2008. MÁV CARGO ÉRTESÍTŐ 9. szám

Átírás

1 2008. MÁV CARGO ÉRTESÍTŐ 9. szám 5/2008. (X. 15.) VIG sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV Cargo Zrt. szerződéskötési szabályzatáról szóló 8/2006. (II. 23.) VIG. sz. vezérigazgatói utasítás 4. sz. módosításáról /2008. (X. 15.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. komplex érdekeltségösztönzési rendszere működtetésének szabályozásáról szóló 3/2007. (IV. 11.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás 4. sz. módosításáról /2008. (X. 15.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás az anyagok és szolgáltatások igénylési és rendelési folyamatáról a GIR rendszerben... 10

2 5/2008. (X. 15.) VIG sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV Cargo Zrt. szerződéskötési szabályzatáról szóló 8/2006. (II. 23.) VIG. sz. vezérigazgatói utasítás 4. sz. módosításáról Ezen utasítás közzététele napjával a MÁV Cargo Zrt. szerződéskötési szabályzatáról szóló 8/2006. (II.23.) VIG. sz. vezérigazgatói utasítás egyes rendelkezéseinek alábbi módosítását rendelem el: 1.) Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Általános szerződési feltételek Általános szerződési feltételek azok a részletesen kidolgozott gazdasági- jogi feltételek, amelyeket az egyik fél, hasonló árukra, vagy hasonló szolgáltatásokra nagy tömegben, rendszeresen kötendő szerződések esetén a szerződéskötés egyszerűsítése és gyorsítása érdekében egyoldalúan előre meghatároz. A Társaságnál alkalmazott általános szerződési feltételek: Árufuvarozási Üzletszabályzat A vasúti árufuvarozási szerződések általános-, valamint jogszabályban nem szabályozott kiegészítő szerződési feltételeit az Árufuvarozási Üzletszabályzat tartalmazza. Az Árufuvarozási Üzletszabályzatot, illetve annak módosítását a Nemzeti Közlekedési Hatóság hagyja jóvá. A jóváhagyott Árufuvarozási Üzletszabályzatot és annak módosításait a Társaság köteles a honlapján, illetve térítés ellenében kinyomtatva hozzáférhetővé tenni [Vtv. 23. (1)]. Az Üzemeltetés gondoskodik arról, hogy az Árufuvarozási Üzletszabályzat és annak módosításai az ügyfélszolgálati és árukezelési szolgálati helyeken a fuvaroztatók részére betekintésre rendelkezésre álljon. 2.) Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Tanácsadói és szakértői szerződések megkötése előtt (ötszázezer) forintot meghaladó értéktől, egyéb szerződések esetén beleértve a vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon vagy vagyoni értékű jog átadására szóló szerződéseket (egymillió) forinttól a szerződő felet az ajánlatok bekérése útján (meghívás) kell kiválasztani. Az írásban benyújtandó ajánlatokat a szerződés teljesítésére alkalmas természetes vagy jogi személyektől kell írásban bekérni olyan módon, hogy legalább három érvényes ajánlat álljon rendelkezésre a kiválasztáshoz. A szerződéses érték meghatározásánál irányadó, hogy ugyanazon szerződő féllel többszöri alkalommal történő szerződéskötés esetén a szerződéskötés időpontját megelőző 3 hónap tekintetében a nettó szerződéses értékeket egybe kell számítani. 3.) Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: A szerződéstervezet cégszerű aláírását megelőző eljárás (szakmai szignók) Valamennyi szerződéstervezetet, cégszerű aláírását megelőzően először amennyiben a pontban foglaltak fennállnak kontrolling szignóval, ezt követően pénzügyi, számviteli, végül jogi szignóval kell ellátni. Azoknál a szerződéseknél, amelyeket a 3.4. pont alapján nem kell írásban megkötni (nettó Ft alatti értékűek) a jelen pont szerinti, szerződéskötést megelőző eljárás mellőzhető. A szignó kiadása megtagadható olyan szerződéstervezetre, amely már a szignáló szervezethez való beérkezése előtt teljesült. Szakmai szignókkal a szerződéstervezet mellékleteit csak abban az esetben kell ellátni, ha a szignózó szakterületébe esik azok felülvizsgálata. Szakmai szignóval a szerződés minden példányát el kell látni, kivéve ha a szerződés nagy terjedelme azt indokolja, elég egy példányt szignózni. Ilyen esetben a szerződés szakmai szignókkal ellátott példányát kell megküldeni a 4.7. pont szerint a pénzügyi-számviteli szervezetnek nyilvántartásba vételre. 4.) Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Pénzügyi szignó és számviteli szignó Pénzügyi szignó A szerződéstervezet pénzügyi szignóval történő ellátását a szerződéskötésre jogosult szervezet részére a Pénzügyi Vezérigazgató-helyettes által kijelölt szakember végzi. A pénzügyi szignálást végző személy felelős a következőkért: a szerződő fél fizetőképessége, szerződéses kötelezettségeinek teljesítőképessége tisztázott (vevőminősítés); a szerződésben rögzített pénzügyi (fizetési) feltételek szakmai szempontból tisztázottak; a Társaság pénzügyi belső szabályzatainak betartása; a fizetési kötelezettségek összegszerűen és a fizetési határidőt illetően egyértelműen meghatározottak; a szerződéstervezet az előírt pénzügyi teljesítés biztosítékait tartalmazza. A feljogosított személy 3 (három) munkanapon belül köteles dönteni a pénzügyi szignó megadásáról, illetve pénzügyi indokolással alátámasztott elutasításáról. 2

