ÜZLETI MAGATARTÁSI ÉS ETIKAI KÓDEX Üzenet az Igazgatótanács Elnökétől és a Vezérigazgatótól A JELD-WEN-nél etikusan és biztonságosan építjük vállalkozásunkat. Értékeljük munkatársaink jóllétét, és a legmagasabb etikai és jogi normákat tartjuk szem előtt minden kapcsolatunkban és üzleti tranzakciónkban. Értékeink és a fenti elvek fenntartása érdekében az Igazgatótanács elfogadta ezt az Üzleti Magatartási és Etikai Kódexet, ami a JELD-WEN Holding Inc. és leányvállalatai valamennyi igazgatójára, tisztségviselőjére és munkatársára vonatkozik. A JELD-WEN, valamint annak fiók- és leányvállalataiból álló globális hálózatának jó híre felbecsülhetetlen érték. Ennek megszerzését és megtartását a munkatársak becsület és tisztesség iránti folyamatos elhivatottsága garantálja. Az önök értékeink iránti, következetes elkötelezettsége erősíti a megbízhatóság, a méltányosság és helyes cselekedetek terén szerzett hírnevünket. Nem a vállalatra vonatkozó törvények és szabályok minimális betartására törekszünk. Hanem hisszük, hogy vállalati felelősségünk ezt túlszárnyalni, és pozitív változást hozni azáltal, hogy mindig saját, magas szintű magatartási szabályaink szerint végezzük munkánkat. Ez az elképzelés korántsem új a JELD-WEN-nél, hiszen a jelen Kódex vezérelvei hosszútávú hagyományunk részét képezik, miszerint belső értékeinknek és erős etikai szabályainknak megfelelően járunk el. Elvárjuk, hogy az összes igazgató, tisztségviselő és munkatárs betartsa a jelen Kódex alapelveit és követelményeit. Igazgatóink és munkatársaink kötelesek évente beszámolni a Kódex betartásáról. Kérjük, olvassa el figyelmesen a Kódexet, és értelmezze azt. A Szabályzatban tárgyalt ügyek nagy részére vonatkozó törvények és szabályok összetettek, illetve változhatnak. Ennél fogva a Kódex nem foglal magában minden vonatkozó jogszabályt, és nem nyújt választ az összes, esetlegesen felmerülő kérdésre sem. Ehelyett valamennyi munkatársunk érzékére támaszkodunk, hogy felismerjék, mi a jó és mi a rossz, ideértve azt is, hogy mikor kell megkérdezniük másokat arról, hogy mi lenne a helyénvaló. Ha kérdései merülnek fel, kérdezze meg felettesét vagy tegye fel őket a Kódexben feltüntetett elérhetőségek bármelyikén. Bízunk benne, hogy azzal, hogy igyekszünk együtt betartani ezt a Kódexet, nem csak a jól bevált értékeinket és hagyományainkat tudjuk előtérbe helyezni, hanem segíthetünk biztosítani a JELD-WEN folyamatos sikerét és nyereségességét. JELD-WEN Holding, Inc. Kirk Hachigian Az Igazgatótanács Elnöke Gary Michel Elnök-vezérigazgató
TARTALOMJEGYZÉK HATÁLY... 1 PÉNZÜGYI INTEGRITÁS... 1 Pénzügyi kimutatások és jelentések... 1 Számviteli ellenőrzések... 1 Pénzügyi integritás... 2 Őszinteség a menedzsment és a könyvvizsgálók felé... 2 ÉRDEKÜTKÖZÉSEK... 3 A JOGSZABÁLYOK BETARTÁSA... 4 Trösztellenes törvények... 4 Bennfentes kereskedelem... 5 Egészség, Biztonság és Környezetvédelem... 6 Tisztességes munkáltatói gyakorlat... 7 Politikai és karitatív tevékenység... 8 Helytelen kifizetések... 8 Nemzetközi kereskedelem... 9 TISZTESSÉGES MAGATARTÁS... 10 A TÁRSASÁG VAGYONÁNAK VÉDELME ÉS MEGFELELŐ HASZNÁLATA... 10 SZELLEMI TULAJDON ÉS BIZALMAS INFORMÁCIÓK... 11 FELELŐSSÉG ÉS JELENTÉS... 12 Az alkalmazottak felelőssége... 12 A vezetőség felelőssége... 13 Az ön személyes elkötelezettségének tudomásul vétele... 13 Válaszok a jelentésekre A megtorlás tilalma... 14 A Kódex megsértése... 14 Felmentések... 14 i
A JELD-WEN ÜZLETI MAGATARTÁSI ÉS ETIKAI KÓDEXE HATÁLY A jelen Üzleti Magatartási és Etikai Kódex ( Kódex ) a JELD-WEN Holding, Inc. és leányvállalatai összes igazgatójára, tisztségviselőjére és munkatársára vonatkozik ( JELD-WEN vagy a Társaság ). Lényeges, hogy a Kódexben foglalt jó gyakorlatok és tiltások az alapját képezzék minden üzleti kapcsolatnak, és következetesen alkalmazzák azokat. A Kódexet a Társaság külön fenntartott globális irányelveivel, valamint minden olyan eljárással együtt kell olvasni, amely az adott országra vagy üzleti egységre vonatkozik (együttesen: a Szabályzat ). Bár a Szabályzat nem része a Kódexnek, alátámasztja és biztosítja a Kódex különböző részeinek konkrét alkalmazására vonatkozó fontos adatokat. PÉNZÜGYI INTEGRITÁS A Társaság minden szinten elvárja az alkalmazottaktól az őszinteséget, és azt, hogy teljes körűen betartsák a JELD_WEN számviteli irányelveit és ellenőrzéseit. Az Igazgatótanács és a felső vezetés számára nem csak az fontos, hogy eredményeket érjünk el, hanem az is, hogy hogyan érjük el őket. A Társaság nem tűri meg azokat az alkalmazottakat, akik a törvény megszegésével vagy gátlástalan eljárásokkal érnek el eredményeket. Pénzügyi kimutatások és jelentések A Társaság könyvelésének, feljegyzéseinek, számláinak és pénzügyi kimutatásainak pontosan és igazságosan tükrözniük kell a Társaság vagyonát, kötelezettségeit, bevételeit és ráfordításait, és be kell tartaniuk a vonatkozó törvényes előírásokat és számviteli szabványokat. Az alkalmazottak nem közölhetnek semmilyen hamis állítást, félrevezető vagy fiktív adatot, illetve anyagi hiányosságot mulasztást vagy félreértelmezést a Társaság semmilyen könyvében, pénzügyi nyilvántartásában vagy egyéb dokumentumában vagy közleményében. Minden pénzügyi tranzakciót