KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT Elfogadva: február 14.-i szenátusi ülésen Hatályos: február 15. napjától

2 Tartalomjegyzék Általános rendelkezések, alapelvek, a közbeszerzési szabályzat célja, hatálya... 3 A közbeszerzési terv elkészítése és módosítása, valamint az éves statisztikai összegezés... 5 A közbeszerzési eljárások lebonyolítása, a szakmai (bíráló) bizottság összetétele, feladata. 6 Közbeszerzési tanácsadó alkalmazása... 9 A közbeszerzési eljárások dokumentálásának rendje Központosított közbeszerzés A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzése Közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés, szerződésmódosítás Szerződés teljesítésének igazolására vonatkozó feltételek Közzétételi kötelezettség, nyilvánosság Záró rendelkezések melléklet Felkérés Bírálóbizottságban való részvételre melléklet Döntéshozói nyilatkozat... 22

3 Általános rendelkezések, alapelvek, a közbeszerzési szabályzat célja, hatálya 1. (1) A Liszt Ferenc Zeneművészeti Egyetem (továbbiakban: Egyetem) mint központi költségvetési szerv a közbeszerzésekről szóló évi CXLIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozik a Kbt. 5. (1) bekezdésének c) pontja alapján. (2) Az Egyetem, mint központi költségvetési szerv köteles a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (továbbiakban: KR) hatálya alá tartozó beszerzéseit a KR rendelkezései szerint lebonyolítani. (3) A kormányzati kommunikációs feladatokat érintő beszerzések tekintetében a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X.1.) Korm. rendeletben foglaltak az irányadók. (4) A programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet és a programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó, támogatásból megvalósuló beszerzések lebonyolítására az e rendeletekben, valamint az egységes működési kézikönyvről szóló 547/2013. (XII. 30.) Korm. rendelet rendelkezései az irányadók. (5) A Szabályzat hatálya kiterjed minden olyan, a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzés tárgyát képező és kivételi körbe nem tartozó közbeszerzési vagy koncessziós beszerzési eljárásra, ahol az Egyetem (vagy az Egyetem által fenntartott intézmény) jár el ajánlatkérőként, és a beszerzés becsült értéke különös tekintettel a Kbt. szerinti egybeszámítási szabályokra a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja a közbeszerzési értékhatárokat. A mindenkor hatályos közbeszerzési értékhatárok esetén az uniós értékhatárokat időszakonként az Európai Bizottság állapítja meg és teszi közzé az Európai Unió Hivatalos Lapjában, míg a nemzeti értékhatárok a központi költségvetésről szóló törvényben évente kerülnek meghatározásra. Az uniós értékhatárok a mindenkori költségvetési törvényben is rögzítésre kerülnek. A Jogi és Közbeszerzési Osztály a mindenkor irányadó közbeszerzési értékhatárokat köteles közzétenni az intraneten elérhető Szabályozás/Tájékoztatók mappában. (6) Közbeszerzésnek minősül a közbeszerzési szerződés, valamint az építési vagy szolgáltatási koncesszió Kbt. szerinti megkötése. A közbeszerzési szerződés tárgya árubeszerzés, építési beruházás, szolgáltatás megrendelése. Ha a közbeszerzés többféle beszerzési tárgyat (árubeszerzés, építési beruházás, szolgáltatás megrendelése) foglal magában, a közbeszerzési eljárásra a beszerzés fő tárgya szerinti szabályokat kell alkalmazni. Ha a közbeszerzés tárgya olyan összetett szolgáltatás, amely a Kbt. 3. melléklete szerinti szociális és egyéb szolgáltatást, valamint ezektől eltérő további szolgáltatást is magában foglal, vagy a közbeszerzés tárgya szolgáltatást és árubeszerzést is magában foglal, a beszerzés fő tárgyát a legmagasabb értékű beszerzési tárgy jelenti. 3

