zi projektek menedzselése során Balogh Zoltán Nemzetközi zi projektek Debrecen augusztus 17.

Átírás

1 Partnerség g elvének érvényesítése se nemzetközi zi projektek menedzselése során Balogh Zoltán Nemzetközi zi projektek menedzselése szeminárium Debrecen augusztus 17.

2 Bevezetés Partnerség értelmezései tisztelet, bizalom, közös cél, összefogás, az érdekérvényesítés színtere, alkalmazkodási képesség, komplex válaszlehetıség komplex problémákra, értékteremtı tevékenység, egyenrangú viszony, gyors és pontos információszerzés színtere, az új feladatok, megrendelések és források megszerzésének lehetısége, az innovációk, ötletek, új látásmód forrása, visszajelzés saját munkánkról, kritika, bátorítás, sikerélmény, a növekedés motorja, tanulási folyamat.

3 Áttekintés 1. Partnerség elve 2. A partnerség szereplıi 3. Partnerségépítés 4. Partnerségi munkacsoportok

4 1. Partnerség elve 1.1. Megjelenése a Struktúrális Alapok alapelvei között 1.2. Struktúrális Alapok alapelvei 1.3. Vertikális - Horizontális Vegyes 1.4. A partnerség a programozás különbözı szakaszaiban 1.5. A partnerség projektszinten

5 Partnerség elve Megjelenése a Strukturális Alapok alapelvei között 1988: a partnerség elvének, mint a Strukturális Alapok egyik alapelvének hivatalos bevezetése, mint az Európai Bizottság, a tagállamok és a régiók közötti, egyfajta függıleges, alá-fölé rendelt partnerség a programozás szintjén 1993: bıvült a jelentés azáltal, hogy magába foglalta a tagállamok által megnevezett, egymással egyenrangú szereplıként értékelt gazdasági és szociális partnereket is, így 1994-tıl a már létezı társadalmi partnerség -rıl szóló koncepció került elıtérbe. Napjainkban: Beágyazottság a Struktúrális Alapok programjainak minden szakaszába a programfejlesztéstıl a programok értékeléséig. Rendszer-hatás érvényesül a hivatalos Struktúrális Alapok mechanizmusokon túl több szinten (akár a nemzeti szinten), több ágazatban alkalmazzák Alapvetı képesség a sokszereplıs intézményközi együttmőködés során Forrásteremtési eszköz a helyi és regionális fejlesztések megvalósítása érdekében

6 Partnerség elve Strukturális Alapok alapelvei a koncentráció elve, melynek értelmében a rendelkezésre álló pénzeszközöket akkor lehet a leghatékonyabban felhasználni, ha minél kisebb területen és minél nagyobb programokra koncentrálják a programozás elve, melynek jellemzıje az, hogy a közösségi strukturális eszközöket többéves idıtartamra, átfogóan kell megtervezni és a különbözı alapok mőködését össze kell hangolni az addicionalitás elve, melynek értelmében a közösségi hozzájárulás kivétel nélkül csak kiegészíti, növeli a nemzeti vagy regionális hatóságok fejlesztésre szánt erıforrásait, nem helyettesítik azokat. a partnerség elve, melynek a különbözı szinteken és a különbözı szintek között kell érvényesülnie. Ennek értelmében különösen fontos a partnerség a projektek kidolgozása, végrehajtása és ellenırzése során az EU és a tagállam intézményei között, melyet vertikális partnerségnek hívunk valamint a regionális és helyi hatóságok, oktatási intézmények, civil szervezetek, vállalatok és szociális partnerek, az egyes ágazatokhoz tartozó intézmények között melyet horizontális partnerségként értelmezünk.