pontosan, kellő részletességgel kell dokumentálni, és rögzíteni kell a Társaság számviteli nyilvántartásában. A passzív időbeli elhatárolásokat megfelelő dokumentációval kell alátámasztani, és jóhiszemű becslésekkel kell megalapozni. Számviteli ellenőrzések A Társaság olyan irányelvekkel, eljárásokkal és gyakorlatokkal rendelkezik, amelyek biztosítják a pénzügyi beszámolók megfelelő belső ellenőrzéseinek érvényesülését, a vagyon megfelelő védelmét, a tranzakciók megfelelően engedélyezését, a tranzakciók megfelelő rögzítését és jelentését, és a pénzügyi jelentések pontosságát és teljességét. Világszerte minden szervezet köteles használni a Társaság rendes belső jelentési formátumait, hó végi dátumait és egyetemes számlatükreit, kivéve, ha ezt a helyi törvények tiltják. Emellett minden jelentési egységnek és vállalati helyszínnek rendelkeznie kell olyan belső ellenőrzésekkel, amelyek folyamatos és hatékony működésükkel biztosítják a Társaság pénzügyi irányítási céljait. Hatályos 2017. január 27-től
Pénzügyi integritás A Társaságnak a nyilvános és egyéb közleményeiben a befektetők felé tett közzétételeinek teljeseknek, korrekteknek, pontosaknak, időszerűeknek és érthetőeknek kell lenniük. Minden alkalmazottól elvárjuk, hogy betartsa ezt a követelményt, aki részt vesz a társaság nyilvánosságra hozatali eljárásában, beleértve az összes vezető pénzügyi munkatársat és minden, a Társaság nyilvánosan közzétett dokumentumaira vonatkozó felügyeleti feladatot ellátó alkalmazottat. Ezektől a személyektől különösen elvárjuk, hogy megismerkedjenek az összes vonatkozó közzétételi követelménnyel és betartsák azokat, illetve tilos másoknak tudatosan hamisan bemutatniuk a Társasággal kapcsolatos lényeges tényeket, azokból kihagyniuk vagy eltérniük, hogy azokat mások hamisan mutassák be, vagy azokból kihagyjanak, akár a Társaság munkatársai, akár nem. Az igazgatóknak, tisztségviselőknek és alkalmazottaknak tisztában kell lenniük a Társaság eljárásaival a nyilvános közzétételek kialakítására és megtételére vonatkozóan, elkerülve a véletlen vagy szelektív közzétételt elemzők, vagy az irányelvekben foglalt, egyéb felek részére. Őszinteség a menedzsment és a könyvvizsgálók felé Az alkalmazottaknak azonnal jelenteniük kell a Kódexnek vagy a Társaság bármely irányelvének bármely lehetséges megsértését. Ezen túlmenően a munkavállalóknak teljes és pontos információkat kell nyújtaniuk a Társaság vezetősége, belső ellenőrök vagy független könyvvizsgáló részéről érkező bármely kérdésre. Semmilyen információ semmilyen módon történő elhallgatását nem tűrjük el. Titkos vagy nem nyilvántartott cégalapok vagy bankszámlák fenntartása. Felülvizsgálati és jóváhagyási eljárások megkerülése. Olyan pénzügyi eredmények, amelyek, úgy tűnik, nincsenek összhangban a mögöttes teljesítménnyel. Pontatlan pénzügyi nyilvántartások, például túlzott költségjelentések, vagy hibás jelenléti ívek, számlák. Olyan ügyletek, amelyek nincsenek összhangban a jó üzleti gazdaságtannal. Olyan ellenőrzések hiánya, amelyek védelmeznék a vagyont a veszteségkockázattal szemben. Tárgyi eszközök vagy egyéb források, amiket hatékonyabban fel lehetne használni, átcsoportosítani vagy ártalmatlanítani. Nem megfelelő rutin és ellenőrzés az újonnan megszerzett vállalkozásoknál és a távoli vagy kevés személyzettel rendelkező helyszíneken. A számviteli munkatársak vagy vezetők kérése, hogy ne hozzanak nyilvánosságra információkat. 2
ÉRDEKÜTKÖZÉSEK A JELD-WEN elismeri és tiszteletben tartja, hogy az igazgatók, a tisztségviselők és az alkalmazottak részt vehetnek jogos pénzügyi, üzleti és egyéb tevékenységekben a munkájukon kívül. Azonban ezeknek a tevékenységeknek törvényeseknek kell lenniük, és nem ütközhetnek a Társasággal szemben vagy a Társaságban vállalt feladataikkal. Összeférhetetlenségről akkor beszélünk, ha az egyén magánérdeke bármilyen módon a vállalat egészének az érdekeibe ütközik vagy ütközni látszik. Az igazgatóknak, a tisztségviselőknek és az alkalmazottaknak különösen tilos személyes célokra használniuk a JELD-WEN-ben betöltött pozíciójukat vagy a Társaság révén szerzett kapcsolataikat. Minden alkalmazottól, tisztségviselőtől és igazgatótól elvárható, hogy elkerülje az érdekkonfliktusokat és az ilyen konfliktusok megjelenését, és kifejezetten tilos számukra (a) a lehetőségek kihasználása saját célra a vállalati tulajdon, információk vagy pozíció segítségével; (b) a vállalati tulajdon, információk vagy pozíció felhasználása személyes célokra és (c) a Társasággal való versengés. Ezen felül az igazgatóktól, tisztségviselőktől és alkalmazottaktól elvárható, hogy előmozdítsák a Társaság törvényes üzleti érdekeit, ha erre alkalom adódik. Az érdek-összeférhetetlenség a szabályzatban tiltott, kivéve, ha megfelelő engedély van rá. Az alkalmazottaknak valamennyi tényleges vagy vélt érdekütközés elkerülése érdekében tájékoztatniuk kell felettesüket bármely olyan külső munkahelyről, igazgatótanácsi vagy vállalkozásokban gyakorolt tagságról, amelyről ésszerűen vélhető, hogy bármikor konfliktushoz vezethet. A JELD-WEN berendezésének vagy erőforrásainak, szellemi tulajdonának, bizalmas információinak, idejének vagy lehetőségeinek (beleértve az irodai berendezéseket, az