Folyamatba Épített, Előzetes, Utólagos és Vezetői Ellenőrzési Rendszere

Átírás

1 III/3. sz. melléklet Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Folyamatba Épített, Előzetes, Utólagos és Vezetői Ellenőrzési Rendszere Hatályos: július 1-től

2 BEVEZETÉS kerület Soroksár Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának (a továbbiakban: Polgármesteri Hivatal) folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszerét (a továbbiakban FEUVE) az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.) 121. (1) bekezdése, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) , illetve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Áht. alapján a költségvetési szerv vezetője, a Polgármesteri Hivatal vonatkozásában kerület Soroksár Önkormányzatának Jegyzője (a továbbiakban: a Jegyző) felelős: az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban, költségvetésben, vagy költségvetési keretben (az azok részét képező megvalósítási tervben, teljesítménytervben), valamint feladatellátási megállapodásban foglaltaknak, illetve az irányító szerv által közvetlenül meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért, a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott, és a tulajdonában lévő vagyonnal kapcsolatosan a vagyonkezelői, tulajdonosi jogok rendeltetésszerű gyakorlásáért, az államháztartási belső kontrollrendszer megszervezéséért és hatékony működtetéséért, továbbá a szerv besorolásának megfelelően a szakmai és pénzügyi folyamatos nyomonkövetési (monitoring) rendszerműködtetéséért, a tervezési, a beszámolási, valamint a közérdekű, és közérdekből nyilvános adatok szolgáltatására vonatkozó kötelezettség éért, annak teljességéért és hitelességéért, továbbá a számviteli rendért. A költségvetési szerv vezetője évente az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről. Az Áht.-ban meghatározott kötelezettség, a költségvetési szerv vezetőjének feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán, valamint jelen szabályzaton keresztül valósul meg. 1

3 A FEUVE rendszerének célja, tartalma A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. A Jegyző, mint a költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). A felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan, a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek, a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. A Jegyzőnek, mint a költségvetési forrás felhasználásában résztvevő költségvetési szerv vezetőjének az Áht., valamint az Ámr. szabályozásának megfelelően kell megszerveznie és működtetnie a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést a költségvetési szerven belül. A FEUVE rendszere az alábbi három fő területet szabályozza: az ellenőrzési nyomvonal kialakításának kötelezettsége, a kockázatkezelés, a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége. 2

4 II. AZ ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL 1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma Az Ámr. rendelkezései szerint az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. A Polgármesteri Hivatal a táblázatba foglalt leírást alkalmazza. 2. A költségvetési szerv vezetőjének kötelezettsége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során A Jegyző köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát. Az ellenőrzési nyomvonal táblarendszere, jelen szabályzat mellékletét képezi. 3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: a Polgármesteri Hivatal működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok (típusok) összességét, kialakításával a Polgármesteri Hivatalra jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi szereplő, funkció együttes koordinálására kerül sor, valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak, megmutatja a Polgármesteri Hivatal folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatásoknak értéknövekedését segíti elő. 4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. 3

5 Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik. 5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától. Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze. 6. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti működés területén A megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat. A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a Polgármesteri Hivatal folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. Az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet. 7. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a Polgármesteri Hivatal tevékenységét jellemző jelentősebb folyamatokat. A Polgármesteri Hivatal működési folyamatai a kitűzött szervezeti célok elérése érdekében kerülnek kialakításra és ezeknek a működési folyamatoknak megfelelően kell a Polgármesteri Hivatalt működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a Polgármesteri Hivatal tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a költségvetési szerv teljes tevékenységére vonatkozik, a Polgármesteri Hivatal szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon személyekkel, akik a Polgármesteri Hivatal szervezetén belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért. A működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, a szabályzatokban való rögzítése a Jegyző felelőssége és kötelezettsége. 4

6 8. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása A Polgármesteri Hivatal gazdálkodásának, működési sajátosságainak figyelembe vételével szükséges az ellenőrzési nyomvonalat kialakítani. Rendszeres időközönként a már érvényben lévő ellenőrzési nyomvonalakat felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell. Az ellenőrzési nyomvonalak felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálásáért felelős: az ellenőrzési nyomvonalaknál folyamatgazdaként megjelölt személyek. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának első lépése a Polgármesteri Hivatal főfolyamatainak és folyamatgazdáinak azonosítása. A Polgármesteri Hivatal főfolyamatai a következők: 1. Költségvetés tervezés 2. Rendszeres személyi juttatások 3. Nem rendszeres személyi juttatások 4. Dologi és folyó kiadások 5. Házipénztári pénzkezelés 6. Közbeszerzési eljárások 7. Feleslegessé vált eszközök feltárása, hasznosítása, selejtezése 8. Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok A Polgármesteri Hivatal működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, meghatározni a hozzájuk tartozó feladatokat. A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak elkészítését. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítását támogatják a Polgármesteri Hivatalban érvényben lévő belső szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt kkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során különféle ellenőrzési pontokat lehet beiktatni. Az ellenőrzési pontok meghatározásával és működtetésével valósítja meg a FEUVE rendszer az ellenőrzési automatizmusokat. 9. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban a Polgármesteri Hivatal felelősségi és az információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatot. 5

