BESZERZÉSI FOLYAMATOK SZABÁLYOZÁSA

Átírás

1 1/13 oldal Készítette: Jóváhagyta: Tartalomjegyzék 1./ Célmeghatározás 2./ Területi érvényesség 3./ Fogalom meghatározások 4./ Eljárás 5./ Kapcsolódó dokumentációk jegyzéke 6./ Dokumentálás Fazekas Richárd Bálint Beáta Hatálybalépés időpontja: július 15. Példány tulajdonosa: Példány sorszáma: Módosítások: Sor- Lap- Módosítás tárgya Dátum Módosító Jóváhagyta szám szám KIR dokumentáció teljeskörű felülvizsgálata, integrálása a minőségügyi dokumentációba AZ MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány követelmények szerinti felülvizsgálat, az ME 06.1 és ME 06.2 eljárási utasítások összevonása A MEBIR bevezetéséhez szükséges felülvizsgálatot követő aktualizálás. a folyamat teljes-körű felülvizsgálata, módosítása, kiegészítés az új partner regisztrációs rendszerrel a KÉP projekt követő ügyviteli folyamat meghivatkozása, az eljárás felülvizsgálata A termelési szervezeti változások szerinti módosítások átvezetése Projektmenedzsment Kézikönyv miatti módosítás Szigeti Edit Bálint Beáta Szigeti Edit Bálint Beáta KÉSZ Építő és Szerelő Zrt. integrálása Badacsonyi és Király Kft. Bálint Beáta Kasnyik Anna Szigeti Edit Kasnyik Anna Szigeti Edit Bálint Beáta Bálint Bea Fazekas Richárd Bálint Bea Molnár Péter Szalados László: KÉSZ IPARI GYÁRTÓ Kft. integrálása Bálint Bea Folyamat felülvizsgálata, szervezeti változások lekövetése Szigeti Edit Vőneki Róbert Szalados László Kovásznai Zsolt, Tóth Gábor Jelen eljárás a Társaság kizárólagos tulajdona.

2 2/13 oldal 1. Célmeghatározás Az eljárás célja a Társaság beszerzési folyamatának egységes szabályozása, hogy a beszállított termékek megfeleljenek a beszerzési követelményeknek. Továbbá a Társaság által alkalmazott szállítók minőségképességének kiértékelése, azok kiválasztása, ezzel biztosítva a társaság követelményeinek megfelelő termékeket/szolgáltatásokat. 2. Területi érvényesség Jelen eljárás vonatkozik a KÉSZ Építő és Szerelő Zrt, a KÉSZ Ipari Gyártó Kft, MI-BE 2000 Kft. és a MATECH Magyar Technológiai Kft., továbbiakban Társaságra és azok beszerzési folyamataira. 3. Fogalom meghatározások JD. rendszer: JD. vállalatirányítási rendszer, mely hivatott a cégcsoport egységes folyamatainak és ügyvitelének biztosítására. Partner regisztrációs program KÉSZ beszállítói, alvállalkozói, szolgáltatói partneradatainak nyilvántartására, leszűrésére és karbantartására alkalmas WEB alapú program. A partnerek kapcsolatos belső tapasztalatok értékeléseit is nyilvántartja. beszerzési modul: JD. rendszer beszerzési modulja. alvállalkozók: A Társaság generál / gyártó tevékenysége során bevont, olyan cégek összessége, mellyel a Társaság megrendelése folytán külön szerződés alapján kiadott munkát komplexen elvégzik, a munkájukért teljes körű felelősséggel és garanciával tartoznak.

3 3/13 oldal beszállítók: A Társaság mindennemű tevékenysége során bevont olyan cégek összessége, melyek a Társaság működése során szükséges anyagot, eszközt, szolgáltatást, stb. külön szerződés alapján biztosítják és munkájukért teljeskörű felelősséggel valamint a szerződésben és a törvény által előírt garanciával tartoznak. szállítók A Társaság alvállalkozóinak, beszállítóinak és szolgáltatóinak összessége. Partner törzs: Mindazon minősített szállítók (alvállalkozók és beszállítók) nyilvántartása, amelyekkel a Társaság tagjai kapcsolatot tartanak fenn. keretrendelés: A keretszerződés lehívása megrendelés formában. A keretszerződés szerződött partnerek közötti létrejött megállapodás, amiben a tárgyévi illetve adott időszakra meghatározott kereteket rögzíti Integrált rendszer: A Társaság által egységesen szabályozott rendszerek összessége: - ISO ISO MSZ KÉP KÉSZ Építőipari Projektkövető Rendszer KÉP program a KÉSZ vállalkozási, kivitelezési folyamatának informatikai támogatására kidolgozott belsőfejlesztésű program, ennek alap felhasználói programja a KÉP Light A KÉP rendszer elemei: KÉP Költségvetés készítő KÉSZ Építőipari Projektkövető

