YSoft SafeQ. Újradefiniált nyomtatásfelügyelet

Átírás

1 YSoft SafeQ Újradefiniált nyomtatásfelügyelet

2 A YSoft SafeQ rendszer áttekintése A teljes körű nyomtatásfelügyeleti megoldásokat kínáló YSoft SafeQ szoftverrel csökkenthető a nagyvállalati nyomtatási szolgáltatások költsége, növelhető a nyomtatási folyamatok hatékonysága és fokozható a dokumentumok biztonsága. Minden nyomtatási, másolási és szkennelési művelet nyomon követhető és elszámolható, így mindig adottak a jelenlegi költségek és nyomtatási folyamatok áttekintéséhez szükséges információk. Eszközeinkkel kidolgozhatók és érvényesíthetők a költségcsökkentést elősegítő nyomtatási irányelvek. A biztonságot szavatoló hitelesítés csökkenti annak kockázatát, hogy a felhasználók otthagyják a kinyomtatott dokumentumaikat a nyomtatókban, és annak is kisebb az esélye, hogy illetéktelenek jutnak hozzá a dokumentumokhoz. A dokumentumok szkennelése biztonságos módon, az előre beállított helyekre történhet, hatékonyabbá téve a munkavégzést. Emellett a mobileszközökről való biztonságos nyomtatás is lehetséges bárhonnan, ezzel segítve a felhasználók munkáját. A YSoft SafeQ-val könnyedén figyelemmel kísérhető a nyomtatási környezet működése. A nyomtatási rendszer felügyeletét teljes körű jelentések és egy központi helyről kezelhető webes irányítópult egyszerűsíti. A funkciók összefoglalása Hitelesítés Szabályalapú nyomtatás Print Roaming Mobil nyomtatás Szkennelésfelügyelet Egyenleg és számlázás Jelentéskészítés Biztonságos hozzáférés a multifunkciós eszközökhöz és a dokumentumokhoz A felhasználók hitelesítése történhet kártyával, PIN kóddal, felhasználónévvel és jelszóval, vagy ezek kombinációival Védelem az illetéktelen felhasználók ellen Nyomtatási, másolási és szkennelési jogosultságok kiosztása A nyomtatási irányelvek érvénybe léptetésével költségek takaríthatók meg (például színes helyett csak fekete-fehérben, egyoldalas helyett csak kétoldalasan lehet nyomtatni, csak a leggazdaságosabb nyomtatón lehet nyomtatni stb.) Értesítés kérhető minden olyan esetben, ha a felhasználó nem tesz eleget a beállított szabálykészletnek Biztonságos nyomtatás a környezet bármely multifunkciós eszközével Az üzleti igényeknek megfelelő méretezhetőség (egyetlen irodától akár több földrészig) A nyomtatás csak a felhasználó hitelesítése után lehetséges Közvetlenül ios- és Mac eszközökről lehet nyomtatni, a dokumentumok a webes felületen vagy ben küldhetők el a multifunkciós eszközökre Hitelesítés nélküli vendég felhasználók is nyomtathatnak Automatikus formátumkonvertálás (JPG, PDF, DOC, PPT, XLS, PNG) Biztonságos szkennelés egy kattintással Parancsprogramokkal be, saját mappába vagy előre definiált helyre lehet szkennelni Integrálható a már meglévő üzleti folyamatokba Egyéni vagy csoportos számlák Árlisták és költségközpontok Fizetős szolgáltatások támogatása Előre definiált vagy egyéni felügyeleti jelentések Cégvezetőknek készült jelentések és környezetkímélő jelentések OLAP-kockákra és hosszú távú trendelemzésre épülő CRS-jelentések

3 A nyomtatási szolgáltatásokkal összefüggő kihívások megoldása Költségcsökkentés Hány nyomtatás, másolás és szkennelés történik az adott környezetben, és mennyi ezek költsége? Print Roaming Szabályalapú nyomtatás Szkennelésfelügyelet Jelentéskészítés Nagyobb produktivitás Hatékonyan tudnak dolgozni a felhasználók a multifunkciós eszközökkel és a hálózati nyomtatókkal? Hitelesítés Print Roaming Szkennelésfelügyelet Mobil nyomtatás Fokozottabb dokumentumbiztonság Kik jogosultak nyomtatni és szkennelni? Mely dokumentumokat? Biztonságos a nyomtatás és a szkennelés? Hitelesítés Szkennelésfelügyelet Jelentéskészítés A YSoft SafeQ-munkafolyamat működése Egyenleg és számlázás Szabályalapú nyomtatás Hitelesítés Szkennelésfelügyelet Jelentéskészítés Jelentéskészítés Print Roaming Mobil nyomtatás

