2009. MÁV CARGO ÉRTESÍTŐ 4. szám

Átírás

1 2009. MÁV CARGO ÉRTESÍTŐ 4. szám 4/2009. (VII. 3.) VIG sz. elnök-vezérigazgatói utasítás a Joining Forces projektben, az egyéb közös RCA-MC projektekben, valamint a tulajdonosi kapcsolattartás folyamatában munkát végző MÁV Cargo Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetésének szabályozásáról /2009. (VII. 3.) KÜVH. sz. kereskedelmi és üzemeltetési vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. beszerzési utasításáról /2009. (VII. 3.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. számlázást végző munkavállalói teljesítményarányos ösztönzési rendszere évi működtetésének szabályozásáról szóló 6/2008. (V. 15.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás 2. sz. módosításáról /2009. (VII. 3.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. komplex érdekeltség-ösztönzési rendszere működtetésének szabályozásáról /2009. (VII. 3.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás a mobiltelefonok juttatási, jogosultsági és használati rendjéről... 16

2 4/2009. (VII. 3.) VIG sz. elnök-vezérigazgatói utasítás a Joining Forces projektben, az egyéb közös RCA-MC projektekben, valamint a tulajdonosi kapcsolattartás folyamatában munkát végző MÁV Cargo Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetésének szabályozásáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A Joining Forces projektben, az egyéb közös RCA-MC projektekben, valamint a tulajdonosi kapcsolattartás folyamatában munkát végző MÁV Cargo Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetése egységes szabályozásának kialakítása, továbbá a projektműködés eljárási és ügyviteli szabályainak meghatározása. 2.0 HATÁLYOSSÁG ÉS FELELŐSSÉG MEGHA- TÁROZÁSA 2.1. Az utasítás személyi hatálya Személyi, szervezeti hatálya kiterjed a Joining Forces projektben az egyéb közös RCA-MC projektekben, valamint a tulajdonosi kapcsolattartás folyamatában munkát végző MÁV Cargo Zrt. munkavállalókra Az utasítás időbeli hatálya Jelen utasítás kihirdetésével lép hatályba, és visszavonásig hatályos. Szabályait a kihirdetéskor folyamatban lévő külföldi kiküldetések esetében is alkalmazni kell Felelősség Jelen utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV Cargo Zrt. humán erőforrás igazgatója, betartásáért a MÁV Cargo Zrt. valamennyi érintett munkavállalója felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Külföldi kiküldetés: Külföldi kiküldetés a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyar Köztársaság területén kívüli (a továbbiakban: külföld) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazása, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást. (Szja tv ) 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA A MÁV Cargo Zrt. ideiglenes külföldi kiküldetéseinek rendjéről és a kiküldetést teljesítők devizaellátmány elszámolásának szabályozásáról szóló hatályos vezérigazgatói utasítás a jelen utasítás hatálya alá eső kiküldöttre nem vonatkozik A munkavégzéssel kapcsolatos szabályok Utazás Kiutazás A külföldön megtartott értekezletekre történő kiutazás lehetséges módjai: vonattal, a társaság által biztosított személygépkocsival (vezetői, munkakörhöz rendelt vagy kulcsos személygépkocsi), a társaság által biztosított mikrobusszal Vonaton történő közlekedés: A vasúti menetjegyek beszerzését a Beszerzés- Beruházás Menedzsment (a továbbiakban BBM) szervezet intézi. Ehhez a kiutazónak az utazási igényt az indulás előtt 5 munkanappal jeleznie kell a BBM szervezet illetékes munkatársának. A társaság által biztosított személygépkocsival történő közlekedés: A mindenkor hatályos, a MÁV Cargo Zrt. személygépkocsi juttatási, jogosultsági és használati rendjéről szóló utasítás előírásai betartásával kell eljárni, (különös figyelemmel a külföldön történő tankolásokra, mely esetén csak a MÁV Cargo Zrt. nevére és címére szóló pontosan kitöltött számla ellenében történhet elszámolás) de a kiutazás során törekedni kell a személygépkocsi teljeskörű kihasználtságának biztosítására. A társaság által biztosított mikrobusszal történő közlekedés: A társaság igény alapján, indokoltság és megfelelő számú jelentkező esetén indít mikrobuszt a Budapest Bécs Budapest útvonalon. Az ezen történő utazási igényt az indulás előtt 5 munkanappal jelezni kell a BBM szervezet illetékes munkatársának. Tömegközlekedés: a tömegközlekedési jegyek beszerzését a BBM szervezet intézi. A kiutazónak az erre vonatkozó igényét az indulás előtt 5 munkanappal jeleznie kell a BBM szervezet illetékes munkatársának. Parkolás: A parkolójegyek beszerzését a BBM szervezet intézi. A kiutazónak az erre vonatkozó igényét az indulás előtt 5 munkanappal jeleznie kell a BBM szervezet illetékes munkatársának Szállás Szállás igénybevételére kizárólag akkor van lehetőség, ha az értekezleten való részvétel aznapi ki- és/vagy viszszautazással nem megoldható. A résztvevők csak a kijelölt szálláshelyeket vehetik igénybe. A szállásigényt az esedékesség előtt 5 munkanappal jelezni kell a BBM szervezet illetékes munkatársának. 2

3 Étkezés Reggeli: a szállást igénybevevők a szállodában reggelit kapnak. Ebéd, vacsora: a napidíj terhére szükség szerint, egyénileg kell megoldani Mobiltelefon, internethasználat Mobiltelefon: A résztvevők esetében a mobiltelefonok juttatási, jogosultsági és használati rendjéről szóló mindenkor hatályos utasításban foglalt meghatározott költségkeret feloldásra kerül. Ettől függetlenül az érintett munkavállalóknak törekedni kell a költségtakarékosságra, a külföldön történő telefonhasználat korlátozására, a csak indokolt esetben történő használatára, és rövid, lényegretörő telefonbeszélgetések lefolyatatására. A kiküldötteknek a Rail Cargo Ausztriánál (RCA) részükre biztosított vezetékes telefonokat kell előnyben részesíteni a mobiltelefon igénybevétele helyett. Internet: Külföldön a netkártya használata csak kivételesen fontos esetben használható, az érintett munkavállalóknak törekedni kell a költségtakarékosságra. Az internet elérése a Rail Cargo Austria rendszerén keresztül lehetséges Napidíj Napidíj mértéke A kiküldöttet arra a naptári napra, amelyiken külföldön tartózkodik, teljes napidíj illeti meg, függetlenül a kint tartózkodás napi időtartamától. A teljes napidíj mértéke Ausztriába 60 EUR Napidíj elszámolása A külföldi kiküldetésre Külföldi kiküldetési rendelvény RCA-munkautak, projektek keretében történő munkavégzés esetére c. nyomtatvány (1. sz. melléklet) alapján kerül sor. A kiküldetési rendelvényt a kiküldetés(eke) t megelőzően kell elkészíteni. A napidíj elszámolása a Külföldi kiküldetési elszámolás RCA-munkautak, projektek keretében történő munkavégzés esetére c. nyomtatvány (2. sz. melléklet) alapján történik. A kiküldetési elszámolást havonta egyszer, utólag kell kitölteni. A kiküldetési rendelvényen és elszámoláson az illetékes projektvezető) illetve a munkáltatói jogkört gyakorló vezető ellenjegyzése szükséges. A kiküldetési rendelvényen szerepelnie kell a hatályos utalványozási szabályzatnak megfelelően az illetékes utalványozási jogkörrel rendelkező ellenjegyzésének is A projekt tárgyi feltételei Költségek elszámolása A felmerülő költségek elszámolása a létrehozott (UTK) kódokon történik. Minden olyan költség elszámolása, amely a kiutazással, és a munkavégzéssel kapcsolatosan felmerül csak és kizárólagosan a MÁV Cargo Zrt. nevére és címére pontosan kiállított számla ellenében történhet Adminisztráció, dokumentációkezelés A projektek esetében az adminisztráció a projektek működéséről szóló vezérigazgatói utasítás szerint történik. A projektértekezletekre vonatkozó emlékeztetőt haladéktalanul el kell készíteni, tekintettel arra, hogy a kiküldetési elszámolás ellenjegyzéséhez az a projektvezető számára bizonylatként szolgál. Az egyéb RCA munkautak adminisztrációjának, dokumentumkezelésének módját az illetékes munkáltatói jogkört gyakorló vezető esetileg határozza meg Eljárási rend Utazás A kiutazáshoz a BBM szervezet szerzi be az előzetes igénybejelentés alapján a vasúti menetjegyeket, a tömegközlekedési menetjegyeket, valamint a parkolójegyeket, melyeket a kiutazó munkavállaló legkésőbb az utazást megelőző napon vehet át a BBM szervezetnél. A BBM szervezetnek részletes listát (törzsszám, név, szervezet, dátum felsorolásával, a munkavállaló aláírásával) kell vezetnie a munkavállalók által átvett menetjegyekről, csekkekről. Figyelem! A felhasznált vasúti menetjegyeket, a tömegközlekedési menetjegyeket és a parkolójegyeket meg kell őrizni, és hazaérkezést követően haladéktalanul le kell adni a BBM szervezetnél (illetve gyűjtőjegyek esetén a tömb felhasználását követően) Szállás A szállásmegrendeléseket az előzetes igénybejelentés alapján a BBM szervezet intézi. A szállásmegrendeléssel együtt kell a szállodai parkolást is megrendelni úgy, hogy a parkolási díj a szállodai számlába kerüljön elszámolásra. A szálloda visszaigazolását (voucher) a kiutazó munkavállaló ben kapja meg, ami alapján igénybe veheti a szállást. A szállásköltség térítése központilag történik. Figyelem! A kinyomtatott vouchert a kiutazó vigye magával, mert csak ebben az esetben tudja a szállodát igénybe venni. 3