4 4/13 oldal 4. Eljárás 4.1. Gépek, berendezések, alvállalkozói munkanemek, anyagok, alkatrészek, szolgáltatások beszerzési igényeinek összegyűjtése, és az ajánlatkérés rendje (KÉSZ Építő és Szerelő Zrt, a KÉSZ Ipari Gyártó Kft., MI-BE 2000 Kft. és a MATEC Magyar Technológiai Kft.) A Társaság a projekt elnyerését követően, a Projektismertető jegyzőkönyvben (101) rögzítik a beszerzési ütemterv elkészítésének határidejét és felelősét. A beszerzési ütemterv aktualizálása a projekt ütemtervvel összhangban kell, hogy történjen, ennek elkészítése a létesítményfelelős (szakági építésvezetők bevonásával) / érintett területi vezető (költségviselő) és a projekt beszerző (szakági beszerzők bevonásával) együttes feladata és felelőssége. A beszerzési ütemterv és annak módosításának jóváhagyása a létesítményfelelős / érintett területi vezető és a beszerzési vezető együttes feladata. A megvalósító szervezet belső projekt indítóján kerül kijelölésre, hogy a beszerezési tételek: a Központi beszerzésen kerülnek versenyeztetésre, és kiszerződésre vagy, a beszerzés szervezetéhez tartozó, de az adott projekthez rendelt beszerzési mérnök versenyezteti meg és szerződi ki. A tényleges beszerzési igényfeladást az építésvezető / érintett területi vezető által kijelölt személy adja fel a beszerző részére, elektronikus úton (KÉP Light-ban, vagy -en). A Vállalkozási Igazgatóság által megadott munkanemi kódok, és a jóváhagyott beszerzési ütemterv figyelembe vétele mellett kell az igényfeladást elvégezni: a beszerzendő termék egyértelmű azonosítása, minőségi bizonylatolási követelménye, mennyiség és a beszerzési határidő, amennyiben szükséges a munkabiztonsági, környezetvédelmi követelmények feltüntetése mellett. A projektigazgató / főmérnök / érintett területi vezető és a beszerzési vezető által közösen kijelölt projekt beszerző mérnök, valamint beszerző A beszerző köteles Ft fölötti szerződéses összeg során (ahol várhatóan több megrendelés lesz az adott projekt során) ártükröt illetve fedezet kimutatást (310) - készíteni a projekt során felmerült munkanemekre, szolgáltatásokra, anyagokra.

5 5/13 oldal Fuvarszervezés: Amennyiben a beszerzésre került termékek helyszínre szállítása nem a beszállító feladata, abban az esetben a fuvarigényt a Fuvarozás felé az A520 számú nyomtatványon kell jelezni. A Beszerzés csak elektronikus úton érkezett igényfeladást fogadhat el, melyek munkaszámokra, költséghelyekre és munkanemi kódra történő bontása kötelező. Minimálisan 3 szállítótól kell ajánlatot kérni, kivéve - ha a beszerzési érték nettó Ft alatti, Ettől eltérni csak a beszerzési vezető/igazgató jóváhagyásával lehet Szállítók kiválasztása (KÉSZ Építő és Szerelő Zrt, a KÉSZ Ipari Gyártó Kft., MI-BE 2000 Kft. és a MATECH Magyar Technológiai Kft.) Az ajánlatkéréshez a potenciális szállító(ka)t - amennyiben a Vevő másként nem rendelkezik- a létesítményfelelősnek/ érintett területi vezetőnek, beszerzési vezetőnek és beszerzőknek kell kiválasztania az egyeztető tárgyalások és az összegyűjtött információk alapján. A szállítói szerződéskötés rendjét az IIE 7.2. integrált eljárás szabályozza. A szerződéses kapcsolatban álló szállítónak szerepelnie kell a Partner regisztrációs program és a JD. rendszer Szállítói adattörzsébe, mint regisztrált partner. Keretszerződések A Beszerzés keretszerződéseket köt, az érintett szervezeti egységgel egyeztetetve, a kiemelt tételekre (anyag vagy munkanem). Az aktuális keretszerződéseket a Beszerzés tartja karban a \\kesz.hu\dfs\kozos\beszerzes\keretszerződések, hálózati helyen, illetve új keretszerződés esetén en küld értesítést a beszerzőknek, létesítményfelelősöknek, projektigazgatónak, főmérnöknek, valamint a vállalkozási mérnököknek. Azonos feltételek mellett a keretszerződött partner ajánlatát előnyben kell részesíteni (utolsó hívás jogán) Anyagok, alkatrészek, szolgáltatások beszerzési folyamatának rendje (KÉSZ Építő és Szerelő Zrt, KÉSZ Ipari Gyártó Kft., MI-BE 2000 Kft. és a MATECH Magyar Technológiai Kft.)

