BMS-Consulting Bt. MK-003-MinőségIrányítási Rendszer Kézikönyv

Átírás

1 BMS-Consulting Bt. Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció MK-003-MinőségIrányítási Rendszer Kézikönyv Érvényességi terület: Integrált irányítási rendszerek építése, karbantartása, felülvizsgálata. Oktatások, képességfejlesztő tréningek lebonyolítása. Egészségmegőrzési, életvezetési tanácsadás. Hatálybaléptetés időpontja: Készítette: Ellenőrizte és Jóváhagyta:.... Ács Lajos cégvezető - minőségügyi vezető.... Ácsné Cseh Ildikó cégtulajdonos Figyelem! Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció, a BMS-Consulting Bt. tulajdona. Illetéktelen másolása nem megengedett! A dokumentum használata előtt győződjön meg annak érvényességéről! A dokumentum érvényes változata, a címen található meg. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

2 Fejezet Tartalomjegyzék 0. BEVEZETÉS... 5 oldal 0.1. A BMS-CONSULTING BT. MINŐSÉGPOLITIKÁJA FOLYAMATSZEMLÉLETŰ MEGKÖZELÍTÉS ÖSSZEHANGOLTSÁG MÁS IRÁNYÍTÁSI RENDSZEREKKEL Környezetvédelem Munkahelyi Egészségvédelem és Biztonság Informatikai biztonság A BMS-CONSULTING BT. BEMUTATÁSA CÉG ALAPADATOK RÖVID CÉGBEMUTATÁS Cégfilozófiánk Szakmai kompetenciák Főbb referenciáink: SZERVEZETI FELÉPÍTÉS CÉGÜNKRE VONATKOZÓ FŐBB TÖRVÉNYEK, RENDELETEK ALKALMAZÁSI TERÜLET RENDELKEZŐ HIVATKOZÁS MEGENGEDETT KIZÁRÁSOK SZAKKIFEJEZÉSEK ÉS MEGHATÁROZÁSOK IRÁNYÍTÁSI RENDSZER FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK SZAKMAI KIFEJEZÉSEK RÖVIDÍTÉSEK MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK, A RENDSZEREK ÉS FOLYAMATOK IRÁNYÍTÁSA A DOKUMENTÁLÁS KÖVETELMÉNYEI Általános útmutatás Minőségirányítási kézikönyv A dokumentumok kezelése A feljegyzések kezelése A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁS ALAPELVEINEK HASZNÁLATA A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE A VEZETŐSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE AZ ÉRDEKELT FELEK IGÉNYEI ÉS ELVÁRÁSAI, VEVŐKÖZPONTÚSÁG MINŐSÉGPOLITIKA TERVEZÉS Minőségcélok Minőségtervek FELELŐSSÉGI KÖR, HATÁSKÖR ÉS KOMMUNIKÁCIÓ Felelősségi körök és hatáskörök A vezetőség képviselője Belső kommunikáció VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS Általános követelmények Az átvizsgálás bemenő adatai Az átvizsgálás kimenő adatai file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

3 Tartalomjegyzék Fejezet oldal 6. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL GONDOSKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKRÓL EMBERI ERŐFORRÁSOK Általános követelmények Felkészültség, tudatosság és képzés INFRASTRUKTÚRA MUNKAKÖRNYEZET INFORMÁCIÓ BESZÁLLÍTÓK-ALVÁLLALKOZÓK ÉS PARTNERKAPCSOLATOK TERMÉSZETI ERŐFORRÁSOK PÉNZÜGYI ERŐFORRÁSOK A TERMÉK ELŐÁLLÍTÁSA A FOLYAMATOK IRÁNYÍTÁSA AZ ÉRDEKELT FELEKKEL KAPCSOLATOS FOLYAMATOK A termékre vonatkozó követelmények meghatározása A termékre vonatkozó követelmények átvizsgálása Kapcsolattartás a vevővel TERVEZÉS ÉS FEJLESZTÉS BESZERZÉS A beszerzés folyamata A beszerzendő termék / szolgáltatás követelményeinek meghatározása A beszerzett termék igazolása (verifikálása) A beszállítók értékelése ELŐÁLLÍTÁS ÉS SZOLGÁLTATÁS NYÚJTÁSA Az előállítás és szolgáltatás nyújtásának szabályozása Az előállítás és szolgáltatásnyújtás folyamatainak érvényesítése (validálása) Azonosítás és nyomonkövethetőség A vevő tulajdona A termék állagának megőrzése A MEGFIGYELŐ- ÉS MÉRŐESZKÖZÖK KEZELÉSE MÉRÉS, ELEMZÉS ÉS FEJLESZTÉS ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK FIGYELEMMEL KÍSÉRÉS ÉS MÉRÉS Az érdekelt felek megelégedettségének mérése és figyelemmel kísérése Belső audit A folyamatok figyelemmel kisérése és mérése A termék figyelemmel kisérése és mérése Minőségköltség elemzés Önértékelés A NEMMEGFELELŐSÉGEK KEZELÉSE AZ ADATOK ELEMZÉSE FEJLESZTÉS Folyamatos fejlesztés Helyesbítés, helyesbítő tevékenységek Megelőző tevékenységek, a veszteségek megelőzése KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK, FELJEGYZÉSEK INTEGRÁLT IRÁNYÍTÁSI RENDSZER DOKUMENTÁCIÓ I. KÉZIKÖNYVEK: MK-001-Küldetés-Jövőkép-Stratégia MK-002-Szervezeti és Működési Szabályzat file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

4 Tartalomjegyzék Fejezet oldal MKM-001-A folyamatok közötti kapcsolatok MKM-002-A folyamatok meghatározása MKM-003-Tevékenységi ábra MKM-004-Munkakörök összesítő II. ELJÁRÁSOK: A dokumentumok kezelése (ME-001) A feljegyzések kezelése (ME-001) Belső audit (ME-002) A nemmegfelelőségek kezelése (ME-002) Helyesbítő tevékenységek (ME-002) Megelőző tevékenységek (ME-002) Ügyfélszolgálati és marketing tevékenység (ME-003) Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) Az irányítási rendszerépítés - karbantartás folyamata (ME-004) Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata (ME-004) Oktatások - képességfejlesztő tréningek folyamata (ME-005) A minőségügyi oktatások, tréningek folyamata (ME-005) Egészségmegőrzési - életvezetési tanácsadás folyamata (ME-006) III. UTASÍTÁSOK: Külső Dokumentumok: KDS-001-szabvány - MSZ EN ISO 9000_ KDS-002-szabvány - MSZ EN ISO 9001_ KDS-003-szabvány - MSZ EN ISO 9004_ IV. FORMANYOMTATVÁNYOK: MF-008-Vevői megelégedettségmérő kérdőív MF-009-Vevői elégedettség értékelés MF-010-Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv MF-011-Beszállítók-Alvállalkozók értékelése MF-012-Célok-Célkitűzések MF-013-Feladatnaptár MF-016-Kézi feljegyzés - csíkos MF-017-Kézi feljegyzés - kockás MF-027-Emberi erőforrás - Egyéni adatlap MF-028-Emberi erőforrás - Munkaköri leírás MF-029-Oktatás - Képzés program MF-030-Oktatási jegyzőkönyv MF-026-Infrastruktúra - Lista V. FELJEGYZÉSEK: Kockázatértékelés - BMS-Consulting Bt Minőségügyi Vezető munkaköri leírása MÓDOSÍTÁSI ÉS ELOSZTÁSI JEGYZÉK file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