3 Számviteli szignó A szerződéstervezet számviteli szignóval történő ellátását a szerződéskötésre jogosult szervezet részére a Pénzügyi Vezérigazgató-helyettes által kijelölt szakember végzi. A számviteli szignálást végző személy felelős a következőkért: a szerződésben rögzített számviteli (számlázási) feltételek szakmai szempontból tisztázottak; a szerződéses konstrukció adójogi szempontból tisztázott, és az a Társaság számára nem hátrányos, illetve nem jelent jövőbeni adókockázatot; a Társaság számviteli belső szabályzatainak betartása. A feljogosított személy 2 (kettő) munkanapon belül köteles dönteni a számviteli szignó megadásáról, illetve számviteli indokolással alátámasztott elutasításáról. 5.) Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: A pénzügyi, számviteli és jogi szignó megtagadása és következményei A szerződés megkötését pénzügyi, számviteli és jogi jóváhagyás nélkül (szignók nélkül) kizárólag a pontban foglalt értékhatárok alatti szerződések esetében a vezérigazgató engedélyezheti, e fölött az értékhatár fölött a Társaság Igazgatóságának jóváhagyása szükséges. Amennyiben a szignók megtagadására azért került sor, mert a szerződés már teljesült, a szerződés az aláíró a jogi vezetőtől állásfoglalást kérhet, hogy a szerződés a polgári jog szerint írott szerződés nélkül is érvényesen létrejött-e, vagy a szerződéskötés elmaradása a Társaság kártérítési kötelezettségét eredményezheti-e. A szerződés aláírását engedélyező vezető az aláírás engedélyezéséről írásban értesíti a szignót megtagadó pénzügyi, számviteli vagy jogi szervezet vezetőjét. Amennyiben szükségesnek látja, a pénzügyi vezérigazgató-helyettes saját hatáskörben jövedelmezőségi vizsgálatot rendel el, amelynek eredményéről tájékoztatja a Vezérigazgatót, a vezérigazgató-helyetteseket és a törzskari szervezetek vezetőit. 6.) Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Kontrolling szignó A pénzügyi, számviteli és jogi szignó mellett minden, a Társaság fizetési kötelezettségét eredményező (tízmillió) forint feletti értékű szerződéseknél a szerződés előkészítő szervezet köteles a kontrollinggal egyeztetni arról, hogy a szerződés a tervvel összhangban van e. A kontrolling a szerződés tervvel való egyeztetését 3 (három) munkanapon belül elvégzi és amennyiben a szerződés a tervnek megfelel, szignóval látja el, ellenkező esetben dönt a szignó megadásának indoklással alátámasztott elutasításáról. 7.) Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: A megkötött szerződések adatait, a szerződéskötést követően haladéktalanul rögzíteni kell. Valamennyi szerződéshez (ügyirathoz) a jelen utasítás 3.sz. mellékletét képező elektronikus adatlapot kell készíteni. A megkötött szerződés alapjául szolgáló ajánlattételi felhívás dokumentációját, továbbá a beérkezett ajánlatok bontási és elbírálási jegyzőkönyveit elektronikus formában rögzíteni kell a szerződés ügyszáma alatt a dokumentumkezelő rendszerben. Az adatlapok, a felhívás dokumentációja, illetve a jegyzőkönyvek megfelelő rögzítéséért a kijelölt munkavállaló felelős. 8.) Az utasítás pontja az alábbiak szerint módosul: Az adatlapok rögzítését és a szerződések aláírását követően a pontban megjelölt dokumentumok egy-egy példányát meg kell küldeni digitalizálásra és megőrzésre a kijelölt helyekre. A Társaság központjában a Kereskedelem digitalizálja a Kereskedelem által előkészített és megkötött összes szerződést és a pontban megjelölt egyéb dokumentumokat, Pénzügy és Követeléskezelés digitalizálja a Pénzügy és Követeléskezelés által előkészített és megkötött összes szerződést és a pontban megjelölt egyéb dokumentumokat, Főkönyvelőség digitalizálja a Társaság központjában keletkező összes többi szerződést és a pontban megjelölt egyéb dokumentumokat. A vidéki szervezetek tekintetében a szerződések és a pontban megjelölt egyéb dokumentumok digitalizálásáról a szerződést kötő szervezetnek kell gondoskodnia. 9.) Az utasítás 1. sz. melléklete módosul. 10.) Az utasítás 3. sz. melléklete módosul. Dr. Átol László s. k. vezérigazgató 3