6 6/13 oldal Döntés megrendelésről, szerződéskötésről Amennyiben az ajánlatkérések megtörténtek, az ártükör összeállításra került a beszerző által. Az összeállított ártükröt a létesítményfelelős/ főmérnök/ érintett területi vezető hagyja jóvá, mely melléklete a jogosulti pozícióban megkötött szerződésnek / megrendelésnek. 20 millió Ft feletti jogosulti pozícióban megkötendő szerződés előtt az ártükröt a Menedzsmenttel kell jóváhagyattatni a beszerzési vezetőnek/igazgatónak, ill. projektigazgatónak/ főmérnöknek/ érintett területi vezetőnek a hatályos aláírási rend figyelembe vétele mellett. Amennyiben a létesítményfelelős/ főmérnök/ érintett területi vezető/ Menedzsment az ártükörben szereplő kimutatással nem ért egyet, vagy még kiegészítést kér hozzá, akkor azt jelzi a beszerző felé. Az ártükör jóváhagyási folyamat, valamint a szerződés/megrendelés megkötési folyamat átfutási idejének a jóváhagyott beszerzési ütemtervhez kell igazodnia Megrendelések, szerződések rendje A jóváhagyott/élesíthető szállítói ajánlatokat a beszerző a JD és/vagy KÉP Light rendszerben megrendelés, szállítói / szolgáltató szerződés vagy alvállalkozói szerződés formájában rögzít. Megrendelés kerül rögzítésre: - 1M Ft alatti beszerzések, szolgáltatások, alvállalkozások esetén BE, BR, AZ megrendelésként a JDE-be vagy a KÉP Light -ban, Szerződéskötésre kerül sor: - 1M Ft fölötti beszerzések, szolgáltatások, alvállalkozói munkák esetében Keretrendelésről lehívás A Beszerzés által megkötött keretszerződésekből az arra jogosultak a szükséges adatok megadásával lehívhatják a kívánt mennyiségeket, majd abból egyedi rendelést automatikusan készít a rendszer. 1 millió Ft feletti megrendelések esetekben pedig szerződést kell kötni. A beszerzéseket, amennyiben munkabiztonsági / környezetvédelmi területet érintenek, a munkabiztonsági / környezetvédelmi menedzserrel is át kell vizsgáltatni MEB / KIR szempontok érvényesülése miatt.