5 0. Bevezetés 0. Bevezetés 0.1. A BMS-Consulting Bt. minőségpolitikája Társaságunk tanácsadói tevékenységet folytató, Magyarország egyik elismert tanácsadó társasága kíván lenni. Minden munkatársunknak és alvállalkozónknak feladata, hogy folyamatosan javítva a működés hatékonyságán, hozzájáruljon a BMS-Consulting Bt. eredményességéhez, ezáltal megelégedettségére válva munkatársainknak, ügyfeleinknek, partnereinknek és társadalmunknak. A minőség fogalma számunkra nem csak szolgáltatásaink minőségét jelenti, hanem a minőségi munkavégzést, amely áthatja egész cégünk vezetési filozófiáját minden szinten, ezáltal megszerezve és megtartva szakágazatunkban elismertségünket. Ennek érdekében: Szolgáltatásaink minőségét a vevői elvárások, a jogszabályok és az Európai Uniós követelmények figyelembevételével folyamatosan javítjuk. Kiemelten fontos számunkra, a lehető legkorszerűbb módszerek és technológiák alkalmazása. Folyamataink kialakítása és működtetése során alkalmazzuk a vonatkozó hatályos törvényeket és szabályzásokat. Ennek érdekében tartjuk fenn független fél által tanúsított minőségirányítási rendszerünket (). Alvállalkozóinkkal és ügyfeleinkkel, csak kölcsönösen előnyös üzletekre törekszünk, és ezzel összefüggésben törekszünk arra, hogy elképzeléseinket összehangoljuk hosszútávon is. Szolgáltatásaink folyamatos fejlesztése során építünk dolgozóink, vevőink, alvállalkozóink és a szakmai irodalom észrevételeire, véleményére és javaslataira. A minőségi munkához, minőségi eszközök és munkakörnyezet kell, ezért a vezetőség elkötelezi magát, hogy a folyamatos fejlődés érdekben, folyamatosan biztosítja a szükséges erőforrásokat. Fokozott figyelmet fordítunk munkatársaink képzésére, mind szakmai, minőségügyi, mind személyiségfejlesztés terén, ezzel elősegítve a stabil munkatársi közösség kialakulását. Korszerű információtechnológiai rendszert tartunk fenn szervezetünkben, amellyel elősegítjük a gyors és hatékony információáramlást és időfelhasználást. Minőségirányítási rendszerünk hatékony működtetésében példamutatással élen járnak vezetőink, így elvárva minden munkatársunktól is az elkötelezettséget és a hatékony időfelhasználást. Minőségügyi rendszerünket az Irányítási Rendszer Dokumentáció írja le, az abban foglaltak betartásáért és operatív érvényesítéséért a vezetőségen belül külön személy, a minőségügyi vezető felel. Társaságunk piaci stratégiáját, folyamatosan igazítjuk az aktuális trendekhez, amennyiben azok az egyetemes emberi értékekkel összhangban vannak. Így kívánjuk növelni vevőink elégedettségét. Társaságunk, a folyamatos fejlesztés érdekében, vezetőségi átvizsgálások keretében rendszeres időközönként felülvizsgálja a minőségügyi rendszerét, minőségpolitikáját és céljait. Hisszük, hogy minőségpolitikánk a munkatársaink, alvállalkozóink teljes körű bevonásával valósulhat csak meg, ezért mindent elkövetünk, annak érdekében, hogy minőségpolitikánkat megismertessük velük, így érvényesítjük és érvényesíttetjük a fent rögzített elveket mindennapi munkánk során. Budapest, július 08. Ácsné Cseh Ildikó cégtulajdonos file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

6 0. Bevezetés 0.2. Folyamatszemléletű megközelítés Minőségirányítási rendszerünk kialakítása, bevezetése, valamint eredményességének és hatékonyságának fejlesztése során, - annak érdekében, hogy kielégítse az érdekelt felek igényeit - a folyamatszemléletű megközelítésre törekedtünk. Szervezetünk eredményes és hatékonyan működéséhez meghatároztunk számos, egymással összefüggő folyamatot, melyek kimenete gyakran egyben a következő folyamat közvetlen bemenetét is jelenti. (MKM-002-A folyamatok meghatározása) Szervezetünkön belül e folyamatok rendszerének alkalmazását, a folyamatok felismerésével, kölcsönhatásaival és irányításukkal együtt folyamatszemléletű megközelítés -nek tekintjük. A folyamatszemléletű minőségirányítási rendszert - a 4-8. fejezetben bemutatott folyamatok közötti kapcsolatot - az MKM-001-A folyamatok közötti kapcsolatok c. kézikönyv melléklet szemlélteti. Ez a bemutatás érzékelteti, hogy az érdekelt felek jelentős szerepet játszanak a követelményeknek bemenetekként való meghatározásában. Az érdekelt felek megelégedettségének figyelemmel kíséréséhez értékeljük azt az információt, amely az érdekelt felek véleményét tükrözi arról, hogy a szervezetünk teljesíti-e követelményeiket. Az MKM-01 ábráján látható modell, nem mutatja be a folyamatok részleteit Összehangoltság más irányítási rendszerekkel Környezetvédelem Vállalkozásunk környezetvédelmi rendszert nem épített ki. Ugyanakkor törekszünk a környezetvédelmi szempontoknak is minél jobban megfelelni, lehetőleg környezetbarát termékek használatával, és az irodai hulladékok szelektív gyűjtésével és elhelyezésével Munkahelyi Egészségvédelem és Biztonság Foglalkozás egészségügyi rendszert nem épített ki vállalkozásunk, ugyanakkor belső képzéssel törekszünk a biztonságos munkavégzéshez szükséges ismereteket minél jobban elsajátíttatni munkatársainkkal. A munkavédelmi kockázatértékelést a Kockázatértékelés - BMS-Consulting Bt. -ben dokumentáljuk Informatikai biztonság Informatikai Biztonság Irányítási Rendszert nem épített ki Társaságunk, ugyanakkor megfelelő informatikai védelemmel látjuk el számítógépes rendszerünket, s megköveteljük ennek alkalmazását, technikai változásoknál figyelembe vesszük az informatikai biztonsági kérdéseket. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