4 1. sz. melléklet Szerződés formai elemei Szerz dés száma:.. SZERZ DÉS Melyet kötöttek: MÁV Cargo Árufuvarozási Zártkör en M köd Részvénytársaság Székhelye: 1133 Budapest, Váci út 92. Levelezési címe: 1133 Budapest, Váci út 92. Számlavezet pénzintézete: UniCredit Bank Hungary Zrt. Számlaszáma: Adószáma: Statisztikai jelz szám: Cégbíróság és cégjegyzék száma: F városi Bíróság, mint Cégbíróság, Cg Képviselik:. mint...., a továbbiakban... másrészr l..(név) Székhely:. Levelezési címe.:.. Számlavezet pénzintézete:. Számlaszám:. Adószám:. Statisztikai jelz szám:. Cégbíróság és Cégjegyzékszám:. Képviselik:.. mint a továbbiakban az alulírott napon, helyen az alábbi feltételekkel: Preambulum Szerz dés tárgya Szerz déses rendelkezések Szerz dés befejezése: Jelen Szerz dés elválaszthatatlan részét képezik a következ mellékletek. 1. számú melléklet:.. 2. számú melléklet:. 3. számú melléklet:. Jelen szerz dés. eredeti példányban készült, melyeket a szerz d felek, mint akaratukkal mindenben egyez t, jóváhagyólag írtak alá. A eredeti példányból a MÁV Cargo Zrt-t,. (Szerz d Partner)-t illeti. 4

