Ásotthalom Község J e g y z ő j é t ő l 1/2011. Ügyintéző: Farkasné Kiri Klára Ikt.szám: /2011. Véleményező Bizottság: ÜB

Átírás

1 Ásotthalom Község J e g y z ő j é t ő l 1/2011. Ügyintéző: Farkasné Kiri Klára Ikt.szám: /2011. Véleményező Bizottság: ÜB Tárgy: Beszámoló a Polgármesteri Hivatal évi munkájáról Ásotthalom Község Önkormányzata K é p v i s e l ő - t e s t ü l e t é n e k Helyben Tisztelt Képviselő-testület! A Polgármesteri Hivatal munkájáról szóló beszámolót a Képviselő-testület a januári ülésén tárgyalta legutóbb. Tekintettel arra, hogy minden munkaterv szerinti nyílt testületi ülésen jegyzői tájékoztató keretében kap információt a Tisztelt Képviselő-testület a Polgármesteri Hivatal működésével kapcsolatos fontosabb eseményekről, intézkedésekről, jelen beszámoló a évi időszakban végzett fontosabb hivatali munkákat és folyamatokat kívánja összefoglalni. A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. (továbbiakban: Ötv.) 38. -a alapján a képviselőtestület egységes hivatalt hoz létre - polgármesteri hivatal elnevezéssel - az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. A Polgármesteri Hivatal alapvető teendői a következők: - Ellátja az önkormányzati testületi szervekhez (képviselő-testület, bizottság) kapcsolódó adminisztrációs feladatokat, az önkormányzati képviselők munkájának segítését, a vezetést segítő törzskari funkciókat, valamint a belső munkaszervezési igazgatási teendőket. - Előkészíti és végrehajtja a testületi szervek önkormányzati döntéseit, a polgármester irányítása és a jegyző operatív vezetése mellett. - Ellátja a központi állami szervek megbízásából az önkormányzat számára hatáskört megállapító jogszabályok végrehajtásaként az államigazgatási feladatokat, vagyis előkészíti döntésre az államigazgatási ügyeket és gondoskodik e döntések végrehajtásának megszervezéséről. Mint azt a törvény előírja, a Polgármesteri Hivatal azon túl, hogy államháztartás szempontjából önállóan működő és önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, egységes munkaszervezet. A törvényi szabályozás ezzel azt is biztosítja, hogy egyrészt összehangolt és hatékony munkavégzés jogi feltételei biztosítva legyenek, másrészt lehetővé teszi, hogy a hivatalok belső szervezeti egységekre tagozódjanak. A Képviselő-testület a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti felépítését, munkarendjét és ügyfélfogadási rendjét Ásotthalom Község Önkormányzata Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatának megalkotásáról szóló 18/2010.(X.11.) rendeletének 7. számú függelékében szabályozza.

