MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Átírás

1 3. SZ. VERZIÓ TÖRZSPÉLDÁNY A HATÁLYBA LÉPÉS DÁTUMA: HATÁLYOS: visszavonásig KÉSZÍTETTE: ELLENŐRIZTE: Dr. Horváth Ágnes Dr. Ailer Piroska JÓVÁHAGYTA: Dr. Ailer Piroska rektor

2 1/24 TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS RENDELKEZŐ HIVATKOZÁSOK SZAKKIFEJEZÉSEK ÉS MEGHATÁROZÁSOK A SZERVEZET ÉS KÖRNYEZETE A Neumann János Egyetem rövid bemutatása A Neumann János Egyetem szervezeti felépítése A Neumann János Egyetem gazdasági-társadalmi környezete Az érdekelt felek szükségleteinek és elvárásainak megértése... 5 A NEUMANN JÁNOS EGYETEM KÜLDETÉSNYILATKOZATA A minőségirányítási rendszer alkalmazási területének meghatározása A minőségirányítási rendszer és folyamatai... 6 Belső kommunikáció és dokumentumkezelés A VEZETŐSÉG FELELŐSÉGI KÖRE Vezetői szerepvállalás és elkötelezettség Általános előírások Vevőközpontúság Minőségpolitika A NEUMANN JÁNOS EGYETEM MINŐSÉGPOLITIKÁJA A minőségpolitika kommunikálása Szervezeti szerepek, felelősségek és hatáskörök TERVEZÉS Kockázat- és lehetőség kezelés A Minőségcélok és elérésük megtervezése Intézményfejlesztési terv Stratégiai tervezés Éves szintű tervezés A változások tervezése TÁMOGATÁS Erőforrások Infrastruktúra Munkakörnyezet Felkészültség (kompetencia) MŰKÖDÉS TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS... 19

3 2/ Figyelemmel kísérés, mérés, elemzés és értékelés Általános előírások A partnerek megelégedettsége Elemzés és értékelés Belső audit A folyamatok figyelemmel kísérése és mérése Vezetőségi átvizsgálás A vezetőségi átvizsgálás bemenetei A vezetőségi átvizsgálás kimenetei FEJLESZTÉS Általános előírások Nemmegfelelőség és helyesbítő tevékenység Folyamatos fejlesztés sz. melléklet Folyamatok kapcsolódása sz. melléklet Minőségirányítási eljárások jegyzéke... 24

4 3/24 1. BEVEZETÉS A Neumann János Egyetem az ISO 9000:2015 nemzetközi szabvány alapján határozza meg a minőségirányítási rendszerére vonatkozó követelményeket. A rendszer kialakításával a) bizonyítja, hogy képes folyamatosan olyan terméket szállítani vagy szolgáltatást nyújtani, amely megfelel a vevői, valamint az alkalmazható jogszabályi és egyéb szabályozó követelményeknek, valamint b) célja a vevői elégedettség növelése a rendszer eredményes alkalmazásával. 2. RENDELKEZŐ HIVATKOZÁSOK Ez a nemzetközi szabvány az ISO 9000-ben leírt minőségirányítási alapelveken alapul. A leírások tartalmazzák minden egyes alapelv ismertetését, az indoklást arról, hogy miért fontos az alapelv a szervezet számára. A minőségirányítási alapelvek: vevőközpontúság; vezetői szerepvállalás; a munkatársak elköteleződése; folyamatszemléletű megközelítés; fejlesztés; bizonyítékon alapuló döntéshozatal; kapcsolatok kezelése. 3. SZAKKIFEJEZÉSEK ÉS MEGHATÁROZÁSOK A2. Termékek és szolgáltatások A3. Az érdekelt felek szükségleteinek és elvárásainak megértése A4. Kockázatalapú gondolkodásmód A5. Alkalmazhatóság A6. Dokumentált információ A7. Szervezeti ismeretek A8. A külső forrásból biztosított folyamatok, termékek és szolgáltatások felügyelete 4. A SZERVEZET ÉS KÖRNYEZETE 4.1 A Neumann János Egyetem rövid bemutatása A Neumann János Egyetem július 1-jén az Országgyűlés döntése alapján az alábbi intézmények egyesítésével jött létre:

5 4/24 Kecskeméti Főiskola, Szolnoki Főiskola. Az egyesüléssel a fenti főiskolák karrá váltak, így a Neumann János Egyetem négy karral (GAMF Műszaki és Informatikai Kar, Kertészeti és Vidékfejlesztési Kar és Pedagógusképző Kar) működő, alkalmazott tudományok egyeteme státuszú felsőoktatási intézmény, amely felsőoktatási alapfokozat (BSc, BA) és mesterfokozat (MSc) szintű oklevelek kiadására jogosult. A Neumann János Egyetem az Alföldi Térség legnagyobb többkarú egyetemeként alakult meg, amelynek karain és tanszékein jelentős szellemi érték összpontosul. Az egyetemen több mint 600 közalkalmazott dolgozik, és több mint 5000 hallgató tanul a különböző képzési formákban úgy, mint teljes idejű, részidős képzés, felsőoktatási szakképzés, szakirányú továbbképzés, felnőttképzés. A Neumann János Egyetem kitűzött célja, hogy megfeleljen az európai felsőoktatási intézmények legfontosabb faladatainak: a korszerű oktatásnak, a tudományos kutató és fejlesztő tevékenységnek, a technológia-transzfernek és a szaktanácsadásnak. A Egyetem Kecskemét és Szolnok város, Bács-Kiskun és Jász-Nagykun Szolnok megye, ezáltal az Alföldi térség és a meghatározó oktatási, tudományos és kulturális központja. Az elmúlt évtizedekben a térség jelentős fejlődésnek indult, és a korszerű infrastruktúra kiépülésével számos, modern technológiát alkalmazó cég telepedett meg a régióban. A Neumann János Egyetem fontos feladatának tartja az ipari, a gazdasági szervezetekkel és a társadalmi szféra szereplőivel való együttműködést A Neumann János Egyetem szervezeti felépítése A Neumann János Egyetem szervezeti felépítését a Neumann János Egyetem Szervezeti és működési szabályzata (SZMSZ) és mellékletét képező, a Neumann János Egyetem Szervezeti felépítése (organogram) című dokumentum tartalmazza. A szervezetet a hatályos Felsőoktatási törvény rendelkezései alapján alakítottuk ki. Módosítására a jogszabályi kereteken belül a egyetem SZMSZ-ével összhangban kerül sor A Neumann János Egyetem gazdasági-társadalmi környezete A Dél-Alföldi régió és Bács-Kiskun megye iparilag legdinamikusabban fejlődő központja Kecskemét, amely több multinacionális cég megtelepedését segítette elő (Mercedes, Thyssen- Krupp, Knorr-Bremse, HILTI stb.). A városban a járműgyártás (az ágazat az ország GDPjének közel 10%-át adja) erősödik látványosan, amely nemcsak a gyártók, hanem a beszállítók és alkatrészgyártók megtelepedését is jelenti. Kecskemét városát 2012 augusztusában a Magyar Kormány Kiemelt Járműipari Térséggé nyilvánította ben Kecskemétre költözött a Vidékfejlesztési Államtitkárság, ez felértékelte a régió vidékfejlesztésének ügyét. Bács-Kiskun megye hagyományosan az ország kertészeti termelésének legnagyobb központja. Az 1990-es évek során az ágazat helyzete megváltozott, a vetésterület és termésmennyiségek is csökkentek. A jogelőd Szolnoki Főiskola gazdasági környezetét alapvetően az Észak- Alföldi régió, szűkebb földrajzi meghatározásban, Jász-Nagykun-Szolnok megye alkotja. A beiskolázási körzetben még jelentőséggel bír a Dél-Alföldi régió és az Észak-Magyarországi régió. A térség gazdasági fejlődése az elmúlt években felgyorsult, jórészt a külföldi tőke beáramlásának és a hazai gazdaságfejlesztési akcióknak köszönhetően. A felsőoktatásnak az