7 Partnerség elve Vertikális Horizontális Vegyes Vertikális partnerség: ebben a viszonylatban az Európai Unió - tagállamok - tagállami intézmények közötti széleskörő írásbeli elıterjesztések és szóbeli egyeztetések során formálódó partnerség a jellemzı, mely a programozás terén a tervezés és ellenırzés folyamatában játszik kiemelkedı szerepet (például NSRK, OP-k kidolgozása) Horizontális partnerség: a projektek kidolgozása és végrehajtása során a jellemzıbb (például projektötlet generáló partnerség) Vegyes partnerség: vertikális és horizontális elemeket is magában foglaló partnerség is megjelenik a gyakorlatban (például kiemelt projektek)

8 A partnerség elve A partnerség a programozás különbözı szakaszaiban Programkészítéskor a térségi és ágazati elemzések alapján kidolgozásra kerülnek a fı célok ill. prioritások ennek során elengedhetetlen a térségi és ágazati szereplıkkel való párbeszéd; Az identifikáció szakaszában a fejlesztési ötleteknek megfelelı megoldási feltételek kidolgozása a meghatározó - ennek során konzultációt kell folytatni a fejlesztések kedvezményezettjeivel, hogy minél pontosabban lehessen meghatározni a fejlesztések feltételeit; A kidolgozás során az ötletet programmá kell fejleszteni és a programozásban résztvevı partnerekkel együtt ki kell dolgozni a megvalósíthatóság és a fenntarthatóság biztosítékait; A megvalósítás szakasza a projektkiválasztás, pénzügyi döntés, finanszírozási szerzıdés megkötése lépéseket foglalja magában. Ennek során a kidolgozott programokra beérkezett megoldási változatok, projektötletek közül kell tudni kiválasztani a legmegvalósíthatóbb projekteket, dönteni kell a támogatásról és meg kell kötni a támogatási szerzıdést; A monitoring tevékenység során a megvalósulás folyamatos figyelése és támogatása az elsıdleges fontosságú a fejlesztések sikere szempontjából. A támogatott projekttıl való eltérés esetén dönteni kell a módosításról; Az értékelés során vizsgálni kell a kitőzött célok elérését, le kell vonni a szükséges következtetéseket és a tapasztalatokat vissza kell csatolni.

9 A partnerség elve A partnerség projektszinten A partnerségépítést az Európai Bizottság támogatja és meg is követeli Követelményként a következı formákban jelenik meg: Alapelvként Prioritásként Feltételként A partnerségre és az együttmőködésre épülı projektek elınyei: Lehetıvé teszik az egyes partnerek tapasztalatának, tudásának és forrásainak közös hasznosítását Elısegítik olyan struktúrák és együttmőködések kialakítását, amelyek a pályázati projektek befejezése után is fennmaradnak és pozitív hatást gyakorolnak a régió társadalmi-gazdasági fejlıdésére Konzorciumok sokrétőségük folytán a pályázáshoz kapcsolódó feladatokkal is könnyebben megbirkózhatnak A rendelkezésre bocsátott forrás ne elszigetelten fejtse ki hatását, hanem a gazdasági kapcsolatrendszereken keresztül a potenciális szereplık csoportjaira, és ne csak elemeire hasson

10 2. A partnerség szereplıi 2.1. Lehetséges értelmezései 2.2. Széleskörően értelmezett partnerség 2.3. A koordinátor szerepe a partnerségben 2.4. A partnerség a projektmenedzsmentben 2.5. Kapcsolatok hatékonyságának feltételei

11 A partnerség szereplıi Lehetséges értelmezései Szőkebb értelemben: a projekt nevesített partnerei Szélesebb értelemben: a projekt elképzelések széleskörben vett elvi támogatói, akik - vagy mert az eredmény ıket is pozitívan érinti, vagy mert az intézmény feladataival összefügg a szervezet tevékenysége - információkkal, információs csatornákkal, támogató nyilatkozatokkal segíthetik az adott projekt megvalósulását. E közvetett támogatók lehetnek önkormányzatok, fejlesztési tanácsok, kamarák, gazdaságfejlesztı, gazdaságélénkítı szervezetek. Támogató partnerek: e szervezetek szereplése, elismertsége, szakmai, gazdasági, politikai háttere minket is jobb színben tüntet fel, vagy az ı megbízhatóságuk nyújt garanciát az általunk kínált szolgáltatásra. Egy ismertebb, nagyobb szervezet neve mindenképpen felértékeli a pályázatunkat.