4 Napidíj A külföldi kiküldetési rendelvényt (1. sz. melléklet) elektronikus úton el kell küldeni a Pénzügy és követeléskezelés és a Főkönyvelőség szervezetek illetékes munkatársának a pénzfelvétel előtt 3 munkanappal. A pénzfelvétel a valuta házipénztárban az aláírt nyomtatvány ellenében történik, legkésőbb a kiutazás előtti napon. A kiküldött a felvett napidíjról a 2. sz. melléklet szerinti elszámolási nyomtatványon köteles elszámolni, az adott hónap utolsó hazaérkezését követő 2 munkanapon belül, de legkésőbb a hónap utolsó napjáig. Az elszámolást a Főkönyvelőség szervezethez kell leadnia. A valutapénztár az elszámolás alapján még járó napidíjat a munkavállaló részére kifizeti, a munkavállalónak pedig a valuta pénztárba be kell fizetnie a felvett, de nem járó napidíjat (azaz a meghiúsult utazásokra felvett összeget). Az euró árfolyam a pénzfelvételkor a valuta házipénztár által megadott árfolyamot jelenti. A dokumentumok sorszáma az iktatószámmal egyezik meg. A kiküldetési elszámolásokról a Főkönyvelőség szervezet csoportos béradatközlőt készít, melyet az adott hónap utolsó munkanapján megküld a MÁV Zrt. Humánszolgáltató részére. A béradatközlőn fel kell tüntetni, hogy az elszámolás milyen UTK kódon történik Egyéb feltételek Tárgyaló: A projektülések céljára a Váci úti székházban állandó tárgyalót biztosítunk. Az ülések idejére ásványvíz, kávé, tea a tárgyalóban biztosított. Az egyes ülések között a szervízelésről (használt eszközök elvitele, tiszták biztosítása) az adott projekt szakterülete szempontjából illetékes titkárnőnek/menedzser asszisztensnek kell gondoskodnia, a másnap reggeli első projektülésre az elvitt eszközöket tisztán be kell készítenie, továbbá az eszközöket a tárolószekrénybe el kell zárnia. A szakterületileg illetékes titkárnőnek/menedzser aszszisztensnek kell gondoskodnia a tárgyaló nyitásáról és zárásáról is. Feladata továbbá, hogy az egyes ülések közötti szünet idejére a termet bezárja, amennyiben nem tartózkodik bent projekttag Tolmács: A központilag megbízott fordítóirodánál közvetlenül igényelhető a tolmács Biztosítás, egészségügyi ellátás: A betegség-, baleset- és poggyászbiztosítást központilag a BBM szervezet intézi. A biztosítási dokumentumot a kiküldöttek a BBM szervezettől vehetik át. Az európai uniós egészségbiztosítási kártya kiváltása szükséges, amelyet a projekttagoknak egyénileg kell intézniük. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ- LYON KÍVÜL HELYEZÉSEK 5.1. Hivatkozások A Személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény 24/2006. (V.18.) VIG sz. elnök vezérigazgatói utasítás a MÁV Cargo Zrt. ideiglenes külföldi kiküldetéseinek rendjéről és a kiküldetést teljesítők devizaellátmány elszámolásának szabályozásáról 13/2006. (III.29.) VIG. sz. elnök-vezérigazgatói utasítás a projektek működéséről a MÁV Cargo Zrt-nél 5/2009. (VII.3.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás a mobiltelefonok juttatási, jogosultsági és használati rendjéről 9/2008. (VII.11.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. személygépkocsi juttatási, jogosultsági és használati rendjéről szóló 7/2007. (VI.12.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgatóhelyettesi utasítás 2. sz. módosításáról 5/2008. (V.15.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. utalványozási szabályzatáról 5.2. Módosítások, hatályon kívül helyezések A Joining Forces projektben munkát végző MÁV Cargo Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetése és a projekt működésének szabályozásáról szóló 1/2009.(I.23.) VIG. számú vezérigazgatói utasítás hatályát veszíti. 6.0 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: Külföldi kiküldetési rendelvény az RCA-munkautak, projektek keretében történő munkavégzés esetére 2. sz. melléklet: Külföldi kiküldetési elszámolás az RCA-munkautak, projektek keretében történő munkavégzés esetére Dr. Átal László sk. elnök-vezérigazgató 4

5 1. sz. melléklet Külföldi kiküldetési rendelvény az RCA-munkautak, projektek keretében történő munkavégzés esetére Külföldi kiküldetési rendelvény RCA - munkautak, projektek keretében történ munkavégzés esetére. év. hó Sorszám: /20.. A kiküldött neve: Szervezeti egysége: Törzsszáma: Munkaköre: Telefonszáma: címe: A rendelvényt aláíró illetékes vezet /munkáltatói jogkört gyakorló vezet neve: Munkaköre: Helyszín: Ausztria, Rail Cargo Ausztria Sorszám Kiutazás célja / Projekt megnevezése Kiutazás várható id pontja Hazautazás várható id pontja Kiküldetés megszakítás nélküli id tartama nap Napidíj hónap nap hónap nap 60 EUR/nap Összesen: Kelt:.. munkavállaló Jóváhagyom:.. illetékes projektvezet / munkáltatói jogkörgyakorló 5

6 2. sz. melléklet Külföldi kiküldetési elszámolás RCA - munkautak, projektek keretében történ munkavégzés esetére. év. hó UTK rendelvény sorszáma: /20.. Sorszám: /20.. A kiküldött neve: Szervezeti egysége: Törzsszáma: Munkaköre: Telefonszáma: címe: A rendelvényt aláíró illetékes vezet /munkáltatói jogkört gyakorló vezet neve: Munkaköre: Helyszín: Ausztria, Rail Cargo Ausztria Napidíj elszámolás: Euró árfolyama: Ft Sorszám Kiutazás célja / Projekt megnevezése Kiutazás id pontja Hazautazás id pontja Kiküldetés megszakítás nélküli id tartama Napidíj hónap nap hónap nap nap 60 EUR/nap Ft Napidíj összege Összesen: Különbözet elszámolása: Megnevezés Felvett napidíj el leg összege: Elszámolt napidíj összege: Különbözet összege:* * "+" egyenleg esetén a munkavállalónak még járó összeg "-" egyenleg esetén a munkavállaló által visszafizetend összeg EUR Ft Kelt:.. munkavállaló Jóváhagyom, a fenti adatok a valóságnak megfelelnek:.. illetékes projektvezet / munkáltaói jogkörgyakorló 6