6 5/24 elkövetkezendő években kiemelt feladata lesz a fejlődés támogatása. A cél elérése érdekében központi feladattá válik a K+F+I folyamatok javítása, az intelligens szakosodás célkitűzéseinek támogatása, a gyakorlatorientált képzés és az általános pénzügyi- és vállalkozási kultúra terjesztése. Az Észak-Alföldi régióra jellemző gazdasági erőforrások a termőföld, a termálvíz és a jó közlekedés földrajzi elhelyezkedése. A gazdasági teljesítmény megoszlásában legnagyobb részarányt képvisel a feldolgozóipar (34,7%), a kereskedelem-szállítás és logisztika (13,9%), a mezőgazdaság, erdő- és halgazdálkodás (9,1%), az állami szolgáltatásokból az oktatás és egészségügy szerepe jelentős (17,1%). 4.2 Az érdekelt felek szükségleteinek és elvárásainak megértése A NEUMANN JÁNOS EGYETEM KÜLDETÉSNYILATKOZATA A Kecskeméti Főiskola és a Szolnoki Főiskola integrációjával létrejövő új alkalmazott tudományok egyetemének célja, hogy hosszútávon megfeleljen egy európai felsőoktatási intézmény számára kitűzött legfontosabb feladatoknak: a korszerű oktatásnak, a tudományos kutató, fejlesztő és innovációs (K+F+I) tevékenységnek, a technológia-transzfernek és szolgáltatásnak. A Neumann János alkalmazott tudományok egyetemének értékrendjében a szakmai elhivatottság, a hallgatóközpontúság, az etikus, humánus magatartás, a minőség, valamint a hatékonyság, felelősség és megbízhatóság jelentik a legfontosabb tényezőket. Az intézmény kiterjedt kapcsolatrendszere, együttműködési készsége, eddigi eredményei garanciát jelentenek arra vonatkozóan, hogy a magyar felsőoktatás stratégiai céljainak megfelelően versenyképes tudással, a munkaerőpiac által elvárt és visszaigazolt kompetenciákkal rendelkező, felkészült szakembereket bocsásson ki. A egyetem vezetése célul tűzte ki a Minőségpolitikában kinyilvánított szervezet- és működésfejlesztést. Ennek érdekében létrehozott egy minőségirányítási rendszert, amelyet a szükséges mértékben dokumentált, bevezetett és fenntart. Ez a rendszer kielégíti az ISO 9001:2015-ös nemzetközi szabvány követelményeit, illetve eleget tesz az Emberi Erőforrások Minisztériuma (Fenntartó) és a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság (MAB, külső minőségellenőrzési szerv) által megfogalmazott elvárásoknak, megfelel az európai felsőoktatási térség minőségi követelményeinek (ESG). 4.3 A minőségirányítási rendszer alkalmazási területének meghatározása A minőségirányítási rendszer alkalmazási területe kiterjed: a BSc, BA, MSc szintű, a MAB által akkreditált képzésekre, a felsőoktatási szakképzésre, a felnőttképzésre, a szakirányú továbbképzésekre,

7 6/24 a jelentkezők és végzettek regisztrációjára, a szakértői tevékenységre, szaktanácsadásra, a K+F+I tevékenységre, tudományszervezésre, a kockázatok kezelésére, a mezőgazdasági termelői és szolgáltató tevékenységre (Tangazdaság), a intézményi irányításra és fejlesztésre. Jelenleg a rendszer nem tartalmaz a szabvány pontjaiból kizárható tevékenységet. 4.4 A minőségirányítási rendszer és folyamatai A minőségirányítási rendszer létrehozása az alábbi tevékenységek bevezetését és szabályozását eredményezte: Kijelölte az egyetem és a vele kapcsolatban állók számára fontos folyamatokat és azok alkalmazási rendjét. Meghatározta a folyamatok kölcsönhatását és kapcsolódásait.

