4452-2/2019 I. ELŐZMÉNYEK

Átírás

1 4452-2/2019 A hitelintézet által őrzött eredeti iratokról az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (Korm.rendelet) 58. (1) és (2) bekezdés szerinti elektronikus másolat készítése és tárolása, az eredeti aláírt iratok megsemmisítése mellett. I. ELŐZMÉNYEK A kérelmező (Kérelmező) állásfoglalás kiadása iránti kérelemmel (Beadvány) fordult a Magyar Nemzeti Bankhoz (MNB) az általa őrzött iratokról, így különösen a megtakarítási ajánlatokról készített elektronikus másolat joghatásával és az eredeti iratok megsemmisítésével kapcsolatban. A Kérelmező kérdése arra irányult, hogy jogszerűen jár-e el, ha a beérkező papír alapú megtakarítási ajánlatról, a meglévő ajánlatokról, valamint a beérkezett ügyfél nyilatkozatokról, szerződésekről az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (Korm.rendelet) 58. (1) és (2) bekezdés szerinti elektronikus másolatot készít és tárol, az eredeti aláírt iratok megsemmisítése mellett. Kérdésként merült fel továbbá, hogy a Korm.rendelet előbbiekben említett bekezdése szerinti másolat alkalmas-e ugyanazon joghatások kiváltására, mint az eredeti aláírt ajánlat, illetve alkalmas-e az eredeti irat teljes körű kiváltására úgy, hogy az eredeti okirat nem kerül megőrzésre. Az MNB a november 22. napján kelt /2018 számú állásfoglalásában (Állásfoglalás) arról tájékoztatta a Bankot, hogy az Állásfoglalásban részletezett jogszabályi előírások, így különösen hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló évi CCXXXVII. törvény (Hpt.), illetve a számviteli előírások alapján jogszerűen jár el a Kérelmező, ha a Beadványban említett iratokról és szerződésekről ezen előírások betartásával elektronikus másolatot készít és azok őrzéséről digitális archiválás útján gondoskodik. A Kérelmező azon további kérdésére, hogy a Korm.rendelet előbbiekben említett bekezdése szerinti másolat alkalmas-e ugyanazon joghatások kiváltására, mint az eredeti aláírt irat úgy, hogy az eredeti okirat nem kerül megőrzésre, az MNB arról tájékoztatta a Bankot, hogy a Kérelmező álláspontjával egyezően azt az értelmezést tartja elfogadhatónak, hogy az őrzés nem csak a papír alapú példány őrzésével valósulhat meg, hanem a digitális archiválás útján is. Így a Kérelmező által kiállított vagy őrzött okiratról készült másolat a Polgári perrendtartásról szóló évi CXXX. törvény (Pp.) a szerint teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratéval, feltéve, hogy az a jogi személy, amely az okiratot kiállította vagy azt őrzi, ezt szabályszerűen igazolta a Pp (1) bekezdés d) vagy f) pontjának megfelelő másolat kiállításával, azaz az okiratot a jogi személy képviseletére jogosult személy a rá vonatkozó szabályok szerint megfelelően aláírta és az elektronikus okiraton az aláíró a minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírását vagy bélyegzőjét helyezte el, és - amennyiben jogszabály úgy rendelkezik - azon időbélyegzőt helyezett el. Mindezek alapján az Állásfoglalás szerint fő szabályként a fenti feltételeknek megfelelően készült és digitális archiválás útján őrzött másolat is alkalmas lehet az eredeti papír alapú irat kiváltására, azzal a megjegyzéssel, hogy egy peres eljárásban nem zárható ki annak lehetősége sem, hogy a bizonyítási eljárás során papír alapú dokumentum becsatolása válhat szükségessé, különösen akkor, ha azon papír alapú dokumentum valódisága kétséges, amelyről a másolat készült. II. AZ ELŐZMÉNYEKKEL ÖSSZEFÜGGŐ JOGKÉRDÉS Az említett Állásfoglalással összefüggésben a Bank december 5. napján kelt levelében a Magyar Nemzeti Bankról szóló évi CXXXIX. törvény (MNBtv.) 58. (12) bekezdése 1 kapcsán megemlítette, hogy e törvényhely úgy rendelkezik, hogy az MNB 45. szerinti hatósági tevékenysége során a gazdálkodó szervezetek őrzésében lévő papíralapú közokiratról, más által kiállított papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról vagy egyéb magánokiratról a gazdálkodó szerv által készített elektronikus másolat hiteles dokumentumként nem fogadható el. 1 Az MNB 45. szerinti hatósági tevékenysége során a gazdálkodó szervezetek őrzésében lévő papíralapú közokiratról, más által kiállított papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról vagy egyéb magánokiratról a gazdálkodó szerv által készített elektronikus másolat hiteles dokumentumként nem fogadható el.