7 1/2009. (VII. 3.) KÜVH. sz. kereskedelmi és üzemeltetési vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. beszerzési utasításáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja, hogy a beszerzési folyamatban résztvevő szervezetek tevékenységüket összehangoltan, a MÁV Cargo Zrt. (továbbiakban: Társaság) stratégiai elképzeléseinek figyelembevételével, a fogalmak egységes értelmezésével, a törvények és rendeletek maradéktalan betartásával végezzék, valamint a beszerzések során a hatósági, pénzügyi, jogi, közgazdasági és műszaki előírások és elvárások a tevékenység valamennyi fázisában érvényesüljenek. 2.0 HATÁLY- ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁRO- ZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a Társaság valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős A Beszerzés és Beruházás Menedzsment (továbbiakban: BBM). 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA a.) Beszerzés Az a tevékenység, melynek során a Társaság, mint gazdálkodó szervezet a működéséhez szükséges különféle eszközöket, anyagokat és szolgáltatásokat (a továbbiakban összefoglaló néven: áru) polgári jogi szerződéskötés útján, ill. esetenként írásos szerződés mellőzésével (kézi beszerzés) a szükséges időben és mennyiségben biztosítja. b.) ERP rendszer, (Enterprise Resource Planning) A vállalatirányítási információs rendszer a vállalat környezetére, belső működésére és a vállalat környezet tranzakcióira vonatkozó információk koordinált és folyamatos beszerzését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek, valamint a funkciók ellátását lehetővé tevő hardver- és szoftvereszközök öszszessége. c.) Kézi beszerzés A beszerzés során a teljesítés, tehát a termék átadása, illetve átvétele az eladó részéről előzetes írásos megrendelés nélkül raktári vagy üzleti kiszolgálással történik. d.) Piackutatás A piackutatás az eladási és vételi lehetőségekre, az árak alakulására és az egyéb teljesítési feltételekre vonatkozó adatok alkalomszerű vagy rendszeres gyűjtése és elemzése. e.) Rendkívüli pénzügyi helyzet Rendkívüli pénzügyi helyzetet a pénzügyi vezérigazgató-helyettes jelent be és von vissza, mely során meghatározza azoknak az áruknak a körét, amelyeket ebben az időszakban is be lehet szerezni a Társaság a működőképességének és az üzleti egyensúlyának fenntartása érdekében. f.) Szállítók Gazdasági társaságok és egyéb jogi személyek, jogi személyiség nélküli szervezetek. g.) Tárgyi eszköz Tárgyi eszközök: azok az anyagi eszközök, amelyek tartósan, több mint 1 évig közvetlenül vagy közvetetten szolgálják a vállalkozás tevékenységét. Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok Műszaki gépek, berendezések, járművek (termelést szolgáló vagyon) Egyéb berendezések, felszerelések, járművek (nem közvetlenül szolgálja a termelést) Beruházások, felújítások (még nincs használatba véve) h.) Vevő A Társaság azon szervezeti egysége, aki a beszerzést végrehajtja. Alapesetben a Beszerzés-beruházás menedzsment (továbbiakban: BBM), kézi beszerzés esetén bármely szervezet. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 A beszerzési folyamat A beszerzés olyan folyamat, amely jelentősen túllép az egyszerű kereskedelmi tevékenységen, vásárláson. Magába foglalja a beszerzés tervezését, a beszerzési stratégia kialakítását. A beszerzés feladata a megfelelő szállító kiválasztása, a szerződéskötés, a szállítók folyamatos ellenőrzése és fejlesztése, valamint a vállalat egyéb szerveivel kialakítandó tevékenység koordinációja. Ezek révén járul hozzá a beszerzés a vállalati eredményhez. Arra irányul, hogy a Társaság, mint gazdálkodó szervezet, vállalkozás a működéséhez szükséges különféle eszközöket és szolgáltatásokat mindig a vállalat érdekeinek megfelelően és lehető leggazdaságosabb módon (a továbbiakban: áru) adásvételi-, szállítási-, megbízási-, vagy vállalkozási szerződéskötés útján, illetve esetenként írásos szerződés mellőzésével kézi beszerzés a szükséges időben és mennyiségben biztosítsa A beszerzés előkészítése A beszerzés előkészítése a beszerzési igény felmérését, a beszerzési javaslat felvetését, az igénylő lap részletes kitöltését, jóváhagyását, pénzügyi forrás biztosítását, a beszerzésben érintett szervezetekkel való szükség szerinti egyeztetést, a beszerzési tervbe való felvételt és a beszerzés megvalósításával kapcsolatos döntést tartalmazza. 7

8 A beszerzési folyamat indításának előfeltételei A beszerzések tekintetében a hatásköröket és a felelősségeket a hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) döntési hatásköri listája (továbbiakban: DHL) határozza meg a Társaság szervezetén belül. Rendkívüli pénzügyi helyzetben amelyről a beszerzéssel érintett szervezeteket a BBM tájékoztatja a beszerzések előzetes jóváhagyását kell kérni a Társaság pénzügyi vezérigazgató-helyettesétől. Az IT-vel kapcsolatos beszerzések esetén a beszerzések előzetes jóváhagyását kell kérni a Társaság IT vezetőjétől Az igény megállapítása A BBM a beszerzéssel érintett szervezetektől a meghatározott határidőig bekért igények alapján éves beszerzési tervet készít. A beszerzési terv alapja a konkrét igény, melyet a Társaság működési körében felmerülő felhasználási, értékesítési és készletfeltöltési igények, az eszközök selejtezést követő pótlásai, állagbővítései határoznak meg. Az igényfelmérés alapja az előző éves felhasználás, melyről adatot az ERP rendszer szolgáltat. A tárgyévi terv elkészítésekor figyelembe kell venni a kereskedelmi, forgalmi és a szervezeti változásokat. A tervet bővíteni kell az adott évben induló projektek által generált igényekkel, mely volumeneket egyeztetni kell a projektgazdákkal és a szakmai felelősökkel. A terv tartalmi elemei: Árucsoportok megnevezése Csoportok elemei Az áruk kódolása A rendelkezésre álló és a szükséges forrás Ha meg lehet határozni, akkor a potenciális beszállítók megnevezése Újonnan felmerült igény esetén a szakterület indoklása. A tervet a Forrás Allokációs Bizottság hagyja jóvá. Az előző beszerzések tapasztalatai és a terv analizálása után el kell dönteni a megkötendő szerződés formáját, mely a következő lehet: Keretszerződés Konkrét mennyiségre kötött szerződés Konkrét keretösszegre kötött szerződés Eseti beszerzés Az igények bejelentése Az igényeket a felhasználó szervezetek anyaggazdálkodással megbízott munkatársai összegzik. Az igények bejelentése alapvetően háromféleképpen lehetséges: Előirányzat lehívásával igénylő lapokon projekt tervekben Előirányzat Az előirányzat lehívása a rendszeres fogyasztású árukkal kapcsolatos igénybejelentésre szolgál. Az előirányzatokat az esedékes havi igényekről a szervezeti egységekhez rendelt anyaggazdálkodók állítják ki. Az előirányzatnak a központi raktárhoz való megküldése igénybejelentésnek és azonnali áru lehívásnak minősül. A BBM az előirányzatok, a raktárból való vételezés alapján állapítja meg a beszerzendő mennyiséget. A szervezetek átlagos fogyasztási adatai mellett a beszerzőnek figyelemmel kell lennie a múltbéli fogyasztást befolyásoló eseményekre (pl. tartós anyaghiány), a felhasználás trendjére (csökkenő, vagy növekvő irányú), a felhasználó technikai fejlesztéseire (avult anyagok lecserélése). Ennél a munkánál szükséges az anyaggazdálkodókkal, felhasználókkal való közvetlen kapcsolattartás, mely az áruk jövőbeli mennyiségének becslése az egyes szervezeti egységekre vonatkozóan. Emellett jól használhatók a megelőző évek felhasználási statisztikái. Beszerzési Igénylő lap (Cargo100) A felhasználók a rendszeres fogyasztás tárgyát nem képező, tehát kialakult fogyasztási statisztikával nem jellemezhető anyagigényeket a 2/2006. (III.30.) PVH. sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás az anyagok és szolgáltatások igénylési és rendelési folyamatáról a ERP rendszeren kívül utasítás 3. mellékletét képező Beszerzési Igénylő Lap -ján (továbbiakban: IL) jelentik be. Az igénylő lapon a szervezeti egységek a saját igényeiket, és nem a beszerzendő mennyiséget jelölik meg. Az IL elküldése az igénylő szervezet részéről anyagfogadási kötelezettséggel jár, de a bejelentés és az anyag fogadási időpontja között a megjelölt szállítási határidőtől függően eltérés lehet. Az IL kötelező adatai, kellékei mellett szükség lehet egyéb adatra, amelyek az igény felülvizsgálatához, egyértelmű beazonosításához szükségesek, melyet a beszerző az igénylővel történő konzultálás során pontosít. A beszerző köteles az IL-t formailag felülvizsgálni, és az igénylőtől a hiányosságok pótlását, kijavítását kérni. Az igények tartalmi helyességéért az IL kiállítója felel. A beszerző az érdemben és formailag egyaránt felülvizsgált igényeket saját készletből elégíti ki, a fennmaradó igényeket a beszerzéshez összesíti. Projekt tervekhez kapcsolódó igények A projekt tervhez kapcsolódóan az igénylőnek a beruházási, fejlesztési, felújítási vagy karbantartási munka áruszükségletét kell írásban megadnia. 8

