FOGYATÉKOS SZEMÉLYEK ESÉLYEGYENLŐSÉGÉÉRT KÖZALAPÍTVÁNY ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ ÉS ELLENŐRZÉSI TÁJÉKOZTATÓ

Átírás

1 FOGYATÉKOS SZEMÉLYEK ESÉLYEGYENLŐSÉGÉÉRT KÖZALAPÍTVÁNY ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ ÉS ELLENŐRZÉSI TÁJÉKOZTATÓ A 2882/III-ES KÓDSZÁMÚ, JELNYELVI TOLMÁCSSZOLGÁLTATÁS TÁMOGATÁSA II. FÉLÉVÉTŐL I. FÉLÉVÉIG TERJEDŐ IDŐSZAKRA CÍMŰ PÁLYÁZATI PROGRAMHOZ TARTALOMJEGYZÉK A tolmácsszolgálatok elszámolására vonatkozó szabályok... 2 I. Általános tudnivalók az alaptámogatás elszámolásáról... 2 II. A számlás elszámolás rendjére vonatkozó előírások... 2 III. Elszámolási határidők... 3 IV. Általános tudnivalók a kiegészítő kerettel való elszámoláshoz... 4 V. A munkalapokkal történő elszámolás... 5 VI. A Támogató felé elszámolható tolmácsolási esetek... 5 VII. A Támogató felé nem elszámolható tolmácsolási órák... 7 VIII. A munkalapok kitöltésére vonatkozó elvárások... 7 IX. A kiegészítő keret elszámolások benyújtásakor elkészítendő összesítő lap kitöltésének módja X. Tájékoztató a jelnyelvi tolmácsszolgálatok működésének ellenőrzési módjairól XI. Helyszíni ellenőrzés a tolmácsszolgálatban XII. Próbarendelés XIII. A támogatási szerződésben meghatározott nyilvántartásra, pénzkezelésre vonatkozó elvárások betartásának ellenőrzése oldal

2 A TOLMÁCSSZOLGÁLATOK ELSZÁMOLÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK I. ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK AZ ALAPTÁMOGATÁS ELSZÁMOLÁSÁRÓL A Kedvezményezetteknek az alaptámogatásról számlákkal kell elszámolniuk. Az elszámoláshoz Számlaösszesítőt kell csatolnia a Kedvezményezetteknek, amely tartalmazza a támogatás elszámolásához tartozó számláknak, illetve az azzal egyenértékű bizonyító erejű (belső-, külső) számviteli bizonylatoknak a költségvetési terv szerinti költségcsoportosítását. A Számlaösszesítő kitöltése kapcsán, az alábbi költségösszesítők alkalmazása kötelező: a) Összesítő a bérek és járulékok elszámolásához b) Összesítő az utazási költségek elszámolásához c) Összesítő a postaköltségek elszámolásához A vonatkozó költségeket ezekben az összesítőkben kell rögzíteni, majd az összesítő Összesen sorát egy-egy tételként, az összesítő fajtájaként kell rögzíteni a számlaösszesítőn, külön sorban, a megfelelő költségsorhoz. Kérjük, hogy a számlákat (egyéb számviteli bizonylatokat) lássa el a megfelelő költségvetési sor sorszámával, amelyen azokat elszámolni kívánja illetve az összetartozó dokumentumokat, melyeket a fentiekben kértünk együtt kezelni, szintén lássa el a Számlaösszesítő sorszámával. II. A SZÁMLÁS ELSZÁMOLÁS RENDJÉRE VONATKOZÓ ELŐÍRÁSOK Kizárólag a Támogatási Szerződésben megjelölt tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó kiadásokról keletkezett számlák számolhatóak el. Elszámolhatóak: a jelnyelvi tolmácsszolgálat alkalmazottainak munkabére és járulékai megbízással foglalkoztatottak megbízási díjai és járulékai a jelnyelvi tolmácsszolgálat működtetésével kapcsolatosan felmerülő egyéb személyi jellegű kifizetések (étkezési térítés, tömegközlekedéssel történő munkába járás költségtérítése, belföldi kiküldetés) a jelnyelvi tolmácsszolgálat fenntartásával kapcsolatosan felmerülő anyag költségek (vásárolt anyag, irodaszer) közüzemi számlák, ezek azonban csak akkor számolhatóak el teljes összegben, ha a helyiségekben más tevékenység nem folyik, egyébként az arányosítás szabályai szerint kell eljárni igénybe vett szolgáltatások költségei (bérleti díj, reklám és propaganda költség, posta, távközlési költség, internet, könyvelés költsége arányosítással, bankszámlanyitás és fenntartás.) 2. oldal

