Hajdúsámson Város Önkormányzat KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete a közpénzek ésszerő felhasználása átláthatóságának és széleskörő, nyilvános ellenırizhetıségének megteremtése, továbbá a közbeszerzések során a verseny tisztaságának biztosítása érdekében a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. Törvény (a továbbiakban: Kbt.) 6. -ban meghatározott kötelezettségének eleget téve a közbeszerzési eljárások elıkészítésével, lefolytatásával, dokumentálásával, valamint belsı ellenırzésével, továbbá az ajánlatkérı nevében eljáró és az eljárásba bevont személyekkel, szervezetekkel kapcsolatos szabályokról, feladat-és felelısségi rendrıl a 346/2008. (VII. 01.) öh. sz. határozatával - az alábbi közbeszerzési szabályzatot (továbbiakban: Szabályzat) alkotja: I. fejezet Általános rendelkezések A Szabályzat alapvetı célja, hogy Hajdúsámson Város Önkormányzatának (a továbbiakban: Önkormányzat vagy ajánlatkérı) a közbeszerzési folyamatban részt vevı valamennyi szervezeti egysége tevékenységét összehangoltan, az Önkormányzat érdekeinek figyelembevételével, az eddig szerzett tapasztalatokat felhasználva és a közbeszerzésrıl szóló Kbt., valamint a hozzá kapcsolódó jogszabályok maradéktalan betartásával hatékonyan (megfelelı minıségben, idıben és anyagi feltételekkel történı szerzıdéskötéssel) lássa el, melynek során az Önkormányzat biztosítja a verseny tisztaságát, nyilvánosságát, az esélyegyenlıséget, az egyenlı bánásmódot, továbbá az Európai Unió területén letelepedett ajánlattevık (részvételre jelentkezık) és a közösségi áruk számára a nemzeti elbánást. A Szabályzat további célja, hogy a Kbt. rendelkezéseivel összhangban meghatározza: a közbeszerzés folyamatát; a közbeszerzések tervezését; a közbeszerzési eljárások elıkészítésére és lefolytatására vonatkozó szabályokat; a szerzıdéskötés és a szerzıdések teljesítésével kapcsolatos feladatokat; a közbeszerzési eljárás egyes cselekményeiért, illetıleg az eljárás során hozott döntésekért felelıs személyt, személyeket, illetıleg testületet, továbbá ezek felelısségi rendjét; az éves statisztikai összegezés elkészítésére vonatkozó szabályokat; a közbeszerzési eljárások belsı ellenırzésének rendjét; a közbeszerzési eljárások dokumentálásának rendjét. A Szabályzat hatálya kiterjed minden olyan a közbeszerzés tárgyát képezı árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, építési és szolgáltatási koncesszióra, amelyek vonatkozásában a Kbt. versenyeztetést ír elı, továbbá ha azt a közbeszerzési értékhatárok kötelezıvé teszik, és Hajdúsámson Város Önkormányzata az ajánlatkérı. Jelen szabályzatot kell alkalmazni akkor is, ha a közbeszerzés ajánlatkérıje Hajdúsámson Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala, valamint az önkormányzat által alapított és fenntartott helyi önkormányzati költségvetési szerv, továbbá önkormányzat által alapított vagy részvételével mőködı gazdasági társaság, ha ilyen szervezet a Kbt. hatálya alá tartozik, illetve ha költségvetési vagy az Európai Unióból származó forrásból való támogatása miatt ajánlatkérınek minısül. 1
A II. Rákóczi Ferenc Általános és Alapfokú Mővészeti Iskola beszerzései, így közbeszerzései során önállóan jár el, és saját jelen Szabályzattal összhangban álló közbeszerzési szabályzattal rendelkezik. Ahol jelen Szabályzat közbeszerzést említ, ott külön jogszabályban meghatározott tervpályázati eljárást is érteni kell. Tervpályázati eljárás esetében jelen Szabályzatot a tervpályázati eljárásra vonatkozó jogszabályoknak megfelelıen kell alkalmazni. Amennyiben az Önkormányzat más által lefolytatni kívánt közbeszerzési eljáráshoz csatlakozik, illetve közbeszerzési eljárása során az önkormányzat más nevében is eljár, az adott közbeszerzési eljárás elıkészítésére, lefolytatására, felelısségi rendjére, a döntéshozatalra jogosultak személyére, a dokumentálás módjára, az ellenırzésére az eljárásban részt vevı szervezetek között létrejövı megállapodás, illetıleg az adott eljárásra készült külön szabályzat az irányadó. II. fejezet A közbeszerzési eljárások lefolytatása 1. A közbeszerzések tervezése A Kbt. 5. (1) bekezdésének megfelelıen az Önkormányzat minden költségvetési évben a jóváhagyott költségvetési elıirányzatok figyelembevételével legkésıbb április 15-ig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: éves közbeszerzési terv) köteles készíteni, melyben szerepeltetni kell az adott évre tervezett összes közbeszerzést. Az éves közbeszerzési tervben szerepeltetni kell a helyi önkormányzati költségvetési szerv(ek)nek, illetve az Önkormányzat által alapított vagy részvételével mőködı gazdasági társaság(ok)nak a közbeszerzéseit is, ha az adott eljárás tekintetében a nevükben az Önkormányzat jár el. (Az éves közbeszerzési terv elkészítése elıtt lefolytatott közbeszerzési eljárásokat szerepeltetni kell a tervben.) A közbeszerzési tervben rögzíteni kell: tervezett közbeszerzések tárgyát (egyenként); a tervezett közbeszerzési eljárások fajtáit (egyenként); az adott közbeszerzési eljárás várható megindításának idejét; az adott közbeszerzési eljárás kötendı szerzıdés megvalósulási idejét, illetıleg a szerzıdés idıtartamát; pénzügyi forrást (költségvetési, vagy az Európai Unióból származó támogatás, saját bevétel, egyéb). Amennyiben év közben elıre nem látható okból elıállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel, a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. Az éves közbeszerzési tervet, illetve a Kbt. 5. (3) bekezdésének megfelelı módosítását a Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete fogadja el. Az éves közbeszerzési tervet az Önkormányzat honlapján nyilvánosságra kell hozni. Az éves közbeszerzési terv elfogadását követıen az adott közbeszerzési eljárást csak akkor lehet megindítani, ha az szerepel az éves közbeszerzési tervben, illetve a forrás az államháztartásról szóló 1992. évi XXXII. törvény 12/A. (7) bekezdése szerint rendelkezésre áll. 2
