YSOFT SAFEQ ENTERPRISE SUITE 1

Átírás

1 SAFEQ ENTERPRISE SUITE ELŐNYÖK Központosított nyomtatásfelügyelet és emelt szintű dokumentumrögzítés, illetve munkafolyamat Maximalizálja a produktivitást, csökkenti a költségeket és növeli a dokumentumbiztonságot A szoftver rugalmas, moduláris felépítésének köszönhetően csak azokért a funkciókért kell fizetnie, amelyekre valóban szüksége van A YSoft SafeQ nagyvállalati nyomatatásfelügyeleti szoftverrel a cégek és az intézmények tényalapú döntéseket hozhatnak a nyomtatási környezetről, ezáltal akár 30%-kal csökkentve a nyomtatási, másolási és szkennelési költségeket, ugyanakkor növelve a dokumentumbiztonságot és a produktivitást. A központosított nyomtatási környezetekben egy szerveralkalmazás kapcsolja össze a multifunkciós eszközöket és az egyéb hálózati nyomtatókat a munkahelyi vagy intézményi címtárral. Ezzel a megoldással a nyomtatást felügyelő rendszergazdák lekéréses nyomtatást állíthatnak be, nyomtatási irányelveket léptethetnek érvénybe, és hatékony munkafolyamatokat dolgozhatnak ki a digitális tartalmak rögzítésére, feldolgozására és elosztására vonatkozóan (lásd az 1. ábrát). A YSoft SafeQ Enterprise Suite az egyetlen olyan nagyvállalati szintű megoldás, amely valóban integrálja a nyomtatásfelügyeletet, a dokumentumrögzítést és a munkafolyamatot. Míg más megoldások esetén több szerverre, szerződésre és ügyfélszolgálati rendszerre van szükség a nyomtatásfelügyelethez és a dokumentumrögzítéshez (ez növeli a költségeket), addig a Y Soft és a YSoft SafeQ kompatibilis, integrált rendszert kínál. A YSoft SafeQ a világ legnépszerűbb gyártóinak multifunkciós eszközeibe, azok kijelzőpaneljébe van integrálva. Szabályrendszer Nyomtatás Print Roaming Hitelesítés bármely nyomtatón Másolás Egyenleg és számlázás Jelentéskészítés Szkennelés 1. ábra. A YSoft SafeQ felhasználói munkafolyamata YSOFT SAFEQ ENTERPRISE SUITE 1

2 A follow-me, follow-you és print-release néven is ismert lekéréses nyomtatási megoldások 2005-ben egy közepes vagy nagy cég MPS-megbízásainak még 5 10 százalékát sem tették ki, ez 2015-ben a licencköltségek ellenére is több mint 50 százalékra nőtt. Gartner, Piaci trendek Felügyelt tartalomszolgáltatások a nyomtatás informatikai részéhez, Ken Weilerstein, szeptember, Doc #G A nyomtatási környezet YSoft SafeQ-val történő optimalizálásának köszönhetően közel 30%-kal tudtuk csökkenteni nyomtatási, másolási és szkennelési költségeinket. A korszerűtlen régi eszközeinket multifunkciós új eszközökre cseréltük, így az elkövetkező öt évben további megtakarításokra számítunk. A jelentős költségcsökkenés révén várhatóan két éven belül megtérül a beruházás. Pavol Bonotka Česká pojištovna, a.s. (egy cseh biztosítótársaság képviselője) MODULOK AZ ELŐNYÖKRŐL RÖVIDEN HITELESÍTÉS Védelmet nyújt az illetéktelen felhasználók ellen a multifunkcionális eszközhöz és a dokumentumokhoz való hozzáférés biztonságának garantálásával A dokumentumok védve vannak a hozzáféréstől, míg a felhasználó nem hitelesíti magát kártyaolvasóval, PIN-kóddal, felhasználónévvel és jelszóval vagy ezek valamely kombinációjával Csökkenti a költségeket és a papírpazarlást azokban az esetekben, amikor olyan feladatot küldenek nyomtatásra, amelynek kinyomtatására nincs szükség Egyszerű informatikai felügyeletet biztosít a nyomtatási, másolási és szkennelési jogosultságok felhasználóknak vagy felhasználói csoportoknak történő egyszerű kiosztása révén SZABÁLYRENDSZER Hamarosan dokumentumrögzítéshez és munkafolyamatokhoz is. A költségcsökkentést célzó, előre definiált szabályok (például színes helyett fekete-fehér nyomtatás, egyoldalas helyett kétoldalas nyomtatás, feladat küldése a leggazdaságosabb eszközre) gyűjteményével vagy egyéni szabályok létrehozásával biztosítja a nyomtatási irányelvek betartatását A felhasználók értesítést kapnak a nyomtatás költségvonzatáról, ez pedig a nyomtatók megfelelőbb és megfontoltabb (akár ritkább) használatához vezet A felhasználók értesítést kapnak a költségcsökkentési irányelveknek való megfelelőség hiányáról, ami segíti a nyomtatási irányelvek betartatását PRINT ROAMING / CLIENT BASED PRINT ROAMING Biztonságos nyomtatás a nyomtatási környezet bármelyik multifunkciós eszközéről anélkül, hogy újabb nyomtatóillesztőkre lenne szükség Az üzleti igényeknek megfelelő méretezhetőség (egyetlen irodától akár több földrészig) Csak akkor kerül sor a nyomtatásra, ha a felhasználó általi hitelesítés megakadályozza, hogy bizalmas dokumentumok maradjanak a nyomtatókban A szerverköltségek is csökkenthetők, ha a bonyolult nyomtatási feladatok az ügyfél munkaállomásán történnek YSOFT SAFEQ ENTERPRISE SUITE 2