3 1. A Kedvezményezett a benyújtott számla eredeti példányára köteles rávezetni az alábbi szöveget: A /2008. számú támogatási szerződés alapján a Fogyatékos Személyek Esélyegyenlőségéért Közalapítvány felé Ft elszámolva. A Támogató neve szerepelhet még a következő módon: FSZK 2. Az elszámoláskor a 1. pontban megjelölt kiegészítéssel ellátott számla hiteles másolatát (az eredetivel mindenben megegyező, dátum, aláírás, bélyegző) kell a Támogatónak benyújtani. A számlák eredeti példányát a Kedvezményezett köteles megőrizni és azt kérésre bármely ellenőrzés során bemutatni. 3. Amennyiben a kifizetésre banki átutalással kerül sor, úgy az elszámoláskor a számlához a banki átutalás bizonylatának hiteles másolatát is csatolni kell. 4. Amennyiben a kifizetésre készpénzes kifizetéssel kerül sor, úgy az elszámoláskor a számlához a kiadási pénztárbizonylat hitelesített másolatát is csatolni kell. 5. Támogató felé benyújtott elszámolási bizonylatokat, a Támogatási Szerződést aláíró személy, vagy meghatalmazottja hitelesítheti. Amennyiben a Kedvezményezett él a meghatalmazás lehetőségével, az aktuális elszámoláshoz az erről készült megbízást is csatolnia kell. 6. A Támogatott a támogatásról és annak felhasználásáról elkülönített analitikus és főkönyvi nyilvántartást köteles vezetni. 7. A költségcsoport összegének változatlanul tartása mellett a költségcsoporthoz tartozó költségsorok között maximum 10 % költségátcsoportosítás lehet. III. ELSZÁMOLÁSI HATÁRIDŐK Elszámolás fordulónapja Elszámolás benyújtásának határideje november december február március május június 30. A program ütemezett finanszírozású: A pályázaton elnyert alaptámogatási összeg 1/3-át előlegfinanszírozással a szerződéskötést követő 30 napon belül kapja meg a Kedvezményezett. A pályázati időszakban a támogatási szerződésben meghatározott beszámolási időszakonként a Kedvezményezett szakmai és pénzügyi beszámolót készít és küld a Támogató részére. A megküldött beszámoló szakmai és pénzügyi ellenőrzése után az elfogadott összeget a Támogató a Kedvezményezett részére átutalja. Az utolsó beszámolóban (záró beszámoló) történik a pályázati összeg felhasználásának végelszámolása, figyelembe véve a már korábban megkapott előleget és a részkifizetéseket is. Az utolsó átutalt támogatás így az összes elfogadott (költség)összeg, mínusz az előleg és az eddig kiutalt támogatás különbözete, melyet a záró beszámoló elfogadását követő 30 napon belül utal át a kedvezményezett részére a Támogató. 3. oldal

4 A bizonylatokkal történő elszámolás független a havi 20 óra teljesítésének időpontjától. Az óraszámok leadása és az alaptámogatás bizonylatokkal történő elszámolása független egymástól. A kiegészítő kerettel havonta lehet elszámolni, amelynek formai követelményeit az elszámolási útmutató IV., V., VI., pontja tartalmazza. IV. ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK A KIEGÉSZÍTŐ KERETTEL VALÓ ELSZÁMOLÁSHOZ A kiegészítő keretről való elszámolás az ún. munkalapokkal történik. A munkalapok formai elfogadásának feltétele, hogy a Kedvezményezett az összes lehetséges tolmácsolási adatot előre rögzíti az adatnyilvántartó programban. Kézzel kitöltött munkalapot nem áll módunkban elfogadni, kivéve, ha a tolmácsolási helyzet sajátossága miatt (pl.: sürgős esetben, amelynek meghatározása megtalálható a Pályázati Űrlapban) az adatok előre rögzítése kivitelezhetetlen. Amennyiben a tolmácsszolgáltatás az Ügyfél számára a tolmácsszolgálat helyiségében valósult meg, kizárólag az adatrögzítő rendszer által generált munkalapot áll módunkban elfogadni. Valamennyi támogatott tolmácsszolgálatnak rögzítenie kell a megrendeléseket és a teljesített tolmácsolási-, várakozási- és utazási órákat az adatnyilvántartó programban, legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napjáig. Minden tárgyhót követő 5. nap után a rendszer lezárásra kerül, így további adatok felvitele már nem lesz kivitelezhető. (Amennyiben ez a határidő hétvégére esik, akkor a határidő az azt következő hétfői napra módosul.) A tolmácsolási órák igazolása munkalapokon történik, amelyet a megbízás teljesítését követően a siket, nagyothalló, siketvak vagy kommunikációban akadályozott, jogosult ügyfél vagy annak kísérője (1.) és a megrendelést teljesítő jelnyelvi tolmács (2.) írnak alá. Amennyiben ezek az aláírások nem szerepelnek a dokumentumon a tolmácsolási, utazási és várakozási idő nem számolható el. Csak azon tolmácsok aláírása fogadható el a munkalapokon, akik a pályázati dokumentációban szerepelnek. Amennyiben a jelnyelvi tolmácsszolgálatban dolgozók száma új tolmácsokkal bővül, a Támogatási szerződést aláíró fenntartónak ezt be kell jelentenie, valamint el kell küldenie a jelnyelvi tolmácsok kompetencia táblázatát, a Támogató részére, hogy a jelnyelvi tolmácsok regisztrálásra kerüljenek a modellprogramban. A bérekkel történő elszámolást az alaptámogatás pénzügyi elszámolásaival egyidőben kell leadni Támogató felé. 4. oldal

5 V. A MUNKALAPOKKAL TÖRTÉNŐ ELSZÁMOLÁS A kiegészítő kerettel való elszámolás során a munkalapok töltik be a tolmácsszolgálat teljesítményének megállapításához szükséges elszámolás alapbizonylatát, ezek eredeti példányát a jelnyelvi tolmácsszolgálatnak a rész- illetve végelszámolás benyújtásáig meg kell őriznie. Az elszámolások alkalmával az eredeti munkalapokat kell benyújtani, amelyeket ettől fogva Támogató őriz a támogatási időszak lejártáig, majd ezt követően visszaszolgáltatja a Kedvezményezettnek. A munkalapot az igénylésben megnevezett programfelelősnek (jelnyelvi tolmácsszolgálat vezetője) aláírásával és a szolgálat pecsétjével hitelesítenie kell. Amennyiben a munkalapon a szakmai vezető szerepel tolmácsként, úgy a munkalapot a fenntartó által meghatalmazott személynek kell aláírásával hitelesítenie. Támogató fenntartja a számára még meg nem küldött munkalapok helyszíni ellenőrzésének (vagy ellenőriztetésének) jogát. Az elszámolás során Kedvezményezettnek be kell nyújtania az eredeti munkalapokat, valamint a várakozás, az utazás és a tolmácsolás szerinti bontást tartalmazó kimutatást (Elszámolás összesítő lapot), melyen Támogató igazolja a teljesítéseket. A havi 20 tolmácsolási órakereten felüli teljesítések után járó kiegészítő támogatás felhasználásáról történő elszámolás kizárólag munkalapokkal és azok összesítő lapjával történik. Az alapszolgáltatáson felül teljesített és igazolt tolmácsolási-, utazási- és várakozási órák díja a Támogatási szerződésben, valamint a pályázati útmutatóban felsorolt díjak szerint számolható el. VI. A TÁMOGATÓ FELÉ ELSZÁMOLHATÓ TOLMÁCSOLÁSI ESETEK 1. A szolgáltatás ingyenes igénybevételére a kommunikációban akadályozott siket, nagyothalló, beszédsérült, siketvak vagy kommunikációban akadályozott személyek jogosultak. A programban, csak azok a tolmácsolási esetek számolhatóak el, melyeket siket, nagyothalló, beszédsérült, siketvak vagy kommunikációban akadályozott ügyfél (továbbiakban: jogosult ügyfél ) rendelt meg, és a tolmácsolásban részt vevő halló félre nem vonatkozik olyan jogszabály, amely a tolmácsolási helyzetben jelnyelvi tolmács biztosítására kötelezi. 5. oldal