7 7/13 oldal Tárgyi eszköz beszerzés A tárgyi eszközök igénylése, beszerzése esetén a vonatkozó, érvénybe lévő Eszközgazdai rendszer szabályozásáról szóló ügyvezetői utasításnak megfelelően kell eljárni, az intranetes Eszközigénylés modul alkalmazásával E-business Az egyes munkanemek, anyagok, szolgáltatások internetes versenyeztetéséről a beszerzési vezető dönt, értékhatártól függetlenül. A versenyt a központi beszerzés írja ki, és folytatja le. A versenyeztetésre kiírt műszaki tartalom a létesítményfelelős/ érintett területi vezető adatszolgáltatása alapján kerül kiírásra. A versenyezetés eredménye a létesítményfelelős / érintett területi vezető, az adott termék / szolgáltatás / munkanem beszerzéséért felelős beszerző valamint beszerzési vezető számára megküldésre kerül. Az e-bussines versenyeztetés eredménye egyenértékű az ártükörrel, ennek elfogadása a 4.3 pont szerint történik Megrendelések, szerződések aláírása Az IIE 7.2 integrált eljárás szerint A beszerzett termékek igazolása A beszállított tételek átvétele, szállítólevélen történő jóváhagyása kivitelezésre szállított áruk estében a Projektmenedzsment Kézikönyv valamint az ME Kooperációs folyamatok szabályozása eljárás előírásai alapján, a központi raktárba szállított áruk esetében az MU Idegenáru átvételi utasítás szerint történik. Az átvételt igazoló szállítólevél elektronikus másolatát az átvétel napján az építésvezetőnek, ill. az átvétellel megbízott személynek vissza kell küldeni a megrendelést / szerződést feladó beszerző részére, akinek kötelessége a megrendelésben / szerződésben szereplő mennyiség ütköztetése Beszerzett termékek minőségi bizonylatának kezelése Alapesetben a beszállító az anyaggal együtt, a gépkocsivezetővel küldi el a beérkező anyagok műbizonylatait. Ez a szállítólevéllel együtt az adott raktárban vagy kivitelezési irodában kerül leadásra.

8 8/13 oldal A raktári átvétel és az idegenáru átvétel folyamán megtörténik az anyagok azonosítása, és a műbizonylatok ellenőrzése. Megfelelő műbizonylatok esetén (a műbizonylat minden adata megegyezik a beszállított anyagok tényleges adataival, valamint megfelel az adott munka minden előírásának) az anyag bevételezésre kerül a folyamatszabályozás szerint. Nem megfelelőség esetén az idegenáru átvevő / építésvezető / művezető / érintett területi vezető tájékoztatja az eltérésről az anyag beszerzőjét az alábbi módon: Írásban, minden minőségi átvételt követően. Az értesítés táblázatos formában történik, mely táblázatnak az alábbi adatokat kell tartalmaznia: - anyag megnevezése/típusa, - Megjelölt anyagminőség, - mennyiség, fő méretek (pl. darabszám, hossz, stb.), - tétel alapazonosítója (pl. adagszám, gyári szám, ), - beszállító megnevezése, - szállítólevélszám, - munkaszám, - beérkezés dátuma, - megjegyzés. A beszerző a kapott adatok alapján a beszállítóval felveszi a kapcsolatot, és intézkedik a probléma megoldásáról egyeztetve az építésvezetővel / érintett területi vezetővel. Az acélszerkezet gyártó központ bizonylatainak kezelését részletesen az MU Idegenáru átvételi utasítás tartalmazza A veszélyes anyagok biztonsági adatlapjainak felügyelete A Beszerzés munkatársainak feladata a Társaság által felhasznált veszélyes anyagok biztonsági adatlapjainak rendelkezésre állásának biztosítása, valamint a biztonsági adatlapokról vezetett hálózati nyilvántartás naprakész vezetése és a változások figyelemmel kísérése. Új anyag beszerzése esetén minden esetben vizsgálni kell, hogy rendelkezésre áll-e az anyag biztonsági

