Előirányzatok kezelése felhasználói dokumentum Lezárva:

Előirányzatok kezelése felhasználói dokumentum Lezárva: 2015.11.24. Griffsoft Informatikai Zrt. 6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2. Telefon: (62) 549-100 Telefax: (62) 401-417

TARTALOM 1 ELŐIRÁNYZATOK KEZELÉSE... 2 1.1 ELŐIRÁNYZATOK RÖGZÍTÉSE... 2 1.1.1 Alapadatok rögzítése... 2 1.1.2 Előirányzat tételeinek és sorainak rögzítése... 3 1.1.2.1 Tétel adat (rovat) rögzítése... 3 1.1.2.2 Tételhez kapcsolódó sor adat rögzítése... 4 1.1.2.2.1 Új sor duplikálása az előző alapján (ha szükséges)... 4 1.1.2.2.2 Bizonylat sorainak módosítása (ha szükséges)... 5 1.1.3 Bizonylat ellenőrzése... 5 1.1.4 Bizonylat zárása... 6 1.1.5 Eadatra feltöltendő előirányzat bizonylatok sorszámának képzése... 6 1.2 ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA BIZONYLATOK LEKÉRDEZÉSE... 6 1.3 ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA BIZONYLATOK FŐKÖNYVI FELADÁSA... 7 1.3.1 Bizonylatok egyedi feladása... 7 1.3.2 Bizonylatok csoportos főkönyvi feladása adott időszakra... 8 1.4 EADATRA FELÖLTHETŐ TXT GENERÁLÁSA... 9 1.5 EADAT STÁTUSZÁLLOMÁNYÁNAK VISSZAOLVASÁSA... 10 1.6 SPECIÁLIS FUNKCIÓK... 11 1.6.1 Bizonylat rontása... 11 1.6.2 Kincstári státuszok kézi állítása... 11 1.6.2.1 Hibás státuszba állítás... 11 1.6.2.2 Feldolgozott státuszba állítás... 11 1.7 LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT LEKÉRDEZÉSEK HELYEI... 12 1.7.1 Előirányzat tanúsítvány... 12 1.7.2 Előirányzat analitika bizonylatok lekérdezése... 13 1.7.3 Előirányzatok százalékos teljesítése... 13 1

1 Előirányzatok kezelése 1.1 Előirányzatok rögzítése Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / ELŐIRÁNYZAT / ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA / ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA KARBANTARTÁSA menüpontot. 1.1.1 Alapadatok rögzítése Az alapadatokban, vagyis a fej adatokban a Hatáskör, Dátum, Időszak, Tárgy, stb. információkat tudjuk rögzíteni. Nyomjuk meg a felső ikonsoron a ikont. A kötelező mezőkön nem enged túllépni a program! Fontosabb mezők: Korrigált bizonylat: Bejelentés köteles bizonylat esetén, ha egy korábban EG03-on beküldött bizonylatot kell korrigálnunk, akkor a korrigált előirányzat bizonylat azonosítója. Bejelentés-köteles?: Amennyiben EG03I bizonylatot kell a módosításról küldenünk a Kincstár felé, akkor állítsuk Igenbe a mezőt. Időszak: A dátum alapján automatikusan töltődik. Az előirányzat bizonylat könyvelési adatai ebbe a hónapba kerülnek be a főkönyvi állományba. Előirányzat módosítás jogcíme: Az EG03I bizonylaton megjelenő azonosító. Felépítése: Előirányzat módosítás hatásköri jogcím első karaktere + Beépülő jelzése + 2

Előirányzat módosítás hatásköri jogcím második és harmadik karaktere + 9999, amely átírható. 1.1.2 Előirányzat tételeinek és sorainak rögzítése Az előirányzat bizonylat könyvelési szempontból történő részletezése két rögzítő ablakra válik szét, az előirányzat Tételre, és az ahhoz kapcsolódó Előirányzat sor(ok)ra. A tétel ablakban tudjuk megadni, hogy milyen rovat kódokra szeretnénk rögzíteni az előirányzat bizonylatunkat, a hozzá kapcsolódó sor ablakban pedig azt, hogy milyen főkönyvi számokra és dimenziókra bontjuk meg a rovatot. 1.1.2.1 Tétel adat (rovat) rögzítése Nyomjuk meg az alsó ikonsoron (TÉTEL adatok) a ikont. 3