5 Dátum: Budapest, MÁV Cargo Zrt. Név: Beosztás: Név: Beosztás: (Szerz d Partner pontos cégneve).. 5

6 3.sz. melléklet A Szerződésaláírás Előkészítő Lap A szerződések megfelelő előkészítése érdekében a jelen utasítás hatályba lépését követően a Szerződésaláírás Előkészítő Lap használata kötelező. A szerződés-előkészítés adminisztratív folyamatának elindítását megelőzően az előkészítőnek már rendelkeznie kell a szerződéskötés szükségességét, indokoltságát megerősítő, előzetes, szóbeli elvi engedélyekkel, mert így elkerülhető a véleményeztetési eljárás indokolatlan lefolytatása. A nyomtatvány alapadatainak kitöltése, a szerződés kezelése, egészen a cégjegyzésre történő előterjesztésig a szerződést előkészítő munkavállaló (Kijelölt Munkavállaló) feladata. A szakmai véleményező területeknek állásfoglalásukat az előkészítő lap aláírásával, illetve a felterjesztőnek történő egyidejű visszaküldéssel legkésőbb három (a számvitel részéről kettő) munkanapon belül meg kell adniuk. A Szerződésaláírás Előkészítő Lap meglétét és a rajta szereplő adatok megfelelőségét minden szakmai véleményezőnek a szakmai állásfoglalás kialakítását, illetve a szerződés szignóval történő ellátását megelőzően ellenőriznie kell. Az előterjesztő szakmai szervezet az általa bonyolított engedélyezéseket, illetve engedélyezésre felterjesztett Szerződésaláírás Előkészítő Lapokat azok jobb felső sarkában egyedi azonosító számmal látja el. A megjegyzés rovatban szerepeltetni kell a csatolt mellékletre való hivatkozást. Ennek során nyilatkozik az elkötelezettség mértékű forrás rendelkezésre állásáról. A felterjesztő írásban nyilatkozik arról is, hogy a szakmai véleményező területek állásfoglalása milyen mértékben került az aláírásra szánt szerződésbe. A Szerződésaláírás Előkészítő Lapon a felhasználó és a témafelelős olvasható aláírásának is szerepelnie kell. Azokban a rendkívüli esetekben, amikor élet- és vagyonbiztonsági okokból, illetve baleset- vagy kármegelőzés érdekében bármilyen azonnali megrendelésre van szükség, ennek szükségességéről, indokoltságáról rövid feljegyzést kell készíteni és azt a megfelelő vezetői jóváhagyásokkal ellátott, utólagosan kitöltött Szerződésaláírás Előkészítő Laphoz csatolva kell a szerződés-nyilvántartás számára megküldeni. 6

7 SZERZ DÉSALÁÍRÁS EL KÉSZÍT LAP Szerz désköt szervezet MEGNEVEZÉS 1. SZERZ DÉS SZÁMA 2. TÁRGY (SZTJ ill. ITJ szám).../.../.../ sorszám szerv.sz év /./ ADATOK Ügyintéz neve: Elérhet sége: 3. SZERZ D FELEK 1. Név: Cím: Adószám: MÁV Cargo Zrt Budapest, Váci út 92. MÁV Cargo típusszerz dés 1 : igen nem Név: Cím: Adószám: Pénzügyi kötelezettség összege 5. Aláíró (els helyen) Bankszámlaszám: Áfa kötelezettség: Aláíró (második helyen): 6. Számla/Teljesítés igazoló Els helyen: Második helyen: 7. Szerz dés hatálybelépésének dátuma: SZIGNÁLÓK ELLEN RZ LISTÁJA 8. Kontrolling: Dátum: Aláírás: Név: Beosztás: Pénzügy Dátum: Aláírás: : Név: Beosztás: Számvitel: Dátum: Aláírás: Név: Beosztás_ Jog: Dátum: Aláírás: Név: Beosztás: Szerz dés lejáratának határideje 7