6 2. A tolmácsszolgálat által alapszolgáltatásként és alapszolgáltatáson felüli teljesítésként elszámolható órák a jogosult ügyfél lakóhelye és a tolmácsszolgálat ellátási területe szerint: helyzet: a Jogosult ügyfél állandó lakcíme, a tolmácsolás helyszíne és a jelnyelvi tolmácsot alkalmazó szolgálat azonos megye (főváros) területére esik a tolmácsolás helyszíne és a jelnyelvi tolmácsot alkalmazó szolgálat azonos megye (főváros) területére esik, de a jogosult ügyfél másik megye (főváros) területén rendelkezik állandó lakcímmel a Jogosult ügyfél állandó lakcíme és a jelnyelvi tolmácsot alkalmazó szolgálat azonos megye (főváros) területére esik, de a tolmácsolás helyszíne egy másik megye (főváros) a Jogosult ügyfél állandó lakcíme és a tolmácsolás helyszíne megegyezik, de a jelnyelvi tolmácsot alkalmazó szolgálat másik megye (főváros) területére esik elszámolásra jogosult szolgálat: a jelnyelvi tolmácsot alkalmazó szolgálat a jelnyelvi tolmácsot alkalmazó szolgálat a jelnyelvi tolmácsot alkalmazó szolgálat kizárólag szomszédos megyék esetében a jelnyelvi tolmácsot alkalmazó szolgálat 3. A tolmácsolás típusa szerint: - büntetőeljárás, - szabálysértési eljárás, közigazgatási eljárás során történő tolmácsolás: Azok a tolmácsolási esetek, melyekben a perköltségek a tolmácsolásra jogosult ügyfelet, mint vesztes félt terhelnék, valamint azok a közigazgatási eljárások, melyekben a tolmácsolás költsége az eljárást kezdeményező, tolmácsolásra jogosult felet terhelnék. - egyéni igény (szolgáltatás igénybevétele, vásárlások, banki ügyek, közüzemi szolgáltatásokkal kapcsolatos ügyintézés, munkavállalással kapcsolatos ügyintézés, hivatali ügyintézés, szülői értekezlet, lakógyűlésen való részvétel) - foglalkoztatás: Nem akkreditált foglalkoztatónál történő tolmácsolás, amennyiben azt a siket ügyfél kéri - tolmácsolás óvodai nevelés, közoktatásban történő iskolai nevelés és oktatás, felsőoktatás, nem közoktatásban zajló képzés, tanfolyam során: 1. Közép-, vagy felsőfokú oktatásban költségtérítéses-, esti- vagy levelező képzésben, 2. felsőoktatásban-, szakoktatásban, nappali képzésben, de nem vizsgáztatás során, 3. vagy egyéb, nem a közoktatási rendszerbe tartozó tanfolyamon, vagy továbbképzésen történik. - önálló életvitel támogatása (írásbeli és telefonon történő ügyintézés támogatása, illetve tolmácsolás/fordítás olyan helyzetekben, amelyek megoldásához nyelvi hátrányból adódóan kér segítséget a jogosult ügyfél) - személyi tolmácsolás (amikor betöltött pozíció révén egy jogosult ügyfélnek folyamatosan van szüksége tolmács kíséretére, mert folyamatosan hallókkal érintkezik munkája során) - szabadidős, kulturális tevékenység (sportrendezvényen, vagy kulturális rendezvényen történő egyéni részvétel) - rendezvény (üzleti, vagy szakmai rendezvényen való egyéni részvétel) - egyházi tolmácsolás (csak egyéni szertartásokon való részvétel során!) 6. oldal

