FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV AZ NHKV ÁTMENETI BÉRSZÁMLÁZÓ KÖZSZOLGÁLTATÓI FELÜLETHEZ 1 / 10
TARTALOMJEGYZÉK 1 Dokumentum célja... 3 2 A program célja... 3 3 Belépés... 3 4 Kezdőképernyő... 4 5 Partner táblázat... 4 6 Számlák listája... 5 7 Számla adatok exportálása... 6 8 Eseti számla készítés partner adatok... 6 9 eseti számla készítés Felhasználói adatok... 7 10 eseti számla készítés ügyfélszolgálati adatok... 8 11 eseti számla készítése számla adatok... 9 12 eseti számla készítése számla tétel adatok... 10 13 Eseti számla készítés figyelmeztetések... 10 2 / 10
1 DOKUMENTUM CÉLJA A dokumentum bemutatja a Közszolgáltatók részére íródott program használatát. 2 A PROGRAM CÉLJA A program célja, hogy a Közszolgáltatók nyomon tudják követni a hozzájuk kapcsolódó partnerek befizetéseit, tartozásait és kiállított számláit, továbbá az eseti átutalásos és készpénzes számlát a helyszínen ki tudják állítani. 3 BELÉPÉS Az NHKV Zrt.-től kapott felhasználói név és jelszó párossal lehet a rendszerbe belépni. Eseti számlakészítés esetén azt a felhasználói nevet kell használni, amiben szerepel az NHKV azonosító első 3 karaktere és az utolsó karakter helyén 9-es található. Pl.: 1620-as közszolgáltatónál 1629 szerepel benne. A jelszó beírása után a Belépés gombra kattintva, vagy Enterrel is belép a program. 3 / 10
4 KEZDŐKÉPERNYŐ Miután beléptünk a programba, a keresőfelület lesz előttünk, ahol különböző adatokra lehet keresni, amikkel a partnert be tudjuk azonosítani. (Az NHKV ID mező a belépésünk után automatikusan a jogosultságnak megfelelően kitöltődik.) Ha nem adunk meg keresési feltételt, akkor a rendszerben található összes partner adatát látni fogjuk. Miután a megfelelő adatokat megadtuk a keresésre kattintva előjön a következő felület. A számla adatok exportálása menüpontban kinyerhető az NHKV által eddig kiszámlázott összes számla, ami a megadott NHKV ID alá tartozik. Az Eseti számla készítése menüpontnál eseti készpénzes vagy átutalásos számlákat generálhatunk és nyomtathatunk a helyszínen. 5 PARTNER TÁBLÁZAT A fontosabb adatok minden partnerről oszloponként tagolva láthatóak, amiből megtudhatjuk a partner egyenlegét, a befizetéseit és a fizetési határidő lejártát követően a tartozásait is. Bal oldalt az Excel ikonra kattintva a megjelenített adatokat exportálni tudjuk CSV formátumban. 4 / 10
Az exportálás helye: program helye/export/felhasznalok_export_dátum.csv. Felhasználói kézikönyv A nyitott doboz ikonnal tudunk egy kijelölt partner eddigi kiszámlázott számláit megjeleníteni, illetve itt tudjuk az eseti készpénzes számlát azonnali hatállyal érvényteleníteni. A legfelső számla ikonnal a kijelölt partnernek tudunk eseti készpénzes vagy átutalásos számlát kiállítani. Az egyetlen különbség a főoldalon szereplő eseti számlakészítéshez képest, hogy itt a kijelölt partner adatait a program automatikusan áttölti az eseti számla készítéséhez. 6 SZÁMLÁK LISTÁJA A Számlák listája ablakban a kijelölt partnerhez tartozó összes eddigi NHKV Zrt. által kiállított számlát, illetve az ezekhez tartozó adatokat lehet megtekinteni. Ha a bal oldalt található megtekintés ikonra (legfelső) kattintunk, akkor egy minta számlaképet tölt be a program. A nyomtató ikonnal az eseti számlákról tudunk Eredetivel megegyező számla másolatot nyomtatni. A fekete X ikonnal tudjuk az eseti készpénzes számlát azonnali hatállyal érvényteleníteni. Érvényteleníteni csak a készpénzes eseti számlákat lehet, minden egyéb esetben a program figyelmeztet, hogy az érvénytelenítés nem lehetséges. Az átutalásos számla sztornózása pénzügyi okokból csak az NHKV által lehetséges. (Piros = érvénytelenített számla, zöld = érvénytelenítő számla) 5 / 10
