A gazdasági rendszer. Az információrendszer

Átírás

1 A gazdasági rendszer A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja, amelyet meghatároz a munkamegosztásban elfoglalt helyzete, képes célok kitűzésére és a célkitűzésekben meghatározott feladatok végrehajtására. A gazd. rendsz.ben végbemenő változássorozatokat folyamatoknak nevezzük, amelyek lehetnek irányítási, fizikai (reál) és gazdasági folyamatok. Irányítási folyamatok: a vezetési hierarchia szintjein megvalósuló tevékenységsorozatok. 1)Fizikai foly.: a vállalk. alapvető feladatainak végrehajtásával kapcsolatosak (pl. gyártás, eladás). 2)Gazd. foly.: az ir. foly.ok célkitűzéseinek figy.be vétele mellett a fiz. foly.okra épülnek: megelőzik (megrendelés, teremelés-előkészítés), kísérik (raktári bizonylatok), követik (elszámolás, ellenőrzés) a fiz. foly.okat. Gazd. foly.ok felosztása pl.: gazdálkodási, kontrolling, számviteli, marketing, egyéb foly.ok. A gazd. foly.okat vizsgálhatjuk horizontálisan és vertikálisan. Előbbi az egyenrangú foly.ok, vagy foly. részek összefüggéseire terjed ki, utóbbi az alá- és fölérendeltségen alapuló kapcs.okat tanulmányozza. Az információrendszer Az információ egy adott rendszer számára annak működését befolyásoló új ismereteket nyújtó jelek, jelsorozatok tartalmi jelentése. Az info-t jelek, jelsorozatok hordozzák, az info nem azonos a jellel. Adat: egy adott jel, amennyiben elemi ismeretet hordoz és rögzített állapotban van. Ha nincs rögzítve (mozog, továbbítják), akkor hírnek mondjuk. Az info új ismeretet jelent, egy korábbi szinthez képest új ismeretet. Az info mindig meghatározott rendsz. számára jelent új ismeretet. Az info felhasználásra kerül. Minden irányított rendsz.ben az info-k szakadatlan áramlása megy végbe, amely kétirányú. Az info-k egyenes irányú haladását csatolásnak, a fordított ir. haladást visszacsatolásnak nevezzük. Információrendszer: olyan átfogó fogalom, amely egyrészt kiterjed az eseményeket és tényeket rögzítő adatok megszerzésére, rögzítésére, tárolására, feldolgozására, másrészt pedig a feldolg. eredményeként az info-k előállítására, továbbítására és felhasználására. A vezetési információendszer az irányítani kívánt gazd. rendsz. célkitűzéseivel, sajátosságaival összhangban kialakított vezetési-döntési rendsz. alapja. Hatékony működésének feltétele, hogy megfelelő info-kal rendelkezzen, és megbízható technikai bázisra támaszkodjon. A vez. inf.rendsz. célja, hogy biztosítsa a döntésekhez és általában a vezetői tevékenységhez a szüks. info-kat. A vez. inf.rendszer a gazd. rendsz. inf.rendsz.ének a része. Feladatai: - biztosítani a vezetés számára a megf. tájékozottsági szintet; - elegendő info-val ellátni a vez-t a döntések meghozatalához; - biztosítani az info-előállítás és szolgáltatás technikai bázisának hatékony működését; - biztosítani az info.rendsz. és a körny. közötti kapcsolatot; - megfelelni a rendeletekben, jogszab.okban leírt követelményeknek; - megf.ni a szakmai köv.ményeknek. A hagyományos információrendszer hibái: - az info-k túl későn érkeznek, túl részletezettek, túl terjedelmesek, általában csak számszerűsíthető adatokat tartalmaznak; - a vezetők gyakran egymásnak ellentmondó info-kat kapnak; - a jövőbeli célokra vonatkozó info-k rendszerint nem kielégítők. A hatékony info.rendsz. követelményei: - teljesség, valódiság, ellenőrizhetőség, gazdaságosság, törv. előírások betartása, szakmai követelmény, adatvédelem, operativitás. Az info.rendsz.nek az alábbi igényeket kell kielégítenie: a kül. vez. szinteknek megf. részl.ű info-kat szolg.; szg.es hálózattal támogatott; napraakész; alkalmas a rendszeres és az eseti infok nyerésére; megbízható, gyors, pontos,

