Digitális iratok a hagyományos mellett iratkezelésben együtt kezelendő

Átírás

1 Haraszti Viktor: Papír, Mikrofilm, E-dokumentum, Papíralapú adathordozók elektronikus archiválása (A Régi könyves szakmai napon, 2007-ben, elhangzott előadás vázlata) Adathordozó megőrzése Állományvédelmi feladat: 1. eredeti megőrzése restaurálás 2. másolat készítése mikrofilm elektronikus másolat = digitalizálás? tartalom (content) megőrzése? Digitalizálás - elektronikus archiválás Papíralapú hagyományos iratok Ezekről készített elektronikus másolat Elektronikus úton keletkezett adat (irat) Digitális iratok a hagyományos mellett iratkezelésben együtt kezelendő Irat fogalom változása Papíralapú irat: tartalom és forma egysége Elektronikus dokumentum: - maga a dokumentum ill. - maga az irat 1 / 19

2 - elektronikus aláírás hozzáfűzve - időbélyegző hozzáfűzve - metaadatok hozzáfűzve Irat fogalom változása Tartalmi változás Formai változás Hordozó változás Tartalom (content) elsődlegessége Irat fogalma a) minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kéziratokat; b) a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatok Irat fogalma minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett Irat fogalma valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, 2 / 19

3 mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévõ információ vagy ezek kombinációja Közirat - magánirat közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat Maradandó értékű irat a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat Irattár az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely Lényeges szervezeti változás 3 / 19

4 a köziratok kezelésének szakmai irányítását a kormány által kijelölt miniszter látja el Records management Records manager Szükséges képzés Levéltáros Informatikus Igazgatásszervező Irattáros Levéltári törvény felhatalmazása Elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel és tanúsítvánnyal rendelkezik. 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről BM-IHM-NKÖM rendelet az elektronikus iratok levéltárba adásáról és tárolásáról Ltv. és a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rend előírásait végrehajtja: a közfeladatot ellátó szerv által készített egyedi, vagy a részére kötelezően előírt egységes iratkezelési szabályzat és irattári terv - Iratkezelési szabályzat a Korm. rend. alapján Irattári terv minta irattári terv készül 4 / 19

5 Levéltárak jogosítványai Egyetértési jog a szabályzat hatályba léptetésénél: Nem selejtezhető iratok levéltári használatát befolyásoló előírások (maradandó értékű iratok útja az iratkezelésben, iktatás, irattározás) Maradandó értékű irattári tételek kialakítása Változatlan: Iratkezelés rendjének ellenőrzése (betekintési jog, helyszíni ellenőrzés, nyilvántartások is) Iratselejtezések záradékolása Nem selejtezhető köziratok keletkezéstől számított 15 év irattári őrzés utáni levéltári átadása Jogszabályi háttér évi LXVI. tv. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről évi XXXV. tv. az elektronikus aláírásról évi CXL. tv. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás szabályairól Papíralap, mikrofilm, digitális irat Papíralap tapintható, érzékelhető, tárgyiasult, semmilyen eszköz nem kell a megtekintéshez (kiv.) Mikrofilm v. mikrofilmlap - tapintható, érzékelhető, tárgyiasult, eszközzel tekinthető meg, de a nélkül is Elektronikus dokumentum digitális irat - nem tárgyiasult, nem tapintható, érzékelhető, de csak eszköz segítségével hardver, szoftver 5 / 19

6 - hordozó és tartalom elválasztható Az elektronikus dokumentumok fajtái Elektronikus irat: olyan elektronikus dokumentum, melynek funkciója az, hogy szöveget közöljön és más adat legfeljebb ennek illusztrálására, hatósági azonosítására (pl. fejléc) szerepel benne. (csak szöveg) Az elektronikus aláírások fajtái Fokozott biztonságú elektronikus aláírás : elektronikus aláírás+ a) alkalmas az aláíró azonosítására és egyedülállóan az aláíróhoz köthető, b) olyan eszközzel hozták létre, mely kizárólag az aláíró befolyása alatt áll, c) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett módosítás érzékelhető. Hitelesség, azonosság Aláírás - hiteles - egyedi - aláíró azonosítója - bélyegző - teljes bizonyítóerejű magánokirat 6 / 19