8 7/24 Kritériumrendszert állított fel az egyes folyamatok sikeres működtetésének és szabályozásának érdekében. Gondoskodott olyan erőforrásokról és információs forrásokról, amelyek a folyamatok működésének és figyelemmel kísérésének támogatását szolgálják. Rendszeresen felülvizsgálja és elemzi a folyamatok szabályozásából származó információkat, illetve a működés során azonosított kockázatokat. Az információk és a vezetői szintek priorizált céljai alapján tervezett minőségfejlesztési tevékenységet folytat, amelyet minőségi mutatórendszer támogat. A folyamatok értékelésének eredményeit, valamint a minőségi mutatórendszer alkalmazása során keletkezett adatokat felhasználja a stratégiai tervezésben. A tevékenységek egy részét más személyekkel és vállalkozásokkal közösen valósítja meg a egyetem. Belső kommunikáció és dokumentumkezelés A főiskolán belül a kommunikáció többféle csatornán keresztül valósul meg. Ennek fontosabb módjai a kommunikációs eszközök és a kommunikáció érintettjei szerint az alábbiak: kommunikáció a jogszabályi előírások szerinti testületi munkában; összdolgozói, összoktatói és hallgatói fórumok; szervezeti egységek belső kommunikációs rendje; kommunikáció a kiadványokon keresztül; intranetes kommunikáció; kétoldalú kommunikáció a tanulmányi, gazdasági, jogi, munkaügyi és minőségügyi információkra vonatkozóan, mely biztosítja a karok és a központi egységek közti kommunikációt is (külső és belső szabályzókról, azok változásáról való tájékoztatás). A minőségirányítási rendszer alapját kétszintű dokumentációs rendszer képzi, amely előíró és tényrögzítő dokumentumokból áll. Az előíró dokumentumok rögzítik a tevékenységeket, a szükséges erőforrásokat, valamint az ezekkel kapcsolatos feladatokat, hatásköröket és felelősségeket. A tényrögzítő dokumentumok a működés során keletkező adatok, információk rögzítésére és továbbítására szolgáló feljegyzések, jegyzőkönyvek (dokumentált információ).

9 8/24 5. A VEZETŐSÉG FELELŐSÉGI KÖRE 5.1 Vezetői szerepvállalás és elkötelezettség Általános előírások A Neumann János Egyetem vezetése elhivatottságot érez arra, hogy a rájuk bízott intézmény mind a hallgatók, mind a működésében érdekelt többi partnere felé sikeres és hatékony folyamatokat, valamint folyamatos fejlődést biztosítson. Ennek elérésére minőségirányítási rendszert dolgozott ki és tart fenn, amelynek sikerességét saját feladatának és felelősségének tartja. A működtetés érdekében - lehetőségein belül - minden szükséges erőforrást biztosít. Kiemelten kezeli a személyre szóló megbízásokat, a jóváhagyás eszközeit, motiválja, és széles körben bevonja a munkatársakat. Mindezek érdekében folyamatosan figyeli és az egyetem folyamataira értelmezi a jogszabályokat, meghatározza a minőségpolitikát, gondoskodik a minőségcélok megállapításáról, vezetőségi felülvizsgálatot tart, gondoskodik a szükséges erőforrásokról, folyamatosan vizsgálja a folyamatokat befolyásoló kockázatokat, és ahol szükséges preventív módon segíti a kockázatok minimalizálását Vevőközpontúság Az egyetem vezetése és minőségügyi szakemberei áttekintették az egyetemmel kapcsolatban álló partnereket, kijelölték azokat, akikkel a hatékonyabb együttműködés érdekében célokat fogalmazhat meg. A folyamatok középpontjában a külső és belső partnerek állnak, figyelembe véve a szervezet és a környezete (pl. munkaerőpiac, duális képzés, szakmai gyakorlat stb.) kölcsönhatásából adódó változásokat és ezek kockázatát. A minőségirányítási rendszer kialakításával és működtetésével elsődleges cél a megfogalmazott és látens partneri, valamint a partnerekkel szemben érvényesített igények, az elvárások meghatározása, követelményekké alakítása és teljesítése az érintettek megelégedettségének elérése érdekében. Ezt szolgálja, a partnereinkkel kialakított szabályozott és messzemenőkig korrekt kommunikáció. 5.2 Minőségpolitika A felső vezetés az Egyetem Minőségpolitikájában (1.5. pont) fogalmazza meg a képzéssel, a kutatással, a szolgáltatással és a szervezettel kapcsolatos hosszú távú célkitűzéseit A NEUMANN JÁNOS EGYETEM MINŐSÉGPOLITIKÁJA A Neumann János Egyetem célja a hazai és nemzetközi minőségi követelményeknek megfelelő, gyakorlat-orientált oktatás és az azt támogató tudományos kutatás és innováció fenntartása, fejlesztése. A Neumann János Egyetem felső vezetése elkötelezett: a vonatkozó jogszabályoknak és fenntartói elvárásoknak való megfelelésre;

10 9/24 a hazai és nemzetközi akkreditációs követelmények teljesítésére; az Európában és a globális világban is versenyképes képzési struktúra és program kialakítására, az ipar, az agrárium, a köznevelés, a közigazgatás, a gazdasági szféra és a régió képzési, kutatási igényeinek magas szintű és hatékony kielégítésére; a partneri kapcsolatok és együttműködések erősítésére, a megalapozott jó hírnév megőrzésére, a munkatársak számára kiszámítható munkahely, megfelelő munkakörnyezet és szakmai fejlődés, biztosítására; a minőség-kultúra, a minőség iránti elkötelezettség erősítésére. Az egyetem vezetése a szervezet- és működésfejlesztés érdekében az MSZ EN ISO 9001:2015-ös nemzetközi szabványnak megfelelő minőségirányítási rendszert vezet be és tart fenn, amely eleget tesz a fenntartói, az akkreditációs és a partnerek által megfogalmazott elvárásoknak. Az oktatási, kutatási és innovációs tevékenység minőségi követelményeinek mind teljesebb körű kielégítése érdekében az oktatóknak, kutatóknak és minden munkatársnak biztosított a folyamatos megújulás lehetősége, ugyanakkor elvárt az új tudományos eredmények, oktatási, tanulási módszerek iránti fogékonyság és a folyamatos szakmai fejlődés. Minden vezetői szinten alapvető elvárás a minőségi szemlélet, a minőség iránti elkötelezettség érvényesülése, a minőségi munkavégzés megkövetelése és végrehajtása, a kialakított belső szabályzatok, minőségügyi előírások és követelmények betartása A minőségpolitika kommunikálása A Neumann János Egyetem Minőségpolitikája c. dokumentum a minőségirányítási rendszer legfontosabb dokumentuma, megismertetése és nyilvános megjelentetése elengedhetetlen a rendszer működtetése szempontjából. Az Egyetem nyilvános tereiben és fontosabb szervezeti egységeinél a Minőségpolitika nyomtatott, aláírt és lepecsételt, bekeretezett formában olvasható. A Minőségpolitika nyomtatott példányainak elosztása jegyzékkel történik. 5.3 Szervezeti szerepek, felelősségek és hatáskörök A egyetem minőségirányítási rendszerének fenntartása a rektor, szakmai hatékonyságának biztosítása a minőségirányítási vezető feladata. A minőségirányítási vezetőt a rektor bízza meg, feladatait és hatáskörét Minőségirányítási eljárások rögzítik. A minőségirányítási szervezeti egységek felépítését a következő ábra mutatja be:

11 10/24 Rektor Egyetemi Minőségirányítási Tanács Minőségirányítási vezető Kari minőségirányítási megbízott GAMF Kar Kari minőségirányítási megbízott GK Kari minőségirányítási megbízott KVK Kari minőségirányítási megbízott PK 1. ábra: Minőségirányítási szervezet Minőségirányítási vezető hatásköre alá tartozik a főiskolán működtetett minőségirányítási rendszer teljes körű felügyelete, fenntartása. A minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatos javító intézkedések kezdeményezése, végrehajtása. Rendelkezik mindazon hatáskörrel, amely szükséges ahhoz, hogy a minőségirányítási szabvány szerint megkövetelt és a minőségpolitikai elvárásoknak megfelelő minőségirányítási rendszer működjön: a minőségirányítási rendszer eljárásokkal szabályozott működésének teljes körű felügyelete, az azokban meghatározott feladatok folyamatos ellátása, a minőségirányítási dokumentációk rendszeres ellenőrzése, a minőségirányítási megbízottak munkájának irányítása, a egyetem minőségképességének értékelése, a vezetőség időszakos tájékoztatása, a belső auditok ütemezése, szervezése, a végrehajtás biztosítása, értékelése valamint a javító és helyesbítő intézkedések végrehajtatása, ellenőrzése, a tanúsító szervezet által végzett auditok előkészítése, közreműködés a tanúsító által végzett auditokon, az értékelések feldolgozása, a vezetőség által indított fejlesztési, hibafeltáró intézkedések irányítása, végrehajtása rektori vagy dékáni elrendelés alapján, a minőségirányítási eljárásokban meghatározott feladatok elvégzése. A minőségirányítási vezető munkáját az Egyetemi Minőségirányítási Tanács támogatja. Elnökét és tagjait az oktatók és kutatók köréből a rektor bízza meg. Az elnöki tisztséget a minőségirányítási megbízottak éves rotációs rendben, a karok nevének ABC sorrendjében töltik be. A Egyetemi Minőségirányítási Tanács tagjai: minőségirányítási vezető

12 11/24 rektorhelyettesek oktatási/kutatási ügyekkel foglalkozó dékánhelyettesek, megbízottak minőségirányítási megbízottak a kancellár vagy megbízottja Egyetemi Hallgatói Önkormányzat megbízottja. Abban az esetben, ha bármely, karról delegált tag több funkciót ellátva vesz részt a tanács munkájában, akkor az adott kar dékánja javaslatot tehet egy oktató vagy kutató tanácsi tagságára. Az Egyetemi Minőségirányítási Tanács intézményi felügyeletét a rektor látja el. Az Egyetemi Minőségirányítási Tanács féléves ütemterv szerint dolgozik. A Egyetemi Minőségirányítási Tanács feladata: a Minőségirányítási stratégia azonosítása az Intézményfejlesztési terv alapján, a minőségirányítási vezető javaslata alapján az éves Minőségirányítási terv előkészítése, a végrehajtásban, minőségirányítási eljárásokban bekövetkezett változások véleményezése, javaslattétel a minőségirányítási vezetőnek a minőségügyi szabályozás dokumentációs anyagának módosítására. Ha ez egyéb szabályzatok, dokumentumok felülvizsgálatát is megkívánja, akkor a minőségirányítási vezetőnek javaslattétellel kell élnie a rektor felé. A kari minőségirányítási megbízottat az adott kar dékánja bízza meg. Tevékenységét a egyetem minőségirányítási rendszerével kell összehangolnia, és rendszeres kapcsolatot tart a minőségirányítási vezetővel. Feladata: a Egyetemi Minőségirányítási Tanács határozatainak kari szintű értelmezése, lebontása, a megvalósítás támogatása, a kari folyamatok ismeretében az Egyetemi Minőségirányítási Tanács munkájában való részvétel. Folyamatgazdák a minőségirányítási eljárások és végrehajtási utasítások szakmai helyességéért felelős személyek. Intézményi szinten a minőségirányítási vezető javaslata alapján a rektor, kari szinten a minőségirányítási megbízott javaslata alapján a dékán bízza meg. Belső auditor a minőségirányítási rendszer felülvizsgálatában résztvevő, belső auditor végzettséggel rendelkező személy, akit a rektor bíz meg a minőségirányítási vezető javaslata alapján. A belső auditorok tájékoztatásáról, képzéséről és továbbképzéséről a minőségirányítási vezető gondoskodik. A képzések tervezését a minőségirányítási terv tartalmazza, a hozzá szükséges források biztosítása az éves költségvetésben szerepel. Külső tanácsadó a minőségirányítási rendszer működtetéséhez, felülvizsgálatához, illetve fejlesztéséhez igénybevett szakértő. Személyére a minőségirányítási vezető tesz javaslatot, és megbízását a rektor és a kancellár hagyja jóvá, az igénybevételéhez szükséges források biztosítása az éves költségvetésben szerepel.