2. A közbeszerzési eljárások elıkészítése A közbeszerzési eljárás elıkészítése az ajánlattételig (részvételei jelentkezésig) tart. A közbeszerzési eljárások elıkészítése különösen az alábbi feladatok elvégzését foglalja: ajánlati/ajánlattételi (részvételi) felhívás elkészítése; dokumentáció összeállítása; kiegészítı tájékoztatás (helyszíni konzultáció) biztosítása. A közbeszerzési eljárások elıkészítése és az értékelése a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság feladata. Munkacsoport tagjai elsısorban a Polgármesteri Hivatal, illetve az önkormányzat által alapított és fenntartott helyi önkormányzati költségvetési szerv, továbbá önkormányzat által alapított vagy részvételével mőködı gazdasági társaság köztisztviselıi, közalkalmazottai, munkavállalói, illetve amennyiben a közbeszerzés tárgya megkívánja, külsı szakértı(k), aki(k) a közbeszerzés tárgya szerinti megfelelı szakismeretekkel és tapasztalattal rendelkezik/rendelkeznek. A Munkacsoport tagjai a következık: legalább 1 fı pénzügyi szakértelemmel rendelkezı személy; legalább 1 fı a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkezı személy; legalább 1 fı közbeszerzési szakmai ismeretekkel rendelkezı személy. Nem lehet a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagja, aki Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testületének is tagja. A közösségi értékhatárt elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzései, versenypárbeszéd alkalmazása esetén a nemzeti értékhatárt elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzései, továbbá Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzései esetében a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság munkájába az Önkormányzat a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett névjegyzékben szereplı, hivatalos közbeszerzési tanácsadót köteles bevonni. Az Önkormányzat egyéb eljárásba is jogosult hivatalos közbeszerzési tanácsadót bevonni, illetve tıle szakmai kérdésekben állásfoglalást kérni. Az Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzései esetében, függetlenül annak értékhatárától, illetve eljárásrendjétıl független hivatalos közbeszerzési tanácsadót von be az Önkormányzat. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjait - közbeszerzési tanácsadó kivételével - a polgármester jelöli ki, illetve kéri fel. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjai titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot tesznek (1. sz. melléklet). Ha az eljárás során merül fel az összeférhetetlenség, errıl a jegyzıt haladéktalanul tájékoztatnia kell, s megbízását vissza kell adni. Pótlásáról a polgármester gondoskodik. Az új tag a megbízóleve elfogadásakor szintén tesz összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot. Az összeférhetetlenséget a Kbt. 10. szerint kell vizsgálni. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjainak feladata az elıkészítés tekintetében az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen: az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet- és piacfelmérés; a becsült érték áttekintése; a megfelelı eljárási rend és az eljárás típusának megválasztása; hirdetmény nélküli tárgyalásos, illetıleg tárgyalásos egyszerősített eljárás kezdeményezése esetében a jogalap ellenırzése, illetve helyes megválasztása; 3
az eljárást elindító hirdetmény vagy közvetlenül megküldendı felhívás, kísérılevél továbbá amennyiben kötelezı vagy szükségesnek látszik, dokumentáció elı-, illetve elkészítése, melyeken belül elsısorban az alkalmassági szempontok meghatározása, ezek igazolási módjának meghatározása, a kizáró okok meghatározása, a bírálati szempontok, súlyszámok meghatározása, a hiánypótlás kérdésének rendezése a hatályos jogszabályok szerint, részletes szerzıdéses feltételek vagy szerzıdéstervezet elkészítése, jóváhagyásra való továbbküldése, adott esetben a közbeszerzési mőszaki leírás (feladat-meghatározás) elkészítése; kétszakaszos eljárás esetében az ajánlattételi felhívás és dokumentáció elkészítése; az elkészült felhívás, dokumentáció átadása a Közbeszerzési Bizottságnak véleményezésre; a felhívások, illetve dokumentációk jóváhagyás céljára történı átadása a Közbeszerzési Bizottságnak, illetve Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testületének, amennyiben az jogosult az eljárást lezáró döntés meghozatalára; a megjelentetni kívánt hirdetményeknél a Közbeszerzési Értesítı Szerkesztısége által a hiánypótlásra visszaküldött anyagok javítása; az ajánlati/ajánlattételi (részvételi) felhívás, illetıleg a dokumentáció esetleges módosítása, a módosítási javaslat jóváhagyás céljára történı átadása a Közbeszerzési Bizottságnak, illetve Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testületének, amennyiben az jogosult az eljárást lezáró döntés meghozatalára; javaslattétel az eljárást kezdeményezı felhívás visszavonására; adott esetben konzultáción, helyszíni bejáráson való részvétel; az ajánlattételi (részvételi) szakaszban az ajánlattevık (részvételre jelentkezık) által feltett kérdésekre történı válaszadás. 