9 9/13 oldal adatlapja. Amennyiben a beszerzett anyag biztonsági adatlapja nem szerepel a nyilvántartásban, a beszerzésért felelős személynek minden esetben gondoskodni kell a dokumentum bekéréséről és a \\kesz.hu\iso\iso\biztonsági adatlap nyilvántartás hálózati úton elérhető nyilvántartásba történő bekerülésről Nemzetközi beszerzés folyamata: - Európai Uniós tagállamokon belüli Szerződések/Megrendelések esetén a fogadó ország előírásaihoz igazodva. Beszerző vámügyintézés felé szállítást követően továbbítja az Intrastat bevalláshoz szükséges adatokat és dokumentációt (A számlán az egyéb azonosítást szolgáló adatok mellett fel kell tüntetni a leszállított termék vámtarifaszámát is. A számla mögé csatolandó a szállítólevélen felül a CMR fuvarokmány). - Európai Unión kívüli tagállamba történő ki-, illetve beszállítások esetén a beszerző a Vámügyintéző bevonásával, (Vámelőírások figyelembevétele mellett) készíti a megrendeléseket / szerződéseket Beszállítók, alvállalkozók értékelése Az alvállalkozók, szolgáltatók és beszállítók minősítési módszere Az alvállalkozók, szolgáltatók, beszállítók minőségképességét, illetve ha szükséges környezeti és/vagy MEB teljesítményét az alábbi módszerek egyikével, vagy azok kombinációival vizsgáljuk: Adatlap: Új szállítók alkalmasságának vizsgálata: előre összeállított és jóváhagyott kérdőív Partner regisztrációs programon keresztül történő kiküldésével és értékelésével. Felhasználói tapasztalatok értékelése: Régi, már foglalkoztatott szállító alkalmasságának vizsgálata korábbi azonos, vagy hasonló teljesítések alapján. Külső rendszeraudit: A szállító alkalmasságának vizsgálata Minőségügyi Kézikönyvének átvizsgálásával, amennyiben dokumentált rendszerrel rendelkezik; ha nincs, akkor a cég felülvizsgálata egyedileg összeállított kérdéslista alapján, valamint helyszíni látogatással Vizsgálat végrehajtása

10 10/13 oldal a.) Adatlap Az Adatlap (304) szállítóink előzetes értékelésére szolgáló nyomtatvány. Az adatlapok kitöltésével nyílik lehetősége a potenciális alvállalkozónak, beszállítónak, vagy szolgáltatóknak a Társaság nyilvántartásába bekerülnie és ezáltal szerződést kötnie. Az Adatlap kitöltése elektronikusan, a Partner regisztrációs programból generált és a partner részére en kiküldött azonosító és jelszó segítségével elektronikusan, WEB alapon történik. Csak azokkal a szállítókkal szabad szerződést/megrendelést kötni akik kitöltötték a Partner regisztrációs program adatlapját. A kitöltött adatlapokat, ez által a partnereket egy háttér pontozás segítségével vizsgáljuk (úgy mint pl. minőségirányítási rendszer megléte, felelősség biztosítás, munkabiztonsági és környezetirányítási alap információk, mutatók, stb.). Abban az esetben, ha a partner eléri a Folyamatszabályozás által megadott szűrési ponthatárt automatikusan beérkeznek az adatai a partnerkarbantartó kollégához, aki ellenőrzést követően véglegesíti azokat és továbbítja a JD. rendszerbe. Amennyiben a partner válaszai alapján, az előzetes vizsgálaton nem felel meg a Folyamatszervezéshez kerül, ahol a szerződni kívánó szervezettel konzultálva egyedi elbírálás után jóváhagyásra, vagy végleges kizárásra kerül. A Folyamatszervezéshez által tovább engedett partnereket végleges rögzítését szintén a partnerkarbantartó végzi. Az Adatlap partnerkarbantartó általi jóváírása által a szállító/szolgáltató a JD-ben és Partnernyilvántartó rendszerben is átvezetésre, aktualizálásra kerül. Az elektronikus eléréssel még nem rendelkező partnereink Adatlapjai csak akkor kerülhetnek rögzítésre, ha azt írásosan kitöltik és visszajutatják a partnerrel kapcsolatot létesítő személynek. Kizárólag a Partner regisztrációs programban és a JD. rendszerben regisztrált és kitöltött adatlappal rendelkező szállítóval/partnerrel köthető szerződés. b.) Felhasználói tapasztalatok értékelése Teljesítés közben észlelt rendkívüli nem megfelelősség esetén, a Társaság kapcsolattartó személyének írásban értesíteni kell a Beszerzést, valamint a projekt beszerzőt hogy azonnali intézkedés történjen a szállító irányában. Projektzárón az adott projekten dolgozó Partnereket minősítése történik, úgy hogy a projektenkénti összesítő listán megjelölésre kerülnek azon cégek, melyek teljesítésével nem voltunk megelégedve, rövid indoklás megadása mellett. Ezen minősítések meglétéért a létesítményfelelős / főmérnök / az érintett területi vezető tartozik felelősséggel.