13 12/24 6. TERVEZÉS 6.1 Kockázat- és lehetőség kezelés A Neumann János Egyetem beazonosította stratégiai szintű céljait, melyet követően feltárta a stratégiai célokat veszélyeztető kockázatokat, az azok mérséklésére alkalmazott kontrollokat, illetve a stratégiai célok eléréséhez szükséges lehetőségeket. Az intézmény a kockázatokkal és lehetőségekkel oly módon foglalkozik, hogy a.) biztosítsa, hogy a minőségirányítási rendszer (MIR) el tudja érni az elvárt eredményeket; b.) növelje a kívánt hatásokat; c.) megelőzze, vagy csökkentse a nem kívánt hatásokat; d.) fejlesztést érjen el. Az Egyetem megtervezi a.) a kockázatokkal és lehetőségekkel foglalkozó tevékenységeket; b.) azt, hogy hogyan integrálja, vezeti be a MIR folyamataiba ezeket a tevékenységeket; c.) illetve hogyan értékeli e tevékenységek eredményességét. A kockázatokkal és lehetőségekkel kapcsolatos intézkedéseknek arányosnak kell lenniük a szolgáltatás megfelelőségére gyakorolt lehetséges hatással. A kockázatokkal foglalkozó lehetséges tevékenységek közé tartoznak: a.) a kockázat elkerülése; b.) kockázatvállalás egy lehetőség (pl.: új szolgáltatás, új szak bevezetése) megvalósítása érdekében; c.) a kockázat forrásának megszüntetése; d.) a kockázat valószínűség, vagy következmények megváltoztatása; e.) a kockázat megosztása; f.) a kockázat megtartása megalapozott döntés alapján. A lehetőségek elvezethetnek: a.) új gyakorlatok megvalósításához; b.) új termék, szolgáltatás (szak, stb.) bevezetéséhez; c.) új piacok megnyitásához; d.) új vevők megszerzéséhez; e.) együttműködések kiépítéséhez; f.) új technológiák alkalmazásához; g.) más kívánt és működőképes eshetőségekhez, hogy az Egyetem foglalkozzon a szervezet, vagy a vevők szükségleteivel. Az Egyetem a Kockázat- és lehetőség kezelés részletes szabályait Eljárásban szabályozza. Ez irányú tevékenységét évente felülvizsgálja.

14 13/ A Minőségcélok és elérésük megtervezése A felső vezetés a Minőségpolitikában megfogalmazott célkitűzéseit minden évben felülvizsgálja: a megvalósulás, a megvalósítás eszközeinek hatékonysága, valamint a Minőségpolitikának az egyetem valamennyi szintjén történő ismertsége szempontjából. A Minőségpolitika tervezetének előkészítése az esetleges változtatási javaslatok összeállítása az Egyetemi Minőségirányítási Tanács javaslatai alapján a minőségirányítási vezető feladata. A Minőségpolitika megfogalmazása és jóváhagyása a rektor feladata. A Minőségpolitikában megfogalmazott célkitűzéseket az intézmény vezetése minőségmutatók célértékeivel konkretizálja. Intézményfejlesztési terv Intézményfejlesztési tervet a fenntartó által kiadott dokumentum alapján kell elkészíteni. Az Intézményfejlesztési terv jóváhagyása a Szenátus hatásköre. Stratégiai tervezés A Küldetésnyilatkozatban és a Minőségpolitikában megfogalmazott célok elérését a stratégia foglalja magában, amelynek elkészítése a rektor és helyetteseinek a feladata. A stratégiát az SZMR szerinti véleményezés figyelembe vételével a Szenátus fogadja el. Az Intézményfejlesztési Terv amennyiben részletesen tartalmazza az egyes szakterületekre vonatkozó stratégiai elképzeléseket a stratégiai tervezés alapdokumentumaként funkcionál. A stratégiai tervezés területei: Oktatásfejlesztési stratégia Humánpolitikai stratégia, Tudományos kutatás-fejlesztés stratégia Minőségirányítási stratégia. Éves szintű tervezés A stratégiákban megfogalmazott feladatok éves szintre történő lebontását a Minőségfejlesztési program tartalmazza, mely az alábbi tervekből tevődik össze: az Oktatásfejlesztési tervből, a Humánpolitikai tervből, a Tudományos kutatás-fejlesztési tervből és a Minőségirányítási tervből.

15 14/24 A Minőségfejlesztési program, illetve az aktuális éves szintű tervek jóváhagyása és értékelése a Szenátus hatásköre. Az éves szintű tervezés összefoglalóját mutatja be a következő ábra. Intézményi stratégia (IFT) KÜLDETÉS NYILATKOZAT (10 év) Teljes-körű, általános, hosszú távú MINŐSÉGPOLITIKA Teljes körű, általános, hosszú távú Fenntartható fejlesztési stratégia Szakterületi, középtávú Humánpolitikai stratégia Oktatásfejlesztési stratégia Minőségirányítási stratégia Tudományos, Művészeti, Kutatási, Fejlesztési stratégia és Innovációs Stratégia tervezés előírás tervezés előírás tervezés előírás tervezés előírás Szakterületi, rövidtávú Karonként Karonként Egyetemi Karonként Egyetemi Egyetemi Egyetemi Minőségfejlesztési program 2. ábra Az éves tervezés folyamata A karok, a szervezeti egységek véleményének kikérése alapján, három területen készítenek éves szintű értékelést és tervet: humánerőforrás-fejlesztés, oktatásfejlesztés, kutatásfejlesztés. Ezek alapján készülnek el az egyetemi tervek.