3. Az értékelés szakasza Az értékelési szakasz az ajánlatok (részvételi jelentkezések) bontásától az eljárást lezáró döntés kihirdetéséig, illetve az egyszerő eljárások esetében az összegezés megküldéséig tart. Ez a szakasz magában foglalja az ajánlatok (részvételi jelentkezések) felbontását, azoknak a Kbt. elıírásai szerinti vizsgálatát, az ezzel összefüggı szükséges közbensı döntésekre a javaslat megtételét, az ajánlatok elbírálását és ezek eredményeként javaslat elıterjesztését az eljárást lezáró döntés meghozatalára. Az értékelés elvégzése minden esetben a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság feladata. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjainak feladata a beérkezett ajánlatok (részvételre jelentkezések) értékelése során különösen a következıkre terjed ki: az ajánlatok (részvételi jelentkezések) bontása, a szerzıdés teljesítésére való alkalmatlanság vizsgálata, kizáró okok vizsgálata, amennyiben a hirdetmény (közvetlenül megküldött felhívás) erre lehetıséget biztosított, az ajánlatok (részvételi jelentkezések) hiányosságainak megállapítása és ennek pótlására való felszólítás, tárgyalásos eljárásban a Közbeszerzési Bizottság tagjaival együttmőködve a tárgyalás(ok) lefolytatása, nyilvánvaló számítási hiba korrigálása, adott esetben felvilágosítás kérése, 4
kirívóan alacsony ellenszolgáltatás kezelése, az ajánlattevıi oldalon felmerülı irreális kötelezettségvállalás kezelése, annak megállapítása, hogy az ajánlat (részvételi jelentkezés) megfelel-e a felhívásban vagy a dokumentációban, vagy jogszabályokban foglalt feltételeknek, mely kötelezettség alternatív ajánlat esetén is fennáll, javaslattétel a közbensı döntések meghozatalára: kizárás, érvénytelenség megállapítása indokolt esetben az eredményhirdetés elırehozása vagy halasztása, melyrıl minden esetben tájékoztatnia kell a Közbeszerzési Bizottságot, amennyiben az adott eljárásban az összességében legelınyösebb ajánlat szerepelt bírálati szempontként, a pontozás elvégzése, az eljárást lezáró döntés elıkészítése, az arra vonatkozó javaslat elıterjesztése, az eredményhirdetés megtartása; amennyiben jogszabály elıírja, az eljárás eredményérıl, illetve eredménytelenségérıl szóló hirdetmény elkészítése. Az értékelés során a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság legalább egy bizottsági ülést köteles tartani. Az ülésekrıl jegyzıkönyvet kell készíteni. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság ülésén tanácskozási joggal vehet részt a polgármester, felkért szakértı, tanácsadó, amennyiben az utóbbiak nem tagjai a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottságnak. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság valamennyi tagjának indokolással ellátott bírálati lapot kell készítenie, melyben kifejti álláspontját az ajánlatokkal (részvételi jelentkezésekkel) kapcsolatban. A bírálati lapokat a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság utolsó ülésérıl felvett írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot egyaránt tartalmazó jegyzıkönyvhöz kell csatolni. Az értékelés során a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottságnak állást kell foglalnia az ajánlattevık (részvételre jelentkezık) alkalmassága, az ajánlat (részvételi jelentkezés) érvényessége tárgyában, és abban a kérdésben, hogy fennáll-e az ajánlattevı (részvételre jelentkezı) vonatkozásában valamely kizáró vagy érvénytelenségi ok. A Bizottság valamennyi döntést igénylı kérdést részletesen, minden körülményre kiterjedıen köteles vizsgálni. Bármely döntés meghozatalára a Bizottság ezzel kapcsolatos álláspontját megfelelı idıben köteles a döntéshozó elé tárni. Az értékelés során mind a közbensı, mind pedig az eljárást lezáró döntés esetében a javaslattétel a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság nevében kerül elıterjesztésre, melyrıl a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjainak szavazniuk kell (nyílt szavazás). Amennyiben a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság valamely tagja a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság többségi véleményével nem ért egyet, különvéleményét az adott ülésen készített jegyzıkönyvben rögzíteni kell. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság akkor határozatképes, ha tagjainak több mint fele az ülésen jelen van. Minden bizottsági tagot csak egy szavazat illet meg. A bármely döntésre vonatkozó javaslathoz csatolni kell a bizottsági ülésrıl felvett, az adott kérdésre vonatkozó írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot egyaránt tartalmazó jegyzıkönyvet. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság, illetve a Polgármesteri Hivatal köteles gondoskodni arról, hogy a Közbeszerzési Bizottság, illetve Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testületének tagjai, amennyiben az jogosult az eljárást lezáró döntés meghozatalára, reális idıben megkapják a döntésükhöz szükséges információkat, dokumentumokat. A bontási és eredményhirdetési jegyzıkönyvek elkészítéséhez a Polgármesteri Hivatal nyújt segítséget. 5