7 1. A BMS-Consulting Bt. bemutatása 1. A BMS-Consulting Bt. bemutatása 1.1. Cég alapadatok Székhely: 1081 Budapest, Népszínház u. 57.I/8. Telephely: - Levélcím: BMS-Consulting Bt., 1081 Budapest, Népszínház u. 57.I./8. Telefon: MobilFax: bms-consulting@bms-consulting.hu Jogi azonosító adatok: Alapítás: Cégjegyzékszám: Adószám: A társaság felelős vezetője: Ácsné Cseh Ildikó cégtulajdonos (csildi@bms-consulting.hu) Minőségügyi vezető: Ács Lajos cégvezető (acs.lajos@bms-consulting.hu) 1.2. Rövid cégbemutatás A BMS-Consulting Bt. története 1991-re nyúlik vissza, amikor megalapítottuk egyéni vállalkozásként a Coronet Tanácsadó Iroda egyéni céget. A politikai rendszerváltozás lehetővé tette számunkra is, hogy vállalkozhassunk főállású munkánk mellett, a jobb megélhetésért, ezért üzletkötői, tréneri munkákat végeztünk. Főállásban kis- és nagy cégeknél végeztük kereskedelmi vezetői, belső tréneri munkánkat, de kezdeti vállalkozásunk mindvégig megmaradt, melyet 2002-ben társas vállalkozásra cseréltünk fel, Caprinus Bt. néven. A név nem tetszett igazán nekünk, mivel nem nagyon volt benne semmi olyan filozófia mellyel azonosulni tudtunk volna. Ezért 2004-ben a cégbíróságon is átneveztettük cégünket BMS- Consulting Bt.-re, amelynek már volt olyan filozófiája, mellyel azonosulni is tudtunk. A BMS-Consulting Bt.-t Ácsné Cseh Ildikó (beltag) és Ács Lajos (kültag) tulajdonosok alapították. A társaság székhelye és irodája a tulajdonosok egyik lakása. A BMS-Consulting Bt. egy tipikus mikro-vállalkozás, aktív alkalmazotti létszáma jelenleg összesen 1 fő, a cégtulajdonoson kívül. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

8 Cégfilozófiánk BMS-Consulting Bt. 1. A BMS-Consulting Bt. bemutatása Társaságunkat három tevékenységi terület tartja, mely a cégünk emblémájában is megtestesül. Az egyes területek mintegy puzzle-ként egymásba is kapcsolódnak, kiegészítik egymást. Véleményünk szerint, egyik sem lehet meg csak önmagában, a másik kettő nélkül. Integrált Irányítási rendszerek építése, karbantartása, felülvizsgálata Oktatások, képességfejlesztő tréningek megszervezése és lebonyolítása Egészségmegőrzési, életvezetési tanácsadás BMS-Consulting Body (test, törzs, anyag) Cégem, eszközeim, amivel dolgozom, amiből élek Irányítási rendszerek építése RGB színek: Red Soul (lélek, szellem) A hitem, a céljaim, vágyaim Egészségmegőrzés RGB színek: Green Mind (értelem, ész, elme) A tudásom, képességeim, amivel dolgozom Oktatások-Tréningek RGB színek: Blue Küldetésünket, jövőképünket és stratégiánkat az MK-001-Küldetés-Jövőkép-Stratégia -ban fogalmaztuk meg és tartjuk karban Szakmai kompetenciák A Cégtulajdonos és a Cégvezető a megfelelő szakmai kompetenciákkal, és megfelelő gyakorlattal rendelkeznek a fenti szakterületeken. A tevékenységek végzését a feladat nagyságától, jellegétől függően egyedül, vagy alvállalkozók bevonásával végzi. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

9 1. A BMS-Consulting Bt. bemutatása A cégtulajdonos szakmai kompetenciái: Élelmiszeripari mérnök Tréner Kineziológus Reiki mester A cégvezető szakmai kompetenciái: Élelmiszeripari mérnök Több éves vezetői, felsővezetői, kereskedelmi, üzletkötői gyakorlat SZÁMALK felsőfokú Információrendszer Programozói szak Minőségügyi Rendszermenedzser / MSZT Minőségügyi Auditor / MSZT MEBIR auditor / MSZT TÜV-CERT auditor TÜV CERT vezető auditor (TÜV NORD minőségügyi vezető) EOQ minőségirányítási rendszer vezető tanácsadó file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

10 1. A BMS-Consulting Bt. bemutatása Főbb referenciáink: Integrált Irányítási rendszerépítés: Gamaxnet Kft. Gamax Kft. InstantWeb Kft. ÉVILI KKT. MÁV-REC Kft. Oktatások-Tréningek: BP Oil Magyarország Kft. Parragh Rt. OMV Hungária Kft. Diego Kft. Fenomén Kft. Egészségmegőrzés: Magán emberek 1.3. Szervezeti felépítés Társaságunk működését a MK-002-Szervezeti és Működési Szabályzat írja le. Szervezeti ábrának egy kétfős mikro-vállalkozás esetében nincs értelme, ezért helyette a tevékenységeink ábráját az MKM-003-Tevékenységi ábra, minőségügyi kézikönyv melléklet mutatja be, gondolva a további fejlődésre is Cégünkre vonatkozó főbb törvények, rendeletek évi IV. törvény a gazdasági társaságokról évi XCII. törvény az adózás rendjéről évi C. törvény a számvitelről évi XLIII. Törvény az egyszerűsített vállalkozói adóról évi XXII. törvény a Munka törvénykönyvéről évi XCIII. Törvény a munkavédelemről évi IV. törvény a Polgári Törvénykönyvről file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

11 2. Alkalmazási terület 2. Alkalmazási terület 2.1. Rendelkező hivatkozás Minőségirányítási Rendszerünk kidolgozásával kettős célt kívánunk elérni: egyrészt olyan szabályozást kívánunk létrehozni, és ezt bemutatni, mely a vevői, jogszabályi, valamint tulajdonosi elvárásoknak megfelelő szolgáltatásokat eredményez, másrészt a vevői igények megértését, elégedettségének fokozását szeretnénk elérni hatásos alkalmazás, eltérések javítása, a rendszer folyamatos javítása révén. Vállalkozásunk az szabvány követelményei szerinti Minőségirányítási Rendszert dolgozott ki, mely része társaságunk Integrált Irányítási Rendszer Dokumentációjának (IRD). Minőségirányítási Rendszerünk szakmai érvényességi területe, a jelen kézikönyv címlapján is látható: Integrált irányítási rendszerek építése, karbantartása, felülvizsgálata. Oktatások, képességfejlesztő tréningek lebonyolítása. Egészségmegőrzési, életvezetési tanácsadás. Társaságunk minőségirányítási rendszerének alapja: MSZ EN ISO Minőségirányítási rendszerek, Alapok és szótár szabvány MSZ EN ISO Minőségirányítási rendszerek, Követelmények szabvány MSZ EN ISO Minőségirányítási rendszerek. Útmutató a működés fejlesztéséhez A BMS-Consulting Bt. MK-002-SZervezeti és Működési Szabályzat -a Társasági rendelkezések, utasítások és előírások. A minőségirányítási rendszerünk teljes dokumentációs rendszerének szövegezésében, a hivatkozott dokumentumok esetében, mindig a legutóbbi verzió alkalmazandó. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció Mesterlistája tartalmazza az egyes meghivatkozott dokumentumok, mindenkori érvényes verzióját. Minőségirányítási Rendszerünk hatálya alá, Társaságunkon belül a következő fő folyamatok tartoznak: Irányítási rendszerek építése és karbantartása Irányítási rendszerek felülvizsgálata Ügyfélszolgálati és marketing tevékenység Oktatások, képességfejlesztő tréningek folyamata Egészségmegőrzési, életvezetési tanácsadás folyamata A Minőségirányítási Rendszer hatálya, Társaságunk valamennyi telephelyére és a külső helyszínekre is vonatkozik: file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

