BUDAPEST IV. KERÜLETI BABITS MIHÁLY MAGYAR-ANGOL KÉT TANÍTÁSI NYELVŰ ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS GIMNÁZIUM

Átírás

1 BUDAPEST IV. KERÜLETI BABITS MIHÁLY MAGYAR-ANGOL KÉT TANÍTÁSI NYELVŰ ÁLTALÁNOS ISKOLA ÉS GIMNÁZIUM SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT 2013.

2 Tartalom 1. Preambulum Az intézményi SzMSz jogszabályi alapjai Az SzMSz hatálya Az intézmény általános jellemzői Az intézmény adatai Az intézmény működésének alapdokumentumai Az intézmény bélyegzői és azok használatának szabályai A bélyegzők feliratai és azok lenyomatai A bélyegzők használatával kapcsolatos jogok és kötelezettségek Az intézmény, az tagintézmények képviselete Az intézmény képviselete Az tagintézmény képviselete Aláírási jogok Intézményi szintű aláírási jog Tagintézményi szintű aláírási jog Egyéb aláírási jog Az intézményi feladatellátás Az intézmény működési köre Az intézmény közfeladata és tevékenysége Az intézményi feladatellátáshoz rendelkezésre álló vagyon Az intézményi vagyon feletti rendelkezés Az engedélyezett férőhelyek és évfolyamok száma Az engedélyezett alkalmazotti létszám Az intézmény szervezeti felépítése és működése Az intézmény szerveződési szintjei Igazgató Tagintézmény-vezető Az intézmény szervezeti felépítése Az intézmény vezetése Az intézmény igazgatója Az tagintézmény vezetője Az tagintézmények vezető-helyettesei Az intézmény vezető beosztású alkalmazottainak kapcsolattartása Az iskola ügyviteli rendje és iratkezelési szabályzata

3 4.1. Az ügyvitel rendje Az ügykör és az ügyvitel fogalma Az ügyvitellel kapcsolatos feladatok Az ügyek és az ügyiratok nyilvántartása Az intézményi bélyegzők nyilvántartása Felvilágosítás hivatalos ügyekben Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása és felügyelete Az ügyiratok kezelésének rendje Az ügyiratkezeléssel kapcsolatos fogalmak Az ügyiratok védelmével kapcsolatos egyes szabályok Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása A küldemények átvétele és felbontása A küldemények feldolgozása Az ügyiratok iktatása Az iktatás szabályai Az ügyintézés és a kiadmányozás Az ügyintézők és a kiadmányozási jogkör A kiadmány tartalma A kiadmány alaki kellékei A boríték címzése és a kiadványok továbbítása Az irattárazás és az iratselejtezés rendje Az iratok irattárba helyezése A kézi irattár Az irattári őrzés Az irattári anyag selejtezése Az iratselejtezési jegyzőkönyv A tanügyi nyomtatványok, nyilvántartások iratkezelési szabályai Záró rendelkezések BABITS MIHÁLY GIMNÁZIUM Az SZMSZ elfogadása és jóváhagyása, nyilvánossága Az SZMSZ nyilvánossága Szervezeti és működési szabályzat célja, feladata Az SZMSZ és az iskola más belső szabályzatainak összefüggései, kapcsolata Az iskola szervezeti rendszere, irányítása Az iskola ügyviteli rendje Az iskola szervezete A nevelő-oktató munka belső ellenőrzési rendje

4 4.4. A szociális ösztöndíj, szociális támogatás odaítélésének, felosztásának elvei Az iskola közösségei, ezek kapcsolata egymással és a vezetéssel Az iskolaközösség Az iskolai alkalmazottak (közalkalmazottak) közössége A nevelők közösségei A szülők közösségei A tanulók közösségei Az iskola közösségeinek kapcsolattartása Az iskola munkarendje A tanév rendje Az intézmény nyitvatartása Az intézmény ügyeleti rendszabályai A tanítási órák, valamint az óraközi szünetek rendje, időtartama Az iskola működési rendje A vezetők intézményben való tartózkodásának rendje A közalkalmazottak munkarendje A pedagógusok munkarendje Az intézmény tanulóinak munkarendje Rendkívüli események intézkedési rendje Az iskola vezetőinek helyettesítési rendje A tanulók értékelésének rendje, eljárási szabályok A tanulók értékelésének rendje: Osztályozó és javítóvizsgák A mulasztás igazolására vonatkozó helyi rendelkezések A tanulók jutalmazásának elvei és formái, fegyelmi és kártérítési felelősségük Fegyelmi, kártérítési intézkedések A tankönyv rendelés módja A tanulók iskolai dokumentumai Az iskola vezetésének és közösségeinek külső kapcsolatai Hivatali kapcsolatok Egyéb kapcsolatok A tanítási, képzési idő, tanórán kívüli foglalkozások szervezeti formája és rendje A tanítási, képzési idő A tanórán kívüli foglalkozások szervezeti formája és rendje Az előrehozott érettségi vizsgát tett tanulók tanórai helyzete Az iskolai hagyományok és a hagyományok ápolásával kapcsolatos feladatok Iskolánk jelképei

5 13.1. Általános alapelvek Helyiségenkénti használati rend Tornaterem, öltözök, sportpályák: Médiatár (könyvtár, stúdió) Ruhatárak Szaktantermek Laborok Tantermek Ebédlő REKLÁMTEVÉKENYSÉG SZABÁLYOZÁSA Iskolai óvó-védő rendelkezések A tanulók rendszeres egészségügyi felügyelete és ellátása A tanulóbalesetekkel kapcsolatos iskolai feladatok a magasabb jogszabályok alapján Az iskola dolgozóinak feladatai a tanuló- és gyermekbaleset megelőzésével kapcsolatosan Az iskola dolgozóinak feladatai a tanulóbalesetek esetén A minőségi munkáért járó kereset kiegészítés elosztásának elvei MELLÉKLETEK sz. melléklet - AZ ISKOLAI DIÁKÖNKORMÁNYZAT MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA sz. melléklet - A BABITS MIHÁLY GIMNÁZIUM KÖNYVTÁRÁNAK MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA A könyvtárra vonatkozó adatok Küldetés nyilatkozat Az iskolai könyvtárra vonatkozó jogszabályok Az iskolai könyvtár meghatározása Az iskolai könyvtár elhelyezkedése Az iskolai könyvtár működtetése Az iskolai könyvtár irányítása, fenntartása Az iskolai könyvtár feladatai Gyűjteményszervezés Feldolgozás Az állomány feltárása Kivonás az állományból Állományellenőrzés Az iskolai könyvtár szolgáltatásai A könyvtár nyitva tartása:

6 Záró rendelkezések Gyűjtőköri szabályzat Alapelvek: Iskolai könyvtárunk gyűjtőkörét meghatározó tényezők: A gyűjtés szintje és mélysége Katalógusszerkesztési szabályzat Használati szabályzat Könyvtári házirend Tankönyvtári szabályzat sz. melléklet - PEDAGÓGUSMUNKA ETIKAI SZABÁLYAI sz melléklet - DIÁKIGAZOLVÁNY IGÉNYLÉS SZABÁLYAI sz. melléklet - BABITS-DÍJ ALAPÍTÓ OKIRATA KARINTHY FRIGYES MAGYAR-ANGOL KÉT TANÍTÁSI NYELVŰ ÁLTALÁNOS ISKOLA Általános rendelkezések A szervezeti és működési szabályzat célja, jogszabályi alapja A szervezeti és működési szabályzat elfogadása, jóváhagyása, megtekintése Intézményegység azonosítói Az intézmény gazdálkodásának jellemzői Az intézmény szervezeti felépítése Az intézmény vezetője Az intézményegység vezető akadályoztatása esetén érvényes helyettesítési rend Az intézményegység vezető által átadott feladat- és hatáskörök Az intézményegység vezető közvetlen munkatársainak feladat- és hatásköre Az intézményegység szervezeti felépítése, hierarchiája Az intézményegység vezetősége A pedagógiai munka ellenőrzése Az intézmény működési rendjét meghatározó dokumentumok A törvényes működés alapdokumentumai és egyéb dokumentumai A pedagógiai program Az éves munkaterv A tanulói tankönyvtámogatás és az iskolai tankönyvellátás rendje A tankönyvellátás célja és feladata A tankönyvfelelős megbízása A tankönyvtámogatás iránti igény felmérése A tankönyvtámogatás módjának meghatározása A tankönyvrendelés elkészítése

7 5.3 Az elektronikus és az elektronikus úton előállított nyomtatványok kezelési rendje Az elektronikus úton előállított, hitelesített és tárolt dokumentumok kezelési rendje Az elektronikus úton előállított, papíralapú nyomtatványok hitelesítési rendje Teendők bombariadó és egyéb rendkívüli események esetére Az intézményegység munkarendje Az intézményegység vezetői munkarendjének szabályozása A pedagógusok munkaidejének hossza, beosztása A pedagógusok munkaidejének kitöltése Pedagógusok munkarendjével kapcsolatos előírások Az intézmény nem pedagógus munkavállalóinak munkarendje A tanítási órák, óraközi szünetek rendje, időtartama Az osztályozó- és javítóvizsga rendje Az intézményegység nyitva tartása, az iskolában tartózkodás rendje Az intézményegység létesítményeinek és helyiségeinek használati rendje A dohányzással kapcsolatos előírások A tanulóbalesetek megelőzésével kapcsolatos feladatok A mindennapos testnevelés szervezése A tanítási órán kívüli egyéb foglalkozások Az intézmény nevelőtestülete és a szakmai munkaközösségei Az intézmény nevelőtestülete A nevelőtestület értekezletei, osztályértekezletei A nevelőtestület szakmai munkaközösségei A munkaközösségek tevékenysége A kiemelt munkavégzésért járó kereset-kiegészítés szempontjai Az intézményi közösségek, a kapcsolattartás formái és rendje Az iskolaközösség A munkavállalói közösség A szülői munkaközösség A diákönkormányzat Az osztályközösségek A szülők, tanulók, érdeklődők tájékoztatásának formái Az iskolai dokumentumok nyilvánossága A külső kapcsolatok rendszere és formája Az intézményegység vezető és az iskolaorvos kapcsolatának rendszere Az iskolai védőnő feladatai A tanulók ügyeinek kezelésével kapcsolatos szabályok

8 9.1 A tanulói hiányzás igazolása Versenyen, nyílt napon részt vevő tanulókat megillető kedvezmények A tanulói késések kezelési rendje Tájékoztatás, a szülő behívása, értesítése A tanuló által elkészített dologért járó díjazás A tanulóval szemben lefolytatott fegyelmi eljárás részletes szabályai A fegyelmi eljárást megelőző egyeztető eljárás részletes szabályai Az iskolai könyvtár működési szabályzata A könyvtár működésének célja, a működés feltételei Iskolai könyvtárunk alapfeladatai és kiegészítő feladatai Az iskolai tankönyvellátás megszervezésével kapcsolatos feladatok A könyvtár működésével kapcsolatos szabályok A könyvtár szolgáltatásai a következők sz. melléklet az iskolai könyvtár SzMSz-éhez Az iskolai könyvtár feladata: Az iskolai könyvtár gyűjtőköre, az állománybővítés fő szempontjai: Könyvtárunk gyűjtőkörét meghatározó tényezők A könyvtár gyűjtőköri szempontjai: sz. melléklet az iskolai könyvtár SzMSz-éhez A könyvtár használóinak köre A könyvtárhasználat módjai sz. melléklet az iskolai könyvtár SzMSz-éhez A könyvtári állomány feltárása A dokumentum-leírás szabályai Raktári jelzetek Az iskolai könyvtár katalógusa sz. melléklet az iskolai könyvtár SzMSz-éhez sz. melléklet az iskolai könyvtár SzMSz-éhez Záró rendelkezések

9 1. Preambulum A Szervezeti és Működési Szabályzat célja, hogy meghatározza a Babits Mihály Gimnázium és Karinthy Frigyes Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola, mint többcélú, közös igazgatású intézmény szervezeti felépítését, az intézményi működés belső rendjét, a belső és külső kapcsolatokra vonatkozó megállapításokat, és mindazon rendelkezéseket, melyekről magasabb szintű jogszabály nem rendelkezik. Az SzMSz az intézmények Pedagógiai Programjaiban megfogalmazott cél- és feladatrendszer tevékenységeinek és folyamatainak koherens, racionális és hatékony megvalósulását szolgálja Az intézményi SzMSz jogszabályi alapjai Az intézményi SzMSz jogszabályi alapjai: a Nemzeti köznevelésről szóló évi CXC törvény; a Nemzeti köznevelésről szóló évi CXC törvény végrehajtásáról szóló 229/2012. (VIII.28.) Kormányrendelet; a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet; a közoktatásról szóló évi LXXIX. törvény; a közoktatásról szóló évi LXXIX. törvény végrehajtásáról szóló 20/1996. (II.13.) Kormányrendelet; a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994 (VI.8.) MKM rendelet; a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény; a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény közoktatási intézményekben való végrehajtásáról szóló 138/1992. (X.8.) Kormányrendelet; a tankönyvpiac rendjéről szóló évi XXXVII. törvény; a tankönyvvé nyilvánítás, a tankönyvtámogatás, valamint az iskolai tankönyvellátás rendjéről szóló 23/2004. (VIII.27.) OM rendelet; az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény; az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009 (XII.19.) Kormányrendelet; a pedagógiai szakszolgálatokról szóló 4/2010 (I.19.) OKM rendelet Az SzMSz hatálya A Szervezeti és Működési Szabályzat és más belső szabályzatok az intézmény valamennyi közalkalmazottjára nézve kötelező érvényűek. Az SzMSz az elfogadás másnapján lép hatályba és határozatlan időre szól. 2. Az intézmény általános jellemzői 2.1. Az intézmény adatai Az intézmény neve: Budapest IV. Kerületi Babits Mihály Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola és Gimnázium Rövidített neve: BMG és KFÁI Az intézmény székhelye: 1047 Budapest, Tóth Aladár u Az intézmény telephelye: 1048 Budapest, Bőrfestő u Az intézmény típusa: Többcélú, közös igazgatású köznevelési intézmény A telephely alapítási éve: Az intézmény alapító okiratának száma: 189 / (VI.28.) 9