16 15/ A változások tervezése Az Egyetemi Minőségirányítási Tanács minden évben felülvizsgálja a minőségirányítási rendszert, értékelve a rendszer működésének hatékonyságát és mérlegelve a szolgáltatási folyamat fejlesztési lehetőségeit (emberi erőforrás, eszközök stb.). A felülvizsgálat főbb témái: A szabvány változásából adódó változások érvényesítése és bevezetése az intézményi szervezeti átalakulás miatt szükségessé váló változások (pl. hatáskörök) átvezetése az előző évben megfogalmazott minőségi célok Minőségirányítási terv, megvalósulásának értékelése, a belső auditok tapasztalatai, a feltárt eltérésekre hozott helyesbítő és megelőző intézkedések értékelése, a hallgatói elégedettség mérésből származó adatok értékelése, a minőségmutatók célértékeinek felülvizsgálata, az új minőségi célok és éves terv elkészítése. A Minőségirányítási terv értékeléséről a minőségirányítási vezető a Szenátus ülésén számol be, melynek határideje minden évben március 31. Az éves értékelés alapján a Egyetemi Minőségirányítási Tanács felülvizsgálja az érvényes Minőségirányítási rendszer dokumentációját. Szükség esetén módosításokat határoznak meg, melynek tervezetét a minőségirányítási vezető terjeszti a rektor elé jóváhagyásra. A minőségirányítási szervezet éves munkájáról és a Minőségirányítási terv megvalósulásáról a minőségirányítási vezető a vezetőségi felülvizsgálaton számol be, melyről írásos Előterjesztés készül. 7. TÁMOGATÁS 7.1 Erőforrások A minőségirányítási rendszer és a szolgáltatások működtetéséhez és folyamatos tökéletesítéséhez szükséges erőforrások meghatározása és biztosítása a rektor és kancellár feladata. A szakszerű és végrehajtható erőforrás-biztosítás felelőse a kancellár. A gazdasági tervezés fontosabb elemei: 1. Központi finanszírozású normatív erőforrások A költségvetési előtervben rögzített előzetes költségvetési tervezés (bemeneti igényfelmérés), Intézményi elemi költségvetés elkészítése (kimenet a keretszámokra) Gazdálkodási irányelvek, Kari és központi szervezeti egységek költségvetési terve (az éves költségvetési tervek lebontása, költségvetési allokáció) 2. Az alaptevékenységeken belül vagy kívül megszerezhető, külön aktivitást igénylő források a szolgáltatási tevékenységek bevételei, a pályázati lehetőségek kihasználása, egyéb bevételek.

17 16/24 A fejlesztendő erőforrások között szerepelnek: a munkatársak képzései, a szolgáltatásokhoz szükséges eszközök, a belső informatikai hálózatok, valamint a folyamatokat támogató szoftverek, a tárgyi és piaci lehetőségek, a működéssel kapcsolatos szolgáltatási kultúra, beleértve a minőségirányítási rendszert. Az erőforrások felhasználásának fejlesztése érdekében az évente összeállított Minőségfejlesztési program tartalmazza az erőforrás-igényeket is. A egyetem humánpolitikai céljait a Humánpolitikai stratégia és a Humánpolitikai terv dokumentálja. Kialakításáért a Egyetemi Humánpolitikai Bizottság a felelős, kikérve a karok és a központi szervezeti egységek véleményét. A humánerőforrás fejlesztés minőségirányítási vonatkozásait az FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése / emberi erőforrás menedzsment c. eljárás szabályozza Infrastruktúra Az elvárt minőségű szolgáltatás nyújtásához megfelelő infrastrukturális feltételrendszer szükséges. Az alaptevékenységekhez szükséges eszközök biztosítása valamennyi vezető feladata, a munkaköri leírásában szereplő részletezés szerint. Az ehhez tartozó pénzügyi erőforrások rendelkezésre bocsátása az éves gazdálkodási terv szerint történik, amelyet a kancellár készít elő. Az erőforrásokat, a kancellár felelősségvállalása mellett a Szenátus különíti el az Intézményi elemi költségvetés és lebontásai szerint Munkakörnyezet A Egyetem vezetősége gondoskodik az oktatási tevékenységek megfelelő elvégzését biztosító infrastruktúra fenntartásáról, létrehozásáról. Az infrastruktúra esetében is alapvető szempont a teljes körű megelégedettség elérése. Az infrastruktúra folyamatos fejlesztése és bővítése érdekében a karok és a központi egységek vezetői évente felülvizsgálják a rendelkezésre álló eszközöket, és az Éves költségvetési tervben javaslatot tesznek a szükséges beruházásokra. A egyetem telephelyein olyan munkakörnyezet kialakítása szükséges, amely megfelel a fizikai, egészségvédelmi és szociális igényeknek, és egyben biztosítja a szolgáltatások megfelelő szintű végrehajtását Felkészültség (kompetencia) A egyetem dolgozóinak munkaköri leírásai a jogszabályokban, a MAB elvárásaiban, a Foglalkoztatási követelményrendszerben rögzítettek alapján készülnek. Külön szempontrendszer érvényesül az óraadókra, a nem oktató munkatársakra és

18 17/24 a vezetői munkakörökre. Ezek részletes minőségirányítási szabályozása az FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése / emberi erőforrás menedzsment c. eljárásban található. A humánerőforrás-fejlesztés hatékony biztosítása érdekében a minőségirányítási rendszer az alábbi eszközöket használja: az oktatók hallgatói értékelése, és ennek eredménye alapján történő fejlesztések, a dolgozói elégedettség és teljesítményértékelés, az oktatói önértékelés és vezetői értékelés módszertana, a személyes jövőterv alapján kidolgozott karriertervezés, amely az intézmény és a dolgozók közös érdekei alapján kísérli meg a motivációt. 8. MŰKÖDÉS A egyetem tevékenysége, az alapító okirat és gyakorlati működése szerint, rendkívül sokrétű. Ezek közül az alábbi területeket szabályozza részletesen a minőségügyi dokumentáció: hallgatói jogviszonnyal járó oktatási tevékenységek, továbbképzési és felnőttképzési tevékenységek, tudományos tevékenységek, szolgáltatások, egyéb tevékenységek általános szabályozása. A egyetem fő tevékenységei az oktatás és a kutatás. Az oktatási tevékenység, mint értékteremtő folyamat kimenete az átadott tudás (szellemi termék). Az átadott tudás a képzési folyamaton keresztül válik a tevékenység eredményévé. A képzési tevékenység legfontosabb érdekeltjei a hallgatók, a munkaerő-piac és a felettes szervek. A kutatási tevékenység, mint értékteremtő folyamat kimenete a kutatási eredmény. A kutatási eredmény egy kutatási projekt folyamat eredményeként jön létre, amelynek legfontosabb érdekeltjei szűkebb értelemben a megbízó vagy a pályáztató, tágabb értelemben a tudományos szakterület, az ehhez kapcsolódó oktatási tevékenység, és a társadalom. Az egyes szolgáltatási területek és a szolgáltatás tartalma: SZABVÁNYPONT 8.1.Működéstervezés és felügyelet A termékekre és szolgáltatásokra vonatkozó követelmények 8.3. Termékek és szolgáltatások tervezése és fejlesztése ÉRTELMEZÉS Alapító okirat Szervezeti és működési szabályzat Törvényi, jogszabályi környezet Tantervek, Tantárgyak tervezése és félévtervezés Kutatási projekt megtervezése TÁMOGATÓ FOLYAMATOK SZMR Nftv., rendeletek, KKK FME-03; FME-04; FME-05; FME-06