4 (7) Amennyiben egy építési beruházás vagy ugyanazon közvetlen cél megvalósítására irányuló szolgáltatás megrendelés, illetve azonos vagy hasonló felhasználásra szánt áruk beszerzése részekre bontva, több szerződés útján valósul meg, a közbeszerzés becsült értékének meghatározásához az összes rész értékét kell figyelembe venni. Szolgáltatás megrendelése esetében az ugyanazon közvetlen célra irányultság vizsgálatakor az egyes szolgáltatások műszaki és gazdasági funkcionális egységét kell alapul venni. (8) Az Egyetem összes beszerzése a Kbt. szerinti egybeszámítási szabályok figyelembe vételével történik. (9) A Szabályzatban használt közbeszerzéssel összefüggő fogalmak, kifejezések tartalma megegyezik a Kbt.-ben alkalmazott és a Kbt. értelmező rendelkezéseiben rögzített tartalommal. (10) Ahol a Szabályzat az Egyetem kancellárját nevesíti, ott a kancellár akadályoztatása esetén a helyettesítésére jogosult személy értendő. (11) A közbeszerzési eljárások bonyolítása során az Egyetem biztosítja a Kbt.-ben foglalt alapelvek érvényesülését. (12) A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a Kbt. előírásaitól tekintettel a jogszabály kógens jellegére csak annyiban lehet eltérni, amennyiben azt a törvény kifejezetten megengedi. (13) Az Egyetem tárgyévi tervezett közbeszerzéseit, illetve közbeszerzési feladatait az éves összesített közbeszerzési terv tartalmazza (továbbiakban: közbeszerzési terv). (14) A közbeszerzési eljárások bonyolítása során a Kbt.-hez kapcsolódó egyéb jogszabályokat is megfelelően alkalmazni kell. (15) A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a Kbt. előírásaitól tekintettel a jogszabály kógens jellegére csak annyiban lehet eltérni, amennyiben azt a törvény kifejezetten megengedi. (16) A közbeszerzési eljárások lebonyolítását a Jogi és Közbeszerzési Osztály koordinálása mellett a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egységgel és a Bíráló Bizottsággal együttműködve az Egyetem nevében és képviseletében eljáró külső közbeszerzési tanácsadó végzi, amely biztosítja az eljárások lebonyolításához a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót (továbbiakban: közbeszerzési tanácsadó) is. A közbeszerzési tanácsadó által elvégzendő feladatokat, a közbeszerzési tanácsadó felelősségét, az elvégzett eljárási cselekményeivel kapcsolatos helytállási kötelezettséget, az Egyetem, mint ajánlatkérő és a nevében eljáró közbeszerzési tanácsadó közötti jogviszonyt létrehozó megbízási szerződésben (vagy egyéb megállapodásban) rögzíteni kell. (17) A jelen (15) bekezdésében foglaltaktól eltérően a központosított közbeszerzése körébe tartozó közbeszerzések bonyolítására (pl. verseny újranyitás, konzultáció) a 6. rendelkezései az irányadók azzal, hogy az ilyen eljárásokat a kancellár egyedi döntése alapján a Jogi és Közbeszerzési Osztály koordinálása mellett az Egyetem beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egysége is lebonyolíthatja. A központosított közbeszerzés tekintetében beszerzés tárgya szerint illetékes egységeket (beszerző egység) beszerzési tárgykörönként a Kötelezettségvállalások, beszerzések és szerződéskötések rendjéről szóló szabályzat határozza meg. 4

5 (18) A közbeszerzési eljárás lefolytatását a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység kizárólag az anyagi fedezetre vonatkozó igazolás csatolásával, a beszerzés becsült értékének meghatározásával az Iratmintatárban közzétett elrendelés kitöltésével kezdeményezheti. Feltételes közbeszerzés esetén a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egységnek a fedezetigazolás helyett azt kell megfelelő módon igazolni, hogy az Egyetem támogatásra irányuló igényt (pályázatot, projektjavaslatot, támogatási szerződés-módosítást vagy változásbejelentést) nyújtott be, illetve fog benyújtani. Ez esetben az eljárást megindító felhívásban szerepelnie kell annak, hogy a támogatásra irányuló igény el nem fogadása vagy kisebb összeg jóváhagyása olyan körülmény, amely az Egyetem szerződés megkötésére vagy teljesítésére képtelenné válását megalapozza. A közbeszerzési terv elkészítése és módosítása, valamint az éves statisztikai összegezés 2. (1) A közbeszerzési terv elkészítéséhez minden év március 1. napjáig az Üzemeltetési és Beszerzési Osztály köteles megküldeni a Jogi és Közbeszerzési Osztály részére a Kötelezettségvállalások, beszerzések és szerződéskötések rendjéről szóló szabályzat szerinti éves Beszerzési Tervet, továbbá ugyanezen határidőig az Egyetem további szervezeti egységei is kötelesek a Jogi és Közbeszerzési Osztály részére megküldeni az adott évre vonatkozó közbeszerzési igényeiket, tervezett közbeszerzéseiket. Az Üzemeltetési és Beszerzési Osztály a fentieken túl haladéktalanul köteles tájékoztatni a Jogi és Közbeszerzési Osztályt a beszerzési terv minden olyan változásáról, amely a mindenkor hatályos közbeszerzési terv módosítását indokolhatja. Az Egyetem további szervezeti egységei az év közben esetelegesen felmerülő közbeszerzési igényeiket vagy mindenkor hatályos közbeszerzési terv módosítását szükségessé tevő változásokat haladéktalanul kötelesek megküldeni a Jogi és Közbeszerzési Osztály részére a jelen (7) bekezdésében meghatározott indokolással. (2) A Jogi és Közbeszerzési Osztály a közbeszerzési tervbe az annak elkészítése előtt indított közbeszerzési eljárás(oka)t is belefoglalja. (3) A Jogi és Közbeszerzési Osztály a beérkezett információk alapján, legkésőbb március 15. napjáig az Iratmintatárban közzétett minta alapján elkészíti a közbeszerzési terv tervezetét, amelyet az Egyetem kancellárja részére felterjeszt. (4) A közbeszerzési terv nyilvános. Az Egyetem kancellárja által jóváhagyott közbeszerzési tervet a kancellári jóváhagyást követő 3 munkanapon belül meg kell küldeni a Miniszterelnökségnek (a továbbiakban: ME), valamint a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban, valamint az Egyetem honlapján március 31-ig közzé kell tenni, és a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig elérhetőnek kell lennie. Az éves összesített közbeszerzési tervet a tárgyév május 15. napjáig a központi beszerző szervezet központosított közbeszerzési portálján elektronikusan is rögzíteni kell a 6. -ban foglaltak szerint. (5) A közbeszerzési terv elkészítését megelőzően közbeszerzési eljárás(ok) indítható(ak), azonban ezen eljárás(oka)t a közbeszerzési tervben megfelelően szerepeltetni kell. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban foglalt közbeszerzés(ek)re vonatkozó eljárások lefolytatásának kötelezettségét. 5