7 A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi folyamat leírásánál egységesen használunk: folyamat megnevezése folyamatgazda neve, beosztása sorszám feladat megnevezése jogszabályi alap előkészítő, koordináló, keletkező dokumentum felelős/kötelezettségvállaló határidő szakmai -igazolása/érvényesítés/utalványozás/ellenjegyzés pénzügyi könyvvezetésben való megjelenés kockázat ellenőrzési pont/ ellenőrzést A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell a feladat ellátására irányadó jogszabályokra, helyi szabályzatokra, a táblázatok egyes rovatain belül. A táblarendszer az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja le, vagyis a tervezéstől a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelőst, ellenőrzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelősségeket. A folyamatok részeként megjelenő feladatokhoz hozzárendelhető az adott kockázat, az ellenőrzési pont, valamint az ellenőrzést. Azon folyamatok, feladatok esetében, ahol a tábla fejlécének valamely rovata nem jellemző, vagy nem értelmezhető, a folyamatra vonatkozó rovatokat kell kitölteni, a nem jellemző rovatot NÉ (nem értelmezhető) jelzéssel kell ellátni. (A Polgármesteri Hivatal ellenőrzési nyomvonalát, táblarendszerét jelen szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.) 6

8 III. KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Az Ámr. alapján a költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a Polgármesteri Hivatal tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része. A vezetőknek külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a kockázatkezelést minden folyamatba beépítsék, és a szervezet minden tagja megértse a kockázatkezelés értékét. Fontos figyelembe venni, hogy a kockázatkezelés elsősorban a szervezet feladatellátását támogató belső folyamat, és nem a Polgármesteri Hivatalon kívüli szervezetek, hatóságok igényeit szolgálja. 1. Értelmező rendelkezések 1.1. A kockázat fogalma A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata. Ellenőrzési kockázat az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. Maradvány kockázat: a kockázat csökkentésére tett azonnali válaszlépések (szervezeten belül működő belső kontroll) után még fennálló kockázat. A kockázatok lehetnek: a) külső kockázatok b) pénzügyi kockázatok c) tevékenységi kockázatok d) emberi erőforrás kockázatok 7

9 Az egyes kockázatok kategóriái, lehetséges megnyilvánulásuk és hatásuk az alábbiak lehetnek: a) külső kockázatok Infrastrukturális: Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést Gazdasági: Kamatláb-változások, árfolyam-változások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre Jogi és szabályozási: A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. Környezetvédelmi: Politikai: Piaci: Elemi csapások: A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre. Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat. b) pénzügyi kockázatok Költségvetési: A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Csalás vagy lopás: Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre. Biztosítási: Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Tőke beruházási: Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala. Felelősségvállalási: A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni. c) tevékenységi kockázatok Működés-stratégiai: Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül. Működési: Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. Információs. A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. Hírnév. A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét. Kockázat-átviteli: Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. Technológiai: A hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének/lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar megbéníthatja a szervezet működését. Projekt: A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre. 8

10 Újítási: Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázatok megfelelő elemzése nélkül. d) emberi erőforrás kockázatok Személyzeti: A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Egészség és biztonsági: Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat A kockázat kezelője (kockázatgazda) A Polgármesteri Hivatal ellenőrzési nyomvonalában meghatározott kockázatok kezeléséért az adott feladatnál felelősként megjelölt személy a felelős Kockázatkezelési hatókör A kockázatkezelés a Polgármesteri Hivatal valamennyi tevékenységi területére kiterjed A Kockázati Munkacsoport A Polgármesteri Hivatal vezetőjének (Jegyző) felelőssége és kötelessége a szervezet minden szintjén érvényesülő kockázatkezelési rendszer kialakítása és működtetése. A kockázatkezelési folyamat koordinálására, irányítására és a feladatai között meghatározott tevékenységek elvégzésére a Jegyző, Kockázati Munkacsoportot (továbbiakban: Munkacsoport) hoz létre. A Munkacsoport vezetője a Jegyző, tagjai a Pénzügyi-gazdasági Osztály vezetője és a jogi asszisztens. A Munkacsoport feladatai: - a kockázatkezelési folyamat koordinálása, irányítása, - a kockázati tényezők, elemek azonosítása, - a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése (kockázatelemzés), - a kockázatok kezelési módjának meghatározása, - a kockázatok felülvizsgálata, - a kockázatokhoz kapcsolódó nyilvántartások vezetése Az ellenőrzési nyomvonalakban meghatározott kockázatokhoz kapcsolódó kockázatkezelők a Munkacsoport irányításával vesznek részt a kockázatkezelési folyamatban. 2. A kockázatkezelés végrehajtásának szabályai A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal 9

