III. számú melléklet NYILATKOZAT

Átírás

1 III. számú melléklet NYILATKOZAT Alulírott Dr. Mózes Ervin, Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának (továbbiakban: Hivatal) vezetője jogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy az előírásoknak megfelelően évben az általam vezetett költségvetési szervnél gondoskodtam - a belső kontrollrendszer kialakításáról, valamint szabályszerű, eredményes, gazdaságos, és hatékony működéséről, - a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéről, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáról, - a rendelkezésre álló előirányzatoknak a célnak megfelelő felhasználásáról, - a költségvetési szerv tevékenységében a hatékonyság, eredményesség és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséről, - a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséről, azok teljességéről és hitelességéről, - a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáról, - az intézményi számviteli rendről, - olyan rendszer bevezetéséről, amely megfelelő bizonyosságot nyújt az eljárások jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozóan, biztosítja az elszámoltathatóságot, továbbá megfelel a hazai és közösségi szabályoknak, - arról, hogy a vezetők a szervezet minden szintjén tisztában legyenek a kitűzött célokkal és az azok elérését segítő eszközökkel annak érdekében, hogy végre tudják hajtani a meghatározott feladatokat és értékelni tudják az elért eredményeket. E tevékenységről a vezetői beszámoltatás rendszerén keresztül folyamatos információval rendelkeztem, a tevékenységet folyamatosan értékeltem. 1

2 A vonatkozó jogszabályok belső kontrollrendszerre vonatkozó előírásainak az alábbiak szerint tettem eleget: Kontrollkörnyezet A Hivatal stratégiai és operatív célrendszere, valamint szervezeti felépítése írásban rögzített és a szervezet tagjai számára megismerhető volt mind a Hivatal mind SZMJV Önkormányzat (továbbiakban: Önkormányzat) vonatkozásában: alapító okirat, SZMSZ és ennek részeként a szervezeti felépítés valamint az Önkormányzat és a Hivatal céljait meghatározó stratégiai dokumentumok (pl. Gazdasági program, Antiszegregációs Terv, Helyi Esélyegyenlőségi Program, Szolgáltatástervezési Koncepció, SZMJV Városfejlesztési Koncepció 2008., SZMJV Integrált Városfejlesztési Stratégia, SZMJV Településfejlesztési Koncepciójának és Integrált Településfejlesztési Stratégiájának Megalapozó Vizsgálata, belső ellenőrzési stratégiai terv). A szervezeti struktúra az SZMSZ-ben világosan rögzítve van, a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok az Ügyrendben, a munkaköri leírásokban egyértelműen szabályozva vannak. A munkaköri leírások aktualizálására a szükséges esetekben sor került, a belső ellenőrzési vizsgálatok által feltárt, e tárgykörű hiányosságok felszámolására az érintett vezetők intézkedési tervet készítenek. A szervezet minden szintjén meghatározottak az etikai elvárások, átlátható a humánerőforrás-kezelés. A beszámolás évében rendelkezésre álltak a jogszabályok alapján kötelezően elkészítendő szabályzatok így különösen: - a Számviteli törvény által előírt szabályzatok (számlarend, bizonylati rend, számviteli politika, az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzata, eszközök és források értékelési szabályzata, önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat, pénzkezelési szabályzat ), - a közszolgálati tisztviselőkről szóló törvény (továbbiakban: Kttv.) által előírt szabályzatok (egységes közszolgálati szabályzat, közszolgálati adatvédelmi szabályzat), - a Kbt által előírt szabályzat (a vonatkozó előírásokat a 666/2007. (XII. 14.) Kgy. sz. számú Beszerzési Szabályzat tartalmazza), - a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 9. (4) bekezdésében előírt iratkezelési szabályzat (SZMJV Polgármesteri 2

