Kilenc tévhit, ami miatt cégünk értéke kárt szenvedhet Mi adja egy vállalat valódi értékét? Legyen bármilyen tevékenysége is az adott cégnek, az igazi értéket az ügyfél adatokat, levelezéseket, a projektek dokumentumait, mindazokat az értékeket, amiket mindennapi munkája során teremt meg, a legfontosabbak a számára. Ezek nélkül az adatok nélkül egyik pillanatról a másikra leállna a munka és minden elvesztegetett perc a veszteségeket kezdené el termelni. Ezeket az adatokat ma már 99%-ban szervereken és PC-ken/Notebook-okon tároljuk, amikben túlságosan is bízunk és nem készülünk fel az adatvesztés számtalan eshetőségére. Talán nem tartjuk ezen adatok elvesztését akkora veszteségnek vagy nem is gondolunk bele ezekbe a helyzetekbe, amikor elveszítjük adatainkat. Az is lehet, hogy nem is veszítjük el az adatokat, csak pillanatnyilag nem állnak rendelkezésünkre. De valyon mennyit ér az Ön cégének egy perc, egy óra, egy vagy akár több nap is, amit üresjáratban kell elszenvednie? Nézzük meg részletesen azokat a helyzeteket, ahol az Ön cége elszenvedheti ezeket az üresjáratokat. A kkv-k 59%-a 4 óránál rövidebb leállást engedhet csak meg magának, komolyabb profit kiesés nélkül.
1. tévhit: Viszonylag kicsi a kockázata annak, hogy egy szerverünk vagy munkaállomásunk meghibásodik és e miatt elveszítjük az adatainkat. Sőt pont ezért minőségi szervereink és munkaállomásaink vannak. Sokan nem is gondolják, hogy milyen veszélyeknek vannak kitéve a cég szerverein tárolt adatok. Nem csak akkor veszhetnek el adataink, ha a szerverünk merevlemeze fizikailag meghibásodik akár gyári hiba vagy külső környezeti hatás következtében. (Bár valjuk be őszintén, hogy a Kürt Kft. ki ne ismerné - nagyon jól megél az elvesztett adatok visszaállításából.) Az emberi mulasztás is a gyakori adatvesztési okok közé tartozik és a legváratlanabb pillanatokban törlünk le egy fontos munkát vagy levelet, ami komolyan veszélyeztetheti egy határidős munka időre való elkészítését. Vajon mekkora veszteséget okozna az Ön cégének vagy vállalatának, ha egyik napról a másikra elveszne a teljes levelezés, az árajánlatok, ügyfél információk és a többéves munkák? Hogyan pótolnák a főnök vagy az alkalmazott notebook-ján található adatokat egy esetleges lopás alkalmával? Vegyen papírt és ceruzát és végezzen számításokat arra vonatkozóan, hogy mekkora összegű befektetést igényelne ha: - elveszne a teljes ügyfél adatbázisa és azt pótolnia kellene. - elvesznek egy több hónapos projekt és az egészet újra kellene felépíteni. - ellopnák a cég egyik vezetőjének a notebook-ját és a rajtuk levő adatokat kellene reprodukálni. - elveszne a teljes levelezés. A kkv-k 50%-a veszített már el adatokat; 70%- uk véglegesen elvesztette adatait.
2. tévhit: Mi már mentjük az adatokat. Van egy ingyenes mentésünk, amivel minden héten készítünk mentést DAT kazettára. Ez a mentés már egy fokkal jobb, mint a nem mentés, de igazából csak lelkiismeretünk megnyugtatására való. Arra nem mindig gondolunk, hogy mennyire megbízható az alkalmazott mentési módszer és mennyi veszteséget okozhat a cégnek, ha értékes adataink, bár nem vesztek el véglegesen, de visszaállításuk órákat vehet igénybe és az adatokat sem tudjuk visszaállítani teljes mértékben. Az adminisztrátor nem találja, hogy melyik kazettán van az adott file és ha meg is találja, az egész kazettát végig kell tekernie, esetleg nagymennyiségű adathalmazt kell visszaállítania akár egyetlen file miatt. Nem beszélve arról, hogy az adatmentő szalagok is megsérülhetnek, így lehet egy jóval korábbi állapotot vagyunk kénytelenek visszaállítani, ami munkánkat akár hetekkel is visszavetheti. Csak kkv-k 29%-a biztos benne, hogy megfelelő adatmentési megoldással rendelkezik.