4. Döntéshozatal Az eljárást lezáró döntést a közösségi értékhatárt elérı és meghaladó közbeszerzési eljárások esetében Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete, egyéb esetben átruházott hatáskörben Közbeszerzési Bizottság hozhatja meg. Az ún. közbensı döntések meghozatalakor a fenti elıírást követve történik a döntéshozatal. Nem vehet részt a döntéshozatalban, akivel kapcsolatban fennáll a Kbt. 10. -a szerinti összeférhetetlenség. Az összeférhetetlenséget a jegyzınek kell jelezni. Mind a közbensı, mind az eljárást lezáró döntésre a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tesz javaslatot a döntéshozónak. A döntéshozó a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság szakvéleményét és javaslatát mérlegelve hozza meg a döntését. A döntéshozatal elıtt kérheti, hogy amennyiben a Kbt. szabályai, különösen a betartandó határidık engedik, a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság újból üljön össze, s az esetlegesen felmerült kérdéseket közösen tisztázzák. A közbeszerzési eljárás eredményét a döntéshozó állapítja meg, s e nélkül az eljárás eredménye nem hirdethetı ki. 5. Szerzıdéskötés és a szerzıdés teljesítésével kapcsolatos feladatok A közbeszerzési eljárás lefolytatását követıen létrejött szerzıdést annak aláírása elıtt az Önkormányzat által megbízott ügyvéddel is ellenjegyeztetni kell. A szerzıdések megkötésére, illetıleg a szerzıdéskötések ellenjegyzésére a kötelezettség vállalási jogkörrel, valamint azok ellenjegyzési jogkörével külön belsı szabályozásban meghatározott önkormányzati tisztségviselık (polgármester és jegyzı), továbbá az általuk átruházott jogkörökben felhatalmazottak jogosultak. Ugyanez az eljárásrend követendı a szerzıdések módosítása esetén is. A közbeszerzés tárgya szerint illetékes irodavezetık szakmai igazolásként az adott szerzıdéseket szignózzák a szerzıdés megkötése elıtt. A szerzıdésekkel kapcsolatos véleményeztetési, ellenjegyzési, kötelezettségvállalási, valamint szakmai igazolási feladatok betartásáért a jegyzı tartozik felelısséggel. A közbeszerzés nyomán létrejött szerzıdést, annak megkötését követıen haladéktalanul közzé kell tenni az Önkormányzat honlapján. A szerzıdésnek üzleti titok körébe esı része nyilvánosságra nem hozható. A közbeszerzési eljárás lefolytatását követıen létrejött szerzıdésnek a felhívás, a dokumentáció feltételei, illetve az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét a felek csak akkor módosíthatják, ha a szerzıdéskötést követıen a szerzıdéskötéskor elıre nem látható ok következtében beállott körülmény miatt a szerzıdés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti. Lejárt határidejő, vagy teljesített szerzıdést nem lehet módosítani. Amennyiben a szerzıdésmódosítás szükséges, ezt a tényt a szerzıdés tekintetében illetékes irodavezetı a határidı lejárta elıtt írásban jelzi a jegyzı felé, megadva a módosítás indokát is. A jegyzı adott esetben szakértı közremőködésével megvizsgálja, hogy fennáll-e a szerzıdésmódosítás jogalapja, s ha igen, megteszi a szükséges lépéseket. Amennyiben a Kbt. kivételt nem tartalmaz, a szerzıdésmódosítás esetén a módosítástól számított 5 munkanapon belül hirdetmény megjelentetését kezdeményezi a jegyzı a Közbeszerzési Értesítı Szerkesztıségénél. 6
Amennyiben a Kbt. kivételt nem tartalmaz, a szerzıdés mindkét fél általi teljesítésérıl annak bekövetkeztét követı 5 munkanapon belül szintén hirdetmény megjelentetését kell kezdeményezni a Közbeszerzési Értesítı Szerkesztıségénél. A hirdetmény határidıben történı feladása érdekében a közbeszerzés tárgya szerinti irodavezetı reális idıben írásban értesíti a jegyzıt. A hirdetmény feladásának kötelezettsége a jegyzıt terheli. A szerzıdés módosításáról, illetve teljesítésérıl szóló hirdetményeket a Közbeszerzési Értesítıben történı megjelenésüket követıen az Önkormányzat honlapján is haladéktalanul közzé kell tenni. A Kbt. 305. (5)-(6) bekezdései szerinti tájékoztatást is haladéktalanul közzé kell tenni az Önkormányzat honlapján. A szerzıdés módosításáról, illetve teljesítésérıl szóló hirdetménynek és a Kbt. 305. (5)-(6) bekezdései szerinti tájékoztatóknak az önkormányzat honlapján való közzététele a jegyzı hatásköre. III. fejezet Az ajánlatkérı nevében eljáró, illetıleg az eljárásba bevonható személyek és szervezetek feladatai és felelıssége 1. Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete A közösségi értékhatárt elérı és meghaladó közbeszerzések esetében az ajánlatkérı jogait és kötelezettségeit Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete gyakorolja, látja el. Jelen Szabályzatból eredı jogait és kötelezettségeit a Polgármesteri Hivatal bevonásával gyakorolja, illetve teljesíti. A képviselı-testület tagjai a hatáskörükbe tartozó esetekben kötelesek betartani a Kbt. 10.- - ban részletezett összeférhetetlenségi szabályokat, s annak felmerülése esetén az összeférhetetlenséget jelenteni a jegyzınek. Az összeférhetetlenség fennállása esetén az adott közbeszerzéssel kapcsolatos döntéshozatalban a képviselı nem vehet részt, az eljárással kapcsolatos kérdések tárgyalásakor, illetve döntéshozatalkor köteles elhagyni az üléstermet. Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete felelıs Közbeszerzési Bizottság létrehozásáért, annak jelen Szabályzat szerinti taglétszámának fenntartásáért, jelen Szabályzatban foglalt feladatai ellátásáért, illetve az összeférhetetlenségi szabályok betartásáért 2. Közbeszerzési Bizottság A közösségi értékhatárt el nem érı közbeszerzés eljárásokban az ajánlatkérı jogait és kötelezettségeit Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete átruházott hatáskörében a Közbeszerzési Bizottság gyakorolja, látja el. A Bizottság feladat-és hatáskörét a Kbt. elıírásainak, valamint a jelenlegi helyi szabályozás rendelkezéseinek keretei között látja és gyakorolja. A Közbeszerzési Bizottság jogait és kötelezettségeit a Polgármesteri Hivatal bevonásával gyakorolja, illetve teljesíti. Jelen szabályzatban foglalt feladatai elvégzésére, hatáskörei gyakorlására az Önkormányzat kilenctagú Közbeszerzési Bizottságot hoz létre. A Közbeszerzési Bizottság akkor 7
