PÁLYÁZATI FELHÍVÁS COMM/BUD/ED/ A MAGYARORSZÁGON EUROPE DIRECT INFORMÁCIÓS KÖZPONTKÉNT TEVÉKENYSÉGEKET FOLYTATÓ PARTNEREK KIVÁLASZTÁSA

Átírás

1 EURÓPAI BIZOTTSÁG KOMMUNIKÁCIÓS FŐIGAZGATÓSÁG EURÓPAI BIZOTTSÁG MAGYARORSZÁGI KÉPVISELETE PÁLYÁZATI FELHÍVÁS COMM/BUD/ED/ A MAGYARORSZÁGON EUROPE DIRECT INFORMÁCIÓS KÖZPONTKÉNT TEVÉKENYSÉGEKET FOLYTATÓ PARTNEREK KIVÁLASZTÁSA ( ) Az Európai Bizottság a Kommunikációs Főigazgatóságon keresztül pályázati felhívást ír ki Europe Direct információs központokat 1 működtető partnerek kiválasztására. A sikeres pályázók tevékenységi támogatásra és technikai segítségnyújtásra jogosultak, amely lehetővé teszi számukra, hogy Europe Direct információs központként kommunikációs tevékenységeket folytassanak. E felhívás célja a Europe Direct információs központok olyan hálózatának kiépítése, amely a nyilvánosságot érintő uniós témákkal foglalkozik helyi és regionális szinten, elősegíti az uniós kérdésekről folytatott párbeszédet, és együttműködik egyéb uniós 2 vagy helyi információs hálózatokkal és kapcsolattartó pontokkal. A potenciális pályázók gondosan olvassák el és kövessék az ebben a dokumentumban és a pályázati felhíváshoz kapcsolódó valamennyi egyéb dokumentumban ismertetett szabályokat és kiírási feltételeket. Főbb tények A Magyarország számára 2018-ra elkülönített teljes összeg: EUR, amely annak függvénye, hogy a költségvetési hatóság jóváhagyja-e a költségvetést. Az igényelhető éves tevékenységi támogatás minimális összege: EUR Az igényelhető éves tevékenységi támogatás maximális összege: EUR Jelentkezési határidő: szeptember 1. Régiók/területek: Információk az uniós hálózatokról: 1

2 Baranya megye Bács-Kiskun megye Békés megye Borsod-Abaúj-Zemplén megye Budapest Csongrád megye Győr-Moson-Sopron megye Fejér megye Hajdú-Bihar megye Heves megye Jász-Nagykun-Szolnok megye Komárom-Esztergom megye Nógrád megye Pest megye Somogy megye Szabolcs-Szatmár-Bereg megye Tolna megye Vas megye Veszprém megye Zala megye Minden pályázatnak a felsorolt régiók egyikére kell vonatkoznia. 1. BEVEZETÉS A Europe Direct információs központok jelenlegi hálózata 3 több mint 500 központból áll, az irodák az összes uniós országban megtalálhatók decemberében lejár a hálózat harmadik mandátuma, amely a hálózat első ( ) és második ( ) generációját követte. A hálózat negyedik generációjával ( ) 4 az Európai Bizottság és az Európai Parlament folytatni fogja az Európai Unióval kapcsolatos kommunikációval foglalkozó szereplők támogatását. Ez a pályázati felhívás, amelyet az Európai Bizottság Kommunikációs Főigazgatósága írt ki az Európai Bizottság Magyarországi Képviseletén keresztül, olyan jogosult szervezeteknek szól, amelyek érdeklődést mutatnak az iránt, hogy egy Europe Direct információs központon keresztül az Európai Unióval kapcsolatos kommunikációs tevékenységeket folytassanak. Az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete hároméves partnerségi keretmegállapodást ír alá a kiválasztott partnerekkel. A sikeres partner minden évben éves tevékenységi támogatásra jogosult, amennyiben megfelel a 10. szakaszban meghatározott eljárásnak. 3 A Bizottság C(2012) 4158 final határozata (2012. június 21.) a évi éves kommunikációs munkaprogramnak a Europe Direct információs központok fogadó szervezeteinek az Európai Unió egészében a közötti időszakban történő finanszírozására szolgáló támogatások tekintetében történő előzetes elfogadásáról: communication-activities_hu 4 A Bizottság C(2016) 8443 final határozata (2016. december 19.) a évi, finanszírozási határozatnak minősülő kommunikációs munkaprogram elfogadásáról: 2

3 Az éves tevékenységi támogatás összege évente és központonként legalább EUR és legfeljebb EUR lehet. Az éves tevékenységi támogatás összege a szakaszban felsorolt átalányösszegekből tevődik össze. Ez utóbbiak úgy kerültek meghatározásra, hogy a központok kommunikációs tevékenységeivel kapcsolatos költségek átlagosan 50%-át fedezzék. Ez azt jelenti, hogy a partnereknek megfelelő pénzösszegeket kell biztosítaniuk más forrásokból, hogy teljesítsék a központ számára adott esetben a személyzettel, tevékenységekkel és helyszínekkel kapcsolatban előírt követelményeket. A támogatások odaítélésére a költségvetési rendelet 5 szabályokban 6 leírt eljárások alapján kerül sor. VI. címében és az alkalmazási A támogatás mellett az Európai Bizottság biztosítja a központok számára a képzést, a dokumentációt, a Europe Direct intranethez vagy egyenértékű hálózathoz való hozzáférést és a kapcsolatépítési lehetőségeket. Az Európai Bizottság biztosítja a hálózat széles körben történő népszerűsítését. 2. FELADATOK CÉLKITŰZÉSEK TEVÉKENYSÉGEK 2.1 A Europe Direct információs központok feladatai és általános célkitűzései A Europe Direct információs központok részt vesznek az Európai Bizottság Európai Unióval kapcsolatos kommunikációjában, és célul tűzik ki a nyilvánosság helyi és regionális szintű bevonását. A Europe Direct információs központok a figyelemfelkeltésre irányuló tevékenységeik révén a fenntartható kapcsolati háttér megteremtésével tájékoztatni kívánják a nyilvánosságot az európai témákkal kapcsolatban. A központok kiegészítik és támogatják az Európai Bizottság képviseletei, az Európai Parlament tájékoztatási irodái, valamint az egyéb uniós intézmények és szervek által folytatott kommunikációs tevékenységeket helyi és/vagy regionális szinten. Emellett együttműködnek más uniós információs és segítségnyújtási hálózatokkal. A központok a nyilvánosságot, különösen a nyilvánosság általános tájékoztatási igénnyel fellépő tagjait közvetlenül érdeklő uniós alapkérdésekre és szakpolitikákra összpontosítanak. A Europe Direct információs központok továbbá rendezvényeket szerveznek és különböző kommunikációs eszközöket használnak a nyilvánosság helyi és regionális szintű elérésére, közvetlenül vagy az érintett multiplikátorok és szereplők révén. Emellett az Európai Bizottság Magyarországi Képviseletével szorosan együttműködve aktívan támogatják a civil párbeszédet Az Európai Bizottság tagjai vagy az Európai Bizottság vezető tisztségviselői által vezetett párbeszédek, amelyek során a nyilvánosság tagjai véleményt nyilváníthatnak az uniós témákkal kapcsolatban, 3