9 Az így összeállított igényeket a beszerző az alaki és érdemi felülvizsgálat után összesíti, és a beszerzendő mennyiség alapján előkészíti az éves keretszerződéseket. Egyes szállítási vagy vállalkozási szerződések teljesítéséhez szükséges lehet a beszerzők részéről bizonyos szolgáltatások nyújtása. Ilyenek az öntőminták, rajzok, mintadarabok átadása a gyártó részére. Ezeket a feltételeket, valamint a teljesítésükhöz szükséges határidőket a szállítási szerződésben rögzíteni, és a szükséges intézkedéseket a közreműködőktől időben kérni kell Piackutatás Célja a szükségletek minél jobb, gazdaságosabb kielégítése, a kereslet és a kínálat összehangolása. A piackutatás módszerei, forrásai: előzetes kereskedelmi kapcsolatok, személyes piacismeret, árjegyzékek, szaksajtó, reklám- és propagandaanyagok, kiállítások, vásárok látogatása, médiák és a számítógépes világháló. A BBM feladata a folyamatos és rendszeres piackutatás. A piackutatásnak ki kell terjednie: az adott anyagot gyártó, forgalmazó vállalatok körének megállapítására, a vállalatok szállítási feltételeinek megismerésére és értékelésére. A piackutatás révén megismerhetők azok a szállítók, amelyek a Társaság számára megbízható, az igények változásához rugalmasan igazodó, kedvező fizetési feltételeket és árakat kínáló üzleti partnerek lehetnek. A piackutatás információi alapján a BBM azokban az esetekben fordul közvetlen ajánlatkéréssel a fenti szállítókhoz, amikor ezt a hatályos jogszabályok, törvények megengedik A beszerzés megvalósítása A beszerzés a szállítók versenyeztetését és kiválasztását, a szállítói szerződés megkötését, a beszállítás egyeztetését tartalmazza. A beszerzési pályáztatás az ajánlattételi felhívás és dokumentáció elkészítését, jóváhagyását és megjelentetését, az ajánlattevők versenyeztetését és kiválasztását, a szerződés megkötését, a beszállítókkal való egyeztetést, a folyamatos műszaki ellenőrzést, teljesítmények pénzügyi rendezését, a szerződések és számlák ERP-ben történő rögzítését, a műszaki átadás-átvételt, a hiánypótlást, valamint az adatszolgáltatást és beszámolók készítését tartalmazza. Tárgyi eszközök beszerzése és gyártása a szállítók és gyártók versenyeztetését és kiválasztását, a szerződések megkötését, a műszaki ellenőrzést, valamint az előző bekezdésben megfogalmazott további feladatok elvégzését tartalmazza. A beszerzéseknél alkalmazott eljárások módja függ a beszerzés tárgyától, értékhatárától, a rendelkezésre álló időtől. A beszerzéseknél alkalmazott eljárás módjáról a BBM javaslata alapján a döntéshozó határoz. A Társaság szerződéskötés előtti ajánlatkérési kötelezettségről a szerződéskötési szabályzat rendelkezik A BBM vásárlási szándékát ajánlati felhívásban köteles rögzíteni, és azt megfelelő módon az ajánlattevők, beszállítók tudomására hozni. Az ajánlattételre vonatkozó felhívást olyan időpontban kell közzétenni, hogy az ajánlatok kidolgozásához, a szerződéskötéshez és a gyártáshoz reális idő álljon rendelkezésre. Az ajánlatkérések konkrét tartalma, közreadásuk módja és az ajánlatok benyújtása eltérő lehet aszerint, hogy a szerződés várható összege, az ellenérték pénzügyi forrása, vagy a jogszabályok milyen beszerzési eljárást írnak elő. Az anyagok beszerzési eljárása általában a vevő ajánlati felhívásával indul, de kivételes esetekben az írásbeliség mellőzhető Beszerzés szóbeli ajánlatkérés útján Nem kötelező írásos ajánlati felhívást küldeni az alábbi esetekben: nettó Ft értéket meg nem haladó egyszeri kézi beszerzés esetén. Az értékhatár az egy számlára (szerződésre) megvásárolt, azonos termékcsoportba tartozó, hasonló célt szolgáló árukra vonatkozik. A számlát, szerződést az értékhatár megkerülése céljából nem szabad megbontani. rendkívüli esetekben, pl. üzemzavar vagy elemi csapás elhárítása, baleseti károk helyreállítása érdekében értékhatártól függetlenül. Ilyenkor az előzetes ajánlatkérést a pénzügyi vezérigazgató-helyettes szóbeli engedélyével mellőzni lehet. Az engedélyeztetést 24 órán belül írásban is le kell folytatni. Az eljárás törvényi, jogszabályi előírásokat nem sérthet. A beszerzőnek a szóbeli ajánlatkérésekről feljegyzést kell készítenie, melyet csatol a beszerzési dokumentációhoz. Szóbeli ajánlatkérés esetén legalább 3 szállítótól kell ajánlatot kérni, ha ez nem lehetséges, azt a feljegyzésen indokolni szükséges Beszerzés írásos ajánlatok közvetlen bekérésével Szállítási szerződéskötési kötelezettséggel járó beszerzések (éves szinten meghaladja a nettó forint összeget) előtt írásban kell a szállítóktól ajánlatot kérni. 9

10 Az ajánlati felhívást a megelőző piackutatás alapján kiválasztott szállítók közvetlenül, ben, faxon vagy postai úton kapják meg. Legalább három ajánlatot kell bekérni. Ha a terméket ennél kevesebb gyártó képes előállítani, az ajánlatkérések száma ehhez a lehetőséghez igazodik, azonban e tényről az értékelési feljegyzésben a beszerzőnek nyilatkoznia kell. Az ajánlati felhívást nem kötelező nyilvánosan közzétenni. Az ajánlatok címzettjei az eljárás többi szereplőjéről nem kaphatnak tájékoztatást. Az ajánlatkérésnek feltétlenül tartalmaznia kell az alábbiakat: az ajánlatkérő neve, címe, fax- és telefonszáma, a beszerzés tárgya, az áru pontos megnevezése, műszaki leírása vagy körülírása, a beszerzendő mennyiség, a mennyiségi egység, a teljesítés helye, a teljesítés határideje, szállítási ütemezés, a minőségi átvétel módja, az ajánlattételi határidő, az ajánlati kötöttség időtartama, a pénzügyi ellenszolgáltatás feltételei, az ajánlattevőktől esetleg megkövetelt igazolások, biztosítékok, stb. Az ajánlatokat az ajánlattevők a megadott határidőig postai úton, ben vagy személyesen nyújthatják be. A nyertes ajánlat kiválasztása A beszerzés előkészítése során a beszerző szervezetnek gondoskodnia kell a szakmai szempontok maximális érvényesítéséről, a Társaság pénzügyi, gazdasági érdekeinek fokozott figyelembevételéről, és a legkedvezőbb feltétel- és biztosítékrendszer kialakításáról. Ennek érdekében biztosítania kell a véleményezési és egyeztetési jogosultsággal rendelkező szakmai szervezetek, valamint a jogi és pénzügyi feladatot ellátó illetékes szervezeti egységek közreműködését a nyertes ajánlatok kiválasztásában. Az írásbeli vagy szóbeli ajánlatkérésre beérkezett ajánlatoknak tartalmazniuk kell azokat az elemeket, amelyek alapján az ajánlatkérő a legjobb ajánlatot ki tudja választani. Az ajánlatoknak meg kell jelölniük azt a határidőt, ameddig az ajánlattevő az ajánlatban foglaltakat tartani tudja (ajánlati kötöttség). Az ajánlatokat a kézhezvétel napján érkeztetni (iktatni, szignálni) kell, azokat a megkötendő szerződést tartalmazó ügyiratban kell elhelyezni. A nyertes ajánlat a szerződés mellékletét képezi. A beszerző az ajánlattételi határidő lejártakor elemzi az ajánlatokat, és az adott eljárásra kialakított értékelési szabályok alapján javaslatot tesz a legkedvezőbb ajánlattevőre. Az elbírálásnál a kedvező ár mellett a többi szempontot (minőség, fizetési feltétel, stb.) is figyelembe kell vennie. A szállító kiválasztásáról szerződéskötés nélküli beszerzéseknél a tevékenységet elrendelő vezető, szerződés esetén a szerződéskötésre jogosult vezető dönt. A döntés körülményeiről a javaslatot tevő beszerző és a döntéshozó vezető aláírásával az ügyiratban feljegyzést kell készíteni. Amennyiben az ajánlatkérés az előírtnál szűkebb körben történt, a feljegyzésben ennek okát is le kell írni. A döntést az ajánlati kötöttség időtartamán belül meg kell hozni. Személyes tárgyaláson tett ajánlatra azonnal válaszolni kell, kivéve, ha a vevő a megfontolásra határidőt kért. Az ajánlati kötöttség megszűnik, ha a címzett az ajánlatot nem fogadja el. A megfontoláshoz szükséges idő nem lehet irreálisan hosszú. Amennyiben a vevő a nyertes ajánlatot a kötöttség ideje alatt elfogadja, a szerződés létrejön. A további ajánlattevőket a döntés meghozatalától számított három napon belül értesíteni kell Beszerzés versenytárgyalás útján A BBM az ajánlattevők között versenytárgyalást kezdeményezhet, ha egyszerű ajánlatkérés után, ha a már beérkezett ajánlatokhoz képest további előnyök, eredmények érhetők el, a várható beszerzési érték éves szinten meghaladja a nettó forint összeget Kötelező a versenytárgyalás kiírása, ha a beszerzés a szerződéskötési és versenytárgyalási utasítása feltételei alá tartozik. A beszerzés tárgyára és a piaci helyzetre való tekintettel a versenytárgyalás lefolytatása alól a vezérigazgató felmentést adhat Kézi beszerzés Kézi beszerzésen azt értjük, hogy a teljesítés, tehát a termék átadása, illetve átvétele az eladó részéről előzetes írásos megrendelés nélkül raktári vagy üzleti kiszolgálással történik. A kézi beszerzés a Társaság üzemviteléhez szükséges áruk zökkenőmentes biztosítását, a felhasználók igényeinek gazdaságos, a lehető legrövidebb időn belüli megfelelő minőségben, mennyiségben és választékban történő kielégítését, teljesítését teszi lehetővé. Ezért egyrészt a gazdaságtalan szállítások elkerülése, másrészt a soron kívül felmerült anyagszükségletek azonnali kielégítése érdekében lehetőség van az anyagoknak kézi beszerzés útján történő biztosítására. A kézi beszerzés felső értékhatára esetenként Ft 10

