DMS - TS2005 Leltározás Folyamatleírás November

Átírás

1 DMS - TS2005 Leltározás Folyamatleírás November 1/ 7

2 Tartalomjegyzék : Hogyan leltározzunk, leltározunk? 3 Indítás előtt a paraméterek beállítása 3 Leltározás indítása 4 Leltározás 5 Többlet? Hiány? 6 Leltározás vége 6 2/ 7

3 Hogyan leltározzunk, leltározunk? A leltározás megkezdése előtt eldöntendő kérdés, hogy milyen leltárt szeretnénk csinálni, ill. milyen módszerrel hajtjuk végre a készletünk számba vételét. Alapvetően két módszer közül választhatunk: Vak leltár: akkor beszélünk vak leltárról, ha a leltározandó raktárban levő összes készletet úgy akarjuk számba venni, hogy érdektelen számunkra a számítógépes nyilvántartásunk. Nincs számolólista, ami megvezethetné a számolást, nincs a lelt mennyiség beviteli képernyőn kitöltött cikkszám, cikksor. A rögzítendő adatok köre több (cikkszám, polchely, mennyiség),mint más módszer esetén, viszont kevesebb visszaélésre ad lehetőséget. Nem vak leltár: amennyiben a számítógépes nyilvántartásunk alapján szeretnénk leltározni, ezt a módszert válasszuk. Számolólista a nyilvántartásunk szerint készíthető, ill. a lelt mennyiség bevitele is a nyilvántartásunk szerint történhet. A rögzítendő adatok köre kevesebb (polchely, mennyiség) más módszerhez képest. Adott leltározási módszer választása esetén további döntés szükséges: o Leltározás mennyiséggel: vezetői döntés eredménye lehet, hogy a leltározás a számítógépes nyilvántartásban szereplő mennyiség ismeretével történjen. A számolólista, és a lelt mennyiség bevitele a nyilvántartott mennyiséget megmutatja, megmutathatja, és esetleg csak a változást szükséges, kell rögzíteni. o Leltározás mennyiség nélkül: a számolólistában csak a számítógépes nyilvántartásban szereplő, és a nyilvántartás szerint raktári készlettel rendelkező cikkek szerepelnek. A lelt készlet bevitelekor a program ezen cikkeket ajánlja fel. Természetesen olyan cikkek felvitelére is lehetőség van, melyeknek a leltár indításakor nem volt készletük a nyilvántartás szerint, vagy nem szerepelt még a nyilvántartásban. Fontos: a DMS TS2005 programrendszer cikkszám struktúrája miatt a leltározás során külön kell megszámolnunk, ill. berögzítenünk a talált készletet gyári- és utángyártott alkatrészek szerint. Indítás előtt a paraméterek beállítása A leltár indítása előtt az előző fejezetben megadott, és eldöntött szempontok alapján a program paraméterezését kell megadnunk, ill. a leltározásban valamilyen módon résztvevő felhasználók, munkatársak jogosultságát kell beállítanunk. Program paraméterezése: Menü : Beállítások -> Paramétertábla 3/ 7

4 Menü : Beállítások -> Telephelyi beállítások Vak leltár esetén: Leltár listán szerepeljen aktuális készlet = Nem Leltár bevitel üres listával induljon = Igen Leltár bevitelkor felajánlja az aktuális készletet = Nem Nem vak leltár esetén: Nyilvántartott mennyiség ismerete nélkül: o Leltár listán szerepeljen aktuális készlet = Nem o Leltár bevitel üres listával induljon = Nem o Leltár bevitelkor felajánlja az aktuális készletet = Nem Nyilvántartott mennyiséggel: o Leltár listán szerepeljen aktuális készlet = Igen o Leltár bevitel üres listával induljon = Nem o Leltár bevitelkor felajánlja az aktuális készletet = Igen Felhasználói jogosultságok beállítása Menü : Beállítások -> Felhasználók R Leltár nyitása : csak azon felhasználó indíthat leltározást, akinek ez a jogosultsága be van állítva. R Leltár bevitele : csak azon felhasználó tudja rögzíteni a talált, lelt készletet, akinek ez a jogosultsága be van állítva. R Leltár korrekció bevitele : csak azon felhasználó tudja elérni a korrekció menüpontot, módosítani a mennyiséget, ill. megadni az olyan talált készlet árát, melynek még soha nem volt készlete raktárunkban. Fontos: A paraméterek beállítását a leltár megkezdése előtt kell megtenni, mert a leltár indítása után nincs hatással a leltározásra! Leltározás indítása Adott raktárban a leltározás indítása vezetői döntés kérdése, de a következő feltételek esetén a program nem engedi indítani a leltározás folyamatát: ha az adott raktár szerviz, és van le nem zárt munkalap (raktár esetén ilyen nem lehet). Ez csak akkor lényeges, ha a szervizben tárolnak is alkatrészt. ha az adott raktárban van nyitott mozgási jegy (kivét innen, visszavét ide, bevét ide, korrekció). Ebben az esetben kiírja a vonalas sorszámot és a dolgozó nevét figyelmeztet, de továbbenged, ha a raktárban van minőségileg zárolt alkatrész 4/ 7