4 A Europe Direct információs központok együttműködnek a helyi és/vagy regionális médiával, és visszajelzést adnak a nyilvánosság uniós ügyeket érintő véleményével és megnyilvánulásaival kapcsolatban. A Europe Direct információs központok hálózatát az Európai Bizottság irányítja. 2.2 Hároméves, figyelemfelkeltésre irányuló kommunikációs stratégia és éves kommunikációs terv Hároméves, figyelemfelkeltésre irányuló kommunikációs stratégia -> Csak egyszer nyújtandó be a pályázati felhívásra beadott pályázatban (lásd az 1. mellékletet). A stratégiában a pályázónak meg kell fogalmaznia az azzal kapcsolatos általános koncepcióját, hogyan vezetné a központot 8 egy hároméves időszakon keresztül. E koncepció bemutatásához a pályázónak ismertetnie kell, hogy milyen tevékenységeket folytatna az egyes években. A bemutatott koncepciónak teljes mértékben meg kell felelnie a Europe Direct információs központok feladatainak és célkitűzéseinek (lásd a 2.1. szakaszt). A stratégiának emellett tartalmaznia kell SMART 9 célkitűzéseket, valamint az alábbiakat: 1. az adott területre jellemző, regionális és helyi szintű uniós tájékoztatási igények megalapozott elemzése; 2. a célközönség (beleértve a multiplikátorokat és a nehezen elérhető közönséget) és az elérésükre szolgáló konkrét kommunikációs tevékenységek; 3. a közvetlen és online kommunikáció legfontosabb használni kívánt médiacsatornái (sajtó, televízió, rádió, közösségi média) és a feldolgozni kívánt témák (például a Europe Direct információs központ tevékenységei, az uniós kérdésekkel kapcsolatos helyi szempontok és a szakpolitikai hírek); 4. a Europe Direct információs központnak a központot fogadó partner egyéb tevékenységeivel, valamint egyéb uniós, nemzeti/regionális hálózatokkal és érintettekkel való együttműködésével, kiegészítő jellegével és szinergiáival kapcsolatos részletek; 5. azzal kapcsolatos részletek, hogyan kívánja növelni a pályázó a Europe Direct információs központ láthatóságát, és hogyan kíván minél nagyobb figyelmet felkelteni az adott régióban Éves kommunikációs terv -> Az első év vonatkozásában nyújtandó be a pályázati felhívásra beadott pályázatban (lásd az 1. mellékletet). -> A további évek vonatkozásában nyújtandó be az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete általi ajánlatkérést követően (lásd a szakaszt és a VIIIa. mellékletet). A pályázónak olyan éves kommunikációs tervet kell bemutatnia, amely teljes mértékben megfelel a központ figyelemfelkeltésre irányuló kommunikációs stratégiájának (lásd a szakaszt). A tervben fel kell tüntetni a konkrét éves célkitűzéseket és a 8 A névben szerepelnie kell az alábbi információnak: Europe Direct Információs Központ [város/régió/terület ]. 9 SMART, azaz konkrét, mérhető, teljesíthető, releváns és határidőhöz kötött. 4

5 legfontosabb konkrét témákat. Az ilyen témáknak összhangban kell lenniük az Európai Bizottság Képviselete és az Európai Parlament Tájékoztató Irodája által meghatározott kommunikációs prioritásokkal. A évi kommunikációs prioritásoknak figyelembe kell venniük az alábbiakat: 1. kommunikáció egy olyan Európáról, amely védelmet nyújt, eszközöket ad polgárai kezébe és garantálja a biztonságot 10 ; 2. a évi európai parlamenti választások. Az éves kommunikációs tervnek tartalmaznia kell az egyes kommunikációs elemek leírását (lásd a 2.3. szakaszt). Ezek közé tartoznak az Alapvető kommunikációs tevékenységek és a Rendezvények, amelyek valamennyi központra vonatkoznak, ugyanakkor az éves kommunikációs terv egyéb elemei rugalmasabban választhatók ki. A nyilvánosság bevonásának fokozott fontosságára való tekintettel a rendezvények központi szerepet kell, hogy játszanak. Ebből következik, hogy a pályázónak a Rendezvények szervezése pontot a központ figyelemfelkeltésre irányuló céljainak eléréséhez szükséges számú alkalommal kell kiválasztania úgy, hogy ne lépje túl a támogatás maximális összegét. Az éves kommunikációs terv egyes elemei különféleképpen kombinálhatók (lásd a 2.3. szakaszt) a támogatási összeg keretén belül (lásd a 4. szakaszt). 2.3 Az éves kommunikációs terv elemei Az éves kommunikációs terv az alábbi, változó mértékű rugalmassággal párosuló elemeket tartalmazza, amelyek mindegyike konkrét átalányösszeghez kapcsolódik (lásd a szakaszt): Kötelező: Alapvető kommunikációs tevékenységek (csak egyszer választandó ki) lásd a szakaszt Rendezvények : o Rendezvények szervezése (egy vagy több alkalommal választandó ki a maximális támogatási összeg keretén belül) lásd a szakaszt Opcionális, és a szükséges számú alkalommal választandó ki: o Rendezvényeken való részvétel lásd a szakaszt Opcionális, és csak egyszer választandó ki: Kommunikációs termékek : o Kiadványok lásd a szakaszt

6 o Kommunikációs segédanyagok lásd a szakaszt o Audiovizuális és egyéb elektronikus anyagok lásd a szakaszt o Elektronikus hírlevél lásd a szakaszt Ügyfélfogadás lásd a szakaszt A kiválasztott elemeknek megfelelő tevékenységek körének arányosnak kell lennie a támogatás összegével Alapvető kommunikációs tevékenységek (kötelező) A pályázónak az éves kommunikációs tervében ki kell fejtenie, hogyan tervezi végrehajtani az Alapvető kommunikációs tevékenységeket, beleértve az alábbiakat: saját telefonvonal és -cím működtetése; a találkozók iránti egyéni kérelmekre történő válaszadás; kérdések megválaszolása vagy az érintett személyeknek a megfelelő uniós hálózatokhoz vagy Europe Direct információs központhoz való irányítása 11 ; együttműködés az Európai Bizottság Magyarországi Képviseletével és az Európai Parlament Tájékoztató Irodájával Magyarországon; aktív együttműködés más Europe Direct információs központokkal nemzeti és/vagy határon átnyúló szinten, illetve egyéb uniós hálózatokkal; uniós kiadványok/információk/videók/üzenetek terjesztése; rendszeres kapcsolatok kialakítása és fenntartása a helyi és regionális médiával, beleértve cikkek megjelentetését, illetve rádiós vagy televíziós műsorokban való szereplést; a nyilvánossággal a közösségi médiában folytatott következetes interakció; ideértve a központ rendszeresen frissített és aktualizált (kötelezően használandó) Facebook-oldalát és adott esetben egyéb közösségi platformokat; naprakész honlap (vagy internetes oldal) működtetése, a központ tevékenységeivel kapcsolatos információk közzététele, valamint a helyi és/vagy regionális közönséghez igazított releváns, tárgyilagos tájékoztatás az Európai Unióval kapcsolatos ügyekben; részvétel az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete és a Bizottság brüsszeli központja által az Európai Parlament aktív bevonásával szervezett koordinációs/képzési találkozókon 12 ; az Európai Bizottság által a központ tevékenységeinek (rendezvények és adott esetben egyéb tevékenységek) értékelése céljából biztosított, a felhasználói elégedettséget mérő eszköz használata; A Bizottság fedezi a Bizottság székhelyén tartott képzésekkel kapcsolatos valamennyi utazási és szállásköltséget. Az uniós országok egyikében tartott éves általános találkozók esetében az Európai Bizottság csak a szállásköltségeket fedezi. Az Európai Bizottság a hálózat fennállása során várhatóan legfeljebb három éves általános találkozót szervez. Az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete által szervezett találkozók, képzések esetében csak az utazási költségek nem biztosítottak. 6