12 1081 Budapest, Népszínház u. 57.I./8. 2. Alkalmazási terület 2.2. Megengedett kizárások Szabványpont megnevezése Indoklás 7.3. Tervezés és fejlesztés Szolgáltatási és tanácsadói tevékenységet folytatunk, ezen pont szerinti termék, vagy szolgáltatás fejlesztői tevékenységet nem végzünk, ezért ezen szabványpont szerinti folyamatok szabályozása nem értelmezhető tevékenységünkben Az előállítás és a szolgáltatás végrehajtási folyamatainak érvényesítése A termék állagának megőrzése 7.6. A megfigyelő- és mérőeszközök kezelése Ennek megfelelően MEGENGEDETT KIZÁRÁST alkalmazunk ezen szabványpont esetében. Szolgáltatási és tanácsadói tevékenységet folytatunk, így valamennyi előállítási és szolgáltatásnyújtási folyamat kimenete ellenőrizhető az azt követő figyelemmel kísérés vagy mérés útján. Nincs olyan folyamat, amelyeknek hiányosságai csak akkor válnának nyilvánvalóvá, amikor a szolgáltatást teljesítették, ezért ezen szabványpont szerinti folyamatok szabályozása nem értelmezhető tevékenységünkben. Ennek megfelelően MEGENGEDETT KIZÁRÁST alkalmazunk ezen szabványpont esetében. Szolgáltatási és tanácsadói tevékenységet folytatunk, így a belső feldolgozási, anyagmozgatási folyamatok és a rendeltetési helyre való szállítás közbeni állagmegóvás nem értelmezhető tevékenységünkben. Ennek megfelelően MEGENGEDETT KIZÁRÁST alkalmazunk ezen szabványpont esetében. Szolgáltatási és tanácsadói tevékenységet folytatunk. Megfigyelő- és mérőeszközöket tevékenységünk során nem alkalmazunk, ezért ezen szabványpont szerinti folyamatok szabályozása nem értelmezhető tevékenységünkben. Ennek megfelelően MEGENGEDETT KIZÁRÁST alkalmazunk ezen szabványpont esetében. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

13 3. Szakkifejezések és meghatározások 3. Szakkifejezések és meghatározások 3.1. Irányítási rendszer fogalom-meghatározások Minőségirányítási Rendszerünkben az MSZ EN ISO 9000:2001 Minőségirányítási rendszerek, Alapok és szótár című szabvány szerinti terminológia használatára törekedtünk, figyelembe véve az MSZ EN ISO 9004:2001 Minőségirányítási rendszerek. Útmutató a működés fejlesztéséhez című szabványt Szakmai kifejezések A Minőségirányítási Rendszer Dokumentációjában nem használunk olyan kifejezéseket, melyek kevésbé közismertek lennének, és az átlagos magyar nyelvhasználattól eltérőek lennének Rövidítések Az Minőségirányítási Rendszer dokumentumaiban használt fontosabb rövidítések: IIRD - Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció MIR - MinőségIrányítási Rendszer MK - Minőségügyi Kézikönyv MKM - Minőségügyi Kézikönyv Melléklet ME - Minőségügyi Eljárás MEM - Minőségügyi Eljárás Melléklet MU - MunkaUtasítás KD - Külső Dokumentum o KDE - Külső Dokumentumok/Előírások-Útmutatók o KDI - Külső Dokumentumok/Információs kiadványok o KDS - Külső Dokumentumok/Szabványok o KDH - Külső Dokumentumok/TanúsítóHelyek o KDT - Külső Dokumentumok/Törvények-Rendeletek MF - Minőségügyi Formanyomtatvány (Minőségügyi Feljegyzés) SZMSZ - SZervezeti és Működési SZabályzat file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

14 4. Minőségirányítási rendszer 4. Minőségirányítási rendszer 4.1. Általános követelmények, a rendszerek és folyamatok irányítása Szervezetünk sikeres vezetéséhez és működtetéséhez szükséges, hogy az irányítás módszeres és átlátható legyen. Ennek érdekében olyan vevőközpontú irányítási rendszert vezetünk be és működtetünk, amely a működés eredményességének és hatékonyságának folyamatos fejlesztésével alakítottunk ki, figyelembe véve az érdekelt felek igényeit. Vevőközpontú szervezetet alakítottunk ki azáltal, hogy: világosan érthető, irányítható és fejleszthető eredményességű és hatékonyságú rendszereket és folyamatokat hozunk létre, valamint gondoskodunk a folyamatok eredményes és hatékony működéséről és szabályozásáról, valamint a szervezet kielégítő működésének meghatározására alkalmazandó mércékről és adatokról. Ennek érdekében: meghatároztuk, hogy milyen folyamatokra van szükség a minőségirányítási rendszerhez (MKM-002-A folyamatok meghatározása), és hogyan kell ezeket alkalmazni a szervezetben (2. Alkalmazási terület), meghatároztuk ezeknek a folyamatoknak a sorrendjét és kölcsönhatásait, (MKM-001-A folyamatok közötti kapcsolatok) meghatároztuk a folyamatok eredményes működtetésének és szabályozásának biztosításához szükséges kritériumokat és módszereket, (MKM-002-A folyamatok meghatározása) gondoskodunk arról, hogy rendelkezésre álljanak azok az erőforrások és információforrások, amelyek e folyamatok működésének és figyelemmel kísérésének alátámasztásához szükségesek, (6. Gazdálkodás az erőforrásokkal) figyelemmel kísérjük, mérjük és elemezzük ezeket a folyamatokat, (8. Mérés, elemzés és fejlesztés) alkalmazzuk azokat a tevékenységeket, amelyek a tervezett eredmények elérése és a folyamatok folyamatos fejlesztése érdekében szükségesek. (5. A vezetőség felelősségi köre) A folyamatokat a szabvány követelményeinek megfelelően irányítjuk. Az olyan folyamatok esetében, melyeket alvállalkozásba adunk ki, és amely befolyásolhatja a termékünk, szolgáltatásunk követelményeknek való megfelelőségét, biztosítjuk a folyamat kézbentartását, szabályozását és a minőségirányítási rendszerben szükség szerint bemutatjuk. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

15 4.2. A dokumentálás követelményei 4. Minőségirányítási rendszer Általános útmutatás Cégvezetésünk meghatározta dokumentációs rendszerét, annak érdekében, hogy támogatni lehessen a folyamatok eredményes és hatékony működését. A dokumentálás kialakításánál nagyfokú számítástechnikai támogatást vettünk igénybe, hogy megfeleljen szervezetünk igényeinek, valamint, hogy kielégítse a szerződéses, a törvényekben és a szabályzatokban rögzített követelményeket, a vevők és más érdekelt felek igényeit és elvárásait. A dokumentációs rendszerünk alkalmazhatóságát, eredményességét és hatékonyságát időszakosan kiértékeljük, olyan kritériumok szerint, mint: működőképesség, kényelmes felhasználhatóság, a szükséges erőforrások, képzettség az érdekelt felek igényi, elvárásai Az előíró jellegű dokumentációs rendszerhez való folyamatos hozzáférhetőség biztosítva van a munkatársaink részére PDF formátumban, ezért az Irányítási Rendszer Dokumentációból píralapú törzspéldány nem készül ( Az Irányítási Rendszer Dokumentáció szerkeszthető formanyomtatványai az: ftp://sftp.hosting.atw.hu/bmsconsulting/iird-rendszerepites/_bms-formanyomtatvanyok/ FTP címen található meg, az arra jogosultak részére onnan mindig a legfrissebb érvényes állapot letölthető. A külső felek részére, a fent említett weblap elérhetőségen kívül, a szervezet kommunikációs politikájának megfelelően papír, vagy elektronikus adathordozón is biztosítjuk a hozzáférhetőséget. A minőségirányítási rendszerünk dokumentációja tartalmazza: dokumentált minőségpolitikai nyilatkozatot, (0.1. A BMS-Consulting Bt. minőségpolitikája) minőségirányítási kézikönyvet, dokumentált eljárásokat, külső és belső utasítás dokumentumokat, amelyek a folyamatok eredményes tervezésének, működtetésének és szabályozásának biztosítása céljából szükségesek, külső és belső formanyomtatványokat, a minőségirányítási rendszer működését bizonyító feljegyzéseket. A teljes dokumentációs rendszerünk felépítését az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció 1.fejezete mutatja be, melynek része a minőségirányítási rendszerünk is. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