2 rugalmas; a rendsz.ben rövidutas, szabályozott inf.ós csatornák vannak; lehetőséget ad a vez.ők számára a próbálgatásokra; gazdaságos és jövőorientált. A szervezés A szervezés olyan alkotó szellemi tevékenység, amely az adott kor ismeretanyagának felhasználásával biztosítja a szervezet elé kitűzött célok megvalósítását, kialakítja a céloknak megfelelő folyamatokat és foly.oknak megfelelő szervezeti kereteket. Végül meghatározza és csoportosítja a feladatok ellátásához szükséges munkaerőket és munkaeszközöket. A szervezési munka fejlődése: műveletszervezés irodaszervezés, ügyvitelszervezés folyamatszervezés rendszerszervezés. Szervezési munka szükségességének indokai lehetnek: - tulajdonosváltás; - új folyamatok kialakulása (pl.. marketing, kontrolling); - új törvények, követelmények megjelenése; - áttekinthetetlen gazd. folyamatok, párhuzamos feldolgozások. A szervezési munka szakaszai: - vezetői elhatározás, célkitűzés; - helyzetfelmérés; - helyzetfelmérés elemzése, értékelése; - szg.es rendsz. megtervezése; - rendsz.terv bevezetése; - működő rendsz. Értékelése, karbantartása. 1) A vezetői elhatározás, célkitűzés A szervezési munkát a vezetés kezdeményezi. Lehetnek belső vagy külső szervezők, szervezéssel foglalk. Intézmények. Figyelembe kell venni a felhasználói adottságokat, lehetőségeket, korlátokat, igényeket, célkitűzéseket. Nem jó megoldás a kézi feldolgozás egy az egyben történő szg.re vitele. Új szg.es rendszert kell kidolgozni. A szg.es rendsz.ek közötti kapcsolat lehet off-line vagy on-line. Off-line: A különböző rendsz.ek (pl. főkönyvi-, pénzügyi-, eszk.-, készletrendszer stb.) önállóan, egyedi szg.eken működnek. A rendsz.ek közöttt vagy egyáltalán nincs kapcsolat (nyomtatón készülnek a továbbfelhasználási célú infok), vagy a megfelelő helyeken (input-output) azonos elvek szerint működnek (floppyk, CD-k teremtik meg a kapcs.ot). Utóbbi megoldás a jobb, gyorsabb, kevesebb a hibalehetőség. On-line: közvetlen kapcsolat, a rendsz.ek egy közös hálózatra vannak kötve és az info-kat a hálózaton keresztül továbbítják egymásnak. A kapcs. lehet vezetékes vagy vezeték nélküli. Lényegesen gyorsabb, mint az off-line. Szg.es feldolgozási típusok : Kötegelt feldolgozás: az adatbevitel, a feldolgozás és az eredmények közlése időben elkülönül egymástól. Az adatbev. történhet egyszerre nagy tömegben, vagy folyamatosan. Párbeszédes (interaktív) üzemmód: a szg. a feldolgozandó feladatot lépésenként kapja meg, amelyek mindegyikére szinte azonnali választ biztosít. Általában a kétféle feldolgozás mindn szg.es rendsz.ben megtalálható, csak az egyiknél az előbbi a másiknál az utóbbi van túlsúlyban. Időosztásos üzemmód: a szg. működési idejét megosztják a felhasználók között. Több felhasználó egymástól függetlenül kötegelt vagy párbeszédes üzemmódban dolgozik. Vagy hozzáfér az összes rendszer- és felhasználói programhoz, vagy csak a közös szoftvert veheti igénybe. A szoftverkiválasztás szempontjai Saját fejlesztésű: a vállalkozás sajátosságaihoz igazodik; a fejlesztés hosszabb időt vesz igénybe; nincs referencia; figy.be veszi az egyedi sajátosságokat, gyakran paraméterezhető; ára magas; kevésbé igazodik a hazai és nemz.közi normákhoz; nem mindig van dokumentáció; ált. hosszú ideig kell a hibákat jav.; szolgáltatás a gar.idő lejártáig; szervizelést külön kel megoldani; más rendsz.kel való kapcs.ot ki kell alakítani. Vásárolt: általánosít, legtöbbször paraméterezhető; szinte azonnal használható; általában ref.kal rendelkezik; ára nem magasabb, mint a hasonló egyedileg fejl.; jól igazodik a hazai és nemz.közi normákhoz; dok.kal ellátott; hibamentes,