19 18/24 SZABVÁNYPONT ÉRTELMEZÉS TÁMOGATÓ FOLYAMATOK 8.4. A külső forrásból biztosított folyamatok, termékek és szolgáltatások felügyelete 8.5. A termék előállítás és a szolgáltatás nyújtása Külső óraadók alkalmazása, oktatási eszközök beszerzése Duális képzés, gyakorlati képzés partnereinek kiválasztása Információk a külső szolgáltatók részére Képzési folyamat szabályozása Kutatási folyamat szabályozása FME-07; FME-10 FME-04; FME-05; FME A termék előállítás és a szolgáltatásnyújtás szabályozása Azonosítás és nyomon követhetőség 8.6. A termékek és szolgáltatások kibocsátása Tantervek, tantárgyak fejlesztése, jóváhagyása Akkreditáció Tudást igazoló feljegyzések vezetése, megőrzése és archiválása Kutatási feljegyzések vezetése, megőrzése, archiválása Képzési eredményének mérése (félévértékelés, szigorlat, záróvizsga). Hallgatói, munkatársi elégedettségmérés FME-02, FME-04; FME-06 jogszabályi előírások (adatkezelés) FME-09

20 19/24 9. TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS 9.1 Figyelemmel kísérés, mérés, elemzés és értékelés Általános előírások A folyamatoknak és eredményeinek értékeléséhez a felmerülő eltéréseket minőségügyi feljegyzések tartalmazzák, amelyeket folyamatosan, illetve időszakosan értékelni kell. Az eredmények alapján problémamegoldó akciók indulnak a hibákat előidéző okok feltárására, amelyek alapján meghatározhatók a lehetséges beavatkozási módok. Egyes értékelések, kimutatások, statisztikai számítások módját, illetve az ezek eredményeitől függő beavatkozások előzetesen kidolgozhatók. (pl. tudásmérés konzultációk, költségfigyelés beavatkozás, oktatási kapacitások felvételi keretszámok stb.) A partnerek megelégedettsége A partnerek (hallgatók, fenntartók, munkaerőpiac stb.) megelégedettségének mérése és figyelemmel kísérése a partnerekkel kapcsolatos információk átvizsgálásán és aktív elégedettségmérésen alapul: az egyetem működésére vonatkozó partneri vélemények, javaslatok dokumentálására, gyűjtésére és értékelésére szolgál a rendszeres hallgatói elégedettségmérés, az időszakos dolgozói elégedettségmérés, az oktatói munka hallgatói véleményezése, valamint a partneri együttműködéshez kapcsolódó felmérések (pl. állásbörze). A felhasznált információforrások: a partnerek észrevételeinek kiértékelése, a kérdőívek formájában történő felmérés, a záróvizsga elnökök véleménye, a munkaerőpiaccal folytatott rendszeres kommunikáció a szakmai napok és találkozók keretében. A kiértékelt információk alapján történik a javítandó és fejlesztendő területek meghatározása és a korrekciós tevékenység. Ezek bekerülnek az Éves minőségirányítási tervbe Elemzés és értékelés Adatgyűjtés és rögzítés folyik, amelyek a kimenet minősége, a folyamatok hatékonysága, valamint az érintettek elégedettsége szempontjából fontosak a működés során. Az adatok felvételezése és elemzése alapján fejlesztő, javító tevékenységeket indítunk. (Bizonyíték alapú fejlesztés) A gyűjtött adatok körét és terjedelmét a minőségirányítási vezető javaslatára a rektor határozza meg az intézmény mindenkori céljaitól függően, és ezt a Minőségmutatók listája tartalmazza. 9.2 Belső audit A minőségirányítási rendszer valamennyi eleme rendszeresen, évente legalább egyszer átvizsgálásra kerül. A minőségirányítási rendszer felülvizsgálatának célja annak megállapítása, hogy: a rendszer elemei alkalmasak-e a minőségügyi célok megvalósítására,

21 20/24 a vonatkozó rendszerszabvány követelményeinek teljesítésére alkalmas-e a működés, és a dokumentált működésmód hatékonyan valósul-e meg a gyakorlatban. A belső auditok szabályozása az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés című eljárásban található A folyamatok figyelemmel kísérése és mérése Rendszeres ellenőrzés és vizsgálat folyik a szolgáltatási folyamatok során annak érdekében, hogy az ígérvényekben tett követelmények, illetve a fejlesztési célok teljesüljenek. A egyetem a tevékenysége egészére meghatározza a folyamatokkal kapcsolatosan gyűjtendő adatokat. A gyűjtendő adatok köre többnyire a folyamatok logikája, jogi szempontjai és az eltérési tapasztalatok utólagos kiértékelésén alapul. Valamennyi folyamatra meghatározott, és minőségirányítási eljárásokban rögzített a szükséges ellenőrzési pont, a vizsgálat gyakorisága, a vizsgálat elvégzésére köteles személy és az elfogadási kritériumok. A folyamatok során felmerülő hibák, problémák adatainak regisztrálása az előírt minőségügyi feljegyzésekben történik. A folyamatok értékelése nemcsak szervezettségük, hanem eredményességük, az eredeti cél szerinti hatékonyságuk és eredményességük szerint is történik minőségmutatók segítségével. A minőségmutatók alapján történő értékelés célja a folyamatos minőségfejlesztés, amelyért az egyes vezetői testületek és a minőségirányítási bizottságok a felelősek. 9.3 Vezetőségi átvizsgálás A vezetőségi átvizsgálást évenként végzik el az erre kijelölt vezetők és testületek. A felülvizsgálat résztvevői előterjesztik az egyes területekről szóló éves jelentéseket és éves terveket. A vezetői felülvizsgálat alapján történik az egyetem minőségtervezése A vezetőségi átvizsgálás bemenetei A vezetőségi átvizsgálás során felülvizsgálatra kerül: az auditok eredményei, a partnerek visszajelzései, a folyamatok működése és megfelelősége, a megelőző és a helyesbítő tevékenységek hatékonysága, a korábbi vezetőségi átvizsgálásokból következő tevékenységek, azok a változások, amelyek befolyásolhatják a minőségirányítási rendszert, a fejlesztésre irányuló ajánlások. A felső vezetés évente felülvizsgálja és értékeli az intézményi működést. A vezetőség felülvizsgálata kiterjed a képzési, a kutatási, a humánpolitikai tevékenységekre, valamint a egyetem minőségirányítási rendszerének működésére. A felülvizsgálat résztvevői: a rektor a kancellár vagy annak képviselője a dékánok az oktatási rektorhelyettes a tudományos rektorhelyettes

