Beszámoló a Minőségirányítási Tanács 2015 évi munkájáról

Átírás

1 Beszámoló a Minőségirányítási Tanács 2015 évi munkájáról Készítette: Csáki Anita A Minőségirányítási Tanács elnöke Jászberény,

2 A Minőségirányítási Tanács (MIT) létrejötte A Jászberényi Városi Könyvtár vezetése az intézmény külső és belső partnereinek megelégedettségére törekedve minőségirányítási rendszert vezet be, melyet a Könyvtári Minőségfejlesztés 21 program modelljének megfelelően alakít ki. A modell feladatainak kidolgozása indokolja, hogy az intézményben egy támogató csoport alakuljon. A csoport január 8.-án alakult meg A MIT tagjai: Nagy Nikolett, könyvtárvezető, Csáki Anita, Lollok Andrea és Mága Ágnes. Az alakuló ülésen a könyvtár vezetője és a MIT tagok elkötelezettséget vállaltak az iránt, hogy a munkájukat a könyvtári minőségbiztosítási rendszerrel összhangban végezzék, szolgáltatásaikat ennek alapján szervezzék. A Minőségirányítási Tanács 2015-ben 5 alkalommal ülésezett, 5 alkalommal szervezte meg a külső szakértővel folytatott konzultációt és három alkalommal szervezett szakmai látogatást: január 13. Az első ülés legfontosabb napirendi pontja, a kezdeti lépések megszervezése, az előkészületi feladatok mellé a felelősök kijelölése. A könyvtárvezető javaslata, egy külső szakértő megkeresése, felkérése a minőségirányítási rendszer bevezetésének idejére február 23. A MIT ülés egyetlen feladata a közös dokumentációs felület kialakítása, a tárolt dokumentumok helyének, rendszerének megbeszélése. Az elkészült és készülőben lévő anyagokat a Google Drive/Minőségbiztosítás/MIT mappában és a SAMBA/public/Minosegbiztositas könyvtári szerveren tároljuk, ill. nyomtatott formában a könyvtárvezető irodájában archiváljuk március 10. Az ülés témája a stratégiai terv kidolgozása, feladatok kiosztása a MIT tagok között. A kollektíva bevonása a részfeladatok kidolgozásába nehézkesen indult, melynek oka a minőségbiztosításban való jártasság

3 hiánya. A dolgozók egyöntetű véleménye, hogy állandó külső szakértőre van szükség a folyamat zavartalan beindításához. Szakmai látogatás Egerben: márc. 18. A MIT tagok (4fő) szakmai tapasztalatcsere okán látogatott Egerbe. A több órás konzultáción az egri Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár vezetősége a szívélyes fogadtatás után bemutatta a náluk már évek óta működő minőségirányítási rendszert. Betekintést nyújtottak a teljes dokumentációba, ill. felajánlották az együttműködésüket és a segítségüket a jövőbeni nehézségek leküzdésére április órás konzultáció Erdészné Turcsányi Katalinnal, Heves Város Művelődési, Közgyűjteményi Intézmény és Közérdekű Muzeális Gyűjtemény volt igazgatójával, aki a megakadt tervezési folyamat továbbvitelében nyújtott segítséget. A konzultáción a teljes kollektíva részt vett. Helyszín: Kamaraterem április 24. A MIT tagok által elkészült a célpiramis. A könyvtári törvény áttanulmányozásával és az országos könyvtári stratégiai célok alapján sikerült összeállítani a Jövőkép tartalmi részét. Az ülésen meghatározásra kerültek az átfogó célok, melynek következő lépése a speciális pontok, alárendelése, ez az egész kollektíva feladata, mely újfent nehézségbe ütközött. A munkafolyamat megakadt, ezért a könyvtárvezető legfontosabb feladatnak tűzte ki, egy külső szakértő felkeresését. Szakmai látogatás Szentendrén: május 9. Csáki Anita MIT vezető tett látogatást a Szentendrén a Pest Megyei Könyvtárban. Cél a szakmai tapasztalatcsere volt. A könyvtár a minőségbiztosítást bevezetését tervezi, még csak előkészületek folynak ez irányba. A dolgozók szíves együttműködésre számítanak. Szakmai látogatás Gödöllőn: június 24.