3 több szinten tesztelt; folyamatos szolgáltatás, tanácsadás; állandó szervizelés; hasonló rendszerek között egyszerűbb az adatkapcsolatok megteremtése. Kiválasztási szempontok: modularitás, kezelhetőség, szakmai megfelelőség, elfogadható ár, törvények betartás, referenciák, stb. Hálótervezés Kritikus út módszere: a háló minden tevékenységéhez hozzárendelünk egy időadatot, amely az elvégzéséhez szüks., ezután kiszámítjuk a kritikus utat (leghosszabb út), úgy, hogy meghatározzuk a tev.ek legkorábbi és legkésőbbi kezdési időpontjait. Ahol ez a két ip. megegyezik, ott halad a kritikus út a kezdő eseménytől a záró eseményig. Ha időadatok is meg vannak adva, az a következő formában lehet: (normál idő:min. idő) / (normál ktg:max. ktg.). Költségnövekedési együttható: Ke= (max. ktg. norm. ktg.) / (norm. idő min. idő), értéke megmutatja, hogy egységnyi időcsökkentéshez mennyi ktg.növekedés járul. Célszerű minden tev.re kiszámítani, mert az időadatok csökkentése gyakran több kr. utat is eredményezhet. Időt csökkenten csak a kr. úton érdemes. Ott kell csökkenteni, ahol a legkisebb ktg.növekedéssel jár. 2) A helyzetfelmérés A szervezetek ügyvitele, feldolgozási rendszere eltérő, sok helyen lassú, áttekinthetetlen, korszerűtlen. Hibák lehetnek: - Nincs a szerv.re és a műk.re vonatkozó egyértelmű, szabályzatszerű leírás. - A szervezeti felépítés áttekinthetetlen vagy ki sincs alakítva (főként kisvállalk.). Ebből következően a tevékenységi körök sűrűn változnak, nincs munkaköri leírás. - A vez. szintekkel nincs arányban az info-k tömege és minősége, ebből következően a döntések meghozatala nem a megfelelő szinten történik. - Felesleges, párhuzamos tev.ek vannak (pl. egy iratot több helyen is iktatnak, dolgoznak fel, tárolnak). - A rendsz.ek, foly.ok, tev.ek működése, kapcsolata nem dokumentált, nincs megfelelő ügyviteli szab.zat, ügyrend, biz.lati szab.zat. - Sok a papírmunka (függetlenül a sz.gépi vagy kézi feldolg.tól), a sz.gépek a papírtablók tömegét nyomtatják ki, az infoáramlásnak nincs szervezett rendje. A sz.gépre a kézi feldolg. került át, elsősorban csak dok.ok előállítására használják. - Lassú az info-k áramlása, akadozik a megfelelő kommunikáció. A tényleges helyzet felmérésének módszerei: 1) a dokumentumok vizsgálata; 2) a kérdőíves (írásbeli) felmérés; 3) a személyes (szóbeli) megkérdezés. A dokumentumok vizsgálata A legfontosabb dokumentumok: Szervezeti és működési szabályzat: tartalmazza a váll. jell. alapadatait (elnevezés, székhely, tev. kör, teleph.ek, adószám, stb.), szervezeti felépítését, az irányítás rendszerét, a hatásköröket, felelősségi köröket, a döntési rendszert, a szervezeti felép. szerinti feladatokat, a működés folyamatait, technikáját, a működés rendjét. Számlarend, számlatükör: a sz.viteli elszámolások rendszere, a besz. összeáll. lépései és szabályai, szla.tükör. Iratkezelési szabályzat: meghatározza az iratkezelés rendjét és szervezetét (centralizált, decentr.), a beérk. iratok kezelését, az iktatás rendjét, a kimenő iratok kezelését, az iratok nyilvántartását, az ügyintézés feladatait, az iratok selejtezését, irattározását, a szig. szám.sú iratok, a minősítet iratok kezelését. Bizonylati szabályzat: a biz. egyúttal irat is, így vonatkozik rá az előző szabályzat. Viszont sok váll.-nál csak biz. szabályzat van, ha egyáltalán van. Bizonylati Album is tartozik hozzá, amely a váll. által kezelt biz.latok gyűjteménye a hozzátartozó biz.lati utakkal együtt. Egyéb szabályzatok, levelezések: különböző szakterületekhez kapcsolódó előírások, pl. selejtezési-, leltározási-, ömktg.számítási-, eszközgazdálkodási- stb szabályzatok. Fontos info-t jelenthetnek a belső feljegyzések, hivatalos levelezések, pl. a szab.zatok készítése közötti időszakokban tartalmazhatnak kiegészítéseket, így biztosítva a szab.zatok naprakészségét. Munkaköri leírások: részletezik személyekre lebontva a feladatellátást (kinek milyen tev.-t kell elvégeznie). Bizonylatok, kódszámrendszerek, nyilvántartások, kimutatások: tartalmazzák a feldolgozási rendszer által

