A SÁRÁNDI POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 A SÁRÁNDI POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA Sáránd, május 31.

2 A Sárándi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény ( továbbiakban Mötv. ) 84. -a szerint: A helyi önkormányzat Képviselő-testülete az önkormányzat működésével, valamint a polgármester vagy a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására polgármesteri hivatalt vagy közös önkormányzati hivatalt hoz létre. Sáránd Község Önkormányzatának Képviselő-testülete Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 84. -a alapján a Sárándi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát július 01. napjával a következők szerint állapítja meg. I. Általános rendelkezések 1. A Hivatal: a) elnevezése: Sárándi Polgármesteri Hivatal b) székhelye: Sáránd, 4272 Nagy u. 44. c) alapítója: Sáránd Község Önkormányzata d) alapításának időpontja: szeptember 30. h) nyilvántartási száma: i) jogállása: a Hivatal önálló jogi személy, saját költségvetési előirányzatai körében önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, végrehajtó szerve az önkormányzat költségvetési intézményei valamint a helyi nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásának; j) a költségvetés végrehajtására szolgáló bankszámla száma: k) felügyeleti szerve: Hajdú-Bihar Megyei Kormányhivatal l) szervezet: egységes szerv, tovább nem tagozódik. A hivatal engedélyezett létszáma 6 fő, ebből 5 fő köztisztviselő, 1 fő fizikai dolgozó. m) jelzőszámai: adószám KSH szám TEAOR besorolás A pénzügyi iroda a Hivatal gazdasági szervezete, amelynek: a) felépítése: pénzügyi, számviteli, gazdálkodási, költségvetési, adóügyi feladatokat ellátó előadók b) feladatai: költségvetés-tervezéssel, előirányzat-felhasználással, előirányzat-módosítással, üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával és hasznosításával, munkaerő-gazdálkodással, készpénzkezeléssel, könyvvezetéssel, beszámolási kötelezettséggel, adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok ellátása, továbbá a Hivatal által felügyelt költségvetési szervekkel összefüggő, jogszabályban, belső szabályzatokban meghatározott feladatok ellátása, pályázatok elszámolása, gazdálkodáshoz kapcsolódó belső szabályzat-tervezetek előkészítése. A gazdasági szervezetre vonatkozó részletes feladatokat, szabályokat a gazdasági szervezet ügyrendje tartalmazza.

3 3. A Hivatal az alábbi költségvetési szervek pénzügyi, gazdálkodási tevékenységét látja el: - Önkormányzat - az Önkormányzati szakfeladaton működő: Önkormányzati Konyha, Községi Könyvtár és Művelődési Ház. A pénzügyi-gazdálkodási tevékenységet ellátó köztisztviselők feladatköre, illetve munkaköre különösen: - költségvetési gazdálkodási feladatok, - számviteli feladatok, - adóügyi feladatok, - vagyongazdálkodási feladatok, - analitikus nyilvántartási feladatok, - pénzkezelési feladatok, - közbeszerzési feladatok, - ellenőrzési feladatok. 4. A Hivatal alaptevékenysége: Az Mötv. 84. (1) bekezdése értelmében az Önkormányzat működésével, valamint a polgármester vagy a jegyző feladat és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása, különösen: Állandó szakfeladatok megnevezése száma: Helyi önkormányzatok valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Önkormányzati jogalkotás Országgyűlési képviselőválasztáshoz kapcsolódó tevékenység Önkormányzati képviselőválasztáshoz kapcsolódó tevékenység Országos és helyi nemzetiségi önkormányzati választásokhoz kapcsolódó tevékenységek Európai parlamenti képviselőválasztáshoz kapcsolódó tevékenységek Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó tevékenységek Önkormányzatok és társulások általános végrehajtó igazgatási tevékenysége Statisztikai tevékenység Aktív korúak ellátása Lakásfenntartási támogatás normatív alapon Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátás Kiegészítő gyermekvédelmi támogatás Óvodáztatási támogatás Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás A Hivatal ellátja az Önkormányzat vállalkozási tevékenységéhez kapcsolódóan Azokat az adminisztrációs feladatokat, melyeket nem az Önkormányzat részvételével működő gazdasági társaságok személyzetének, vagy szerveinek kell ellátni. 6. A polgármester:

4 - pályázat alapján határozatlan időre kinevezi a jegyzőt, - a jegyző útján irányítja a hivatalt, - a jegyző egyetértésével szabályozza a hivatal belső működési rendjét, - a polgármester egyetértése szükséges a polgármesteri hivatal köztisztviselője, alkalmazottja kinevezéséhez, bérezéséhez, vezetői kinevezéséhez, felmentéséhez és jutalmazásához. Az egyetértési jogot polgármesteri-jegyzői együttes intézkedés szabályozza, - a jegyző tekintetében gyakorolja a munkáltatói jogokat, - hatósági feladatait a hivatal közreműködésével látja el. 7. A jegyző: - a Hivatal vezetőjeként a Polgármesteri Hivatal képviselőjeként jár el, gazdálkodási jogosítványainak részletszabályait a jogszabályok, belső szabályzatok, polgármesteri intézkedések tartalmazzák, - gyakorolja a munkáltatói jogokat a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői és alkalmazottai tekintetében, - dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, - gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról, - tanácskozási joggal részt vesz a képviselő-testület, valamint a bizottságok ülésén, - jelzi a képviselő-testületnek és a polgármesternek, ha a döntésük, működésük jogszabálysértő, - évente beszámol a képviselő-testületnek a hivatal tevékenységéről, - döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket, - dönt a hatáskörébe utalt önkormányzati és önkormányzati hatósági ügyekben, - hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét. II. A Hivatal szervezeti tagozódása, működése 1. A Hivatal szervezeti tagozódása: a) Titkárság és szociális ügyek: 2 fő Feladatai: önkormányzati ügyek előkészítése, az önkormányzati testületek működésével kapcsolatos szervező és adminisztratív teendők ellátása, jogszabályban előírt államigazgatási szociális ügyek intézése, az önkormányzat és a hivatal levelezésének intézése, munkaügyi feladatok, kapcsolattartás a Roma Nemzetiségi Önkormányzattal, lakosság tájékoztatása, polgári- és katasztrófa védelmi feladatok. b) Adó- és pénzügyi iroda: 3 fő Feladatai: pénztárkezelés; helyi és megosztott adók kivetése, könyvelése, számítógépes nyilvántartása; adóbehajtással kapcsolatos feladatok, adó- és értékbizonyítvány kiadása; működési engedélyek kiadása; pénzügyi-gazdálkodási tevékenységek az Önkormányzat gazdasági szervezetének ügyrendjében meghatározottak szerint. 2. Vagyonnyilatkozat tételére kötelezettek: a) jegyző b) közigazgatási hatósági ügyben döntésre jogosult köztisztviselő, - a költségvetési és egyéb pénzeszközökkel, az önkormányzat vagyonnal való gazdálkodás tekintetében döntési jogosultsággal rendelkező, illetőleg a pénzeszközök felhasználására, valamint a gazdálkodás ellenőrzésére jogosult köztisztviselők, - adóügyi, szociális és igazgatási előadó,

5 - anyakönyvvezető. A vagyonnyilatkozatokat a jogszabályban meghatározott időszakonként ( 2 év ) és módon kell teljesíteni. 3. A Hivatal köztisztviselőinek képzéséről a jegyző éves képzési, továbbképzési terv alapján gondoskodik. A jegyző által kijelölt ügyintézők részt vesznek a Hajdú-Bihar Megyei Kormányhivatal által szervezett szakmai napokon, továbbképzéseken. A Hivatal munkájának irányítása, koordinálása és ellenőrzése során a jegyző fél évente, vagy szükség esetén munkaértekezletet tart. A munkaértekezleten a polgármester és a jegyző értékeli a feladatok végrehajtását és meghatározza a további teendőket. 4. A Hivatalban: - a polgármester és a jegyző belső szabályzatban szabályozza a pénzgazdálkodással összefüggő kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés és szakmai teljesítés igazolásának rendjét, - a polgármester intézkedésben szabályozza a hatáskörébe tartozó ügyek kiadmányozási rendjét, - a jegyző intézkedésben szabályozza a hatáskörébe tartozó ügyek kiadmányozási rendjét, az ügyiratkezelés szabályait, a Hivatal működésének egyéb szabályait, az irodák által ellátott feladatokat, - a jegyző a Hivatal Közszolgálati Szabályzatában határozza meg a köztisztviselők díjazására és egyéb juttatására vonatkozó olyan szabályokat, amelyek nem törvényi és nem önkormányzati rendelet szabályozási körébe tartoznak. 5. A jegyző feladat- és hatáskörével kapcsolatban a Hivatal intézi: - az Önkormányzat működésével összefüggő feladatokat, - a jegyző államigazgatási és önkormányzati hatósági jogkörét érintő feladatokat. E feladatok ellátása a munkaköri leírásokban és belső szabályzatokban meghatározottak szerint és keretek között magában foglalja a feladatok e körben a hatáskörök gyakorlásához kapcsolódó feladatok ellátását, a helyettesítés rendjét és az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat. 6. A Hivatal működési rendje: A Hivatal dolgozóinak általános feladatait jelen Szervezeti és Működési Szabályzat, konkrét feladatait pedig munkaköri leírásuk tartalmazza. A Hivatal valamennyi dolgozójának alapvető feladata - a Hivatal Etikai Kódexével összhangban - a kulturált ügyfélfogadás, az ügyfelek ügyeinek jogszabályoknak megfelelő gyors és szakszerű intézése, megfelelő tájékoztatás nyújtása. III. A Hivatal munkarendje 1. A Hivatal munkaidő-beosztása: A Hivatal köztisztviselőinek és más munkavállalóinak munkaideje heti 40 óra, ötnapos osztatlan munkaidő-beosztásban az alábbiak szerint:

6 Hétfő: 07:30-16:00 óráig Kedd: 07:30-16:00 óráig Szerda: 07:30-16:00 óráig Csütörtök: 07:30-16:00 óráig Péntek: 07:30-13:30 óráig A munkarendtől való eltérést indokolt esetben a jegyző rendelheti el, illetve engedélyezheti. A polgármester és a jegyző munkaideje kötetlen. 2. A munkaidőn belül napi 30 perc munkaközi szünet ( ebédszünet ) biztosított. IV. A Hivatal ügyfélfogadási rendje 1. A polgármester ügyfélfogadási rendje: A Sáránd Község Önkormányzat Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltak szerint: 2. A jegyző ügyfélfogadási rendje: A Sáránd Község Önkormányzat Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltak szerint: A települési képviselőket soron kívül, munkaidőben bármikor fogadni kell. 3. Ügyfélszolgálat: Hétfő: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek: 08:00-16:00 óráig 08:00-16:00 óráig 08:00-16:00 óráig 08:00-16:00 óráig nincs ügyfélfogadás 4. Pénztár: Hétfő: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek: 08:00-12:00 óráig 08:00-12:00 óráig nincs ügyfélfogadás 13:00-16:00 óráig nincs ügyfélfogadás 5. Anyakönyvi ügyintézés: A Hivatal munkaidő-beosztásának megfelelően munkaidőben minden hétköznap. 6. Az ügyfélfogadás időpontját a Hivatal hirdetőtábláján, valamint a helyi médiában és az önkormányzat honlapján közzé kell tenni. V.