10 Az intézmény alapító okiratának kelte: június 28. Az intézmény fenntartója: Klebelsberg Intézményfenntartó Központ Az intézmény tagintézményei és feladat-ellátási helyei: Babits Mihály Gimnázium Budapest, Tóth Aladár u Karinthy Frigyes Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola 1048 Budapest, Hajló u Az intézmény működésének alapdokumentumai Az intézmény Alapító Okirata, az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzata, a székhelyre és a telephelyre vonatkozó SZMSZ az tagintézmények Pedagógiai Programja, az tagintézmények Éves Munkaterve, az tagintézmények Házirendje Az intézmény bélyegzői és azok használatának szabályai A bélyegzők feliratai és azok lenyomatai A./ Intézményi körbélyegző Középen Magyarország címerével, alatta sorszámmal ellátva, melyet az intézményi alapító okirat szerinti nevének és címének felirata vesz körül. A bélyegző sorszáma Tárolási helye Felhasználásra jogosult Lenyomata Az 1-es, 2-es, 3-as sorszámmal ellátott bélyegző A 6-os sorszámmal ellátott bélyegző Székhely Székhely intézményvezető, helyettesítéssel megbízott vezető, székhelyi iskolatitkár a munkaügyi tevékenységet végző munkatárs, A 7-es sorszámú bélyegző Székhely a gazdasági ügyeket végző munkatárs Az 5-ös és 6-os sorszámú bélyegző Telephely tagintézmény-vezető, helyettesítéssel megbízott vezető, 10

11 telephelyi iskolatitkár B./ Intézményi hosszú bélyegző Az intézmény neve, címe, telefonszáma és OM azonosítója szerepel rajta. Felirata Tárolási helye Felhasználásra jogosult Lenyomata Babits Mihály Gimnázium és Karinthy Frigyes Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Budapest, Tóth Aladár u Babits Mihály Gimnázium és Karinthy Frigyes Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Budapest, Tóth Aladár u székhely telephely Igazgató, helyettesítéssel megbízott vezető, székhelyi iskolatitkár, gazdasági és munkaügyi tevékenységet végző munkatárs tagintézmény vezető, helyettesítéssel megbízott vezető, telephelyi iskolatitkár C./ A pénzügyi teljesítést igazoló bélyegző Felirata Tárolási helye Felhasználásra jogosult Lenyomata A számlán szereplő munka-áru-eszköz minőségileg kifogástalan állapotban és mennyiségben történő átvételét szakmailag igazolom és egyben a számla kifizetését utalványozom. Székhely Igazgató, helyettesítéssel megbízott vezető, a gazdasági tevékenységet végző munkatárs C./ Könyvtári bélyegző A bélyegző lenyomatán az tagintézményi könyvtárak neve, címe található. Felirata Tárolási helye Felhasználásra jogosult Lenyomata Babits Mihály Gimnázium Könyvtára Budapest Székhely Könyvtáros 11

12 Telephely Könyvtáros A bélyegzők használatával kapcsolatos jogok és kötelezettségek A körbélyegzők használata A./ Az intézményi körbélyegző használata Intézményi körbélyegzőt kell használni: az igazgatói, annak hiányában a helyettesítéssel megbízott vezetői aláírások hitelesítésére, munkaügyi okmányok (kinevezések, megbízási szerződések) hitelesítésekor, a tanulói jogviszony létesítéséhez és megszüntetéséhez kötődő dokumentumokon, a pénzügyi elszámolások (átvett pénzeszközök, pályázati pénzek) hitelesítésekor, a kiadások szakmai teljesítésének igazolására. Az intézményi körbélyegző használatára jogosultak köre: az igazgató, a helyettesítéssel megbízott vezető, osztályfőnökök a tanügyi dokumentumok hitelesítésekor, az igazgató által megbízott személyek. B./ A Tagintézményi körbélyegző használata Tagintézmény körbélyegzőit kell használni: az tagintézmény feladatai teljesüléséhez kapcsolódó feladatok során: o a tanügyi dokumentumok, nyilvántartások és okmányok hitelesítésekor, o a tanulói, szülői értesítések, tanulói értékelések hitelesítésekor, o az tagintézmények munkatervein, beszámolóin, jegyzőkönyvein, o az SzMSz-ben nevesített külső kapcsolatrendszerük működtetésekor, a pénzügyi elszámolások hitelesítésekor, a kiadások szakmai teljesítésének igazolására, az tagintézményeket érintő levelezéskor. Tagintézményi körbélyegző használatára jogosultak köre: tagintézmény-vezető, tagintézmény-vezetőhelyettes, iskolatitkár / ügyviteli dolgozó osztályfőnök (tájékoztató füzetek, naplók esetében) A hosszúbélyegzők használata A./ Az intézményi hosszúbélyegző használata Intézményi hosszúbélyegzőt kell használni: a postázásnál a feladó jelölésére, Intézményi hosszúbélyegző használatára jogosultak köre: az igazgató, a helyettesítéssel megbízott vezető, az igazgató által megbízott személyek (a székhely, iskolatitkára). B./ A tagintézményi hosszúbélyegző használata 12

13 Az tagintézmények hosszú bélyegzőjét kell használni: a tanügyi dokumentumok, nyilvántartások és okmányok fejbélyegzővel való ellátására, a postázásnál a feladó jelölésére, Az tagintézményi hosszúbélyegző használatára jogosultak köre: az tagintézmény-vezető, tagintézmény-vezetőhelyettes, iskolatitkár / ügyviteli dolgozó, osztályfőnök (tájékoztató füzetek, naplók esetében) A könyvtári bélyegzők használata A könyvtári bélyegző a dokumentumok állományba vételére és a leltári számot nem kapó dokumentumok (pl. folyóiratok) nyilvántartásba vételére szolgál. Állományba vétel esetén a könyvtári bélyegzőt leltári számmal is el kell látni. A könyvtári bélyegző használatára jogosultak köre: telephelyi és tagintézményi könyvtárosok Az intézmény, az tagintézmények képviselete Az intézmény képviselete Az intézmény egyszemélyi, felelős vezetője és képviselője a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ által megbízott intézményvezető (igazgató). Helyettese a helyettesítéssel megbízott vezető. Kizárólagosan az intézmény igazgatója járhat el intézményi szintű hatósági, bírósági eljárások esetén. Amennyiben a tagintézményt érinti bármely eljárás a tagintézmény vezetője is részt vesz az eljárásban. A vezető akadályoztatása és a megbízás határidő előtti megszűnése esetén helyette a helyettesítéssel megbízott vezető járhat el Az tagintézmény képviselete Az tagintézmény-vezető vagy az tagintézmény-vezetőhelyettesek a munkáltatói és gazdasági ügyek kivételével a tagintézményt érintő ügyekben (pl. tanügyi, igazgatási ügyekben, szakvélemény kiadási ügyekben, stb.) az tagintézmény képviselőjeként járnak el Aláírási jogok Intézményi szintű aláírási jog Az intézményi dokumentumokat és intézményi iratokat az igazgató, távollétében a helyettesítéssel megbízott vezető írja alá. Az igazgató az aláírási jogát egyedül, ellenjegyzés nélkül gyakorolja. 13