7 havi informatív visszajelzés a Europe Direct információs központ tevékenységeivel, a nyilvánosság fő érdeklődési körével, a helyi és/vagy regionális médialefedettséggel, valamint az Európai Bizottság által biztosított online eszközön keresztül felvetett aktuális témákkal kapcsolatban Rendezvények A központ figyelemfelkeltésre irányuló céljainak eléréséhez szükséges számú alkalommal választhatók a maximális támogatási összeg keretén belül A Rendezvények szervezése (kötelező) egy rendezvény vagy rendezvénysorozat szervezését jelenti. Az éves kommunikációs tervben ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. célközönség, beleértve annak kommunikációs igényeit; 2. átfogó médiaterv, a rendezvények jellegétől függően beleértve a televíziót, a nyomtatott sajtót, a rádiót, valamint az online és a közösségi médiát; 3. a rendezvény fajtája, üzenete és tartalma, beleértve az ütemtervet, a dátumot és a helyszínt; 4. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás A Rendezvényeken való részvétel (opcionális) magában foglalja a harmadik felek által szervezett rendezvényeken biztosított standon vagy prezentáció/előadás tartásával való aktív közreműködést. Az éves kommunikációs tervben ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. a rendezvény leírása, beleértve a központ részvételének okait; 2. a rendezvény, továbbá a központ standjának célközönsége, beleértve annak kommunikációs igényeit; 3. médialefedettség; adott esetben közösségi média, online média, televízió, nyomtatott sajtó és/vagy rádió; 4. a központ rendezvényen való részvételének üzenete és tartalma; 5. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás Kommunikációs termékek (opcionális) Az ilyen termékek tartalmának ki kell egészítenie az uniós intézmények által már kiadott anyagokat. 7

8 A Kiadványok közé tartoznak a nyomtatott kiadványok és/vagy oktatási anyagok, amelyeket maga a központ készített, vagy amelyeket az EU Bookshop 13 honlapjáról nyomtattak ki. Az éves kommunikációban ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. célközönség, beleértve annak kommunikációs igényeit; 2. a kiadványok típusa, üzenete és tartalma; 3. terjesztési csatornák és példányszám; 4. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás A Kommunikációs segédanyagok közé tartozhatnak a promóciós anyagok, infografikák, tájékoztató füzetek stb. Az éves kommunikációs tervben ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. célközönség, beleértve annak kommunikációs igényeit; 2. az anyag leírása; 3. terjesztési csatornák és példányszám; 4. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás Az Audiovizuális és egyéb elektronikus anyagok a központ saját termékeit jelentik. Az éves kommunikációs tervben ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. célközönség, beleértve annak kommunikációs igényeit; 2. az anyag üzenete és tartalma, beleértve az előzetes szöveget; 3. terjesztési csatornák; 4. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás Az Elektronikus hírlevélben szerepelnie kell a központ által készített termékeknek. Ezek a megfelelő kommunikációs csatornákon (például levelezőlisták, közösségi média stb.) keresztül terjesztendők. Az éves kommunikációs tervben ismertetni kell legalább az alábbiakat: 1. célközönség, beleértve annak kommunikációs igényeit; 2. üzenet, tartalom és gyakoriság; 3. terjesztési csatornák; 4. a várható eredmény/a célközönségre gyakorolt várható hatás

9 2.3.4 Ügyfélfogadás (opcionális) Az ügyfélfogadásnak egyértelmű hozzáadott értékkel rendelkező helyen kell állnia. A pályázónak bizonyítania kell, hogy a látogatóközpont: olyan kiemelt helyszínen található, amely potenciálisan nagyszámú látogatót vonz. Az Ügyfélfogadás helyszíne: feltünteti a nyitvatartási idejét és a központban dolgozó munkatársak nevét; könnyen megközelíthető a nyilvánosság számára; jól látható, és megfelelő jelzések segítik a megközelíthetőségét (lásd a szakaszt); rendelkezik olyan térrel, amely alkalmas a vendégek fogadására és az Európai Unióval kapcsolatos anyagok bemutatására. 2.4 Függetlenségi rendelkezés A központok, noha szorosan együttműködnek az Európai Bizottság Képviseletével és az Európai Parlament Tájékoztató Irodájával, függetlenek, és nem lépnek fel az Európai Bizottság és/vagy az Európai Parlament nevében. A központoknak azonban mindig biztosítaniuk kell az uniós álláspontok lehető legpontosabb közvetítését, valamint a semleges, tényszerűen helytálló és elfogulatlan kommunikációt. Továbbá ismertetniük kell a közönségükkel, hogy milyen szerepet töltenek be a Europe Direct információs központok. Lásd még a 12. szakaszt. 2.5 A partnerek kötelezettségvállalása A Europe Direct információs központok kommunikációs tevékenységeinek elvégzésére kiválasztott partnerek kötelezettséget vállalnak az alábbiakra: biztosítják, hogy a központ teljes mértékben eleget tegyen a feladatainak és teljesítse az éves kommunikációs tervét az Európai Bizottság Képviseletének iránymutatásai szerint; biztosítják, hogy a központ semleges, pontos és tényszerűen helytálló információkat nyújtson az Európai Unióról, és a központot ne használják, illetve ne tervezzék használni a központ feladataival és célkitűzéseivel össze nem egyeztethető célokra; biztosítják, hogy a központ munkatársai a pályázati felhívás 8.2. szakaszában meghatározott kiválasztási szempontoknak megfelelő készségekkel és képzettséggel rendelkezzenek; támogatják a központ együttműködését más Europe Direct információs központokkal, valamint egyéb releváns hálózatokkal és érintettekkel; használják az Európai Bizottság által biztosított Europe Direct nevet, logót és egyéb azonosítási formákat, továbbá következetesen használják ezeket valamennyi tevékenység vonatkozásában, illetve valamennyi terméken; 9