11 kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatok elsődleges okai együtt vagy külön-külön az alábbiak lehetnek: véletlenszerű események, hiányos ismeret vagy információ, ellenőrzés hiánya és/vagy az k gyengesége a szervezetben. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza: a kockázatok azonosítása, a kockázatok értékelése (kockázati térkép), az elfogadható kockázati szint meghatározása (kockázati tűréshatár), a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása, a kockázatkezelés módjának kiválasztása, a kockázatok nyilvántartása, a kockázatok felülvizsgálata A kockázatok azonosítása A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a Polgármesteri Hivatal célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. A Polgármesteri Hivatal stratégiai célkitűzéseit a kerület stratégiai csomagjához illeszkedő, annak megvalósulását támogató, a Polgármesteri Hivatalra vonatkozó szervezeti stratégiáról szóló Jegyzői Utasítás tartalmazza. Fenti stratégiában meghatározott célok megvalósításához kapcsolódó fő folyamatok az alábbiak: 1. Költségvetés tervezés 2. Rendszeres személyi juttatások 3. Nem rendszeres személyi juttatások 4. Dologi és folyó kiadások 5. Házipénztári pénzkezelés 6. Közbeszerzési eljárások 7. Feleslegessé vált eszközök feltárása, hasznosítása, selejtezése 8. Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok Az egyes folyamatokhoz tartozó feladatok elvégzése során felmerülő kockázatokat az ellenőrzési nyomvonalak tartalmazzák. Az ellenőrzési nyomvonalakban meghatározott kockázatok kezeléséért a kockázatkezelő felelős. A Polgármesteri Hivatal a kockázatok azonosítására a kockázatvizsgálat módszerét választja, melyre Munkacsoportot hoz létre. A Munkacsoport fő munkamódszere: a kockázatkezelőkkel interjú lefolytatása, mely alapján a Munkacsoport elkészíti a szervezet kockázati térképét. 10

12 Az interjúk során az egyes feladatokról az alábbiakat kell megállapítani: - a nyomvonalban meghatározott kockázat bekövetkezésének valószínűségét; alacsony, közepes, magas kategóriákba sorolással, - a kockázat hatását; alacsony, közepes, magas kategóriák szerint, - a feladat végrehajtása során felmerült-e új kockázat A kockázatok értékelése kockázati térkép A Polgármesteri Hivatal tevékenységére ható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően, az alábbi kockázati térképet kell elkészíteni: Szervezetre gyakorolt hatás Magas Közepes Alacsony Közepes kockázat Alacsony kockázat Alacsony kockázat Magas kockázat Közepes kockázat Alacsony kockázat Magas kockázat Magas kockázat Közepes kockázat Alacsony Közepes Magas Bekövetkezés valószínűsége Fenti mátrixba, a lefolytatott interjúk alapján kell a Munkacsoportnak az egyes kockázatokat minősíteni. Bekövetkezés valószínűségének értékelése: alacsony 1 pont közepes 2 pont magas 3 pont Szervezetre gyakorolt hatás értékelése: alacsony 1 pont közepes 2 pont magas 3 pont Kockázat összértékelése: bekövetkezés valószínűsége szorozva szervezetre gyakorolt hatással. A kockázati térkép elemzése (kockázatok besorolása): 1-2 pont alacsony kockázat 3-4 pont közepes kockázat 5-9 pont magas kockázat A magas kockázatok a legjelentősebb kockázatok, az alacsony kockázatok a legkisebb szintűek. A köztük lévők közepes szintűeknek minősíthetők. A kockázati térkép összeállításáért, elemzéséért a Munkacsoport felelős. 11

13 2.3. Kockázati tűréshatár A kockázati térkép alapján a kockázati tűréshatár meghatározása következik, mely a Munkacsoport feladata. A kockázati tűréshatár azt a szintet jelenti, ami felett a Polgármesteri Hivatal mindenképpen válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatokra. A kialakított kockázati tűréshatár nem kötött, a Munkacsoportnak megvan a lehetősége, hogy változtasson rajta, a pillanatnyilag adott körülményektől függően. A már kezelt kockázatok esetében, ha a kockázat még mindig a kockázati tűréshatár felett marad, a Munkacsoport átveheti a kockázat további kezelését Kockázati reakciók A feltárt kockázatokkal kapcsolatos reakciókat a kockázati tűréshatár meghatározásával együtt kell eldönteni, melynek a meghatározásáért a Munkacsoport felelős. Négy alapvető kockázatkezelési stratégia lehet: kockázat átadása (biztosítás révén); kockázat elviselése (a válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt); kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése); kockázatos tevékenység befejezése Kockázatkezelés módjai Amennyiben a kockázat kezelésére kerül sor, az további négy különböző típusú kontroll tevékenységen keresztül valósítható meg: - megelőző kontrollok: korlátozzák a kockázat realizálódásának lehetőségét (feladat szétválasztása, megfelelő képzettség). A belső kontrollok többsége ide tartozik. - korrekciós kontrollok: a realizálódott kockázat következményeit korrigálják, a kár vagy veszteség csökkentésével (szerződési feltételek megadása). - iránymutató kontrollok: a kívánt következmény elérést biztosítják. Általában egy tevékenység konkrét lépéseit tartalmazzák (eljárásrendek, előírások, utasítások). - felderítő kontrollok: fényt derítenek olyan esetekre, amikor nem kívánt események következtek be (megvalósítás áttekintése, monitoring jelentések). A Munkacsoport feladata, a fenti kontrollok közül meghatározni az egyes kockázatok esetében alkalmazandó kontrollokat a kockázatok kezelésére. A Munkacsoport, a válaszintézkedések kiválasztásában támaszkodhat a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. 12