7 SZÁMLA ADATOK EXPORTÁLÁSA A kezdő képernyőn található a Számla adatok exportálása menüpont. A funkciója, hogy a Közszolgáltató számára két darab csv-t generál, (számla és számla tétel csv-k) amik tartalmazzák az éles számla adatait, amik a partnerekhez ki lettek küldve. Az elszámolás kezdete, valamint az elszámolás vége kitöltése után a Lekérdezésre kattintva a program rákérdez a csv mentésének a helyére és összeállítja a kért csv-ket. 8 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉS PARTNER ADATOK Az eseti számlakészítés a következő lépésekből áll: 1. Az első lépés a partneradatok felvitele. Amennyiben olyan partnernek készítünk eseti számlát, akinek az átmeneti számlázóból lett kiállítva számla, a partnerazonosítót beírva a nagyító ikonnal meg lehet keresni a partnert, találat esetén a program automatikusan kitölti a partner adatait. Abban az esetben, ha a partner még nem szerepel az adatbázisban, úgy új partnerként, új azonosítóval felvihető a rendszerbe. A kuka ikonnal törölhető az összes kitöltött adat erről a menüpontról. A másolás ikonnal a számlázási adatok automatikusan átmásolhatók a szállítási adatokhoz. 6 / 10
9 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉS FELHASZNÁLÓI ADATOK 2. A második lépés a felhasználó adatainak kitöltése. Amennyiben az előző menüpontban olyan partnert adtunk hozzá, aki már szerepel a rendszerben, a program betölti a hozzá tartozó legutolsó számlán található felhasználó adatait. Amennyiben más felhasználót rögzítenénk a partnerhez, arra is lehetőség van, akár régi azonosítóra kereséssel, akár új azonosító rögzítésével. A felhasználót, illetve a felhasználási helyet külön-külön is lehet kezelni. Rezsi egyenlegnek az eddigi megtakarítást kell beírni. Az előző gombra kattintva vissza lehet lépni a partner adatainak szerkesztéséhez, de ebben az esetben a beállított felhasználói adatok nem mentődnek. A kuka ikonnal törölhető az összes kitöltött adat erről a menüpontról. 7 / 10
10 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉS ÜGYFÉLSZOLGÁLATI ADATOK 3. A harmadik lépés a közszolgáltató ügyfélszolgálati adatainak feltöltése. Az előző menüponthoz hasonlóan ez is automatikusa kitöltődik, amennyiben a partner adatai már szerepelnek az adatbázisban. A kuka ikonnal törölhető az összes kitöltött adat erről a menüpontról. 8 / 10
11 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉSE SZÁMLA ADATOK Felhasználói kézikönyv 4. A negyedik lépés a számla fő adatainak kitöltése. A dátumok kitöltése értelemszerű. Készpénzes számla esetén a fizetési határidő az számla keltével egyezik meg. Átutalásos számla esetén a fizetési határidőt át lehet állítani. Bal oldalt a felső ikonnal számla tétel sorokat lehet a számlához felvinni, az alatta látható kuka ikonnal a már felvitt, de törlésre szoruló számla tétel sort lehet törölni. A Számla generálására kattintva a program rákérdez, hogy melyik nyomtatóra és hány példányban szeretnénk a számlát kinyomtatni, majd kijelölés után elkészíti és kinyomtatja a számlát. Amennyiben a teljesítés 15 napnál régebben volt, a program egy figyelmeztetést ad, de ettől függetlenül a számla kiállítható. 9 / 10
12 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉSE SZÁMLA TÉTEL ADATOK 5. Az utolsó lépésnél a számla tételeket kell a számlához rendelni. A tétel nevére keresni lehet azokban az adatokban, amik szerepelnek az adatbázisban. A legutolsó adatok alapján a program kitölt minden mezőt, így csak az eltérő adatokat kell módosítanunk. A tétel kereső legalább 3 karakterre keres. A kuka ikonnal törölhető az összes kitöltött adat erről a menüpontról. A Hozzáadás gombbal a tétel rákerül a számlára, a mégse gombbal a tétel adatok nem mentődnek el, a program visszatér a számla adatok oldalra. 13 ESETI SZÁMLA KÉSZÍTÉS FIGYELMEZTETÉSEK Az értékek helytelen bírása esetén a program egy hiba-, vagy egy figyelmeztetés ablakot jelenít meg. Hiba esetén addig nem lehet tovább lépni, amíg a hibás érték nincs átírva. Amennyiben az NHKV-nál éles számlák generálása folyik, a program nem engedi sem a sztornózást, sem pedig a számla generálást. Eseti számla kiállítása 7:00 16:30 között lehetséges! FONTOS: A minta és a számla.rtf kiterjesztésű, így a megtekintés előfeltétele, hogy a számítógépre telepítve legyen a Microsoft Word vagy az ingyenes LibreOffice Writer program. 10 / 10