16 4. Minőségirányítási rendszer Minőségirányítási kézikönyv Szervezetünk minőségirányítási rendszerének bemutatására, minőségirányítási kézikönyvet készítettünk és tartunk fenn (MK-003-MIR Kézikönyv - MSZ EN ISO ), amely tartalmazza: a minőségirányítási rendszer alkalmazási területét, a megengedett kizárások részleteit és indokolását (2. Alkalmazási terület), a minőségirányítási rendszerben kialakított dokumentált eljárásokra való hivatkozásokat (9. Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések), a minőségirányítási rendszer folyamatai közti kölcsönhatások leírását. (MKM-001-A folyamatok közötti kapcsolatok). A minőségirányítási kézikönyvvel kapcsolatos folyamatokat a következő A dokumentumok kezelése fejezet tartalmazza A dokumentumok kezelése A minőségirányítási rendszer számára szükséges előíró jellegű dokumentumokat folyamatosan ellenőrzésünk alatt tartjuk. Dokumentált eljárást vezettünk be (A dokumentumok kezelése (ME-001)), amely meghatározza: a dokumentumok megfelelőség szempontjából való jóváhagyás módját kiadás előtt, a dokumentumok átvizsgálásának, szükség esetén naprakésszé tételének és újbóli jóváhagyásának módjait, az érvényes dokumentumok azonosítási módjait, hogy az alkalmazandó dokumentumok megfelelő változatai álljanak rendelkezésre az alkalmazási helyeken, és annak megakadályozási módját, hogy elavult dokumentumokat véletlenül alkalmazzanak. hogy a dokumentumok olvashatók és könnyen azonosíthatók maradjanak, hogy a külső eredetű dokumentumok azonosítva legyenek, és elosztásuk ellenőrzött legyen A feljegyzések kezelése A feljegyzések, a dokumentumok sajátos típusát jelentik. Feljegyzéseket készítünk, és ezeket megőrizzük, hogy bizonyítékul szolgáljanak a minőségirányítási rendszer megfelelőségére, és eredményes működésére. A feljegyzések kezelésére dokumentált eljárást vezettünk be (A feljegyzések kezelése (ME-001)), mely meghatározza, a feljegyzések: azonosításának, tárolásának, védelmének, kikeresésének, megőrzési idejének és selejtezésének követelményeit. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

17 4. Minőségirányítási rendszer 4.3. A minőségirányítás alapelveinek használata Cégünk vezetése elkötelezte magát, hogy a sikeres vezetés és működtetés érdekében, módszeresen és áttekinthetően irányítja szervezetét. Ennek érdekében, a vonatkozó nemzetközi szabványban megfogalmazott nyolc alapelvet magáénak tekinti, annak érdekében, hogy a szervezetet, a fejlettebb működés irányában vezesse, valamint hogy előnyös legyen az érdekelt felek számára, például a pénzügyi jövedelmezőség, az értékteremtés és a nagyobb stabilitás tekintetében. 1. Vevőközpontúság: Szervezetünk a vevőinktől függ, ezért ismernünk kell jelen és jövőbeli vevőink szükségleteit, teljesítenünk kell a vevőink követelményeit, és igyekeznünk kell felülmúlni a vevőink elvárásait. (pl.: Szerződésben nem rögzített, térítésmentes első félévi belső audit megtartása igény szerint) 2. A vezetés egységessége: Gondoskodunk a szervezet céljainak és igazgatásának egységességéről. Olyan belső környezetet igyekszünk létrehozni és fenntartani, amelyben a munkatársak teljes mértékig részt vehetnek céljaink elérésében. (pl.: Az üzletágak felelősei önállóak, de a heti rendszeres megbeszélés folyamatos) 3. A munkatársak bevonása: Szervezetünk lényegét minden szinten az emberek jelentik, és az ő teljes mértékű bevonásuk teszi lehetővé képességeik kihasználását a szervezet javára. (pl.: minden alvállalkozó munkatársunkat is bevonjuk elképzeléseink megvitatásába) 4. Folyamatszemléletű megközelítés: A kívánt eredményt hatékonyabban lehet elérni, ha a tevékenységeket és a velük kapcsolatos erőforrásokat folyamatként irányítjuk. (minden tevékenységet úgy végzi el a felelőse, hogy legyen meghatározott bemenete és kimenete) 5. Rendszerszemlélet: Az egymással összefüggő folyamatok rendszerként való azonosítása, megértése és irányítása hozzájárul ahhoz, hogy szervezetünk eredményesebben és hatékonyabban érje el céljait. (minden folyamatot úgy irányítja a felelőse, hogy az egységesen, bemenete lehet a következő folyamatnak is) 6. Folyamatos fejlesztés: A szervezet működésének átfogó, folyamatos fejlesztése, állandó célunk. (folyamatosan tanulunk másoktól is, magunk hibáiból is, és azonnal alkalmazzuk is a legjobb megoldásokat) 7. Tényeken alapuló döntéshozatal: Az eredményes és jó döntések az adatok és egyéb információk elemzésén alapulnak. (adatbázisunk teljességére törekszünk) 8. Kölcsönösen előnyös kapcsolatok a beszállítókkal, alvállalkozókkal: Cégünk és beszállítónk, alvállalkozónk kölcsönösen függnek egymástól, és egy kölcsönösen előnyös kapcsolat fokozza mindkettőnk értékteremtő képességét. (csak olyan szerződéseket kötünk, amelyben nyertesnyertes helyzet alakul ki) file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