14 3. Kockázat-nyilvántartás A Polgármesteri Hivatal kialakítja sajátosságainak megfelelő kockázat-nyilvántartást. Valamennyi kockázatról a kockázati térkép elkészítéséhez a kockázati alapnyilvántartás kitöltése kötelező. (6. számú melléklet) A kockázati tűréshatár feletti kockázatokról hivatali kockázat-nyilvántartás is kialakításra kerül a 7. számú melléklet szerint. A kockázati alapnyilvántartás és a hivatali kockázat-nyilvántartás elkészítéséért a Munkacsoport felelős. 4. Kockázatok felülvizsgálata 4.1. Nyomon követés A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követni a folyamatokat, frissíteni a megállapításokat, illetve ellenőrizni a kezelendő kockázatokra megtett intézkedések hatásait, melyekről a kockázatkezelő köteles a Munkacsoportot tájékoztatni adott év április 15-ig Felülvizsgálat célja Mivel a kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat, amelynek alapvetően két célja van: - A változások megfigyelése a szervezet kockázati profiljában: a korábban beazonosított kockázatok fennállnak-e, merültek-e fel új kockázatok, változott-e az egyes kockázatok bekövetkezésének valószínűsége, illetve hatása. - Megbizonyosodni a szervezeten belül működő kockázatkezelési folyamat hatékonyságáról: a működő kontrollok megfelelően tudják-e csökkenteni a felmerülő kockázatok hatását, bekövetkezésük valószínűségét, szükség van-e új kontroll tevékenységek bevezetésére, a meglévők kibővítésére. Mivel a két fent említett cél különbözik egymástól, egyik sem helyettesítheti a másikat. Tulajdonképpen a kockázatkezelés lépéseinek megismétléséről van szó, amelyek közül egyik sem hagyható ki a hatékony kockázatkezelési rendszer működéséhez (jelen szabályzat 2. pont) A felülvizsgálat során kiemelt figyelmet kell fordítani a folyamatosságra. Fontos, hogy a kockázatkezelés minden évben legalább évente egyszer felülvizsgálatra kerüljön A felülvizsgálat eszközei A felülvizsgálat eszközei hasonlóak a kockázat beazonosításánál használtakkal. A Munkacsoport interjúk lefolytatásával, a kockázatkezelők beszámoltatásával végzi a kockázatok felülvizsgálatát. A kockázatok felülvizsgálatát a költségvetési tervezés első szakaszában kell megkezdeni, és minden év október 15-ig összeállítani az aktuális kockázati térképet. 13

15 IV. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJE Az Ámr ának megfelelően a költségvetési szerv vezetőjének kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat. 1. A szabálytalanságok alapesetei A szabálytalanságok alapesetei: a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.) a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság) 2. A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a Jegyző felelőssége. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a Jegyző felelőssége, hogy: a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a Polgármesteri Hivatal, a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérjék figyelemmel az egyes szervezeti egységek vezetői is (osztályvezetők, csoportvezetők), szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését (megelőzés), 14

16 keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. A Polgármesteri Hivatalban a szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a Jegyző feladata. 3. A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt A Polgármesteri Hivatal valamely munkatársa észlel szabálytalanságot Amennyiben a szabálytalanságot a Polgármesteri Hivatal valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a saját szervezeti egységének vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a Jegyzőt, annak érintettsége estén a Polgármestert kell értesítenie. Ha a szervezeti egység vezetője megvalósultnak látja a szabálytalanságot, úgy arról értesíti a Jegyzőt. A Jegyző kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról A Jegyző, illetőleg az egyes szervezeti egységek vezetői észlelik a szabálytalanságot A Jegyző, illetve az egyes szervezeti egységek vezetőinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére A Polgármesteri Hivatal belső észleli a szabálytalanságot Amennyiben a belső ellenőr, ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. Az érintett szervezeti egység vezetőjének intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet a belső ellenőrzési vezető jóváhagyása után végre kell hajtani Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, az EU ellenőrzést gyakorló szervei, stb.). 15

17 A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a Jegyzőnek (az érintett szervezeti egység vezetőjének bevonásával) intézkedési tervet kell kidolgozni. 4. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása A Jegyző felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Fegyelmi ügyekben a Jegyző vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok betartásával. 5. Intézkedések, eljárások nyomon követése A Jegyző: nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét, figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását, a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további szabálytalanság-lehetőségeket beazonosítja (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása), információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő it, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. 6. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása A Jegyző feladata: a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik; egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat; nyilván tartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket; a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet VII. Szabálytalanságok kezelése című fejezetében meghatározottakat. 16

18 7. Záró rendelkezés A Polgármesteri Hivatal folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszere március 1. napjától lép hatályba. Hatálybalépésével egyidejűleg a korábbi, e tárgyú szabályzat hatályon kívül helyezésre kerül. A III. Kockázatkezelési szabályzat 4.1. pontjában foglalt nyomonkövetést először április 15-ig kell végrehajtani. A szabályzatot jogszabályváltozás, belső szervezeti változás vagy feladatváltozás során módosítani kell. Budapest, március 1. Dr. Homonnai Ildikó jegyző Jóváhagyom: Budapest, március 1. Geiger Ferenc polgármester 17