14 Tagintézményi szintű aláírási jog A tagintézmény szakmai működtetésével kapcsolatos dokumentumokat az tagintézmény-vezető, akadályoztatása esetén az tagintézmény-vezetőhelyettesek egyedül, ellenjegyzés nélkül írják alá Egyéb aláírási jog Az iskolai könyvtár működtetésével összefüggő szakmai dokumentumokon, könyvtári megrendeléseken a telephelyi könyvtáros az igazgató, a tagintézményi könyvtáros aláírása az tagintézmény-vezető aláírásával együtt szerepel Az intézményi feladatellátás Az intézmény működési köre A közös igazgatású köznevelési intézmény beiskolázási területe az általános iskolai korosztály tekintetében elsődlegesen Újpest város közigazgatási határain belül, a gimnázium korosztály tekintetében elsődlegesen Budapest közigazgatási határain belül működik Az intézmény közfeladata és tevékenysége A közös igazgatású köznevelési intézmény tevékenységét az igazgató által jóváhagyott pedagógiai program és helyi tanterv alapján végzi. A tagintézmény pedagógiai programját a tagintézmény vezetője hagyja jóvá. A székhelyen a Köznevelési törvényben meghatározott alap- és középfokú nevelés-oktatás. Emelt óraszámban folytat oktatást angol nyelv, magyar nyelv és irodalom valamint matematika tantárgyakból a gimnáziumok korosztály tekintetében és 8 osztályos gimnáziumi képzést folytat az általános iskolai korosztályban. A tagintézményben a Köznevelési törvényben maghatározott alapfokú oktatás-nevelés, két tanítási nyelven folyó oktatást végez valamennyi évfolyamon Az intézményi feladatellátáshoz rendelkezésre álló vagyon A székhely vonatkozásában rendelkezésre áll az ingatlan-nyilvántartásban 76561/85. hrsz-on szereplő nm területű ingatlan, amely természetben a 1047 Budapest, Tóth Aladár u címen található. Az ingatlan beépített területe 4565 nm. Továbbá a székhely vonatkozásában rendelkezésre áll az ingatlan-nyilvántartásban 76561/194. hrsz-on szereplő 8745 nm területű ingatlan, amely természetben a 1047 Budapest, Tóth Aladár u. 20. címen található. Az ingatlan beépített területe 662 nm. A telephely vonatkozásában rendelkezésre áll az ingatlan-nyilvántartásban 76561/84. hrsz-on szereplő 3035 nm területű ingatlan, amely természetben a 104 Budapest, Hajló u címen található. Az ingatlan beépített területe 8452 nm, melyből a tagintézmény kizárólagosan 4769,61 nm területet használ Az intézményi vagyon feletti rendelkezés Az intézmény a rendelkezésére bocsátott vagyont használhatja. Köteles azt megóvni. Az intézmény a rendelkezésére álló ingatlan vagyont nem jogosult elidegeníteni, bérbe adni, biztosítékul felhasználni. Az intézmény fenntartásáról a Budapest IV. kerület Újpest Önkormányzat Gazdasági Intézménye gondoskodik. 14

15 2.7. Az engedélyezett férőhelyek és évfolyamok száma Az intézmény maximális tanulólétszáma: 1060 fő. székhelyen 650 fő. telephelyen 600 fő Az engedélyezett alkalmazotti létszám Az intézmény engedélyezett létszámát a Köznevelési Törvény mellékleteiben leírtak figyelembevételével a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ IV. kerületi igazgatójával történt egyeztetés alapján kerül megállapításra. 3. Az intézmény szervezeti felépítése és működése 3.1. Az intézmény szerveződési szintjei Igazgató Az intézmény vezetőjét (igazgatóját) a nemzeti köznevelésről szóló évi CXC. törvény és a közalkalmazottakról szóló évi XXXIII. törvény közoktatási intézményekben való végrehajtásáról szóló 138/1992. (X.8.) Kormányrendelet alapján pályázat útján, határozott időre bízza meg a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ. Az igazgató az intézmény egyszemélyi felelős vezetője Tagintézmény-vezető Az tagintézmény az intézmény alapvető, szervezeti és szakmai tekintetben önálló szervezeti egysége. Az tagintézmények élén az tagintézmény-vezető áll. Az tagintézmények feladata: a tagintézmény alaptevékenységének és kiegészítő tevékenységének ellátása, az tagintézményre kiterjedő hatáskörrel az igazgatási, ügyviteli, adatkezelési, oktatásszervezési, statisztikai, adatszolgáltatási feladatok ellátása Az intézmény szervezeti felépítése A közös igazgatású köznevelési intézmény szervezeti felépítése a következő. 15

16 A telephely és a tagintézmény szervezeti ábráit a szervezeti egységekre készített SZMSZ tartalmazza Az intézmény vezetése Az intézmény igazgatója Az igazgató feladatát magasabb vezetői beosztásban látja el, mint megbízott vezető. Az intézmény egyszemélyi felelős vezetője, törvényes képviselője. Döntéseiben épít az intézmény alkalmazottainak véleményére, a tagintézmény-vezető állásfoglalására. Jogköre és felelőssége az intézményt érintő valamennyi jogviszonyra kiterjed. A tagintézményt érintő döntések esetében a tagintézmény vezető egyetértése szükséges Jogköre: az intézmény működésének irányítása, a munkáltatói jogok gyakorlása, határozott idejű munkaviszony illetve a módosítások tekintetében az intézmény tevékenységével kapcsolatos kötelezettségvállalás, az intézmény képviselete, a tanulói jogviszony létesítése és megszüntetése, rendkívüli munkaszünet elrendelése. Felelősségi köre: az intézmény szakszerű és törvényes működése, a jogszabályok és a fenntartó előírásainak intézményi szintű érvényesítése, végrehajtása, az intézmény pedagógiai munkájának irányítása, az intézmény ellenőrzési, mérési, értékelési programjának működtetése, a gyermek- és ifjúságvédelmi feladatok intézményi szintű megszervezése és ellátása, a nevelő-oktató munka egészséges és biztonságos feltételeinek intézményi szintű megteremtése, a tanuló- és gyermekbalesetek intézményi szintű megelőzése, a tanulók rendszeres egészségügyi vizsgálatának intézményi szintű biztosítása. Az igazgató hatáskörébe tartoznak mindazon ügyek, melyeket jogszabály vagy szabályzat nem utal más hatáskörébe. Feladatköre: az intézmény külső kapcsolatainak szervezése, az intézményi szervezetekkel való együttműködés, az intézmény stratégiájának megfogalmazása, figyelembe véve a külső partnerek elvárásait, az intézményi szabályzatok elkészítése, előkészítése, a feladatokkal összhangban a humánerőforrás biztosítása, az átruházott munkáltatói jogkör gyakorlása, az intézményi nevelőtestület vezetése, a nevelőtestület jogkörébe tartozó döntések előkészítése, végrehajtásuk szakszerű megszervezése és ellenőrzése, az intézményi éves munkaterv és beszámoló elkészítése, valamint a program végrehajtásához szükséges feltételek megteremtése és a szakmai feladatok végrehajtásának figyelemmel kísérése, a belső vezetői ellenőrzés megszervezése az intézményi ellenőrzési terv alapján az tagintézmények teljes körére, a tanulói jogviszony létesítése, megszüntetése, a beiskolázási feladatok szervezése és lebonyolítása, a gyermek- és ifjúságvédelmi munka intézményi irányítása, a tanuló- és gyermekbalesetek megelőzésével kapcsolatos tevékenység intézményi irányítása, 16

