Levéltári digitalizálás és megőrzés 2017-ben P. Holl Adrien Budapest Főváros Levéltára
Levéltári raktárak paraméterei A levéltár iratbefogadó képessége: 52 400 ifm Irattároló raktárak száma: 33 Irattároló raktárak alapterülete: 9665,8 m 2 Levéltári dokumentumok tárolása és kiállítása BS 5454:1989
Klimatikus értékek a levéltári tárolásban Anyag Hőmérséklet ( C) Relatív légnedvesség (%) Papír, pergamen 16-18 45-60 Fényképészeti anyagok, feketefehér film 16-18 30-40 Mágnesszalagok és lemezek 18-22 35-45 Optikai adathordozók (CD, DVD) 18-22 35-45 Hőmérséklet napi ingadozás ±1 C Relatív légnedvesség napi ingadozás ± 3% (Forrás: Helen Forde, 2007)
Raktárklíma
Épület-klíma: nyilvános terek
Biológiai károsodás MSZ ISO 7554:199
Mintavétel levegőből Ha a levegő relatív páratartalma 60% fölé emelkedik, és a hőmérséklet 23 C fok körül van, akkor megnő a penészgomba aktivitás kockázata. Az iratraktárba malátakivonat agar táptalajt helyezünk ki.
Gombatenyészet MSZ ISO 7554:1999 szabvány alapján vizsgálva
ÁLLOMÁNYVÉDELEM SZEREPE 1995. LXVI. LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY 34/A. 138 (1) 139 A közlevéltárakban és a nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyag évi 2%- ának átvizsgálásához, a szükséges selejtezés elvégzéséhez és a 13. f) pontjában meghatározott biztonsági másolatok elkészítéséhez, valamint a veszélyeztetett állapotú iratok és a bennük lévő információk tartós megőrzését szolgáló egyéb teendők ellátásához szükséges pénzügyi feltételeket a kultúráért felelős miniszter által vezetett minisztérium fejezeti kezelésű költségvetési előirányzatából kell biztosítani. (2) 140 Az (1) bekezdésben meghatározott előirányzatnak a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak közötti elosztásáról a kultúráért felelős miniszter pályázat kiírásával gondoskodik. A pályázat kiírásának, elbírálásának és az előirányzat felhasználásának szabályait a kultúráért felelős miniszter állapítja meg. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott feladatok ellátásának személyi, tárgyi és technikai feltételeit legkésőbb 2000. december 31-éig kell megteremteni.
27/2015. (V. 27.) KORM. RENDELET, 23. (1) A levéltár megelőző állományvédelmi intézkedéseket tesz a levéltári anyag károsodásának, állapotromlásának megakadályozására, és 5 évre kidolgozott állományvédelmi terv szerint folyamatosan gondoskodik a) az Ltv.-ben meghatározott iratok konzerválásáról, restaurálásáról, biztonsági célú másolásáról; b) az őrzésében lévő kép- és hangfelvételek szükséges felújításáról, digitalizálásáról; továbbá c) az elektronikus formában tárolt vagy elektronikus levéltári rendszerben őrzött iratoknak a 19. (4) bekezdésében foglaltak szerinti fennmaradásáról. (2) A közlevéltár az Ltv. 13. f) pontjában meghatározottak szerint gondoskodik állománya biztonsági célú másolásáról, ezzel összefüggésben 3 éves mikrofilmezési és digitalizálási tervet készít. (3) Az MNL a védetté nyilvánított levéltári anyagról biztonsági másolatot készít, és gondoskodik megőrzéséről. A biztonsági másolattal kapcsolatos további eljárásról a tulajdonos az MNL-lel kötött szerződésben rendelkezhet. (4) Az MNL a magyar vonatkozású külföldi levéltári anyag feltárásával, nyilvántartásával és gyűjtésével kapcsolatosan az Ltv.-ben meghatározott feladatait belső szabályzatában foglaltak szerint végzi.