7 VII. A TÁMOGATÓ FELÉ NEM ELSZÁMOLHATÓ TOLMÁCSOLÁSI ÓRÁK 1. Nem számolhatóak el azok a tolmácsolási esetek, amikor a tolmácsolást halló ügyfél vagy intézmény rendeli meg, illetve ha a kapcsolat létrejöttében a halló fél vagy az intézmény érdekelt haszonszerzés szempontjából. 2. A jogosult ügyfél lakóhelye és a tolmácsszolgálat ellátási területe szerint a tolmácsolási eset nem számolható el, ha a jogosult ügyfél állandó lakcíme, a tolmácsolás helyszíne és a jelnyelvi tolmácsot alkalmazó szolgálat eltérő megye (főváros) területére esik, illetve minden olyan esetben, amely nem szerepel a támogató felé elszámolható tolmácsolási esetek között. 3. Továbbá nem számolhatóak el azok a tolmácsolási esetek, amelyekben a halló félt, vagy intézményt a kommunikációs esélyegyenlőség így a jelnyelvi tolmács - biztosítására jogszabály kötelezi. - büntető eljárás, - szabálysértési eljárás, közigazgatási eljárás során történő tolmácsolás: Ha a tolmácsot a hivatalos szerv rendeli ki. - szakmai vizsgáztatás szóbeli felelet és - felsőoktatásban történő szóbeli vizsgáztatás során történő tolmácsolás. - akkreditált rehabilitációs, kiemelt és védett foglalkoztatónál történő munkavállalással, munkavégzéssel kapcsolatos tolmácsolások. - tolmácsolás a médiában (televíziós tolmácsolások) - színházi tolmácsolás (amennyiben siket csoport számára rendelnek jelnyelvi tolmácsolást) - konferenciatolmácsolás (amennyiben a konferencia szervezője kíván jogosult résztvevőket meghívni) - egyházi tolmácsolás (tolmácsolás egyházi eseményeken több jogosult résztvevő számára) - a fenntartó működésével kapcsolatos tolmácsolási helyzetekben történő tolmácsolási órákat (akár a megrendelő, akár a tolmácsolási helyszín megegyezik a fenntartó intézmények valamelyikével a havi 20 tolmácsolási óra max. 5%-ig számolhatja el a tolmácsszolgálat a Támogató felé! Kiegészítő keret terhére ezek a helyzetek nem számolhatóak el.) VIII. A MUNKALAPOK KITÖLTÉSÉRE VONATKOZÓ ELVÁRÁSOK A munkalap fejléce: minden tolmácsszolgálat köteles a nyomtatás előtt kitölteni saját nevére és címére. Megrendelés sorszáma: A rendelések folyamatos sorszámát az Adatnyilvántartó program adja. (A sorszámozás a számlázó programokhoz hasonlóan működik: nincsen törlés, vagyis a törölt megrendelés ugyan nem látszik, de a program megőrzi, és a sorszámot nem osztja ki újból! Ezért célszerű a megrendeléseket csak a teljesítés után lezárni, és az elrontott megrendeléseket inkább módosítani, mint kitörölni.) 7. oldal

8 Jogosult ügyfél A tolmácsolás során jelenlévő siket, nagyothalló, beszédsérült, siketvak vagy kommunikációban akadályozott ügyfél ( Jogosult ügyfél ). Ez a rovat nem maradhat üresen! Név: A Jogosult ügyfél neve Cím: A Jogosult ügyfél lakcíme Tel./Fax: A Jogosult ügyfél telefon vagy fax száma Jogosultság típusa: Az alábbi lehetőségek közül kell választani: siket nagyothalló siketvak kommunikációban gátolt Amennyiben több Jogosult ügyfél van jelen, a további ügyfelek nevét a megjegyzés rovatban kell felsorolni. Tolmácsolás adatai: Tolmácsolás dátuma: a tolmácsolási feladat teljesítésének dátuma, vagy több napos megbízás esetén a kezdő és a befejező nap dátuma éééé.hh.nn formátumban megadva. Tolmácsolás helye: A tolmácsolás helyszíne: Amennyiben a tolmácsolás a tolmácsszolgálat irodájában történik, úgy elegendő beírni, a tolmácsszolgálat nevét és azt, hogy Iroda. Külső helyszín esetén kötelező megadni: hely/ek megnevezése: helyszín megnevezése névvel (pl.: Vas Megyei Bíróság, Gábor Áron Általános iskola, stb.) helyszín címe: irányítószám, város, utca, házszám alapján több helyszín esetén Ha egy tolmácsolási eset több helyszínen történik, de a résztvevők, a téma és a csatorna azonos, (pl. több lakás megtekintése ugyanazzal az ingatlanügynökkel.) akkor elegendő a rovatba azt beírni, hogy több helyszín Tolmácsolási eset kezdete: A tolmácsolási eset ellátásának kezdete, óó:pp formátumban (24:00) megadva. (beleértve a tolmácsolást és várakozást is, amennyiben volt ilyen) Tolmácsolási eset vége: A tolmácsolási eset ellátásának vége óó:pp formátumban (24:00) megadva. 8. oldal

9 A tolmácsolási eset kezdete és tolmácsolási eset vége között eltelt időnek, negyed órás egységben felkerekítve, meg kell egyeznie a Tolmácsolási idő és Várakozási idő rovatokban megadott két időtartam összegével! Utazási idő oda: A tolmácsolási eset ellátása során a lakásról vagy irodából, más tolmácsolási helyszínről történő elindulás és megérkezés között eltelt idő összesen óó:pp formátumban megadva. Utazási idő vissza: A tolmácsolási eset ellátása során a tolmácsolási helyszínről való elindulás és a lakásra, az irodába vagy más tolmácsolási helyszínre érkezés időpontja között eltelt idő összesen óó:pp formátumban megadva. (Az oda- és visszautazás során eltelt idő összegének, negyed órás egységben felkerekítve, meg kell egyeznie az Utazási idő rovatban megadott időtartammal!) A tolmács honnan indult (cím): A tolmácsolási esethez történő utazás kiindulópontja, ahonnan a tolmács elindult a tolmácsolás helyszínére. A tolmács indulási és érkezési helye közötti távolság km-ben és/vagy időben: a tolmácsolási helyszínre utazó tolmács indulási helye és a tolmácsolás helyszíne (érkezési hely) közötti távolság kilométerben és időben megadva. 9. oldal