18 5. A vezetőség felelősségi köre 5. A vezetőség felelősségi köre 5.1. A vezetőség elkötelezettsége Cégünk vezetősége elkötelezett a minőségügyi rendszer létrehozása és fejlesztése iránt. Eredményességének folyamatos növelését biztosítja azáltal, hogy: meghatározta és kihirdette küldetését, jövőképét, rövid, közép és hosszú távú stratégiáját, minőségpolitikáját, a szervezet céljaival összhangban, (MK-001-Küldetés-Jövőkép-Stratégia) tudatosítja munkatársaival a vevői, valamint a törvényekben és szabályzatokban szereplő követelmények teljesítésének fontosságát, a szervezet vezetését példamutatás útján valósítja meg, a munkatársak bizalmának elnyerése céljából, gondoskodik arról, hogy a minőségcélok meg legyenek határozva, a minőséggel és a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos értékrendjét közzéteszi, meghatározza azokat a szolgáltatási folyamatokat, amelyek a szervezet számára hozzáadott értéket állítanak elő, meghatározza a támogató folyamatokat, amelyek a szolgáltatásnyújtási folyamatok eredményességét és hatékonyságát befolyásolják, részt vesz új módszerek és megoldások kutatásában, gondoskodik az erőforrásokról, olyan környezet kialakításával és szervezeti felépítés kialakításával, amely ösztönzi a munkatársak aktív részvételét és fejlődését. vezetőségi átvizsgálásokat végez, így közvetlen visszacsatolása van a minőségirányítási rendszer eredményességéről és hatékonyságáról, Minőségirányítási rendszerünk kiépítése, bevezetése és irányítása során figyelembe vesszük a 4.3. A minőségirányítás alapelveinek használata szerinti minőségirányítási elveket. A szervezet működésének méréséhez alkalmazandó módszereink többek között, melyek bemenő információként szolgálnak a vezetőségi átvizsgálásokhoz is: a pénzügyi mérések, a folyamatok működésének mérései a szervezetben, külső mérések, pl. benchmarking és független kiértékelések, a vevők, a szervezet munkatársai és más érdekelt felek megelégedettségének értékelése. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

19 5. A vezetőség felelősségi köre 5.2. Az érdekelt felek igényei és elvárásai, vevőközpontúság Minden szervezetnek vannak érdekelt felei, és minden félnek megvannak a maga igényei és elvárásai. Szervezetünk érdekelt felei: vevőink, ügyfeleink, tulajdonosaink, munkatársaink, beszállítóink, alvállalkozóink és partnereink, valamint a társadalom és a környezet mint nagyközönség, amelyet érintenek a szervezetünk ügyei vagy szolgáltatásai. Az érdekelt felek igényei és elvárásai: Hisszük, hogy cégünk sikere attól függ, hogy megértjük-e és kielégítjük-e a vevőink mai és jövőbeli igényeit és elvárásait, valamint figyelembe vesszük-e ugyanezeket más érdekelt felek tekintetében, ezért a vezetőség törekszik minden érdekelt fél elvárásainak felülmúlására. Vevőink, ügyfeleink: igényeinek és elvárásainak kielégítéséhez a szervezet vezetősége folyamatosan kutatja a vevők igényeit és elvárásait, beleértve a lehetséges vevőkéit is, (Ügyfélszolgálati és marketing tevékenység (ME-003)), a vevők elégedettségét méri, elemzi ( Az érdekelt felek megelégedettségének mérése és figyelemmel kísérése) A tulajdonosok pénzügyi és egyéb eredmény igényeinek és elvárásainak kielégítéséhez üzleti tervet dolgozunk ki. (6.1. Gondoskodás az erőforrásokról) Munkatársaink igényeit és elvárásait felfedjük az elismerés, a munkával való megelégedettség és az egyéni fejlődés lehetősége iránt, hogy a munkatársak részvétele és motiváltsága a lehető legerősebb legyen. (6.2. Emberi erőforrások) A beszállítókkal, alvállalkozókkal, olyan partnerkapcsolatokra és közös stratégia kialakítására törekszünk, amely mindkét fél számára értéket hoz, amely a tudás, valamint a haszon és a veszteségek megosztásával jár. (7.4. Beszerzés) A társadalom és környezet igényeinek kielégítéséhez kimutatjuk felelősségtudatunkat az egészség és a biztonság kérdésében, figyelembe véve a környezeti hatásokat, (0.3. Összehangoltság más irányítási rendszerekkel), betartva a törvények és a szabályzatok ránk vonatkozó követelményeit. (1.4. Cégünkre vonatkozó főbb törvények, rendeletek) Az érdekelt felek megelégedettségének mérését a Az érdekelt felek megelégedettségének mérése és figyelemmel kísérése fejezetben határoztuk meg. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

20 5. A vezetőség felelősségi köre 5.3. Minőségpolitika Ezen szabályzás, a minőségpolitika meghatározásának, aktualizálásának és közzétételének folyamatát írja le, hogy a minőségpolitika, mint a minőségirányítási rendszer alapdokumentuma naprakész legyen, ezáltal megadva a szervezet irányításának súlypontját. Felelősségi és hatáskör a Cégtulajdonos felelős a minőségpolitika meghatározásáért, a Minőségügyi Vezető felelős a minőségpolitika oktatásáért, az üzletágvezetők a felelősek a minőségpolitika közzétételéért. Fogalom-meghatározások Minőségpolitika: A szervezet vezetése által kinyilvánított egy-két oldalas dokumentum, mely keretet ad a minőségcélok kitűzéséhez és átvizsgálásához. A tevékenységek leírása A vezetőség a dokumentált minőségpolitikáját jelen kézikönyv 0.1 fejezetében nyilvánítja ki, és tartja naprakész állapotban. (0.1. A BMS-Consulting Bt. minőségpolitikája) Folyamatosan gondoskodni kell arról, hogy a minőségpolitika: összhangban legyen a vezetőségnek a szervezet jövőjére vonatkozó elképzelésével és stratégiájával, (MK-001-Küldetés-Jövőkép-Stratégia) mely tartalmazza a követelmények teljesítése és a minőségirányítási rendszer eredményességének folyamatos fejlesztése iránti elkötelezettséget, keretet adjon a minőségcélok kitűzéséhez, átvizsgálásához és lehetővé tegye a minőségcélok megértését és követését a szervezet egészében, kimutassa a vezetőség elkötelezettségét a minőség iránt és azt, hogy gondoskodik a célok eléréséhez és az ISO 9001 követelményeinek felülmúlásához szükséges erőforrásokról, segítse elő a minőség iránti elkötelezettséget a szervezet egészében, és ebben a vezetőség vállaljon példamutató szerepet, tartalmazza a vevők, munkatársak és más érdekelt felek igényeinek és elvárásainak kielégítésével kapcsolatos folyamatos fejlesztést. A minőségpolitika közzétételéről és oktatásáról a vezetés oly módon gondoskodik, hogy a minőségpolitika jól látható helyen az irodában ki van függesztve, és oktatása, jegyzőkönyvben dokumentálva van. (MF-030-Emberi erőforrás - Oktatási jegyzőkönyv) A minőségpolitika folyamatos megfelelőségének átvizsgálását a vezetőségi átvizsgálás keretében (5.6. Vezetőségi átvizsgálás), évente legalább egy alkalommal el kell végezni. Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések MF-030-Emberi erőforrás - Oktatási jegyzőkönyv file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