11 Kézi beszerzéssel elégíthető ki az anyagszükséglet: rendszeres fogyasztás tárgyát képező, kis mennyiségben szükséges, csak kézi beszerzéssel beszerezhető anyagok, üzemzavar elhárítása céljából a felhasználó szakágak által szabályozott esetekben, az üzemzavar elhárításához szükséges mennyiségben, olyan kis mennyiségű, vagy rendszeres fogyasztás tárgyát nem képező szükséglet esetén, amikor a más helységben lévő raktárból történő kielégítés nem gazdaságos, illetve a szállítás, csomagolás stb. költségei meghaladják a kereskedelemben történő beszerzés esetén jelentkező többlet költséget. Üzemzavar ellátás céljából azokban az esetekben és akkor alkalmazható, ha a szükséges áru raktárról, vagy szállítási szerződés útján a kívánt határidőre nem biztosítható a beszerzéshez szükséges készpénz rendelkezésére áll és azt árubeszerzésre is fel lehet használni. Kézi beszerzést a DHL-ben meghatározott esetekben és értékben, az ott meghatározott vezetők engedélyezhetnek. A beszerzést minden esetben előzetesen és írásban kell engedélyezni. A gazdaságosság követelményeinek szem előtt tartásával arra kell törekedni, hogy a beszerzéseket rugalmasan, lehetőleg a felhasználó, illetőleg a beszerző székhelyén, vagy annak közvetlen környékén lévő kereskedelmi szervtől végezzék. Kézi beszerzéssel biztosított anyagok sem a felhasználónál, sem a beszerző szervnél nem képezhetnek tartós raktári készletet. E szabály alól mindkét szervezetnél kivételt képeznek a rendszeres fogyasztás tárgyát képező, kis mennyiségben szükséges, csak kézi beszerzéssel beszerezhető anyagok. A kézi beszerzést csak azok a szervezeti egységek végezhetnek, amelyek erre írásban felhatalmazást kaptak a Társaság pénzügyi vezérigazgató-helyettesétől A beszerzés lezárása A beszerzés lezárása a beérkezett anyagok raktárra vételét, valamint a beszerzés ERP-ben történő rögzítését jelenti. Az utólagos értékelés a garanciális felülvizsgálatot, a beszerzés befejezése után 15 napon belül történő elemzést, valamint az archiválást tartalmazza A beszállítók értékelése BBM kiemelt fontosságú feladatként kezeli a beszállítók minősítését, a felkészültség felmérését, a teljesítmények folyamatos mérését, és azok elemzését. A beszállító minősítési rendszer célja, hogy egységes alkalmazásának eredményeként a Társaság azon beszállítóktól szerezze be a működéséhez szükséges termékeket és szolgáltatásokat, mely beszállítók kiváló minőségben, költség hatékonyan, határidőre szállítanak és hosszú távú partnerkapcsolatra törekednek. A beszállítók minősítése A MÁV Cargo Zrt. beszállító-értékelési utasítása (7/2007. (XII.20.) PVH. sz. utasítás) alapján történik Beszerzési hatáskörök A beszerzés előkészítése, megvalósítása és lezárása során irányadó a hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat döntési hatásköri listája (DHL), amely értékhatártól függően határozza meg a hatásköröket és felelősséget a Társaság szervezetén belül. 5.0 HATÁLYBA LÉPÉS Ez az Utasítás közzététele napján lép hatályba. 6.0 HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉS Jelen utasítással a 6/2007. (VIII.1.) PVH sz. utasítás a MÁV Cargo Zrt. beszerzési utasításáról hatályát veszti. Kovács Imre sk. kereskedelmi és üzemeltetési vezérigazgató-helyettes 3/2009. (VII. 3.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. számlázást végző munkavállalói teljesítményarányos ösztönzési rendszere évi működtetésének szabályozásáról szóló 6/2008. (V.15.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás 2. sz. módosításáról A MÁV Cargo Zrt. számlázást végző munkavállalói teljesítményarányos ösztönzési rendszere évi működtetésének szabályozásáról szóló 6/2008. (V.15.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás egyes rendelkezéseinek az alábbi módosítását rendelem el: Az utasítás 1. pontja módosul az alábbi szövegre: A gyorsabb és jobb minőségű számlázás, ezáltal a MÁV Cargo Zrt. eredményességének növelése érdekében az állomási számlába küldés folyamata során a számlázást végző munkavállalók teljesítményarányos ösztönzési rendszere évi működtetésének szabályozása. Az utasítás 2.3. pontja az alábbiak szerint módosul: Jelen utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős a MÁV Cargo Zrt. humán erőforrás igazgatója, betartásáért a MÁV Cargo Zrt. munkáltatói jogkört gyakorlói felelősek. 11

12 Az utasítás 3. pontja a következőképpen módosul: Keretösszeg: a MÁV Cargo Zrt. és az aláíró szakszervezetek között december 18-án megkötött, a évi bérintézkedések végrehajtásáról szóló megállapodás II. 2. pontja rögzíti. Negyedéves keretösszeg: adott évi keretösszeg ¼ része. Az utasítás 4.1. pontja módosul, kikerül belőle a évi szövegrész. Az utasítás e) pontja az alábbiak szerint módosul: Az egyénenkénti kifizetésről döntést a humán erőforrás igazgató hoz. Nagy László sk. pénzügyi vezérigazgató-helyettes 4/2009. (VII. 3.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Cargo Zrt. komplex érdekeltség-ösztönzési rendszere működtetésének szabályozásáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV Cargo Zrt. eredményességének növelését és az üzleti terve teljesítését szolgáló érdekeltség-ösztönzési rendszere működtetésének szabályozása. 2.0 HATÁLYOSSÁG ÉS FELELŐSSÉG MEGHA- TÁROZÁSA 2.1. Az utasítás személyi hatálya Személyi, szervezeti hatálya kiterjed a MÁV Cargo Zrt. kereskedelmi, az üzemirányítási, a szállítási, és a járműmenedzsment tevékenységet ellátó, a jelen utasítás 4.2 pontja szerinti munkavállalókra Az utasítás időbeli hatálya Jelen utasítás-módosítás a kihirdetésével lép hatályba, szabályai január 1. naptól irányadók Felelősség Jelen utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős a MÁV Cargo Zrt. humán erőforrás igazgatója, a mutatószám rendszer kidolgozásáért a kontrolling és portfoliókezelési, az üzemeltetési, és a kereskedelmi igazgatók, működtetéséért az előzőekben megnevezettek mellett a regionális igazgatók, valamint a bevétel-ellenőrzés vezető felelősek. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA A fogalmak külön magyarázatot nem igényelnek. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. Az érdekeltség-ösztönzési rendszer célja A MÁV Cargo Zrt. eredményességének növelését, az üzleti terve teljesítését szolgáló ösztönzési rendszer célja a rendszerbe bevont munkavállalók motiválásán, egyéni teljesítményük növelésén keresztül a hatékonyság fokozása, a működési költségek csökkentése a vevői elégedettség növelése, az ügyfélkör megtartása, illetve a MÁV Cargo Zrt. piaci részarányának növelése Érintett munkakörök A rendszer személyi hatálya az 1. sz. melléklet szerinti munkakörökbe besorolt munkavállalókra terjed ki Teljesítménymutatók Az ösztönzés a rendszerbe bevont munkavállalók egyéni teljesítményéhez kötött. Az egyéni teljesítmény mérésének mutatóit, a hozzájuk tartozó célértékeket és az egyes mutatókhoz rendelt részarányokat munkakörönként az 1. számú melléklet ismerteti Az ösztönző mértéke A mutatók teljesítése esetén a rendszerbe tartozó munkavállalók részére maximálisan az alábbiakban meghatározott összeg fizethető ki, jelen utasításban leírt feltételek szerint. KAM koordinátor: az éves személyi alapbér 15%- ának megfelelő összeg, termékcsoport szakértők: az éves személyi alapbér 15%-ának megfelelő összeg, az egyéb munkakörben foglalkoztatott munkavállalók: egyhavi személyi alapbérüknek megfelelő összeg A teljesítés értékelése A teljesítménymutatók időarányos értékelése félévenként, az adott félévi teljesítés alapján történik. Az éves értékelésre az éves beszámoló Igazgatóság, illetve Közgyűlés általi elfogadása után kerül sor. A mutatók értékelését a kontrolling és portfoliókezelés, a kereskedelem és az üzemeltetés szervezetek végzik (az illetékességükbe tartozó esetekben). Az értékelés alapján a teljesítményösztönzésben részesíthető munkavállalók meghatározása, és az egyéni értékelések elvégzése a kompenzáció szervezet feladata. A kifizetésről döntést a humán erőforrás igazgató hoz Kifizetés Féléves értékeléskor a teljesítés alapján járó ösztönző időarányos része, de legfeljebb az éves kifizethető összeg 50%-a előlegként, éves értékeléskor pedig a teljesítés 12