6 (6) Az Egyetem a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzési eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy változás merült fel. Az előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás felmerülésekor a közbeszerzési tervet módosítani kell, megadva a módosítás indokát. (7) A közbeszerzési terv módosítását a szakterületi igények alapján az adott szervezeti egység vezetője az Egyetem jogi igazgatójához benyújtott, írásos indoklást tartalmazó kérelemben kezdeményezi. (8) A közbeszerzési terv módosításáról az Egyetem kancellárja dönt. (9) A módosításról hozott döntést a Jogi és Közbeszerzési Osztály vezeti át a közbeszerzési terven. (10) A módosított közbeszerzési tervet szintén közzé kell tenni a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban, és az Egyetem honlapján, valamint rögzíteni kell a központi beszerző szervezet központosított közbeszerzési portálján, illetve indoklással ellátva a kancellári döntést követően 3 munkanapon belül meg kell küldeni a Miniszterelnökség részére. (11) A közbeszerzési tervet legalább öt évig meg kell őrizni. A dokumentálásért, őrzésért, valamint a jelen szerinti közzétételi kötelezettségek teljesítésértért a Jogi és Közbeszerzési Osztály felel. A Jogi és Közbeszerzési Osztály a Közbeszerzési Hatóság vagy az illetékes ellenőrző szervek kérésére a közbeszerzési tervet részükre köteles megküldeni. (12) A tárgyévet követően a Jogi és Közbeszerzési Osztály az Egyetem éves közbeszerzéseiről külön jogszabály szerint meghatározott minta szerint éves statisztikai összegezést köteles készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év április 30-ig felterjeszt a kancellár részére. (13) A jóváhagyást követően a Jogi és Közbeszerzési Osztály a jogszabályban foglalt határidőig, május 31. napjáig gondoskodik a Közbeszerzési Hatóságnak való megküldésről. (14) Az éves statisztikai összegezést az Egyetem saját honlapján is közzéteszi. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása, a szakmai (bíráló) bizottság összetétele, feladata 3. (1) Az Egyetemen belül a közbeszerzési feladatok koordinálását, folyamatba épített ellenőrzését a Jogi és Közbeszerzési Osztály végzi. (2) Az egyes közbeszerzési eljárások teljes körű a Kbt. szerinti lebonyolítását keretszerződés vagy egyedi szerződés alapján közbeszerzési tanácsadó végzi a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal együttműködésben, az 1. (15) bekezdése és a 4. szerint. (3) Az eljárás megindításának pénzügyi fedezettel összefüggő feltételeit a közbeszerzési eljárás megkezdésekor az Egyetem a Kötelezettségvállalások, beszerzések és szerződéskötések rendjéről szóló szabályzatban foglaltaknak megfelelően ellenőrizni és igazolni köteles. A fedezetigazolás alapja az eljárás (részteljesítésként meghatározott) 6