7 Elektronikus aláírás időbélyegző Elektronikus aláírás készítésének és ellenőrzésének folyamata Cél Papíralapú irat joghatásával megegyező jogbiztosító érték Közokirat magánokirat fogalma (Ptk.) Közokirat - kiállító bíróság, közjegyző vagy más hatóság - kiállítása a kiállító hatóság ügyköre - előírt alaki feltételeknek megfelel (pl. határozat) Magánokirat Teljes bizonyító erejű a) a kiállító az okiratot sajátkezűleg írta és aláírta; b) két tanú az okiraton aláírásával igazolja, hogy a kiállító a nem általa írt okiratot előttük írta alá, vagy aláírását előttük sajátkezű aláírásának ismerte el; az okiraton a tanúk lakóhelyét (címét) is fel kell tüntetni; c) a kiállító aláírása vagy kézjegye az okiraton bíróilag vagy közjegyzőileg hitelesítve van; d) a gazdálkodó szervezet által üzleti körében kiállított okiratot szabályszerűen aláírták; e) ügyvéd (jogtanácsos) az általa készített okirat szabályszerű ellenjegyzésével bizonyítja, hogy a kiállító a nem általa írt okiratot előtte írta alá, vagy aláírását előtte saját kezű aláírásának 7 / 19

8 ismerte el, illetőleg a kiállító minősített elektronikus aláírásával aláírt elektronikus okirat tartalma az ügyvéd által készített elektronikus okiratéval megegyezik; f) az elektronikus okiraton kiállítója minősített elektronikus aláírást helyezett el. Ma keletkező dokumentum formák Papíralapú Elektronikus, ami lehet - elektronikus másolat - elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott eredeti elektronikus dokumentum - hitelesítés nélküli elektronikus dokumentum (WEB-lap, blog, stb.) 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól nem közfeladatot ellátó szerv általi E archiválásnál közhitelességet a szerv garantálja E-dokumentum megőrzése: - utólagos módosítás lehetőségét kizárva megőrzési kötelezettség lejártáig biztosítani a hozzáférést létrehozó + archiváló azonosíthatóságát biztosítani E-dokumentum értelmezhetőségét (olvashatóságát) biztosítani védeni jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés, megsemmisítés ellen 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól 8 / 19

9 Legalább fokozott biztonságú E-aláírás Hardver- és szoftvereszközök zárt rendszere Őrzés feltétele biztosítható ha az E-dokumentumot zárt, roncsolásmentes, nem bontható csomagolásban helyezzük el elektromágneses behatásoktól védett, elektronikus kommunikációtól elzárt tárolással A csomagolás fenti jellemzőit lezáráskor közjegyző tanúsítja! 13/2005. (VII. 18.) IHM rend. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítés szabályairól Cél: Papíralapú dokumentumról joghatás kiváltására alkalmas elektronikus úton történő másolatok készíthetősége Hatálya: papíralapú közirat, ~ teljes bizonyító erejű magánokirat, ~ számviteli bizonylat 13/2005. (VII. 18.) IHM rend. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítés szabályairól Elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról a rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adateggyüttes 13/2005. (VII. 18.) IHM rend. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítés szabályairól Képi megfelelés: az E-másolat azon tulajdonsága, mely biztosítja a papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek felismerhetőségét Tartalmi megfelelés: 9 / 19

10 a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együtt biztosítja a papíralapú dokumentum tartalmim elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést 13/2005. (VII. 18.) IHM rend. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítés szabályairól Másolatkészítés során: elektronikus hitelesítési záradék Metaadatok: Papíralapú dokumentum megnevezése Papíralapú dokumentum fizikai mérete Másolatkészítő szervezet és személy neve Másolatkészítő rendszer megnevezése Másolatkészítés ideje Érvényességi idő 13/2005. (VII. 18.) IHM rend. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítés szabályairól legalább fokozott biztonságú e-aláírás időbélyegző kötegelve is (méret?) 13/2005. (VII. 18.) IHM rend. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítés szabályairól E másolatkészítés közokirat kiállítására jogosult által minősített E-aláírás 10 / 19

11 Időbélyegző E másolatkészítés gazdálkodó szerv által kiállított vagy őrzött okiratról ha gazdálkodó szerv állította ki: képi v. tartalmi megfelelés, fokozott bizt. E-aláírás, időbélyegző Ha csak őrzi: u.az, de képi megfelelés kell! 13/2005. (VII. 18.) IHM rend. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítés szabályairól Gazdálkodó szerv által számviteli bizonylatról történő E-másolatkészítés azt kiállító vagy őrző gazdálkodó szervnél képi megfelelést kell biztosítani legalább fokozott bizt. E-aláírás időbélyegző Levéltári feladat C hosszú távú megőrzés biztosítása Papíralapú dokumentum tartalom és formahű eredetiben (is!) Elektronikus - tartalmában C gyorsan változó - formátumok adathordozók külső adattárolók szoftverek hardverek miatt. Hosszú távú megőrzés Cél: Tartalom ill. adatvesztés megelőzése, elkerülése 11 / 19

