ELİLAP AZ ELİTERJESZTÉSEKHEZ

Átírás

1 ELİLAP AZ ELİTERJESZTÉSEKHEZ ÜLÉS IDİPONTJA: a Képviselı-testület május 22-i ülésén ELİTERJESZTÉS TÁRGYA: Tájékoztató az Önkormányzat által fenntartott intézményekben évben végzett ellenırzések tapasztalatairól ELİTERJESZTİ NEVE: Szlahó Csaba polgármester Elıterjesztés készítéséért felelıs: Elekes Mária belsı ellenır Elıterjesztést véleményezi még: NÉV: Pénzügyi Bizottság VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: NÉV: Gazdasági Bizottság VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: NÉV: VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: MEGHÍVOTTAK NEVE: Elekes Mária belsı ellenır A HATÁROZATRÓL ÉRTESÜLNEK: Belsı ellenır Irattár Elıterjesztést ellenırizte: Elıterjesztést jóváhagyta: Mohainé Jakab Anikó jegyzı

2 E l ı t e r j e s z t é s Vecsés Város Önkormányzata Képviselı-testületének május 22-i ülésére Tárgy: Tájékoztató az Önkormányzat által fenntartott intézményekben évben végzett ellenırzések tapasztalatairól Elıterjesztı: Szlahó Csaba polgármester Leíró: Elekes Mária belsı ellenır T i s z t e l t Képviselı-testület! A helyi önkormányzatokról szóló, többször módosított évi LXV. Törvény 92. (10) bekezdése alapján a Polgármester a tárgyévre vonatkozó külön jogszabályban meghatározott éves ellenırzési jelentést, valamint az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenırzési jelentései alapján készített összefoglaló ellenırzési jelentést a tárgyévet követıen, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejőleg a képviselıtestület elé terjeszti. A költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 48. -a írja elı, hogy az éves ellenırzési jelentésnek mit kell tartalmaznia. Elekes Mária belsı ellenır elkészítette a évre vonatkozó éves ellenırzési jelentést, melyet az elıterjesztéshez mellékletként csatoltam. Fentiek alapján az alábbi határozati javaslatot terjesztem a Tisztelt Képviselı-testület elé: H a t á r o z a t i j a v a s l a t Vecsés Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a határozat mellékletét képezı, évi belsı ellenırzésre vonatkozó éves ellenırzési jelentést tudomásul veszi. Határidı: Felelıs: azonnal Szlahó Csaba polgármester Szlahó Csaba polgármester Vecsés, május 22. Melléklet: Éves ellenırzési jelentés 2011.

3 ÉVES ELLENİRZÉSI JELENTÉS Vecsés, április 12. Elekes Mária belsı ellenır

4 Vecsés Város Polgármesteri Hivatalának belsı ellenıre a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (Xll.31.) sz. Korm. rendelet (továbbiakban: Ber.) 48. -a elıírásainak megfelelıen elkészítette a éves ellenırzési jelentést. A hivatkozott Kormányrendelet 49. -a szerint az éves ellenırzési jelentés összeállításáért a belsı ellenırzési vezetı felelıs, mely jelentést jóváhagyásra megküldi a jegyzınek. Az éves ellenırzési jelentés az alábbiakat tartalmazza: 1) A belsı ellenırzés által végzett tevékenység bemutatását: a) az ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelését; b) a bizonyosságot adó tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezıket; c) a tanácsadó tevékenység bemutatását. 2) A belsı kontrollrendszer mőködésének értékelését ellenırzési tapasztalatok alapján: a) a belsı kontrollrendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatokat; b) a belsı kontrollrendszer elemeinek értékelését. 3) Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló tájékoztatást. 1. A belsı ellenırzés által végzett tevékenység bemutatása: a) az ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése: Vecsés Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában (továbbiakban PH) a belsı ellenırzést megbízási szerzıdéses jogviszonyban álló cég látja el. A munkát a PH épületében, heti rendszerességgel, a megbízott cég képviseletében eljáró belsı ellenır végezte. Az éves ellenırzési terv szerint: Az elızı évben végzett vizsgálatok megállapításainak hasznosulását ellenıriztem. Ellenıriztem a évi költségvetési beszámoló összeállítását. Fenntartói ellenırzés keretében a Róder Imre Városi Könyvtárat, a Vecsési Zeneiskolát és a Semmelweis Bölcsıdét vizsgáltuk. Áttekintettem a közbeszerzési eljárást, mely az EU-s pályázathoz kapcsolódott. Vizsgáltam a kötelezettségvállalás rendjét a Hivatalban. Áttekintettem a civil szervezetek támogatásának elszámolási rendjét. A Vecsési Egészségügyi Szolgálat megbízásából ellenıriztem a rezsiköltség alakulását az Intézményben. Az éves ellenırzési tervben meghatározott vizsgálatok ütemezés szerint alakultak. Az elızı évben lefolytatott ellenırzések hasznosulását utóvizsgálatokon tekintettem át az. Az ellenırzések alkalmat adnak a hiányosságok feltárására, a problémás területekre felhívják a figyelmet, ezzel segítve a hibák kijavítását.

