Trilobita Informatikai Zrt. Aktív Rekord Szoftverrendszerek Kft.

Papír alapú számlák kezelésének automatizálása, hatékony számla engedélyezési folyamatok kialakítása Aktív Rekord Szoftverrendszerek Kft.

Bemutatkozás A vezető információs technológia 01 1997 óta a magyarországi közép- és nagyvállalatok meghatározó megoldás szállítója Saját fejlesztésű, egyedi megoldásokat szállítunk ügyfeleinknek Fő kompetenciáink: Dokumentum- és iratkezelő megoldások Folyamat és projekt menedzsment megoldások Jutalékkalkulációs rendszerek Egyedi megoldások pl. Kiadói és terjesztési rendszerek Kiemelt ügyfeleink: OTP Bank Nyrt. MVMI Zrt. és MVM Paks II Fejlesztő Zrt. UniCredit Bank Hungary Richter Gedeon Nyrt. Magyar Lapterjesztő Zrt.

Bemutatkozás Aktív Rekord Szoftverrendszerek Kft. Gyorsabb, pontosabb adatbevitel. 02 Csapatunk az egyetlen az országban, amely 1992 óta készít ügyfeleinek átlagosan 300%-os hatékonyságú automatikus adatrögzítő megoldásokat

Tartalom A vezető információs technológia 03 1. Beérkező számlák előfeldolgozása szelektálás, vonalkód alapú azonosítás 2. Számla adatok felismerése és feladása iratkezelő megoldás felé 3. Számla iktatási és engedélyezési folyamatok kialakítása Papírmentes engedélyezés 4. Egygombos számla-engedélyezés 5. Iktató rendszer és SAP rendszer együttműködése az engedélyezési folyamat hatékonyságának növelése érdekében 6. E-számlák becsatornázása a számlaengedélyezési folyamatba 7. Esettanulmány 8. Fejlesztési irányok 9. Kérdések - Válaszok

Számlakezelés Teljes életciklust lefedő megoldás A vezető információs technológia 04 Előfeldolgozás Szkennelés és Imaging Iktatás Engedélyezés és fizetés Archiválás A bemutatott megoldáscsomag teljes mértékben alkalmas a számlakezeléshez, iktatáshoz kapcsolódó valamennyi munkafolyamat, úgymint az elő-feldolgozás; szkennelés és OCR-ezés; érkeztetés, szignálás, vonalkódos azonosítás; ügy- és iratiktatás (számlakép kezelés); engedélyezés; archiválás és selejtezés integrált elektronikus kezelésére.

Előfeldolgozás Beérkező számlák előfeldolgozása szelektálás, vonalkód alapú azonosítás Igények Tömeges feldolgozás - Automatizált adatkinyerés

Lorem ipsum dolor sit amet Aktív Rekord Szoftverrendszerek Kft. Gyorsabb, pontosabb adatbevitel. 06 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Vivamus eget sem non nisl tristique congue et a urna. Aliquam ut lorem non ligula accumsan porttitor. Donec sodales convallis leo a scelerisque. Donec orci est, porta non lobortis at, posuere in nibh. Ut nec est volutpat, viverra sapien consequat, ullamcorper ex. Nullam nec facilisis urna, vel sodales lorem. Vestibulum placerat nibh id blandit egestas. Morbi hendrerit, neque at tincidunt tempor, augue ex congue odio, mollis bibendum libero tortor a nisi. Suspendisse semper mattis diam ac ultrices. Vivamus quis orci enim. Aliquam erat volutpat.

Szkennelés és imaging Számla adatok felismerése és feladása iratkezelő megoldás felé Igények Tömeges feldolgozás - Automatizált adatkinyerés Számlaképek feladása iktatórendszernek

Folyamat implementáció Számla iktatási és engedélyezési folyamatok kialakítása Papírmentes engedélyezés Igények Automatikus iktatás és folyamatindítás Papír alapú iratmozgás kiváltása

12 Folyamatok felmérése TriDoc enterprise. Professional document management Tervezés Bevezetés Felmérés Fejlesztés Támogatás Jelenlegi számlakezelés folyamatok megismerése >> Hol és miben várunk javulást? >> Új folyamatok megtervezése Projekt sikerességének alapfeltétele a folyamatok megfelelő felmérése és az alapos tervezés EMELJÜNK KI EGY KULCSFOLYAMATOT!

Célok kitűzése TriDoc enterprise. Professional document management 13 Számlák feldolgozásának gyorsítása Határidős számlák esetében késő teljesítések csökkentése Szerződések, megrendelések, számlák és teljesítést igazoló dokumentumok egységes kezelése, tárolása Jóváhagyási határidők csökkentése FONTOS: CÉLOK SZÁMSZERŰSÍTÉSE!