21 5. A vezetőség felelősségi köre 5.4. Tervezés Ezen szabályzás a minőségcélok meghatározásának és közzétételének folyamatát írja le, hogy ezek a szervezet működésének fejlődéséhez vezessenek, valamint a minőségcélok elérése, és a 4.1. fejezetben megadott követelmények teljesítése érdekében határozza meg a teendőket. Felelősségi és hatáskör a Cégtulajdonos felelős a minőségcélok jóváhagyásáért, a Minőségügyi Vezető felelős a minőségcélok megfogalmazásáért, oktatásáért, közzétételéért, folyamatos naprakész állapotban tartott dokumentálásáért, az üzletágvezetők a felelősek a minőségcélok minőségtervekké, részfeladatokká lebontásáért, közzétételéért és végrehajtásáért. Fogalom-meghatározások Minőségcél: meghatározza a kívánt eredményeket, és segít a szervezetnek, hogy erőforrásait felhasználja ezeknek az eredményeknek az elérésére. Minőségterv: dokumentum, amely előírja, hogy kinek, mikor, milyen eljárásokat és ezekhez milyen erőforrásokat kell alkalmaznia egy meghatározott projekthez, termékhez, folyamathoz vagy szerződéshez. A tevékenységek leírása Minőségcélok Vezetőségünk a minőségcéljait, az MF-012-Célok-Célkitűzések minőségügyi feljegyzésen határozza meg és tartja naprakész állapotban. A minőségcélok meghatározásánál gondoskodni kell arról, hogy: a minőségcélok legyenek összhangban a minőségpolitikával, minőségcél folyamatosan mindig legyen kitűzve, lehetőleg tevékenységi egységenként, figyelembe véve minden érdekelt fél igényét, bevonva a munkatársakat a célok meghatározásába is, a minőségcélok legyenek konkrétak, mérhetőek, reálisak, felelőssel, határidővel, hogy megkönnyítsék az eredményes és hatékony vezetőségi átvizsgálást, A minőségcélok meghatározásakor figyelembe kell venni a piaci, szervezeti és a fejlesztési lehetőségeket, valamint a célok eléréséhez szükséges erőforrásokat. A minőségcélok közzétételéről és elfogadtatásáról a vezetés, oktatással gondoskodik, és jól látható helyen az irodában kifüggeszti. A minőségcélok folyamatos megfelelőségét és teljesülését a Minőségügyi Vezető folyamatosan figyelemmel kíséri, és dokumentálja. A minőségcélok megvalósulása a vezetőségi átvizsgálások témája. (5.6. Vezetőségi átvizsgálás) A minőségcélok lebontásával kapcsolatos felelősségi körök meghatározását a következő, A minőségirányítási rendszer tervezése tartalmazza. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

22 Minőségtervek BMS-Consulting Bt. 5. A vezetőség felelősségi köre A vezetőség a minőségcélok végrehajtását az MF-013-Feladatnaptár -ban tervezi meg, követi, és tartja naprakész állapotban. A feladatnaptár minőségtervének tartalmaznia kell az alábbiakat: Feladat létrehozás dátuma Feladat leírás (hivatkozás) Feladat forrása, kapcsolódó hivatkozása Feladat állapota, státusza Felelőse Határidő, Jóváhagyó neve (Terv, Tény) Bemenő anyagok, információk, dokumentumok, feljegyzések Alkalmazott erőforrások, eljárások Kimenő anyagok, információk, dokumentumok, feljegyzések Teljesítés ellenőrzésének módja, mérőszámok Beavatkozás módja A minőségtervek elfogadtatásáról a vezetés, oktatásokkal gondoskodik, hogy a szervezet munkatársai hozzá tudjanak járulni ezek megvalósulásához. A minőségtervek folyamatos megfelelőségét és teljesülését a Minőségügyi Vezető folyamatosan figyelemmel kíséri, és dokumentálja. A minőségtervek helyzete, a vezetőségi átvizsgálás témája. (5.6. Vezetőségi átvizsgálás) Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések MF-012-Célok-Célkitűzések MF-013-Feladatnaptár file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

23 5. A vezetőség felelősségi köre 5.5. Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció Ezen szabályzás a felelősségi és hatáskörök meghatározására és közzétételére vonatkozó teendőket, és a megfelelő belső kommunikációs folyamatok bevezetésének tevékenységét határozza meg, hogy eredményes és hatékony minőségirányítási rendszert tarthasson fenn, a minőségcélok eléréséhez. Felelősségi és hatáskör a Cégtulajdonos felelős az SZMSZ naprakész állapotban tartásáért, a munkakörök, a munkakört betöltő személyek és a szervezeti ábra meghatározásáért, a munkaköri leírások jóváhagyásáért, a vezetőség egy tagjának Minőségügyi Vezetővé való kinevezéséért, az üzletágvezetők a felelősek a munkaköri leírások kidolgozásáért és naprakész állapotban tartásáért, az eredményes és hatékony belső kommunikáció kialakításáért. Fogalom-meghatározások SZMSZ: A társaság Szervezeti és Működési Szabályzata A tevékenységek leírása Felelősségi körök és hatáskörök A társaság MK-002-Szervezeti és Működési Szabályzat -a átfogóan írja le a vállalkozást. Az SZMSZ naprakész állapotban tartásáért a Cégvezető a felelős. A társaság Cégtulajdonosa, mint Munkáltató, az MKM-004-Munkakörök összesítő lapon határozza meg a cég eredményes működéséhez szükséges munkaköröket, és a munkakört betöltő személyeket. A munkakörök alá- és fölérendeltségi viszonyait, az MKM-003-Tevékenységi ábra segítségével szemlélteti. Minden megnevezett munkakörnek van munkaköri leírása, (MF-028-Emberi erőforrás - Munkaköri leírás) melyek kidolgozásáért a Cégvezető, jóváhagyásáért a Cégtulajdonos a felelős. A munkaköri leírások tartalmát az SZMSZ átfogóan írja le. A munkaköri leírást, a munkakört betöltő dolgozóval elfogadólag két példányban alá kell íratni, melyből egy példány a Munkáltató példánya, és a dolgozó személyi aktájába kerül, a második példány a dolgozóé. Minden dolgozónak lehet több munkaköri leírása is, és minden munkakört több dolgozó is betölthet. A munkaköri leírások folyamatos megfelelőségét és teljesülését az üzletágvezető folyamatosan figyelemmel kíséri, és esetleges változtatási igény esetén javaslatot tesz a Munkáltató felé. A munkaköri leírások megőrzési idejét a A feljegyzések kezelése (ME-001) eljárás írja le A vezetőség képviselője A Minőségügyi Vezető felelősségi és hatásköreit a Minőségügyi Vezető munkaköri leírása határozza meg. A Minőségügyi Vezető kinevezését dokumentáljuk. A Minőségügyi Vezető munkájának támogatására Minőségügyi Megbízott nevezhető ki. file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

24 A Cégtulajdonos felelős: BMS-Consulting Bt. a vezetőség egy tagjának kijelölésért, 5. A vezetőség felelősségi köre a kinevezések dokumentáltságáért ( Felelősségi körök és hatáskörök), hogy a Minőségügyi Vezető megfelelő felelősségi körrel és hatáskörrel rendelkezzen, a minőségirányítási rendszer irányításához, figyelemmel kíséréséhez, kiértékeléséhez és koordinálásához. a Minőségügyi Vezető munkájának időszakos kiértékeléséért. (6.2. Emberi erőforrások) Belső kommunikáció A belső kommunikációs folyamatokat az adott tevékenységhez tartozó eljárásleírások és munkaköri leírások szabályozzák részletesen. A belső kommunikáció eszközei: számítógépes hálózaton keresztüli levelezések, (A feljegyzések kezelése (ME-001)), írott és szabályozott feljegyzések formájában, (A feljegyzések kezelése (ME-001)), szóban, telefonon és személyesen, kötetlen találkozók. Az üzletágvezető felelős: hogy határozzon meg és vezessen be eredményes és hatékony folyamatot a minőségpolitika, a követelmények, a célok és a teljesítések közzétételéhez, ösztönözze a munkatársak visszajelzéseit, így bevonva őket a belső kommunikációs rendszer fejlesztésébe. Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések MK-002-Szervezeti és Működési Szabályzat MKM-003-Tevékenységi ábra MKM-004-Munkakörök összesítő A feljegyzések kezelése (ME-001) MF-017-Kézi feljegyzés MF-028-Emberi erőforrás - Munkaköri leírás Minőségügyi Vezető munkaköri leírása file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