10 TOLMÁCSOLÁS EGYÉB ADATAI Típusa: Az alábbi listából kötelező választani! Büntetőeljárás igazságügyi szervek és az ezekkel kapcsolatos ügyek: bíróság, ügyészség, rendőrség, katonaság, amennyiben az eljárás vádlott, vesztes ügyfele, és a perköltségek fizetésére kötelezett fél, a Jogosult ügyfél polgári peres eljárás igazságügyi szervek és az ezekkel kapcsolatos ügyek: bíróság, ügyészség, amennyiben az eljárás vádlott, vesztes ügyfele, és a perköltségek fizetésére kötelezett fél, a Jogosult ügyfél szabálysértési ügy igazságügyi szervek és az ezekkel kapcsolatos ügyek: bíróság, ügyészség, rendőrség, katonaság, amennyiben az eljárás vádlott, vesztes ügyfele, és a perköltségek fizetésére kötelezett fél, a Jogosult ügyfél közigazgatási hatósági eljárás államigazgatási szervek, minisztériumok (minden területileg illetékes, illetve feladatra szakosodott szerv) önkormányzat összes hivatala (gyámügy, lakáshivatal, családsegítő, okmányiroda), jegyző, társadalombiztosító, APEH, nyugdíjbiztosító, vámhivatal, anyakönyvvezetői hivatal, stb.,amennyiben az eljárás vádlott, vesztes ügyfele, és a perköltségek fizetésére kötelezett fél, a Jogosult ügyfél, vagy az eljárás kezdeményezője a Jogosult ügyfél közjegyzői okirat készítése egyéb közjegyzői eljárás tolmácsolás más, közjegyző által lebonyolított eljárások során (hagyatéki eljárás, stb.) egészségügy egészségügyi ellátás igénybevétele: kórház, rendelő, magánklinika, magánrendelő, gyógyszertár, (akár állami, akár magán ellátás) középiskolai levelező oktatás középfokú oktatási intézményben tanulmányok nem a közoktatás keretein belül középiskolai esti oktatás felsőoktatás tanóra látogatása/konzultáció tolmácsolás felsőfokú képzés során (egyetem, főiskola, levelező, költségtérítéses, önköltséges, kiegészítő képzés, stb.) szakképzés közoktatásban, nappali tagozaton tanóra látogatása/korrepetálás közoktatásban szakképzés, szakmunkásképzés szakképzés kiegészítő képzésként, esti- vagy levelező tagozaton tanóra látogatása/konzultáció 10. oldal

11 OKJ szakképzés, kiegészítő képzés, költségtérítéses, esti-, levelező-, nappali tagozat, stb. tanfolyam tolmácsolás tanfolyamokon (nyelvtanfolyam, gépjárművezetői tanfolyam, stb.) foglalkoztatás tolmácsolás munkaügyi hivatalban, munkahelykereséskor, állásinterjún, munkahelyi tájékoztatáson, munkahelyi értekezleten, átképzésen egyéni igény jelnyelvi tolmács igénybevétele személyes ügyek intézéséhez (olyan helyek és alkalmak, ahol saját igényei, magánügyei miatt fordul meg az ügyfél) Pl.: szülői értekezlet, lakógyűlés), és szolgáltatások igénybevételéhez (közüzemi szolgáltatókkal kapcsolatos ügyintézés, stb.), szolgáltatások megrendelése, vásárlása (mobiltelefon vásárlás, internet előfizetés, stb.), üzletek, utazási iroda, vacsorameghívás, nagykövetség, légitársaság irodája stb., esküvői szertartás, temetés rendezvény, egyéni igény rendezvényen történő egyéni részvétel szabadidő szabadidős tevékenység, rendezvény (egy vagy több jogosult ügyfél által szervezett programok) kulturális vagy sport versenyek, múzeumlátogatás, csoportosan, vagy egyénileg konferencia, egyéni részvétel konferencián, értekezleten történő tolmácsolás egyén számára színház, egyéni részvétel színházi előadás jelnyelvi tolmácsolása egyén számára, próbatolmácsolás egyház, egyéni szertartás egyéni szertartás tolmácsolása: keresztelő, bérmálkozás, esküvő, temetés, stb. személyi tolmácsolás több eset is naponta, esetleg ragaszkodva egy-egy tolmácshoz, kísérés jelnyelvi tolmácsolással, elsősorban olyan vezető beosztású jogosult ügyfél személy számára, akinek munkaköréből adódóan folyamatosan halló személyekkel kell együttműködnie. önálló életvitel támogatása: személyes ügyek intézése, támogató szolgálat, vagy más segítő szolgálat felkeresése a jogosult ügyféllel, irodai esetek: amikor ügyintézés történik, illetve amikor nincs 3. fél jelen, hanem a tolmács, diszpécser, ügyintéző kommunikál az ügyféllel (Példák: támogató szolgálat, levélírás, telefonos ügyintézés, lakás ügyintézés, levélértelmezés, iratok értelmezése, jogi ügyintézés, időpont egyeztetés, lelki támasz, biztosítási ügyintézés, szálláskeresés) telefonos tolmácsolás, fax-, levélírás, levelek és nyomtatványok értelmezése, - fordítása, stb. 11. oldal