3. tévhit: Nekünk van mentésünk, kaptunk egy ingyenes megoldást amikor megvettük a szalagos mentő egységünket, nyílván ez a legjobb mentő szoftver, mert maga a mentő egység gyártója fejlesztette ki. Az biztos, hogy abból a szempontból ez jó választás, hogy a mentő egység fog működni a szoftverrel. Viszont ha belegondolunk, hogy a gyártó legtöbbször ingyenesen adja a HW termék mellé a szoftvert, akkor milyen keretből tudja fejleszteni a szoftvert? A HW mellé adott szoftver szinte kötelező, mert ezzel tud versenyben maradni a HW gyártó és a konkurencia elé kerülni. A megfelelő szoftver viszont legalább annyira fontos, mint a HW mentő egység. Sőt, egy jó szoftver rengeteg időt és pénzt tud nekünk megtakarítani, pld. a mentendő adatok lecsökkentésével nem csak kevesebb DAT kazettára lesz szükségünk, hanem csökken a mentési idő, így a hálózat terhelése is. Az egyéb funkciókról még nem is beszéltünk. Több, mint 100 millió Sharepoint licencet használnak világszerte, de a kkv-k nagy részének még adatvisszaállítási terve sincs.
4. tévhit: Nálunk minden éjjel lefut a mentés, igaz egyre több időt vesz igénybe, de még meg tudjuk oldani. Így mindig a legfrissebb adatokat tudjuk visszaállítani. Ennek a fajta mentésnek több hátránya is van és nagyon elavult mentési eljárás. Ebben az esetben is van veszteségünk, mert ha éjjel történt a mentés és másnap délután kell egy elveszett adatot visszaállítani, akkor legalább félnapi munkánk elveszett. Nem beszélve arról, hogy a visszaállítási idő így is sem lehet túl rövid, mivel a DAT kazettán meg kell keresni a visszaállítani kívánt adatot és onnan visszatölteni. Tehát ha nem akarjuk elveszíteni félnapi munkánkat sem és a visszaállítást is minél gyorsabbá kívánjuk tenni, akkor közbe kell iktatnunk egy olyan mentést, amit Disk alapú mentésnek hívnak. Ezzel a módszerrel mindig a legfrissebb változata állítható vissza adatainknak és szinte azonnal el tudjuk végezni a visszaállítást. Így nincs se adatvesztés és időnk sem a visszállítani kívánt adat keresésével telik el, amivel nem csak a saját, hanem az IT menedzser drága idjét sem kell rabolnunk. Az alkalmazások (Exchange, SQL, Sharepiont stb.) évről évre növekvő adatmennyisége egyre nehezebben menedzselhető.
5. tévhit: Ha véletlenül letörölnék egy fontos file-t, bármikor visszaállíthatom az adott adatot, mert van mentésünk. Itt egy 5 évvel ezelötti történetet mesélnék el. Egyik reggel egy árlistára volt szükségem, hogy árajánlatot készítsek, ami le lett törölve. Mentem az IT menedzserhez, hogy ez az árlista nincs a file szerveren. Mivel akkor nem ért rá az IT menedzser, delutánra iktatott be egy időpontot, hogy a DAT kazettákat végignézze, hogy melyiken lehet az adott árlista, ami néhány száz kb volt. Az IT menedzser kb. 2 óra keresgélés után feladta a keresgélést és megkért, hogy másképp próbáljam reprodukálni az adott árlistát. Hát kicsit ideges voltam, mivel e miatt egy üzleti lehetőségem úszott el, fölöslegesen töltöttünk el több órát a file keresésével és ráadásul más módot kellett keresni az árlista visszaállítására. Ez is azt mutatja, hogy ha nincs az előző fejezetben megfogalmazott szintű mentésünk, akkor akár egyetlen file eltünése miatt is komoly problémánk lehet.
6. tévhit: Mivel a leveleink is mentve vannak, bármilyen régi levelet, dokumentumot vissza tudok keresni, ha egyáltalán szükség van a régebbi levelekre. Abban az esetben, ha file szintű mentésünk van, nem tudunk egyetlen levelet visszaállítani. Teljes mentési visszaállítást kell megvalósítanunk, ami fölösleges időtöltést és erőforrás felhasználást jelent. Gondoljunk csak bele, hogy letörlünk egy levelet. Megyünk a rendszergazdához, aki fáradságos munkával visszaállítja az egész mentést egyetlen levél miatt. Persze ha a rendszergazda éppen ráér. Önnél azonnal ráér a rendszergazda? Egy Exchange szerver esetében pld. ha rendelkezünk külön Exchange szerver mentéssel, akkor nagyon könnyedén bármelyik levelünket pillanatok alatt vissza tudjuk állítani. Nem szükséges az egész levelesládát visszaállítani. Akár egyetlen levelet, egyetlen mozdulattal visszaállíthatunk. Sőt ehhez még a rendszergazda segítsége sem kell. Jól hangzik, nem? 2012-re az Exchange felhasználók 75%-a át fog térni az Exchange 2010-re, amit jelenleg kizárólag a BE 2010 tud megfelelően menteni.