2 2 1.) A Hivatal belső szervezeti tagozódása és létszáma évben az alábbiak szerint alakult: A Képviselő-testület 19/2007. (II. 16.) KT határozatában döntött arról, hogy a Polgármesteri Hivatal köztisztviselőinek létszámát költségtakarékossági okok miatt 15 főre csökkenti. A Képviselő-testület 68/2007. (V. 22.) KT határozatával - amelyben 1 fő pályázati ügyintéző álláshely megszüntetésre kerül a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítését jóváhagyta. A Képviselő-testület 174/2009. (VI. 30.) KT határozatával az 1 fő pályázati ügyintéző álláshely megszüntetését megerősítette. A pályázati ügyintéző közszolgálati jogviszonyának megszüntetésére eddig azért nem került sor, mert tartós távolléten Gyed-en, majd Gyes-en volt. Ezen időszak alatt felmondási védelem alatt állt. A munkavállaló Gyes-e megszűnt december 1. napján. Ettől kezdődően az Mt (2) b) pontja alapján a felmondási védelem még további 30 napra szól. A munkavállaló felmentése legkorábban az év végi munkaszüneti napra tekintettel csak január 03. napjától kezdődhetett volna el december 31. napján a létszámleépítéssel érintett munkavállaló bejelentette hogy gyermeket vár. Ezáltal az MT alábbi 90. (1) bekezdése alapján a létszám leépítési döntés nem hajtható végre. 90. (1) A munkáltató nem szüntetheti meg rendes felmondással a munkaviszonyt az alábbiakban meghatározott időtartam alatt: d) a külön törvény szerinti emberi reprodukciós eljárással összefüggő kezelés, a terhesség, a szülést követő három hónap, illetve a szülési szabadság [138. (1) bekezdés], e) a gyermek ápolása, illetve gondozása céljára kapott fizetés nélküli szabadságnak [138. (5) bekezdés], illetve - a fizetés nélküli szabadság igénybevétele nélkül is - a gyermek hároméves koráig terjedő es évben a szervezeti felépítésben változás nem következett be. Egy fő igazgatási ügyintéző, anyakönyvvezető köztisztviselő szülési szabadsága, illetve tartós távolléte idejére új dolgozó nem került felvételre, az általa ellátott munkaköri feladatok szétosztásra kerültek től engedélyezett köztisztviselői létszám: - Jegyző: 1 fő - Polgármesteri Titkárság: 1 fő - Jegyzői Titkárság: 7 fő - Gazdálkodás: 7 fő - Összesen: 16 fő A pénzügyi ellenőrzési feladatokat évtől a Homokháti Kistérségi Többcélú Társulásának Munkaszervezete látja el. A gyámhivatali és a kiemelt építésügyi hatáskörök ellátása Mórahalom Város Polgármesteri Hivatalán keresztül történik. A hivatali munkavégzésre jellemző fő, számszerűsíthető mutatók az alábbi táblázatokban kerülnek bemutatásra évre vonatkozóan: Az ügyforgalom alakulása évben: Megnevezés (db) Iktatott ügyiratok száma: Ebből: alapszámon 4091 alszámon Határozattal elintézett ügyek: 4846 Ebből: államigazgatási 4254

3 3 önkormányzati hatósági 592 Egy ügyintézőre jutó ügyiratok száma: 1094 Jogorvoslatok száma: - I. fokú döntés helyben hagyva - - II. fokú döntés megváltoztatás - I. fokú döntés megsemmisítés - Igazgatás: e.) Gazdálkodás: - Könyvelési tételek, naplók szerinti bontás figyelembevételével: Ügyiratok száma: Vezetett analitikák száma: 68 f.) Egyéb: - Vagyonnyilatkozatok száma: Köztisztviselők - Polgármester és Képviselők január 1-ig - Új Képviselő-testület alakuló ülése után Kötelező statisztikai adatszolgáltatások száma: 37 - Szabályozatok: 35 - Teljesítményértékelés: 15 - Minősítés: 8 g.) A testületi, bizottsági feladatok hivatali segítése: évben - Képviselő-testületi ülések száma: 17 - Bizottsági ülések száma: 53 - Megalkotott rendeletek száma: 30 - Hozott határozatok száma: 591 = Képviselő-testület: 204 = Bizottság: 387 A fenti államigazgatási és önkormányzati működést bemutató adatok elemzéséből a következő főbb jellemzők vonathatóak le: - Az ügyiratforgalom számát, amely legjobban kifejezi a Hivatalban az ügyintézést, az jellemzi, hogy évről évre nő. Ennek egyik legjellemzőbb mutatója az egy ügyintézőre jutó ügyiratok számának az alakulása, amelyek nyomon követhetőek a táblázatok adataiból. - A táblázat adatai alapján kimutatható, hogy a Polgármesteri Hivatal szabályzatainak száma jelentősen megnövekedett. A szabályzatokat a jogszabályi változásoknak megfelelően évben több alkalommal aktualizáltuk. A Képviselő-testület új SZMSZ-t fogadott el 18/2010. (X.11.) önkormányzati rendelet formájában. A Polgármesteri Hivatal SZMSZ-e is több alkalommal módosításra került a 2010-es évben is. Több gazdálkodással összefüggő szabályzat a jogszabályi változások miatt került aktualizálásra, módosításra, illetve új szabályzatok kiadására is sor került. Így a Számviteli Politika, Eszközök és Források Értékelési Szabályzata, Bizonylati Szabályzat, Számlarend, Gazdasági Ügyrend, FEUVE Szabályzat, Beszerzések lebonyolításának szabályzata, A belföldi és külföldi kiküldetésének szabályzata, Helyiségek és berendezések használatának szabályzata, A reprezentációs kiadások szabályzata, A telefonkészülékek használatának szabályzata, Pénz és értékkezelési Szabályzat,.