2 A Bank az MNBtv. fent említett rendelkezésére fókuszálva azt a konkrét kérdést fogalmazta meg, hogy az adott jogszabályi környezetben e rendelkezést lehet-e akként értelmezni, hogy 1. nem szükséges megőrizni az eredeti papíralapú okiratot, amennyiben arról hiteles elektronikus másolat készült, 2. a megsemmisített okiratról készült hiteles elektronikus másolat alkalmas az MNB részéről hatóság tevékenysége és gyakorlására, valamint 3. az említett rendelkezés azokra az iratokra vonatkozik-e, amelyek fizikai megőrzése megmarad, vagyis az adott okirat eredeti példánya rendelkezésre áll az adott szervezetnél. III. A KÉRDÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ JOGSZABÁLYI RENDELKEZÉSEK Az MNB az állásfoglalásban említetteken kívül az alábbi rendelkezéseket tekinti relevánsnak. MNBtv. MNBtv. 49. (11) Az ügyfél - a fogyasztóvédelmi ellenőrzési eljárás kivételével - köteles az iratokat eredetiben szolgáltatni. Ha a külföldön kiállított közokirat eredetiségével vagy tartalmával kapcsolatban kétség merül fel, az MNB felhívja az ügyfelet a felülhitelesített külföldön kiállított közokirat bemutatására. MNBtv. 58. (1) Az MNB írásban, az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló törvényben (a továbbiakban: Eüsztv.) meghatározott elektronikus úton (a továbbiakban együtt: írásban), vagy személyesen, írásbelinek nem minősülő elektronikus úton (a továbbiakban együtt: szóban) tart kapcsolatot az ügyféllel és az eljárásban résztvevőkkel. Életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzet esetén az MNB választja meg a kapcsolattartás módját. Az MNB eljárásaiban az elektronikus kapcsolattartásra az Eüsztv. rendelkezéseit a (2)- (12) bekezdésben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. [ ] (2) Az MNB 45. szerinti hatósági tevékenysége során - a piacfelügyeleti eljárás kivételével - a szervezet, valamint az 1. melléklet I. pontja szerinti eljárásokban meghatározott személy és az MNB közötti kapcsolattartás elektronikus, amely kizárólag az MNB elektronikus ügyintézését biztosító információs rendszerében, az érintett szervezet részére fenntartott kézbesítési tárhelyen keresztül, természetes személy esetében pedig a Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás-regisztrációhoz tartozó tárhelyen vagy az MNB elektronikus ügyintézését biztosító információs rendszerében a természetes személy részére fenntartott kézbesítési tárhelyen keresztül történik. [ ] (11) Az engedélyezési eljárásokban csak eredeti dokumentum vagy hiteles elektronikus másolat nyújtható be. (12) Az MNB 45. szerinti hatósági tevékenysége során a gazdálkodó szervezetek őrzésében lévő papíralapú közokiratról, más által kiállított papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról vagy egyéb magánokiratról a gazdálkodó szerv által készített elektronikus másolat hiteles dokumentumként nem fogadható el. MNBtv.45. Az MNB hatóságként jár el a) a 4. (9) bekezdésében meghatározott feladatkörében a 39. (1) és (3) bekezdésében meghatározott törvények hatálya alá tartozó személyek, szervezetek, valamint tevékenységek feletti folyamatos felügyelet gyakorlása, [ ] során. Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló évi CCXXII. törvény (Eüsztv.) 12. (2) Az elektronikus dokumentum bizonyító ereje megegyezik az eredeti papír alapú dokumentum bizonyító erejével a) a papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályai szerinti hiteles másolatkészítés esetén, b) az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása szabályai szerinti hiteles másolatkészítés esetén. 21/A. (1) Ha olyan ügyben, ahol az elektronikus ügyintézés nem kizárt, jogszabály az ügyféltől tény vagy adat igazolására papír alapú irat, okirat vagy más beadvány (a továbbiakban e alkalmazásában: beadvány) eredeti példányának benyújtását követeli meg, törvény vagy eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet ettől kifejezetten eltérő rendelkezése hiányában elektronikus ügyintézés esetében az ügyfél a beadvány hiteles elektronikus másolata benyújtásával teljesíti ezt a kötelezettséget. Ha a hiteles elektronikus másolat alapjául szolgáló 2