5 Amennyiben a fentebb felsorolt feltételeknek megfeleltünk, indulhat a leltározás. Fontos: A leltározás indítása és lezárása közötti időszakban semmilyen anyagmozgás nem történhet (a program nem engedi) a leltározás alatt álló raktárból, készletét nem mutatja a DMS TS2005 program. Menü: Raktár -> Anyagmozgás -> Leltár -> Indítás Leltározás A leltározás elindítása után a következő teendőink vannak: Leltárlista, számolólista elkészítése: a program paraméterezésétől függően (vak, vagy nem leltár) adattartalommal, vagy üres listát lehet készíteni. Nem vak leltár esetén eldöntendő, hogy a raktári készlet összeszámolása milyen sorrendben történjen : o Polchely, cikkszám, vagy o Cikkszám, polchely. A kiválasztott sorrendben elkészített számolólista alapján lesz berögzítve a talált készlet. Vak leltár esetén érdektelen a sorrend az adatbevitel szempontjából. Leltár számolólista nyomtatása: a leltár állapotától függetlenül bármikor (indítás nélkül is) nyomtathatunk számolólistát. - A lista alapértelmezetten polchely és cikkszám szerint van rendezve, de ezt a listákon megszokott módszerrel, az oszlopfejlécekre kattintva átállíthatjuk. - Ez után a listát a jobb gombos menüből, nyomtatás vagy spec. nyomtatás menüpontot választva nyomtathatjuk A raktárban található készlet összeszámolása polchely/cikkszám/gyári/utángyártott bontásban. Bevitel: az elsődlegesen megszámolt raktári készlet berögzítése. o Vak leltár esetén üres beviteli képernyőn lehet az adatokat berögzíteni cikkszám, polchely, mennyiség o Nem vak leltár esetén a felkínált listába kell rögzíteni az adatokat polchely, mennyiség. o Vonalkódos adatrögzítés lehetőségének paraméter beállítása esetén a polchelyet és a cikkszámot/vonalkódot a vonalkód olvasóval is megadhatjuk. A mennyiség berögzítése után ENTER-rel rögzítjük a bevitt adatokat. Meglévő cikkszám nem módosítható! Új cikksor is beszúrható (a lista végére). természetesen. Amennyiben korábban elrontottuk a cikkszámot, rossz cikkszámon tartottuk nyilván a készletet, az eredi cikkszámon a talált készletet 0 (nulla) mennyiséggel vigyük fel, és a helyes cikkszámon vigyük fel a számolt készletet. Tehát egy menetben nem javítható a korábban rossz cikkszámon nyilvántartott készlet bevitele. Amennyiben olyan új cikksort rögzítünk, mely cikk még nem szerepelt a cikktörzsben, lehetőség van az azonnali törzsbevitelre is. Ebben az esetben jogosultságtól függően beszerzési ár is megadható. A számolt mennyiség bevitelét, rögzítését többször is lehet végezni, ill. több kolléga is tudja végezni egyszerre. Amennyiben többen végzik egyszerre az adatbevitelt, ügyelni kell arra, hogy ne történjen többszörös adatbevitel! 5/ 7