e-mailt és a számítógépes alkalmazásokat) jogtalan használata szintén megengedhetetlen érdekösszeférhetetlenségnek minősülhet. A névlegesnél nagyobb értékű ajándékok, kedvezmények vagy egyéb előnyök elfogadása a beszállítóktól, ügyfelektől vagy versenytársaktól, különösen akkor, ha az illető olyan helyzetben van, hogy befolyásolhatja a vállalati döntéseket, amelyek hatással lehetnek, vagy úgy tűnhet, hogy hatással lehetnek a külső aggályokra. Olyan részmunkaidős állás vagy bármely más tevékenység vállalása, amely indokolatlanul vagy méltánytalanul megfosztja a Társaságot annak erőforrásaitól, egy kereskedelmi lehetőségtől vagy előnytől, illetve a munkavállaló idejétől vagy a Társaság felé fennálló hűségétől. A Társaság idejének és forrásainak használata egy olyan üzleti lehetőség kihasználása érdekében, amelyben a Társaság is érdekelt lehetett volna. Tisztességtelen előnyök vagy kedvezményes elbánás nyújtása vagy elfogadása, avagy ennek látszata egy üzleti kapcsolatban. Beszállító, ügyfél vagy versenytárs jelentős részének tulajdonjoga. Üzlet átirányítása egy rokon vagy közeli barát által birtokolt szolgáltató felé. Rokon vagy közeli barát preferenciális felvétele, közvetlen felügyelete vagy döntés annak előléptetéséről. Olyan romantikus vagy más személyes kapcsolat, amely ütközhet a Társaságban vállalt felelősséggel vagy veszélyeztetheti a Társaság érdekeit. 3
Olyan állás betöltése, üzleti tevékenység folytatása, igazgatótanácsi tagság vagy szolgáltatás nyújtása egy másik olyan szervezetnél, amelynek célja, hogy üzletet kössön a Társasággal, avagy része lenni egy olyan vállalkozásnak, amely a Társaság részére teljesít, vagy olyan tevékenységeket végez, amelyek a Társaság érdekeivel ellentétesek. A JELD-WEN nem tilt minden olyan tevékenységet, amely látszólag ellentétes érdekeivel. Ki kell értékelni az alapul szolgáló körülményeket, és megfelelő ítélőképességet és méltányosságot kell gyakorolni annak meghatározásához, hogy vajon egy tevékenység sérti-e ezt az irányelvet. A mérlegelendő tényezők közé tartozik, hogy vajon: Volt-e negatív hatása a JELD-WEN üzleti érdekeire vagy az egyén munkahelyi teljesítményére, vagy ez valószínűsíthető-e. Más vállalat alkalmazottai jogosan érzékelnék-e az adott tevékenységet indokolatlan előnynek. A tevékenység létezésének vagy folytatásának lehetővé tétele olyan előnyökkel jár-e, amelyek előnyösek a JELD-WEN számára, és nem csak a munkavállaló önérdekét szolgálják. Bármely olyan tisztségviselőnek vagy alkalmazottnak, aki tudomást szerez egy tényleges vagy lehetséges összeférhetetlenségről, jelentenie kell az esetet a felettesének vagy az Igazgatói Tanács Irányító és Jelölő Bizottságának. Ezen kívül minden igazgatónak a lehető leghamarabb tudatnia kell az Igazgatótanáccsal, illetve az Irányító és Jelölő Bizottsággal az olyan saját üzleti vagy egyéb kapcsolatait, amelyek lehetséges összeférhetetlenséggel vagy a jelen irányelv megsértésével járhatnak. Az igazgató nem vehet részt semmilyen olyan ügyre vonatkozó döntésben, amellyel az igazgatónak esetleges összeférhetetlensége állna fenn. A JOGSZABÁLYOK BETARTÁSA Minden igazgató, tisztségviselő és alkalmazott köteles tiszteletben tartani és betartani a Társaság üzleti tevékenysége szerinti, összes globális helyszínre vonatkozó törvényt, szabályt és előírást. Mivel a JELD_WEN székhelye az Egyesült Államokban van, néhány amerikai egyesült államokbeli törvényt valamennyi olyan régióban be kell tartani, ahol a fiók- és leányvállalatok működnek vagy üzleti tranzakciókat végeznek. Ezek közé tartoznak többek között az Egyesült Államok trösztellenes törvényei, a külföldi korrupt gyakorlatokról szóló törvény és az Egyesült Államok más olyan törvényei, amelyek tiltják az üzletkötést olyan személyekkel és országokkal, amelyek támogatják a nemzetközi terrorizmust. Trösztellenes törvények Az üzleti tevékenységet az alkalmazandó antitröszt és versenyjogi szabályokkal összhangban kell végezni. A legsúlyosabb versenyjogi jogsértések közé tartoznak a versenytársak közötti olyan megállapodások, amelyek korlátozzák a független ítéletet és visszaszorítják a kereskedelmet, mint például az ár rögzítéséről szóló megállapodások, vagy a piac felosztása ügyfelek, területek, termékek vagy vásárlások szerint. Akármilyen ártatlannak tűnhet egy adott időpontban egy adott kommunikáció egy versenytárs képviselőjével, később jogi vizsgálat alá eshet, és helytelen vagy törvénytelen magatartásra vonatkozó vádak alapját képezheti. Az igazgatóknak, tisztségviselőknek és alkalmazottaknak el kell kerülniük az olyan helyzeteket, amelyekből jogellenes megállapodásra 4