3 Hivatala Iratkezelési Szabályzata, amely a jogszabály megváltozása következtében többször módosításra került), - adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat, - informatikai biztonsági szabályzat (az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló évi L. tv. alapján e törvény hatályba lépését ( ) követő 1 éven belül a már működő informatikai rendszerek osztályba sorolása és biztonsági szintbe sorolása tekintetében e szabályzatot szükséges kiegészíteni), - a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét rögzítő szabályzat a beszámolás évében is rendelkezésre állt, - fizikai biztonságra vonatkozó szabályzatok (tűzvédelmi szabályzat, munkavédelmi szabályzat ). Belső szabályzatban rendezettek voltak a működéshez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdések, különösen az alábbiak tekintetében: tervezéssel gazdálkodással így különösen a pénzügyi ellenjegyzés, kötelezettségvállalás, teljesítés igazolása, érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint ezeket végző személyek kijelölésének rendjével -, ellenőrzési adatszolgáltatási és beszámolási feladatok teljesítésével kapcsolatos előírások (Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata, Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal, Szeged-Algyő Ivóvízminőség-javító Önkormányzati Társulás, kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, utalványozási, szakmai teljesítésigazolási, érvényesítési szabályzata; A költségvetés tervezés, az időszakos és év végi beszámolók készítésének szabályzata; SZMJV tisztségviselői és Polgármesteri Hivatala kiadmányozási rendjének szabályozása); beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrend (Beszerzési szabályzatok május 1. előtt és után indított eljárásokra) belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos kérdések (Szabályzat a külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával és elszámolásával kapcsolatos kérdésekről; Belföldi kiküldetés engedélyezésének és elszámolásának rendjéről szóló szabályzat); az anyag és eszközgazdálkodás számviteli politikában nem szabályozott kérdései (például: A Hivatal irodáiból kikerülő, további használatra nem alkalmas bútorok, 3

4 festmények, leltári tárgyak, eszközök selejtezésére vonatkozó utasítás; Ingatlanvagyon-kataszter szabályzat; Színes másolási szabályzat; Hivatali kerékpár használat szabályozása; A képviselők által igénybe vehető fénymásolás, nyomtatás, adathordozóra írás, szkennelés rendjének szabályozása; SZMJV Polgármesteri Hivatal Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata; SZMJV Polgármesteri Hivatal Bizonylati rend, bizonylati album; Utasítás műtárgyvédelemre); gépjárművek igénybevételének és használatának rendje ( Hivatali és saját gépjármű használat szabályozása); vezetékes és rádiotelefonok használata (Telefonálással és számítógépes rendszerrel kapcsolatos utasítás; SZMJV Polgármesteri Hivatal tulajdonát képező ún. hivatali mobiltelefonok használatáról továbbá a kedvezményes mobiltelefon előfizetés igénybevételének rendje); közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek intézésének, továbbá a kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendje (A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről SZMJV Polgármesteri Hivatalában). A Hivatal szervezeti egységeinek ügyrendjei egységes szerkezetben az SZMJV Polgármesteri Hivatal Ügyrendjében került rögzítésre. A Hivatal ellenőrzési nyomvonala elkészült, aktualizálása, a kockázatok és a kockázati tűréshatár szervezeti szinten történő felmérése az önkormányzati feladatok átstrukturálódásának figyelemebe vételével a szakirodák többsége részéről megtörtént. Azonban a szabályzat egységes szerkezetbe foglalására, a szakirodák által elkészített munkaanyagok összedolgozására a számviteli változások miatti rendkívüli munkateher és e számviteli-pénzügyi változások miatti folyamat-átstrukturálódások okán nem kerülhetett sor. A Hivatal szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos eljárásrendje és a belső ellenőrzési kézikönyve rendelkezésre állt. Ez utóbbi a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett minta szerint módosításra került, amely január 1-jétől hatályos. A Kttv.-nek valamint közszolgálati tisztviselők egyéni teljesítményértékeléséről szóló 10/2013 (VI. 30.) KIM rendeletnek megfelelő teljesítmény-értékelési rendszer kialakításra került. A Hivatal működésében a szakmai felkészültség, a pártatlanság és elfogulatlanság, az erkölcsi feddhetetlenség értékeinek érvényre juttatása, valamint a közérdek egyéni érdekkel szemben történő előtérbe kerülése biztosított volt március 1-től hatályba lépett az SZMJV 4