12 A partnerség szereplıi Széleskörően értelmezett partnerség Nowackiné 2006, p.21.

13 A partnerség szereplıi A koordinátor szerepe a partnerségben Projektmegvalósítás felelıssége Pénzügyi kockázat Szerzıdéskötés a hatósággal a partnerek nevében Partnerség jogi alapjainak megteremtése

14 A partnerség szereplıi Partnerség a projektmenedzsmentben Csoportépítés csapatszellem motiváltság Kommunikáció Konfliktuskezelési rendszerek kialakítása Nemzetközi projekttalálkozók szervezése Kick-off meeting Találkozók közötti kapcsolattartás

15 A partnerség szereplıi Kapcsolatok hatékonyságának feltételei kölcsönös, és folyamatos információcsere döntések elıkészítésében együttmőködés külsı szereplıkkel egyenrangú részvétel a tervezésben és a végrehajtásban

16 3. Partnerségépítés 3.1. Kiválasztás 3.2. Együttmőködés szükségessége és hasznossága 3.3. Szakaszok 3.4. Partnerek feladatai 3.5. Informális partnerségépítés

17 Partnerségépítés - Kiválasztás ki nyújt kiemelkedı teljesítményt az adott ágazatban/területen léteznek-e már potenciális partnerek léteznek-e már olyan futó programok vagy projektek, amelyekhez hozzá lehetne csatolni sajátunkat, együtt lehet-e mőködni velük milyen típusú partnerek jöhetnek számításba, léteznek-e prioritások ezen a téren partnerkereséshez segítséget nyújthatnak az egyes programok információs napjai, workshop programjai regisztrálhatjuk magunkat partnerkeresési adatbázisokban vegyük figyelembe, hogy 7-8 partnernél több erısen megnöveli az együttmőködés nehézségeit egyenlıen terhelhetı partnereket válasszunk a koordinátor rendelkezzen nemzetközi menedzsment tapasztalattal

18 Partnerségépítés - Együttmőködés szükségessége és hasznossága a partnerség felépítésének leírása (különbözı ágazatok, szintek közötti együttmőködés fontossága), összefogás szükségességének leírása, közös problémák együttes megoldásának jelentısége, megvalósíthatóság bizonyítása, gazdaságosság terén elérhetı eredmények, szakmai haszon bemutatása, várható eredmények feltüntetése, meghatározása, szubszidiaritás elvének megjelenítése, korábbi projekttapasztalatok, referenciák bemutatása, a szakértelem, források, kockázat és felelısség megosztásának bemutatása, továbblépési lehetıségek és a kiterjeszthetıségek bizonyítása, transzferálhatóság, modellértékőség, innovatív tulajdonságok felmutatása, multikulturális elınyök bemutatása.

19 Partnerségépítés - Szakaszok I. Elıkészítés: - a feladat pontos meghatározása - a szükséges szakértelem és erıforrások pontos meghatározása - potenciális partnerek azonosítása (szakértelem, kapacitás, kompatibilitás, stabilitás ) - igényeink és kínálatunk megfogalmazása a partnerek felé II. Tárgyalás: - a potenciális partnerek megkeresése ajánlatunkkal - alku/a partnerek kiválasztása - munkaterv elkészítése, további projektdokumentáció (pl. pályázati anyag, csatlakozó levelek) véglegesítése, aláíratása III. Befejezés: - a kapcsolat ápolása a projekt megkezdéséig folyamatosan

20 Partnerségépítés Partnerek feladatai mindegyik partnernek figyelmesen el kell olvasnia a pályázatot és meg kell határozniuk a projektben betöltendı szerepüket, a pályázónak rendszeresen konzultálnia kell partnereivel és tájékoztatni kell ıket a projekt menetérıl, a partnerek mindegyikének figyelemmel kell kísérnie, mely dokumentumokat kell nekik is eljuttatniuk a Szerzıdéskötı Hatóság felé, a projekten bekövetkezı lényeges változásokat illetıen egyet kell érteniük a partnereknek, még a Szerzıdéskötı Hatósággal való jóváhagyás elıtt, mert utána már kevés remény van a módosításra, a projekt befejezése elıtt a partnereknek meg kell egyezniük a projekt keretében létrehozott termékek, beszerzett berendezések, felszerelések, eszközök arányos szétosztásáról.