4 Jászberényből 9 fő, Jászfényszaruról 2 fő könyvtáros tett látogatást Gödöllőn. Az egész napos tapasztalatcserén jó gyakorlatokat próbáltunk átvenni könyvtárunk számára. A Gödöllői Városi Könyvtár és Információs központ Egerhez hasonlóan szintén évekkel ezelőtt (2011-ben) vezette be a könyvtári minőségbiztosítási rendszert. A tapasztalatok alapján könyvtárunkban és kollektívánkban minden megvan ahhoz, hogy a Jászberényi Városi Könyvtár hasonló szintre jusson a minőségbiztosítás terén augusztus 12. Szakmai konzultáció Vidra Szabó Ferenccel. NKA-nál nyert támogatás útján sikerült külső szakértőt találni, Vidra Szabó Ferenc személyében, aki szociológus, a Jászberényi Városi Könyvtárról is írt már összehasonlító tanulmányt. A Könyvtári Intézetnél dolgozik, ő dolgozta ki a KKÉK útmutatóját, de a könyvtári elégedettségmérés magyar nyelvű irodalma is a nevéhez fűződik. A gödöllői könyvtár vele vitte végig a folyamatot és azóta több könyvtárat patronál ezen az úton. Nagy remény és lelkesedés kísérte az első találkozót, a könyvtár összes munkatársa bízik a sikeres együttműködésben. Vidra Szabó Ferenc előre megbeszélt időpontok szerint 1,5 éven keresztül, havi rendszerességgel tesz látogatást a könyvtárban szeptember 2. A soron következő találkozón elkészült a könyvtár küldetésnyilatkozata, jövőképe, feladatként kijelölésre került egy elégedettségi kérdőív elkészítése, melyhez felelősök, kutatási terv és határidők lettek rendelve. Szükséges intézkedésként Vidra Szabó Ferenc kérésére új MIT elnök került választásra, ennek oka, hogy a könyvtárvezető nem lehet MIT elnök is egy személyben. Ezt a feladatot Csáki Anita vállalta el. Az együttműködéshez elengedhetetlen a rendszeres kapcsolattartás a szakértővel, mely a MIT elnökének feladata október 14. A találkozó eredménye a SWOT elemzés elkészülte, következő lépésként előtérbe kerül a PGTTJ kidolgozása, melyhez a MIT tagok rendeltek felelősöket. A munkához kis létszámú csoportok alakítása szükséges november 11. A felhalmozódott könyvtári munkák (selejtezés, 10 éves program-összeállítás, előkészület) miatt a PGTTJ elkészítése december hónapra lett átszervezve. Az aktuális tréning feladata a stratégiai célok elemzése, szövegezése.

5 2015. december 9. A könyvtár új vezetője, első alkalommal vett részt a konzultáción, melynek témája a PGTTJ ellenőrzése, megbeszélése. A könyvtárvezető minőségbiztosítás iránti elkötelezettsége A külső szakértő szerint a fogalmazást egységesebbé, átláthatóbbá kell tenni. Az év utolsó minőségbiztosítási találkozóján kidolgozásra került a jövő évi cselekvési terv, melynek fényében a 2015-ös év erősödő leterheltséggel zárul. Jelen dokumentum mellékletei: - A Minőségirányítási Tanács üléseinek Jegyzőkönyvei - A külső szakértővel folytatott találkozók emlékeztetői os év cselekvési terve

6 1. 1./1 1./2 1./3 1./4 1./5 1./6 1./7 1./8 1./ /1 2./2 2./3 2./4 2./5 2./6 2./7 3. Jászberényi Városi Könyvtár - Stratégiai terv - Gantt diagram Tevékenység Felelős Közreműködő 01 hó02 hó03 hó04 hó05 hó06 MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS Stratégiai terv kidolgozása, bevezetése. Csáki Anita Használói Lollok Andrea, Szarvas elégedettségmérés és Tóthné Sas Henrie Lászlóné, Csilla értékelés. Folyamatszabályozás a, minden szinten azonos Verseginé Ujhelyi minőségű könyvtári Csáki Anita Petra szolgáltatások biztosítása Panaszkezelési szabályzat kidolgozása. Mága Ágnes Munkatársi elégedettségmérés. Verseginé Ujhelyi Petra Teljesítményértékelési, Csillik rendszer kidolgozása, Szarvas Lászlóné, CKatalin bevezetése. Külső és belső Csáki Anita, Szarvas kommunikációs stratégia Lászlóné, Csilla, kidolgozása Boda Lászlóné (JulóVerseginé Ujhelyi Próba önértékelés elvégzése Parti Csaba Minőségügyi Kézikönyv Parti Csaba, Csáki elkészítése. Csillik Katalin Anita A szervezeti kultúra és a belső kommunikáció fejlesztése Rendszeres, formális szakmunkatársi megbeszélés. Belső kommunikációs Csáki Anita, Verseginé stratégia fejlesztése: A levelező lista Palócz-Bakos IlonaUjhelyi Petra újragondolása, szabályozása. Kiscsoportos Sinka Tamás Csáki Anita, megbeszélések eredményének Egyéb kommunikációs Palócz-Bakos IlonaCsáki Anita, Verseginé Ujhelyi Petra csatornák bevezetése, hatékonyabb működtetése. Palócz-Bakos IlonaCsáki Anita, Verseginé Ujhelyi Petra A könyvtár dokumentációs rendszerének kialakítása. (Eljárási rendek, szabályok, utasítások kidolgozása.) Kommunikációs tréningek, csapatépítés. A könyvtári funkcióknak megfelelő épület kialakítása, fenntartása 3./1 Egyeztetés a fenntartókkal 3./2 Források felkutatása 4. Munkatársak folyamatos képzése, belső képzés Munkatársak képzettségi 4./1 szintjének felmérése, a hiányzó szakterületek feltérképezése. Tóthné Sas Henriett