5 Polgármesteri Hivatalának hivatásetikai alapelveit és az etikai eljárás szabályait tartalmazó szabályzat. E szabályzat köztisztviselőkkel történő dokumentált megismeréséről gondoskodtam. A jogszabályváltozások rendkívüli gyakorisága miatt szükséges mind az önkormányzati mind a hivatali szabályzatok folyamatos felülvizsgálata és ennek megfelelő módosítása, kiegészítése. A szabályzatok esetleges hiányosságai azonban az információk megfelelő áramlása következtében - nem kockáztatják az önkormányzati céloknak és a jogszabályoknak megfelelő feladatellátást. Mindez mellett a belső ellenőrzési vizsgálatok alkalmával tovább folytatódott a kontrollkörnyezet hiányosságainak feltárása, a vizsgált területeken történő értékelése. Ezen ellenőrzések alapján megállapítható volt, hogy a beszerzéssel, a beruházások számviteli elszámolásával kapcsolatosan a szabályzatok rendelkezésre állnak. Hiányosságként került megállapításra, hogy a szabályzatok egy része már hatályát vesztett jogszabályokra hivatkozik, továbbá a Számviteli politika és a Leltárkészítési és leltározási szabályzat a kis értékű tárgyi eszközök vonatkozásában eltérően rendelkezett. A belföldi kiküldetés ellenőrzése tárgykörben megállapításra került, hogy a Hivatal elkészítette a belföldi kiküldetéssel kapcsolatos szabályzatait és a szabályzatok részletesen kitérnek a belföldi kiküldetés elrendelésére, a felmerülő költségek megtérítésére, a kiküldetési rendelvények kezelésére. A belföldi kiküldetés elszámolásával kapcsolatos pénzügyi, gazdasági folyamatok a Hivatal egyéb belső szabályzataiban (Pénzkezelési Szabályzat, Kötelezettségvállalási Szabályzat) kerültek rögzítésre, azonban e szabályzatok a belföldi kiküldetés teljes szabályozottsága érdekében kiegészítésre, a pénzkezelési gyakorlatot illetően módosításra szorulnak. Ezen túlmenően a belső ellenőrzési vizsgálatok alapján a belső ellenőrök a Polgármesteri Hivatal Ellenőrzési nyomvonala és kockázatkezelési rendszere szabályzat (továbbiakban: Ellenőrzési nyomvonal), a Hivatal Ügyrendje kiegészítésére valamint a dolgozói kintlévőségek kezelésének eljárásrendjét meghatározó belső szabályzat elkészítésére tettek javaslatot. A tárgyévi ellenőrzés során feltárt, az első lakást szerzők számára biztosított támogatások, kölcsönök visszakövetelése esetén alkalmazandó eljárásrend nem teljes körű szabályozása szintén alátámasztotta a kintlévőségek kezelésére vonatkozó eljárásrend megalkotásának szükségességét. Az ellenőrzés javasolta a beruházások aktiválási, állományba-vételi eljárásrendjének szabályzatban történő rögzítését. E feladatok végrehajtása egyrészt folyamatosan, másrészt a belső ellenőrzési megállapításokra készített irodavezetői intézkedési tervek szerinti határidőre meghatározottan történik. 5