1.1.2.2 Tételhez kapcsolódó sor adat rögzítése Ha felrögzítettük a Tétel adatot (rovat), akkor az alsó ikonsoron (SOR adatok) a ikon segítségével lehet a rovathoz kapcsolódó könyvelési részletezést felrögzíteni (főkönyvi szám, dimenziók) Alapadatok fül Besorolás fül 1.1.2.2.1 Új sor duplikálása az előző alapján (ha szükséges) A rögzítés megkönnyítése érdekében lehetőség van egy sor adat felrögzítésére egy előző alapján. Nyomjuk sor adatok karbantartó felületén, vagy a tétel adat karbantartó felületén az alsó ikonsoron a ikont. 4

Tétel adat karbantartó felületén az alsó ikonsoron Ha nem léptünk ki a sor karbantartó felületéről, akkor a felső ikonsoron 1.1.2.2.2 Bizonylat sorainak módosítása (ha szükséges) A sor adatokat még a bizonylat zárása előtt a duplikálásnál említett ikonsorokon található ikonnal van lehetőségünk módosítani. Tétel adat karbantartó felületén az alsó ikonsoron Ha nem léptünk ki a sor karbantartó felületéről, akkor a felső ikonsoron 1.1.3 Bizonylat ellenőrzése Összegek ellenőrzése: A bizonylat fej adatában a Kiadás összesen és Bevétel összesen mezővel ellenőrizhetjük a bizonylat összeg adatait. A kiadás és bevétel különbsége csak 0 lehet! Sorok ellenőrzése: A bizonylat navigációs vagy fej karbantartó felületén ellenőrizhetjük, hogy a felrögzített tételek, illetve sorok a megfelelő adatokat tartalmazzák-e. TÉTEL adatok SOR adatok 5

1.1.4 Bizonylat zárása Ha az előirányzat bizonylatunk minden adata megfelelő, akkor zárjuk le a bizonylatot. Hatására a program véglegesíti a bizonylatot, és főkönyv felé feladható lesz. Zárt státuszú bizonylat fej adatai nem módosíthatóak! A fej adatok karbantartó felületén nyomjuk meg a ikon.t 1.1.5 Eadatra feltöltendő előirányzat bizonylatok sorszámának képzése Feltételei: Bizonylat státusza Zárt Bejelentés köteles? mező: Igen Ha a bizonylat fej karbantartóján rákattintunk a ikonra, akkor az alábbi üzenet jelenik meg. Az gomb megnyomása után a program felhoz egy EG bizonylatot, amelyet ki lehet nyomtatni, illetve feltölti a MÁK bejelentési bizonylat mezőt. 1.2 Előirányzat analitika bizonylatok lekérdezése A bizonylat sor ikonsorán nyomjuk meg a (Lekérdező) ikont! Hatására egy általános lekérdező jelenik meg, ahol a megfelelő listát, majd a ikonnal megtekinthetjük azt. ikon segítségével válasszuk ki a 6

1.3 Előirányzat analitika bizonylatok főkönyvi feladása Előfeltételei: Adott időszaki nyitott napló. Ha nem létezik nyitott napló, akkor a FŐKÖNYVI MODUL / ELŐIRÁNYZAT / ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA / ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA NAPLÓ NYITÁSA menüpont alatt létre tudjuk hozni! Az érintett bizonylatok státusza Zárt. Az érintett bejelentés köteles bizonylatok Kincstári státusza Feldolgozott, ha a bejelentés köteles mezője Igen értéket vesz fel. 1.3.1 Bizonylatok egyedi feladása Amennyiben egy előirányzati bizonylatot önállóan szeretnénk a főkönyv felé feladni, azt megtehetjük a bizonylat fej karbantartó felületén a ikonnal. Hatására a program bekéri a korábban létrehozott előirányzat naplót. Csak az előirányzat bizonylat időszakának megfelelő naplót tudjuk kiválasztani. 7