Automatizált, tömeges iktatás TriDoc enterprise. Professional document management 14 Szkennelt, előfeldolgozott számlák elhelyezése alkönyvtár struktúrában Számlaképek és XML fájlok a számlák adataival Számlák ütemezett, automatikus beolvasása és iktatása Iktatási csatornák paraméterezhetősége Beolvasási gyakoriság Érkeztetés/Iktatás/Ügy iktatás történjen-e WF automatikus indítása Érkeztetés/Iktatás zárolás Digitális aláírás és időbélyeg

Számlák strukturált tárolása, visszakeresése TriDoc enterprise. Professional document management 15 Számlák minden adatának tárolása: Fejadatok Egyedi azonosítók Kategória Könyveléshez szükséges adatok Számlákhoz kapcsolódó dokumentumok Projekt Típus Likvid lap Teljesítést igazoló dokumentumok Szerződés, megrendelés Számlák több dimenzió mentén történő kategorizálása Keresés Minden rögzített metaadat szerinti keresés Folyamat információk szerinti keresés Tárolt keresések Szabadszöveges keresés Partner Számla Iktatókönyv Ügykör

Adatbiztonság, titkosított tárolás TriDoc enterprise. Professional document management 16 Tárolási alternatívák Adatbázis Fájlrendszer Archiváló megoldás (Saperion, EMC Documentum stb.) Szerver oldali titkosítás adatbázishoz való hozzáférés nem jelenti a dokumentumokhoz való hozzáférést Titkosított csatornán történő adatkommunikáció Felhasználói autentikáció AD/LDAP integráció Kétfaktoros azonosítás (TOTP token) AES 256 HTTPS LDAP/AD TOTP Digitális aláírás ellenőrzés

Számla engedélyezés Egygombos számla-engedélyezés Igények Vezetői jóváhagyás legyen a lehető legegyszerűbb! Akár távolról is lehessen jóváhagyni.

Számla engedélyezés TriDoc enterprise. Professional document management 18 Számla ellenőrzése és engedélyezése Adatok ellenőrzése Számlakép megtekintése Jóváhagyási előzmények megtekintése Jóváhagyás Elutasítás E-mail értesítések Munkalisták Csoportos értékelés

19 Távoli engedélyezés TriDoc enterprise. Professional document management RTL Az alkalmazott HTML5 technológiának és keretrendszernek köszönhetően megoldásaink tableten, mobilon és desktop alkalmazásként egyaránt használhatók! Támogatott platformok: Windows, Macintosh, Linux, Android, ios Támogatott böngészők: Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari, Opera, Edge

ERP és számlázó Iktató rendszer és SAP rendszer együttműködése az engedélyezési folyamat hatékonyságának növelése érdekében Igények Együttműködés meglévő ERP, számlázó rendszerekkel Duplikált adatrögzítés elkerülése

Elvárások A vezető információs technológia 21 A számla iktatási és engedélyezési folyamat során a számlázó/erp rendszerrrel való lehető leghatékonyabb együttműködés Két rendszer automatikusan adja-vegye át az adatokat Az adatokat lehetőség szerint egy helyen kelljen csak a felhasználónak rögzítenie Az iratkezelőben implementált folyamat illeszkedjen a már jól bevált számla könyvelési és kifizetési folyamatokhoz

Adatkapcsolatok A vezető információs technológia 22 Számla előrögzítés (Iktató SAP) Számla iktatás (SAP Iktató) Kimenő számlák Előrögzített bizonylatszám átadása iktató rendszernek (SAP Iktató) Likvid lap nyomtatás és csatolása iratkartonhoz (SAP Iktató) Könyvelési, fizetési zár feloldása SAP-ban (Iktató SAP) Könyvelt, fizetett státuszok átadása iktató rendszernek (SAP Iktató)

E-számlák Igények E-számlák automatikus iktatása Számla adatok automatikus kitöltése E-számlák becsatornázása a számlaengedélyezési folyamatba

E-számlák TriDoc enterprise. Professional document management 24 E-számlák automatikus csoportos iktatása E-számla adatok automatikus rögzítése kapcsolódó XML fájlból Nem magyar szabványnak megfelelő formátumok kezelése XML-től eltérő formátumok kezelése Digitális aláírások hitelességének ellenőrzése

Esettanulmány Magyar Lapterjesztő Zrt.