22 21/24 a minőségirányítási vezető az oktatási igazgató az egyetem szolgáltató egységeinek vezetője az aktuális témával kapcsolatban meghívott személyek. A felülvizsgálat résztvevői előterjesztik az egyes területekről szóló, egységes szerkezetben előre elkészített éves jelentéseket. Az egyes előterjesztéseknek összefoglaló adatokat kell tartalmaznia az előző évben tervezett célokról és azok megvalósításáról, valamint az eltérések indoklásáról. Az áttekintés végén a rektor véleményt alkot az intézményi működésről. A rektori értékelés része az állapot bemutatása alapján módosított feladatprioritások meghatározása A vezetőségi átvizsgálás kimenetei A vezetőségi felülvizsgálatról Vezetőségi felülvizsgálati jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza az egyes vezetők által felügyelt területek értékelését, a felülvizsgálatkor meghatározott helyesbítő és megelőző intézkedéseket, valamint a fejlesztési területeket az alábbi bontásban: összefoglaló értékelés az intézmény működéséről (általánosítható problémák és erősségek), a stratégiailag fontos célok és feladatok megfogalmazása. A Vezetőségi felülvizsgálati jegyzőkönyvet a rektor terjeszti elő a Szenátus elé tudomásulvétel végett. 10. FEJLESZTÉS 10.1 Általános előírások A hibás helyzet azonosítása után azonnal indul a megoldás keresése a kötelezettségeinkből származó, vagy ígérvényeinkhez kapcsolódó tennivalóink minél teljesebb biztosítása érdekében Nemmegfelelőség és helyesbítő tevékenység Szükség esetén a folyamatok korrekcióját kell megtervezni, amely lehetővé teszi a funkciók megvalósulását. Mindez dokumentált formában történik. Amennyiben ez sem lehetséges, a folyamat érintettjét a folyamatért felelős legfelsőbb szintről tájékoztatni kell. A tájékoztatás kiterjed a tényekre és a helyesbítő tevékenységekre, úgymint a szükséges tennivalókra, a folyamat kimeneteinek módosulásaira. Megelőző és/vagy helyesbítő tevékenységek ismétlődő vagy súlyos eltérések, a lehetséges eltérések, magas kockázatok külső és belső minőségügyi felülvizsgálatok jelentései és az érintettek panaszai alapján indulnak. A nem megfelelő szolgáltatási tevékenységről és a minőségirányítási rendszer nem megfelelő működéséről készült nyilvántartásokat (Audit jegyzőkönyv, Vezetőségi felülvizsgálati jegyző-

23 22/24 könyv, megbízói reklamáció, a tanúsító testület észrevételei, visszajelzései stb.) az illetékes szervezet vagy testület rendszeresen átvizsgálja, és meghatározza az eltérés okait. Az eltérések okait feltárják, az elemzések eredményeit dokumentálják, és helyesbítő tevékenységet határoznak meg annak érdekében, hogy elkerüljék az ismételt előfordulást. A helyesbítő intézkedések hatékonyságát és eredményességét ismét ellenőrzik és dokumentálják. Az eltérések kezelése és helyesbítő tevékenységek szabályozása az FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés című eljárásban található Folyamatos fejlesztés Adatgyűjtés és rögzítés folyik, amelyek a kimenet minősége, a folyamatok hatékonysága, valamint az érintettek elégedettsége szempontjából fontosak a működés során. Az adatok felvételezése és elemzése alapján fejlesztő, javító tevékenységeket indítunk. (Bizonyíték alapú fejlesztés) A gyűjtött adatok körét és terjedelmét a minőségirányítási vezető javaslatára a rektor határozza meg az intézmény mindenkori céljaitól függően, és ezt a Minőségmutatók listája tartalmazza. A minőségirányítási rendszer folyamatos fejlesztését a minőségpolitika, a minőségcélok, az auditok eredményei, az adatok elemzése, a helyesbítő és megelőző tevékenységek, valamint a vezetői átvizsgálás határozza meg.

24 23/24 1. sz. melléklet Folyamatok kapcsolódása Tervezés Feltételek biztosítása Stratégiai tervezés, eves tervek, Előíró dokumentumok Erőforrás biztosítás Kockázatelemzés Támogató tevékenységek Fő tevékenységek Ígérvények, szerződések Külső oktatók, duális partnerek, gyakorlóhelyek Felnőttképzés, tanfolyami képzés Alapképzés Képzésen kívüli tevékenységek Folyamatos fejlesztés Gazdasági folyamatok Karbantartás Helyesbítő és megelőző tevékenység Minőségmutatók, Belső auditok, Jogszabályban meghatározott adatok Vezetőségi felülvizsgálat Hallgatói, dolgozói elégedettség mérés, DPR, HR tevékenység r

25 24/24 2. sz. melléklet Minőségirányítási eljárások jegyzéke Eljárás azonosítója és címe Folyamatgazda FME-01 Dokumentumkezelés, kommunikáció és marketing kancellár FME-02 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése / rektor FME-03 Az intézmény által megfogalmazott ígérvények felülvizsgálata oktatási rektorhelyettes FME-04 Hallgatói jogviszonnyal járó képzési folyamatok oktatási igazgató FME-05 Tudományos munka tervezése és fejlesztése tudományos rektorhelyettes FME-06 Felnőttképzési folyamatok oktatási igazgató FME-07 Beszerzés, külső erőforrások, képzési partnerek (duális képzés, szakmai gyakorlóhelyek) minősítése rektor FME-08 Hallgatói élet - hallgatói szolgáltatások kancellár FME-09 Mérés, elemzés és fejlesztés minőségirányítási vezető FME-10 Kockázatelemzés, kockázatkezelés minőségirányítási vezető