21 Partnerségépítés Informális partnerségépítés bizalom kiépítésének a legjobb eszköze összetartozás-érzés erısítése, kikapcsolódás, felszabadult légkör új gondolatokat, ötleteket inspirál megnyilvánulási lehetıséget ad a tapasztalatlanabb partnereknek Formák: közös étkezések városnézı séta kulturális program közös ünneplési lehetıségek közös sporttevékenységek kirándulások

22 Átvezetés Projektmunka - Csapatmunka Projektmunka alatt inkább a technikai jellegő, adott feladatra irányuló tevékenységet értjük. A projektmunka a feladatok megosztására és az eredmények felmutatására összpontosít. A projektmenedzsment kifejezés a projekt irányítására vonatkozik. A csapatmunka kifejezés az emberi dimenziót hangsúlyozza. A csapatmunka inkább a folyamatra, és a tapasztalat útján történı tanulásra irányul. A vezetés kifejezés a munkacsoport irányítására vonatkozik. Ideális eset - mindkét aspektus figyelembevétele A koordinátornak ügyelnie kell arra, hogy legyen elég idı és mozgástér a valódi csapatmunkára, a tapasztalatok cseréjére és hasznosítására, az új projekttermék kifejlesztésére.

23 4. Partnerségi munkacsoportok 4.1. Partnerség a gyakorlatban 4.2. Személyi összetétel 4.3. Hatékony nemzetközi munkacsoport 4.4. Hatékonyság jellemzıi 4.5. Fejlıdési szakaszok 4.6. Módszertani lehetıségek

24 Partnerségi munkacsoportok Partnerség a gyakorlatban A partnerséget együttmőködési keretmegállapodások formájában célszerő konkretizálni. A keretmegállapodás egy lehetıség, szó szerint kerete az együttmőködésnek. A konkrét feladatok megoldására a partnerség szereplıibıl rendszerint munkacsoportok alakulnak. Ezek tagjaitól függ a közös munka minısége. A projektek, közös feladatok végrehajtása után a partnerintézmények vezetıi a kapcsolattartók újabb projektek generálásáig, munkacsoportok alakulásáig.

25 Partnerségi munkacsoportok Személyi összetétel A projektekben egy-egy intézményt általában 1-3 fı képvisel. A projektmunkacsoport akkor a leghatékonyabb és legkevésbé költséges, ha létszáma nem haladja meg a 12 fıt. Az ideális munkacsoport-tevékenységhez 6-8 fıre van szükség, de a létszámot mindig viszonyítani kell a projekt méretéhez.

26 Partnerségi munkacsoportok Hatékony nemzetközi munkacsoport Nowackiné 2006, p.46.

27 Partnerségi munkacsoportok Hatékonyság jellemzıi világos, közös cél; közös felelısségvállalás; célok felé vezetı munkamenet és haladás mérése; partnerek motivációinak felismerése; kis/kezelhetı méret; készségek és szerepkörök szerinti megfelelı felépítettség, egyértelmő feladatfelosztás; rendelkezés a megfelelı erıforrásokkal; megfelelı támogatás a vezetık részérıl; közös munka alapvetı szabályaiban történı megegyezés; egymás problémáira való odafigyelés, segítıkészség; mind az egyéni, mind a kollektív sikerek elismerése, közös eredményre való képesség; konfliktusok konstruktív kezelése; megfelelı kommunikációs rendszer, változatos munkamódszerek alkalmazása; idıt szánnak a kulturális sokszínőség megértésére és a tagok megismerésére, bátorítására; gyakran mérlegelik munkastílusukat, hajlandóak a változtatásra.

28 Partnerségi munkacsoportok Fejlıdési szakaszok Nowackiné 2006, p.55.

29 Brainstorming GOPP módszer Best practice Peer review Partnerségi munkacsoportok Módszertani lehetıségek

30 Konklúzió A jó partnerség A partnerek tiszteletén alapuló bizalom, elkötelezettség, közös cél és érdekérvényesítés, a partnerek tapasztalatának, tudásának és forrásainak közös hasznosítása, gyors és rugalmas alkalmazkodóképesség, információáramlás, komplex problémákra komplex válaszadási képesség, értékteremtı tevékenység, egyenrangú viszony, új feladatok, megrendelések és források megszerzésének lehetısége, innovációk, ötletek, új látásmód forrása, visszajelzés, kritika, bátorítás, sikerélmény.

31 Észak-alföldildi Régió Brüsszeli KépviseleteK Square Vergote Brüsszel Belgium zoltan.balogh@eszakalfold.hu Honlap: Köszönöm a figyelmüket ket!