4 felhasznált adatokat, kialakított kódszámokat (gépi feld.ásnál), a nyilvántartási rendszereket, az előállított info-kat. Sz.gépes rendszerek dokumentációi: a váll. korábbi sz.gépes rendszereinek dok.ciói. A kérdőíves felmérés Akkor alkalmazzuk, ha viszonylag kevés idő áll rendelkezésre, de sok embert kell megkérdezni. Három típusa: 1) nyílt (a szervező a kérdéseket megfogalmazza, a válaszadásnak üres helyet hagy), 2) zárt (a válaszok is fel vannak sorolva, amelyek közül a válaszadónak választani kell), 3) vegyes (a nyílt és a zárt ötvözete). A sz.viteli, ügyviteli feldolgozásoknál leggyakrabban nyílt kérdőívet használunk. A személyes megkérdezés (interjú) A személyes kapcsolatok felvétele nagyon fontos a szervezői szakmában is. Döntő szerepet játszik a jó felhasználóiszervezői kapcsolat kialakításában a szervező egyéni magatartása, megjelenése, beszédkészsége, szakmai tudása. Hátrány lehet: az erőfeszítések ellenére nem alakul ki nyílt, barátságos légkör, a lényegre törő kérdések akadozó megfogalmazása. 3) A helyzetfelmérés elemzése, értékelése Az elemzés a helyzetfelmérés során szerzett info-k ábrázolása, rögzítése, értékelése, amelynek alapján rámutathatunk a hiányosságokra, a párhuzamos munkavégzésre, az adatáramlás hosszúságára és minden olyan problémára, amely miatt a változtatás igénye felmerült. Az elemzéshez használható módszerek: 1) diagramok, 2) folyamatábrák, 3) táblázatok, 4)mátrixok, 5)összetett módszerek. Diagramok: mérőszámok időbeli változását, halmazokon belüli megoszlását tudjuk ábrázolni, általában grafikonszerűen. Lehet vonal-, oszlop-, kördiagram. Folyamatábrák: segítségével info-kapcsolatokat, rendszer- és tevékenység-összefüggéseket, infoáramlásokat, összehasonlításokat ábrázolhatunk. Információs foly.ábra: a vállalkozások szervezeti egységei, ill. a váll.ok és a külső szervek közötti kapcsolatokat ábrázolhatjuk. Bizonylati út ábra: csak a biz.latokkal kapcsolatosak. Tartalmazzák szervezeti egységenként a biz.ok kiállítását, az egyes biz.lati pld.ok útját, irattározását. Az ábrában a különböző pld.okat egymás mögött sorszámozva, az irattározást a jobb alsó sarokban kis fekete pöttyel v. téglalappal jelöljük. Tevékenységábra: a tevékenységek közötti kapcsolatokra mutatnak rá. Menüábra: a kész sz.gépes rendsz. által elvégezhető funkciókat, lehetőségeket tartalmazza. Táblázatok: adatok, info-k rendszerezésére szolgálnak. A hagyományos táblák mellett használunk döntési táblákat is. Ilyenkor az alapadatok, az alapkérdések és válaszok ismeretében felállítjuk a döntésekhez szüks. táblázatokat. Figyelni kell a kérdések számára, általában az utolsó lehetőségre már nem kell rákérdezni, mert kizárásos

5 alapon adódik a válasz. A döntési táblázatok grafikus megjelenítésére szolgálnak a döntési fák. Mátrixok Portfolió-mátrix: elsősorban piaci problémák feltárására használható. Az elemzés lehetővé tetszi, hogy a váll. azokra a termékekre koncentráljon, amelyeknek a piaci kilátásai kedvezőek, illetve vizsgálja azokat, amelyek gondot okoznak a nyereség, ktg. és az eladhatóság szempontjából. Információs mátrix: segítséget nyújt ahhoz, hogy a helyzetfelmérés során begyűjtött adatokat rendszerezni lehessen a sz.gépes szervezés érdekében. Tartalmazza: az inputokat keletkezésük szerint, az inputok szerepét a nyilvántartások kialakításában, az i/o-k kapcsolatát, a ny.tartások szerepét az o-ok kialakításában, az o-kat felhasználásuk szerint. Háromszög alakú, bal oldalon: keletkezés, közepében: ny.tartások, i-ok, o-ok, jobb oldalon: felhasználás. Összetett módszerek: egyrészt felhasználják az előzőek előnyös tul.it, másrészt ötvözi ezeket a tul.kat. Folyamatfelbontási