7 becsült értéke, amelyet a közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység köteles meghatározni, és dokumentáltan alátámasztani az eljárás előkészítése során szükség szerint egyeztetve a Gazdasági Igazgatósággal, illetve a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal. A fedezetigazolásra az Egyetem gazdasági igazgatója, vagy megbízottja és a kancellár együttesen jogosult. (4) A szakmai (bíráló) bizottság (továbbiakban: Bizottság) feladata a konkrét közbeszerzési eljárás lebonyolítása során az előkészítésben, az értékelésben (műszaki, szakmai alkalmassági kritériumok meghatározása és annak vizsgálata, valamint a benyújtott ajánlat értékelése), valamint az eljárás során szükséges ajánlatkérői döntések előkészítése, az eljárást lezáró ajánlatkérői döntési javaslat megfogalmazása. (5) A közbeszerzési eljárások előkészítésének szakaszában a szakmai terület, illetve a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység vezetőjének (igazgató/osztályvezető) feladata és a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény, illetve a munka törvénykönyvéről szóló évi I. törvény szerinti jogi, és kártérítési felelőssége az eljárás típusától és értékétől függetlenül különösen az alábbiakra terjed ki: javaslatot tehet a kancellár részére a Bizottság azon tagjának személyére, aki a Bizottság tagjaként biztosítja a közbeszerzés tárgyának megfelelő szakmai tudást, részletes műszaki igények (beszerzések tárgyának specifikációja) és szerződési feltételek, a műszaki teljesítéssel kapcsolatos szerződéses kritériumok megfogalmazása a közbeszerzési dokumentáció összeállításához, felel a dokumentáció szakmai (műszaki) tartalmának megfelelőségéért, elkészíti a dokumentáció részét képező műszaki leírást, közreműködik az alkalmassági kritériumok és értékelési szempontok kidolgozásában, együttműködik az eljárás előkészítése során a szakmai/bíráló Bizottság tagjaival. (6) A Bíráló Bizottság összetétele: Az Egyetemnél az egyes közbeszerzési eljárások lebonyolítása során változó összetételű Bizottság működik, amelynek tagjai eseti jelleggel kerülnek kijelölésre. A Bíráló Bizottság tagjait úgy kell megválasztani, hogy a közbeszerzési eljárás során a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelem egyidejűleg biztosított legyen. Az egyetemi oktatást közvetlenül érintő beszerzések esetén (pl. hangszerbeszerzések) a Bizottság munkájába egyetemi oktatót is be kell vonni a rektor javaslata szerint. A Bizottság a Kbt. előírásaival összhangban kerül felállításra. (7) A Bizottság tagjai: a közbeszerzés tárgya szerinti szervezeti egység részéről minimum 1 fő (közbeszerzés tárgya szerinti szakértelem biztosítása), Gazdasági Igazgatóság részéről minimum 1 fő (pénzügyi szakértelem biztosítása), 7

8 minimum 1 fő jogász (jogi szakértelem biztosítása); az 1. (15) bekezdésében szereplő közbeszerzési tanácsadó részéről minimum 1 fő (szükséges esetben a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói feladatok ellátása, valamint a közbeszerzési szakértelem biztosítása). A Bíráló Bizottság tagjai sorába, illetve a Bizottság munkáját támogató külső szakértőként az ezzel hivatalos formában megbízott külső szakértő is bevonható. A Bizottság tagjait az Egyetem kancellárja kéri fel, és a bizottsági tagság a felkérés elfogadásával jön létre. A Szabályzat 1. sz. melléklete tartalmazza a felkérés és elfogadás mintáját. (8) A Bizottság feladatai az alábbiak: a felhívás és a dokumentáció kidolgozása, véglegesítése és kancellári elfogadásra történő előterjesztése, a beérkezett részvételi jelentkezések és ajánlatok alapján ellenőrzi az esetleges hiánypótlás(oka)t a közbeszerzési tanácsadóval egyeztetve, értékeli a beérkezett ajánlatokat, tárgyalásos eljárás esetén lefolytatja a tárgyalásokat az ajánlattevőkkel, döntési javaslatot tesz az érvénytelenség, eredménytelenség, alkalmatlanná minősítés, kizárás, valamint a nyertes ajánlattevők személye és azok sorrendje tekintetében, a közbeszerzési tanácsadóval egyeztetve, együttműködik a közbeszerzésben érintett szervezeti egységek vezetőivel és az adott közbeszerzési eljárás lebonyolítására megbízott közbeszerzési tanácsadóval, lebonyolítóval, és a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal, tagjai és elnöke külön-külön önállóan felelnek a bírálat szakmai szempontból történő helytállóságáért és a döntési javaslat kidolgozásáért, javaslatot dolgoz ki a jogorvoslati eljárásban képviselendő álláspontról a közbeszerzési tanácsadóval és a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal egyeztetve. A fent megjelölt feladatokat a Bizottság minden egyes közbeszerzési eljárás esetén az 1. (15) bekezdésben szereplő közbeszerzési tanácsadóval közösen egyeztetve végzi el. (9) A Bizottság elnöke a Kancellár részéről kijelölt személy. A Bizottság elnökének feladatai: felelős a tárgyi közbeszerzési eljárás lebonyolításával kapcsolatban a jelen Szabályzatban rögzített rendelkezések betartásáért, illetve betartatásáért, az eljárással összefüggésben összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tesz és hasonló nyilatkozat megtételére kötelezi a Bizottság tagjait az 1. számú melléklet szerint, valamint gondoskodik a 2. számú mellékletben szereplő döntéshozói nyilatkozat kitöltetéséről, 8