6 A beszámolás évében több szabályzat módosításra, aktualizálásra került, amelyek közül a legfontosabbak: Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Ügyrendje, SZMJV Polgármesteri Hivatal Iratkezelési Szabályzata, Hivatali és gépjárműhasználat szabályozása, SZMJV Egységes Közszolgálati Szabályzata, SZMJV Polgármesteri Hivatalának Számviteli politikája, SZMJV Önkormányzat Számviteli politikája, SZMJV Polgármesteri Hivatalának Számlarendje, SZMJV Önkormányzat Számlarendje, SZMJV tisztviselői és Polgármesteri Hivatala kiadmányozási rendjének szabályozása, SZMJV Önkormányzat Leltárkészítési és Leltározási Szabályzata, SZMJV Polgármesteri Hivatala Leltárkészítési és Leltározási Szabályzata, SZMJV Önkormányzat Eszközök és Források értékelési szabályzata, SZMJV Polgármesteri Hivatala Eszközök és Források értékelési szabályzata, SZMJV Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzata, SZMJV Polgármesteri Hivatala Önköltségszámítási szabályzata, SZMJV Önkormányzat Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata, SZMJV Polgármesteri Hivatala Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata, az Informatikai Biztonsági Szabályzat, SZMJV Önkormányzat Intézményi lakásépítési szabályzata, A költségvetés tervezés, az időszakos és év végi beszámolók készítésének szabályzata, Belső ellenőrzési Kézikönyv. Több új szabályzat került megalkotásra: Szabályzat a Polgármesteri Hivatalban készült dokumentumok formai követelményeiről, SZMJV Polgármesteri Hivatalának hivatásetikai alapelvei és az etikai eljárás szabályai. A belső hálózaton közzétett szabályzatok érintettek általi megismerésének lehetősége és megértése biztosított volt. A szervezeti célok teljesítéséhez szükséges erőforrások többnyire rendelkezésre álltak, az önkormányzati feladatok változása miatti létszámcsökkenés illetve megfelelő szakképzettséggel rendelkező munkaerő hiánya miatt a humánerőforrás ellátása nem volt kielégítő. A hiányosságok negatív hatásainak mérséklését továbbképzéseken való részvételi kötelezettség előírásával, (pl.:államháztartási számvitel változásai), a létszámhiányt üres álláshelyek átcsoportosításával és betöltésével, valamint megbízási szerződés keretében történő foglalkoztatással, túlmunka elrendelésével biztosítottam. A jogszabályban meghatározott kötelező továbbképzési kötelezettségnek a köztisztviselők eleget tettek, a kompetenciák felmérése, a július 30-ig kitűzött teljesítmény követelmények év januárjában történő értékelésével együtt megtörtént. 6

7 Kockázatkezelési rendszer A kockázatelemzési, kockázatkezelési tevékenység a szakirodák vezetői részéről továbbra is folyamatos tevékenységet igénylő feladat, a kockázatok kezelése a mindennapi feladatellátás, döntések sorozata során megvalósul. A kockázatok dokumentált azonosítása, szabályzatban történő rögzítése a szakirodák többsége részéről megtörtént, azonban a Hivatalt érintő szervezeti- és feladatváltozások, az államháztartási számviteli változások munkaterhei miatt a kockázatkezelés dokumentálása, a kockázatkezelési szabályzat kiegészítése illetve egységes szerkezetbe foglalása a következő évre áthúzódó feladat. A kockázatkezelési rendszer egyes elemeinek (kockázati tényezők meghatározása, kockázati események és azok bekövetkezési valószínűségének és a hatások meghatározása, elemzése, a kockázati tűréshatár meghatározása, a kockázatok rangsorolása) meghatározása egyrészt a Polgármesteri Hivatal Ellenőrzési nyomvonala és kockázatkezelési rendszere szabályzatban, másrészt az ennek aktualizálására a szakirodák által elkészített munkaanyagokban fellelhetőek. A belső ellenőrzési terv a szakirodák által javasolt ellenőrzési területek kockázatelemzése alapján került összeállításra. Az önkormányzati feladatváltozás következtében a szakirodák által ellátott tevékenységek új folyamatok és részfolyamatok ellenőrzési nyomvonalba történő beépítését, az ellenőrzési nyomvonal aktualizálását tette szükségessé. Ezen aktualizálási feladat végrehajtása során a kockázati tényezők feltárása, a kockázati események nyomon követése megtörtént. A belső ellenőrzési vizsgálatok rámutattak több kockázatkezelést és - a vagyonvédelmi követelmények maradéktalan érvényre juttatása érdekében - nagyobb vezetői kontrollt igénylő területre, amelyek között a legjelentősebbek voltak: a jelentős nagyságúra növekedett befejezetlen beruházások állományának kialakulása, kisértékű tárgyi eszközök dologi kiadásként történő elszámolásának gyakorlati alkalmazásával összefüggő problémák, tárgyi eszközök esetében a hiányzó vonalkódok (azonosítók) pótlása, a KASZPER rendszer egyes területeken fellelt hiányosságai, a saját gépjármű használattal kapcsolatos felújítási, karbantartási költség nem jogszabályszerű megállapítása, a kintlévőségek behajtása. Mindezen kockázatok az ellenőrzési jelentések alapján készített intézkedési tervek szakirodák általi végrehajtásával csökkenthetőek illetve megszüntethetőek. A kockázatkezelési rendszerrel kapcsolatban külső ellenőrzés hiányosságot nem tárt fel. 7