ábra: megmutatja, hogy a magasabb szintű foly.ok hogyan épülnek fel az alacsonyabb szintű foly.okból. Adatáramlási (adatfolyam) ábra: megmutatja a különböző foly.ok között haladó adatok, info-k útját. Információelemzési diagram: egy konkrét foly. fontosabb összetevőinek alapvető kapcsolatait mutatja be. 4) A számítógépes rendszer megtervezése Hagyományos szervezési munka: döntően outputorientált. A végeredményből idul ki, annak figy.be vételével építi fel az egész rendszert. A feldolg.nak közp.i szerepe van, minden további összetevőt e köré kell csoportosítani, az adatok csak mint a feldolg. szükségletei jelennek meg. Először meg kell határozni a felhasz. által igényelt outputokat, ezután az ezek előállításához szüks. algoritmusokat, valamint az alg.ok adatigényét. Az ilyen rendszerek általában egyedi sz.gépeken valósulnak meg, nagyrészt kis rendszerek. Az egymástól elkülönült rendszerek problémái: - az adatokat átfedő módon tartalmazzák, több helyen is előford. u.azok az adatok; - az adatok nevei nem egységesek; - az adatok és a hozzájuk tartozó mező típusa, hossza sem egységes. Az adatbázis-kezelő rendszerek megjelenése fokozatosan átalakította a szervezés szemléletét, a korábbi outputorientáltságot felváltotta az adatközpontúság. Az adatbáz. kezelő rendszerek alkalmazása biztosítja az adatok közötti kapcsolatteremtés lehetőségét, megszünteti a felesleges redundanciát (az adatok több helyen történő, átfedő tárolását), központi feladata az adatmodell megalkotása. Az adatok körének meghatározása Az adatmodellezés feladata, hogy egy meghatározott rendsz. alapadatait, a közöttük lévő kapcsolatokat, az adatokra vonatkozó korlátozó feltételeket, az adatkezelési műveleteket, a tranzakciókat leírja anélkül, hogy figy.be venné a hardver- és szoftverlehetőségeket, korlátokat. Az adatmodell alapfogalmai: Egyed: azok a személyek, tárgyak, fogalmak, események, amelyek egy adott rendszer tevékenységét meghatározzák. Az egyed továbbá az a dolog, amit ismeretekkel akarunk leírni. A valóságban létező egyedek az egyed-előfordulások, azok logikai szintű kategóriái az egyedtípusok. Tulajdonság: az egyedeket jellemző lényegi, elválaszthatatlan sajátosságok. A tul. logikai szintje a tul.típus, konkrét értékei a tulajdonság-előfordulások. Kapcsolat: az egyedek közötti viszonyt fejezi ki. A konkrét egyedviszonyok a kapcsolat-előfordulásokat jelentik, míg

6 logikai szinten kapcsolattípusokról beszélünk. A kapcsolat foka megmutatja, hogy, két kapcsolt egyedtípus egyikének előfordulásai hány előfordulással állnak tényleges kapcs.ban a másik egyedtípus előf.sai közül. 1:1 fokú kapcs.: az egyik egy.típ. egy konkrét előf.sához a másik egy.típ. egy konkrét előf.sa tartozik. 1:N fokú kapcs.: az egyik egy.típ. egy konkrét előf.sához a másik egy.típ. több konkrét előf.sa tartozik. N:M fokú kapcs.: egy egy.típ. konkrét előfordulásához a másik egy.típ. több konkrét előf.sa tartozik, és ez fordítva is fennáll. Az adatok két alapvető struktúrája:!! Logikai adatstrt.: a felhasználó szempontjából mutatja az adatok logikai összefüggéseit. Fizikai adatstr.: az adatok tárakon való elhelyezésével kapcsolatos, ez már programozói feladat. A logikai adathierarchia szintjei: 1)Elemi adat: logikailag összetartozó karakterekből áll, a legalacsonyabb szinten van, tovább már nem bontható (adatcsoport: elemi adatokra bontható, de önálló értelme is van, pl. DÁTUM). 