19 Mellékletek: 1. sz. melléklet: A Polgármesteri Hivatal ellenőrzési nyomvonalának táblázatrendszere 1/1. sz. melléklet: Költségvetés tervezés 1/2. sz. melléklet: Rendszeres személyi juttatások 1/3. sz. melléklet: Nem rendszeres személyi juttatások 1/4. sz. melléklet: Dologi és folyó kiadások 1/5. sz. melléklet: Házipénztári pénzkezelés 1/6. sz. melléklet: Közbeszerzési eljárások 1/7. sz. melléklet: Feleslegessé vált eszközök feltárása, hasznosítása, selejtezése 1/8. sz. melléklet: Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok 1 1/9. sz. melléklet: Európai Uniós pályázatok ellenőrzési nyomvonala 2 1/10. sz. melléklet: Önkormányzati üdülők működtetésének ellenőrzési nyomvonala 2. sz. melléklet: A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése 3. sz. melléklet: A belső szabályzatok listája és felülvizsgálatuk rendje 4. sz. melléklet: Megbízás 5. sz. melléklet: Kockázati tűréshatár meghatározása 6. sz. melléklet: Kockázati alapnyilvántartás a kockázati térkép összeállításához 7. sz. melléklet: Hivatali kockázat-nyilvántartás 8. sz. melléklet: Értesítés a kezelendő kockázatokról 1 Beépítette a július 1-i módosítás 2 Beépítette a július 1-i módosítás 18

20 Tartalomjegyzék Bevezetés 1. old. I. Általános rész 1. old. II. Az ellenőrzési nyomvonal 3. old. 1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma 3. old. 2. A költségvetési szerv vezetőjének kötelessége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során 3. old. 3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében 3. old. 4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén 3. old. 5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén 4. old. 6. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti működés területén 4. old. 7. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése 4. old. 8. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása 5. old. 9. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer 5. old. III. Kockázatkezelési szabályzat 7. old. 1. Értelmező rendelkezések 7. old A kockázat fogalma 7. old A kockázat kezelője 9. old A kockázatkezelési hatókör 9. old A Kockázati Munkacsoport 9. old. 2. A kockázatkezelés végrehajtásának szabályai 9. old A kockázatok azonosítása 10. old A kockázatok értékelése kockázati térkép 11. old. 2.3.Kockázati tűréshatár 12. old Kockázati reakciók 12. old. 2.5.Kockázatkezelés módjai 12. old. 3. Kockázat-nyilvántartás 13. old. 4. Kockázatok felülvizsgálata 13. old Nyomon követés 13. old Felülvizsgálat célja 13. old A felülvizsgálat eszközei 13. old. IV. A szabálytalanságok kezelésének rendje 14. old. 1. A szabálytalanságok alapesetei 14. old. 2. A szabálytalanságok megelőzése 14. old. 3. A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerben 15. old A Polgármesteri Hivatal valamely munkatársa észlel szabálytalanságot 15. old A Jegyző, illetőleg az egyes szervezeti egységek vezetői észlelnek szabálytalanságot 15. old A Polgármesteri Hivatal belső észleli a szabálytalanságot 15. old Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot 15. old. 4. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása 16. old. 5. Intézkedések, eljárások nyomon követése 16. old. 6. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása 16. old. 7. Záró rendelkezés 17. old. Mellékletek 18. old. 19

21 A költségvetés tervezésének ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Polonkai Zoltánné pénzügyi osztályvezető I/1. számú melléklet Sorszám Feladat megnevezése 1. Következő évi állami normatíva bevételhez adatszolg. a MÁK felé Jogszabályok Költségvetési tv., Áht., Ámr. Előkészítő, koordináló, Előkész.: oktatási ov., szoc. és csal.véd. ov., int. vezetők okt.o.- gazdasági ea., szoc. és csal.véd. ov., int. vezetők Keletkező dokumentum normatíva igénylés Határidő Szakmai igazolása/ Érvényesítés/ Utalványozás/ Ellenjegyzés Pénzügyi Fel.: oktatási o.-gazdasági ea. tárgyév okt. 31. NÉ NÉ NÉ Felelős, kötelezettségvállaló Könyvvezetésben való megjelenés Kockázat téves adatszolgáltatás, határidő be nem tartása Ellenőrzési pont/ Ellenőrzést E.p.: számítások E.v.: oktatási ov. 2. Adatszolgáltatás az Önkormányzat költségvetési koncepciójához Áht., Ámr. Koord.: pü-i ov. keretgazdák, int. vezetők, kisebbségek elnökei javaslat az önkormányzat költségvetési koncepciójához Fel.: pü-i csop.vez. Adatbekérésben kiadott NÉ NÉ NÉ határidő be nem tartása E.p.: benyújtott adatszolgáltatás E.v.: pü-i ov. 3. Önkormányzat költségvetési koncepciójának elkészítése Áht., Ámr., SZMSZ Koord.: jegyző, polgármester pü-i csop.vez. költségvetési koncepció tervezet Fel.: pü-i ov. tárgyév nov.-i képviselőtestületi ülést megelőző anyagleadási határidő NÉ NÉ NÉ jogszabályok be nem tartása, pénzügyi kockázat (több kiadás igény, mint bevétel) E.p.: elkészített koncepció E.v.: jegyző 4. Önkormányzat költségvetési koncepciójának véleményezése Áht., Ámr., SZMSZ Előkész.: pü-i ov., Koord.: jegyző, polgármester pü-i bizottság elnöke, kisebbségek elnökei, könyvvizsgáló, KKÉT, tanácsnokok vélemény a költségvetési koncepcióról Fel.: pü-i csop.vez. tárgyév nov.-i képviselőtestületi ülést megelőző bizottsági ülések előtt NÉ NÉ NÉ határidő be nem tartása E.p.: elkészült vélemény E.v.: pü-i ov. 20