3 MODULOK AZ ELŐNYÖKRŐL RÖVIDEN MOBIL NYOMTATÁS A Y Soft vezeték nélküli nyomtatási megoldása kényelmes és biztonságos nyomtatást tesz lehetővé a távolról dolgozóknak Mac gépekről és ios-eszközökről egyaránt Biztonságos mobil nyomtatás: a dokumentumok küldése a multifunkciós eszközre webes felületen vagy ben Támogatja a hitelesítés nélküli vendég felhasználói nyomtatást Automatikus formátumkonvertálás (JPG, PDF, DOC, PPT, XLS, PNG) FELÜGYELT MUNKAFOLYAMATOK: CORE WORKFLOWS ÉS ADVANCED WORKFLOWS Biztonságos szkennelés egyetlen kattintással előre definiált SharePoint- és Dropbox Business- vagy Dropbox Enterprisedokumentumtárakba, egyszerű dokumentumrögzítés és -terjesztés Mappákban való tallózás, dokumentumtárolás annak a felhasználónak a nevében, aki a multifunkciós eszköz felhasználóazonosító és vonalkód-felismerő rendszere szerint beszkennelte a dokumentumot tárolás céljából Parancsprogramokkal be, saját mappába vagy előre definiált helyre lehet szkennelni Világszínvonalú OCR-összetevő, képtisztítás, oldalak hozzáfűzése a dokumentum elejéhez vagy végéhez, üres oldalak eltávolítása, szöveg címének kiemelése, kereshető PDF-, Microsoft Word- és Microsoft Excel-fájlok EGYENLEG ÉS SZÁMLÁZÁS Az egyéni vagy csoportos számlák egyszerűsítik az adminisztrációs feladatokat A költségek egyszerű hozzárendelése érdekében támogatja az árlistákat, a költségközpontokat, a számlázási kódokat és a használati kvótákat A fizetős nyomtatási szolgáltatások támogatása lehetővé teszi a költségfelügyelet és a költségbeszedés ellenőrzését JELENTÉSKÉSZÍTÉS Az előre definiált vagy egyéni felügyeleti jelentések tényalapú adatokat szolgáltatnak, és naplózzák a használatot A cégvezetőknek készült jelentések és az ökojelentések részletes összefoglaló eredményeket és fenntarthatósági információkat tartalmaznak Az OLAP-kockákra és a hosszú távú trendelemzésre épülő CRSjelentések segítenek a rendszergazdáknak a nyomtatópark hatékonyabb felügyeletében YSOFT SAFEQ ENTERPRISE SUITE 3