4 4 - A folyamatos központi szintű jogalkotási folyamatokat, a jogszabályok szinte folyamatos változását próbáljuk a köztisztviselőkkel együtt folyamatosan követni, az ehhez kapcsolódó helyi szintű jogalkotási vagy jogszabály módosítási kötelezettségeinknek igyekszünk minél rövidebb határidőben eleget tenni. Ennek eredményeként 2010 évben 30 helyi rendelet került megalkotásra. - Ásotthalom Község Önkormányzata vonatkozásában az Általános közzétételi lista elkészült, mely az Önkormányzat honlapján is közzétételre került, az erre irányuló kötelezettségének az Önkormányzat eleget tett. A folyamatos karbantartása nagy energiákat vesz el a helyi informatikáért felelős ügyintéző napi munkájából. - Az állampolgárok tájékozódását elősegítendő a törvény előírja, hogy a gazdasági és közlekedési miniszter egységes közadatkeresőt működtet. Ásotthalom Község Polgármesteri Hivatalának rekordjai feltöltésre kerültek a közadatkereső rendszerbe, az erre irányuló kötelezettségének az Önkormányzat eleget tett. - Az Ötv. rendelkezései alapján a Hivatal feladata a Képviselő-testület, a bizottságok működésének a biztosítása az adminisztrációs feladatok kiszolgálása. Ez a munka nehezen lenne számszerűsíthető, éppen ezért azokat a főbb jellemzőket tüntettem fel a beszámolóban, amelyek legjobban jellemzik a testületi és a bizottsági működést január 1. napjától a Rendelkezésre állási támogatásra jogosultak körét megcélozva elindult az Út a munkába nevű program, amely a korábbi közcélú foglalkoztatást váltotta fel. Erre a programra közfoglalkoztatási tervet kellett készíteni, melyet előzetesen a Munkaügyi Központ, és a Helyi Szociális Kerekasztal is véleményezett, majd pedig a Képviselő-testület fogadott el. A es évben a Közfoglalkoztatási Terv alapján vettük fel a segédmunkás, illetve a takarító munkavállalókat. Ezt a rendszert január 1. napjától egy új Nemzeti Közfoglalkoztatási Program váltotta fel. A programra pályázatot kell benyújtani a Dél-Alföldi Regionális Munkaügyi Központ helyi kirendeltségéhez, akik a beérkezett igényeknek megfelelően döntenek a munkaerőigényről, illetve kiközvetítik a munkavállalókat. 2.) A Hivatal személyi és tárgyi feltételei, a feladatellátás szervezeti tapasztalatai a.) Személyi feltételek A Hivatal köztisztviselőinek szakmai összetétele a következőképpen alakul: Iskolai végzettség szerinti bontás Felsőfokú végzettségű: 7 fő Középfokú végzettségű: 9 fő Ebből záróvizsgával rendelkezik: 1 fő Összesen: 16 fő Vezetői szintek szerint jegyző 1 fő Vezetői megbízással rend. 1 fő