10 a lehető leghamarabb értesítik az Európai Bizottság Képviseletét az éves kommunikációs terv végrehajtása során felmerülő problémákról; az igénybe vevők számára díjmentesen végzik a központ valamennyi tevékenységét; bármely adott év első hónapjától kezdve biztosítják a központ tevékenységeinek zavartalan végrehajtását, szem előtt tartva, hogy az előfinanszírozás 70 %-ának kifizetésére az adott év első negyedévében, a végleges kifizetésre pedig a következő évben kerül sor; biztosítják az Európai Bizottság hozzáférését a helyszíneikhez. 3. MENETREND Szakaszok Dátum és időpont vagy időszak a) A pályázati felhívás közzététele b) A kérdések és a pontosítás iránti kérelmek benyújtásának határideje :00 óra c) A pályázatok benyújtásának határideje :00 óra d) Elbírálási időszak (tájékoztató jellegű) e) A pályázók tájékoztatása (tájékoztató jellegű) Legkésőbb f) A partnerségi keretmegállapodás aláírása Legkésőbb g) Az éves egyedi megállapodás aláírása (tájékoztató jellegű) 2018 eleje h) Az első éves kommunikációs terv tevékenységeinek kezdete A RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ KÖLTSÉGVETÉS A magyarországi Europe Direct információs központok kommunikációs tevékenységeinek társfinanszírozására előirányzott teljes éves költségvetés becsült összege EUR. Ugyanakkor a tényleges összeg az azt követően rendelkezésre álló pénzeszközöktől függ, hogy a költségvetési hatóság elfogadta a évi költségvetést. A tevékenységi támogatás összege évenként és központonként legalább EUR és legfeljebb EUR. Az Európai Bizottság fenntartja magának a jogot, hogy ne ossza ki a rendelkezésre álló összes pénzeszközt. 5. ELFOGADHATÓSÁGI KÖVETELMÉNYEK A pályázatokat legkésőbb a 3. szakasz c) pontjában szereplő határidőn belül kell benyújtani. A pályázatokat írásban, a pályázati formanyomtatvány és mellékleteinek hiánytalan kitöltésével kell benyújtani a 14. szakaszban leírtak pontos betartásával. 10

11 A pályázatokat az Európai Unió valamelyik hivatalos nyelvén kell benyújtani. Az a pályázat, amely nem felel meg ezeknek a követelményeknek, elutasításra kerül. 6. TÁMOGATHATÓSÁGI FELTÉTELEK 6.1 Támogatható pályázók Ha a pályázat megfelel az elfogadhatósági követelményeknek, ellenőrzés tárgyát képezi annak meghatározása, hogy a pályázó jogosult-e bizottsági tevékenységi támogatásra. Támogathatósági feltételek Az alábbi pályázók támogathatók: igazolt közigazgatási szerv; vagy igazolt magánszervezet, amely közfeladatot lát el 14. Természetes személyek, illetve profitorientált szervezetek nem támogathatók. Kizárólag az Európai Unió valamely tagállamában alapított jogi személyek támogathatók. Azok a jogi személyek, amelyek olyan jogi vagy tőkekapcsolatban állnak a pályázókkal, mely kapcsolat nem korlátozódik a szóban forgó tevékenységre, illetve amelyet nem kizárólag a szóban forgó tevékenység elvégzése céljából hoztak létre, kapcsolódó szervezetként részt vehetnek a szóban forgó tevékenységben. Ebből a célból a pályázóknak azonosítaniuk kell az ilyen kapcsolódó szervezeteket a pályázati formanyomtatványon, és meg kell határozniuk a pályázóval való jogi vagy tőkekapcsolatukat. Igazoló dokumentumok: A pályázók támogathatóságának elbírálása érdekében az alábbi igazoló dokumentumokat kell benyújtani a pályázattal együtt (beleértve a kapcsolódó szervezetek vonatkozásában, ha vannak ilyenek): az alapszabály másolata; vagy a jogszerű alapítást és bejegyzést tanúsító hivatalos okirat másolata. 14 A közfeladatot ellátó magánszervezetet a bejegyzés szerinti ország valamely nemzeti jogszabálya ismerheti el ilyenként. Ilyen jogszabály hiányában az engedélyezésre jogosult tisztviselő annak eldöntésekor, hogy a pályázó megfelel-e a fogalommeghatározásnak, (többek között) az alábbi tényezőket veszi figyelembe: a pályázó kizárólag nonprofit szervezet (vagyis nem üzleti érdekek vezetik); vagy az ilyen feladattal kapcsolatos költségvetését főként az állam, valamely közigazgatási szerv vagy egy másik nonprofit szervezet biztosítja; vagy a feladatai elvégzésére az állam/a közigazgatási szervek vagy valamely nonprofit szervezet nevében kerül sor, és ezért közérdekűek. 11

12 6.2 Támogatható tevékenységek A támogatható tevékenységek ismertetéséhez lásd a fenti 2.3. szakaszt. 6.3 Végrehajtási időszak A központnak az egyes éves kommunikációs tervnek megfelelő kommunikációs tevékenységeit 12 hónapos időszakban kell elvégezni, amely január 1-jén kezdődik, és ugyanazon év december 31-én ér véget. 7. KIZÁRÁSI KRITÉRIUMOK 7.1 Kizárás Igazoló dokumentumok 15 : A pályázóknak be kell nyújtaniuk egy a nevükben (és amennyiben a pályázat részét képezik, a kapcsolódó szervezetek nevében) aláírt nyilatkozatot, amelyben kijelentik, hogy a költségvetési rendelet 106. cikkének (1) bekezdésében és 107. cikkében említett helyzetek egyike sem vonatkozik rájuk. A pályázók által kitöltendő megfelelő formanyomtatvány a pályázati formanyomtatvány B. mellékletében található. 7.2 A pályázat elutasítása Az engedélyezésre jogosult tisztviselő nem ítélhet oda támogatást olyan pályázónak, amely a. olyan helyzetben van, amely kizárja a tevékenységben való részvételből, ahogy a fenti 7.1. szakaszban olvasható (lásd a pályázati formanyomtatvány B. mellékletét); b. az eljárásban való részvétel feltételeként megkövetelt információk tekintetében megtévesztő információt szolgáltatott vagy elmulasztotta ezen információk benyújtását; c. korábban olyan pályázati dokumentumok készítésében vett részt, amelyek másként nem orvosolható versenytorzulást eredményeztek. Ugyanezek a kizárási kritériumok vonatkoznak a kapcsolódó szervezetekre is. Közigazgatási és pénzügyi szankciók szabhatók ki azokra pályázókra vagy adott esetben azokra a kapcsolódó szervezetekre, amelyek hamis nyilatkozatot tesznek. 8. KIVÁLASZTÁSI SZEMPONTOK 8.1 Pénzügyi kapacitás A pályázónak stabil és elegendő finanszírozási forrással kell rendelkeznie, hogy biztosíthassa a Europe Direct információs központ tevékenységeit a támogatás 15 Az uniós tagállamokban, illetve az Európai Gazdasági Térség néhány tagállamában és néhány tagjelölt államban ilyen célokból használt vonatkozó dokumentumok típusaival kapcsolatos információk megtalálhatók az ecertis adatbázisban: 12