8 14/2008. (X. 15.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. komplex érdekeltség-ösztönzési rendszere működtetésének szabályozásáról szóló 3/2007. (IV. 11.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás 4. sz. módosításáról A MÁV Cargo Zrt. komplex érdekeltség-ösztönzési rendszere működtetésének szabályozásáról szóló 3/2007. (IV.11.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás egyes rendelkezéseinek az alábbi módosítását rendelem el: Az 1. sz. melléklet az alábbiak szerint módosul: A regionális üzemeltetési vezető munkakör a rendszerből törlésre kerül. A regionális árufuvarozási vezető munkakör beállításra kerül a rendszerbe a következő feltételrendszerrel: R1 Regionális árufuvarozási vezető Kért és kiállított kocsik öszszevetése % 40 min. a évi bázis SZIR Működési Kocsitisztítás költsége MFt évi terv GIR Működési Iparvágány szolgáltatási szerződésből származó bevétel MFt évi terv GIR Működési Rakományigazítási költség MFt évi terv GIR Működési Jelen utasítás-módosítás a kihirdetésével lép hatályba, szabályai október 1. naptól irányadók. Apavári József s. k. humánpolitikai vezérigazgató-helyettes 8

9 1. sz. melléklet Az érdekeltség ösztönzésbe bevonható munkakörök, mér számok, mérési szintek, súlyarányok évben A bevont munkakörökhöz közvetve vagy közvetlenül hozzárendelhet f bb stratégiai célok: Vev i elégedettség növelése Ügyfélkör megtartása A MÁV Cargo Zrt. piaci részarányának növelése Ssz. Munkakör Teljesítmény mérésének mutatói Dim. Szállításmenedzsment szervezet Szm1 Szm2 Szm3 Szm4 Jm3 Részarány (%) Elvárt célérték Forrásrendszer Helye a BSC-ben Egy átkm-re jutó elegytovábbítási díj Ft/átkm évi terv GIR,ÁFER M ködési Menetvonal megrendelések és lemondások száma db 30 max. a évi bázis KAPELLA M ködési Eseti menetvonalmegrendelések száma db 30 max. a évi bázis KAPELLA M ködési Árutonnakilométer/Elegytonnakilométer % évi terv SZIR, ÁFER M ködési Fuvarozási határid k betartása % évi bázis SZIR Vev i Vev i elégedettség % 20 min évi bázis kérd íves felmérés Vev i Reklamációk száma db 20 max évi bázis e-freight, Karto Vev i Vev i elégedettség % 30 min évi bázis kérd íves felmérés Vev i A futásfelügyelt kocsik és vonatok darabszáma 70 min évi bázis SZIR + számlaösszesít M ködési Kiemelt tranzitvonatok menetrendszer ségének biztosítása 50 min évi bázis Vev i Vonatkilométer teljesítmény vkm/hó vonatkm/hó SZIR M ködési F vizsga darabszám db évi terv Járm javítók M ködési Átlagos f vizsga költség eft/db évi terv GIR M ködési Járm menedzsment szakért Üzemképes kocsik aránya % 40 min. a évi bázis SZIR M ködési Kocsik kapcitáskihasználtsága % évi terv SZIR, ÁFER M ködési Fajlagos kocsihasználati díj PPV ezer Ft/kocsi évi terv GIR, SZIR M ködési Fajlagos kocsihasználati díj RIV ezer Ft/kocsi évi terv GIR, SZIR M ködési Hálózati kocsiirányító (ford.; nappal) RIV Kocsik tartózkodási ideje óra/kocsi évi terv SZIR M ködési PPV kocsik tartózkodási ideje óra/kocsi évi terv SZIR M ködési Hálózati m szaki kocsiirányító Futójavítás átlagos