12 Eszköz: Tartós másolat készítése - elektronikus - mikrofilm Kérdés: adathordozó tartóssága? E - levéltár e-iratok hosszú távú megőrzésének biztosítása levéltár = nemzet emlékezete történeti kutatások Jogbiztosító érték közigazgatás állampolgár E-levéltár feltételei Személyi - records manager levéltáros Tárgyi - hardver szoftver környezet Szervezési E-iratok levéltárba adásának menete Hosszútávú megőrzés biztosítása E-irattárban is 15 év irattári őrzés 12 / 19

13 Hosszú távú megőrzés Gyorsan változó - formátumok adathordozók külső adattárolók szoftverek hardverek Cél: adatvesztés megelőzése, elkerülése E-aláírás és időbélyegző Elektronikus tárolás esetén hosszú távú elektronikus aláírás igénye minden hitelesítő adatot tárolni kell! azaz teljes tanúsítványlánc visszavonási listák Elektronikus archiválási szolgáltató (Levéltár megőrzés örök időkre ) Megoldási lehetőségek virtuális levéltár iratkeletkeztető szerveknél E-levéltár levéltár, mint biztonsági háttértár, később irattári őrzési idő leteltével klasszikus levéltári feladat (közvetlen kapcsolat fenntartó levéltár közt) 13 / 19

14 Hosszú távú megőrzés Manipur Hosszú távú megőrzés Alkalmas eszköz? mikrofilm - hardver eszközei alig változnak - szabványosított - több, mint száz év tapasztalat - analóg információ közvetlenül érzékelhető - elektronikus formák megőrzésének költségei óriásiak visszakereshetőséget elektronikus adatkezelő rendszerek biztosítják 35 mm-es rollfilm Mikrofilm digitalizálás Azaz a megoldás: Mikrofilm + elektronikus dokumentum mindkettő előnyei egymás hátrányainak kiegyenlítése hosszú távú tárolás biztosítása levéltári hagyományok + modern megoldások ötvözése 14 / 19

15 De mi legyen az elektronikusan keletkezett dokumentummal? De mi legyen az elektronikusan keletkezett és elektronikusan aláírt és időbélyegzővel ellátott dokumentummal? Elektronikus tárolás? Milyen adathordozón? Hagyományos levéltár E-irattár-levéltár 1. megoldás = eredeti eszközök megőrzése? E-irattár-levéltár 2. Megoldás = emuláció Domesday Book E-irattár-levéltár 3. Megoldás = migráció Módozatai: teljes körű részleges Hátránya: költséges hosszadalmas 15 / 19

16 adatvesztéssel járhat elektronikus aláírás esetén nem alkalmazható Megoldás 4. - mikrofilm Egy lehetséges digitalizálási folyamat modellje Előkészítés Iratok átadás-átvétele Iratok tárolóeszközök-ből kiemelése Gémkapcsok, tűzőkapcsok, post-it-ek eltávolítása Vonalkód technológia Egyedi azonosítás Visszakeresés a digitális levéltárból Eredeti irat azonosítása az iratraktárban Irat mozgásának követése RFID Kivételkezelés Kis- és nagyformátumú iratok Bérkartonok Könyvészeti anyagok Sérült, szakadt iratok Szkennelés nagyteljesítményű lapszkennerek lap/perc 16 / 19

17 Fekete-fehér TIFF G4 formátum dpi Szürkeárnyalatos Színes Szkennelés Bitonális Szürkeárnyalatos Színes, 256 szín Szkennelés é Könyvszkenner 1. Könyvészeti anyagok Közjegyzőileg hitelesített iratok Nagyméretű iratok A/2-es lapméretig Könyvbölcsővel Könyvszkenner 2. Gutenberg Biblia legrégebbi nyomtatott könyv teljes példánya ismert 1282 oldal 17 / 19

18 mintegy 100 öntött betű szedése kb. két év Göttingen Gutenberg Digital projekt ( Könyvszkenner 3. Szélesformátumú szkenner A/0 méretig műszaki dokumentáció térkép Indexelés Vonalkódtechnika Automatizmus OCR ICR Egyedi feldolgozás Indexmezők száma Visszakereshetőség biztosítása Ellenőrzés Formai hitelesség Tartalmi hitelesség Papíralapú és a digitális iratok azonossága Képi/tartalmi 18 / 19

19 E-aláírás Időbélyegző Eredeti állapot visszaállítása Eredeti rend visszaállítása Gémkapcsok, tűzőkapcsok - ha kell! Tárolóeszközbe visszahelyezés Reponálás VAGY Selejtezés, megsemmisítés Levéltári átadás E-dokumentumok további őrzésének biztosítása Saját maga Szolgáltató E-selejtezés E-levéltár Köszönöm a figyelmet Kérdések? 19 / 19