1.3.2 Bizonylatok csoportos főkönyvi feladása adott időszakra MENÜ: FŐKÖNYVI MODUL / ELŐIRÁNYZAT / ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA / ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA FŐKÖNYVI FELADÁSA A napló, majd az időszak megadása után a gombra kattintva a program főkönyv felé feladja az összes olyan Zárt státuszú bizonylatot, amelynek időszaka megegyezik a fenti ablakban megadott könyvelési időszakkal. Ha a főkönyvi feladás előtt szeretnénk a feladandó tételeket lekérdezni főkönyvi bontásban, akkor kattintsunk az gombra. Hatására egy általános lekérdező jelenik meg, amelyben a (betöltés) gombra kattintva kiválaszthatunk egy listát, majd a ikonnal elindíthatjuk a lekérdezést (a program felajánl egy alapértelmezetten beállított listát is). 8

1.4 Eadatra felölthető TXT generálása Feltételei: Az érintett bizonylatok státusza Zárt Bizonylatok MÁK bejelentési bizonylat mezője nem üres: Feltöltését lásd feljebb! MENÜ: FŐKÖNYVI MODUL / ELŐIRÁNYZAT / ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA / ELŐIRÁNYZAT BIZONYLATOK ELEKTRONIKUS KÜLDÉSE Hatására az alábbi ablak jelenik meg. Értéknap: Milyen értéknappal szeretném, ha a Kincstár nyilvántartásba venné az EGs bizonylatainkat. Dátumtól Dátumig: Az előirányzat bizonylatok dátumára szűrési lehetőség! A gombra kattintva tudjuk beállítani/megváltoztatni, hogy mely könyvtárba generálja a program az elkészült állományt. Az gomb megnyomása után az Output helye mezőben megadott könyvtárba kigenerálja az Eadatra feltölthető TXT-t a program. 9

1.5 Eadat státuszállományának visszaolvasása Hatására a program az Eadat alapján a Forrás programban is átállítja az érintett bizonylatok kincstári státuszait. Előfeltételei: Indítási paraméterek feltöltése Hibakódok törzsének felöltése (kérje konzulense segítségét!) MENÜ: BANKI ÉS POSTAI KÜLDÉS-FOGADÁS MODUL / MÁK EADAT ÁLLOMÁNY VISSZAOLVASÁSA / ADATOK VISSZAOLVASÁSA 10

1.6 Speciális funkciók 1.6.1 Bizonylat rontása Hatására a program Rontott státuszúra állítja az előirányzat bizonylatot. A rontott bizonylatnak nincsenek sorai. Csak Nyitott státusszal rendelkező előirányzat bizonylatokat lehet rontani! Bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a ikont. 1.6.2 Kincstári státuszok kézi állítása Ha a státuszállomány visszaolvasása nem állította át a Kincstári státuszokat, lehetőségünk van kézzel is átállítani azokat. Feltétele: Kincstári státusz Nyitott vagy Elküldött 1.6.2.1 Hibás státuszba állítás A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a ikont (Hibásba állít)! 1.6.2.2 Feldolgozott státuszba állítás A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a ikont (Feldolgozottba állít)! 11

1.7 Leggyakrabban használt lekérdezések helyei 1.7.1 Előirányzat tanúsítvány A lekérdezéssel egy excel formátumba lehet betölteni az előirányzat analitikában lekönyvelt adatokat. Feltétele, hogy az alapul szolgáló excel tábla elérhető legyen. Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / ELŐIRÁNYZAT / ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA / TANÚSÍTVÁNY ELŐIRÁNYZATOK MÓDOSÍTÁSÁRÓL menüpontot. Hatására az alábbi képernyő jelenik meg. Könyvelési időszaktól- Könyvelési időszakig: Az előirányzat bizonylatok időszakára szűrés. Az gombra kattintva van lehetőségünk kitallózni az alapul szolgáló excel sablont. Ha kiválasztottuk, akkor az útvonallal és fájlnévvel feltöltődik az Üres excel sablon mező. A gombra kattintva áll elő az excel tábla. 12