3 beadvány eredeti példányának valódisága kétséges, az elektronikus ügyintézést biztosító szerv indokolt felhívására az ügyfél a beadvány eredeti példányának felmutatására köteles. Az ügyvédi tevékenységről szóló évi LXXVIII. törvény (Ütv.) 46. (1) Az ügyvéd és a kamarai jogtanácsos (ezen alcím alkalmazásában a továbbiakban együtt: ügyvéd) papíralapú okiratot - utalvány, értékpapír vagy más vagyoni értékű jogot megtestesítő okirat kivételével - elektronikus okirati formába alakíthat. (2) Az elektronikus okirati formába való alakítás során az Eüsztv.-t - az Eüsztv (6) bekezdése, 103. (4) és (5) bekezdése kivételével - és a végrehajtási rendeleteit azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy az ügyvéd az elektronikus másolaton csak minősített elektronikus aláírást használhat és kizárólag oldalhű elektronikus másolatot készíthet. (3) A (2) bekezdés szerinti minősített elektronikus aláírás elhelyezésével az ügyvéd tanúsítja, hogy az elektronikus okirat a papíralapú okirattal az időbélyegzőben megjelölt időpontban mindenben megegyezett. A tanúsítás - az ellenkező bizonyításáig - teljes bizonyító erővel bír. A polgári perrendtartásról szóló évi CXXX. törvény (Pp.) 321. [Eredeti okirat, másolat, kivonat] (1) Az eredeti okirat helyett annak hiteles vagy egyszerű másolatban történő rendelkezésre bocsátása is elegendő, ha ezt az ellenérdekű fél nem kifogásolja, és az eredeti okirat rendelkezésre bocsátását a bíróság sem tartja szükségesnek. (2) Ha a bizonyító fél által rendelkezésre bocsátott, az eredeti okiratról készített okirat (másolat, felvétel, adathordozó útján készített okirat) teljes bizonyító erejű magánokiratnak vagy közokiratnak minősül, a bíróság az ellenérdekű fél terhére értékeli, ha az ellenbizonyítás során a birtokában lévő eredeti okiratot nem bocsátja rendelkezésre. (3) Ha könyvnek vagy egyéb nagyobb terjedelmű okiratnak csak egy része szolgál bizonyítékul, elegendő csupán ezt a részt mint kivonatot rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha a bíróság megítélése szerint bármely okból az okirat teljes terjedelmű rendelkezésre bocsátása szükséges. (4) A bíróság elrendelheti, hogy az eredeti okiratot vagy az arról készített másolatot, kivonatot az iratokhoz csatolják; ha fontosabb eredeti okiratot kell az iratokhoz csatolni, a bíróság gondoskodik annak megőrzéséről. (5) Az iratokhoz csatolt okiratok és egyéb mellékletek kiadásáról a bíróság - szükség esetén az érdekeltek meghallgatása után - dönt. Ha a bíróság szükségesnek tartja, az okirat vagy egyéb melléklet kiadását egyszerű vagy hiteles másolat csatolásától teheti függővé [A jogi személy által kiállított vagy őrzött okiratról készült másolat bizonyító ereje] A jogi személy által kiállított vagy őrzött okiratról készített papír alapú vagy elektronikus másolat teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratéval, feltéve, hogy a jogi személy, amely az okiratot kiállította vagy azt őrzi, ezt szabályszerűen igazolta a 325. (1) bekezdés d) vagy f) pontjának megfelelő másolat kiállításával. A jogi személy által készített másolat bizonyító ereje az eredeti okiratéval azonos, kivéve, ha a másolat közokiratról készült [A teljes bizonyító erejű magánokirat] (1) Teljes bizonyító erejű a magánokirat, ha d) az okiratot a jogi személy képviseletére jogosult személy a rá vonatkozó szabályok szerint megfelelően aláírja, f) az elektronikus okiraton az aláíró a minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírását vagy bélyegzőjét helyezte el, és - amennyiben jogszabály úgy rendelkezik - azon időbélyegzőt helyez el, IV. AZ MNB ÁLLÁSPONTJA Annak kérdésében, hogy az MNB hatósági eljárásaiban mennyiben szükséges az eredeti papír alapú dokumentumok bemutatása, illetve milyen esetekben fogadható el az eredeti papír alapú okiratokról készült hiteles elektronikus másolat, az MNB az MNBtv., a Pp., a Korm.rendelet és az Eüsztv. vonatkozó rendelkezéseinek figyelembevételével az alábbi álláspontot képviseli. 3