8 Kontrolltevékenység A FEUVE működése a szabályozottság szintjén többnyire biztosított a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31. ) Korm. rendeletben meghatározott területeken: költségvetés tervezése, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi célú szempontú megalapozottsága, a költségvetési gazdálkodás előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzése, a pénzügyi döntések szabályszerűségi szempontból történő jóváhagyása, ellenjegyzése, a gazdasági események elszámolása kontrollja vonatkozásában. Gondoskodtam a pénzügyi dokumentumok elkészítésének, a költségvetési gazdálkodás előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzésének (jóváhagyás, ellenjegyzés) és a gazdasági események elszámolása kontrolljának feladatköri elkülönítéséről. A folyamatba épített kontrolltevékenységek esetleges hiányosságainak a feltárása elsősorban a szervezeti egységek vezetőinek a vezetői ellenőrzés keretében ellátandó feladata, másodsorban a Belső ellenőrzési Osztály a hivatali ellenőrzések keretében mutat rá a kontrollok eredményességi, gazdaságossági, hatékonysági és szabályszerűségi hiányosságaira. A beszámolás évében a belső ellenőrzés észrevételei szerint a kontrolltevékenység felülvizsgálata szükséges a tekintetben, hogy a gazdálkodási jogkörök gyakorlásának sorrendje mind a folyamat, mind a dokumentált keltezési időpontok alapján a jogszabálynak megfelelően történjen. Az érvényesítő tevékenységének e tekintetben történő megerősítése szükséges. A hivatali gépjárművel történő kiküldetés tekintetében is kontrollpont beépítéséről kell gondoskodni. Az ellenőrzések során pozitív tapasztalatként került megállapításra, hogy a különböző pályázatok, projektek megkülönböztetésére javasolt, az átláthatóságot biztosító részletező kódok alkalmazása a könyvviteli nyilvántartásban megtörténik. Ez segíti a projekttel kapcsolatban felmerülő kiadások folyamatbeli alakulásának kontrollját, nyomon követését, növeli az elszámolási feladatok megoldásának hatékonyságát. A kontrolltevékenység hiányossága néhány, a bekerülési érték részét képező kiadási tétel aktiválásának elmaradásában mutatkozott meg. A belföldi kiküldetés elszámolásával valamint az első lakást szerzők támogatásával kapcsolatos ellenőrzési jelentésekben feltárt hibák kiküszöbölése, csökkentése érdekében is szükséges a kontrolltevékenység megerősítése. 8