13 időtartama során és részt vehessen a központ finanszírozásában. A pályázó pénzügyi kapacitása az alábbi, a pályázattal együtt benyújtandó igazoló dokumentumok alapján kerül elbírálásra: nyilatkozat (lásd a pályázati formanyomtatvány B. mellékletét). Az Európai Bizottság Képviselete további információkat kérhet a pénzügyi kapacitás bizonyítása céljából. Ha a benyújtott dokumentumok alapján a Képviselet gyengének ítéli a pályázó pénzügyi kapacitását, a Képviselet további információkat kérhet; úgy határozhat, hogy nem ítél meg előfinanszírozást; úgy határozhat, hogy részletekben kifizetett előfinanszírozást ítél meg; elutasíthatja a pályázatot. 8.2 Működési kapacitás A pályázónak rendelkeznie kell a központ tervezett kommunikációs tevékenységeinek végrehajtásához szükséges szakmai kompetenciákkal és megfelelő végzettséggel. Különösen az alábbi kompetenciákat és tapasztalatot kell bizonyítania: megbízható logisztikai kapacitással rendelkezik (idetartozik például a megbízható IT-támogatás és informatikai berendezések, egy vagy több tárgyalóterem stb.); legalább 2 éves tapasztalattal rendelkezik a nyilvánossággal folytatott kommunikáció terén; a központ feladatainak ellátásával megbízni kívánt személynek ( a Europe Direct információs központ vezetője ) vagy (amennyiben a központ menedzselésére csoportot kívánnak kinevezni) csoportnak 16 az alábbi kompetenciákkal kell rendelkeznie: o a nyilvánosság és/vagy az érdekeltek figyelmének felkeltéséhez vagy a részvételük biztosításához szükséges kommunikációs készségek, beleértve legalább 2 éves tapasztalatot az alábbiak terén: rendezvényszervezés, beszélgetések moderálása/elősegítése és jó prezentációs készségek; kommunikációs anyagok szövegezése/elkészítése a különböző célcsoportok részére különböző csatornákon keresztül történő terjesztés céljából; 16 A pályázók eldönthetik, hogy egyetlen személyt vagy egy csoportot neveznek-e ki a Europe Direct információs központ valamennyi tevékenységének ellátására. Az utóbbi esetben egyértelműen ki kell jelölni egy csoportvezetőt, aki a Bizottság fő kapcsolattartó pontja, és részt vesz a Bizottság által a támogatási intézkedések érdekében szervezett valamennyi képzésen és találkozón. Amennyiben a központ feladatinak ellátásával egy csoportot bíznak meg, a csoportnak együttesen kell rendelkeznie a szükséges kompetenciákkal. 13

14 honlap működtetése és a közösségi média használata online közösségek létrehozására; együttműködés a sajtóval és a médiával; o uniós ügyek ismerete (például idevágó tanulmányok, szakmai tapasztalat stb.); o vezetői készségek a feladatok proaktív és kreatív megközelítésével (erre különösen a Europe Direct információs központok vezetői/csoportvezetői esetében van szükség); o anyanyelvi szintű nyelvtudás vagy folyékony nyelvhasználat magyar nyelven a Közös Európai Referenciakeretnek 17 megfelelően legalább C2 szinten; o az angol, francia vagy német nyelv megfelelő ismerete legalább B2 szinten (Közös Európai Referenciakeret). Az ilyen szintű angol, francia vagy német nyelvtudásra például az Európai Bizottság által szervezett képzéseken való aktív részvétel, a jelentéstétel, valamint a Europe Direct információs központok közötti, illetve egyéb hálózatokkal folytatott, határon átnyúló együttműködés terén van szükség. Igazoló dokumentumok: A működési kapacitás bizonyítása érdekében a pályázónak az alábbi igazoló dokumentumokat kell benyújtania: nyilatkozat (lásd a pályázati formanyomtatvány B. mellékletét); legalább két olyan tevékenység leírása, amelyre az utóbbi két évben került sor, és amely bizonyítja, hogy a pályázó tapasztalattal rendelkezik a nyilvánossággal folytatott kommunikáció terén; a Europe Direct információs központ vezetőjének vagy a csoport tagjainak önéletrajzai, amely tanúsítja a fent előírt kompetenciákat, beleértve a feladatok és kötelezettségek részletezését. A pályázónak be kell nyújtania az ilyen kompetenciákat igazoló dokumentumokat, például a vonatkozó tapasztalatot bizonyító tanúsítványt vagy ajánlóleveleket. A Europe Direct információs központ vezetőjének vagy csoportvezetőjének továbbá rövid motivációs levelet kell benyújtania, amely a közelmúlt példáin keresztül bizonyítja, hogyan alkalmaztak proaktív és kreatív megközelítést konkrét feladatok végrehajtását illetően. 9. ODAÍTÉLÉSI SZEMPONTOK 9.1 A hároméves, globális figyelemfelkeltésre irányuló stratégiára és a évi éves kommunikációs tervre vonatkozó odaítélési szempontok Az elbírálás során megfelelt pályázatok értékelésére az odaítélési szempontok alapján kerül sor. A hároméves, globális figyelemfelkeltésre irányuló stratégia értékelése az 1. és

15 2. szempont alapján történik. A évi éves kommunikációs terv értékelése a 3. és 4. szempont alapján történik. 1. A hároméves, figyelemfelkeltésre irányuló stratégia relevanciája (30 pont): a. a Europe Direct információs központ feladatai és általános célkitűzései szempontjából 15 pont; b. az uniós információk iránti helyi és/vagy regionális igények kielégítése szempontjából, beleértve a pályázó által azonosított célközönséget és legfontosabb médiacsatornákat 15 pont. 2. A Europe Direct információs központ hatékonysága (20 pont): a. A központ kapcsolatépítési kapacitása (a Europe Direct információs központot befogadó partnerrel, valamint egyéb uniós, nemzeti/regionális hálózatokkal és érintettekkel való együttműködés, kiegészítő jelleg és szinergiák) és a pályázatnak megfelelő régióra/területre gyakorolt hatás 10 pont; b. A központ láthatósága és potenciális figyelemfelkeltése, beleértve a várható multiplikáló hatást 10 pont. 3. A évi éves kommunikációs terv minősége és a hároméves, figyelemfelkeltésre irányuló kommunikációs stratégiának való megfelelése (40 pont): a. a évi éves kommunikációs terv hatékonysága, valamint a hároméves, figyelemfelkeltésre irányuló kommunikációs stratégiának és a évi kommunikációs prioritásoknak való megfelelése (lásd a szakaszt) 20 pont; b. a évi éves kommunikációs terv egyes elemeinek relevanciája és megvalósíthatósága 20 pont. 4. Az éves kommunikációs terv végrehajtásához használt módszerek, különösen a célkitűzések teljesítéséhez használt humán és pénzügyi erőforrások hatékonysága (10 pont) A pályázatok rangsora az elért eredmények, azaz a kapott pontszám (legfeljebb 100 pont) alapján kerül meghatározásra. A legjobb pályázatok kerülnek kiválasztásra, azaz a legmagasabb pontszámot elért pályázat az első helyre kerül a rangsorban, a második legmagasabb pontszámot elért pályázat a második helyre, és így tovább. A pályázatok a kapott pontszámok szerint csökkenő sorrendben szerepelnek a rangsorban. A fenti négy odaítélési szempont bármelyikének esetében (az egyes odaítélési szempontok összpontszámát tekintve) a 60% alatti pontszámot elért pályázatok nem számítanak az odaítélés szempontjából. Ugyanez a szabály érvényes a lehetséges összpontszám kevesebb, mint 70%-át elért pályázatokra. 15