12 Tolmácsolási csatorna: Az alábbi listából kötelező választani! magyar jelnyelv tolmácsolás hangzó magyar nyelv és magyar jelnyelv között jelesített magyar nyelv csatornaváltás/tolmácsolás, hangzó magyar nyelv és jellel kísért magyar nyelv között szájról olvasás csatornaváltás hangzó magyar nyelv és artikulált magyar nyelv között egyszerűsítéssel nemzetközi jelnyelv tolmácsolás hangzó magyar nyelv és nemzetközi jelnyelv között magyar jelnyelv + idegen nyelv tolmácsolás hangzó magyar nyelv és hangzó idegen nyelv valamint magyar jelnyelv között jelesített magyar nyelv + idegen nyelv tolmácsolás hangzó magyar nyelv és hangzó idegen nyelv valamint jellel kísért magyar nyelv között nemzetközi jelnyelv + idegen nyelv tolmácsolás hangzó idegen nyelv és nemzetközi jelnyelv között speciális (braille, pantomim, rajz) hangzó magyar nyelv értelmezése, átkódolása más vagy nem szabályos kommunikációs formákra taktilis kommunikáció hangzó magyar nyelv és taktilis csatorna közötti átkódolás augmentatív kommunikáció hangzó magyar nyelv és speciális képi kódok közötti átkódolás írásos kommunikáció hangzó magyar nyelv és írott szöveg közötti átkódolás több csatorna vegyes csoport számára történő tolmácsoláskor több csatorna együttes alkalmazása Résztvevő jelnyelvi tolmácsok: A megrendelést teljesítő jelnyelvi tolmácsok neve. A megjelölt tolmács nevének és kompetenciájának szerepelnie kell a támogatott igénylésben vagy az igénylés elfogadását követőn bejelentett (és így regisztrált) jelnyelvi tolmácsok névsorán. Tolmácsolási idő: A megrendelés ellátása során tisztán jelnyelvi tolmácsolással töltött időtartam óó:pp formátumban megadva, legfeljebb 15 perces egységekben felkerekítve. Várakozási idő: A megrendelés ellátása során, a tolmácsolási időn túl várakozással töltött időtartam óó:pp formátumban megadva, legfeljebb 15 perces egységekben felkerekítve. 12. oldal

13 Utazási idő: A megrendelés ellátása során, a tolmácsolási időn túl utazással töltött időtartam óó:pp formátumban megadva, legfeljebb 15 perces egységekben felkerekítve. Felkészülési idő: A megrendelést megelőzően a tolmácsolási helyzetre történő felkészüléssel töltött időtartam óó:pp formátumban megadva, legfeljebb 15 perces egységekben felkerekítve. Összesen: A tolmácsok által teljesített tolmácsolási-, várakozási-, utazási- és felkészülési idő összeadva. Díjak: Az egyes tevékenységekre megadott óradíjak egységesen. A munkalap kitöltésekor csak azokban a tolmácsolási esetekben kell figyelembe venni a megadott óradíjakat, melyeket kiegészítő támogatásra jogosult tolmácsszolgálat lát el, az alapszolgáltatáson felül. Tolmácsolás óradíja: A tolmácsolási feladat ellátásáért járó óradíj, támogatott tolmácsolási feladatok esetében 1500Ft/15 perc (6000 Ft/óra), más térítéses tolmácsolások esetén a megrendelővel történt megállapodás alapján kitöltendő. Várakozás óradíja: A tolmácsolási feladat ellátása során történt várakozás támogatása: 375 Ft/15 perc (1.500 Ft/óra), más térítéses tolmácsolások esetén a megrendelővel történt megállapodás alapján kitöltendő. Utazás óradíja: A tolmácsolási feladat ellátása során történt utazások támogatása: 375 Ft/15 perc (1.500 Ft/óra), más térítéses tolmácsolások esetén a megrendelővel történt megállapodás alapján kitöltendő. Díjak összesen: A díjak összesen rovatokat csak a kiegészítő tolmácsolási keret terhére elszámolható tolmácsolási feladatok esetében kell kitölteni! Tolmácsolás óradíja (össz.): A tolmácsolási időként megadott időtartam szerint járó tolmácsolási díj Várakozás óradíja (össz.): A várakozási időként megadott időtartam szerint járó várakozási díj Utazás óradíja (össz.): Az oda-vissza történő utazás ideje alapján megadott időtartam szerint járó utazási díj A teljesítést igazolók aláírása: Jogosult ügyfél: A Jogosult ügyfél aláírásának minden esetben kötelező szerepelnie a Munkalapon. 13. oldal

14 Jelnyelvi tolmács: A munkalapot minden esetben alá kell írnia a megrendelést ellátó jelnyelvi tolmács(ok)nak! Megjegyzés: A rovatba az ügyfelek, vagy a jelnyelvi tolmácsok írhatnak megjegyzéseket, kiegészítő információkat a tolmácsolással kapcsolatban, akár a tolmácsolás során elhangzó fontos információkat, a tolmácsolási eset folytatására vonatkozó emlékeztetőt, a tolmácsolás során jelen lévő további jogosult ügyfelek nevét, vagy a tolmácsolásra vonatkozó kritikai megállapításokat, észrevételeket. A munkalap igazolása: Minden elszámolásra benyújtott munkalapot a jelnyelvi tolmácsszolgálat szakmai vezetőjének aláírásával, és a szolgálat pecsétjével igazolnia kell. Amennyiben a tolmácsolási eset során a szakmai vezető volt a tolmács, a munkalapot a Fenntartó képviselőjének, vagy az általa megbízott személynek kell igazolnia. (A munkalapok igazolására vonatkozó megbízást mellékelni kell!) A munkalap igazolásának feltétele, hogy a munkalap adatai lezárt(!) megrendelésként az Adatnyilvántartó programban is rögzítésre kerüljenek és a programban tárolt sorszámmal azonos szám szerepeljen a Munkalapon is! A tolmácsszolgálatok kizárólag az egységes a Fogyatékos Személyek Esélyegyenlőségéért Közalapítvány Magyar Jelnyelvi Programirodája által biztosított adatnyilvántartó program által a tolmácsszolgálat számára generált üres vagy kitöltött munkalapokat használhatják. IX. A KIEGÉSZÍTŐ KERET ELSZÁMOLÁSOK BENYÚJTÁSAKOR ELKÉSZÍTENDŐ ÖSSZESÍTŐ LAP KITÖLTÉSÉNEK MÓDJA Általános tudnivalók 1. Az Elszámolás összesítő lap kitöltéséhez a munkalapok, és az adatbázis biztosítja az adatokat. A munkalapokat azok Támogatónak való megküldéséig az adatnyilvántartó programban feltüntetett sorszámoknak megfelelő sorrendben kell megőriznie a tolmácsszolgálatnak; azokat a Támogató által felhatalmazott személy a helyszínen bármikor ellenőrizheti. 2. A támogatottnak az alapszolgáltatás keretében nyújtandó havi 20 tolmácsolási óra teljesítésével, illetve a havi 20 órát el nem érő teljesítéssel kapcsolatosan havonta kell elszámolniuk. Ez az elszámolás független a számlás elszámolástól. A támogatott szolgálatoknak a tolmácsolási órával akkor is el kell számolnia, ha kiegészítő támogatást nem tud igénybe venni a program ideje alatt. A 2. pontban szabályozott havi tolmácsolási teljesítésekkel tárgyhót követő 5. napig kell elszámolni. Az adott elszámolási időszakon belül teljesített tolmácsolási, utazási és várakozási órákról elszámolni az eredeti munkalapok és az elszámolási összesítő lap benyújtásával lehetséges. 14. oldal