2)Adattétel: logikailag összetartozó elemi adatokból áll, a középső szinten van. 3)Adatállomány: logikailag összetartozó adattételekből áll, a legfelső szinten van. A fizikai adatstruktúra szintjei: 1)Mező: az elemi adatok felviteléhez, 2) rekord: az adattételek felviteléhez, 3) file: az adatállományok felviteléhez. - A mező típusa lehet: numerikus (csak számjegyeket tartalmaz), karakteres (lehetnek számok, betűk, jelek egyaránt). - Változásuk gyakorisága szerint vannak változó és állandó adatok, - a feldolgozásban betöltött szerepük szerint bemeneti és kimeneti adatok. Ha több különálló, de egymáshoz logikailag közel álló adatállományt összekapcsolunk, akkor adatbázist kapunk. A kódszámrendszer kidolgozása A kódszámoknak nagy szerepük van abban, hogy a feldolg. folyamán az adatok egyszerűen és gyorsan csoportosíthatók, rendezhetők, visszakereshetők, feltéve, hogy a kidolgozott kódszámrendszer jó. A kód jelekkel történő helyettesítést jelent, a kódolás az a művelet, aminek segítségével a helyettesítést elvégezzük. A kódszámok fajtái: Sorszámos: használatánál a ksz.okat növekvő vagy csökkenő sorrendbe rakjuk. Hátránya, hogy bővítésre, csoportosításra nem alkalmas. Pl. dolgozók sorszámozása, ha alapja abc szerinti, akkor egy új dolgozó besorolása nehézségekbe ütközik. Csoportképző: alkalmazásánál a fontosnak tartott fogalmakat a megkülönböztetés érdekében kiemeljük, csoportosítjuk, de a hozzájuk tartozó többi fogalmat már sorszámmal látjuk el. Pl. irányítószám első karaktere. Decimális: a különböző számjegyek bármelyike a tőle jobbra írható 0-9 sz.jegyek segítségével további tíz részletező csoportra bontható. A bővítés a ksz. egy helyi értékű növelését idézi elő. Pl. számlatükör. A bővülő ksz. nem jelenti azt, hogy változó lehet a mező terjedelme. Mindig a max. méretet kell figy.be venni. Alfanumerikus: csak abban különbözik a sorszámos és a csop.képző ksz.októl, hogy itt a számok mellett betűket és jeleket is használunk, vagy csak betűket. Pl. szem. ig. száma, autók rendszáma. A kódszámok csoportosítása funkciók szerint: Azonosítók: olyan ksz.ok, amelyek minden egyedhez, vagy csoporthoz tartozó rekordban benne vannak, de minden rekordnál más előfordulással. Alapvető szerepük, hogy azonosítják az egyedeket, csop.ok esetében a csop.okat. Pl. bankszámlaszám, árukód, dolgozókód, irányítószám. Megjelölő kódok: annyi egyed (csoport) mellé rendelhetők, amennyi a minősítés szempontjából azonos elbírálás alá esik. Pl. szakképzettség kódjai közgazdász 1, jogász 2, stb. Tranzakciós kód: mozgást, változást jelöl. A mozgás minden esetben kétirányú, növekedés és csökkenés, de a növ.en és a csökk.en belül többféle változat lehetséges. Pl. 1 növekedés, ezen belül 11 beszerzés, 12 visszáru vevőtől, stb.

7 2 csökkenés, 21 eladás, 22 visszáru szállítónak, stb. Ellenőrzőkód: az adatbevitelnél előforduló hibák kiszűrésére szolgál. Az ellenőrzőkód algoritmusára programot kell írni, amelyet azután a szg. minden adatbev.nél elvégez, s amennyiben nem az előzőleg kiszámított ell.kódot kapja eredményül, jelez, hogy hibás volt a bevitel. Számítás: a kódsz. alá írjuk a megadott súlyokat. Az egymás alatti számpárokat összeszorozzuk, majd összeadjuk. A kapott összeget elosztjuk a megadott osztóval, általában a maradék az ellenőrzőszám (ha mást nem mond a feladat). Az ellenőrzőszámot a kód végére írjuk. A kódszámok kialakítása A ksz.ok legyenek: egyszerűek, rövidek, egyértelműek, könnyen bővíthetők, tartósak. A bizonylatok megtervezése A bizonylatok a különböző gazd. eseményeket hitelt érdemlően igazoló és leíró okmányok. A biz. megtervezése a biz. céljára szolgáló nyomtatvány megterv.ét jelenti. A nyomtatványok lehetnek szabványosítottak (adóhivatali, pénzintézeti), ajánlottak (készl.ekkel, eszk.kel kapcs. ny.ványok), saját tervezésű ny.ványok. Alaki követelmények: 3 fő rész: fejrész, táblázatos rész, lábrész. A fej- és lábrész az egész biz.ra vonatkozó jellemző adatokat tartalmazza, a tábl. rész a gazd. esemény leírását. Ezek a köv.ek egyre inkább megszűnnek. Tartalmi követelmények: kiállító szerv adatai, biz. száma, biz. megnevezése, kiállítás dátuma, gazd. esemény leírása, aláírás. A biz.kat annyi pld.