22 Sorszám Feladat megnevezése Jogszabályok Előkészítő, koordináló, Keletkező dokumentum Határidő Szakmai igazolása/ Érvényesítés/ Utalványozás/ Ellenjegyzés Pénzügyi Felelős, kötelezettségvállaló Könyvvezetésben való megjelenés Kockázat Ellenőrzési pont/ Ellenőrzést 5. Önkormányzat költségvetési koncepciójának, bizottságok általi véleményezése, csatolása a koncepcióhoz Áht., Ámr., SZMSZ Előkész.: pü-i ov., Koord.: jegyző, polgármester bizottságok elnökei vélemény a költségvetési koncepcióról Fel.: pü-i ov. tárgyév nov.-i képviselőtestületi ülést megelőző bizottsági ülések NÉ NÉ NÉ véleményezés, csatolás elmaradása elmaradása E.v.: jegyző 6. Önkormányzat költségvetési koncepciójának Képviselő-testület elé terjesztése, elfogadása Áht., Ámr., SZMSZ Előkész.: jegyző Koord.: polgármester pü-i ov., bizottságok költségvetési koncepció Fel.: pü-i ov. tárgyév nov. 30. választás évében dec. 15. NÉ NÉ NÉ hiányos költségvetési koncepció E.p.: koncepció tartalmának, csatolt dokumentumainak E.v.: jegyző 7. Adatszolgáltatás az Önkormányzat költségvetési rendelettervezetének összeállításához Áht., Ámr., SZMSZ Koord.: pü-i ov. keretgazdák, intézmények vezetői, kisebbségi önk. elnökei, önk. tulajdonában álló gazd. szervezetek javaslat az önkormányzat költségvetési rendelettervezetéhez Fel.: pü-i csop.vez. Adatbekérésben kiadott NÉ NÉ NÉ téves adatszolgáltatás, határidő be nem tartása E.p.: benyújtott adatszolgáltatás E.v.: pü-i ov. 8. Önkormányzat költségvetési rendelettervezetének összeállítása Áht., Ámr., SZMSZ Előkész.: jegyző Koord.: polgármester pü-i csop.vez. költségvetési rendelet-tervezet Fel.: pü-i ov. egyeztetést megelőzően NÉ NÉ NÉ változó jogszabályok E.p.: elkészített rendelet-tervezet E.v.: jegyző 9. Önkormányzat költségvetési rendelettervezetének egyeztetése az intézmény vezetőkkel Áht., Ámr., SZMSZ Előkész.: pü-i ov. Koord.: polgármester jegyző, intézmény vezetők jegyzőkönyv az egyeztetésről Fel.: pü-i ov. tervév febr.-i képviselőtestületi ülést megelőző anyagleadási határidő NÉ NÉ NÉ egyeztetés elmaradása E.p.: elkészített jegyzőkönyvek E.v.: jegyző 21

23 Sorszám Feladat megnevezése Jogszabályok Előkészítő, koordináló, Keletkező dokumentum Határidő Szakmai igazolása/ Érvényesítés/ Utalványozás/ Ellenjegyzés Pénzügyi Felelős, kötelezettségvállaló Könyvvezetésben való megjelenés Kockázat Ellenőrzési pont/ Ellenőrzést 10. Önkormányzat költségvetési rendelettervezetének véleményezése Áht., Ámr., SZMSZ Előkész.: pü-i ov. Koord.: jegyző, polgármester pü-i bizottság elnöke, KKÉT, kisebbségek elnökei, könyvvizsgáló, tanácsnokok vélemény a költségvetési rendelettervezetről Fel.: pü-i csop.vez. tervév febr.-i képviselőtestületi ülést megelőző bizottsági ülések NÉ NÉ NÉ határidő be nem tartása E.p.: elkészült vélemény 11. Önkormányzat költségvetési rendelettervezetének, bizottságok általi véleményezése, csatolása a rendelettervezethez Áht., Ámr., SZMSZ Előkész.: pü-i ov., Koord.: jegyző, polgármester bizottságok elnökei vélemény a költségvetési koncepcióról Fel.: pü-i ov. tárgyév nov.-i képviselőtestületi ülést megelőző bizottsági ülések NÉ NÉ NÉ véleményezés, csatolás elmaradása E.v.: jegyző 12. Önkormányzat költségvetési rendeletének Képviselőtestület elé terjesztése, jóváhagyatása Áht., Ámr., SZMSZ Előkész.: jegyző polgármester költségvetési rendelet Fel.: pü-i ov. tervév február 15., vagy ktgvetési tv. kihird. köv. 45. nap NÉ NÉ Eredeti előirányzat felvezetése a könyvelésbe hiányos költségvetésirendelet E.p.: a rendelettervezet tartalmának, csatolt dokumentumainak E.v.: jegyző 22