9 E fenti tárgykörökben készült belső ellenőrzési jelentések intézkedési kötelezettséget fogalmaztak meg a szakirodák számára. Az érintett szakirodák vezetői által készített illetve készítendő intézkedési tervek végrehajtásával a feltárt problémák megszüntethetőek. Hivatalon belülre és kívülre készített jelentések, állásfoglalások, illetve pénzügyi kötelezettségvállalást és teljesítést magába foglaló tevékenységek esetében biztosított volt a négy szem elvének (a tevékenység elvégzésének az azt elvégzőtől független másik személy által történő felülvizsgálata) érvényesülése. A szabályzatok előírásainak betartása által biztosított volt, hogy az egyes folyamatokkal kapcsolatos engedélyezési, végrehajtási, rögzítési, kontroll, ellenőrzési, illetve pénzügyi teljesítési tevékenységek külön szervezeti egységhez vagy személyekhez delegáltak legyenek. A Hivatalt 2013-ban jelentősen érintő szervezeti változások időszaka alatt is biztosított volt a feladatellátás folyamatossága. Információs és kommunikációs rendszer Az információs rendszerek keretében kialakítandó beszámolási rendszerek hatékony, megbízható és pontos működtetése érdekében szükséges intézkedéseket megtettem, a vezetőkkel való kapcsolattartás és beszámoltatás a rendszeres személyes konzultációk és a vezetői értekezleteken történő információáramlás által biztosított. A szakirodák közötti hatékony, folyamatos, ésszerű kommunikáció és információáramlás fejlesztése továbbra is megoldandó feladat. A Hivatal eleget tett az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló évi CXII. törvényben (továbbiakban: Info tv.) foglalt előírásoknak. Az állami és az önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló évi L. törvény jelentős változásokat tartalmaz a korábbi jogszabályi előírásokhoz képest, a törvény által meghatározott információbiztonsági követelményeknek hivatalunk korábbi években is megfelelt. E jogszabályi előírásoknak történő maradéktalan megfelelés, a szükséges szabályzatok kidolgozása hosszabb időt igénylő feladat, amely a beszámolás évében megkezdődött. A Hivatal Ügyrendje tartalmazza a szervezeten belüli, illetve a külső partnerekkel folytatott horizontális és vertikális kommunikációra vonatkozó szabályokat. A vezetői információs rendszerben biztosított volt minden olyan információ fellelhetősége, amely szükséges a vezetői döntések meghozatalához. A Hivatal működése során keletkezett és hozzá érkezett iratok nyilvántartásba vétele, tárolása, lekérdezése, adatvédelme és nyomon követhetősége a Hivatal szabályzataiban foglalt előírások alapján biztosított volt (például SZMJV Polgármesteri Hivatala 9

10 Iratkezelési Szabályzata; Utasítás SZMJV Polgármesteri Hivatalában kezelt iratok ügyintézési határidejére vonatkozóan; Közszolgálati adatvédelmi szabályzat; de egy-egy terület eljárási szabályait tartalmazó belső szabályzatok - pl.: Pénzkezelési Szabályzat, Belső ellenőrzési Kézikönyv - is tartalmaznak e vonatkozásban előírásokat). Az iratkezelés gyakorlata megfelelt az előírásoknak. A szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos eljárásrend tartalmazza a szabálytalansági gyanú bejelentésére vonatkozó eljárásrendet, ennek betartásával a szabálytalansági gyanú kivizsgálása biztosított. A belső ellenőrzés által elvégzett vizsgálatok tárgykörében kommunikációs hiányosságként merült fel például: az eszközök aktiválási értékének meghatározásakor a felmerülő kiadási tételek nem kerültek egyeztetésre az illetékes irodával, továbbá megállapításra került, hogy az információ hiány abból is adódott, hogy az érintettek nem ismerték a szabályzatok előírásait, vagy az együttműködést éppen a szabályozottság hiánya nehezítette (ingatlankataszteri nyilvántartásba vételhez szükséges adatok szabályzatban történő rögzítésének hiánya, az eszközök aktiválási, állományba-vételi eljárásának szabályait tartalmazó eljárásrend hiánya). A belső ellenőrzés megállapítása szerint az információk nem megfelelő áramlása volt tapasztalható az első lakást szerzők támogatása tárgyában keletkezett kintlévőségek kezelése területén is. A kintlévőségek behajtásának módjára vonatkozó szabályozás (szabályzat, munkaköri leírás) nem egyértelmű, hiányos. Az ellenőrzés által az is megállapításra került, hogy ma már mindkét behajtással érintett szakiroda (Közgazdasági Iroda, Humán Közszolgáltatási Iroda) munkatársai megújult szellemben, a problémák megoldására irányuló hozzáállással intézik az Ügyfelekkel kapcsolatos kintlévőségek kezelését. A belső szabályzatok átdolgozása során továbbra is kiemelt szerepet kell, hogy kapjon az információk áramlásának, tárolásának, nyilvántartásának, nyomon követhetőségének és a kapcsolattartás módjának rögzítése. 10