KÜLÖNBÖZŐ ADATHORDOZÓN TÁROLT DOKUMENTUMOK HOSSZÚ TÁVÚ MEGŐRZÉSE KÁROSODOTT LEVÉLTÁRI ANYAG RESTAURÁLÁSA, KONZERVÁLÁSA, KÖTTETÉSE INFORMÁCIÓ HITELES MÁSOLATA TÖMEGES REPROGRÁFIAI ELJÁRÁSSAL (MIKROFILMEZÉS, FÉNYKÉPEZÉS, DIGITALIZÁLÁS) SZAKÉRTŐI TEVÉKENYSÉG (KUTATÁSI ESETEK, SZERVELLENŐRZÉS, SZAKMAI TANÁCSADÁS, KUTATÁSOK, KIÁLLÍTÁSOK, PROTOKOLL KIDOLGOZÁSA)
A BFL DIGITALIZÁLÁSI PROJEKTJEI TÉRKÉPEK ÉS TERVEK 1998-TÓL TÉRKÉP-DIGITALIZÁLÁS SAJÁT ESZKÖZRENDSZERREL, A/0-ÁS SZKENNERREL 2004-TŐL FOLYAMATOS DIGITALIZÁLÁSA PROJEKTEK NKA TÁMOGATÁSSAL TÉRKÉPEK (11.000 DB) PEST VÁROS ÉPÍTŐ BIZOTTMÁNYA 1861-1873. (5500 TERV) BUDA ÉS ÓBUDA 1873 ELŐTTI TERVEI - 2500 DB TERV PEST SZABAD KIRÁLYI VÁROS SZÉPÍTŐ BIZOTTMÁNYA (1808 1860) 12.193 DB TERV YBL MIKLÓS TERVEI - 7743 DB TERV
Fotó és digitalizáló műhely
AZ ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI PROJEKT TÖRTÉNETE 2009: Konzorcium alakult a Magyar Országos Levéltár (ma: Magyar Nemzeti Levéltár), Budapest Főváros Levéltára és a KopintDatorg Zrt. (ma Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. NISZ) részvételével. Fő támogató: Európai Unió (EKOP-1.2.8 projekt) 2012. október: két sikertelen generálszállítói közbeszerzési kiírás után szerződéskötés. Generálszállító: T-Systems Magyarország Zrt. A projekt fő célja: komplex elektronikus levéltári rendszer kialakítása mindkét levéltár számára. A rendszer főbb elemei: Egységes levéltári nyilvántartó rendszer kialakítása Digitális tartalmak hosszú távú és biztonságos megőrzése Az elektronikus iratok levéltárba adásával és megőrzésével kapcsolatos szabályozási környezet kialakítása A korábban rögzített adatok és digitális tartalmak teljes körű migrációja A digitalizálás és az elektronikus levéltári feladatok technikai feltételeinek megteremtése (hardverek, szoftverek)
A megvalósítás alapja két dobozos termék: a svájci scopesolutions cég scopearchiv nevű levéltári nyilvántartó rendszere; illetve a brit Tessella cég Safety Deposit Box (SDB ma Preservica) nevű, digitális tartalmak hosszú távú megőrzését szolgáló megoldása. A projekt befejezése: 2013. szeptember 30. volt. A BFL digitalizáló eszközparkjának jelentős része ekkor került beszerzése
A BFL DIGITALIZÁLÁSI PROJEKTJEI TÖMEGES DIGITALIZÁLÁS ESZKÖZÖK SZKENNEREK: A/0, A/1, A/2, MIKROFILM IRATANYAGOK KÖZJEGYZŐI IRATOK VÉGRENDELETEK PESTI ÉS BUDAI TANÁCSÜLÉSI JEGYZŐKÖNYVEK
MUNKAFOLYAMAT Levéltáros Előkészítés: fizikai darabszintű rendezés paginálás metaadatok megadása munkautasítás digitalizáláshoz táblázat a folyamat követésére Digitalizáló műhely Digitalizálás szkennelés szabályszerű fájlelnevezés és mappastruktúra technikai metaadatok minőségellenőrzés Tartalmi ellenőrzés Javítás, kiegészítés Informatikai Osztály Archiválás digitális állomány letárolása hosszútávú megőrzés céljára
DIGITALIZÁLÁS (KÖNYVSZKENNEREK)-MIKROFILMEZÉS 800000 728901 700000 623647 600000 500000 400000 300000 305178 409969 310324 284314 389546 350262 220986 235213 223624 200000 146761 100000 0 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Könyvszkenner Mikrofilmezés
6000 TÉRKÉP SZKENNER(EK) TELJESÍTMÉNYE 5000 5016 4000 4207 3000 2650 2827 2000 1495 1607 1000 0 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Térképszkenner