mőködıképes, ha legalább öt tagja jelen van a bizottsági ülésen. A Közbeszerzési Bizottság döntéséhez a jelenlevı bizottsági tagok többségének egybehangzó szavazata szükséges. A Közbeszerzési Bizottság tagjai a Polgármester, aki egyúttal a bizottság elnöke is; alpolgármesterek (2 fı); az Ügyrendi Bizottság elnöke; Mőszaki Bizottság elnöke; Pénzügyi Beruházási Bizottság elnöke; Népjóléti Bizottság elnöke; Oktatási Mővelıdési és Sport Bizottság elnöke; Városmarketing és térségi kapcsolatok Bizottsága elnöke. A bizottság elnöke szükség esetén meghívhat tanácskozási jogkörrel más személyeket is. (Pl. a jegyzıt, a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjait, adott esetben a lebonyolítót vagy a hivatalos közbeszerzési tanácsadót, illetve a közbeszerzésben érintett intézmények vezetıit stb.) A Közbeszerzési Bizottság nevében eljáró és egyben aláíró személy a polgármester, akadályoztatása esetén a közbeszerzésekért felelıs alpolgármester. A Közbeszerzési Bizottság üléseirıl jegyzıkönyvet kell készíteni, melynek elkészítéséhez a Polgármesteri Hivatal nyújt segítséget. A Közbeszerzési Bizottság fıbb feladatait képezik különösen: a hatáskörébe tartozó közbeszerzések esetében az eljárást kezdeményezı felhívások, dokumentációk, illetve kétszakaszos eljárások tekintetében az ajánlattételi felhívás és a dokumentáció véleményezése, jóváhagyása, melybe beletartozik a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság által választott eljárásfajta megfelelıségének vizsgálata, a hatáskörébe tartozó közbeszerzések esetében döntés a felhívás vagy a dokumentáció módosításáról, az eljárást kezdeményezı felhívás visszavonásáról, a hatáskörébe tartozó közbeszerzések esetében a közbensı és az eljárást lezáró döntés meghozatala, hatáskörébe tartozó közbeszerzések esetében az eljárást lezáró döntésrıl a soron következı képviselı-testületi ülésre tájékoztató készítése. döntés lebonyolító, illetve hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásáról, és annak személyét kijelöli, az eljárásba bevont lebonyolító, illetve hivatalos közbeszerzési tanácsadó tevékenységérıl értékelés készítése, a közbeszerzési eljárások nyomán megkötött szerzıdésekben foglaltak teljesítésének figyelemmel kísérése, a szerzıdés felbontásának kezdeményezése, amennyiben annak jogi feltételei fennállnak, a szerzıdés felmondásának kezdeményezésérıl, illetve a felmondott szerzıdésekrıl a Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete számára tájékoztató készítése, az éves közbeszerzési statisztika elfogadása. A Közbeszerzési Bizottság tagjai a hatáskörükbe tartozó esetekben kötelesek betartani a Kbt. 10.- -ban részletezett összeférhetetlenségi szabályokat, s annak felmerülése esetén az összeférhetetlenséget jelenteni a jegyzınek. Az összeférhetetlenség fennállása esetén az adott közbeszerzéssel kapcsolatos döntéshozatalban a bizottsági tag nem vehet részt, az eljárással kapcsolatos kérdések tárgyalásakor, illetve döntéshozatalkor köteles elhagyni az üléstermet. A Közbeszerzési Bizottság tagjai jogosultak részt venni a bontási eljáráson, illetve az eredményhirdetésen, továbbá tárgyalásos eljárás során a tárgyaláso(ko)n. A Közbeszerzési Bizottság felhívhatja a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottságot az eljárást kezdeményezı, vagy egyé felhívás, dokumentáció átdolgozására, s jóváhagyás végett történı ismételt 8
elıterjesztésére. A Közbeszerzési Bizottság, illetve tagjai az adott közbeszerzéssel kapcsolatosan jogosultak kérdéssel fordulni a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottsághoz, illetve kérdéseket feltenni a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjainak. A Közbeszerzési Bizottság tagjai felelısek jelen Szabályzatban foglalt feladataik ellátásáért, az összeférhetetlenségi szabályok betartásáért. 3. A polgármester A polgármester felelıs jelen szabályzatban tételesen felsorolt feladatai mellett az önkormányzat közbeszerzési feladatainak elıkészítésért, megvalósításáért, a közbeszerzési eljárások lefolytatásáért. Amennyiben az Önkormányzat más által lefolytatni kívánt közbeszerzési eljáráshoz csatlakozik, illetve közbeszerzési eljárása során az Önkormányzat más nevében is eljár, az adott közbeszerzési eljárásra vonatkozó, a részt vevı felek között létrejövı megállapodást az Önkormányzat nevében a polgármester írja alá. Felelıs továbbá a közbeszerzési eljárások nyomán kötött szerzıdések jogszerő teljesítéséért, ennek megköveteléséért, s elmaradása esetén a szükséges jogi lépések megtételéért. 