lehet következtetni. A versenytársak összehozása által a kereskedelmi szövetségek trösztellenes aggályokat vethetnek fel, bár az ilyen csoportok sok jogos célt is szolgálnak. Az érzékeny információk cseréje a versenytársakkal olyan témákról, mint az árképzés vagy a számlázási gyakorlat potenciálisan sérti az antitröszt és versenyjogi szabályokat, ezért kerülendő. Bármely vita, kommunikáció (ideértve az ipari találkozókat vagy felméréseket), javaslat vagy egyezség akár kifejezetten, akár hallgatólagosan, hivatalosan vagy informálisan, írásban vagy szóban bármely versenytárssal az alábbiakról: o árképzés; o értékesítési feltételek; o bérek, javadalmazással vagy juttatással kapcsolatos információk; o költségek, nyereségek vagy haszonkulcsok; o termékek vagy szolgáltatások felajánlása; o gyártás, értékesítési kapacitás vagy volumen; o piaci részesedés; o ajánlattételek összehangolása vagy o értékesítési területek, ügyfelek, illetve termékek felosztása. Termékek vagy szolgáltatások vételére vagy eladására irányuló kizárólagos megállapodások. Áruk és szolgáltatások összekapcsolása. Egy ügyfélnek egy JELD-WEN-termék vagy szolgáltatás használatával vagy viszonteladásával kapcsolatos választásait korlátozó megállapodások. Technológia engedélyezésére irányuló, a licencadó vagy licencvevő szabadságát korlátozó megállapodások. Szelektív árengedmények csak bizonyos ügyfelek számára. Forgalmazási megállapodások versenytársakkal. Az ezt a területet szabályozó törvények összetettek, és a munkavállalóknak a Jogi Osztálytól kell segítséget kérniük, ha szükséges. Különösen konzultálni kell a Jogi Osztállyal bármely egyesülésre, felvásárlásra vagy közös vállalatra vonatkozó javaslat értékelési folyamatának elején. Az olyan üzleti megállapodások esetében is a Jogi Osztállyal kell konzultálni, amelyek bármilyen figyelmeztetésre adhatnak okot, ideértve a termékek vagy szolgáltatások adásvételére, valamint az áruk és szolgáltatások összekapcsolására vonatkozó kizárólagos megállapodásokat. Bennfentes kereskedelem Az igazgatóknak, tisztségviselőknek és alkalmazottaknak tilos egy nyilvános társaság értékpapírjaival való közvetlen vagy közvetett kereskedelem lényeges, nem publikus információk alapján. Az ilyen anyag, nem nyilvános információ átadása olyan személy számára, aki 5
értékpapírokat vásárolhat vagy adhat el, az úgynevezett borravaló, és szintén jogellenes. A tilalom a JELD-WEN és más társaságok olyan értékpapírjaira egyaránt vonatkozik, ideértve a szállítókat, vevőket és más cégeket, amelyekről az igazgatók, tisztségviselők és alkalmazottak tájékoztatást kaphatnak hivatali feladataik ellátása során. A nem nyilvános információk senki, így a dolgozók előtt sem hozhatók nyilvánosságra, kivéve, ha az információt megszerző személynek jogos igénye van az információkra a Társaság feladatainak elvégzése céljából. A munkavállalók által történő értékpapír-kereskedelem részletesebb szabályait a Szabályzat tartalmazza. Ha felmerül a kérdés, hogy a Társasággal vagy egy másik olyan vállalattal kapcsolatos információ, amellyel a Társaság üzletel, lényeges-e vagy azt megfelelően nyilvánosságra hozták-e, forduljon a Jogi Osztályhoz. Értékpapír vásárlása vagy értékesítése olyan, munkahelyen történő információszerzést követően, amely alapján úgy vélheti, hogy az ár felfelé vagy lefelé változhat, miután azt az információt majd nyilvánosan is közzéteszik. Kereskedelmi tevékenység folytatása egy jelentős vállalati közlemény idején. A JELD-WEN ügyeinek megvitatása családjával és barátaival. Ha arról beszél, hogy min dolgozik, hova megy üzleti útra vagy ki kereste fel az irodát. Egészség, Biztonság és Környezetvédelem A JELD-WEN elkötelezett az egészségügyi, biztonsági és környezetvédelmi ( EBK ) kiválóság iránt. Az EBK-ra vonatkozó összes alkalmazandó törvény, szabály és szabályozás betartása a vezetőség és az alkalmazottak felelőssége minden pozícióban. A folyamatos javulás az EBK-programokban a JELD-WEN alapvető értéke. Nem megengedettek az eltérések a Társaság biztonsági gyakorlataitól és eljárásaitól a Társaság megfelelő személyzetének vagy a kormányzati szabályozó hivatalnak a jóváhagyása nélkül. A hulladéknak az alkalmazandó törvények, rendeletek és vállalati irányelvek megsértésével járó ártalmatlanítása, valamint a nyilvántartások eltitkolása, megsemmisítése vagy meghamisítása szigorúan tilos. Minden EBK-incidenst jelenteni kell a Szabályzattal és az alkalmazandó joggal teljes összhangban. Olyan, nem biztonságos tevékenységek és feltételek, mint például az előírt egyéni védőfelszerelés használatának elmulasztása vagy indokolatlan eltérés az alkalmazandó EBK-irányelvtől. Az EBK előírások és eljárások be nem tartása. EBK-vel kapcsolatos panaszok alkalmazottaktól, ügyfelektől vagy másoktól. 6
Kormányzati ellenőrök által észlelt hiányosságok. Be nem jelentett EBK-veszélyek vagy események. A lehetséges termékbiztonsági kérdésekkel kapcsolatos aggályokra adott azonnali válasz hiánya. Olyan, nem megfelelő biztonsági eljárások és gyakorlatok, amelyek fenyegethetik a létesítmény vagy az alkalmazottak biztonságát. Alkohol vagy más, teljesítménymódosító szerek birtoklása, használata, adásvétele, vagy alkohol vagy teljesítménymódosító szerek befolyása alatt álló személyeknek a Vállalat területén való tartózkodása vagy munkavégzése a Társaság számára. Tisztességes munkáltatói gyakorlat A Társaság esélyegyenlőségi munkáltató és teljes mértékben elkötelezett az iránt a meggyőződés iránt, hogy minden munkavállalónak joga van olyan környezetben dolgozni, amely mentes a bármilyen formában történő jogtalan megkülönböztetéstől. Ez magában foglalja azoknak a törvényeknek a betartását, amelyek a szabad társulásokra, a magánéletre és a kollektív alkuban való részvétel jogára vonatkoznak, valamint amelyek kizárják a helytelen