költsége eft/db évi terv GIR SZIR M ködési Üzemképes kocsik aránya % 50 min. a évi bázis SZIR M ködési Kért és kiállított kocsik összevetése % 40 min. a évi bázis SZIR M ködési R1 Regionális árufuvarozási vezet Kocsitisztítás költsége MFt évi terv GIR M ködési Iparvágány szolgáltatási szerz désb l származó bevétel MFt évi terv GIR M ködési Rakományigazítási költség MFt évi terv GIR M ködési R2 Üzemirányítási szakért KI és KT típusú vonatok megrendelésének és lemondásának költsége MFt évi terv (reg.) KAPELLA M ködési R3 Regionális üzemirányító (fh is) KI és KT típusú vonatok megrendelésének és lemondásának költsége MFt évi terv (reg.) KAPELLA M ködési R4 Üzemirányítási szakel adó KI és KT típusú vonatok megrendelésének és lemondásának költsége MFt évi terv (reg.) KAPELLA M ködési R5 Regionális értékesítési vezet Újonnan megszerzett vev k db évi bázishoz képest Vev i Vev i elégedettség % 50 min.a évi bázis Marketing kérd íves Vev i Ker2 Ker4 Ker5 Szállításmenedzsment szakért Hálózati üzemirányító Hálózati futáskoordinátor Hálózati vontatási f irányító Járm menedzsment szervezet Jm1 Jm2 Régiók Kereskedelmi szervezet Ker1 Ker3 Bevételellen rzés B1 Termékcsoport szakért és a rendszerbe tartozó munkavállalók Ügyfélszolgálat szervezet szakért i, szakel adói Key Account koordinátor Korridor menedzsment szervezet szolgáltatási szakért i (fh is) Kombinált fuvarozási szervezet szakért i, szakel adói (fh is) Projekt szakért k Termékcsoport II. szint fedezete MFt évi terv El - és utókalk. Pénzügyi Vev i elégedettség % 25 min.a évi bázis kérd íves felmérés Vev i Ajánlatok átfutási ideje nap 25 max. a évi bázis e-freight;szerz.karb. Vev i e-fuvarlevelek részarányának növelése % 20 min. a évi bázis e-freight Vev i Vev i elégedettség % 20 min.a évi bázis kérd íves felmérés Vev i FUVARINFO bevétel növelése MFt 20 min.a évi bázis GIR Vev i SZÁMLAINFO bevétel növelése MFt 20 min.a évi bázis GIR Vev i E-Freight rendszer továbbfejlesztése, elterjesztése db 20 max. a évi bázis e-freight Vev i e-fuvarlevelek részarányának növelése % 20 min. a évi bázis e-freight Vev i FUVARINFO bevétel növelése MFt 15 min.a évi bázis GIR Vev i SZÁMLAINFO bevétel növelése MFt 15 min.a évi bázis GIR Vev i E-Freight rendszer továbbfejlesztése, elterjesztése db 50 max. a évi bázis e-freight Vev i Tranzit kocsirakományú forg. II. szint fedezete MFt évi terv El - és utókalk. Pénzügyi Vev i elégedettség % 25 min.a évi bázis kérd íves felmérés Vev i Ajánlatok átfutási ideje nap 25 max. a évi bázis e-freight;szerz.karb. Vev i Kombinált forgalom II. szint fedezete MFt évi terv El - és utókalk. Pénzügyi Vev i elégedettség % 25 min.a évi bázis kérd íves felmérés Vev i Ajánlatok átfutási ideje nap 25 max. a évi bázis e-freight;szerz.karb. Vev i e-fuvarlevelek részarányának növelése % 20 min. a évi bázis e-freight Vev i SZÁMLAINFO bevétel növelése MFt 25 min.a évi bázis GIR Vev i Vev i elégedettség % 20 min.a évi bázis kérd íves felmérés Vev i e-reklamációk részarányának növelése % e-freight Vev i 9