4. A jegyzı Felelıs a közbeszerzési eljárások szakmai elıkészítéséért, illetve a lefolytatás feltételeinek biztosításáért, beleértve mindazon feladatokat, melyeket jelen Szabályzat szerint a Polgármesteri Hivatalnak kell ellátnia. A jegyzı köteles gondoskodni arról, hogy a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok megosztásáról, melyet az érintett köztisztviselık munkaköri leírásában rögzít, beleértve a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséget is, az eljárást kezdeményezı és egyéb hirdetmények idıben feladásra kerüljenek a Közbeszerzési Értesítı Szerkesztısége számára; a közvetlenül megküldendı hirdetmények határidıben megküldésre kerüljenek az ajánlattevıknek; hirdetmény nélküli tárgyalásos közbeszerzési eljárás esetében a Közbeszerzési Döntıbizottság határidıben megkapja a Kbt. által elıírt dokumentumokat; a Kbt., illetve jelen Szabályzat által elıírtak (Szabályzat, tájékoztatók, stb.) a megfelelı idıben felkerüljenek az Önkormányzat honlapjára; az éves statisztikai összegezést az Önkormányzat határidıben megküldje a Közbeszerzések Tanácsának; a dokumentálás rendjét betartsák; jogorvoslati eljárás során a Közbeszerzési Döntıbizottság számára az eljárás összes dokumentumának másolati formában az Önkormányzat megküldje; minden közbeszerzést zavaró körülmény, és minden olyan esetet, amely annak eredményét befolyásolhatja, kivizsgálásra kerüljön. 9
5. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság feladatait jelen Szabályzat II. fejezet 2. és 3. pontja tartalmazza. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjai a feladatukat az elvárható szakértelemmel és gondossággal, a közbeszerzésre, a közbeszerzés tárgyára vonatkozó jogszabályok, elıírások és utasítások szerint kötelesek ellátni. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjainak felelıssége ezzel összefüggésben kiterjed minden olyan tevékenységre, melyek a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság által elvégendı feladatokhoz kapcsolódnak. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjai különösen felelnek a felhívások és a dokumentációk tartalmáért, a közbensı és az eljárást lezáró döntést megelızı javaslatban és az eljárás értékelését tartalmazó szakvéleményben foglaltakért. Bizottsági tag az ajánlattevıkkel (részvételre jelentkezıkkel), illetve alvállalkozóikkal az eredmény kihirdetéséig (egyszerő eljárás esetében az összegezés megküldéséig) sem szóban, sem írásban nem tarthat kapcsolatot, kivéve az adott közbeszerzéssel kapcsolatosan elengedhetetlen kapcsolattartást. Az adott közbeszerzéssel összefüggı megkeresés tényét haladéktalanul jelenteni kell a jegyzınek. Abban az esetben, amikor a bizottsági tag egyéb munkaköri kötelezettségébıl adódóan bármelyik ajánlattevıvel (részvételre jelentkezıvel), illetve alvállalkozóikkal munkakapcsolatban áll, és a személyes kapcsolattartás elkerülhetetlen a közbeszerzési eljárás alatt, akkor errıl a körülményrıl a fentieknek megfelelıen köteles tájékoztatni a jegyzıt. 6. A lebonyolító A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság munkájának segítése céljából szakmai és egyéb szempontoknak megfelelı lebonyolító szervet is felkérhet és megbízhat az ajánlatkérı. Lebonyolítói feladatot csak olyan szervezet vagy személy láthat el, aki hivatalos közbeszerzési tanácsadó, ebbıl következıen rendelkezik a jogszabályokban elıírt felelısségbiztosítással. A lebonyolítóval kötött szerzıdésben minden esetben ki kell kötni, hogy a bonyolító vállaljon teljes jogi és anyagi felelısséget a közbeszerzési eljárás jogszabályi elıírásoknak megfelelı lebonyolításáért. Ez alól csak akkor mentesül, ha Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete, illetıleg a Közbeszerzési Bizottság a bonyolító írásbeli szakvéleménye ellenére jogszabálysértı döntést hoz. A lebonyolító feladatát alkalmazása esetén a vele kötött szerzıdésben konkrétan meg kell határozni. A lebonyolító feladatai az adott közbeszerzés teljes körő lebonyolítása során különösen az alábbiak lehetnek: a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjai megbízó levelének elkészítése, összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozataik aláíratása; az eljárást kezdeményezı felhívás és dokumentáció, illetıleg kétszakaszos eljárás esetén az ajánlattételi felhívás és dokumentáció tekintetében az egyeztetések lefolytatása a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjaival; a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjaitól származó vélemények beépítése; 10
a kész eljárást kezdeményezı felhívás és dokumentáció, illetıleg kétszakaszos eljárás esetén az ajánlattételi felhívás és dokumentáció átadása azon döntéshozó számára, aki a fenti dokumentumok elfogadására jogosult; az elfogadott felhívás megjelentetése, illetve adott esetben közvetlen eljuttatása az ajánlattételre felkértek számára; a Közbeszerzési Értesítı Szerkesztısége által elvárt hiánypótlás teljesítése, ha szükséges a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjaival való egyeztetése; adott esetben a helyszíni konzultáció megtartása, jegyzıkönyvvezetés; a kiegészítı tájékoztatás keretében feltett kérdések határidıben történı megválaszolása; a beérkezett ajánlatok (részvételi jelentkezések) bontása, a bontási jegyzıkönyv elkészítése; az ajánlatok (részvételi jelentkezések) teljes körő átvizsgálása, értékelése, a hiánypótlási felhívások elkészítése, értelmezı kérdések összeállítása; a beérkezett hiánypótlási anyagok és a válaszok ellenırzése; a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjaival egyetértésben a kirívóan alacsony ár, illetve irreális kötelezettségvállalás tapasztalása esetén az erre való rákérdezés, indokolás kérése; a beérkezett válaszok, indokolások megvizsgálása; írásbeli szakvélemény