munkahelyi diszkriminációt vagy zaklatást. A vállalat irányelvnek tekinti, hogy munkavállalói ne essenek faj, bőrszín, vallás, nem, életkor, nemzetiség, védett fogyatékosság, veterán státusz vagy más védett osztály szerinti megkülönböztetés áldozatául, az alkalmazandó helyi, állami és szövetségi törvényekkel összhangban. Minden alkalmazott elvárhatja, hogy egyenlő és méltányos bánásmódban részesüljön minden foglalkoztatási ügyben a Társaság általános irányelvei keretén belül. Az egyének vagy egyének egy csoportja elleni munkahelyi zaklatás (például sértő viccek mesélése vagy olyan anyagok közzététele, amelyek nevetségessé teszik vagy sértik egy bizonyos faj, nem vagy etnikai csoport tagját). Annak lehetővé tétele, hogy a faj, bőrszín, vallás, nemzeti hovatartozás, nem, kor, fogyatékosság, veterán állapot vagy egyéb, a vonatkozó jog által védett jellemzők felvételre, elbocsátásra, előléptetésre, kártérítésre vagy egyéb, foglalkoztatásra vonatkozó döntések alapját képezzék. Nem kívánt szexuális közeledés A munkajog megsértése a működés országában. Munka vagy bármilyen más módon történő együttműködés visszautasítása valakivel bizonyos fajhoz, valláshoz, nemhez tartozása vagy más védett státusza miatt. Foglalkoztatási, személyes vagy egészségügyi adatok nyilvánosságra hozatala olyan személy számára, akinek arra nincs szüksége a munkájához, illetve nincs rá engedélye vagy az alany abba nem egyezett bele. Egy alkalmazott elbocsátása a megfelelő eljárások követése nélkül. 7
Megfélemlítés vagy diszkrimináció olyan alkalmazottak ellen, akik kollektív alkuval kapcsolatos tevékenységet folytatnak. Kedvezőtlen intézkedés meghozatala egy munkavállaló ellen, mert az illető jóhiszeműen aggodalmát fejezte ki egy irányelv vagy jogszabály megsértése miatt. Politikai és karitatív tevékenység A Társaság elismeri igazgatói, tisztségviselői és alkalmazottai jogos érdekeit a politikai tevékenységekben való részvételre, ideértve a politikai jelöltek támogatását, a politikai vagy állami kérdésekben való véleménynyilvánításra és bizonyos esetekben a lobbitevékenységre. A Társaság hasonlóképpen elismeri és ösztönzi igazgatója, tisztségviselője és alkalmazottja jótékonysági és közösségi szolgáltatásokban való részvételét, illetve jótékonysági adományait. Ha azonban igazgatói, tisztségviselői és alkalmazottai ilyen tevékenységekben vesznek részt, világossá kell tenniük, hogy saját nevükben járnak el vagy beszélnek, hacsak a Társaság azt kifejezetten másként nem engedélyezte. A Társaság forrásainak vagy vagyonának adományozása, valamint a Társaság nevének használata politikai vagy jótékony célok támogatására csak a megfelelő módszerrel, megfelelő előzetes engedéllyel lehetséges. Helytelen kifizetések A helytelen kifizetések, úgy mint a megvesztegetés és a kenőpénz soha nem elfogadhatóak. A Társaság tiltja az ilyen kifizetéseket minden üzleti kapcsolatában, minden országban, mind a kormányzati, mind a magánszektorban. A vesztegetés, a kenőpénz, a lefizetés vagy más szokatlan vagy szabálytalan kifizetések felajánlása, elfogadása, kérése vagy elősegítése üzletszerzés vagy megtartás céljából etikátlan, illegális és szigorúan tilos. Az ügyfelekkel és szállítókkal való kapcsolattartás során az ajándékoknak, étkezéseknek és szórakoztatásnak igazodniuk kell az adott körülményekhez, és összhangban kell lenniük a Társaság etikus eljárás iránti törekvésével. Az igazgatók, tisztségviselők és alkalmazottak értéktől függetlenül sem fogadhatnak el ajándékot, ételt vagy szórakozási lehetőséget, ha azt olyan körülmények között kínálják nekik, amelyek számukra kényelmetlenséggel járnának, vagy úgy éreznék, hogy kötelesek megtenni valamilyen olyan intézkedést, amelyet nem tennének meg, ha nem kaptak volna ajándékot vagy juttatást. Készpénzt vagy azzal egyenértékű eszközt nem szabad sem adni, sem elfogadni. A munkavállalók közvetlenül vagy közvetve nem kínálhatnak semmilyen értéket állami tisztviselőnek, kormányalkalmazottnak vagy ügyfélnek a tisztségviselő vagy az alkalmazott cselekménye vagy döntése hivatalos minőségben tett befolyásolása céljából, avagy abból a célból, hogy az adott személyt bármilyen cselekmény megtételére vagy elmulasztására ösztökélje törvényes vagy etikai kötelezettsége megsértésével. A JELD-WEN irányelve e tekintetben kiterjed a tanácsadók, ügynökök vagy más közvetítők részére adott kifizetésekre, amennyiben a JELD- WEN munkavállalója tudja, vagy oka van tudni, hogy az adott kifizetés bármely részét egy hivatalos személy vagy ügyfél megvesztegetésére vagy más módon történő befolyásolására fogják használni. Ennek az irányelvnek a megsértése súlyos polgári és büntetőjogi következményekkel járhat. Ha bárki vesztegetési igénnyel fordul önhöz, azt jeleznie kell felettesének és a Jogi Osztálynak. A Társaság házirendje biztosítja a Társaság munkavállalóinak, tanácsadóinak és vállalkozóinak a 8
