti felépítés és célok Világos szervezeti struktúra; Stratégiai és operatív célrendszer; 2. Hatás- és feladatkör, felelősség Egyértelmű felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok; 3.Etika és integritás (a tisztesség és az etikai értékek kommunikálása és szorgalmazása) Meghatározott etikai elvárások a szervezet minden szintjén; Feddhetetlenség; 4. Belső szabályzatok Működtetést, feladatellátást biztosító, gazdálkodást szolgáló szabályzatok; Ügyrendek, eljárásrendek; Szabálytalanságok kezelése; 5. Humánerőforrás (politikák és gyakorlatok) Átlátható a humánerőforrás-kezelés; Képzettség, elvárt tudás, hozzáértés, gyakorlat; 6. Folyamatok (irányítás és működés) Ellenőrzési nyomvonalak kialakítása; 11
Belső szabályzatok Legfontosabb szabályzatok: Szervezeti és Működési Szabályzat; Belső Kontroll Kézikönyv (szabálytalanság és kockázatkezelés, FEUVE és belső ellenőrzés szabályozása); Szervezeti egységek ügyrendjei; Gazdálkodási Keretszabályzat (számviteli politika, kötelezettségvállalás, pénzkezelés, leltározás és értékelés); Közszolgálatiszabályzat; Eljárásrendek; Informatikai és biztonsági szabályzatok. 12
Humánerőforrás, személyi állomány Alapvető követelmények: a szakmai, gazdálkodási és ügyviteli feladatok ellátásához szükséges személyi állomány felmérése, meghatározása; a jogszabályok által előírt, a feladat végrehajtásához megfelelő képzettségű, végzettségű és gyakorlattal rendelkező munkatársak alkalmazása; munkaköri leírások elkészítése. 13
Folyamatok felmérése, azonosítása, ellenőrzési nyomvonal Szervezeti stratégia és a célrendszer ismeretében össze kell állítani a szervezetben működtetett folyamatok listáját; Az alaptevékenységek és a támogató tevékenységek meghatározását követően a folyamatokat fő- és részfolyamatokra kell bontani; A folyamatok és műveletek azonosítását, a résztvevő szervezeti egység, személy (munkakör) meghatározását folyamatleírásban célszerű dokumentálni; Folyamatábra készítés (a főfolyamatok, a tevékenységek menetének legáttekinthetőbb formája); Ellenőrzési nyomvonal készítés(a folyamatok, műveletek kontrollpontjait azonosítja). 14
Kockázatkezelés, kockázatbecslés Kockázatbecslés Belső kontroll standardok Kockázatkezelés Áht. Ávr. 1. Kockázatok meghatározása és felmérése Pénzügyi beszámoláshoz, gazdálkodáshoz kapcsolódó kockázatok; Szakmai feladatellátáshoz, működéshez kapcsolódó kockázatok; 2. Kockázatok elemzése Beazonosított kockázatok; Bekövetkezés valószínűsége; Jelentőségük, mértékük és hatásuk 3. Kockázatok kezelése Kezelés módjainak meghatározása; Kockázatkezelés eljárásrendje, szabályzat; Válaszlépések; 4. Kockázatkezelés folyamata Folyamatok felülvizsgálata; Intézkedések megtétele, visszaellenőrzések; 5. Csalás, korrupció Kiemelt kockázatok, súlyos szabálytalanságok kezelése. 15
Kockázati tényezők felmérése A költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő külső és belső kockázati tényezők felmérése, összegyűjtése, azonosítása; Kockázati kategóriák alapján: szakmai feladatellátással kapcsolatos; szabályozásból és jogszabályváltozásból eredő; koordinációs és kommunikációs rendszerekben rejlő; külső szervezetekkel való együttműködés; politikai és gazdaságpolitikai környezet hatása; irányítási, a belső kontrollrendszer működésében, belső ellenőrzésben rejlő; humánerőforrás-gazdálkodásból eredő; tervezésből, pénzügyi és egyéb erőforrások rendelkezésre állásából adódó; számviteli folyamatokkal összefüggő; megbízható gazdálkodást és pénzkezelést befolyásoló, működésből, üzemeltetésből eredő; iratkezeléssel, iktatással (ügykezeléssel) összefüggő, informatikai rendszerekkel, adatkezeléssel, adatvédelemmel összefüggő. 16