készítése; döntés-elıkészítı javaslat készítése és megküldése véleményezésre a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjai számára; jegyzıkönyvvezetés a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság ülésein, beleértve a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság döntési javaslatának írásba foglalását is; az eljárás végén az összegezés és a szükséges tájékoztatók elkészítése; az eredményhirdetés megtartása, jegyzıkönyvvezetés; szükség esetén részvétel a képviselı-testület, illetıleg a Közbeszerzési Bizottság ülésein, az ott felmerülı kérdések megválaszolása; eredményes közbeszerzési eljárás esetén a szerzıdések egyetértést tanúsító szignálása; adott esetben részvétel a Döntıbizottság elıtti jogorvoslati eljárásban, ezzel összefüggésben a szakvélemény készítése, illetve a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottsággal és a Közbeszerzési Bizottsággal való konzultáció után a jogorvoslati észrevételek elkészítése. Ahol jelen Szabályzat valamely dokumentum elkészítését említi, ott annak az érintettek részére történı megküldését is érteni kell. 7. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó Jelen Szabályzatban foglalt esetekben az Önkormányzat köteles, illetve jogosult hivatalos közbeszerzési tanácsadót is igénybe venni közbeszerzési eljárásai lefolytatására. Az ezzel kapcsolatos szakmai követelményeket és eljárási elıírásokat a Kbt. 11. -a tartalmazza. A közbeszerzési szakértı, illetve tanácsadó felelısségét, feladatait a vele kötött szerzıdés tartalmazza. A közbeszerzési szakértı feladatai az alábbiakra terjedhetnek ki: a közbeszerzési eljárás indításához szükséges feltételek meglétének ellenırzése, hiányosság jelzése; az eljárást indító hirdetmény, illetve kétfordulós eljárás eseten az ajánlattételi felhívás a Kbt. elıírásainak megfelelı tervezetének elkészítése; a dokumentáció közbeszerzési jogi jellegő részeinek elkészítése; 11
adott esetben a közbeszerzési eljárás forgatókönyvének elkészítése, szükség esetén részvétel a helyszíni bejáráson/konzultáción; az ajánlattevık (részvételre jelentkezık) által feltett közbeszerzési jogi jellegő kérdésekre válaszadás, az egyéb kérdésekre adott válaszok ellenırzése a Kbt. elıírásainak történı megfelelés szempontjából; részvétel a bontási eljáráson; felkérés alapján részvétel a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság munkájában, tanácsadás az alkalmatlanság, érvénytelenség, kizárás vonatkozásában elıterjesztendı javaslathoz, illetve a fenti kérdésben történı döntéshez; hiánypótló, illetve felvilágosítást kérı levelek tartalmának meghatározása, elkészítése, illetve tartalmának közbeszerzési szempontú ellenırzése; részvétel az ajánlatok (részvételi jelentkezések) a Kbt. elıírásainak való megfelelés szempontjából való átvizsgálásában; az ajánlatok (részvételi jelentkezések) értékelésérıl szóló szakvélemény, illetve a döntési javaslat elkészítése; szükség esetén részvétel a képviselı-testület, illetıleg a Közbeszerzési Bizottság ülésein, az ott felmerülı kérdések megválaszolása; részvétel a nyilvános eredményhirdetésen, szükség eseten tanácsadás a felmerült jogi jellegő kérdésekben; az eljárás végén az összegzés, illetve az eljárás eredményérıl szóló tájékoztató elkészítése, adott esetben ezek átvizsgálása a Kbt. elıírásainak való megfelelés szempontjából; eredményes közbeszerzési eljárás esetén a szerzıdések egyetértést tanúsító szignálása; felkérés alapján megvizsgálja, hogy a közbeszerzés alapján kötött szerzıdés módosításának fennáll-e a Kbt. 303. -a szerinti jogalapja, illetve közremőködik a módosításról szóló hirdetmény elkészítésében; részvétel a Döntıbizottság elıtti eljárásokban; felkérés alapján bármely közbeszerzési kérdésben szakvélemény készítése, tanácsadás; felkérés alapján a közbeszerzési eljárások során mások által készített anyagok véleményezése a Kbt. elıírásainak történı megfelelés érdekében. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó a közbeszerzési eljárás jogszabályi elıírásoknak megfelelı lebonyolításáért, szakvéleménye megfelelıségért anyagi felelısséggel tartozik. Ez alól csak akkor mentesül, ha Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete, illetıleg a Közbeszerzési Bizottság a bonyolító írásbeli szakvéleménye ellenére jogszabálysértı döntést hoz. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó szerepét betöltheti a 6. pontban ismertetett lebonyolító szervezet is, ha megfelel a jogszabályilag elıírt feltételeknek és bemutatja a nyilvántartásba vételével kapcsolatos igazolást. IV. fejezet Az éves statisztikai összegezés elkészítése Az éves statisztikai összegezést a rendelkezésére álló adatok alapján és a jogszabályban meghatározott minta szerint a Polgármesteri Hivatal készíti el és terjeszti a Közbeszerzési Bizottság elé elfogadásra. A polgármester a jegyzı útján köteles gondoskodni arról, hogy az éves statisztikai összegzés a tárgyévet követı év május 31. napjáig a Közbeszerzések Tanácsához megérkezzen. 12