7. tévhit: Ugyanaz a technológia, ami 5 éve működött, ma is működik. Ez nem olyan mint a vírusvédelem, hogy újabb fajta támadások jelennek meg. Manapság már hihetetlen mennyiségű adattal dolgozunk. A Giga Byte-ot felváltotta a Tera Byte, ami a szalagos mentésekre nagyon nagy terhet ró és így a költségek is többszörösére nőnek. A régebben használt szalagos egységek it is néhány száz GB-t tettek ki, manapság, már TB-ban tudjuk mérni a szalagos egységen mentendő adatok mennyiségét. Ezt részben a technológia fejlődésével kompenzálni tudjuk, de az adatforgalom így is jelentősen megnő és fölösleges erőforrást veszünk el rendszerünktől, terheljük a hálózatot és így a mindennapi munkát is megnehezíthetjük. Ezért már olyan intelligens szoftverekre van szükség, melyek különféle tömörítési eljárásokkal és a többször, több helyen használt fileok kiszűrésével 60-80%-al képesek csökkeneteni a menten dő adatok mennyiségét. Ezzel jelentős tárhelyet és Dat kazettát tudunk megtakarítani és a hálózat terhelését is jelentős mértékben csökkenthetjük. Adataink 70%-át többször tároljuk és nem használjuk, csak átlagosan 90 naponta. A kkv-k 57%-a évente 11-30%-al növelik adatmentési beruházásaikat.
8. tévhit: A régi levelekre nem lesz szükség Egyik ismerősöm mesélte, hogy nézeteltérésük támadt az egyik ügyfelükkel, egy 4-5 évvel ezelötti megbízás kapcsán. Az ismerősöm emlékezett rá, hogy mi volt a levélben, de arra már nem, hogy kitől is kapta a megbízást e-mail-ben. A rendszergazda összesen 4 órát töltött el azzal, hogy visszakeresse a levelet, de nem találta meg. Egy arhiválási opció segítségével nem is lett volna szükség a rendszergazdára és a levelet pillanatok alatt vissza lehetett volna keresni.
9. tévhit: Nincs pénzem drága megoldást vásárolni A legtöbb helyen akkor vásárolnak egy mentési megoldást, ha már valamilyen adatvesztést elszenvedtek, de ilyenkor 90%-ban megteszik ezt a szükséges lépést. Ilyenkor derül ki valójában, hogy milyen veszteséget is tud okozni értékes adataink elvesztése. Hasonlóan volt ez a vírusok elterjedésekor. Egészen addig, amíg nem tapasztalták meg, hogy egy vírus milyen károkat képes okozni, nem fektettek be a vírusvédelembe. A vírusvédelemre szinte minden cég ügyel, pedig ez egy olyan költség, amire éves szinten áldozni kell a költségvetésből a vírusdefiniciók előfizetése miatt. Ezzel szemben a Backup Exec-re egyszer kell áldozni. Sőt, ha az előfizetést is igénybe veszi (ez töredék ára a teljes termék árának), akkor mindig a legkorszerűbb technológiával fog rendelkezni, így a szükséges HW költséget minimális szinten tudja tartani. A virtualizációt alkalmazó vállalatok több, mint 65%-a nem menti a virtualizációs környezetet és nincs tisztában annak előnyeivel.
Milyen tehát a valóban korszerű adatmentés? Tehát állíthatjuk, hogy az adatmentés költsége nem is az egyszeri beruházásban jelenik meg, hanem az üzemeltetési költségben és az adatvesztéskor fellépő visszaállítási eljárás során elszenvedett profit kiesésben, mert ennek mindig is lesz költsége, bármilyen hatékony is az adott adatmentés. Egy adatmentő rendszer korszerűsége abban nyilvánul meg, hogy a fent említett két költség minél kisebb, ezzel minimális szinten tartja cégünket terhelő mentési költségeket és az adatvesztés esetén fellépő profitkiesést. Szeretné felmérni, hogy Önnek milyen rendszerre lenne szüksége? Keresse meg számítástehcnikai szolgáltatóját, partnerét és kérjen tőle egy időpontot, ahol partnere, egy konzultáció során kidolgozza Önnek, hogy milyen konfigurációra és funkciókra van szükség, hogy adatai a legnagyobb biztonságban legyenek a Backup Exec 2010 mentési rendeszerének köszönhetően. ÚTRAVALÓ: Ne felejtse el ezt a három fontos szempontot szem előtt tartani! - Milyen veszteség érheti Önt adatai elvesztésével és ennek elkerülésére Ön mekkora összeget fektetne be - Egyszeri befektetéssel, szinte már holnaptól jelentősen csökkentheti korszerűtlen mentési rendeszerének kiadásait, jelentősen csökkentheti hálózati forgalmát és a jövőre nézve biztosíthatja a legkorszerűbb technológiát, ami az Ön befektetését akár néhány év alatt vissza is hozhatja. - Hogyan minimalizálja az adatvesztés esetén elszenvedett profitkiesést