13 alapján járó összegnek a már kifizetett előleggel csökkentett része fizethető ki. Az ösztönző összegének meghatározásakor a számítás alapjául szolgáló időszak az adott év január 1-jétől december 31-ig tart. A kifizetés vetítési alapja a teljesítmény időszak alatt az érintett munkakörökben kifizetett statisztikai állományban töltött idővel arányos személyi alapbér összege. Amennyiben az előleg jogcímen már kifizetett összeg meghaladja a teljesítés alapján járó éves ösztönző összegét, úgy a különbséget 15 napon belül vissza kell fizetni a MÁV Cargo Zrt. részére. A féléves kifizetés végrehajtására az első féléves beszámoló MÁV Cargo Zrt. Igazgatósága által való elfogadása után kerül sor. Az éves kifizetés végrehajtása az éves beszámoló Igazgatóság, illetve Közgyűlés által való elfogadása után történik. A bérszámfejtésre és a kifizetésre intézkedést a MÁV Zrt. Humán szolgáltató szervezete felé a kompenzáció szervezet tesz A munkavállaló munkakörében történő évközi váltás esetén alkalmazandó eljárások: Ha az ösztönző összege számításának alapjául szolgáló időszak alatt a munkavállaló munkakörében változás következik be, az ösztönzőt az alábbiak szerint kell meghatározni: a munkavállaló az ösztönzőre való jogosultság személyi hatálya alá kerülésének időpontjától, illetve kikerülésének időpontjáig az összeg időarányos részére jogosult. amennyiben a munkavállaló munkaviszonya a munkáltató rendkívüli felmondásával szűnik meg, vagy a munkáltató rendes felmondásának indoka a munkavállaló elégtelen munkavégzésével, vagy nem megfelelő magatartásával függ össze, az ösztönzőre való jogosultsága megszűnik A kifizetés során alkalmazandó kizáró feltételek Nem jogosult az ösztönzőre az a munkavállaló, aki az adott évben 90 napot meghaladó megszakítás nélküli keresőképtelen állományban, betegállományban (melynek időtartama megegyezik a betegszabadság és táppénzes ellátás együttes időtartamával) van, abban a félévben, amelyikben 45 napot meghaladja a megszakítás nélküli keresőképtelen állomány, betegállomány időtartama. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ- LYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Jelen utasítás elfogadásával egyidejűleg a többször módosított, MÁV Cargo Zrt. komplex érdekeltség-ösztönzési rendszere működtetésének szabályozásáról szóló 3/2007. (IV.11.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgatóhelyettesi utasítás hatályát veszti. 6.0 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: Az egyéni teljesítmény mérésének mutatói, célértékei, és a részarányok munkakörönként 2009 év. Nagy László sk. pénzügyi vezérigazgató-helyettes 13

14 1. számú melléklet Az egyéni teljesítmény mérésének mutatói, célértékei, és a részarányok munkakörönként 2009 év. A bevont munkakörökhöz közvetve vagy közvetlenül hozzárendelhet f bb stratégiai célok: Vev i elégedettség növelése Ügyfélkör megtartása A MÁV Cargo Zrt. piaci részarányának növelése Ssz. Munkakör Teljesítmény mérésének mutatói Dim. Szállításmenedzsment szervezet Részarány (%) Elvárt célérték számszer érték Forrásrendszer Helye a BSC-ben Egy átkm-re jutó elegytovábbítási díj Ft/átkm évi terv 5.63 GIR,ÁFER M ködési Szm1 Szállításmenedzsment szakért Menetvonal megrendelések és lemondások száma db 30 max. a évi bázis KAPELLA M ködési Eseti menetvonalmegrendelések száma db 30 max. a évi bázis KAPELLA M ködési Árutonnakilométer/Elegytonnakilométer % évi terv 50.09% SZIR, ÁFER M ködési Szm2 Hálózati üzemirányító Fuvarozási határid k betartása % évi bázis 1000 SZIR Vev i Reklamációk száma db 25 max évi bázis 2000 e-freight, Karto Vev i Szm3 Hálózati futáskoordinátor A futásfelügyelt kocsik és vonatok darabszáma db 100 min évi bázis 9200 SZIR + számlaösszesít M ködési Kiemelt tranzitvonatok menetrendszer ségének biztosítása % 50 min évi bázis 35% Vev i Szm4 Hálózati vontatási f irányító Vonatkilométer teljesítmény vkm/hó vonatkm/v43/hó és vonatkm/1016/hó 8155 vonatkm/v43/hó és SZIR vonatkm/1016/hó M ködési Járm menedzsment szervezet Jm1 Járm menedzsment szakért Üzemképes kocsik aránya % 100 min. a évi bázis 85% SZIR M ködési Futójavítás költségterv betartása MFt évi terv 1,890 SZIR, ÁFER M ködési Fajlagos kocsihasználati díj PPV ezer Ft/kocsi évi terv GIR, SZIR M ködési Fajlagos kocsihasználati díj RIV ezer Ft/kocsi évi terv GIR, SZIR M ködési Jm2 Jm3 Régiók R1 R2 R3 R4 Hálózati kocsiirányító (ford.; RIV Kocsik tartózkodási ideje óra/kocsi évi terv 58 SZIR M ködési nappal) PPV kocsik tartózkodási ideje óra/kocsi évi terv SZIR M ködési RIV Idegen javításos kocsi bérköteles tartózkodási idejének Hálózati m szaki kocsiirányító csökkentése óra/kocsi évi bázis 40 GIR SZIR M ködési Üzemképes kocsik aránya % 50 min. a évi bázis 85% SZIR M ködési RIV kocsik tartózkodási ideje óra/kocsi évi terv 58 SZIR M ködési Kocsitisztítás költsége MFt 10 GIR M ködési Miskolc évi terv Szeged 4.85 Szombathely 2.82 Iparvágány szolgáltatási szerz désb l származó bevétel MFt 30 GIR M ködési Regionális árufuvarozási vezet Miskolc évi terv Szeged Szombathely Rakományigazítási költség MFt 20 GIR M ködési Miskolc évi terv Szeged Szombathely KI és KT típusú vonatok megrendelésének és lemondásának költsége MFt KAPELLA M ködési Miskolc évi terv (reg.) Üzemirányítási szakért Szeged Szombathely RIV kocsik tartózkodási ideje óra/kocsi évi terv 58 KI és KT típusú vonatok megrendelésének és lemondásának költsége MFt KAPELLA M ködési Miskolc évi terv (reg.) Regionális üzemirányító (fh is) Szeged Szombathely RIV kocsik tartózkodási ideje óra/kocsi évi terv 58 KI és KT típusú vonatok megrendelésének és lemondásának költsége MFt KAPELLA M ködési Miskolc évi terv (reg.) Üzemirányítási szakel adó Szeged Szombathely RIV kocsik tartózkodási ideje óra/kocsi évi terv 58 R5 Regionális értékesítési vezet Újonnan megszerzett vev k db évi bázishoz képest szöveges értékelés Vev i Egy átkm-re jutó elegytovábbítási díj MC hálózat Ft/átkm évi terv 5.63 GIR,ÁFER M ködési Régiós menetvonal megrendelések és lemondások száma db 40 KAPELLA M ködési R6 regionális fuvarozási szakért (fh is) Miskolc max. a évi bázis Szeged Szombathely Régiós eseti menetvonalmegrendelések száma db 35 KAPELLA M ködési Miskolc 6300 max. a évi bázis Szeged 5750 Szombathely