V. fejezet Az eljárás dokumentálási rendje Az Önkormányzat minden egyes közbeszerzési eljárását írásban köteles dokumentálni. A közbeszerzési eljárás elıkészítésével, lefolytatásával és a szerzıdés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetıleg a szerzıdés teljesítésétıl számított öt évig meg kell ırizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerıs befejezéséig, de a Kbt. 7. (2) bekezdése alapján legalább öt évig meg kell ırizni. A közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentumokat az Önkormányzat Iratkezelési Szabályzatában meghatározottak szerint kell dokumentálni. A közbeszerzési törvényben elıírt dokumentálás megtörténtéért, és a dokumentumok teljességéért a jegyzı a felelıs. A Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjai, Közbeszerzési Bizottság elnöke, továbbá a közbeszerzésben közremőködı lebonyolító vagy szakértı kötelesek a közbeszerzésekkel kapcsolatos valamennyi dokumentációt a jegyzı részére átadni. A közbeszerzések ügyiratait külön kell nyilvántartani és tárolni, errıl a jegyzı köteles a hivatala útján gondoskodni. VI. fejezet Jogorvoslati eljárás A közbeszerzésekkel kapcsolatos jogorvoslati eljárásokban az Önkormányzat jogi képviseletét a közbeszerzési eljárások lefolytatására megfelelı szakmai felkészültséggel rendelkezı személy látja el. Az ajánlatkérı közbeszerzési tevékenységével szemben a Közbeszerzési Döntıbizottság elıtt indított eljárásban az ajánlatkérıt képviselı személyt a polgármester esetenként bízza meg. VII. fejezet A belsı ellenırzés rendje A közbeszerzési eljárások belsı ellenırzését a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003./XI.26./Korm. rendelet alapján, valamint az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998./XII.30./Korm. rendelet XII/A. fejezetében elıírt FEUVE rendszer kialakítására vonatkozó elıírások szerint kell végrehajtani. Amennyiben az Önkormányzat ellen indított jogorvoslati eljárásban, illetve fellebbezés nyomán bírósági ítéletben az Önkormányzatot elmarasztalja, kötelezı a felelısség megállapítása érdekében belsı ellenırzést lefolytatni. Az Önkormányzat belsı ellenıri tevékenységét megbízás alapján a kistérségi belsı ellenır látja el. A megbízott belsı ellenır felelıs a jelentésében foglaltak szakmai megalapozottságáért. Az ajánlatkérı nevében eljáró, illetıleg az eljárásokba bevont személyek és szervezetek felelısségének megállapítása a Kbt. elıírásaiba, illetve jelen Szabályzatban foglaltakba ütközı cselekmények miatt az alábbiak szerint történhet: 13
a polgármester a polgármesteri tisztség ellátására vonatkozó szabályok szerint; a jegyzı a köztisztviselık jogállásáról szóló törvény szabályai szerint; a Polgármesteri Hivatalban dolgozó más dolgozók a köztisztviselık jogállásáról szóló törvény, a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjai esetében a rájuk vonatkozó munkajogi jogszabályok (pl. közalkalmazotti törvény, a Munka Törvénykönyve) szabályai, illetıleg megbízás esetén az erre vonatkozó szerzıdés szerint; a lebonyolító, illetve és a hivatalos közbeszerzési tanácsadó a velük kötött szerzıdések szerint. VIII. fejezet Záró rendelkezések Jelen Szabályzat 2008. július 1. napjától az önkormányzat 346/2008. (VII. 01.) öh. számú határozatával lép hatályba. Egyidejőleg hatályát veszti a Képviselı-testület 312/2006. (X. 20.) öh. számú határozatával jóváhagyott korábbi Közbeszerzési Szabályzat. Jelen Szabályzatot a hatályba lépését követıen indított közbeszerzési eljárások esetén kell alkalmazni. A képviselı-testület felhívja a II. Rákóczi Ferenc Általános és Alapfokú Mővészeti Iskola igazgatóját, hogy következı ülésén mutassa be jelen Szabályzatnak megfelelı saját közbeszerzési szabályzatát. A jegyzı feladata gondoskodni arról, hogy a Szabályzatban foglalt elıírásokat a Közbeszerzési Bizottság, a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagjai, az érintett belsı munkatársak és az eljárásokba bevont külsı szakértık és bonyolítók, továbbá a Közbeszerzési Bizottság ülésein esetenként résztvevık megismerjék és ennek tényét ún. megismerési nyilatkozatban aláírásukkal igazolják. Hajdúsámson, 2008. július 1. Andó Lászlóné polgármester Bagolyné Szőcs Mariann jegyzı 14
1. számú melléklet ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI ÉS TITOKTARTÁSI NYILATKOZAT Alulírott,.. (név) *, mint a. tárgyú ** közbeszerzési eljárásban a Szakmai Elıkészítı és Bíráló Bizottság tagja nyilatkozom, hogy a közbeszerzésekrıl szóló módosított 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 10. -ában megfogalmazott összeférhetetlenségi okok velem szemben és a Kbt. szerinti hozzátartozóimmal szemben nem állnak fenn. Nyilatkozom továbbá, hogy amennyiben a közbeszerzési eljárás során személyemet, illetve a Kbt. szerinti hozzátartozóim személyét illetıen olyan változások állnak be, melyek a fenti törvényhelyen meghatározott összeférhetetlenségi szabályokat sértenék, s ezek jogsértést eredményeznének a közbeszerzési eljárás tekintetében, azonnal lemondok bizottsági tagságomról. Elfogadom továbbá, hogy bizalmasan kezelek minden, a közbeszerzési eljárás elıkészítése során tudomásomra jutott adatot, tényt és információt. A közbeszerzési eljárás alatt az ajánlattevıkkel (részvételre jelentkezıkkel), illetve alvállalkozóikkal sem szóban, sem írásban nem tartok kapcsolatot, kivéve az adott közbeszerzéssel kapcsolatosan elengedhetetlen kapcsolattartást, illetve azt az esetet, ha munkaköri kötelezettségembıl adódóan bármelyik ajánlattevıvel (részvételre jelentkezıvel), illetve alvállalkozóikkal munkakapcsolatban állok, és a személyes kapcsolattartás elkerülhetetlen. Az adott közbeszerzéssel összefüggı megkeresés tényét haladéktalanul jelentem..., (helység).. (év). (hónap). (nap)... aláírás * A bizottsági tag nevének megfelelıen töltendı ki. ** A közbeszerzés tárgyának megfelelıen töltendı ki. 15