25 5. A vezetőség felelősségi köre 5.6. Vezetőségi átvizsgálás Ezen szabályzás a minőségirányítási rendszer tervszerű időközönként elvégezendő vezetői átvizsgálásának tevékenységét írja le, hogy ezúton gondoskodjon a rendszer folyamatos alkalmasságáról, megfelelőségéről és eredményességéről. Felelősségi és hatáskör a Cégvezető felelős a vezetőségi átvizsgálás követelményeinek betartásáért, a Minőségügyi Vezető felelős, a vezetőségi átvizsgálás bemenő adatainak rendelkezésre állásáért, a vezetőségi átvizsgálás megszervezéséért, dokumentálásáért és levezetéséért, A tevékenységek leírása Általános követelmények A vezetőség évente legalább egy alkalommal vezetőségi átvizsgálást tart a minőségirányítási rendszerszabvány minden fejezetére kiterjedően, és azt az MF-010-Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv -ben dokumentálja. A jegyzőkönyv kötelezően tartalmazza a résztvevők névsorát, dátumot, helyszínt, a hozott intézkedések, célok, feladatok felsorolását, határidővel, felelőssel, és a jegyzőkönyv jóváhagyójának aláírását. A jegyzőkönyv kezelésének szabályait a A feljegyzések kezelése (ME- 001) eljárás utasítás tartalmazza. Követelmények: az átvizsgálás folyamatának bemenetei ( Az átvizsgálás bemenő adatai) olyan kimeneteket eredményezzenek, ( Az átvizsgálás kimenő adatai) amelyek túlmennek a minőségirányítási rendszer eredményességének és hatékonyságának szempontjain, az egész szervezetre kiterjedő folyamat kell legyen, teremtsen fórumot az új gondolatok cseréjére, nyílt vitára és a felmerülő kérdéseknek a kiértékelésére, és a szervezet számára hozzáadott értéket eredményezzen, tartsa ellenőrzése alatt a szolgáltatási és a támogatási folyamatok működését, kimenetei szolgáltassanak olyan adatokat, amelyek felhasználhatók a szervezet működésének fejlesztésére vonatkozó tervezési munkákhoz, az átvizsgálás időzítése megfelelő legyen a szervezet stratégiai tervezéséhez és operatív irányításához, a vezetőségi átvizsgálás feljegyzései alapján, nyomon lehessen követni és könnyen ki lehessen értékelni magának a vezetőségi átvizsgálásnak a folyamatát Az átvizsgálás bemenő adatai 1. A korábbi vezetőségi átvizsgáláson hozott intézkedések végrehajtásának állapota, 2. Az érdekelt felek megelégedettségének, elvárásainak elemzése (tulajdonos, menedzsment, dolgozók, vevők, beszállítók, társadalmi környezet) 3. A piaci körülmények értékelése, (marketing stratégia, üzleti terv) file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

26 5. A vezetőség felelősségi köre 4. A folyamatok működése, és a termékek megfelelősége, (belső szabályzásnak és a jogszabályzásnak) 5. Az erőforrások megfelelősége és rendelkezésre állása: Emberi erőforrások megfelelősége (hozzáállás, elkötelezettség, képzettség) Éves oktatási program Infrastruktúra (műszaki karbantartások tervezettsége, megfelelősége) Munkakörnyezet Végrehajtott fejlesztések, javaslatok 6. Beszállítók / Alvállalkozók értékelése, 7. A minőségpolitika megfelelősége, a minőségcélok teljesítettsége, új minőségcélok kitűzése, 8. A külső-belső auditok és az önértékelés megállapításai: Eltérések kezelése, ezek javításának hatékonysága Minőségirányítási audit program 9. A helyesbítő és megelőző tevékenységek helyzete, 10. Egyéb témák (pl.: minőségköltség elemzés) Az átvizsgálás kimenő adatai a vezetőségi átvizsgálás elemzései, megállapításai, a minőségirányítási rendszer folyamatainak eredményességéről és hatékonyságáról, a szervezet struktúrájának és erőforrásainak megfelelőségére vonatkozó értékelések, a szolgáltatások, vevői követelmények szerinti fejlesztésének intézkedései, stratégiák és kezdeményezések az érdekelt felek megelégedettségével kapcsolatban, a hozott intézkedések, célok, feladatok dokumentált felsorolása, határidővel, felelőssel, a szükséges erőforrás-szükségletekkel. A vezetőségi átvizsgálás kimenő adatainak a szervezet hatékonyságát kell fokoznia. A vezetőségi átvizsgálás megszervezéséről, dokumentálásáról és levezetéséről a Minőségügyi Vezető gondoskodik. Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések MF-010-Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv A feljegyzések kezelése (ME-001) file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49

27 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal 6.1. Gondoskodás az erőforrásokról Ezen szabályzás a vezetőség feladatait írja le, a szervezet céljainak eléréséhez szükséges erőforrások meghatározásához, és rendelkezésre állásához, melyek szükségesek a minőségirányítási rendszer működéséhez, fejlesztéséhez, valamint a vevők és más érdekelt felek megelégedettségéhez. Felelősségi és hatáskör a Cégtulajdonos felelős, a szükséges erőforrások biztosításáért, az üzletágvezetők felelősek a hatáskörükön belüli erőforrások kellő időben való rendelkezésre állásáért. A tevékenységek leírása Az általunk alkalmazott erőforrások lehetnek: emberi erőforrások, (6.2. Emberi erőforrások) infrastruktúra, (6.3. Infrastruktúra) munkahelyi környezet, (6.4. Munkakörnyezet) információ, (6.5. Információ) (be)szállítók és partnerek, (6.6. Beszállítók és partnerkapcsolatok ) természeti erőforrások (6.7. Természeti erőforrások) pénzügyi erőforrások. (6.8. Pénzügyi erőforrások) A Cégvezető és az üzletágvezetők, hatáskörükön belül, felelősek azért, hogy a beszerzés, a szolgáltatásteljesítés, és a minőségirányítás területén - a rendszer előírásainak megfelelően - minden szükséges tárgyi feltétel, technikai eszköz, illetve megfelelő számú, és képzettségű szakember rendelkezésére álljon. Az erőforrások jövőbeli szükségletének tervezését, hatékony és kellő időben való rendelkezésre állását, figyelembe véve a lehetőségeket és a korlátokat, a vezetői megbeszéléseken és a belső kommunikációs csatornák felhasználásával határozzuk meg. ( Belső kommunikáció) Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések - file: MK-003-MIR_Kezikonyv-MSZ_EN_ISO_ / 49