5 Az elvégzett ellenırzések megállapításaira készült intézkedési tervekben foglaltakat végrehajtották. Az éves költségvetési beszámoló összeállítása megfelelt a törvényi elıírásoknak. Az egyeztetéseket elvégezték, az analitikák rendelkezésre álltak. A törvényes határidıket az elıterjesztésre vonatkozóan betartották. A fenntartó részérıl minden költségvetési évben ellenırizzük a kiválasztott intézmények mőködésének szabályosságát. Az intézmények az elmúlt években megismerték az ellenırzés tematikáját, felkészülten várják a vizsgálatot. A szabályzatok elkészítése, aktualizálása visszatérı probléma, melynek okaként az erre a területre fordítható kapacitás hiányát állapítottuk meg. Segítséget jelent a Hivatal és az intézmények közötti Megállapodásnak megfelelı gyakorlat, mely szerint a Hivatal által elkészített szabályzatokat kiterjesztik az intézményekre. A lefolytatott közbeszerzési eljárások áttekintése során megállapítottam, hogy a Hivatal szabályszerően járt el. Az EU-s támogatással megvalósuló projektek még nem zárultak le. A vizsgálatot 2012-ben is folytatom. A kötelezettségvállalás rendjét a Hivatalban vizsgáltam. Az alkalmazott eljárás szerint a kötelezettségvállalási nyilvántartás utólagos, a számlák beérkezéséhez, kiegyenlítéséhez kötıdik. A civil szervezetek elszámoltatásának áttekintése több éve visszatérı vizsgálat. Az eddigi javaslataim (egy kézben összpontosuljon az elszámoltatás, dokumentumok bekérése a támogatásokhoz kapcsolódóan) eredményeként rendben találtam a civil szervezeteknek nyújtott támogatások elszámoltatási rendjét. A belsı kontrollrendszer mőködését a Hivatalban teszteltük. A jogszabályok folyamatos változásához való alkalmazkodás nagy feladatot ró a Hivatal egészére. A belsı kontrollrendszer elemeinek megfelelı mőködéséhez át kellett gondolni a munkafolyamatokat: az ellenırzési nyomvonalat, a szabálytalanságok kezelését, az információs és kommunikációs rendszert, a monitoring és a FEUVE rendjét. A belsı kontrollrendszer folyamatos aktualizálása, ellenırzése szükséges. A Vecsési Egészségügyi Szolgálat intézményén belül a rezsiköltség alakulását vizsgáltam. Megállapítottam, hogy rezsiköltség nemenként (gáz, víz, áram, szemétszállítás) jelentıs különbségek vannak a rendelési típusonként (háziorvos, gyerekorvos, fogorvos) felmerült rezsiköltségek között. Kiemelkedı az átlagos rezsiköltségektıl való eltérés víz- és áramfogyasztásban a fogorvosi rendelésekre vetítve, valamint az átlagoshoz képest magasabb a külsı rendelıkben a gázfogyasztás a gyerekorvosi rendelések esetében. b) a bizonyosságot adó tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık: Az ellenırzési munka minıségének megítélését önértékelés alapján (a PM által kiadott módszertan szerint) elvégeztük. A belsı ellenırzés kialakítása és mőködése megfelel az elıírásoknak. A PH április 15-én megbízási szerzıdést kötött egy bejegyzett könyvvizsgáló társasággal. A társaság részérıl a munkát végzı belsı ellenır könyvvizsgáló, az Áht. 70. (4) bekezdésében meghatározott engedéllyel rendelkezı, regisztrált belsı ellenır.. A PM 18/2009. (X. 6.) rendelet szabályainak megfelelıen, regisztrációs számon a költségvetési szerveknél belsı ellenırzési tevékenység folytatásához szükséges engedéllyel rendelkezik, és teljesítette az ÁBPE kötelezı továbbképzését. A szerzıdés szerint heti egy alkalommal, (illetve indokolt