11 /13 oldal Ezen cégeket a Partner regisztrációs program megjegyzés rovatába az Folyamatszervezési munkatárs rögzíti, mint nem megfelelő partner. A projektzáró jegyzőkönyv e mellékletét a Folyamatszervezésnek kell elküldeni, legkésőbb a projektzárót követő 7. napon. Az ismételt szerződéskötés csak abban az esetben történhet meg e cégekkel, ha a létesítményfelelős / főmérnök / érintett területi vezető egyedileg feloldja a kizárást. A kizárt partnerek listáját évente felülvizsgáljuk. Az éves Kiválóság értékelés során, az abba bevonásra került szállítókról az érintett területi vezetők, létesítményfelelősök, főmérnökök, építésvezetők személyes tapasztalataik alapján- írásos értékelést továbbítanak a Beszerzés részére. A beérkezett írásos vélemények az év végi teljesítmény értékelés során figyelembe vételre kerülnek. A kizárt partnerek listáját évente felülvizsgáljuk. c.) Külső rendszer audit Amennyiben külső rendszeraudit igénye merül fel, az érintett területek részéről, úgy a Folyamatszervezés összeállít egy felülvizsgálati programot, melyet egyeztet a területi vezetővel, majd egyezteti a felülvizsgálat időpontját a Partnerrel. Az audit lefolytatására teamet állítunk össze, mely team az audit végrehajtása után határozza meg a cég minősítését Szállítók minősítése A szállítók minősítésére a következő kategóriákat használjuk: 1. Megfelelő: azon szállítóinkat minősítjük megfelelőnek, akik a kitöltött Adatlap alapján Partner regisztrációs programban és a JD.-ben rögzítésre kerül, illetve az éves értékelés során nem kerül besorolásra sem a Kiváló, sem a Nem megfelelő kategóriákba. 2. Nem megfelelő: nem megfelelőnek ítéljük azokat a Partnereket, akik bármelyik vizsgálati módszer alapján bizonyítottan nem képesek teljesíteni és a Vállalkozói / Beszállítói / Szolgáltatói követelményeket, illetve a projekten nyújtott teljesítményével kapcsolatban jelentős reklamáció merült fel. 3. Kiváló: azon szállítókat soroljuk ebbe a kategóriába, amely partnerek az éves értékelés alapján az adott kategórián belül (kis-; közepes-; nagy- vállalat) az első 18 helyen végeztek és/vagy társaságunk részéről külön elismerésbe részesültek.

12 12/13 oldal Az alvállalkozó, beszállító, szolgáltató pillanatnyi státuszát az Iparági besorolás rovatban jelöljük. Szállítóinkat éves időközönként rendszeresen értékeljük, ez alapján lehetőséget teremtve az adott besorolási kategóriák közötti áttérésre. Az éves értékelést a szállító éves forgalma alapján kiemelt cégeknél az alábbi kategóriákban végzünk a szállító cég nagysága szerint: kis-; közepes- és nagy- vállalat. Az éves, időközönként megtartott minősítési folyamat során az értékelés további szempontjai az alábbiak: - szállítóról, a kapcsolattartó személy által leadott írásos értékelés - a Projektzáró jegyzőkönyvön, a létesítményfelelős/ érintett területi vezető, építésvezető által észlelt hiányosságok, szankciós értékelése), - a munkabiztonsági és környezetirányítási vezetők bejárásai során észlelt tapasztalatok/hiányosságok, éves reklamációk száma és mértéke. A minősítési folyamatot a Beszerzés vezetésével létrehozott minősítő team végzi elektronikus formában. 5. Kapcsolódó dokumentumok: 5.1 Dokumentumok - Integrált Irányítási Kézikönyv, - Projektmenedzsment Kézikönyv - IIE 3.1 Környezeti tényezők felmérése, hatások értékelése, - IIE 7.2 Vevővel kapcsolatos folyamatok szabályozása - IIE 8.2 Figyelemmel kisérés és mérés - IIE 4.3. Kommunikáció - ME Kooperációs folyamatok szabályozása - MU Idegenáru átvételi utasítás 5.2 Feljegyzések - Megrendelési igény (302), - Vállalkozói vég-. részszámla melléklet (103),

13 13/13 oldal - Szakasz/végteljesítés igazolása (104), - Adatlap (304) - Projektindító jegyzőkönyv (132) 6. Dokumentálás Az eljárás során alkalmazott és keletkezett dokumentumok és feljegyzések kezelését az IIE 4.2 integrált eljárás szabályozza.