Kockázatok elemzése, értékelése A kockázatelemzés célja, hogy a gazdasági, működési, szakmai és ügyviteli folyamatokban rejlő kockázatokat mérlegelje és valószínűsítse, valamint kiszűrje a működési célkitűzést, a teljesítményi kritériumok elérését és a gazdálkodás folyamatát veszélyeztető kockázatokat. Típusai: belső ellenőrzés által végzett kockázatelemzés; irányítói, vezetői kockázatelemzés; felügyeleti ellenőrzés során végzett kockázatelemzés. Kockázatelemzés: kvalitatív(kockázati súlyossági szinteket megállapító, nem számszerűsíthető); kvantitatív ( finomabb felbontású, matematikai háttérrel bíró, számszerűsíthető). Kockázatok értékelése: kockázati mátrix(prioritási sorrend megállapítása) 17
Kontrolltevékenységek Kontrolltevékenységek Belső kontroll standardok Áht. Ávr. 1. Kontrollstratégiák és módszerek Vezetői, szervezeti, jogosultsági, műveleti, számviteli, logikai és fizikai kontrollok kialakítása; Négy szem elvének érvényesülése; FEUVE kialakítása, működtetése; Beszámolási eljárások kidolgozása; 2. Információs rendszer Adatbiztonság, adatkezelés, adatfeldolgozás, adatok továbbítása; Információkhoz való hozzáférés biztosítása; Fizikai kontroll(eszközökhöz való hozzáférés); 3. Feladatkörök szétválasztása Engedélyezési és jóváhagyási eljárások; Végrehajtás és kontroll szintjeinek elválasztása; Alá- és fölérendeltségi viszonyok deklarálása; 18
FEUVE Elsősorban pénzügyi kihatású döntésekre vonatkozik, azonban a szakmai feladatok végrehajtását is célszerű ennek figyelembe vételével és alkalmazásával megtenni. Mire irányul, mi a feladata: A pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése (pl. költségvetés tervezése, kötelezettségvállalások, szerződések, kifizetések, uniós és költségvetési támogatásokkal való elszámolás, visszafizetések); A pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottságának felülvizsgálata; A költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűség és szabályozottság szempontból történő jóváhagyása, ellenjegyzése; A gazdasági események elszámolásának kontrollja (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). 19
Információ, kommunikáció Információ és kommunikáció Belső kontroll standardok Áht. Ávr. 1. Információ és kommunikáció Információs rendszerek megbízható működtetése; Horizontális és vertikális kommunikáció szabályainak meghatározása; Hiteles, megfelelő információáramlás biztosítása; Vezetői információs rendszerek működtetése (controlling); Beszámolási rendszerek működtetése; 2. Iktatási rendszer Iratok, dokumentumok rendszerezett, teljes körű nyilvántartása; Hozzáférés és megfelelő védelem biztosítása; Határidők, intézkedések nyomon követhetősége; 3. Hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció Szabálytalanságok feltárása, beazonosítása, vizsgálata, szankcionálása, megszüntetése; Hibák, hiányosságok megfelelő kezelése; Korrupció gyanús folyamatok felszámolása; 20
Monitoring A kontrollok figyelemmel kísérése Belső kontroll standardok 1. Szervezeti célok, tevékenységek megvalósítása, nyomon követés Monitoring Áht. Ávr. Folyamatos Eseti Külső és belső audit feladatok végrehajtása; Mérőszámok, mutatószámok értékelése; 2. Belső kontrollok értékelése Eredményes, hatékony és gazdaságos működtetés megfelelősségének folyamatos vizsgálata; Szükséges intézkedések megtétele; 3. Belső ellenőrzés Független belső ellenőrzés működtetése. 21
Belső ellenőrzés A belső kontrollrendszer keretén belül működő független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység. Célja: Az ellenőrzött szervezet szabályszerűen végrehajtott tevékenységének, a belső kontrollrendszer kialakításának és működtetésének vizsgálata, továbbá a gazdálkodás és működés fejlesztése és az eredményesség növelése. Rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási, belső kontroll és ellenőrzési eljárásainak hatékonyságát. / Áht. 121/B. / 22
Köszönöm a figyelmet! BÉKÉS ÜNNEPEKET ÉS BOLDOG KARÁCSONYT! Készítette: Bocsi Beáta Belső ellenőrzési osztályvezető 23