16 9.2 Földrajzi egyensúly Ha több pályázat érkezik ugyanabból a régióból/ugyanarról a területről, az Európai Bizottság Képviselete a legmagasabb pontszámot elért pályázatnak ítéli oda a támogatást. Az elérhető költségvetéstől függően ugyanez a szabály alkalmazandó, amíg el nem érik a magyarországi Europe Direct információs központok kommunikációs tevékenységeinek társfinanszírozására kiutalt éves költségvetés felső határát. A pályázatok elbírálása során előnyt élveznek azok a pályázatok, amelyek tevékenységei - székhelyüktől függetlenül - olyan régióra/területre vonatkoznak, ahol nem található bizottsági képviselet vagy európai parlamenti tájékoztatási iroda. A bizottsági képviselettel vagy európai parlamenti tájékoztatási irodával rendelkező régióra/területre vonatkozó pályázat csak abban az esetben támogatható, ha már az összes többi régió/terület lefedett, illetve még van rendelkezésre álló forrás. 9.3 A és évi éves kommunikációs tervre vonatkozó odaítélési szempontok A 2019., illetve a évi éves kommunikációs terv és a kapcsolódó költségvetés (lásd a szakaszt) elbírálására az alábbi odaítélési szempontok alapján kerül sor: 1. az éves kommunikációs terv hatékonysága 25 pont; 2. az éves kommunikációs terv megfelelése a hároméves, figyelemfelkeltésre irányuló kommunikációs stratégiának és az Európai Bizottság Képviselete és az Európai Parlament Tájékoztatási Irodája által megadott éves kommunikációs prioritásoknak 25 pont; 3. az éves kommunikációs terv egyes elemeinek relevanciája és megvalósíthatósága 40 pont; 4. az éves kommunikációs terv végrehajtásához használt módszerek, különösen a célkitűzések teljesítéséhez használt humán és pénzügyi erőforrások hatékonysága 10 pont. 10. JOGI KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSOK A támogatást a partnerségi keretmegállapodás (lásd a 2. mellékletet) és az egyedi támogatási megállapodások (lásd a 2. melléket III. mellékletét) szabályozzák. A partnerségi keretmegállapodás hároméves időszakra szól, az éves kommunikációs terv végrehajtására szolgáló egyedi támogatási megállapodások pedig egy évre szólnak. Az adott esetben szükséges ad hoc kommunikációs tevékenységekre vonatkozó egyedi támogatási megállapodások a pályázat benyújtására történő felkérésben meghatározott időszakra vonatkoznak. A megállapodások azon a napon lépnek hatályba, amikor az utolsó fél (lehetőség szerint az Európai Bizottság Képviselete) is aláírja azokat. A megállapodások aláírásukat követően, végrehajtásuk során kizárólag akkor módosíthatók, ha az Európai Bizottság Képviselete előzetesen jóváhagyja a módosítást. 16

17 Az Európai Bizottság Képviselete fenntartja a jogot annak ellenőrzésére, hogy a javasolt módosítás megfelel-e az eredeti pályázatnak Egyedi támogatási megállapodások az éves kommunikációs terv végrehajtására Sikeres pályázat esetén az Európai Bizottság Képviselete hároméves partnerségi keretmegállapodást ír alá a pályázóval, majd azt követően, egy a évre vonatkozó éves egyedi támogatási megállapodás. Az éves kommunikációs terv kezdő időpontja január 1-je. A évi tevékenységet december 31-ig be kell fejezni. Az éves támogatási összeg odaítélése nem hoz létre jogosultságot a következő évekre vonatkozóan. További egyedi tevékenységi támogatási megállapodások kizárólag akkor írhatók alá 2019-re, illetve 2020-ra (a keretmegállapodás által lefedett hároméves időszakban), ha az Európai Bizottság Képviselete a 9.3. pont alatt ismertetett odaítélési szempontok alapján pozitív módon értékeli a benyújtott pályázatokat. A szóban forgó pályázatok benyújtására az Európai Bizottság Képviselete általi ajánlatkérést követően kerül sor, és a pályázatoknak tartalmazniuk kell az éves kommunikációs tervet, valamint a kapcsolódó költségvetést. Ekkor a kizárási és kiválasztási szempontok újbóli vizsgálatára nem kerül sor. A partnernek jelentenie kell, ha a partnerségi keretmegállapodás aláírását követően olyan változások következnek be a körülményekben, amelyek befolyásolhatják a kizárási és kiválasztási szempontokat. Az Európai Bizottság Képviselete fenntartja a jogot ezek ellenőrzésére az egyes ajánlatkérések kiírását megelőzően. A jogi kötelezettségvállalások tájékoztató jellegű naptára Év/megállapodás A pályázatok benyújtása A támogatás odaítéléséről szóló értesítés Aláírás Kezdete/vége Hároméves partnerségi keretmegállapodás (FPA) szeptember vége előtt 2017 utolsó negyedéve január december 31. A 2018-ra vonatkozó egyedi tevékenységi támogatási megállapodás szeptember vége előtt 2018 első negyedéve január december 31. A 2019-re vonatkozó egyedi tevékenységi támogatási megállapodás A határidőt a partnerségi keretmegállapodás I. cikkének szakasza tartalmazza 2018 vége előtt 2019 első negyedéve január december