7 A Hivatalt érintő szervezési szabályok 1.A helyettesítés rendje A polgármestert tartós távolléte esetén az alpolgármester, vagy a polgármester által írásban kijelölt személy helyettesíti. A jegyzőt távollétében az általa kijelölt személy, az általa kijelölt körben helyettesíti. Tartós két hetet meghaladó - távollét esetén a kijelölés csak írásban történhet. Amennyiben a jegyző a kijelölésről gondoskodni nem tud, a helyettesítő személyét a polgármester jogosult meghatározni. Az ügyintézők helyettesítése a munkaköri leírásban foglaltak szerint történik, előre meg nem határozott esetekben a helyettesítő személyét a jegyző jelöli ki. Külső helyettesítő csak akkor alkalmazható, ha a Hivatal távol levő, vagy akadályoztatott dolgozója feladatának ellátása belső helyettesítéssel nem oldható meg. 2. Iktatás, postabontás, bélyegzőhasználat a) a Hivatalban központi, kézi iktatás történik, az ügyiratokról név- és tárgymutató készül. Az iktató feladata, hogy az ügyirat iktatásával egyidejűleg az előzményt is csatolja. b) A postabontást a névre szóló küldemények kivételével a jegyző végzi. A polgármester hatáskörébe tartozó ügyekben a szignálást a polgármester, a jegyző hatáskörébe tartozó ügyekben a szignálást a jegyző végzi. Az ügyintéző a rá szignált ügyeket tovább nem szignálhatja. c) Bélyegzőhasználat A Hivatal bélyegzői körbélyegzők az alábbi felirattal: Felül SÁRÁND KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATÁNAK Középen Magyarország címere Alul POLGÁRMESTERI HIVATALA A bélyegzők sorszámozottak 1-től 5-ig. A Hivatal bélyegzőit csak a jegyző által megbízott dolgozó használhatja, aki felelős annak jogszerű használatáért, megőrzéséért. A bélyegzők használata a 2. számú melléklet szerint történik. A bélyegző elvesztésekor pótlásáról annak kell gondoskodni, akinek a használatában volt, továbbá meg kell tenni a megfelelő intézkedéseket, hogy az esetleges jogszerűtlen használat ne okozzon problémát. 3. Munkakör átadás-átvétel Munkaviszony megszűnése, munkakörváltozás esetén jegyző esetében a polgármester, polgármester és beosztott dolgozók esetében a jegyző köteles gondoskodni a munkakör átadás-átvételről, illetve annak jegyzőkönyvben történő rögzítéséről. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a jegyzőkönyv készítésének időpontját, helyét, a jelen lévők nevét, beosztását, továbbá a munkaviszony megszűnésének időpontját és az átadó, az átvevő és a jegyző aláírását. A munkavállaló folyamatban lévő ügyiratait és azok státuszát tételesen fel kell sorolni és a feladatok további intézésére kijelölt munkavállalónak átadni. A munkavállaló a folyamatban lévő ügyekről köteles tájékoztatni azt a személyt, akihez az ügyiratok átkerülnek. Munkaviszony megszűnése esetén fel kell sorolni az átadó személyes használatára szolgáló eszközöket ( pl: számítógép, mobiltelefon, személygépkocsi, tablet stb. ), valamint az irodai berendezés leltár szerinti számbavételét.

8 VI. A Hivatal dolgozóinak jogai és kötelességei 1. A Hivatal köztisztviselőinek alapvető jogait és kötelezettségeit a közszolgálati tisztviselők jogállásáról évi CXCIX. törvény, valamint az egyéni munkaköri leírás tartalmazza. Valamennyi a Hivatalnál munkaviszonyban álló - dolgozó köteles a munkaköri leírásban szereplő feladatait megfelelően ellátni. A polgármester és a jegyző megbízhatják a dolgozót a munkaköri leírásban nem szereplő, de a Hivatal tevékenységi körébe tartozó egyéb feladattal is. 2. A Hivatal dolgozóit megillető juttatások: a) A Hivatallal munkaviszonyban álló valamennyi ügyintéző jogosult idegennyelv-tudási pótlékra, ha munkaköréből kifolyólag idegennyelv-ismeretét használnia kell és a törvényben meghatározott követelményeknek megfelel. Idegennyelv-tudási pótlékra jogosító nyelv: angol, lovári, német, orosz, román. b) A munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésre a Hivatal dolgozója a Közszolgálati Szabályzatban rögzítettek szerint jogosult. 3. Képzettségi pótlék: A feladatkör szakszerűbb ellátását biztosító tudományos fokozat, valamint a feladatkörön belüli szakosodást elősegítő további szakképesítés esetén a köztisztviselő számára képzettségi pótlék kerül megállapításra. A képzettségi pótlék mértéke, valamint a képzettségi pótlékra jogosító munkakörök és végzettségek a közszolgálati tisztviselők részére adható juttatásokról és egyes illetménypótlékokról szóló 249/2012.(VIII.31.) Korm. rendelet rendelkezéseivel összhangban a Közszolgálati Szabályzatban kerülnek feltüntetésre. VII. Záró rendelkezések 1. A Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata július 1. napjával lép hatályba. Ezzel egyidejűleg a kapcsolódó korábbi intézkedések hatályukat vesztik. 2. A jegyző köteles gondoskodni a Szervezeti és Működési Szabályzat naprakész állapotáról, valamint a köztisztviselőkkel történő megismertetéséről. 3. A Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát Sáránd Község Önkormányzat Képviselőtestülete a KT sz. határozatával hagyta jóvá. Nagy Józsefné Polgármester Dr. Bálint Erika jegyző

9 Mellékletek: 1. számú melléklet A Hivatal szervezeti felépítése 2. számú melléklet A Hivatali bélyegzők használata 3. számú melléklet Köztisztviselők megismerési nyilatkozata