4 PRINT ROAMING ÉS CLIENT BASED PRINT ROAMING A lekéréses nyomtatásnak is nevezett Print Roaming funkció révén a felhasználók a nyomtatási környezet bármely nyomtatójára elküldhetik a nyomtatni kívánt dokumentumot függetlenül attól, hogy a nyomtató az előtérben, egy másik épületben, az ország egy másik pontján vagy akár egy másik földrészen van. A nyomtatásra elküldött dokumentumok követik a tulajdonosukat a YSoft SafeQ rendszerhez csatlakoztatott bármely olyan multifunkciós eszközre, amelyen nyomtatási jogosultsággal rendelkezik a felhasználó. A YSoft SafeQ rendszer egyik fő előnye, hogy bármekkora nyomtatási környezetben támogatja a Print Roaming funkció használatát. Ennek köszönhetően a felhasználó elküldheti nyomtatásra a dokumentumot a saját irodájából, majd a cég egy másik (akár külföldi) irodájában ki tudja azt nyomtatni bármely nyomtatón anélkül, hogy ehhez további nyomtatóillesztőket kellene telepítenie (lásd a 2. ábrát). A YSoft SafeQ-architektúra nagy teljesítményű és hatékonyan méretezhető Site Servereket is tartalmaz, így lényegesen kevesebb szerverre van szükség a nyomtatási szolgáltatások maximális rendelkezésre állásának biztosításához. A YSoft SafeQ Site Server-csomópontok csoportokba szervezésével a YSoft SafeQ könnyedén méretezhető további nyomtatók felvételéhez vagy a rendszerteljesítmény növeléséhez. A szerver tulajdonjogával kapcsolatos költségek csökkentése érdekében a Client Based Print Roaming modul az összetett nyomtatási feladatokat a felhasználói munkaállomáson végzi el, így a költséges szerverek száma jelentősen csökkenthető (általában 2 4-szer kevesebb szerverre van szükség*). A szerverekre a felhasználói felülethez, a biztonság érdekében és a beágyazott terminál webszolgáltatásaihoz van szükség, de helyettesíthetők olyan kevésbé költséges, kisebb méretű alkalmazásokkal, mint például a YSoft SafeQube 2 (lásd a 3. ábrát). *A pontos érték függ a nyomtatandó oldalak mennyiségétől, valamint az eszközök és a felhasználók számától Budapesti épület (A) Budapesti épület (B) Londoni épület (C) 2. ábra. Print Roaming Központi felügyelet YSoft SafeQube 2 Szerveroldali sorkezelő Munkaállomások kliensoldali sorkezelőkkel Munkaállomások A helyszín B helyszín 3. ábra. A Client Based Print Roaming külön megvásárolható YSoft SafeQube 2 alkalmazással YSOFT SAFEQ ENTERPRISE SUITE 4

5 LÉNYEGESEN EGYSZERŰBB SZKENNELÉS Számos cég és intézmény nem tudja teljesíteni a digitalizálás követelményét, mert nehézkesnek és bonyolultnak találja a digitális munkafolyamatok létrehozását, a felhasználók pedig bonyolultnak és frusztrálónak érzik a különféle szkennelési funkciók használatát és a sok különböző menüben való navigálást. A YSoft SafeQ felügyelt munkafolyamati moduljaival mind a rendszergazdáknak, mind a felhasználóknak egyszerűsíthetők a bonyolult szkennelési folyamatok. A FELÜGYELT MUNKAFOLYAMAT FŐBB FUNKCIÓI RÖGZÍTÉS FELDOLGOZÁS KÉZBESÍTÉS YSoft SafeQ-alapú hitelesítés a munkafolyamatokhoz való egyéni hozzáférés végett Munkafolyamat gyors kiválasztása Szkennelési minőséggel kapcsolatos beállítások Egyszerű metaadatgyűjtés Korlátozott számú választási lehetőség a felhasználói felületen, ezáltal csökken a beviteli hibák lehetősége Mappákban való tallózás Optikai karakterfelismerés (OCR) Vonalkód-felismerés Képtisztítás PDF-dokumentumok jelszavas védelme Oldalak hozzáfűzése Kimeneti formátumok: PDF, PDF/A, Microsoft Word, Microsoft Excel Dokumentumok biztonságos átvitele és kézbesítése Helyi és hálózati fájlrendszer (teljes integráció) SharePoint és Dropbox (Business és Enterprise) Értesítés a dokumentumkézbesítés állapotáról Továbbítás a dokumentum szkennelését végző felhasználó nevében Szöveg címének kiemelése Az észak-amerikai vállalati döntéshozók 38 százaléka nagyon fontos (elengedhetetlen) tényezőnek tartja a dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatokat segítő szoftverek és megoldások használatát, amikor felügyelt nyomtatási rendszereket értékesítő szolgáltatót választ. Photizo Group, Tanulmány a döntéshozókról, 2015, Észak-Amerika A szkennelés és a dokumentumrögzítés terén a legfontosabb ösztönző tényezők a jobb elérhetőség, a nagyobb produktivitás, az ügyfelek megkereséseire adott gyorsabb válaszadás és a kisebb irodai helyigény. A felhasználóknak a manuális folyamatok minél nagyobb mértékű automatizálása az első számú prioritás, 23 százalékuk pedig jobb technológiába kíván befektetni. Az AIIM évi piaci jelentése a papírmentesség terén elért eredményekről YSOFT SAFEQ ENTERPRISE SUITE 5