6 esetben többször) köteles az önkormányzatnál megjelenni, és a PH által biztosított helyiségben munkáját végezni. A funkcionális függetlenség biztosított. Érvényesülnek a belsı ellenırzés feladataival kapcsolatos elıírások. A tárgyi feltételek már 2004 év végére teljes egészében biztosítottá váltak, amikor a belsı ellenırzés külön géppel bekapcsolódhatott a PH számítógépes hálózatába. Tovább emelte a munkavégzés idıbeni lehetıségeit, hogy a belsı ellenırzés is dolgozhat a Hivatalban biztosított laptopon. c) a tanácsadói tevékenység bemutatása: Tanácsadói tevékenységre vonatkozó szóbeli megállapodás szerint a belsı ellenır részt vett a belsı kontrollrendszer elemeinek tesztelésében, a munkakörök és a feladatok összehangolásában. A munkáról a megbízót folyamatosan tájékoztattam. 2. A belsı kontrollrendszer mőködésének értékelése ellenırzési tapasztalatok alapján: a) a belsı kontrollrendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok: A belsı kontrollrendszer szabályszerőségének megítéléséhez a kontrollkörnyezet értékelése az elsıdleges feladat. A hivatal és az intézmények mőködtetését a törvényi keretek által meghatározott és alkalmazott szabályzatok mentén lehet eredményesen folytatni. Erre vonatkozóan javasoltam a belsı kontroll kézikönyv elkészítését. A gazdaságossági követelmény az erıforrások optimális kihasználtságát jelenti. A belsı kontrollrendszer gazdaságosságához javasoltam a kontrollpontok kialakítását a munkafolyamatokhoz kapcsolni, hogy a mőködés során beépüljön az egyes munkakörök automatizmusába. A belsı ellenır munkája és a jól mőködı vezetıi ellenırzés kölcsönösen kiegészíti és erısíti az ellenırzési munka hatékonyságát. Eredményességének növelése a kommunikáció folyamatosságával biztosítható: az ellenırzési feladatok év közben a helyi igények felmerülésével bıvülhetnek. b) a belsı kontrollrendszer elemeinek értékelése: A bizonyosságot adó tevékenység végzése során a belsı kontrollrendszer elemei közül a következık kerültek az ellenırzés látóterébe: A kontrollkörnyezetet a költségvetési szervnél úgy kell kialakítani, hogy a szervezeti struktúra, a felelısségi, hatásköri viszonyok, a munkaerıvel való gazdálkodás egyértelmő, áttekinthetı legyen. A kontrollkörnyezet megfelelı mőködéséhez elengedhetetlenül szükséges a szabályzatok aktualizálása, az ellenırzési nyomvonal kialakítása. A Hivatalnál ez a folyamat megfelelı ütemben zajlik. Az intézmények vizsgálatánál erre a területre nagy figyelmet fordítottunk. Az ellenırzésnek a szabályszerő mőködést elısegítı, a kockázatokat feltáró szerepe során a kockázatkezelési rendszer áttekintése is feladata volt. A kockázatkezelés összekapcsolódik a kontrolltevékenységgel, mert az biztosítja a kockázatok megfelelı kezelését. A kontrolltevékenység kiterjed a gazdálkodás folyamataira. Minden tevékenységre vonatkozóan szükség van a folyamatba épített, elızetes, utólagos és vezetıi ellenırzésre (FEUVE), melyhez kapcsolódó vizsgálat a támogatások elszámoltatásának ellenırzése