10 7/2008. (X. 15.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás az anyagok és szolgáltatások igénylési és rendelési folyamatáról a GIR rendszerben 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV Cargo Zrt. tevékenységének ellátásához szükséges anyagok, szolgáltatások megfelelő időben, mennyiségben, összetételben történő beszerzésének bonyolítása az igény indítástól az anyag, szolgáltatás rendelkezésre bocsátásig. 2.0 HATÁLY- ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁRO- ZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a társaság valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős A Beszerzés és Beruházás Menedzsment (továbbiakban: BBM). 2.3 Az utasítás működtetéséért felelős A MÁV Cargo Zrt. valamennyi szervezeti egysége, mely anyag- illetve szolgáltatásigénylést ad le. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA a.) Tárgyi eszköz: Tárgyi eszközök: azok az anyagi eszközök, amelyek tartósan, több mint 1 évig közvetlenül vagy közvetetten szolgálják a vállalkozás tevékenységét: Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok; Műszaki gépek, berendezések, járművek (termelést szolgáló vagyon); Egyéb berendezések, felszerelések, járművek (nem közvetlenül szolgálja a termelést); Beruházások, felújítások (még nincs használatba véve). b.) Anyag: Egy éven belül felhasznált eszköz. c.) Nyilvántartás: A nyilvántartás arra irányul, hogy a társaság a könyveiben szereplő különféle eszközöket, anyagokat számon tartsa, hollétüket folyamatosan rögzítse. d.) GIR: Gazdaság Irányítási Rendszer. e.) AK jegy: Anyag kiadási jegy, bizonylat. f.) AGE: Anyag Gazdálkodási Egység az eddigi szervezeti egységek és a szolgáltató központok területi szempontú szétosztásával képződött egységek. g.) Cikktörzs gazda: A BBM kijelölt munkatársa, aki a GIR rendszerben a cikktörzset karban tartja. h.) Jóváhagyó: Az a munkavállaló, aki a GIR rendszerben jóváhagyó jogosultsággal rendelkezik. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA A folyamat ismerteti az anyagok, szolgáltatások év közbeni igénylését, azok beszerzési eljárását. 4.1 Az igénylési folyamat Az igénylést minden szervezet (a korábban is használt) beszerzési igénylő lapon adja le az anyaggazdáknak. Igénylés beérkezésekor az anyaggazdálkodók a GIR rendszerbe rögzítik az adott szervezet igényét soronként (cikkenként). A rendszeren belül kötelezően megadandó tételek: igényelt tétel cikkszáma; igényelt mennyiség; kért szállítási határidő; kiszállítás helye. Az igénylést rögzítés után tovább kell küldeni jóváhagyásra, melyről a jóváhagyó értesítést kap a GIR rendszerben. Az igényeket az arra felhatalmazott személy jóváhagyja. Ezután látja a rendszerben a raktárvezető a jogos igényeket. Az igény olyan anyagokra is irányulhat, amelyek még nincsenek a rendszerben, és nem rendelkeznek cikkszámmal. Ebben az esetben az igénylő felveszi a kapcsolatot a cikktörzs gazdával, aki ezután elindítja az új cikk rögzítésének folyamatát. A létrehozás során rögzíteni kell többek között az új cikkszámot, a cikk megnevezését, a beszerző személyét. A beszerző feladata az új cikkre szállítót keresni. Amennyiben egy új szállítóval kell kapcsolatba lépni, a beszerző feladata a rendeléshez szükséges szerződések megkötése. (Új partner esetén a GIR szállító törzsébe is rögzíteni kell az új partnert.) 4.2 A rendelés összeállítása Teljesítés raktárról A BBM központi raktárában a raktárvezető összesíti az egyes AGE igényeit. A raktárról kielégíthető cikkeket komissiózza, csomagolja, előkészíti a kiszállításhoz. Minden csomagot ellát 2 példányban AK jeggyel. Az így összeállított csomagokat a szállító a havi, negyedévi kiszállítási tervnek megfelelően kiszállítja. Rendkívüli sürgősség esetén az anyagkiszállítást a tervtől eltérve, mihamarabb meg kell oldani Teljesítés beszerzés után A raktárról nem kielégíthető igények a GIR rendszerben N jelzést kapnak. Új cikk esetén a 4.1. pont szerint kell eljárni. 10