6 RENDSZERGAZDAI MUNKAFOLYAMAT A rendszergazda az előre definiált sablonokkal egyszerűen és könnyen elvégezheti a szükséges beállításokat. A YSoft SafeQ Jelentéskészítés modulja tényalapú információkat bocsát rendelkezésre a szkennelt dokumentumokról felhasználók, felhasználói csoportok vagy eszközök szerinti csoportosításban, valamint naplózza a bizalmas dokumentumokat (lásd a 4. ábrát). RENDSZERGAZDA ADMIN 1. A rendszergazda létrehoz egy szolgáltatásfelhasználói fiókot a SharePointban. 2. A rendszergazda létrehozza a Szkennelés mappába nevű munkafolyamatot (megadja a fájlnevet és a céloldali SharePoint-dokumentumtár URL-címét). Dokumentumtár a céges SharePoint-példányban 3. A rendszergazda megadja a SharePointbeli felhasználónevet és jelszót a munkafolyamat paramétereként. 4. A rendszergazda menti a munkafolyamatot. 4. ábra. Rendszergazdai munkafolyamat FELHASZNÁLÓI MUNKAFOLYAMAT A felhasználók egyszerű, intuitív képernyőn érhetik el az engedélyezett szkennelési funkciókat és dokumentumokat (lásd az 5. és a 6. ábrát). MULTIFUNKCIÓS ESZKÖZ HASZNÁLÓJA FELHASZNÁLÓ 5. A multifunkciós eszköz használója beszkenneli a papíralapú dokumentumot a Szkennelés a SharePointba munkafolyamattal. 6. A multifunkciós eszköz elküldi a beszkennelt dokumentumot a YSoft SafeQ-ba. Dokumentumtár a céges SharePointpéldányban 5. ábra. Multifunkciós eszköz paneljébe integrált Szkennelés menü 6. ábra. A szkennelt dokumentumokat egyszerű munkafolyamattal küldi el a rendszer előre meghatározott helyekre (például: SharePoint vagy Dropbox) YSOFT SAFEQ ENTERPRISE SUITE 6