15 A kiegészítő támogatás elszámolásához szükséges dokumentumok Elszámolási bizonylatnak (alapbizonylat) tekinthető az Adatnyilvántartó programmal elektronikusan kitöltött és kinyomtatott munkalap is, melyet a tolmácsszolgálatnak a Támogatónak való megküldésig meg kell őriznie. A kézzel kitöltött munkalapok esetén csatolni kell az aláírt munkalaphoz az Adatnyilvántartó programban rögzített megrendelés alapján nyomtatott munkalapot is. - Az elszámolás során be kell nyújtani az elszámolni kívánt eredeti munkalapokat, és - A támogatás elszámolására szolgáló Elszámolás összesítő lapot. Kitöltési útmutató az elszámolási összesítőről Minden alapbizonylatot külön sorban kell feltüntetni: egy bizonylat egy sor. 1. Beazonosítható hivatkozás/bizonylat száma: a megrendelés rögzítésekor az Adatnyilvántartó program által adott sorszám, melyet a kézzel kitöltött munkalapon (bizonylaton) is fel kell tüntetni. 2. Jogosult neve és címe: a szolgáltatást igénybe vevő jogosult neve, valamint állandó vagy ideiglenes lakcíme 3. Tolmács(ok) neve: a szolgáltatást biztosító, a rendszerben regisztrált jelnyelvi tolmács(ok) neve 4. Tolmácsolás típusa: a kirendelt jelnyelvi tolmács által ellátható tolmácsolási típusok közül a tolmácsolás típusának megjelölése (lásd tolmácsolási helyzetek listája a munkalap kitöltési útmutatójában) 5. Tolmácsolás helyszíne: a szolgáltatás megvalósulásának helyszíne, cím szerint! 6. Dátum: az elszámolásra benyújtott bizonylaton: munkalapon szereplő teljesítés (tolmácsolás) időpontja: év, hó, nap A tolmácsolási -, utazási és várakozási órák elszámolásának alapegysége 15 perc. Az időtartamokat 15 perces egységekre felkerekítve kell megadni. Ennek megfelelően a perc időtartamot 30 percre, a perc időtartamot 45 percre, a perc időtartamot 60 percként kell számítani! - Tolmácsolási idő: az elszámolási alapbizonylaton (munkalapon) szereplő összes tolmácsolási idő. - Tolmácsolási díj (Ft): az elszámolási alapbizonylaton (munkalapon) szereplő tolmácsolási órák díja: 1500 Ft/ 15 perc (6000 Ft/óra) (A tolmácsolási díj rovatot csak a kiegészítő tolmácsolási keret terhére elszámolható tolmácsolási feladatok esetében kell kitölteni!) - Várakozási idő: az elszámolási alapbizonylaton (munkalapon) szereplő összes várakozási idő. - Várakozási díj: az elszámolási alapbizonylaton (munkalapon) szereplő várakozási órák díja: 375 Ft/15 perc (1500 Ft/óra) 15. oldal

16 (A várakozási díj rovatot csak a kiegészítő tolmácsolási keret terhére elszámolható tolmácsolási feladatok esetében kell kitölteni!) Utazási idő: az elszámolási alapbizonylaton (munkalapon) szereplő, összes utazási idő Az utazási díj (Ft): az elszámolási alapbizonylaton (munkalapon) szereplő utazás díja: 375 Ft/15 perc (1500 Ft/ óra) (Az utazási díj rovatot csak a kiegészítő tolmácsolási keret terhére elszámolható tolmácsolási feladatok esetében kell kitölteni!) - A díj összesen (Ft): a tolmácsolási - várakozási - és az utazási díj étéke együttesen - Az ellenőrzés" című oszlopot az ellenőrző szerv Támogató- tölti ki, a pályázónak üresen kell hagynia. - Összesen: a tolmácsolási idő, tolmácsolási díj, várakozási idő, várakozási díj, utazási idő és utazási díj oszlopok soraiban szereplő értékek összege - A jelen elszámolásban igényelt támogatás: az aktuális elszámolásban elszámolt tolmácsolási-, utazási- és várakozási idő alapján járó teljesítménytámogatás összesen. Az Elszámolás összesítő lapot a tolmácsszolgálatok által használt Adatnyilvántartó program készíti el, a programban rögzített és lezárt megrendelések adatai alapján. X. TÁJÉKOZTATÓ A JELNYELVI TOLMÁCSSZOLGÁLATOK MŰKÖDÉSÉNEK ELLENŐRZÉSI MÓDJAIRÓL A jelnyelvi tolmácsszolgálatok működésének ellenőrzése A megvalósítás során jelnyelvi tolmácsszolgálatonként negyedévente a Magyar Jelnyelvi Programiroda munkatársai helyszíni ellenőrzést tartanak. Továbbá havonta legalább egyszer ellenőrzi/ellenőrizteti a programiroda az ügyfélfogadási és legalább havonta egyszer az ügyeleti idő betartását jelnyelvi tolmácsszolgálatonként. Ellenőrzési szankciók: Támogató külön kezeli a kötelező ügyfélfogadás, valamint a készenléti idő biztosításának ellenőrzését. Amennyiben bármely tolmácsszolgálat, bármely ellenőrzés során nem tesz eleget a vonatkozó előírásoknak, úgy Kedvezményezett első alkalommal írásbeli figyelmeztetésben részesül, második alkalommal köteles az elnyert alaptámogatás adott hónapra eső 25%- át, a harmadik alkalommal, és minden azt követő esetben pedig az elnyert, adott hónapra eső alaptámogatás 50%- át visszautalni, az erről szóló felszólítás kézhezvételétől számított 15 banki napon belül, a oldal