4 Mindenekelőtt rögzítendő, hogy az MNBtv. 49. (11) bekezdése értelmében az ügyfél a fogyasztóvédelmi ellenőrzési eljárás kivételével - köteles az iratokat eredetiben szolgáltatni. Az MNB tv. említett szakasza ugyanakkor Eüsztv. 21/A. (1) bekezdésével együttesen értelmezhető, figyelemmel az MNBtv. 58. (1) bekezdésének második mondatára is, amely rögzíti, hogy az MNB írásban, az Eüsztv.-ben meghatározott elektronikus úton (írásban), vagy személyesen, írásbelinek nem minősülő elektronikus úton (szóban) tart kapcsolatot az ügyféllel és az eljárásban résztvevőkkel. Az Eüsztv. hivatkozott szakasza értelmében, ha olyan ügyben, ahol jogszabály az ügyféltől tény vagy adat igazolására papír alapú irat, okirat vagy más beadvány eredeti példányának benyújtását követeli meg, törvény vagy eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet ettől kifejezetten eltérő rendelkezése hiányában elektronikus ügyintézés esetében az ügyfél a beadvány hiteles elektronikus másolata benyújtásával teljesíti ezt a kötelezettséget. Az Eüsztv. említett szakasza alapján tehát az MNBtv. 49. (11) bekezdésében nevesített eredeti dokumentumok helyett azok hiteles másolatban történő benyújtása is elegendő. Az Eüsztv. 12. (2) bekezdés a) pontja szerint az elektronikus dokumentum bizonyító ereje megegyezik az eredeti papír alapú dokumentum bizonyító erejével a papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályai szerinti hiteles másolatkészítés esetén. Az MNB eljárásaiban az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokat az MNBtv a rögzíti, amelynek rendelkezése szerint az MNB eljárásaiban az elektronikus kapcsolattartásra az Eüsztv. rendelkezéseit a (2)-(12) bekezdésben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. Az MNBtv. 58. (11) bekezdése szerint összhangban az Eüsztv. 21/A. (1) bekezdésében rögzítettekkel - az MNB hatáskörébe tartozó engedélyezési eljárásokban csak eredeti dokumentumokat vagy hiteles elektronikus másolatot fogadhat el. Az MNBtv. Kérelmező által is idézett 58. (12) bekezdése viszont akként rendelkezik, hogy az MNB 45. szerinti hatósági tevékenysége során a gazdálkodó szervezet az őrzésében lévő papíralapú közokiratról, más által kiállított papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról vagy egyéb magánokiratról a gazdálkodó szerv által készített elektronikus másolat hiteles dokumentumként nem fogadható el. A fentiek alapján az MNB az MNBtv. 45. szerinti hatósági eljárásai során az elektronikus kapcsolattartás keretében csak a gazdálkodó szervezet, azaz esetünkben a Kérelmező által kiállított dokumentumokról készített hiteles elektronikus másolatot fogadhatja el hiteles dokumentumként. A Kérelmező konkrét kérése arra irányult, hogy e rendelkezést lehet-e akként értelmezni, hogy nem szükséges megőrizni az eredeti papíralapú okiratot, amennyiben arról hiteles elektronikus másolat készült és a megsemmisített okiratról készült hiteles elektronikus másolat alkalmas az MNB részéről hatóság tevékenysége gyakorlására, valamint az említett rendelkezés azokra az iratokra vonatkozik-e, amelyek fizikai megőrzése megmarad, vagyis az adott okirat eredeti példánya rendelkezésre áll az adott szervezetnél. Az MNBtv. 