megfelelését az Egyesült Államokban. A külföldön történő korrupciós gyakorlatról szóló törvény, az Egyesült Királyság Vesztegetési törvénye és a megvesztegetésre és a korrupcióra vonatkozó egyéb törvények. A Szabályzat részletesebb szabályokat tartalmaz a nem megfelelő kifizetésekre vonatkozóan. Olyan háttérinformációk meglévő vagy potenciális harmadik felek képviselőiről, amelyek az alábbiakra utalnak: o Tisztességtelen üzleti gyakorlatra vonatkozó állítások; o Kenőpénzzel kapcsolatos hírnév vagy o Családi vagy más olyan kapcsolat, amely nem megfelelően befolyásolhatná egy ügyfél vagy kormányhivatalnok döntését. Bármilyen kérés arra vonatkozóan, hogy jutalékot vagy egyéb pénzt kell fizetni egy harmadik országban vagy a tranzakcióhoz nem kapcsolódó névre. A szolgáltatásnyújtáshoz képest magasnak tűnő jutalék. Bármely igény jutalék elfogadására egy eljárást lezáró döntés bejelentése előtt. Bármely javaslat arra, hogy a JELD-WEN üzletmenetét egy konkrét képviselőn vagy partneren keresztül folytassa le egy különleges kapcsolat miatt. Nemzetközi kereskedelem Sok országban szabályozzák az olyan nemzetközi kereskedelmi tranzakciókat, mint a behozatal, a kivitel és a nemzetközi pénzügyi tranzakciók, különböző okok miatt, beleértve a nemzetbiztonsági és külpolitikai okokat. Az Egyesült Államok tilt minden, az Egyesült Államokkal barátságos ország vagy bizonyos csoportok által feketelistára tett cég elleni kereskedelmi bojkottal való együttműködést. Ezen kívül bizonyos joghatóságok olyan közzétételi és egyéb követelményeket vezettek be, amelyek elősegítik az ellátási lánc átláthatóságát és céljuk az emberkereskedelemnek, a modern rabszolgaságnak és a fegyveres konfliktusok finanszírozásának eltörlése az egész világon. A JELD-WEN megköveteli a vonatkozó nemzetközi kereskedelmi szabályozások betartását, ideértve azokat, amelyek az engedélyezés, a szállítási dokumentáció, az importdokumentáció, a jelentés és az adatmegőrzés követelményeire vonatkoznak, minden olyan országban, ahol a Társaság üzleti tevékenységet folytat. Ide az alábbiak tartoznak: Az áruk, technológiák, szoftverek és szolgáltatások, valamint pénzügyi tranzakciók nemzetközi kereskedelmi korlátozásainak betartása. Pontos, valós információk rendelkezésre bocsátása az export során, ideértve az export értékére és a végső rendeltetési használatra vonatkozó információkat. Annak biztosítása, hogy a Társaság nyilvántartásai pontosan tükrözzék az összes import jelenlegi használatát és állapotát az alkalmazandó jogszabályok szerint. A Társaság üzleti magatartására vonatkozó összes jogszabály betartása. 9
Az Egyesült Államok időnként megtiltja vagy korlátozza a kereskedelmet és az egyéb kereskedelmi ügyleteket amerikai állampolgárok és bizonyos országok, személyek vagy csoportok között. A fenti tilalmak megsértése jelentős bírságokat, és/vagy börtönbüntetést vonhat maga után. Rendkívül fontos, hogy az alkalmazottak tanácsot kérjenek a megfelelő személyzettől, ha bármilyen kérdésük merül fel arra vonatkozóan, hogy egy adott ügylet megengedett-e. Az ügyfél kitérő, vonakodó vagy más szempontból nem kielégítő válasza a végfelhasználással, végfelhasználóval, szállítási határidőkkel és szállítási helyekkel kapcsolatos kérdésekre. Ismeretlen vevők vagy szállítók meggyőző referenciák nélkül. Végső címzettként szerepelő szállítmányozó. Embargó alatt lévő országokra, vagy ilyen országok állampolgárára vagy képviselőjére vagy kormányzati szankció alatt álló személyre vagy szervezetre vonatkozó tranzakciók. Importált áruk olyan számlái, amelyeken a feltüntetett ár nem tükrözi a teljes értéket, az áru megnevezése nem teljes vagy a származási ország nincs megfelelően feltüntetve. Bármely olyan kifizetés az exportőr részére vagy javára, amely nem szerepel a számlán feltüntetett árban vagy azt más módon nem jelentették a vámhatóságoknak. Kapcsolt felek közötti transzferárak, amik nem fedezik a megfelelő költségeket és nyereséget. Olyan import tarifális besorolás használata, amely szemmel láthatóan nem írja le pontosan az importált árukat. Áruk behozatala kedvezményes vámprogram alapján, olyan megfelelő eljárások nélkül, amelyek biztosítanák a program követelményeinek való megfelelést. Bármely kifizetés vagy tranzakció az Egyesült Államokban kihirdetett Külön Kijelölt és Tiltott Személyek Listáján feltüntetett szervezetekkel. Az Egyesült Államok Pénzügyminisztériumának Külföldi Vagyont Ellenőrző Irodája TISZTESSÉGES MAGATARTÁS Minden igazgató, tisztségviselő és alkalmazott arra törekszik, hogy igazságosan és jóhiszeműen járjon el a Társaság ügyfeleivel, részvényeseivel, szállítóival, a szabályozó hatóságokkal, az üzleti partnerekkel, versenytársakkal és másokkal. Egyik igazgató, tisztségviselő vagy alkalmazott sem szerezhet tisztességtelen hasznot senkiből manipuláció, elhallgatás, kiváltságos vagy bizalmas adatokkal való visszaélés, félrevezető, tisztességtelen magatartás vagy bármilyen más tisztességtelen üzleti gyakorlat révén. A TÁRSASÁG VAGYONÁNAK VÉDELME ÉS MEGFELELŐ HASZNÁLATA Az igazgatók, tisztségviselők és alkalmazottak felelősek a Társaság vagyonának megőrzéséért. Ezek közé az eszközök közé tartoznak az ingatlanok és egyéb materiális javak, olyan immateriális 10