7 4./2 4./3 4./ /1 5./ /1 6./ /1 7./2 7./3 7./ /3 9. Képzési terv készítése. (ITképzéseken és könyvtári tevékenységgel összefüggő képzések való Szarvas Lászlóné, Csilla részvétel.) Jó gyakorlatok átadásátvétele, kidolgozása, Csáki Anita bevezetése. Szakmai tanulmányutak szervezése. Csáki Anita Munkatársak leterheltségének csökkentése Munkaszervezés újragondolása, feladatkörök tisztázása, lehetséges Törekvés új feladatok munkatársak felvételére (pl. informatikus, infópultos). Külső kommunikáció javítása A könyvtár arculatának, egyediségének kialakítása, kifelé kommunikálása Szarvas Lászlóné, CVerseginé Ujhelyi Petra (brandépítés). A helyi médiával való folyamatos kapcsolattartás, rendszeres tájékoztatás programokról, rendezvényekről. Nagyobb események Szarvas Lászlóné, CPalócz-Bakos Ilona sajtótájékoztatón való Olvasásnépszerűsítés Több megjelenés a könyvtár falain kívül. Tóthné Sas Henrie változó Jó gyakorlatok kialakítása, népszerűsítése iskoláknak, intézményeknek. Boda Lászlóné (JulóPalócz-Bakos Ilona Országos olvasásnépszerűsítő programokhoz való Lollok Andrea csatlakozás Korcsoportnak és és helyi célcsoportnak megfelelő foglalkozások könyvtár Verseginé Ujhelyi Pváltozó épületén belül és kívül. Állománymenedzsment Tervszerű selejtezés végrehajtása. Mága Ágnes 8./1 8./2 Leltározás. Kintlévőség behajtása a Lollok Andreaka technikai feltételek megteremtésével. Palócz-Bakos Ilona 9./1 9./2 Információs szolgáltatások fejlesztése Helyismereti adatbázisok létrehozása és hozzáférhetőségének biztosítása. (fizetős Parti Csaba szolgáltatásként A fogyatékkal élők történő igényeit segítő speciális eszközös, programok biztosítása (Braille írás, felolvasóprogram, jelnyelvi Palócz-Bakos Ilona

8 9./3 9./ /1 10./ /1 11./ /1 12./2 12./3 Online értesítés helyreállítása az olvasók Sinka Tamás számára. Web 2-es szolgáltatások fejlesztése. Sinka Tamás Digitális írástudás fejlesztése IT képzések, tanfolyamok szervezése érdeklődők számára. Igény szerint egyéni segítségnyújtás az elektronikus ügyintézésben. E- tanácsadók szakmai Érdekérvényesítés erősítése A könyvtárvezető feladatainak, hatás- és jogkörének A könyvtári tisztázása munka élményalapú bemutatása a nyilvánosság felé (könyvtári kalandtúra). Csáki Anita, Szarvas Lászlóné, Csilla Szarvas Lászlóné, CSinka Tamás Verseginé Ujhelyi Petra, Szarvas Lászlóné, Csilla, Kovács Tóthné Sas Henrie Péter Szarvas Lászlóné, Crészlegek Infrastruktúra folyamatos fejlesztése IT rendszer színvonalának emelése. Sinka Tamás A könyvtári szolgáltatásoknak megfelelő infrastruktúra kialakítása. (Wifi lefedettség erősítése, bankkártyás Az épület folyamatos fizetés állagmegóvása és karbantartása. Sinka Tamás

9 m hó07 hó08 hó09 hó10 hó11 hó12 hóeredmény

10

11