58. (12) bekezdése alapján a Kérelmezőnek a Beadványban említett dokumentumok, így különösen a Kérelmezőhöz beérkező papír alapú megtakarítási ajánlatok, a meglévő ajánlatok, a beérkezett ügyfél nyilatkozatok és szerződések a digitalizálása, illetve a papír alapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítése, illetve az iratok fizikai megőrzése során azt kell figyelembe venni, hogy a Kérelmező őrzésében lévő dokumentumot maga a Kérelmező vagy harmadik személy állította-e ki. A hivatkozott jogszabályhely, az MNBtv. 58. (12) bekezdése értelmében ugyanis az MNB-nek az MNB tv. 45. szerinti hatósági tevékenysége például egy ellenőrzési eljárás során a Kérelmező által készített elektronikus másolat hiteles dokumentumként nem fogadható el a Kérelmező őrzésében lévő papíralapú közokiratról, továbbá a más - így különösen az ügyfél, vagy más gazdálkodó szervezet, illetve hatóság - által kiállított papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról, továbbá egyéb magánokiratról. Ezzel szemben a Kérelmező által kiállított papíralapú dokumentumokról a Kérelmező által készített hiteles elektronikus másolat teljes mértékben elfogadható hiteles dokumentumként az MNB hatósági eljárása során. A hatósági feladatok ellátásával összefüggésben tehát nincs feltétlenül szükség a Kérelmező által kiállított papír alapú dokumentumok közül azon az eredeti papír alapú iratok megőrzésére, amelyekről hiteles elektronikus másolat készült. A fentiekből következően az MNB az MNBtv. 45. szerinti hatósági tevékenysége során a Kérelmező őrzésében lévő, de harmadik személy által kiállított papír alapú dokumentumok az Ütv. 46. (3) bekezdésében foglaltakkal összhangban ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos által digitalizált formában fogadhatók el a Kérelmező által a Korm.rendelet szerinti digitalizált elektronikus másolat helyett. A Kérelmező által kiállított dokumentumok esetében azonban a digitalizálás történhet a Kérelmező által is említett módon a Korm.rendelet ában foglaltaknak megfelelően, minthogy ezen dokumentumok tekintetében az MNBtv. 58. (12) bekezdése nem zárja 4

5 ki a gazdálkodó szervezet által készített hiteles elektronikus másolat elfogadhatóságát. Nem hagyható figyelmen kívül ugyanakkor az Eüsztv. 21/A. (1) bekezdésének utolsó mondata, amely úgy rendelkezik, hogy ha a hiteles elektronikus másolat alapjául szolgáltató beadvány eredeti példányának valódisága kétséges, az elektronikus ügyintézést biztosító szerv indokolt felhívására az ügyfél a beadvány eredeti példányának felmutatására köteles. Az MNB megítélése szerint az esetleges peres eljárások miatt figyelemmel kell lenni továbbá a Pp rendelkezéseire is. Bár a Pp (1) bekezdése alapján főszabályként az eredeti okirat helyett annak hiteles vagy egyszerű másolatban történő rendelkezésre bocsátása is elegendő, azonban ezt az ellenérdekű fél kifogásolhatja, és az eredeti okirat rendelkezésre bocsátását a bíróság előírhatja. Emellett a Pp (4) bekezdése is tartalmaz egy olyan általános felhatalmazást a bíróság számára, mely alapján elrendelheti az eredeti okirat bírósági iratokhoz történő csatolását. Összességében tehát elmondható, hogy az MNB hatósági eljárásaiban a Kérelmező által kiállított eredeti papíralapú okiratok helyett a papír alapú dokumentumokról készült elektronikus másolat csatolása, illetve bemutatása is elégséges lehet, a Kérelmező őrzésében lévő, de harmadik személy által kiállított papír alapú dokumentumok azonban ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos által digitalizált formában fogadhatók el. A Pp (1) és (4) bekezdéseire, továbbá az E-ügyintézési tv. 21/A. (1) bekezdésének második mondatára figyelemmel ugyanakkor az elektronikus másolatok nem feltétlenül alkalmasak minden esetben ugyanazon joghatás kiváltására, mint az eredeti aláírt nyilatkozat. Így a Kérelmezőnek kell mérlegelnie, hogy mely eredeti dokumentumok megőrzése indokolt. Budapest, április 09. 5