9 a közbeszerzési eljárást lebonyolító közbeszerzési tanácsadóval együttműködve megszervezi az ajánlattevőkkel folytatandó tárgyalásokat, a tagokkal együttműködve részt vesz a felhívás és a dokumentáció kidolgozásában, közreműködik az alkalmassági kritériumok és az értékelési szempontok meghatározásában, közreműködik a kiegészítő tájékoztatás nyújtásával kapcsolatos feladatokban, közreműködik a helyszíni szemle lebonyolításában, közreműködik az ajánlatok értékelésében és a döntési javaslat kidolgozásában. (10) A Bizottság működési rendje: A Bizottságot előzetes egyeztetést követően az ülés helyének és időpontjának megjelölésével a közbeszerzési tanácsadó hívja össze. Minden tagnak egy szavazata van. Az eljárás során vitás kérdések esetében a Bizottság egyszerű szavazattöbbséggel dönt. Szavazategyenlőség esetén a Bizottság elnökének szavazata dönt. A Bizottság üléseiről és döntéseiről jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyvvezetésről a közbeszerzési tanácsadó gondoskodik. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyvvezető és a hitelesítő írja alá. (11) A Bizottság elnöke a Bizottságnak a közbeszerzési eljárás eredményére vonatkozó írásbeli szakvéleményét is tartalmazó írásos döntési javaslatát a Jogi és Közbeszerzési Osztály útján terjeszti elő az Egyetem kancellárja részére. (12) A közbeszerzési eljárás eredményéről szóló döntést az Egyetem kancellárja hozza meg, az eredményt csak ezt követően lehet kihirdetni. (13) Összeférhetetlen és nem vehet részt a közbeszerzési eljárás előkészítésében és lefolytatásában az, akivel szemben a Kbt ában meghatározott összeférhetetlenségi ok, mint kizáró körülmény nem áll fenn. A Bizottság tagjai továbbá esetlegesen a bizottság ülésein tanácskozási joggal résztvevők a Szabályzat 1. sz. melléklete szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot kötelesek tenni az eljárásban való részvétel megkezdése előtt. Az eljárás során az eljárásban résztvevő személyek haladéktalanul kötelesek írásban tájékoztatni a Bizottság elnökét, amennyiben időközben olyan összeférhetetlenségi ok merült fel személyükkel kapcsolatban, amely az eljárásban való részvételüket kizárja. Ilyen esetben a Bizottság elnöke az Elnök érintettsége esetén a jogi igazgató javaslatot tesz az érintett személy visszahívására, és az új bizottsági tag felkérésére. Közbeszerzési tanácsadó alkalmazása 4. (1) A közbeszerzési tanácsadó kiválasztásáról és megbízásáról az Egyetem beszerzéseire vonatkozó szabályok figyelembe vételével a kancellár dönt. 9

10 (2) A közbeszerzési eljárások előkészítését, lebonyolítását, valamint a Bizottság adminisztratív feladatainak ellátását a közbeszerzési tanácsadó végzi; továbbá a Kbt. és az ahhoz kapcsolódó jogszabályok betartásával kapcsolatos szakmai, jogi felelősséget is a közbeszerzési tanácsadó viseli a megbízási szerződésben rögzített feltételeknek megfelelően. A közbeszerzési tanácsadó képviseletében eljáró munkatárs a Bizottság teljes jogú tagja. (3) A közbeszerzési tanácsadó feladatai különösen az alábbiak, amelyeket az Egyetem és a közbeszerzési tanácsadó közötti megbízási szerződésnek kell rögzítenie. Feladatai különösen: a közbeszerzési eljárás lefolytatása során az Egyetem, mint ajánlatkérő nevében és képviseletében jár el, biztosítja a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót, a jogszabályi előírásoknak megfelelő eljárástípus kiválasztása, igény esetén szakmai segítséget nyújt a közbeszerzés tárgyának és feltételeinek meghatározásához, majd az Egyetem adatszolgáltatását követően elkészíti a felhívás tervezetét (beszerzés tárgya, mennyisége, helyszínek, igények stb.), elkészíti az Egyetem által specifikált igényeknek megfelelő ajánlati dokumentációt, amely az Egyetem utasításainak megfelelő kereskedelmi, műszaki és pénzügyi feltételeket tartalmazza és egyben az Egyetem érdekeit védi, a jogszabályi előírásoknak megfelelően, gondoskodik az Egyetem által jóváhagyott hirdetmények megjelentetéséről, egyéb a Közbeszerzési Hatóság, illetve a Közbeszerzési Adatbázis felé történő közzétételekről, a Kbt. és kapcsolódó jogszabályok alapján az adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, ezen belül a közbeszerzési dokumentumoknak a Közbeszerzési Adatbázis elektronikus rendszerébe történő feltöltése, a dokumentáció megfelelő példányszámban való elkészítése, adott esetben értékesítése, közreműködés a közbeszerzések központi ellenőrzése keretében, illetve a külső szervezetek által végzett közbeszerzési eljárásra vonatkozó egyéb ellenőrzések során adandó jelentés és tájékoztatás, adatszolgáltatás elkészítésében, személyes részvétel az esetleges helyszíni bejáráson, konzultáción, az ajánlattétel időtartama alatt az ajánlattevők által írásban feltett kérdések megválaszolása a jogszabályi előírásoknak megfelelően, az Egyetemmel történő egyeztetés alapján, a közbeszerzési eljárás során szükségessé váló módosítások végrehajtása, az erről szóló tájékoztató elkészítése, feladása, 10