-ban kell kiállítani, ahány pld.-ra az adott info.rendszer szempontjából szükség van, de legalább két pd.-ban. Az inputok megtervezése Az inputok a beviteli adatok. Ezek lehetnek törzsadatok és forgalmi adatok. Törzsadat: azok az adatok, amelyek viszonylag hosszú időn keresztül változatlan állapotban vesznek részt a feldolgozási folyamatban, tehát a törzsállomány az egyedek tartósan jellemző, lényeges tulajdonságait tartalmazza. Pl. készl.azonosító, megnev., gyári szám, menny.egys., fők. szám, mérlegkód, stb. Forgalmi adat: a rendszer működésével kapcsolatos eseményeket, tevékenységeket, azok következményeit fejezik ki, és a rendsz. állapotában bekövetkezett változásokat tükrözik. Mindig valamilyen változást tartalmazó bizonylaton szerepelnek. Pl. bevétetli-, kiadási biz., szla., selejtezési biz., átut. megbízás, stb. A karbantartás alapvető műveletei: Felvitel: új rekord felvitelét jelenti. Történhet bővítéssel és kiterjesztéssel. A bővítés új rekordok beszúrása az eredeti file-ba. A kiterjesztés két változata: a lefoglalt tárolóterület felvitelkor nem változik, egy addig nem haszált tár.ter. válik aktívvá; A lefoglalt tár.ter. bővítésre szorul, mert elfogyott az inaktív tár.ter. Módosítás: már bentlévő rekord adatainak megváltoztatása. Lehet felülírással vagy kitöltéssel (üres mezőbe). Törlés: már bentlévő rekord törlése. Kétféle lehet: logikai (a törölt rekord nem vesz részt a további feldolgozásban, de a tárolón fennmarad, bármikor aktiválható, fizikai (a tárolón sem marad fent. Listázás: lehetővé teszi rekordok adatainak lekérdezését, nyomtatását. Az outputok megtervezése Az outputok eszközei lehetnek: képernyő, nyomtató, floppy, cd, stb. A nyomtatón előállított outputok lehetnek: Törzslisták: a törzsállomány adatait tartalmazzák listaszerűen, összegzés nélkül. Forgalmi tablók: adatait a forgalomból merítjük, kiegészítve a törzsáll.ból vett adatokkal. Általában listaszerűek és összegfokozatokat tartalmaznak. 5) A sz.gépes rendszer bevezetése A bevezetés történhet: egyik napról a másikra; szakaszosan (ha a rendszer moduljai elkülöníthetőek); párhuzamosan (egy ideig a régi és az új egymás mellett működik), ez utóbbi a legbiztonságosabb.

8 Tesztelés: a rendszer működését kell, hogy biztosítsa. Dokumentációk összeállítása: Szervezési dok.: magában foglalja azokaz az info-kat, amelyek a szervezési munka elvégzésének eredményeként a felhasználó számára rendelkezésre kell, hogy álljanak, és tájékoztassanak a kialakított kódszámokról, biz.okról, törzsés forg. adatokról, outputokról, a működés folyamatáról, a régi rendszerről történő áttérés lépéseiről. Kezelési dok.: a programok működtetésével, kezelésével kapcs. leírásokat tartalmazza. Üzemeltetési dok.: a szükséges hardver-, szotver- és technikai feltételeket tartalmazza. Betanítás: megismerteti a felhasználókat a rendsz. használatával, magában fogl.: a teljes rendsz. ismertetését, a kapcs. szolg.ok részletezését, kezelés ismertetését, kezelés gyakoroltatását. Szervezési felügyelet: a gar.idő végéig tart, feladata a hibamentes működés feltételeinek a megteremtése. Hardverfeltételek: egyedi szg. vagy hálózat, a szg. típusa, a memória kapacitása, winchester kapacitása, képernyő típ., nyomtató típ., stb. Szoftverfeltételek: megfelelő operációs rendszer (dos, windows, melyik verziószám). Technikai feltételek: elegendő floppy, cd, megfelelő menny.gű és minőségű papír, stb. Sz.gépes bűnözés esetei: adatot, szoftvert, berendezést lopnak el, változtatnak meg, használnak illetéktelenül. Védelmi eszközök módszerek: Fizikai védelem: jól zárható ajtók, tűzvédelem, illetéktelenek kizárása, rendészek alkalmazása, belépőkártyák használata. Operatív védelem: külön felelősök bizonyos feladatokra, fokozott ellenőrzés, másolatok más helyen őrzése, minden művelet naplózása, a megszokottól való eltérés automatikus jelzése, a hibás outputok megsemmisítése. Belső védelem: illetéktelen hozzáférés megakadályozása (vagy a felhasználók egyértelmű azonosításával, vagy a felh.