15 Kereskedelmi szervezet Ker1 A termékcsoport által újonnan megszerzett vev k, illetve Termékcsoport szakért és a meglév vev k újonnan megszerzett relációi. db évi bázishoz képest szöveges értékelés ÁFER Pénzügyi rendszerbe tartozó munkavállalók Ajánlatok átfutási ideje nap 35 max. a évi bázis szöveges értékelés e-freight;szerz.karb. Vev i e-fuvarlevelek részarányának növelése % 25 min. a évi bázis EBF 7,44 %; E-CIM 0,12 % e-freight Vev i Ker2 Ügyfélszolgálat szervezet szakért i, szakel adói FUVARINFO bevétel növelése MFt 25 min.a évi bázis GIR Vev i SZÁMLAINFO bevétel növelése MFt 25 min.a évi bázis GIR Vev i E-Freight rendszer továbbfejlesztése, elterjesztése db 25 max. a évi bázis szöveges értékelés e-freight Vev i e-fuvarlevelek részarányának növelése % 20 min. a évi bázis EBF 7,44 %; E-CIM 0,12 % e-freight Vev i Ker3 Key Account koordinátor FUVARINFO bevétel növelése MFt 15 min.a évi bázis GIR Vev i SZÁMLAINFO bevétel növelése MFt 15 min.a évi bázis GIR Vev i E-Freight rendszer továbbfejlesztése, elterjesztése db 50 max. a évi bázis szöveges értékelés e-freight Vev i Ker4 Ker5 Korridor menedzsment szervezet Tranzit kocsirakományú forg. II. szint fedezete MFt évi terv El - és utókalk. Pénzügyi szolgáltatási szakért i (fh is) Ajánlatok átfutási ideje nap 35 max. a évi bázis szöveges értékelés e-freight;szerz.karb. Vev i Kombinált fuvarozási szervezet Kombinált forgalom II. szint fedezete MFt évi terv -1, El - és utókalk. Pénzügyi szakért i, szakel adói (fh is) Ajánlatok átfutási ideje nap 35 max. a évi bázis szöveges értékelés e-freight;szerz.karb. Vev i Bevételellen rzés B1 Projekt szakért k e-fuvarlevelek részarányának növelése % 25 min. a évi bázis EBF 7,44 %; E-CIM 0,12 % e-freight Vev i SZÁMLAINFO bevétel növelése MFt 30 min.a évi bázis GIR Vev i e-reklamációk részarányának növelése % 45 min tény min. 32% e-freight Vev i 15

16 5/2009. (VII. 3.) PVH sz. pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás a mobiltelefonok juttatási, jogosultsági és használati rendjéről 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A munkaköri feladatok ellátásához szükséges és kompenzációs juttatásként adható mobiltelefonok juttatási, jogosultsági és használati rendjének szabályozása. 2.0 HATÁLYOSSÁG ÉS FELELŐSSÉG MEGHA- TÁROZÁSA 2.1. Az utasítás hatálya Személyi, szervezeti hatálya kiterjed a MÁV Cargo Zrt. valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára Felelősség Jelen utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a humán erőforrás igazgató, működtetéséért valamennyi munkáltatói jogkört gyakorló a felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Mobiltelefon: hordozható telefon, amely a hangot nem kábelek, hanem rádióhullámok segítségével továbbítja. A készülék önálló hívószámmal rendelkezik. Engedélyezett (nettó) költségkeret: az a keretösszeg, mely tartalmazza a munkavállaló által a mobiltelefon használat során igénybe vett valamennyi szolgáltatás (pl. telefonbeszélgetés, sms, mms, internet, wap, stb.) költségét, azaz a számlán megjelenő, általános forgalmi adó nélküli összeget. A keretösszeg a telefon előfizetési díját is tartalmazza. A költségkeret nem tartalmazza az erre az összegre jutó fizetendő adókat, járulékokat. Előfizetéses rendszer: a mobiltelefon használat során igénybe vett valamennyi szolgáltatás költsége utólag kerül kiegyenlítésre az előfizetői szerződés alapján. Feltöltő kártya: az előre megvásárolt kártya összegét, egy előre befizetett összeget lehet letelefonálni, meghatározott érvényességi időn belül. A fizetés a feltöltő kártya megvásárlásával történik. A kezdeményezett hívások díja a feltöltő kártya egyenlegét csökkenti. Ha az egyenleg eléri a nullát, akkor egy újabb feltöltő kártya megvásárlása és érvényesítése után kezdeményezhetők újabb hívások. Technológiai készülék: olyan, a társaság tulajdonában lévő mobiltelefon, amelyeket a munkakörből adódóan nem egy, hanem több munkavállaló használ (pl. mobil kocsivizsgálók, vonat fel-és átvevők). Munkáltatói jogkör gyakorlása: a munkáltatói jogkört gyakorlók körét a munkáltatói jogkör gyakorlási rendjéről szóló hatályos elnök-vezérigazgatói utasítás határozza meg. Szervezeti egység: a hatályos SZMSZ tartalmazza a szervezeti egységeket. Szervezeti egység vezető: a hatályos SZMSZ-ben szereplő szervezeti egység vezetői munkakörét betöltő munkavállaló. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. Jogosultsági szabályok MÁV Cargo Zrt. Igazgatósága döntése szerinti telefon-használat A társaság mobiltelefon használatot biztosít a munkaköri feladatok ellátásához és kompenzációs juttatásként a következő munkakörökben: o elnök-vezérigazgató o pénzügyi vezérigazgató-helyettes o kereskedelmi vezérigazgató-helyettes o üzemeltetési vezérigazgató-helyettes o humán erőforrás igazgató o pénzügyi igazgató o kontrolling és portfoliókezelési igazgató o kereskedelmi igazgató o regionális igazgatók o a kereskedelmi vezérigazgató-helyetteshez tartozó értékesítési menedzserek. Ebben az esetben a mobiltelefon használattal kapcsolatosan (költségkeret, költségtérítés módja, készüléktípus meghatározása, stb.) a társaság Igazgatósága dönt Telefon-használat egyéb jogosultsági csoportokban Egyéb jogosultsági csoportokban (1-4. kategória) a munkaköri feladatok ellátásához szükséges mobiltelefon használat meghatározott költségkeret mértékig engedélyezett. Az egyes jogosultsági csoportokban engedélyezett maximális havi nettó költségkeret mértékeket az 1. sz. melléklet tartalmazza. A következő évekre vonatkozó havi költségkereteket évente, a megelőző év szeptember 30-ig a humán erőforrás igazgató engedélyezi a Kontrolling és Portfoliókezelés által az üzleti tervezés során meghatározott költségkereten belül. A költségkeretek negyedévente, a telefonhasználat tényköltsége alapján felülvizsgálatra, és indokoltság esetén módosításra kerülnek. Ezekben a jogosultsági csoportokban a munkáltatót terheli az engedélyezett költségkeret mértékig a mobiltelefon használat költsége, és az erre az összegre jutó fizetendő adók, járulékok. Az engedélyezett költségkeret feletti mobiltelefon használat teljes költségét (ebbe értve a társaság által fizetendő adók, járulékok összegét is) a munkavállaló köteles a MÁV Cargo Zrt.-nek megtéríteni. A munkavállaló a megtérítés alól mentesülhet az engedélyezett keretösszeg indokolt túllépése esetén. (Erre vonatkozóan a jelen utasítás pontja rendelkezik.) 16