11 az ajánlatok fogadása, regisztrálása és biztonságos tárolása az ajánlattételi határidő lejártáig, helyszín biztosítása az ajánlatok bontásához, szükség esetén a Bizottság munkájához. az ajánlatok jogszabály által előírt nyilvános bontásának előkészítése, az Egyetem által kijelölt személyek és szervezetek meghívása a bontásra, a határidőig beérkezett ajánlatok bontása, és erről jogszabály által meghatározott jegyzőkönyv készítése és megküldése az ajánlattevőknek, az esetleges hiánypótlások, felvilágosítások, indoklások bekérése az ajánlattevőktől, az ajánlatok előzetes értékelése az ajánlattételi dokumentációban és a jogszabályokban rögzített szempontok alapján, a beérkezett ajánlatok és hiánypótlások alapján az ajánlatok közbeszerzési szempontú értékelése, javaslatok megfogalmazása a Bíráló Bizottság részére, részvétel és jegyzőkönyvvezetés a Bizottság ülésein, az eljárás törvényben előírt összegezésének elkészítése és megküldése minden ajánlattevő részére, az eljárás eredményéről szóló tájékoztató közzététele, közreműködés a nyertes ajánlattevővel megkötendő szerződés tervezet véglegesítésében, írásbeli állásfoglalás készítése az egyedi közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó közbeszerzési kötelezettség fennállásáról, egybeszámítási kötelezettségről és más közbeszerzési kérdésekben, az esetleges Közbeszerzési Döntőbizottsági eljárás során az Egyetem képviseletének ellátása. az eljárás teljes papír alapú dokumentációjának jogszabályi előírásoknak megfelelő elkészítése és gondozása, az eljárás lezárását követően iratjegyzékkel történő átadása az Egyetem részére. A közbeszerzési eljárások dokumentálásának rendje (1) Az Egyetem minden egyes közbeszerzési eljárását annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően írásban köteles dokumentálni. (2) A közbeszerzési eljárás dokumentációja az eljárás megindításának elrendelésétől az eljárást lezárásáig valamennyi iratot tartalmaz. (3) A közbeszerzési eljárások során készült valamennyi irat dokumentálása az Egyetem iratkezelési szabályzata szerint történik. A közbeszerzési tanácsadó minden olyan 5. 11

12 dokumentumot eljuttat az Egyetem részére, amely a közbeszerzési eljárás során keletkezik, illetve a közbeszerzési eljárások lezárását követően azok teljes iratanyagát dokumentáltan átadja az Egyetem részére. (4) A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az Egyetem a közbeszerzési eljárás lezárásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig illetve ettől eltérően a számviteli előírások esetén az ott előírt körben a Gazdasági Igazgatóság iránymutatása szerint öt évet meghaladóan köteles megőrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, a közbeszerzési iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. (5) Amennyiben az értékelési szempontrendszer indokolja, a döntési javaslatot hozó ülés jegyzőkönyvéhez a tagok által készített és aláírt, indokolással ellátott bírálati lap is csatolható. Az eljárás eredményéről szóló összegezés elkészítése a közbeszerzési tanácsadó feladata. (6) Az eljárás eredményéről szóló összegezés elkészítése és a jogszabályban rögzítettek szerinti megküldése a közbeszerzési tanácsadó feladata. (7) A Jogi és Közbeszerzési Osztály, illetve az általa bonyolított közbeszerzések esetében a közbeszerzési tanácsadó a Közbeszerzési Hatóság vagy az illetékes ellenőrző szervek kérésére köteles a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni. Központosított közbeszerzés 6. (1) Az Egyetem a Szabályzat 1. (2) bekezdésében írtaknak megfelelően a KR hatálya alá tartozik, azaz a központosított közbeszerzési rendszer használatára kötelezett intézmény. (2) Az Egyetem a központosított közbeszerzési rendszert köteles igénybe venni, az annak hatálya alá tartozó kiemelt termékek körében. Az egyes beszerzések megrendelését a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által megkötött (keret)szerződésekből vagy keret-megállapodásokból a központosított közbeszerzési rendszer útján kell intézni, a KR szabályaival összhangban. A központosított közbeszerzési eljárások eredményeként létrejött keretmegállapodásokat és keretszerződéseket a KEF közzéteszi a központosított közbeszerzési portálon (kozbeszerzes.gov.hu). (3) A KR-ben előírt adatszolgáltatási és adminisztratív feladatokat a Jogi és Közbeszerzési Osztály koordinálásával a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység végzi. (4) Az Egyetemnek a portálon elektronikusan nyilvántartott intézményi és felhasználói adataiban bekövetkezett esetleges változásokat a Jogi és Közbeszerzési Osztály 5 munkanapon belül köteles a portál ügyfélkapuján keresztül módosítani. Ezen adatokat az Egyetem évente köteles felülvizsgálni és ezt a KEF részére a tárgyév január 31. napjáig bejelenteni. (5) A Jogi és Közbeszerzési Osztály tárgyév május 15. napjáig köteles a közbeszerzési törvény szerinti éves összesített központosított közbeszerzési tervet a portálon elektronikusan rögzíteni. A Jogi és Közbeszerzési Osztály az éves összesített központosított közbeszerzési tervet a kiemelt termékek vonatkozásában a KEF által 12