17 rendkívüli szünet elrendelése az intézmény egészében, vagy meghatározott tagintézményében, ha annak törvényi feltételei fennállnak. Az igazgató, irányítási jogkörében eljárva, az intézményre kiterjedő hatállyal utasítást adhat ki. Az igazgató, képviseleti jogkörében eljárva, az intézmény nevében jognyilatkozatot tesz, jogokat szerez, kötelezettségeket vállal. A képviseleti jog esetenként, illetve az ügyek meghatározott csoportjára nézve átruházható. A képviseleti jog átruházása az SzMSz tételes rendelkezésén alapul. Az átruházott képviseleti jog nem ruházható tovább. Az intézményben a jogszabályoknak megfelelően az igazgató gyakorolja az átruházott munkáltatói jogokat. A munkáltatói jogkör gyakorlása során betartja a jogszabályokban előírt tájékoztatási, egyeztetési, véleményeztetési, valamint az arra feljogosítottak jóváhagyási, egyetértési jogának gyakorlásával összefüggő kötelezettségeit. Az igazgató helyettesítési rendje A/ Távollét esetén Az igazgatót távolléte esetén a helyettesítéssel megbízott vezető helyettesíti. A helyettesítéssel megbízott vezetőt nevelőtestületi értekezleten nevezi meg az igazgató. Az igazgató 5 egymást követő munkanapnál rövidebb távolléte esetén helyettesének jogköre a napi ügyvitelre terjed ki. Az igazgató 5 egymást követő munkanapnál hosszabb távolléte esetén helyettesének jogköre kiterjed az érvényes költségvetésnek megfelelő kötelezettségvállalásokra, a tanügy-igazgatási kérdésekben határidőhöz kötött döntések meghozatalára. Nem terjed ki azonban a munkáltatói jogok gyakorlására (dolgozói fegyelmi eljárás indítása, jutalmazás, minősítés, munkaköri leírás módosítása). Ezen jogkörök átruházásáról az egy hónapnál hosszabb távollét esetén az igazgatónak írásban kell rendelkeznie. B./ Megbízás megszűnése esetén Ha az intézményvezetői feladatok ellátására szóló megbízás a megbízás határidejének lejárta előtt bármely okból megszűnik, az intézmény vezetésével kapcsolatos feladatokat a pályázati eljárás eredményes befejezéséig, de legfeljebb egy évig az alább meghatározott helyettesítési rend szerint kell ellátni: 1. Az intézményvezetői feladatok ellátására szóló megbízás megszűnésének napjától az igazgatói feladatokat a helyettesítéssel megbízott vezető látja el teljes jogkörrel. 2. A pályázati eljárás eredményes befejezéséig megbízott személy látja el az igazgatói feladatokat. 3. Amennyiben nem születik döntés a megbízott intézményvezető személyéről, úgy az 1. pontban meghatározottak szerint a helyettesítéssel megbízott vezető látja el az igazgatói feladatokat Az tagintézmény vezetője Az tagintézmény munkáját az tagintézmény-vezető irányítja. Megbízásáról az intézmény vezetője dönt a közalkalmazottakról szóló évi XXXIII. törvény közoktatási intézményekben való végrehajtásáról szóló 138/1992. (X.8.) Kormányrendelet 5. (2)-(17) bekezdése, valamint 18. (4)-(6) bekezdése értelmében. Munkáját magasabb vezetői beosztásban látja el. Jogköre: a tagintézmény szakmai tevékenységének irányítása az igazgató folyamatos tájékoztatásával és szakmai koordinálásával, szakmai programok tervezése az igazgató tájékoztatásával és egyetértésével, osztott munkáltatói jogkör gyakorlása az alábbiak tekintetében - az alkalmazotti jogviszony létrehozásának és megszüntetésének előkészítése, 17

18 - új dolgozó felvétele esetén: pályázati anyagok befogadása, az állás betöltésének előkészítése, pályázó kiválasztása, javaslattétel alkalmazásra, - munkaviszony megszűnése esetén: kérelmek befogadása, a döntés előkészítése, minősítés előkészítése, elkészítése, - egyéb esetekben: adminisztratív ügyintézés, adatkezelés, bér és béren kívüli juttatások elosztásának egyeztetése az igazgatóval, fellépés azonnali fegyelmi intézkedést igénylő esetekben (agresszió, alkohol problémák stb.), feladatok kijelölése, munkavégzésre vonatkozó utasítások, beosztás, pihenőidő megállapítása, szabadság kiadása és az ezzel összefüggő adminisztráció, hiányzásjelentések elkészítése. külső kapcsolatrendszer működtetése, működési rend készítése az tagintézmény sajátosságainak figyelembe vételével, javaslat, előterjesztés az intézmény vezetője részére a szakmai munka színvonalának javítása érdekében, javaslattétel az intézmény humán és tárgyi erőforrásának fejlesztéséhez, valamint az intézmény egészét érintő szakmai programok tervezéséhez, javaslattétel a munkavállalókkal kapcsolatos fegyelmi, illetve jutalmazási kérdésekben, az tagintézményre kiterjedően tanügy-igazgatási jogkör gyakorlása, az tagintézmény éves munkatervének és beszámolójának készítése, az tagintézmény pedagógus továbbképzési tervének elkészítése, az tagintézmény tevékenységével kapcsolatos kötelezettség vállalás az tagintézmény költségvetési keretén belül, az tagintézmény képviselete. Felelősségi köre: az tagintézmény szakszerű és törvényes működtetése, az tagintézmény rendelkezésére álló költségvetési keretek közötti törvényes gazdálkodás, a jogszabályok, a fenntartó és az igazgató előírásainak, utasításainak az tagintézményben való érvényesítése, végrehajtása, az tagintézmény szakmai, pedagógiai munkája, az tagintézmény ellenőrzési, mérési, értékelési programja működtetése, a munkavégzés és a nevelő-oktató munka egészséges és biztonságos feltételeinek megteremtése az tagintézményben, a gyermek- és ifjúságvédelmi feladatok megszervezése és ellátása az általános iskolai tagintézményben, a tanuló- és gyermekbalesetek megelőzése az általános iskolai tagintézményben, a tanulók rendszeres egészségügyi vizsgálatának biztosítása az általános iskolai tagintézményben. Az tagintézmény-vezető hatáskörébe tartoznak mindazon ügyek, melyeket az SzMSz nem utal az igazgató hatáskörébe. Feladatköre: az tagintézmény nevelőtestületének vezetése, a nevelőtestület jogkörébe tartozó döntések előkészítése, végrehajtásuk szakszerű megszervezése és ellenőrzése, a szakmai munka irányítása és ellenőrzése az tagintézményben, minősítések előkészítése, javaslattétel az intézmény munkavállalóinak jutalmazására, felelősségre vonására, az tagintézmény adminisztrációjának, adatszolgáltatásának szervezése és bonyolítása, 18