18 A 2020-ra vonatkozó egyedi tevékenységi támogatási megállapodás A határidőt a partnerségi keretmegállapodás I. cikkének szakasza tartalmazza 2019 vége előtt 2020 első negyedéve január december Egyedi támogatási megállapodások ad hoc kommunikációs tevékenységek folytatására A partnerségi keretmegállapodás tartalmazza annak lehetőségét, hogy ajánlatok benyújtására kérjék fel a partnereket az éves kommunikációs tervben nem szereplő ad hoc kommunikációs tevékenységek folytatása céljából (lásd a partnerségi keretmegállapodás I. cikkének szakaszát). A részletes követelmények, többek között az odaítélési szempontok az ajánlatkérésben kerülnek meghatározásra. Ebben az esetben az egyedi tevékenységi támogatási megállapodások csak abban az esetben írhatók alá, ha az Európai Bizottság pozitívan bírálja el a benyújtott ajánlatokat. Ekkor a kizárási és kiválasztási szempontok újbóli vizsgálatára nem kerül sor. A partnernek jelentenie kell, ha a partnerségi keretmegállapodás aláírását követően olyan változások következnek be a körülményekben, amelyek befolyásolhatják a kizárási és kiválasztási szempontokat. Az Európai Bizottság Képviselete fenntartja a jogot ezek újbóli ellenőrzésére az egyes ajánlatkérések kiírását megelőzően. 11. PÉNZÜGYI RENDELKEZÉSEK 11.1 Elszámolható költségek Az éves kommunikációs terv egyes elemeihez kapcsolódó átalányösszegek valamennyi olyan közvetlen és közvetett támogatható költség figyelembevételével kerültek kiszámításra, amely a kedvezményezett részéről a 2.3. szakaszban meghatározott tevékenységek elvégzése során felmerül A támogatás formája Éves támogatási összeg Az éves kommunikációs tervre vonatkozó éves támogatási összeg fedezi az Európai Bizottság Képviselete felé elszámolható költségeket. A támogatás összege évente és központonként legalább EUR és legfeljebb EUR lehet. Az éves kommunikációs terv minden eleme (lásd a 2.3. szakaszt) konkrét átalányösszegekhez kapcsolódik, ezeket az alábbi táblázat ismertet részletesen. Az átalányösszegek nem változtathatók meg. Az éves kommunikációs terv elemei Kötelező/ Opcionális Választhatóság Átalányösszegek (EUR) ALAPVETŐ KOMMUNIKÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK Kötelező Egyszer RENDEZVÉNYEK Rendezvények Kötelező Egy vagy több

19 szervezése alkalommal Rendezvényeken részvétel való Opcionális Egy vagy több alkalommal 525 KOMMUNIKÁCIÓS TERMÉKEK Kiadványok Opcionális Egyszer 1125 Kommunikációs segédanyagok Audiovizuális és egyéb elektronikus anyagok Opcionális Egyszer 375 Opcionális Egyszer 750 Elektronikus hírlevél Opcionális Egyszer 375 ÜGYFÉLFOGADÁS Opcionális Egyszer 3750 Az éves támogatási összeg az Alapvető kommunikációs tevékenységek esetében biztosított átalányösszeg és az éves kommunikációs terv minden további eleme esetében biztosított átalányösszegek összege. A Rendezvények szervezése és a Rendezvényeken való részvétel többször is választható a támogatás keretén belül. Az éves kommunikációs terv egyéb elemei csak egyszer választhatók. A különböző elemeket úgy kell kombinálni, hogy a tevékenységi támogatás teljes összege évente legalább EUR és legfeljebb EUR legyen. Az igényelt összeget a támogatási összeg alsó és felső határának figyelembevételével, a fenti szabályok alapján kell meghatározni. Az összegnek emellett összhangban kell lennie az éves kommunikációs tervvel. Az egyes elemekhez kapcsolódó átalányösszegek rögzítettek (például nem kérhető az átalányösszeg fele), de az adott év során lehetőség van bizonyos mértékű rugalmasságra. Például egy elem helyettesíthető egy másikkal, amennyiben: biztosított az éves kommunikációs tervnek való megfelelés; a helyettesítést az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete előzetesen írásban jóváhagyta; valamint a támogatás végleges összege nem haladja meg az egyedi támogatási megállapodásban feltüntetett támogatás maximális összegét. Ha az éves kommunikációs terv egy elemét olyan másik elem váltja fel, amely o nagyobb átalányösszeg kifizetésével jár, nem kerül sor további összegek biztosítására; o alacsonyabb átalányösszeg kifizetésével jár, a támogatás végleges összege ennek megfelelően csökken. A támogatás teljes egészében kifizetésre kerül, amennyiben az éves kommunikációs terv végrehajtása megfelelő. Ha az éves kommunikációs terv egyik elemének végrehajtása nem megfelelő módon történik, a támogatás összege arányosan csökken. Ilyen esetben 19

20 a kedvezményezett az egyenleg kifizetése iránti kérelem benyújtásakor köteles megbecsülni, milyen mértékben történt meg az éves kommunikációs terv adott elemének végrehajtása (lásd az V. melléklet B. oszlopát). Lásd még a szakaszt. Legkésőbb az egyenleg kifizetését megelőzően sor kerül annak ellenőrzésére, hogy teljesülnek-e a kifizetés fenti feltételei. A feltételek teljesítésének ellenőrzésére, vizsgálatára és auditálására az egyenleg kifizetését követően is sor kerülhet. Lehetséges, hogy a kedvezményezettnek bizonyítania kell, hogy megfelelően hajtotta végre az éves kommunikációs tervet. A kedvezményezettnek nem kell jelentést tennie a tevékenység végrehajtása során ténylegesen felmerülő költségekről. Nem kerül sor olyan utólagos ellenőrzésekre, amelyek megkérdőjelezhetnék az átalányösszegeket. Ez nem érinti annak lehetőségét, hogy a fentieknek megfelelően csökkenjen a támogatás összege. A támogatás kifizetése nem sérti a kedvezményezett jog szerinti nyilvántartásaihoz való hozzáférés jogát az alábbiak céljából: felülvizsgálat a jövőbeli támogatások vonatkozásában; vagy az Európai Unió pénzügyi érdekeinek védelme, például csalások, szabálytalanságok vagy kötelezettségszegések felderítése Tényleges költségek visszatérítése A partnerségi keretmegállapodás lehetővé teszi a ténylegesen felmerülő elszámolható költségek visszatérítése formájában odaítélt támogatásokat. A tényleges költségek visszatérítésének lehetőségével kizárólag ad hoc kommunikációs tevékenységek esetében lehet élni (lásd a szakaszt). Az ilyen típusú támogatások meghatározására úgy kerül sor, hogy a maximális társfinanszírozási arányt alkalmazzák a ténylegesen felmerülő és elszámolható, a kedvezményezett, illetve adott esetben a kapcsolódó szervezetek által bejelentett költségekre. A további részletek, többek között a társfinanszírozási arány és az elszámolható költségek meghatározására adott esetben az ajánlatkérésben kerül sor Költségvetési egyensúly Az éves kommunikációs terv becsült költségvetésében a bevételeknek és a kiadásoknak egyensúlyban kell lenniük. A költségvetési tervet euróban kell elkészíteni. Azoknak a pályázóknak, amelyeknél a költségek nem euróban fognak felmerülni, alkalmazniuk kell az Infor-euro honlapon közzétett átváltási árfolyamot: m A partnernek gondoskodnia kell róla, hogy ne az uniós támogatás felhasználásával fedezze az éves kommunikációs terv részét képező tevékenységek elvégzéséhez szükséges pénzügyi források teljes összegét. A bizottsági határozatban szereplő átalányösszegeket oly módon határozták meg, hogy átlagban az éves kommunikációs terv költségeinek 50%-át fedezzék a Bizottság által nyújtott támogatásból. 20