HANGANYAG DIGITALIZÁLÁS MP3
350 KAZETTÁK DIGITALIZÁLÁSA 300 278 302 250 253 215 235 200 175 150 100 50 0 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Analóg hanganyag digitalizálása
2500000 MIKROFILM-DIGITALIZÁLÁS 2268600 2000000 1891425 1778146 2000000 1500000 1000000 500000 0 81400 2012 2013 2014 2015 2016 Mikrofilmdigitalizálás
10000 9000 RESTAURÁLÁS-KONZERVÁLÁS 8665 8000 7000 6000 5000 4287 4000 3000 2000 1000 0 3527 2800 2458 1966 2139 1430 1140 1218 721 564 634 706 598 584 598 139 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Restaurálás F Konzerválás F Konzerválás T
Eredmények, statisztikák Mikrofilmezés 1979 2016 29,2 millió felvétel (2,9 km) Digitalizálás (összesen) 1998 2016 24 TB Mikrofilm-digitalizálás 2012 2016 5000 tekercs Hanganyag-digitalizálás 2003 2016 905 GB
A BFL ADATBÁZIS-ÉPÍTÉSI PROJEKTJEI A LEVÉLTÁRI EGYSÉGES ADATBÁZISKEZELŐ RENDSZER (LEAR) 2005-TŐL ADATBÁZIS-INTEGRÁCIÓ ESZKÖZE TÖMEGES IRATFELDOLGOZÁS ESZKÖZE ALAPJA: SZEMÉLYI REKORDOK TETSZŐLEGES SZÁMÚ ÚJ ADATBÁZIS (METATÁR) LÉTREHOZÁSÁNAK LEHETŐSÉGE NÉVTEREK HASZNÁLATÁVAL NÖVELI A RENDSZER HATÉKONYSÁGÁT AZ ADATBÁZIS(OK) INTERNETEN TÖRTÉNŐ PUBLIKÁLÁSA EGYSÉGES KÖZPONTI KERESŐRENDSZER KIALAKÍTÁSA JELENLEG TÖBB MINT 1.200.000 SZEMÉLYI REKORD! KÖZJEGYZŐI, VÉGRENDELETI, ÁRVASZÉKI, POLGÁRI ÉS BÜNTETŐPERES METATÁRAK STB.
2500000 MIKROFILM-DIGITALIZÁLÁS 2268600 2000000 1891425 1778146 2000000 1500000 1000000 500000 0 81400 2012 2013 2014 2015 2016 Mikrofilmdigitalizálás
https://hu.wikipedia.org/wiki/budapest_főváros_levéltára Adatbázisok[szerkesztés forrásszöveg szerkesztése] Budapest Főváros Levéltára több millió rekordot tartalmazó adatbázis-rendszerének adatai folyamatosan bővülnek és a levéltár honlapjáról, az E-levéltári Portálról, a BFL által működtetett Magyar Levéltári Portál ról, továbbá a közös közgyűjteményi portálon (Hungaricana) elérhetők. Ezeken a portálokon 2015-ben egymillió 340 ezer, a BFL-ben őrzött irat adata érhető el, ebből 530 ezer rekord esetében az irat digitalizált képe is megtalálható mintegy egymillió 650 ezer oldal terjedelemben. Az adatbázisok elsősorban olyan források adatait teszik hozzáférhetővé, amelyek révén a város lakói, az épített környezet, a vizuális, valamint a pártállami múlt forrásai kerülnek közelebb hozzánk.
Levéltári iratgyűjtemények (BFL) METAADATOK DIGITÁLIS KÉPEKKEL 1 millió adat 1,5 millió képpel BUDAPEST FŐVÁROS LEVÉLTÁRA FOGOLYTÖRZSKÖNYVEK ÉS NYILVÁNTARTÁSOK (1896-1950) POLGÁRI PEREK 19. SZ. MÁSODIK FELÉTŐL A 20. SZÁZAD KÖZEPÉIG KIHIRDETETT VÉGRENDELETEK (1896-1950) ÁRVASZÉKI ÜGYEK (1873-1919) BUDA ÉS PEST TANÁCSÜLÉSI JEGYZŐKÖNYVEI (BUDA VÁROS TANÁCSA 1687 1831, VALAMINT PEST VÁROS TANÁCSA 1688 1815 KÖZÖTT) KÖZJEGYZŐI IRATOK (14 KÖZJEGYZŐ 1875-1918) HAGYATÉKI IRATOK BÜNTETŐÜGYEK TERVEK (PEST SZABAD KIRÁLYI VÁROS ÉPÍTŐ BIZOTTMÁNYA TERVEI ÉS IRATAI 1861-1873, YBL MIKLÓS TERVEI ÉS IRATAI.) BUDAPEST TOPOGRÁFIÁJA BÉCSI MAGYAR LEVÉLTÁRI KIRENDELTSÉG - BÉCSI SEGÉDLETEK (CSAK METAADAT) 16-18. SZÁZADI VÁREMGYEI JEGYZŐKÖNYVEK
PEST SZABAD KIRÁLYI VÁROS ÉPÍTŐ BIZOTTMÁNYA TERVEI ÉS IRATAI A HUNARICANA LEVÉLTÁRI IRATOK ADATBÁZISÁBAN
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! LAPOZZ, TEKERJ, GÖRGESS ÉS BÖNGÉSSZ!