19 az tagintézmény stratégiájának, éves munkatervének, beszámolójának és egyéb dokumentumainak elkészítése, az tagintézmény szabályzatainak elkészítése, előkészítése, folyamatos kapcsolattartás az intézmény vezetőjével, az tagintézmény képviselete az iskolavezetői megbeszéléseken, a rendelkezésre álló költségvetési keret alapján az tagintézmény működéséhez szükséges tárgyi feltételekről való gondoskodás, elszámolás, a szakmai működéshez szükséges humán erőforrás fejlesztésének tervezése, az általános iskolákban az tagintézmény szervezeteivel való együttműködés, az tagintézményt érintő külső kapcsolatrendszer fenntartása, ápolása, a társintézményekkel, helyi, területi és országos szakmai szervezetekkel, intézményekkel való kapcsolattartás, együttműködés az tagintézmény munkáját segítő testületekkel, szervezetekkel, közösségekkel, az általános iskolai tagintézmény ünnepélyeinek, megemlékezéseinek méltó megszervezése, a tankönyvellátás rendjének meghatározása tagintézményben, a gyermek- és ifjúságvédelmi munka irányítása a tagintézményben, a tanuló- és gyermekbalesetek megelőzésével kapcsolatos tevékenység irányítása az tagintézményben, a tanulók rendszeres egészségügyi vizsgálatának megszervezése a tagintézményben. Az intézményi dokumentumok előkészítésében való együttműködés. Az tagintézmény-vezető a jogköréből esetenként vagy az ügyek meghatározott körére vonatkozóan helyetteseire vagy az tagintézmény más alkalmazottjára átruházhat jogokat. Az tagintézmény-vezető jogköréből átruházza az alábbiakat: a gyermek és ifjúságvédelmi feladatok megszervezésének, ellátásának a felelőse a mindenkori gyermek- és ifjúságvédelmi felelős, a tanulók rendszeres egészségügyi vizsgálatának a megszervezéséért a megbízott tagintézményvezetőhelyettes a felelős, a tanulóbalesetek megelőzéséért az osztályfőnökök, valamint a tanulókíséretet, illetve az ügyeleti feladatokat ellátó pedagógusok (mint szervezők, végrehajtók) a felelősek, a nevelő-oktató munka első fokú ellenőrzéséért a munkaközösség-vezetők a felelősek, a nemzeti és iskolai ünnepek méltó megszervezéséért az éves munkaterv alapján az adott munkaközösség vezetője, illetve kijelölt pedagógusa a felelős, a napközis munka és a tanórán kívüli nevelő-oktató munka közvetlen irányítása, ellenőrzése a megbízott tagintézmény-vezetőhelyettes feladata. A nevelőtestület jogkörébe tartozó egyes döntések előkészítését, a végrehajtás szakszerű megszervezését esetenként átruházhatja az tagintézmény-vezető az iskolavezetőség bármelyik tagjára. Az átruházott hatáskörben megvalósuló feladatok ellátásának, teljesítésének folyamatos ellenőrzése, a felelősök beszámoltatása az tagintézmény-vezető joga és kötelessége. Az tagintézmény-vezető irányítási jogkörében eljárva betartja a jogszabályokban foglaltakat, a fenntartó és az igazgató előírásait, épít az intézmény és az tagintézmény más vezetőinek, vezető testületeinek, közösségeinek véleményére. Az tagintézmény-vezető, irányítási jogkörében eljárva, az tagintézményre kiterjedő hatállyal utasítást adhat ki. Az tagintézmény-vezető képviseleti joggal rendelkezik az tagintézményt kizárólagosan érintő ügyekben, ideértve különösen a tanügyi-igazgatási jogkört. Képviseleti jogát az igazgatótól átruházott hatáskörként gyakorolja. Az tagintézmény-vezető, az igazgató jogkörébe tartozó munkáltatói jogok közül az SzMSz-ben meghatározottak tekintetében az tagintézményben dolgozó közalkalmazottakkal kapcsolatban osztott munkáltatói jogkört gyakorol az igazgatóval. Az tagintézmény-vezetőket, feladatainak ellátásában tagintézmény-vezetőhelyettes(ek) segíti(k), akadályoztatása és a megbízás határidő előtti megszűnése esetén helyettesíti(k). Több tagintézmény- 19

20 vezetőhelyettes esetén az tagintézmény-vezető helyettesítését az tagintézmény-vezető által kijelölt tagintézmény-vezetőhelyettes látja el. A helyettesítés rendjét a tagintézményre vonatkozó SZMSZ tartalmazza. Az tagintézmény-vezető közvetlen munkatársai: az tagintézmény-vezetőhelyettes(ek), a gyermek- és ifjúságvédelmi felelős, a diákönkormányzat munkáját segítő pedagógus, a munkaközösség-vezetők, az iskolatitkár, rendszergazda Az tagintézmények vezető-helyettesei Az tagintézmény-vezetőhelyettesek megbízásukat az tagintézmény-vezető javaslatára és a tantestület véleményezésével az igazgatótól kapják. Munkájukat vezető beosztásban látják el. Vezetői tevékenységüket az tagintézmény-vezetők irányításával, velük együttműködve végzik. Akadályoztatásuk esetén a pontban szereplőknek megfelelően ellátják az tagintézmény-vezető helyettesítését. Ellátják az oktató-nevelő munka zavartalanságának biztosításához szükséges napi szervezési feladatokat. Segítik az tagintézmény-vezető pedagógiai, szakmai vezetői tevékenységét, a közös pedagógiai értékrend érvényre juttatását. Ellátják, elláttatják az iskola pedagógiai tevékenységével kapcsolatos adminisztratív feladatokat. Az tagintézmény-vezetőhelyettesek az iskolákban közvetlenül irányítják: a tanulók rendszeres egészségügyi vizsgálatának megszervezését, a tanórán kívüli tevékenységeket, a tagozatokon és a napköziben folyó munkát, Az tagintézmény-vezetők az iskolákban az alábbi esetekben döntési jogkörrel ruházzák föl helyetteseiket: a helyettesítést végző pedagógusok kijelölése, az tagintézmény-vezető távolléte esetén az anyanap igénybevételének engedélyezése, az iskola elhagyásának engedélyezése tanítási, illetve foglalkozási időben pedagógus vezette tanulócsoport számára, tanítási óra elmaradásának engedélyezése (ha az tagintézmény-vezető nem elérhető), a pedagógusok óracseréjének az engedélyezése, egészségügyi ellátás esetén a tanítási órákat is érintő intézkedések megtétele. Tevékenységi körüket, feladatukat részletesen a munkaköri leírásuk tartalmazza. A jogkörükben meghozott döntéseikről rendszeresen, illetve szükség szerint (a lehető legrövidebb időn belül) tájékoztatják az tagintézmény-vezetőt Az intézmény vezető beosztású alkalmazottainak kapcsolattartása Az igazgató és az tagintézmény-vezető intézményi szinten személyesen, illetve helyetteseiken keresztül tartanak hivatalos kapcsolatot egymással. A hivatalos kapcsolattartás írásban történik, melybe beleértendő az elektronikus levelezés és a faxváltás is. A vezetők, a halasztást nem tűrő esetekben szóbeli kapcsolattartás útján egyeztetnek, a későbbi dokumentálás (pl. feljegyzés, emlékeztető) kötelezettségével. Az tagintézményt érintő kérdésekben az tagintézmény-vezető és az tagintézmény-vezetőhelyettes folyamatos, napi kapcsolatot tartanak egymással. 20