21 Az éves kommunikációs terv társfinanszírozása történhet: a kedvezményezett saját forrásaiból; harmadik féltől származó pénzügyi támogatásból. A társfinanszírozás nem tartalmazhat harmadik felektől származó természetbeni juttatásokat A végleges támogatási összeg kiszámítása A támogatás végleges összegét az Európai Bizottság Képviselete az egyenleg kifizetését megelőzően számítja ki. A kiszámítás a következő lépésekben történik: 1. lépés Az átalányösszegek összesítése Az 1. lépésben kiszámított összeg a végrehajtott éves kommunikációs terv egyes elemeinek megfelelő átalányösszegek teljes összege. 2. lépés A támogatás maximális összegére való korlátozás A Bizottság által a kedvezményezetteknek kifizetett teljes összeg semmilyen körülmények között nem haladhatja meg az egyedi megállapodásban feltüntetett támogatás maximális összegét. Ha az 1. lépés eredményeként kapott összeg meghaladja ezt a maximális összeget, a támogatás végleges összege ez utóbbira korlátozódik. 3. lépés Csökkentés szabálytalan végrehajtás vagy más kötelezettségszegés miatt A Bizottság csökkentheti a támogatás maximális összegét, ha a tevékenység végrehajtása nem megfelelő (vagyis ha nem, illetve rosszul, részben vagy késedelmesen kerül rá sor), vagy ha a megállapodásban foglalt más kötelezettségek megszegésre kerülnek. A csökkentés összege a tevékenység elemenként arányosan végrehajtott, százalékban kifejezett mértéke alapján kerül meghatározásra. Lásd még a partnerségi keretmegállapodás V. mellékletét Jelentéstételi és kifizetési mechanizmusok A kedvezményezett kérheti az alábbi kifizetéseket, amennyiben eleget tesz a támogatási megállapodásban foglalt feltételeknek (például fizetési határidő, felső határ stb.). A kifizetés iránti kérelmekhez a támogatási megállapodásban részletezettek szerint mellékelni kell a lenti dokumentumokat és: Kifizetés iránti kérelem Kísérődokumentumok A kifizetés határideje* Az odaítélt támogatási összeg 70%- ának megfelelő előfinanszírozás (a) aláírt egyedi megállapodás Az egyedi megállapodás hatályba lépésétől számított 30 naptári napon belül (az egyedi megállapodás azon a napon lép hatályba, amikor az utolsó fél is aláírja) Egyenlegkifizetés (a) technikai zárójelentés Az egyenlegkifizetés iránti kérelem 21

22 A Bizottság e kifizetés összegét a támogatás végleges összege alapján fogja meghatározni (lásd a fenti szakaszt). * Lásd a 10. szakaszban található táblázatot. (b) pénzügyi zárókimutatás benyújtását követő 60 naptári nap (a kedvezményezettnek 60 naptári nap áll rendelkezésére, hogy a jelentéstételi időszak végét követően benyújtsa az egyenlegkifizetés iránti kérelmet) 11.6 Egyéb pénzügyi feltételek a) A támogatások halmozásának tilalma Egy tevékenység csak egy támogatást kaphat az EU költségvetéséből. Az uniós költségvetésből semmilyen körülmények között nem finanszírozható kétszer ugyanaz a költség. Ennek biztosítása érdekében a pályázóknak a támogatás iránti pályázatban fel kell tüntetniük az alábbiakat: olyan, uniós finanszírozásból származó források és összegek, amelyeket ugyanazon tevékenység vagy annak egy része tekintetében kaptak vagy igényeltek; olyan, uniós finanszírozásból származó források és összegek, amelyeket ugyanabban a pénzügyi évben a pályázó működésének támogatására kaptak vagy igényeltek; az ugyanazon tevékenység tekintetében kapott vagy igényelt egyéb finanszírozás. b) A visszamenőleges hatály tilalma A már végrehajtott tevékenységekhez visszamenőlegesen nem nyújtható támogatás. Már megkezdett tevékenységre csak abban az esetben ítélhető oda támogatás, ha a pályázó a támogatás iránti pályázatban bizonyítani tudja, hogy a tevékenységet a támogatási megállapodás aláírása előtt meg kellett kezdeni. Ilyen esetekben a finanszírozásra jogosult költségek nem merülhetnek fel a támogatás iránti pályázat benyújtásának dátuma előtt. c) Végrehajtási szerződések/alvállalkozók bevonása Amennyiben a tevékenység végrehajtásához beszerzési szerződések (végrehajtási szerződések) odaítélése szükséges, úgy a kedvezményezettnek a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat vagy (adott esetben) a legalacsonyabb árajánlatot tartalmazó ajánlat alapján kell odaítélnie a szerződést, elkerülve az összeférhetetlenséget. A kedvezményezettnek egyértelműen dokumentálnia kell a pályázati eljárást, és a dokumentációt meg kell őriznie egy esetleges ellenőrzés esetére. 22

23 A kedvezményezettek alvállalkozókat vonhatnak be a tevékenység részét képező feladatok elvégzésére. Ebben az esetben biztosítaniuk kell, hogy a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlatra és az összeférhetetlenség elkerülésére vonatkozó fenti feltételek mellett az alábbi feltételek is teljesülnek: a) az alvállalkozásba adott feladatok nem a tevékenységhez kapcsolódó legfontosabb feladatok; b) a tevékenység jellege és a végrehajtáshoz szükséges tényezők indokolják az alvállalkozók bevonását; c) az alvállalkozók bevonásának becsült költségei adott esetben egyértelműen azonosíthatók a becsült költségvetésben; d) az alvállalkozók bevonását, ha a tevékenység leírása nem rendelkezik róla, a kedvezményezettnek be kell jelentenie, és a Bizottságnak jóvá kell hagynia. A Bizottság jóváhagyást adhat: (i) az alvállalkozók bevonását megelőzően, ha a kedvezményezettek kérik a módosítást; (ii) az alvállalkozók bevonását követően, ha az alvállalkozók bevonása kifejezetten indokolásra kerül az időközi vagy technikai zárójelentésben; valamint nem jár a támogatási megállapodás olyan módosításával, amely megkérdőjelezné a támogatás odaítélésére vonatkozó határozatot, vagy ellentétes lenne a pályázókkal szembeni egyenlő bánásmód elvével; e) a kedvezményezettek biztosítják, hogy a kedvezményezettekre vonatkozó, a támogatási megállapodásban szereplő bizonyos feltételek (például láthatóság, titoktartás stb.) az alvállalkozókra is vonatkoznak. d) Harmadik feleknek nyújtott pénzügyi támogatás A pályázatok részeként pénzügyi támogatás nyújtható harmadik feleknek versenyből származó díj formájában. Ilyen esetekben a pályázatoknak tartalmazniuk kell az alábbiakat: a verseny részletes leírása; a díj célközönségének leírása; a díj odaítélésének feltételei; ha a díj például nem promóciós anyag, az egyes harmadik feleknek nyújtandó támogatás maximális összege és az ennek meghatározására vonatkozó feltételek. 12. NYILVÁNOSSÁG 12.1 A kedvezményezettek részéről A kedvezményezetteknek egyértelműen jelezniük kell az Európai Unió hozzájárulását minden kiadványban, illetve minden olyan tevékenységgel összefüggésben, amelyhez igénybe veszik a támogatást. 23