Ügyfél bemutatása A vezető információs technológia 26 Magyar Lapterjesztő Zrt. Több mint 650 kiadó megközelítőleg 1.700-féle lapját terjesztik 11.500 árusponton. Több mint 700 munkatárs. RELAY, inmedio, COSTA COFFEE, Hungaropress, Sprinter Projekt tartalma Szerződés kezelő és Bejövő számla engedélyező rendszer kialakítása A kialakítandó rendszer és a Pénzügyi rendszerek kommunikálnak egymással A kialakítandó rendszernek az alábbi vállalatokat kell kiszolgálni: Lapker Zrt., Buvihír Zrt., Hírker Zrt., LDS Kft., Sprinter Kft. Havi dokumentum mennyiség: ~5 000

Projekt célok A vezető információs technológia 27 Iratok manuális kezelésének megszűntetése A papír alapon történő engedélyezési folyamatok szoftverrel történő kiváltása Szerződések digitalizálása Főbb alkalmazási területek: Számlák engedélyezése és nyilvántartása Szerződések kezelése és nyilvántartása Beszerzési megrendelések kezelése és nyilvántartása

Sikerkritériumok A vezető információs technológia 28 Bejövő számla engedélyezési folyamat időigényének csökkentése (célérték: 12 nap) Szerződés engedélyezési folyamat zárt rendszerbe terelése, időigényének csökkentése (célérték: 5 nap) Beszerzési megrendelés engedélyezési folyamat kialakítása Elektronikus formában, rendszerezetten tárolt aláírt szerződések aránya (célérték: 100%) Munkafolyamatok implementálása 3 db (fő folyamat) Képzettek száma 100 fő

Kihívások Pozitív előfeltételek A vezető információs technológia 29 Összetett folyamatok A projekt során több, összetett és sokszereplős folyamat implementálását kellett megvalósítani párhuzamosan. Jól definiált folyamatok Már az ajánlati fázisban rendkívül részletes, pontos folyamatleírásokat biztosított az ügyfél. Eddig így csináltuk Mindent minden projektben, itt is meg kellett küzdeni a felhasználók kezdeti ellenállásával. Számos adatkapcsolat A projekt során a már meglévő SAP (BizTalk) rendszerhez több ponton is szükséges volt több, eltérő interfész kialakítására. Kompetens résztvevők A projektben résztvevő megrendelő oldali szereplők a saját területükhöz remekül értő, a folyamatokat kiválóan ismerő szakemberek voltak. Reális célkitűzések A projekttel szemben támasztott elvárások reálisak voltak, figyelembe vették a kezdeti betanulási időszak várható nehézségeit is.

Implementált folyamatok A vezető információs technológia 30 Dokumentum, irat- és ügykezelés tárolás, menedzsment, selejtezés Számla folyamat minden tagvállalatra, e- számlákra is Fizetési igény folyamat Kiadói előleg számla folyamat Tömeges jutalék folyamat Szerződés készítési és engedélyezési folyamat minden tagvállalatra Beszerzési megrendelés készítési és engedélyezési folyamat minden tagvállalatra

Célok megvalósulása - Jövőkép A vezető információs technológia 31 Szkennelt és feldolgozott iratok száma: XXXX db/hó (XXXX oldal/hó) Szkennelő állomások száma: XX db Iktatott iratok száma: ~135 000 Felhasználószám: 172 fő (aktívan kihasznált) Munkafolyamatok implementálása Számla, Szerződés, BM folyamatok A papíralapú számla engedélyezés teljes egészében megszűnt! Jövőkép Upgrade projekt Folyamatok optimalizálása, SAP adatkapcsolatok bővítése/átalakítása Költséghely és termék rögzítés hatékonyságának növelése

Jövő Fejlesztési irányok

Fejlesztési irányok A vezető információs technológia 33 Ergonomikus, eszközfüggetlen mobil felhasználói felület. Smart Search keresési előzményeken alapuló, meta adatokban és tartalomban párhuzamosan kereső egy kereső mezős kereső felület felhasználói felületek kialakítása, felület-sablonok kezelése Mentett riport lekérdezéseken alapuló automatikus riport képernyő generálás Perszonalizáció, egyéni UI a munkavégzés hatékonyságát növelő, az egyén feladataira optimalizált

Összegzés A vezető információs technológia 34 Kompakt megoldás Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Egyedi igények Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Egy általános, de egyben rugalmas megoldás a számlakezeléshez kapcsolódó feladatokat egységesen tudja kezelni. A bevezetést követően az üzleti igények, vagy a törvényi környezet változásával is rugalmasan alakítható, bővíthető megoldások alkalmazása. Hatékonyság növelés Átláthatóbb, consectetur adipiscing elit. Integrált folyamatok Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Mérhető idő és pénz megtakarítás a folyamat egészét nézve, a vállalat fő üzleti tevékenységét érintő területen. A számlakezelés esetében egy iktató rendszer sem állja meg a helyét önállóan, a meglévő ERP vagy számlázó rendszerekkel való együttműködés elengedhetetlen.

Köszönjük a figyelmet! Vannak kérdései? Tegye fel most!

Kapcsolat Wágner Diána Kereskedelmi és marketing igazgató Mobil: +36 20 962 9822 E-mail: diana.wagner@trilobita.hu Web: www.trilobita.hu