1.7.2 Előirányzat analitika bizonylatok lekérdezése Az előirányzat analitika karbantartása menüpontba felrögzített bizonylatokat van lehetőségünk ezzel a funkcióval lekérdezni. Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / ELŐIRÁNYZAT / ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA / ELŐIRÁNYZAT ANALITIKA LEKÉRDEZÉSE menüpontot. Hatására az alábbi képernyő jelenik meg, amelyben megadhatjuk mely időszakok előirányzat bizonylatait szeretnénk lekérdezni. A gomb hatására az általános lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( ) válasszuk ki a megfelelő listát. Ezután kattintsunk a ikonra. 1.7.3 Előirányzatok százalékos teljesítése A lekérdezés Feladata az adott időszakra könyvelt előirányzatok és azok teljesítéseinek legyűjtése, százalékos összehasonlítása. 13

Indítsuk el a FŐKÖNYVI MODUL / ELŐIRÁNYZAT / ELŐIRÁNYZAT KIMUTATÁSOK / ELŐIRÁNYZATOK SZÁZALÉKOS TELJESÍTÉSE menüpontot. Hatására az alábbi képernyő jelenik meg. Fontosabb sorok: Ismétlési mező: Az itt kiválasztott dimenzió vagy dimenzió csoportosító törzs szerint válogatja le a program az adatokat és minden törzs elemet külön oldalra emel ki. 14

Előirányzat Teljesítés 1-1?: Igen esetén kijelentjük, hogy egy előirányzati számlához egy teljesítési számla tartozik. Ebben az esetben egy előirányzati főkönyvi számlához kapcsolódó előirányzati és teljesítési adatok egy soron fognak megjelenni. Igen esetén a Teljesítés szerinti bontás csak Nem értéket vehet fel. Teljesítés szerinti bontás?: Igen esetén egy előirányzati számla teljesítését teljesítési számlákra lebontva jeleníti meg. Nem esetén egy sorban szerepel egy előirányzat és annak teljesítése is. Előirányzat nélküli tételek?: Igen esetén a lista elején megjelennek azok a teljesítési főkönyvi számok, amelyekhez nem kapcsolódik előirányzati főkönyvi szám. Tartozik követel bontás?: Igen esetén Tartozik követel egyenlegeket is fog tartalmazni a lista. Nem esetén csak egyenleg oszlopot. Előjel-helyes megjelenítés?: Igen esetén a bevételi előirányzat és teljesítés adatok negatív összegben jelennek meg. Nem esetén a bevételi és kiadási előirányzat és teljesítés adatok is pozitív összegben fognak megjelenni. Mindösszesen sor kell?: Ha az Előjel-helyes megjelenítés Igen, akkor ez a mező is Igen (Nem esetén Nem). Maradványt kéri a listára?: ha Igen, akkor egy új oszlopként megjelenik a módosított előirányzat és a teljesítés különbsége. Nem esetén csak a százalék jelenik meg. Kétdimenziós tábla?: Csak akkor választhatjuk, ha Excel-be kérjük, ha van ismétlési mező - ez lesz az oszlopképző, ha nincs Rendezés nem állítottunk be semmit a Rendezés gomb alatt, ha a Teljesítést nem időarányosan kérjük, és ha nem Tartozik/Követel bontásban kérjük a listát. Az gombra kattintva az előirányzati számlákra adhatunk szűrést. A gombbal a főkönyvi dimenziókra, illetve a dimenzió csoportosító kódokra adható meg szűrés. A gombbal a számlaszámokat és a szelekcióban szereplő Főkönyvi dimenziókat állíthatjuk be rendezési szempontként, és ezzel együtt az összegfokozat képzést. A gombra kattintva előáll egy fix lista. A gombra kattintva az általános lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( ) válasszuk ki a megfelelő listát. Ezután kattintsunk a ikonra. 15