21 4. Az iskola ügyviteli rendje és iratkezelési szabályzata 4.1. Az ügyvitel rendje Az ügykör és az ügyvitel fogalma Az ügykör az intézmény hatáskörébe tartozó személyek vagy szervezetek érdekét érintő helyzetek, tényállások csoportja. Az ügykörbe tartozó ügyek megoldásáról az intézmény illetékes alkalmazottainak kell gondoskodni. Az intézmény főbb ügykörei: vezetési és igazgatási ügykör nevelési és oktatási ügykör gazdasági ügykör közalkalmazotti személyi ügykör tanulói ügykör egészség- és gyermekvédelmi ügykör Az ügyvitel (ügyintézés) az intézmény ügykörébe tartozó hivatalos ügyek intézésében kifejtett tevékenység. Az intézmény működésével kapcsolatos ügyvitelt a hatályos jogszabályok és jelen szabályzat rendelkezéseinek megfelelően kell ellátni Az ügyvitellel kapcsolatos feladatok Az intézmény vezetőjének feladatai Elkészíti és kiadja az iskola ügyviteli és iratkezelési szabályzatát. Jogosult az iskolába érkező küldemények felbontására. Jogosult kiadmányozni. Irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár munkáját. Kijelöli az iratok ügyintézőit. Meghatározza az iratok selejtezésének és levéltárba küldésének évét Az intézményvezető-helyettes feladatai Ellenőrzi, hogy az iskolában az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és a belső szabályzat előírásai szerint történjen. Figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat, és annak változása esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat módosítását. Az igazgató távollétében jogosult az iskolába érkező küldemények felbontására. Az igazgató távollétében jogosult a kiadmányozásra. Az igazgató távollétében kijelöli az iratok ügyintézőit. Előkészíti és lebonyolítja az irattári anyag selejtezését és levéltári átadását Az iskolatitkár, ügyiratkezelő feladatköre Az intézményi feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügy szervezése és végzése, valamint az ügyeket kísérő iratkezelés az iskolatitkár munkakörébe tartozik. Fontosabb feladatai alábbiak: a hivatali ügyek nyilvántartása, az ügyiratok és a bélyegzők nyilvántartása, a küldemények átvétele, felbontása, kezelése, 21

22 a hivatalos ügyek csoportosítása, rangsorolása, az iratok iktatása, előíratok csatolása, mutatózás, a határidős ügyek nyilvántartása, kiadmányozás előkészítése, a kiadmányok továbbítása, postai feladása, az ügyiratokról hivatalos másolat és másodlat készítése, az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése, az irattár kezelése, rendezése, az irattári jegyzékek készítése, az irattári anyag selejtezése A kézbesítést végző munkatárs feladata a küldemények postai átvétele, a küldemények kézbesítése, a kézbesítőkönyv aláíratása a címzettel, 4.2. Az ügyek és az ügyiratok nyilvántartása Az intézmény vezetője által szignált határidős és egyéb iratokat a nyilvántartó könyvbe kell bevezetni, és még a szignálás napján át kell adni az ügyintézőknek. Az iskolatitkár az ügyintézők részére elintézés céljából az ügy iratait az iktatószám, a tárgy és az átvétel időpontjának feltüntetésével, valamint határidő kitűzésével aláírásuk ellenében adja át. Az iratok visszavételét jelezni kell. Az ügyek határidejének betartásáért az iskolatitkár felel, ezért a határidőhöz kötött ügyek határidejéről is nyilvántartást kell vezetni. A határidő-nyilvántartás az iktatókönyvben történik. A határidőt az iktatókönyv Megjegyzés vagy Elintézési határidő rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni. Ezen túlmenően kell jelezni az ügy teljes elintézésére, valamint a közbenső intézkedésekre kijelölt határidőket. Az iskolatitkár az ügy elintézése érdekében tett sürgetést az ügyiraton névaláírással és keltezéssel köteles feljegyezni. Az ügyintéző az ügyeket haladéktalanul, érkezési sorrendben, illetve határidejük figyelembevételével köteles elintézni. Az ügyintézés határideje: a tanulókkal kapcsolatos ügyekben legkésőbb az iktatás napjától számított 3 nap, az iskola működésével kapcsolatos ügyekben legkésőbb az iktatás napjától számított 15 nap, az intézménybe érkezett iratok általános elintézési határideje az iktatás napjától számított 30 nap. Az intézményvezető szükség esetén meghosszabbíthatja a határidőt. Az engedélyt az ügyet kísérő iraton fel kell tüntetni Az intézményi bélyegzők nyilvántartása Az intézményvezető engedélye alapján készített hivatalos bélyegzőket az iskolatitkárnak kell nyilvántartania. A bélyegzők nyilvántartó lapján fel kell tüntetni: a bélyegző lenyomatát, a bélyegzőt használó szervezeti egység nevét, a bélyegző használatára jogosultak nevét és aláírását, a bélyegző kiadásának dátumát, a bélyegzőt átvevő dolgozó nevét. Az iskolatitkár gondoskodik a bélyegzőt használók jelzése alapján a sérült és elavult bélyegzők megsemmisítéséről, valamint az új bélyegzők beszerzéséről és a bélyegzők szétosztásáról. A bélyegző átvevője felelős a bélyegző biztonságos őrzéséért és a hivatali munkával kapcsolatos rendeltetésszerű és jogszerű bélyegzőhasználatért. 22