13 közzétett formában köteles elkészíteni, a KEF portálon közzétett hierarchikus beszerzés osztályozási rendszerrel összhangban. A központosított közbeszerzési tervben bekövetkezett változásról a Jogi és Közbeszerzési Osztály az illetékes szervezeti egység tájékoztatása alapján 5 munkanapon belül köteles a KEF-et elektronikusan tájékoztatni a portálon közzétett formában. (6) A Jogi és Közbeszerzési Osztály koordinálásával a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység az Egyetem központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá tartozó kiemelt termékekre vonatkozó beszerzési igényét amennyiben a KEF más határidőt nem állapít meg háromhavonta előre, minden esetben a beszerzés megkezdése előtt, rendkívüli sürgősség esetén haladéktalanul köteles bejelenteni a KEF részére a központosított közbeszerzési portálon: a beszerzési igényekben feltüntetett tervezett beszerzések vásárlási kötelezettséget nem keletkeztetnek; a KEF részére történő igénybejelentés a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység jogosultsága és kötelezettsége; az igénybejelentés értékének meghatározása beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység által meghatározott adatok alapján, illetőleg az éves központosított közbeszerzési terv időarányos értéke alapján történik; (7) Beszerzések végrehajtásának rendje A) Közvetlen lehívás (megrendelés) Ezen eljárásrend akkor alkalmazandó, ha a beszerzés tárgya hatályos központosított közbeszerzési eljárás keretében kötött keretmegállapodás vagy keretszerződés terhére közvetlenül megrendelhető, az annak alapján adott közvetlen lehívás (megrendelés) megvalósítására irányuló szerződés(ek) minden feltételét kötelező erővel tartalmazza. A beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egységek a becsült érték meghatározásához kötelesek ellenőrizni a KEF portálon a beszerzés tárgyáért kért vagy kínált teljes ellenszolgáltatás értékét. Megrendelés csak a legkedvezőbb ajánlatot tartalmazó keretmegállapodásban vagy keretszerződésben résztvevő felek részére küldhető a portálon szereplő mindenkori aktuális áron. A beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység szükség szerint a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal történő egyeztetést követően jogosult abban dönteni, hogy a megrendelést egy vagy több részben határozza meg. Egyedi megrendelés csak a vonatkozó keretmegállapodás vagy keretszerződés KEF portálon aktuálisan közzétett árlistáiban meghatározott egyedi értékig, és az abban meghatározott termékekre kezdeményezhető. A megrendelés elindítása előtt beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység szükség szerint a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal történő egyeztetést követően megvizsgálja a kapcsolódó keretmegállapodás vagy keretszerződés: 13