7 volt. A kötelezettségvállalás folyamata szabályozott, a kontrollpontok beépültek, a nyilvántartása azonban fejlesztést igényel. Ha a belsı kontrollrendszer minden eleme tökéletesen mőködik, akkor az információs és kommunikációs rendszerelembıl következıen a kötelezettségvállalás folyamata a szerzıdéskötéstıl kezdıdıen rögzítésre kerül a nyilvántartásban. A kontrolltevékenység (azon belül a FEUVE) megítéléséhez a közbeszerzési eljárással lefolytatott pályázati projekt elszámoltatása is képet adott. A projekt elszámoltatása során a szükséges kontrollpontok meghatározásra kerültek. Az információs rendszer mőködése, a költségvetési beszámoló készítésének ellenırzése során megfelelınek bizonyult. A beszámolási szintek, határidık és módok világosan meghatározottak. A monitoring részeként a belsı ellenırzés is a belsı kontrollrendszer eleme, mely az elızı idıszaki ellenırzések hasznosulását utóvizsgálat keretében tekinti át. 3. Az intézkedési tervek megvalósítása: A PH vezetése folyamatosan tájékoztatást kapott és figyelemmel kísérte a belsı ellenırzés munkáját. Minden egyes vizsgálat befejezésekor az ellenırzés megállapításai egyrészt megerısítették a Hivatal vezetését a vizsgált területek mőködésének helyes megítélésében, másrészt felhívták a figyelmet a hiányosságokra. Az ellenırzésekrıl szóló jelentések megállapításai hatására, a hibák kijavítására a vizsgált egységek vezetıi szükség szerint intézkedési tervet dolgoztak ki. Minden esetben megfelelı volt az ellenırzött szervezetek és az ellenırzés viszonya, az ellenırzöttek elfogadták az ellenırzés megállapításait a közös cél: a színvonalasabb munkavégzés érdekében. Az intézkedési tervben elıírt feladatokat elvégezték. Az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. Vecsés, április 12. Elekes Mária belsı ellenır

8 Melléklet A belsı ellenırzés által végzett tevékenység bemutatása Terv szerinti ellenırzés Soron kívüli ellenırzés Terven felüli ellenırzés Utóellenırzés - - Költségvetési beszámoló szabályszerősége - - Belsı kontrollrendszer ellenırzése - - Civil szervezetek támogatásának ellenırzése - - Közbeszerzési eljárás ellenırzése - - Intézmények fenntartói ellenırzése - - A tervezés teljesülése A tervezést az elızı évek tapasztalatai és a rendelkezésre álló idıkeret alapján végeztem. Az összes idıkeret 52 nap, melybıl továbbképzésre 4 napot, tanácsadási feladatra 5 napot, ellenırzéshez kapcsolódó egyéb tevékenységre 10 napot kalkuláltam. A tervezés megfelelı volt. Munkanapok száma: Tevékenység Ellenırzés Tanácsadás Képzés Egyéb tev. Kapacitás összesen Ütemezett ell Az ellenıri napok száma: Szabályszerőségi ellenırzés Pénzügyi ellenırzés Rendszer ellenırzés 3 db 2 db 3 db 9 nap 9 nap 15 nap