17 számú számlájára. Egy tolmácsszolgálat az egész támogatási időszak alatt egyszer részesülhet írásbeli figyelmeztetésben az ügyfélfogadás elmulasztása miatt, és egyszer a készenlét tartásának mulasztása miatt. XI. HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS A TOLMÁCSSZOLGÁLATBAN A helyszíni ellenőrzés történhet előre be nem jelentett időpontban, figyelembe véve a jelnyelvi tolmácsszolgálat ügyfélfogadási idejét. A helyszíni ellenőrzés tárgya: - A tolmácsszolgálat kötelező szolgáltatási rendjének mindenki számára biztosított elérhetősége, - a dokumentálási szabályok betartása (adatlapok, Támogatónak még meg nem küldött munkalapok megőrzése), - az ügyfélfogadás biztosítása, - helyiség és tárgyi eszköz minimumok megléte. A helyszíni ellenőrzés során vizsgált dokumentumok: - a tolmácsszolgálat szolgáltatási rendje a kért formátumokban, - az adatlapok és a Támogatónak még meg nem küldött munkalapok, - a jelnyelvi tolmácsszolgálat munkatársainak szakirányú végzettségét tanúsító dokumentumai, szakmai önéletrajzok, aláírás minták másolati példányai. XII. PRÓBARENDELÉS Felkért megrendelők által leadott rendelések fogadásának és kezelésének értékelése A próbarendelések tárgya: - A tolmácsszolgálat szolgáltatási rendjében foglaltak betartása, - a megrendelések kezelésével kapcsolatban rögzített elvárások teljesítése, - az alapszolgáltatásként elvárt ügyelet (ügyfélfogadás és készenlét) biztosítása, - a dokumentálás szabályainak betartása. A próbarendelések értékelésének szempontjai: - Milyen kommunikációs eszközök útján fogadja a tolmácsszolgálat a rendeléseket? - Működik-e valamennyi elvárt csatorna? (vezetékes telefon, mobil, fax, SMS, , MSN) - Kap-e visszajelzést az ügyfél a rendelés fogadásáról? - Kap-e értesítést az ügyfél arról, hogy a megrendelését vállalja- e a tolmácsszolgálat? - Megkérdezik és figyelembe veszik-e az ügyfél tolmácsolással kapcsolatos igényeit? (tolmács személye, a tolmácsolás időpontja, a tolmácsok száma, tolmács megjelenése) - Tudják-e fogadni és vállalni az ügyfél rendelését a kért időpont előtt három/két nappal? 17. oldal

18 (Ha nem, hogyan próbálnak megfelelő megoldást találni az ügyfél számára?) - Sürgős hívás esetén előre sorolják-e megrendelést? - Tájékoztatják-e az ügyfelet a rendeléssel járó jogokról és kötelezettségekről? - Mennyire kommunikál érthetően, és egyértelműen a szolgálat? - Mennyire segítőkész és udvarias az ügyfelekkel a tolmácsszolgálat? - Rögzíti-e a tolmácsszolgálat a megrendelő adatait, illetve tájékoztatja-e az adatlapon és a munkalapon rögzített adatok további sorsáról? - A dokumentálás szabályainak megfelelően rögzítik-e megrendelést? A próbarendelések kapcsán vizsgált dokumentumok: - a tolmácsszolgálat szolgáltatási rendje, - az adatlapok és a Támogatónak még meg nem küldött munkalapok, - az adatnyilvántartó programban rögzített tolmácsolási esetek. Próbarendelésekre valamint az adatnyilvántartó program kezelésének ellenőrzésére a program során folyamatosan, előzetes értesítés nélkül, több alkalommal is sor kerülhet. XIII. A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉSBEN MEGHATÁROZOTT NYILVÁNTARTÁSRA, PÉNZKEZELÉSRE VONATKOZÓ ELVÁRÁSOK BETARTÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE Betekintés a fenntartó szervezetek könyvelésébe, és a munkaszerződésekbe, a fenntartó képviselőjének, és a tolmácsszolgálatot képviselő szakmai vezető megkérdezése. A támogatási szerződés betartásának ellenőrzésekor a vizsgálat tárgya: - a támogatás felhasználásával kapcsolatos megállapodás betartása, - a munkaszerződésekre vonatkozó elvárások betartása. - a pályázati program előírásainak betartása Az ellenőrzése során figyelembe vett szempontok: - Fenntartó a Támogatóval kötött Támogatási szerződésnek megfelelően, elkülönítetten könyvelte/kezelte-e a szolgáltatás működtetésére rendelkezésére bocsátott támogatást? - Rendezettek-e a tolmácsszolgálatban dolgozó munkatársak munkaviszonyai? A megállapodás betartásának ellenőrzésekor a vizsgált dokumentumok: - munkaszerződések, - szakképzettséget igazoló dokumentumok, vagy másolataik, - munkaköri leírások, - a támogatás könyvelése (ez történhet a tolmácsszolgálat vagy a könyvelőcég helyiségeiben) előre bejelentett időpontban. 18. oldal