6 Abban az esetben, ha többen végzik az adatbevitelt, és véletlenül ugyanazt a cikk/polchelyet többen rögzítik, csak az utolsó rögzített adat marad meg! Leltár bevitele: a megjelenő képernyőn vihetjük be a számolt mennyiséget: - Figyelem, egy felhasználó csak az ő beállításainak megfelelő raktárhelyen vihet fel leltáradatokat, más esetben ez nem lehetséges. - A lista rendezése (cikkszám, polchely illetve polchely, cikkszám) a listán jobb egérgomb kattintásra megjelenő menüből választható. - Amennyiben a számolólista és a leltárbevitel rendezési módja megegyezik, a mennyiség oszlopra állva folyamatosan vihetjük be a papíron szereplő számolt értékeket, egy érték bevitelét ENTER lenyomásával befejezve. - Ha a listában nem szereplő cikkszámhoz szeretnénk adatokat bevinni, a lista végén az üres cikkszám mezőbe gépeljük be a cikkszámot, majd nyomjunk ENTER billentyűt. Ilyenkor a polchelyet és esetleg a nyilvántartási értéket is meg kell adnunk. - Ha a cikk szerepel a listában, de más polchelyen, a polchelyet átírhatjuk. Figyelem, ilyenkor az ablak következő megnyitásakor a cikk a rendezés megkövetelte új helyén fog szerepelni! Eltérés lista: tartalmazza a berögzített számolólista és a leltár indításakor elmentett raktári készlet összehasonlítását. Tehát minden cikket tartalmaz. A 0 (nulla) mennyiségi eltérés is eltérésnek számít! Amennyiben csak azon cikkeket szeretnénk látni a listában, melyek mennyiségi eltérése nem 0, akkor jobb click -> Szűrő -> 1. Eltérés mező = <>0 alkalmazásával tudjuk szűkíteni a listánkat. Fontos: az eltérés lista súlyozott átlagáron mutatja az értékbeli eltérést! Többlet? Hiány? A korrekciós lista alapján a leltározásért felelős munkatárs döntése, hogy esetleg bizonyos cikkeket újra számoltat, vagy elfogadja az eltérést. Újra számolás esetén a Beviteli ablakban és a Korrekciós ablakban is van lehetősége korrigálni a számolt készletet. Korrekció: a korrekciós lista tartalma: azokat a cikkeket tartalmazza, ahol a számolt mennyiség nem egyezik a leltár indításkori készlettel, ill. azon cikkek, melyek beszerzési ára 0 (nulla). Tehát a 0 (nulla) értékű szerszámokat is mutatja). A korrekciós lista súlyozott átlagárat tartalmaz, mutat. Leltározás vége A leltározásért felelős munkatárs amennyiben elfogadja, elfogadhatónak tartja a kimutatott leltár hiány-többlet mennyiségét, dönthet a leltározás befejezéséről. Fontos: azért említettünk mennyiségi eltérést, mert a leltározás során kimutatott hiány-többlet érték minden esetben súlyozott átlagáron történik. A leltározás végén történő készlethelyesbítés esetén a érték számítás módja: leltári hiány esetén a legkorábban beszerzett (FIFO) cikk tényleges beszerzési árával számol a program, leltári többlet esetén: o ha korábban is volt készleten, akkor súlyozott átlagáron lesz elszámolva a többlet 6/ 7

7 o amennyiben korábban nem volt készleten, a számolt adatok rögzítésekor, a jogosultsággal rendelkező felhasználó által megadott beszerzési áron lesz elszámolva a többlet. Készlethelyesbítés: elfogadtuk a kialakult leltár hiány-többlet mennyiséget, átvezetjük a készleten. Az értékek számítása az előző pontban leírtak szerint történik. Fontos: a program természetesen rákérdez arra, hogy tényleg át akarjuk-e vezetni a leltározott mennyiséget a készleten? A program a készlethelyesbítés futásakor folyamatjelzőn mutatja, hogy éppen melyik fázisánál tart a készlethelyesbítés Amennyiben lehetőség van, kerüljük azt, hogy egyszerre több raktár leltározásakor egy időben futtassunk több készlethelyesbítés funkciót. A készlethelyesbítés menüpont lefutása után a Készlethelyesbítés gomb felirata Jegyzőkönyv -re változik. Innentől kezdve a leltár tényleges lezárásig csak a Jegyzőkönyv, és a Lezárás menüpontok érhetőek el. A Jegyzőkönyv: tartalmazza azokat tételeket, melyek alapján L -es mozgási bizonylatok készültek. Ezek megtekinthetőek a Raktár -> Anyagmozgás -> Mozgások menüpontban. Lehetőség van a jegyzőkönyv nyomtatására, exportálására. A nyomtatott verzió a leltározás befejezésének bizonylata. A leltározás tényleges lezárása a Lezárás gomb megnyomásával történik meg. Ettől a pillanattól kezdve lehet a számítógépes rendszer szempontjából a raktárban levő anyagokhoz hozzáférni. Vége 7/ 7