24 Rendszeres személyi juttatások ellenőrzési nyomvonala I/2. számú melléklet Folyamatgazda: Hegyes Istvánné személyzeti vezető Sorszám Feladat megnevezése Jogszabályok Előkészítő, koordináló, Keletkező dokumentum Felelős, kötelezettségvállaló Határidő Szakmai igazolása/ Érvényesítés/ Utalványozás/ Ellenjegyzés Pénzügyi Könyvvezetésben való megjelenés Kockázat Ellenőrzési pont/ Ellenőrzést 1. Személyi juttatások éves előirányzatainak felvezetése a költségvetési rendelet szerint Áht., Ktv., Előkész.: személyzeti vez. főkönyvi könyvelő előirányzat nyilvántartás Fel.: számv.csop.vez. költségvetés elfogadását követően azonnal NÉ NÉ Eredeti előirányzat felvezetése a könyvelésbe és az integrált rendszerbe téves felvezetés E.p.:Felvezetett előirányzatok megfelelőek-e 2. Rendszeres személyi juttatás előirányzatainak terhére jogviszonyok létesítése, módosítása Ktv., Mt. Előkész.: személyzeti vez. jegyző kinevezések, munkaügyi dokumentumok Köt. váll.: jegyző folyamatos NÉ NÉ NÉ pénzügyi (előirányzat túllépés), téves dokumentum kitöltés E.p.: munkaügyi dokumentumok E.v.: személyzeti vez. 3. A létesített jogviszonyok és módosítások rögzítése az IMI rendszerben Ktv., Mt. Előkész.: személyzeti vez. munkaügyi ea. munkaügyi nyilvántartás Fel.: munkaügyi ea. folyamatos NÉ NÉ NÉ téves adatrögzítés E.v.: személyzeti vez. 4. A létesített jogviszonyok és módosítások rögzítése a köztisztviselői nyilvántartásban Ktv., Mt. személyzeti vez. munkaügyi nyilvántartás Fel.: személyzeti vez. folyamatos NÉ NÉ NÉ téves adatrögzítés E.v.: jegyző 5. Adatszolgáltatás a MÁK felé a jogviszonyokról a számfejtéshez Ktv., Mt. Koord.: személyezeti vez. munkaügyi ea. adatszolgáltatás Fel.: munkaügyi ea. folyamatos NÉ NÉ NÉ téves adatszolgáltatás E.v.: MÁK 6. A MÁK által számfejtett bérek kifizetése Ktv., Mt. Előkész.: MÁK pü-i ov. bérjegyzék, utalási bizonylat Fel.: pü-i ov. minden hó bérfizetési nap SZMSZ II/6. sz. mell. szerint Bank rögzítés a bankkönyvelésben Nem megfelelő számfejtés, nem határidős számfejtés E.v.: munkaügyi ea. 23

25 Sorszám Feladat megnevezése Jogszabályok Előkészítő, koordináló, Keletkező dokumentum Felelős, kötelezettségvállaló Határidő Szakmai igazolása/ Érvényesítés/ Utalványozás/ Ellenjegyzés Pénzügyi Könyvvezetésben való megjelenés Kockázat Ellenőrzési pont/ Ellenőrzést 7. A MÁK terhelése alapján a bérkönyvelés elvégzése Számlarend, (XII. 24.) Korm. r. Előkész.:MÁK Koord.: munkaügyi ea. főkönyvi könyvelő bérkönyvelés Fel.: főkönyvi könyelő folyamatos NÉ NÉ bérfeladás könyvelése téves könyvelés E.p.: a bérkönyvelés E.v.: számviteli csop.vez. 8. Adatszolgáltatások, statisztikai jelentések készítése munkaügyi ea. statisztikai jelentés, adatszolgáltatás Fel.: munkaügyi ea. negyedévente NÉ NÉ NÉ Pontatlan statisztika készítése 9. Személyi jöv. adó bevallással kapcsolatos teendők, adatszolgáltatások elvégzése évi CXVII. tv. Előkész.: MÁK Koord.: Személyzeti vez. munkaügyi ea. nyilatkozatok, igazolások Fel.: személyzeti vez. joszabály szerint NÉ NÉ NÉ határidő be nem tartása E.p.: MÁK 24