ók adatainak, programjainak elkülönítésével). 6) A működő rendszer értékelése Az értékelést a felhasználó végzi fél év, egy hónap, egy év múlva, a rendsz. nagyságától függően. Az értékelésnél a mérések alapelve, hogy a rendsz. mivel járul hozzá a gazdálkodó szervezet eredményeihez. Ehhez ktg.-haszon számítások szükségesek. A felmerülő ktg.ek: Egyszeri kiadások: a rendsz. kifejlesztéséhez kapcs.: rendsz. szervezők, tervezők, készítők, programozók, betanítók bére, díjazása; gépidőbérlet (bérmunkában), beindításhoz szüks. adatok gyűjtése; gépek, berendezések beszerzése, üzembe helyezése, sz.gépes m.helyek kialakítása, szoftv.ek beszerzése, beállítása, oktattási anyagok beszerzése. Folyamatos kiadások: üzemeltetés ideje alatt: adat-előkészítők, operátorok, üzemeltetés vezetőinek, személyzetének bére, díjazása; gépidőktg., écs., adattárolás ktg.ei; munkaszervezési követelmények, technikai feltételek (floppy, cd, papír, stb.) folyamatos biztosítása. A haszon lehet: Mérhető: ktg.ek megtakarítása (jobb ütemezés, kapacitáskihasználás, bővítés ktg.einek megtakarítása); tényleges ktg. csökkentés (hatékonyabb készl.gazd. következtében alacsonyabb készl.szint is elegendő). Nem mérhető: jobb kiszolgálás, szebb dok.ok készítése, fegyelmezettebb munka, nyugodtabb munkakörülmények, csökkent fluktuáció, jobb vevőszolg., hatékonyabb felügyelet, kevesebb vevői panasz, info-k gyorsabb útja a döntésekhez, stb. Komplex rendszerszervezési módszerek A rendsz.tervezés legkorszerűbb módja a strukturált rendsz.elemzés és tervezés. Kialakulását három tényezőre alapozta meg: 1)a str. programozás megjelenése, 2)a projektvezetés módszereinek kidolgozása, 3)a dokumentáció fontosságának felismerése.

9 A str. módszertanok jellemzői: legalapvetőbb jell., hogy a szervezési, tervezési munka során elért eredményeket rendszerbe foglalja. A korábbi gyakorlat pozitívumait átveszi, de pontosabb a meghatározottsága, a dok.ciós rendszere. Tovább jell.: - termékszemlélet; - a fejlesztés menetének pontos előírása; - a technikák egymásra épülése; - elemzés felülről lefelé, tervezés alulról felfelé; - a log. és a fiz. tervezés különválasztása; - fokozatosság és iterativitás. SSADM (Structured Systems Analysis and Design Method) Felépítésében három lényeges tényező: Struktúra: az elvégzendő tevékenységekkel foglalkozik. Technika: arra ad választ, hogy hogyan kell elvégezni a tev.eket. Szótár: leírja az előállítandó termékeket. Az SSADM str.ja hierarchikus felépítésű. A módszer modulokra, a modulok szakaszokra, a szakaszok lépésekre, a lépések feladatokra vannak felosztva. A modulok és a szakaszok (5 modul és 7 szakasz): Megvalósíthatóságelemzés (el is hagyható): 0. Megvalósíthatóság eldöntése Követelményelemzés: 1. Jelenlegi helyzet vizsgálata, 2. Rendszertervezési változat kiválasztása Követelményspecifikáció: 3. Köv.mények meghatározása Logikai rendszerspecifikáció: 4. Rendszertechnikai változat kiválasztása, 5. Logikai rendszertervezés Fizikai rendszertervezés: 6. Fiz. rendsz.tervezés WorkFlow Management A WFM (ügyviteli folyamatirányítás, -f.menedzselés) az irodai ü.viteli rendszerek elemzésére, tervezésére kidolgozott str.ált módszertan. Gyakorlati alkalmazások közül a legismertebb a FlowMark. Ennek szakaszai: Szervezeti felépítés modellje, Hatásköri modell, Ügyviteli foly.ok modellje, Vezérlési sorrend, Tevékenységek kiosztása, Adatáramlási modell, Programozás, Dokumentáció.