11 A beszerzők heti rendszerességgel figyelik az általuk kezelt anyagok státuszát. N státusz esetén rendelést készítenek a GIR rendszerben. A rendelést a beszállítóval kötött szerződésben foglaltak szerint megküldi a beszállítónak. A rendelések teljesítése eltérő megállapodás hiányában, a BBM központi raktárába történik. A beszállítás során az anyagokkal érkező dokumentumon fel kell tüntetni a rendelési számot, melyre minden esetben fel kell hívni a beszállító figyelmét. Amennyiben az anyag kiszállítása nem a központi raktárból történik, hanem a beszállítótól közvetlenül az AGE-hez (pl.: fűrészáru), akkor az árut kísérő szállítólevelet az átvevő köteles a központi raktár részére megküldeni, hogy az árut a GIR-be a szállítólevél alapján be lehessen vételezni. Amennyiben a beszállító a számlát is átadja az áru átadásakor, akkor a számlát az átvevő köteles a központi Főkönyvelőség részére megküldeni. 4.3 Szállítási folyamat A rendelési igényben foglalt anyagok rendeltetési helyre juttatását a BBM kijelölt munkatársa végzi. Ő szállítja le az anyagot az igényben meghatározott AGE-hez. A kiszállítási igényt az igénylési folyamatban fel kell tüntetni. A kiszállítás nem kizárólagos. Abban az esetben, ha az anyag kiszállításának költsége magasabb, mint csomagban történő elküldése, akkor csomagban kell feladni. A bonyolításhoz mindkét esetben a GIR anyag kiadási bizonylatot kell használni, amit a központi raktár állít ki. Az anyagmozgatási bizonylatra a kiadási szám mellé a raktárvezetőnek fel kell vezetni az igénylési számot. A szállítási folyamatban az anyagmozgatási bizonylat 1. példánya az átvevőnél marad, a 2. példánya a raktárba kerül vissza. 4.4 Átadási folyamat Az igénylő szállítási címén az átvevő a tételesen leszállított anyagokat átveszi és az átvételt az AK jegyen aláírásával igazolja és az (állomási) bélyegzővel lepecsételi, hogy az átvevő egység egyértelműen azonosítható legyen. 4.5 Elszámolási folyamat A GIR rendszer a kiadott anyagok értékét automatikusan az átvevő költséghelyre könyveli. 4.6 Nyilvántartásra kötelezett anyagok kezelése A Főkönyvelőség kijelölt munkatársa heti rendszerességgel kimutatást készít a kiadott anyagokról. A nyilvántartásra kötelezett anyagokat az átvevő szervezeti egység állagába helyezi, melyek a GIR rendszerben nullás elhelyezési kódot kapnak. A szervezeti egységek anyaggazdálkodóinak feladata az anyagok elhelyezési paramétereinek beállítása. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ- LYON KÍVÜL HELYZÉSEK 5.1 Hivatkozás: Nincs 5.2 Hatályon kívül helyezés: 2/2006. (III.30.) PVH. sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás az anyagok és szolgáltatások igénylési és rendelési folyamatáról a GIR rendszeren kívül 6.0 HATÁLYBA LÉPÉS Ez az Utasítás közzététele napján lép hatályba és viszszavonásig hatályos. 7.0 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: Beszerzési igénylő lap 2. számú melléklet: Anyag kiadási jegy minta Dr. Átol László s. k. pénzügyi vezérigazgató-helyettes 11

12 1. számú melléklet Beszerzési igénylő lap Igényl szolgálati hely neve: Igénylés dátuma: Igényl szolgálati hely telephelye: Igényl szolgálati hely kódja: Igényl f könyvi költséghely: Megrendelés várható összértéke (Ft): Igénylő adatai Név: Telefon: Szállítási cím: Kívánt szállítási határid : Tétel megnevezés Cikkszám * Mennyiség Mennyiségi egység Tevékenységi kör Kiszállítás a szállítási címre: (X-el jelölje) Igen Nem Megjegyzés: Igényl * Anyaggazdálkodó tölti ki Utalványozó / Igényl szolgálati hely engedélyez je Anyaggazdálkodó 12

13 2. számú melléklet Anyag kiadási jegy minta 13

14 JEGYZETEK 14

15 JEGYZETEK 15

16 JEGYZETEK 16