javak, mint a szabadalmak, szerzői jogok, védjegyek és kereskedelmi titkok, valamint létesítmények és berendezések. Ez a kötelezettség megköveteli, hogy az igazgatók, tisztségviselők és munkatársak megvédjék a Társaság tulajdonában lévő összes, rájuk bízott berendezést. Az igazgatók, tisztségviselők vagy alkalmazottak nem élhetnek vissza a Társaság vagy az ügyfél forrásaival, és ezt másoknak sem tehetik lehetővé. A Vállalat tulajdonának, személyzetének, létesítményeinek, berendezéseinek vagy információinak nem a Társaság céljaira történő felhasználása csak azoknak a vezetőknek a jóváhagyásával történhet, akiknek jogkörük van az ilyen használat engedélyezésére. A Társaság vagyonának használata bármilyen törvénytelen vagy nem megfelelő célból szigorúan tilos. SZELLEMI TULAJDON ÉS BIZALMAS INFORMÁCIÓK A szellemi tulajdon szabadalom, üzleti titok, védjegy, szerzői jog és más védett információk a vállalat stratégiai fontosságú eszközei. A JELD-WEN irányelve minden, kereskedelmi szempontból jelentős szellemi tulajdonjogának létrehozása, óvása, fenntartása és védelme. Minden igazgató, tisztségviselő és alkalmazott számára tilos előzetes engedély nélkül nyilvánosságra hozni a Társaság bizalmas és egyéb üzleti információit, valamint üzleti titkait. A Társaság dolgozóinak személyes információihoz való hozzáférés olyan emberekre korlátozódik, akinek tudniuk kell róluk, és azokat más alkalmazottak vagy személyek számára csak törvényes és szükséges üzleti célból vagy a törvényes nyomozati vagy jogi követelmények teljesítése érdekében lehet továbbítani. A személyes adatokat őrző vagy gondozó alkalmazottaknak biztosítaniuk kell, hogy az információk ne kerüljenek nyilvánosságra nem megfelelő módon, vagy ne éljenek vissza velük. A bizalmas információk megőrzésének kötelezettsége a foglalkoztatás megszűnése után is fennáll. A Társaság titoktartási megállapodások, biztonságos helyszíni látogatások, elektronikus adattitkosítás és egyéb ellenőrzések révén védi a bizalmas információkat. Emellett a folyamatban lévő fejlesztési vagy innovációs projektek közzététele a Jogi Osztály előzetes engedélye nélkül nem megengedett. A megengedett közzétételek esetében a Jogi Osztállyal kell konzultálni annak érdekében, hogy lehetővé tegyék a megfelelő védelmet. Mivel a JELD-WEN is tiszteletben tartja mások érvényes szellemi tulajdonjogait, az ilyen jogok jogosulatlan használata tilos, és a Társasággal szemben polgári peres eljárást és károkat vonhat maga után. Védett adatok átvétele egy alkalmazottól annak korábbi munkáltatójával kapcsolatosan. Egy kívülálló védett adatainak átvétele anélkül, hogy előzetesen kikérné a Jogi Osztály tanácsát, olyan körülmények között, ahol kimondva vagy hallgatólagosan bizalmas viszony áll fenn. A JELD-WEN védett információinak megvitatása ügyfelekkel vagy beszállítókkal. Védjegyek vagy szerzői jog által védett adatok használata megfelelő azonosító jelek nélkül. Egy másik cég alkalmazása új termékek vagy szoftver kifejlesztésére a tulajdonjogról és a kifejlesztett szellemi tulajdonra vonatkozó egyéb jogokról szóló írásbeli megállapodás nélkül. 11
Egy kívülálló új termékre, termékfunkcióra, szolgáltatásra vagy névre vonatkozó javaslatának továbbadása műszaki vagy vezetői felülvizsgálat céljából, a Jogi Osztállyal való előzetes konzultáció nélkül. Információk bemutatása vagy átadása egy új termékről vagy szolgáltatásról a szabadalmi bejelentés benyújtását, vagy az arról szóló határozatot megelőzően, hogy nem nyújthatnak be kérelmet. Egy új termék vagy szolgáltatás, vagy új termék- vagy szolgáltatásnév bemutatása a szabadalom- vagy védjegybitorlás ellenőrzése előtt. Bárkinek a JELD-WEN szellemi tulajdonának állítólagos megsértésével történő fenyegetése a jogi osztállyal lefolytatott előzetes konzultáció nélkül. FELELŐSSÉG ÉS JELENTÉS A JELD-WEN a vezetőség minden szintjén olyan kultúrát tart fenn, ahol az etikus magatartást valamennyi igazgató, tisztségviselő és dolgozó elismeri, értékeli és gyakorolja. Az igazgatóknak, tisztségviselőknek és alkalmazottaknak azonosítaniuk és jelezniük kell a lehetséges hibákat, mielőtt azok problémákhoz vezetnének, és rá kell kérdezniük a jelen Kódex alkalmazására, ha kétségeik merülnek fel. Bármely olyan igazgató, tisztségviselő vagy alkalmazott, akinek a tudomására jut a jelen Kódex meglévő vagy potenciális megsértése, köteles azonnal értesíteni a vezetőség megfelelő emberét a számos jelentési lehetőség egyikén keresztül. A Társaság intézkedni fog, amennyiben szükségesnek tartja ezt a Kódex minden esetleges meglévő vagy potenciális megsértése esetén. Az alkalmazottak felelőssége Az alkalmazottaktól elvárható, hogy: alapvető ismereteik legyenek a Kódexről és a Szabályzatról, és részletes ismereteik legyenek a munkájukra vonatkozó irányelvekről. segítséget kérjenek az alábbiakban szerepelő kapcsolattartók egyikétől, ha bármilyen kérdésük merülne fel a Kódex és a Szabályzat alkalmazásával kapcsolatban. azonnal jelentsék a Kódexnek vagy a Társaság bármely irányelvének bármely lehetséges megsértését. A hibák elkendőzése általában csak ront a helyzeten. Inkább azonnal nyilvánosságra kell hozni és ki kell javítani a hibákat vagy problémákat. Bizonyos körülmények között a felmentés indokolt lehet, ám az aggályok felvetése lehetővé teszi, hogy a megfelelő emberek hozzák meg a megfelelő döntéseket. Minden jelentést vagy kérdést jóhiszeműen kell közzétenni. Kérjük, vegye tudomásul, hogy számos lehetőség áll fenn a közérdekű problémák felvetésére: 1. Az ön közvetlen felettese. 2. A Társaság humánerőforrás-munkatársa. 3. A Jogi Osztály egyik ügyvédje. 12