4 Útmutató a nyomtatásfelügyeleti döntésekhez Gazdaságossági szempontok Milyen irányelvek szabályozzák az adott munkahely vagy intézmény nyomtatóinak, másolóinak és multifunkciós nyomtatóinak használatát? Mekkora a dokumentumkészítés jelenlegi költségkerete? Valóban elkülönített költségkeretről van szó, vagy egyszerűen csak a jelenlegi költségekről? Mely szolgáltatások és felhasználók produkálják ezeket a költségeket? Hogyan állapítható meg, hogy a felhasználók a munkahelyi feladataikhoz vagy saját célra nyomtatnak és másolnak-e? Hogyan oldható meg, hogy ne teljen meg minden szemetes kidobott papírral a nyomtatók és a másolók közelében? Milyen irányelvek biztosítják, hogy a lehető legkevesebb papír menjen veszendőbe nyomtatáskor és másoláskor? Hatékonysági szempontok Hogyan történik a dokumentumok szkennelése? Hogyan jutnak hozzá a felhasználók a szkennelt dokumentumaikhoz? Milyen módon támogatott a saját eszközökről és a mobileszközökről indított nyomtatás, a távoli nyomtatás és a vendég felhasználók általi nyomtatás? Biztonsági szempontok Milyen irányelvek szabályozzák a multifunkciós eszközök használatát? Mi történik a kinyomtatott, de a nyomtatóban hagyott dokumentumokkal? Hogyan biztosítható a szkennelt dokumentumok illetéktelenekkel szembeni védelme és nyomon követhetősége? Milyen következményekkel járna, ha egy bizalmas üzleti dokumentum illetéktelen kezekbe kerülne? Informatikai szempontok Elfogadható lenne, ha felhasználónként csupán tíz percbe telne a YSoft SafeQ-val kapcsolatos alapismeretek elsajátítása? Tudta, hogy a Y Soft igény esetén vállalja a YSoft SafeQ telepítését? Igénybe venné ezt a szolgáltatást? Hogyan történik a különféle gyártók nyomtatóinak, multifunkciós eszközeinek és nyomtatóillesztőinek felügyelete? Használ a munkahely vagy az intézmény azonosító kártyákat vagy beléptető kártyákat a beléptetéshez, az étkezések elszámolásához vagy egyéb hitelesítési célokra? Hogyan tervezi a munkahely vagy az intézmény a jövőbeli nyomtatási szükségletek kielégítését a szervezeti struktúra bővülésével, a felhasználók számának növekedésével és a helyiségek számának növekedésével párhuzamosan?

5 Üzleti kihívások Akár 30%-os költségcsökkentés A nyomtatási környezet YSoft SafeQ-val történő optimalizálásának köszönhetően közel 30%-kal tudtuk csökkenteni nyomtatási, másolási és szkennelési költségeinket. A korszerűtlen régi eszközeinket multifunkciós új eszközökre cseréltük, így az elkövetkező öt évben további megtakarításokra számítunk. A jelentős költségcsökkenés révén várhatóan két éven belül megtérül a beruházás. Pavol Bonotka Česká pojištovna, a.s. (egy cseh biztosítótársaság képviselője) Napjaink üzleti kihívásai között előkelő helyen áll a költségcsökkentés, a hatékonyságnövelés és a dokumentumok fokozottabb biztonsága. Ezek a kihívások még inkább előtérbe kerülnek a nagyvállalati nyomtatási szolgáltatások felügyelete során. Tudja a választ az alábbi kérdésekre? Hány nyomtatás, másolás és szkennelés történik az adott környezetben, és mennyi ezek költsége? Kik nyomtatnak és hol? Vannak biztonsági kockázatai a nyomtatásnak? Hatékonyan használják a felhasználók a multifunkciós eszközöket? A YSoft SafeQ segít megválaszolni mindezen kérdéseket.

6 Kapcsolatfelvétel A Y Soft hivatalos partnereként engedéllyel rendelkezünk a YSoft SafeQ-alapú rendszerek, szolgáltatások és támogatási lehetőségek kidolgozására és üzembe helyezésére. A YSoft SafeQ használatba vétele gyerekjáték 1. Ügyféligények teljes körű felmérése: az ügyféligényeket felmérő automatikus dokumentum kitöltése 2. A YSoft SafeQ rendszer bemutatása és/vagy áttekintése: élő bemutató kérése 3. Megvalósíthatósági fázis (szükség szerint): a YSoft SafeQ tesztelése két héten át 3 5 multifunkciós eszközön 4. Díjak és árajánlat áttekintése: a díjak, a megtérülés és az ügyféligények áttekintése 5. Munkaterv vagy az ügyfél jóváhagyásának áttekintése: a bevezetési terv és a jóváhagyási feltételek áttekintése Y Soft Corporation, a.s. Technology Park, Technická 2948/ Brno Cseh Köztársaság info@ysoft.com Y Soft North America, Inc. Grapevine, TX info.na@ysoft.com Y Soft Latin America Coral Gables, FL info.la@ysoft.com Y Soft France SARL La Garenne-Colombes info.france@ysoft.com Y Soft Israel Ltd. Tel Aviv info-israel@ysoft.com Y Soft Australia Pty Ltd. Killarney Heights, NSW info.ap@ysoft.com Y Soft Japan Ltd. Hyogo info.jp@ysoft.com Y Soft Magyarország Kft. Budapest info@ysoft.hu Y Soft Asia Pacific Pte. Ltd. Szingapúr info.sg@ysoft.com Y Soft Middle East Dubai info@ysoft.com