23 A bélyegző eltűnése esetén a bélyegző felkutatása és az ügyben lefolytatott eljárás, valamint szükség esetén a bélyegző érvénytelenítése érdekében az intézményvezető intézkedik Felvilágosítás hivatalos ügyekben Az intézményben bármely üggyel kapcsolatban érdemi felvilágosítást csak az ügyben eljáró illetékes ügyintéző vagy vezető adhat. Tanulónak, valamint szülőjének (vagy a tanuló igazolt képviselőjének) a tanulóra vonatkozó iratokba való betekintést oly mértékben kell biztosítani, amennyire ez mások személyiségi jogainak sérelme nélkül lehetséges az adatvédelmi törvény rendelkezéseinek megfelelően. Hivatalos szerveknek (fenntartó, különböző hatóságok) a személyiségi jogokat nem sértő adatokat és információkat csak írásos megkeresés alapján lehet rendelkezésre bocsátani. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. A benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyezőségéről az ügyiratkezelőnek meg kell győződnie. Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, illetőleg a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását. 5. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása és felügyelete Az intézmény ügyviteli és iratkezelési feladatait az intézményvezető irányítja, és ellátja annak felügyeletét is. Az ügyvitelt és iratkezelést az intézményvezető évente ellenőrzi. A tanuló-nyilvántartással kapcsolatos ügyvitel ellenőrzése a vezető-helyettesek feladatköre. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat dokumentálni kell. 6. Az ügyiratok kezelésének rendje 6.1. Az ügyiratkezeléssel kapcsolatos fogalmak Irat minden írott szöveg, rajz, vázlatrajz, terv, tervrajz, fénykép, kép, hangfelvétel, film, térkép, kotta, mágneses és más adathordozó (adattároló), valamint a megjelenés formájától függetlenül minden más dokumentáció, amely bármilyen anyagon, bármely elnevezéssel (feljegyzés, előterjesztés, jelentés, átirat, tájékoztató, tervezet stb.) bármely eszköz felhasználásával keletkezett. Irattári anyagnak kell tekinteni az intézmény és jogelődei működése során keletkezett iratokat, valamint az iratokhoz kapcsolódó mellékleteket, amelyekre ügyviteli szempontból még szükség van. Az irattári terv foglalja rendszerbe az intézmény által ellátott ügyköröket, és az elintézendő ügyekhez kapcsolódó iratokat ennek megfelelően tagolja. Az irattári terv az iratok rendszerezésének az alapja Az ügyiratok védelmével kapcsolatos egyes szabályok Iratot a munkaköri feladat ellátásán kívül az intézményi munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak az intézményvezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerje meg. A közalkalmazott az iskolatitkárnál, ügykezelőnél lévő iratba akkor tekinthet be, ha a munkájával, tevékenységével összefüggő feladatok ellátása ezt szükségessé teszi Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása Az intézmény ügyeinek iratairól másolatot az iskolatitkár vezetői engedéllyel adhat ki. A másolatot Az 23

24 eredetivel megegyező hiteles másolat felirattal, keltezéssel és az engedélyező aláírásával kell ellátni. Másodlatot kell kiadni az intézmény által kiállított egyes okmányokról (bizonyítványok, oklevelek...) azok elveszése, megsemmisülése esetén, a törzslap alapján, a vonatkozó jogszabályok alapján A küldemények átvétele és felbontása Az intézmény részére postán vagy kézbesítő útján érkező iratokat, tértivevényeket és más küldeményeket, valamint az ügyfelek által közvetlenül benyújtott beadványokat és kérelmeket az iskolatitkár veszi át. A nyilvántartott küldeményeket (ajánlott, expressz-ajánlott, távirat, csomag...) a posta szabályainak megfelelően kézbesítőkönyvvel kell átvenni. Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani: a tévesen címzett küldeményeket, a névre szóló iratokat, amelyekről az iratkezelő megállapítja, hogy tartalmuk magánjellegű, és ezért hivatalos elintézést nem igényelnek, a diákönkormányzat, az iskolaszék, a szülői szervezetek, a szakszervezet, a Közalkalmazotti Tanács és más társadalmi szervezetek címére érkezett iratokat, továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát az intézményvezető fenntartotta magának. Fel kell bontani minden küldeményt, amelyről a boríték (csomagolás) alapján megállapítható, hogy nem magánjellegű. Így felbontandók azok a levelek is, amelyeken az intézmény neve előtt vagy után névre szóló címzés található, és feltételezhető, hogy a küldemény tartalma hivatalos jellegű. A névre szóló iratot, amennyiben az hivatalos elintézést igényel, a címzett a felbontást követően juttatja vissza az iratkezelőhöz iktatás céljából. Amennyiben az iskolatitkár azt állapítja meg, hogy a küldemény által jelzett ügyben az intézménynek nincs hatásköre, akkor köteles a küldeményt a hatáskörrel ellátott intézményhez továbbítani. Ha az illetékes ismeretlen, a küldeményt értesítés mellett vissza kell küldeni a feladónak A küldemények feldolgozása A küldemény felbontásakor egyeztetni kell a feltüntetett tartalom meglétét, ellenőrizni kell a feltüntetett és a ténylegesen beérkezett mellékletek számát. Jelezni kell továbbá, ha a boríték sérült, illetve a mellékletek között pénz, nemzetközi válaszbélyegszelvény, illetékbélyeg található. Az esetlegesen felmerülő irathiány okát a küldő szervvel lehetőleg rövid úton tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. Soron kívül kell az igazgatóhoz továbbítani a fenntartótól érkezett megkereséseket, az intézményhez címzett idézéseket, meghívókat, továbbá a vezető nevére érkező küldeményeket, amelyeket az ügyiratkezelő soron kívül továbbít a címzetthez. A borítékot akkor kell az irathoz csatolni és ezt az iraton feltüntetni, ha a postára adás időpontjához jogkövetkezmény (fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat) fűződhet, valamint a feladó neve és pontos címe az iratból nem állapítható meg. 6.6 Az ügyiratok iktatása Az intézménybe érkezett, illetőleg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell. Az iktatás iktatókönyvbe történő bevezetéssel, naptári évenként eggyel kezdődő sorszámos rendszerben történik az iratok érkezésének sorrendjében. Minden naptári évben új iktatókönyvet kell nyitni, és az év végén az utolsó iktatás alatt keltezéssel és névaláírással le kell zárni. Az irat tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki, valamint ennek alapján a helyes mutatózás elvégezhető legyen. Az iktatás sorszámozása az első iktatószámtól megszakítás nélkül folyamatosan halad. A dátumot naponta csak az elsőnek iktatott iratnál kell feltüntetni. Az iktatókönyvön iktatószámot üresen hagyni nem szabad. A téves bejegyzéseket semmiféle technikai eszközzel nem szabad megszüntetni vagy más módon eltüntetni (radírozás, ragasztás, kifestés). A tévesen bejegyzett adatokat vékony vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti (téves) bejegyzés olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes szöveget. Iktatáskor az irat jobb felső sarkát el kell látni az iktatási bélyegző lenyomatával, és ki kell tölteni annak rovatai. Az iktatási bélyegző tartalmazza: 24