7 A Y SOFT KIEGÉSZÍTŐ MEGOLDÁSAI A YSoft SafeQ szoftver külön megvásárolható, kiegészítő hardver- és szoftvermegoldásokkal is használható. A Y Soft maga tervezi, gyártja és veti alá minőségvizsgálatnak az összes, YSoft SafeQ szoftverrel rendelkező hardvermegoldást. A cégek és az intézmények azonnal használatba vehető megoldásainkkal biztosak lehetnek benne, hogy a hardver és a szoftver megfelelően működik együtt, és nem kell különböző rendszerek és gyártók elemeiből összeállítani a megoldást, így elkerülhetők a díjak különbségeiből, a többször megkötendő támogatási és szolgáltatási szerződésekből, valamint a nem egységes felhasználói felületből adódó nehézségek. YSOFT SAFEQ TERMINAL PRO 4 Ha az integrált (beágyazott) terminál használata nem megfelelő vagy nem megvalósítható, akkor a YSoft SafeQ Terminal Pro 4 lehetővé teszi a Hitelesítés, a Print Roaming és az egyéb funkciók igénybevételét. Modern kialakítású érintőképernyőként kínáljuk, amelynek beépített kártyaolvasója is van. YSOFT USB READER 3 ÉS HITELESÍTŐ KÁRTYÁK Akár beágyazott megoldást, akár külső terminált használ, a YSoft USB Reader 3 kártyaolvasó és a hitelesítő kártyák egyetlen mozdulattal elvégezhető hitelesítést kínálnak a multifunkciós eszközökön és a hálózathoz csatlakozó más eszközökön. Kérésre a kártyaolvasóhoz kábeleket is szállítunk. YSOFT FELTÖLTŐEGYSÉG A YSoft SafeQ Egyenleg és számlázás moduljával és/ vagy az edee nyomtatóval együtt használva ennél a külön megvásárolható önkiszolgáló feltöltőegységnél a felhasználók (akár érmékkel és bankjegyekkel is) feltölthetik a nyomtatási szolgáltatásokhoz használt virtuális számlájuk egyenlegét a választott pénznemben. A YSoft feltöltőegység lopás ellen védett, és automatikusan üzenetet küld a rendszergazdának, ha az egységet illetéktelenül kinyitják. YSOFT SAFEQUBE 2 A YSoft SafeQube 2 egy kis súlyú szerverhelyettesítő megoldás olyan cégeknek és intézményeknek, amelyek optimalizálni szeretnék a nyomtatási szolgáltatásokat biztosító infrastruktúrát. Ha a Client Based Print Roaming modullal együtt használják, akkor az összetett nyomtatási feladatokat a munkaállomásokon végzi a rendszer. A YSoft SafeQube 2 a kevésbé adatintenzív feladatokért felelős, beleértve a felhasználók hitelesítését és a helyi sorkezelő használatáról készített vezetőségi jelentéseket. A YSoft SafeQube 2 emellett a felhasználói felületi műveletek gyorsítását és a hálózat leállásával járó kockázatok csökkentését is lehetővé teszi. YSOFT SAFEQ MOBILE TERMINAL ALKALMAZÁS A YSoft SafeQ Mobile Terminal alkalmazással biztonságosan nyomtathat ios-es és androidos okostelefonokról és táblagépekről. Miután a YSoft SafeQ Mobile Terminal alkalmazás a QR-kódok szkennelésével beazonosítja a multifunkciós vagy hálózati eszközt, a felhasználó nyomtathat, vagy kiegészítő befejezési beállításokat választhat. Költséghatékony megoldásként kisebb nyomtatókon és multifunkciós eszközökön is elérhetővé teszi a YSoft SafeQ funkcióit. YSOFT BE3D EDEE A kifejezetten oktatási intézményeknek kifejlesztett YSoft be3d edee az első olyan 3D-s nyomtató, amely nyomtatásfelügyeleti és elszámolási rendszerrel rendelkezik. Az edee nyomtató és a YSoft SafeQ Print Management Suite csomag együttes használatával az oktatási intézmény egyetlen központosított felügyeleti és elszámolási rendszerrel kezelheti 2D-s és 3D-s nyomtatóit. Az edee nyomtatóval az oktatási intézmények felügyelhetik a 3D-s nyomtatók hallgatók és dolgozók általi használatát, és elszámolhatják feléjük a költségeket. YSOFT SAFEQ ENTERPRISE SUITE 7

8 KIRENDELTSÉGEK Központ Régióközpontok 1 Y Soft Corporation, a.s. Technology Park, Technická 2948/ Brno Cseh Köztársaság Észak-Amerika Y Soft North America, Inc Hughes Rd, Suite 110 Grapevine, TX Közel-Kelet Y Soft Middle East Office 410, 4th Floor, Alfa Building Dubai Internet City, Dubai Latin-Amerika Y Soft Latin America 2000 Ponce de Leon Blvd, Suite 652 Coral Gables, FL Ázsia és a csendes-óceáni térség Y Soft Japan, Ltd. KFM Building, 10th Floor Koyocho Higashinada Kobe, Hyogo Japan Több mint tizenhat országban vagyunk jelen: webhelyünkön az összes kirendeltségünket megtalálja Y Soft Corporation, a.s. Minden jog fenntartva. A Y Soft név a Y Soft Corporation, a.s. Európai Unióban és/vagy más országokban bejegyzett (kereskedelmi) védjegye. Minden más védjegy és/vagy bejegyzett védjegy az oltalomtulajdonos tulajdonát képezi. Az itt közöltek előzetes értesítés nélkül változhatnak. SFQ-EP-HU-HU YSOFT SAFEQ ENTERPRISE SUITE 8