5 5 A köztisztviselők végzettsége megfelel a munkaköri leírásukban rögzített feladatok ellátásához előírt Kormány rendeletben foglaltaknak. Közigazgatási alap és szakvizsga kötelezettségnek a köztisztviselők határidőben eleget tettek. b.) Tárgyi feltételek Általánosságban megállapítható, hogy Hivatalunk rendelkezik a munkavégzéshez feltétlenül szükséges számú irodával, bútorzattal. A Hivatal akadály-mentesítése pályázati erőből már megvalósításra került. Szükség lenne azonban egy olyan megfelelő biztonsági feltételekkel rendelkező helyiség biztosítására, amelyben a felszaporodott, és nem selejtezhető iratanyagot, és alkalmanként a lefoglalt tárgyakat tudnánk elhelyezni. Az Országos Informatikai Programiroda Informatika és Közigazgatás elnevezésű pályázatán nyertünk 8 db számítógépet, 8 db monitort és 4 db használt DVD írót. Ezek a gépek decemberében kiszállításra is kerültek. A fenti beszámolóban leírtak alapján összegezve megállapítható, hogy a Polgármesteri Hivatal a Képviselő-testület melletti előkészítő és végrehajtó, valamint a hatósági és igazgatási munkák ellátása során az elvárható legmagasabb színvonalon végzi munkáját es évben a Hivatal munkáját illetően az alábbi ellenőrzések történtek: A vizsgálatot végző: Állami Számvevőszék Csongrád Megyei Ellenőrzési Iroda Szeged augusztus 24.- október 15. közötti időszakban helyszíni vizsgálatot tartott Ásotthalom Község Önkormányzata fejlesztési célú hazai pályázati támogatásai témakörben. Ellenőrzési javaslatok: 1. A jogszabályi előírások maradéktalan betartása érdekében a jegyző gondoskodjon az Önkormányzat sportfejlesztési koncepciójának felülvizsgálatáról, a sportról szóló évi I. törvény 55. (1) bekezdés a) pontjában előírtak szerint, figyelemmel a Sport XXI. Nemzeti Sportstratégiáról szóló 65/2007. (VI.27.) OGY határozatban foglaltakra. A javaslat alapján előírt intézkedés: a Sportkoncepció felülvizsgálata. 2. A jegyző a munka színvonalának javítása érdekében kezdeményezze, hogy az Önkormányzat környezetvédelmi programjának felülvizsgálata során vegye figyelembe a közötti időszakra vonatkozó Nemzeti Környezetvédelmi Programról szóló 96/2009. (XII.9) OGY határozatban megfogalmazott célokat és a Környvtv. törvény 46. (2) bekezdés b) pontjában foglalt előírásnak megfelelően a Csongrád Megyei Önkormányzat előzetes véleményének kikérésével. A javaslat alapján előírt intézkedés: a Környezetvédelmi program felülvizsgálata. A vizsgálatot végző: Homokháti Kistérség Többcélú Társulása belső ellenőre 1. Tárgy: annak megállapítása, hogy a Polgármesteri Hivatalnál és az intézményeinél a pénzkezelés során betartották-e a jogszabályban, ill. a szabályzatban foglaltakat. A belső szabályozás biztosítja-e a megfelelő biztonságos készpénzkezelést. 2. Tárgy: Éves Ellenőrzési Jelentés az Ásotthalom Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatalánál és költségvetési intézményeinél évben elvégzett ellenőrzések tapasztalatairól. 3. Tárgy: a bizonylati rend és számviteli fegyelem betartásának ellenőrzése, annak megállapítása, hogy a számviteli politikát, és a részét képező pénzügyi szabályzatokat elkészítették és alkalmazzák-e. A Polgármesteri Hivatalban történt ellenőrzések során a Hivatal munkáját megfelelőnek találták, nem tártak fel a Hivatal működésével kapcsolatosan súlyos problémát, jogszabálysértő eljárási gyakorlatot ben a köztisztviselők szakmai továbbképzését szolgáló Továbbképzési terv került kidolgozása. A szűkös anyagi helyzetet, illetve az ennek folytán kialakult gyakorlatot tekintve azonban az ingyenes oktatások lehetőségeit tudtuk csak kihasználni. Ennek megfelelően a Dél-alföldi Regionális Államigazgatási Hivatal, illetve a Saldó RT. által szervezett ingyenes oktatásokon tudtunk részt venni. Fentiek alapján, kérem a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy a beszámolómat szíveskedjen megvitatni, és meghozni az alábbi határozatot:

6 6 /2011. (I.26.) KT határozat Tárgy: Beszámoló a Polgármesteri Hivatal évi munkájáról H a t á r o z a t Ásotthalom Község Önkormányzata Képviselő-testülete (továbbiakban: Képviselő-testület) megtárgyalta a tárgyi előterjesztést és a következő határozatot hozza: 1.) A Képviselő-testület a Polgármesteri Hivatal évi munkájáról szóló beszámolóját elfogadja. A Képviselő-testület a határozat végrehajtásáról külön jelentést nem kér. Határidő: január 28. Felelős: Dr. Karsai Éva jegyző megbízásából dr. Turbucz Marietta Judit jogi igazgatási ügyintéző Határozatról értesülnek: 1.) Petró Ferenc polgármester 2.) Dr. Karsai Éva jegyző megbízásából dr. Turbucz Marietta Judit jogi igazgatási ügyintéző általa az osztályvezető 3.) Irattár Ásotthalom, január Dr. Karsai Éva jegyző megbízásából: dr. Turbucz Marietta Judit jogi igazgatási ügyintéző