11 Nyomon követési rendszer (monitoring) A Hivatal monitoring tevékenysége egyrészt azáltal valósult meg, hogy a Belső ellenőrzési Osztály a belső ellenőrzési terv alapján hivatali ellenőrzéseket hajtott végre. A Belső ellenőrzési Osztály szervezeti és funkcionális függetlenségét biztosítottam, a működésükhöz szükséges források rendelkezésre álltak. A belső ellenőrök létszámcsökkenése a beszámolás második félévében okozott kapacitáshiányt, amelynek megszüntetése érdekében átmenetileg megbízási szerződéssel foglalkoztatott, az önkormányzat többségi tulajdonát képező gazdasági társaságok ellenőrzését ellátó belső ellenőr alkalmazásáról intézkedtem. A belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok megfelelő intézkedési terv készítésével és azok végrehajtásával megszüntethetőek, illetve egyes, fent és az ellenőrzés jelentésekben említett területeken a kockázatok csökkenthetőek. Az ellenőrzések során az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követési tevékenységről több hiányosságként kezelendő megállapítás fogalmazódott meg. A Hivatal szakirodái vezetőinek munkaköri kötelessége az általuk vezetett szakirodán zajló folyamatok figyelemmel kísérése és annak értékelése, az értékelés eredményeiről történő beszámoltatásról gondoskodtam. A Hivatal szervezetében és feladatellátásában bekövetkező változások (feladatok, hatáskörök, felelősségek módosulása) egyrészt új kontrollpontok kialakítását tették szükségessé, másrészt a vezetői monitoringrendszer vonatkozásában is változásokat idézett elő. A megváltozott folyamatokba a kontrollpontok beépítése valamint a megfelelő monitoring rendszer kialakítása és fejlesztése hosszabb időt jelentő, folyamatos felülvizsgálatot és fejlesztést igénylő feladat. Azokon a területeken, ahol a kontrolltevékenység nem működik megfelelően, jellemzően nyomon követési hiányosságok is felmerülnek. A beszámolás évében gondoskodtam a külső ellenőrzések javaslatai alapján készült intézkedési tervek végrehajtásáról és a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31. ) Korm. rendeletben (Bkr.) foglaltaknak megfelelő nyilvántartás vezetéséről. Kijelentem, hogy a benyújtott beszámolók a jogszabályi előírások szerint a valóságnak megfelelően, átláthatóan, teljeskörűen és pontosan tükrözik a szóban forgó pénzügyi évre vonatkozó kiadásokat és bevételeket. 11

12 Az általam vezetett költségvetési szerv gazdasági vezetője eleget tett tárgyévben esedékes továbbképzési kötelezettségének a belső kontrollok témakörében: igen- nem Kelt: Szeged, március 31. P. H.... aláírás 12