17 A maximális havi nettó költségkeretet a negyedév átlagában kell figyelembe venni. (Amennyiben az adott negyedévben az egyes havi költségek átlaga nem haladja meg a maximális nettó havi költségkeret, azt nem kell a munkavállalónak megtérítenie.) A költségkeretbe nem tartoznak bele a hivatalos kiküldetés alatti hivatalos célú nemzetközi hívások díjai. A költségkeretbe nem tartozik bele továbbá az igénybe vett (GPRS) adatátvitel díja. Ezen szolgáltatás igénybevétele a vezérigazgató engedélyéhez kötött. A technológiai készülékek csak hivatalos célra használhatók. A technológiai készülékek magáncélú használatának teljes költségét (ebbe értve a társaság által fizetendő adók, járulékok összegét is) a munkavállaló köteles a MÁV Cargo Zrt.-nek megtéríteni A juttatási forma A 4.1. pontban felsorolt esetekben a mobiltelefon használat a társaság által biztosított készülékkel, a MÁV Cargo Zrt.-vel szerződésben lévő mobiltelefon szolgáltatóval előfizetéses rendszerben történik. Egyedi, indokolt esetekben feltöltő kártya használata engedélyezhető. A társaság által biztosított készülékek típusát a 2. sz. melléklet tartalmazza. A társaság által biztosítható tartozék a head set (mikrofon fülhallgató) a munkáltatói jogkört gyakorló engedélye alapján. A készülékek cseréjére 2 évenként kerülhet sor. Soron kívül kell kicserélni ezen időszakon belül a rendeltetésszerű használat során meghibásodott, nem javítható készüléket. A mobiltelefon készülékek, tartozékok, illetve a mobiltelefon használat során igénybe vett szolgáltatások a mobiltelefon szolgáltatóval kötött szerződésben rögzítettek. Azon munkakörökben, amelyekben a tevékenység kizárólag a társaságon belüli kommunikációt igényel (pl. vonat fel-és átvevők), a technológiai készülékek használata korlátozott: a készülékekről kizárólag a társaság mobiltelefon szolgáltatóval megkötött szerződése hatálya alá tartozó telefonszámok hívhatók. A meghatározott típus csak az utasítás hatályba lépését követően új beszerzésű mobiltelefonokra érvényes Engedélyezési rend Telefonhasználat, jogosultsági csoport, keretösszeg meghatározása Az egyes jogosultsági csoportok engedélyezett létszámát szervezeti egységenként évente, a megelőző év szeptember 30-ig a Humán erőforrás igazgató engedélyezi a Kontrolling és Portfoliókezelés által az üzleti tervezés során meghatározott költségkereten belül, az illetékes vezérigazgató-helyettes, illetve a törzskari szervezetek vezetőinek javaslata alapján. A keretszámok negyedévente, a telefonhasználat tapasztalatai alapján felülvizsgálatra, és indokoltság esetén módosításra kerülnek. Az év közben felmerülő pótlólagos mobiltelefon-igények kielégítésére tartalékkeret kerül elkülönítésre, melylyel a vezérigazgató és a humán erőforrás igazgató rendelkezik. A mobiltelefon-használatot, a jogosultsági csoportba sorolást, továbbá a felhasználható keretösszeg mértékét (azaz) a munkavállalók számára az 1. sz. mellékletben foglaltak betartásával a munkáltatói jogkört gyakorló javaslata alapján az illetékes vezérigazgató-helyettes, illetve a törzskari szervezetek vonatkozásában a vezérigazgató engedélyezi. Ugyanígy történik a jogosultsági csoportba sorolás, és a felhasználható keretösszeg mértékének engedélyezése azon nem vezetői munkakört betöltő munkavállalók esetében, akik részére a telefon biztosítása a munkaszerződésük alapján történik. Az engedélyezést a 3. sz. melléklet szerinti igénylőlapon kell végrehajtani A keretösszeg indokolt túllépése A kerettúllépés okát a munkavállalónak írásban indokolnia kell, a fizetési felszólítás kézhezvételétől számított 10. munkanapon belül. A kerettúllépés megtérítése alóli felmentésre indokoltság esetén a munkáltatói jogkört gyakorló adhat engedélyt Az engedélyezett keret túllépése esetén követendő eljárás A keretösszeg túllépése esetén a megfizetendő összeget a munkavállalónak a társaság K&H Banknál lévő számú számlájára vagy a házipénztárba kell befizetnie, a fizetési felszólítás kézhezvételétől számított 15 munkanapon belül, illetőleg a túllépést igazoló jelentés elutasítását követő 15 munkanapon belül Költségviselés A mobiltelefon beszerzése a társasági beruházási keretet, üzemeltetése a munkavállaló foglalkoztatása szempontjából illetékes költséghelyet terheli. A beruházási forráskódot, továbbá a költséghelyet az igénybejelentő lapon (4. sz. melléklet) szerepeltetni kell Eljárási rend A telefon beszerzése A Beszerzés-Beruházás Menedzsment szervezet bonyolítja a mobiltelefon, ill. tartozék beszerzését a szerint az illetékes vezérigazgató-helyettes, illetve a vezérigazgató engedélye alapján, továbbá a munkaszerződésben szereplő mobiltelefon biztosítását a személyügyi, illetve a humánpartner szervezet kezdeményezésére. A mobiltelefon, ill. tartozék leltárba vétele szintén a Beszerzés-Beruházás Menedzsment szervezet feladata. 17

18 Regisztráció A mobiltelefon munkavállaló részére történő átadása a szerszámkönyv aláírásával és a 2. sz. melléklet szerinti megállapodás egyidejű megkötésével történik. A szerszámkönyv kiállítását az adott szervezet arra kijelölt illetékes munkatársa, a regisztrációt a Beszerzés-Beruházás Menedzsment szervezet végzi Üzemeltetési költség elszámolása A szolgáltató által megküldött számlán szereplő költségek felbontása a költségviselő szervezeti egységekre, a költségek illetékes költséghelyekre történő elszámolása, továbbá a költségviselő szervezeti egységek tájékoztatása a telefonhasználat adott havi költségéről a Pénzügy szervezet feladata Ellenőrzés, egyéb intézkedések A Beszerzés-Beruházás Menedzsment negyedévente ellenőrző listát küld a munkáltatói jogkört gyakorlóknak azon munkavállalókról, akik mobiltelefon használat során az engedélyezett keretösszeget túllépték. A lista tartalmazza a munkavállaló törzsszámát, nevét, telefonszámát és a kerettúllépés összegét. A munkáltatói jogkörgyakorló az ellenőrző lista alapján a mobiltelefon rendeltetésszerű használatának ellenőrzését, továbbá az esetlegesen szükségessé váló intézkedések kezdeményezését (pl. a keretösszeg túllépésének megtérítése, technológiai készülék magáncélú használatának megtérítése, nem rendeltetésszerű használat során okozott költségek megtérítése) kötelesek elvégezni. A költségek (keretösszeg-túllépés, nem rendeltetésszerű használat) megtérítésére vonatkozó igényt érvényesíteni írásbeli fizetési felszólítással kell. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ- LYON KÍVÜL HELYEZÉSEK 5.1. Hivatkozások 2/2009. (III.3.) VIG. sz. elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Cargo Zrt. Szervezeti és Működési Szabályzatáról 3/2006. (I.3.) VIG. sz. elnök-vezérigazgatói utasítás a munkáltatói jogkörgyakorlás rendjéről 5.2. Módosítások, hatályon kívül helyezések A mobiltelefonok juttatási, jogosultsági és használati rendjéről szóló 6/2006. (XI.27.) HVH sz. humánpolitikai vezérigazgató-helyettesi utasítás jelen utasítás hatályba lépésével hatályát veszíti. 6.0 HATÁLYBA LÉPÉS Jelen utasítás módosítás a kihirdetésekor lép hatályba, és visszavonásig hatályos. 7.0 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: Az egyes jogosultsági csoportokban engedélyezett maximális nettó költségkeret mértékek 2. sz. melléklet: A társaság által biztosított készülékek jogosultsági csoportonként 3. sz. melléklet: Mobiltelefon használat igénybejelentő lap 4. sz. melléklet: Megállapodás minta Nagy László sk. pénzügyi vezérigazgató-helyettes 1. sz. melléklet Az egyes jogosultsági csoportokban engedélyezett maximális nettó költségkeret mértékek Jogosultsági csoport évi maximális nettó költségkeret (Ft/hó/fő) 1. kategória kategória kategória kategória Technológiai készülék Munkáltatói jogkört gyakorló hatáskörébe utalva 18

19 2. sz. melléklet A társaság által biztosított készülékek jogosultsági csoportonként Mobiltelefon típusa Jogosultsági csoport 1. kategória a Beszerzés-Beruházás Menedzsment szervezet által meghatározott, jelenleg Nokia 6500 v 6500 Slide v Nokia E51, illetve a többi jogosultsági csoportban előírt készüléktípus. 2. kategória a Beszerzés-Beruházás Menedzsment szervezet által meghatározott, jelenleg Nokia 6500 v 6500 Slide v Nokia E51, illetve a többi jogosultsági csoportban előírt készüléktípus. 3. kategória a Beszerzés-Beruházás Menedzsment szervezet által meghatározott, jelenleg Nokia kategória a Beszerzés-Beruházás Menedzsment szervezet által meghatározott, jelenleg Nokia 3110 C technológiai készülék a Beszerzés-Beruházás Menedzsment szervezet által meghatározott, jelenleg Nokia 3110 C 19

20 3. sz. melléklet 1. A munkavállaló adatai Név: Munkakör: 2. Mobiltelefon igény Jogosultsági csoport: (a megfelel aláhúzandó) Juttatási forma: (a megfelel aláhúzandó) ( 1 = 3. pontban indokolni szükséges) ( 2 = csak a vezérigazgató engedélyezheti) Mobiltelefon használat igénybejelentő lap o 1. kategória o 2. kategória o 3. kategória o 4. kategória o a társaság által biztosított készülék, el fizetéses rendszerben o feltölt kártya 1 o GPRS adatkapcsolattal 2 Törzsszám: Szervezeti egység megnevezése: Költségvisel szervezeti egység megnevezése, költséghely kódja: Engedélyezett maximális nettó költségkeret (Ft/hó): Igényelt típusa: mobiltelefon 3. A kérelem indoklása (munkaköri feladatok leírása, a munkaköri feladatai ellátásához miért szükséges a mobiltelefon használat) Dátum: munkáltatói jogkört gyakorló neve:.. aláírása:.. 4. Engedélyezés A mobiltelefon használatot engedélyezem.... Dátum: vezérigazgató / vezérigazgató-helyettes 20