26 Nem rendszeres személyi juttatások ellenőrzési nyomvonala Folyamatgazda: Hegyes Istvánné személyzeti vezető I/3. számú melléklet Sorszám Feladat megnevezése Jogszabályok Előkészítő, koordináló, Keletkező dokumentum Felelős, kötelezettségvállaló Határidő Szakmai igazolása/ Érvényesítés/ Utalványozás/ Ellenjegyzés Pénzügyi Könyvvezetésben való megjelenés Kockázat Ellenőrzési pont/ Ellenőrzést Személyi juttatások éves előirányzatainak felvezetése a költségvetési rendelet 1. szerint 2. Béren kívüli juttatások Áht., Ktv., Előkész.: munkaügyi ea. főkönyvi könyvelő előirányzat nyilvántartás Fel.: számv.csop.vez. költségvetés elfogadását követően azonnal NÉ NÉ Eredeti előirányzat felvezetése a könyvelésbe téves felvezetés E.p.:Felvezetett előirányzatok megfelelőek-e 2.1. Béren kívüli juttatások igényeinek felmérése, összesítése SZMSZ személyzeti vez. nyilatkozatok Fel.: személyzeti vez. éves költségvetési rendelet elfogadását követően NÉ NÉ NÉ téves igényösszesítés E.p.: Igényösszesítők E.v.: közbesz. csop.vez., pü-i ov Béren kívüli juttatások beszerzése Áht., Kbt., SZMSZ Előkész.: személyzeti vez. Koord.: jegyző személyzeti vez., Közbesz. csop. vez. szerződések Köt.váll: SZMSZ II/6. sz. mell. szerint éves költségvetési rendelet elfogadását követően, ill. Kbt. tv. szerint SZMSZ II/6. sz. mell. szerint Bank rögzítés a bank könyvelésben közbeszerzési folyamat lebonyolítása E.p.: szerződések E.v.: jegyző, közbesz.csop,vez Béren kívüli juttatások nyilvántartása SZMSZ személyzeti vez. személy szerinti nyilvántartások Fel.: személyzeti vez. folyamatos NÉ NÉ NÉ téves nyilvántartásvezetés E.p.: nyilvántartás E.v.: pü-i ov Béren kívüli juttatások szétosztása SZMSZ Előkész.: személyzeti vez. pénztáros átvételi listák Fel.: személyzeti vez. folyamatos NÉ NÉ NÉ téves nyilvántartás E.p.: szétosztási listák 3. Személyhez kapcsolódó nem rendszeres személyi juttatások 25

27 Sorszám Feladat megnevezése Jogszabályok Előkészítő, koordináló, Keletkező dokumentum Felelős, kötelezettségvállaló Határidő Szakmai igazolása/ Érvényesítés/ Utalványozás/ Ellenjegyzés Pénzügyi Könyvvezetésben való megjelenés Kockázat Ellenőrzési pont/ Ellenőrzést 3.1. A kifizetés alapját képező doku mentum elkészítése: jogszabály, szerződés, igénylés alapján Áht., Ámr., Számv. tv., Ktv., SZJA tv. Előkész.: személyzeti vez. Koord.: jegyző személyzeti vez. szerződések, igénylés dokumentumai Köt.váll: SZMSZ II/6. sz. mell. szerint folyamatos SZMSZ II/6. sz. mell. szerint Bank, ill. pénztár rögzítés a köt.váll. nyilvántartásban jogszabályi előírások be nem tartása E.p.: szerződés, igénylés E.v.: jegyző 3.2. Számfejtés SZJA tv. Előkész.: személyezeti vez., munkaügyi ea. számfejtési bizonylat Fel.: személyzeti vez. folyamatos SZMSZ II/6. sz. mell. szerint NÉ rögzítés az IMI, ill. az integrált rendszerben téves összeg számfejtése E.p.: számfejtett összeg E.v.: pü-i ov Kifizetés Számv. tv. Előkész.: munkaügyi ea., pü-i ov. kifizetési bizonylat Fel.: pü-i ov. folyamatos SZMSZ II/6. sz. mell. szerint Bank, ill. pénztár rögzítés a bank, ill. pénztár könyvelésben késedelmes, téves kifizetés E.p.: kifizetés 4. A kifizetett összegekről összesítő készítése munkaügyi ea. összesítés Fel.: munkaügyi ea. minden hó végén NÉ NÉ NÉ rendszer-hiba E.v.: Pü-i ov. 5. IMI rendszerben feladás a MÁK felé Ktv., Mt. Koord.: személyzeti vez., munkaügyi ea. feladás Fel.: munkaügyi ea. minden hó végén NÉ NÉ NÉ rendszer-hiba E.v.: Pü-i ov. 6. MÁK terhelése alapján a bérkönyvelés elvégzése Számlarend, (XII. 24.) Korm. r. Előkész.:MÁK Koord.: munkaügyi ea. számv.csop.vez. bérkönyvelés Fel.: számv.csop.vez. folyamatos NÉ NÉ bérfeladás könyvelése téves könyvelés E.p.: a bérkönyvelés E.v.: számviteli cspo.vez. 7. Személyi jöv. adó bevallással kapcsolatos teendők, adatszolgáltatások elvégzése évi CXVII. tv. Előkész.: MÁK Koord.: Személyzeti vez. munkaügyi ea. nyilatkozatok, igazolások Fel.: személyzeti vez. joszabály szerint NÉ NÉ NÉ határidő be nem tartása E.p.: Pü-i ov. 26