4. A JELD-WEN felső vezetésének egyik tagja. 5. Az Igazgatótanács. 6. Egy belső vagy független könyvvizsgáló. 7. A JELD-WEN Etikai Hotline az 1-855-244-4794 számon elérhető, vagy itt:www.jeld-wen.ethicspoint.com. Közlését mindig megteheti akár szóban, akár írásban, és névtelenül is. Ha közérdekű problémát vet fel, és a probléma nem oldódik meg, akkor hívja fel rá újra a fent felsorolt személyek valamelyikének a figyelmét. Együttműködés minden etikai vonatkozású vizsgálatban. Ez magába foglalja a hamis vagy félrevezető állítások vagy más módon megtévesztő magatartás elkerülését az ilyen vizsgálatok tekintetében. Ugyancsak ide tartozik az ön birtokában lévő összes feljegyzés (dokumentumok, e-mailek, elektronikus adatok, hangüzenetek stb.) megtartása és megőrzése, amelynek köze lehet a vizsgálathoz. A vezetőség felelőssége A JELD-WEN vezetőinek kötelezettségei túlmutatnak az alkalmazottaktól elvártaktól. Az alkalmazottaktól elvárható: A jogkövető magatartás kiépítése és fenntartása etikus magatartás gyakorlása folytán az üzleti tranzakciók során, azt kommunikálva, hogy az üzleti eredmények soha nem fontosabbak, mint a jogi megfelelés, és a munkavállalók ösztönzése, hogy adjanak hangot az integritással kapcsolatos kérdéseiknek és aggodalmaiknak. A jogi megfelelés problémáinak elkerülése annak biztosításával, hogy az üzlet által érintett, konkrét kockázati területekhez testre szabott irányelveket és eljárásokat adnak ki és tesznek közzé megfelelő módon annak érdekében, hogy az alkalmazottak tudomásul vegyék a jelen Kódexnek, a JELD_WEN Szabályzatának és az alkalmazandó jogszabályoknak az előírásait. A jogi megfelelőségi problémák észlelése az üzleti folyamatok megfelelő ellenőrző intézkedéseinek végrehajtásával a jogi megfelelőségi kockázatok és/vagy jogsértések kimutatására, és annak biztosításával, hogy a Belső Audit támogatásával időszakos jogi megfelelőségi vizsgálatokat folytatnak le annak érdekében, hogy értékelhessék a jogi megfelelőségi intézkedések hatékonyságát és meghatározzák ezek tökéletesítésének módozatait. Reagálás a jogi megfelelőségi problémákra azonnali kiigazító lépések megtételével a jogi megfelelőségi intézkedések bármely beazonosított gyenge pontjának kijavítása érdekében a megfelelő fegyelmi intézkedések és a JELD-WEN jogi tanácsának kikérése révén, és megfelelő közzétételekkel a szabályozók és a bűnüldöző hatóságok felé. Az ön személyes elkötelezettségének tudomásul vétele A JELD-WEN rendszeresen arra kéri alkalmazottait, hogy vegyék tudomásul elkötelezettségüket, és igazolják azt, hogy betartják a jelen Kódexet és a JELD-WEN Szabályzatát. Az új alkalmazottaknak szintén tudomásul kell venniük ezt a szabályzatot, és el kell kötelezniük magukat 13
iránta. A Társaság elvárja, hogy alkalmazottai pontosan és hiánytalanul végezzék el ezt a tanúsítást, és hogy nyilvánosságra hozzák minden aggályukat. Válaszok a jelentésekre A megtorlás tilalma Nem szabad igazgatót, tisztségviselőt vagy alkalmazottat fegyelmi vagy megtorlási eljárásban részesíteni a Kódex betartása, a Kódex esetleges megsértéséről szóló jóhiszemű jelentések készítése vagy a Kódex esetleges megsértésére vonatkozó vizsgálatban való jóhiszemű részvétel miatt. A megtorlási cselekményeket vagy az azzal való fenyegetést azonnal jelenteni kell a Főtanácsadó Hivatalának az 1-704-378-5810 telefonszámon. Ha indokolt, a megtorlási cselekmények vagy az ilyennel való fenyegetés megfelelő fegyelmi intézkedést von maga után, ideértve akár a munkaviszony megszüntetését, illetve az Igazgatótanácsból való kizárást is. A Kódex megsértése A Kódex megsértése következményekkel jár. A Kódexnek vagy a JELD-WEN Szabályzatának megsértése törvénysértést is jelenthet, ami ön vagy a Társaság részére büntetőjogi (bírságok, illetve börtönbüntetés) vagy polgári jogi szankciók (a kár megfizetése és bírságok) kiszabását vonhatja maga után. A jogsértésre vonatkozó tényekről és körülményektől függően a korrekciós intézkedés a szóbeli megrovástól a teljesítmény-coachingon át egészen a munkaviszony megszüntetéséig terjedhet. A Társaság fenntartja a jogot, hogy belátása szerint bármilyen, általa szükségesnek ítélt korrekciós intézkedést tegyen. Azok az igazgatók, tisztségviselők vagy alkalmazottak, akik olyan jelentéseket vagy információkat adnak le, amelyekről tudják, hogy hamisak, vagy amelyekről ésszerűen nem vélhetik úgy, hogy pontosak és valósak, fegyelmi eljárás alá kerülhetnek, ideértve a munkaviszony megszüntetését és az Igazgatótanácsból való kizárást is. Felmentések Az alkalmazottak jelen Kódex alól történő felmentését csak egy Ügyvezető Alelnök (vagy nála rangidősebb vezető tisztségviselő) hajthatja végre, aki kijelölhet egy Alelnököt, hogy vizsgálja felül és hagyja jóvá az ilyen kivételeket az előbbi nevében. Minden kivételt előzetesen jóvá kell hagyni, és be kell nyújtani a Főtanácsadó Hivatalához. Igazgatók vagy vezető tisztségviselők esetében a jelen Kódex alól történő bármely felmentést csak az Igazgatótanács vagy az Igazgatótanács Audit Bizottsága teheti meg, és ha a törvény vagy az alkalmazandó tőzsdei szabályzat megköveteli, akkor azonnal nyilvánosságra kell hozniuk. 14