14 a) aktuális teljesülési helyzetének mértékét. Nem engedélyezhető olyan megrendelés közvetlen megküldése, amellyel a keretmegállapodás vagy keretszerződés teljesülési értékének és az aktuális közbeszerzés értékének (tartós bérlet esetén a szerződés időtartama alatt fizetendő valamennyi ellenszolgáltatás) összege a keretmegállapodás vagy keretszerződés keretösszegét meghaladná. Ilyen esetben kezdeményezni kell az átminősítést. b) a megkötendő szerződés várható időtartamát, teljesítési határidejét. A megrendelés, illetőleg az annak eredményeként kötendő egyedi szerződések időtartama, teljesítési határideje nem haladhatja meg az aktuális keretmegállapodás vagy keretszerződés időbeli hatályát (kivétel a keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott jogcselekmények megvalósulása esetén). A beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység szükség szerint a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal történő egyeztetést követően ellenőrzi az előzetes igénybejelentés megtörténtét; amennyiben az igényre vonatkozóan előzetes igénybejelentés nem történt meg, vagy a kapcsolódó keretmegállapodás vagy keretszerződés aktuális teljesülési helyzetének mértéke alapján a lehívás már nem lehetséges, a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység gondoskodik a beszerzési igény bejelentéséről a KEF részére, illetve a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal egyezteti a beszerzés további menetét. Amennyiben az adott beszerzés során az ajánlattevővel műszaki szempontú egyeztetés szükséges, az csak az aktuális keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott módon folytatható le. Az adott beszerzés tekintetében legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó ajánlattevő kiválasztását követően elkészített, központosított közbeszerzési eljárás második részére vonatkozó rendelkezéseknek megfelelő megrendelőlapot, egyedi szerződést a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység megküldi a megrendelésen feltüntetett ajánlattevő részére. A beszerzés során az adott tárgyban kötött hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés az irányadó, feltételeinek alkalmazása kötelező, azzal ellentétes megrendelés nem adható. A KR által megkövetelt adatokat a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység rögzíti a KEF portálon. B) Verseny újranyitásával vagy írásbeli konzultációval történő beszerzés Jelen pont szerinti előírások abban az esetben alkalmazandóak, ha a beszerzés tárgya a hatályos központosított közbeszerzési eljárás keretében kötött keretmegállapodásban megtalálható és keretmegállapodás a közbeszerzési eljárás második részeként a verseny újranyitás vagy írásbeli konzultáció lefolytatását írja elő. A beszerzés tárgya szerint illetékes egységek a becsült érték meghatározásához kötelesek ellenőrizni a KEF portálon a beszerzés tárgyáért kért vagy kínált teljes ellenszolgáltatás értékét. Az eljárás megkezdése előtt a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység szükség szerint a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal történő egyeztetést követően 14

15 köteles ellenőrizni a kapcsolódó keretmegállapodás aktuális teljesülési helyzetének mértékét; és az adott tárgyban kötött hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés teljesülésére vonatkozó adatot tartalmazó portáloldalt kinyomtatni. Nem kérhető olyan értékű közbeszerzésre ajánlat: a) aminek következtében megkötött egyedi szerződés időtartama, teljesítési határideje meghaladja a keretmegállapodás vagy keretszerződés időtartamának utolsó napját (kivétel a keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott jogcselekmények), b) amellyel a keretmegállapodás vagy keretszerződés teljesülési értékének és az aktuális közbeszerzés értékének összege a keretmegállapodás keretösszegét meghaladná. A keretmegállapodásos közbeszerzési eljárás második részét képező verseny újranyitást vagy az írásbeli konzultációt a közbeszerzési tanácsadó, illetve a kancellár ilyen döntése esetén a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal együttműködve a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység folytatja le. A központosított közbeszerzési eljárás második részének lefolytatásához a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egységnek az igényt érintő minden információt meg kell adnia a közbeszerzési tanácsadó részére, amelyek biztosítják a műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempontból reális ajánlat megadásának lehetőségét. Amennyiben az eljárás lefolytatásához a beszerzés tárgyára és becsült értékére tekintettel szükséges minden információ rendelkezésre áll, a közbeszerzési tanácsadó a KR-ben és a keretmegállapodásban foglalt feltételeknek megfelelően köteles lefolytatni a közbeszerzési eljárás második részét. A megkötött szerződés alábbi adattartalmát a szerződés megkötésétől számított 5 napon belül, vagy az eljárás eredménytelenségéről szóló értesítést az eljárás eredménytelenségéről hozott döntéstől számított 5 napon belül a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egység a Jogi és Közbeszerzési Osztállyal együttműködve köteles a KEF portálon elektronikus úton megküldi a KEF részére: a) a szerződő felek megnevezése; b) a keretmegállapodás előzményeinek (lefolytatott közbeszerzési eljárás), a közbeszerzés tárgyának, továbbá mennyiségének a Kbt. szerinti meghatározása; c) a szerződés hatálya; d) az ellenszolgáltatás és a központosított közbeszerzési díj mértéke, számításának és megfizetésének módja. A szerződés a Kbt.-ben, valamint az adott keretmegállapodásban előírt körülmények fennállása esetén, az ott leírt eljárás útján módosítható. (8) A verseny újraindításával, konzultációval megvalósuló beszerzések esetében az eljárás lefolytatására egyebekben a jelen Szabályzat közbeszerzési eljárások lebonyolítására, Bíráló Bizottságra, döntés-előkészítésére és az ajánlatkérői döntésekre vonatkozó szabályai az irányadók. 15

16 (9) A Szabályzat 1. (3) bekezdésében foglaltakkal összhangban a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet 1. mellékletben meghatározott szolgáltatásokra és az azokhoz kapcsolódó termékekre vonatkozó közbeszerzéseket, központi beszerző szervezetként, az érintett szervezetek nevében és javára a Nemzeti Kommunikációs Hivatal bonyolítja le. Ezen közbeszerzések vonatkozásában az Egyetem, illetve a kommunikációs beszerzésekért felelős Kommunikációs és Médiatartalmi Igazgatóság közreműködésének mértékére, valamint a Bírálóbizottság összetételére, tagjai feladatára, működési rendjére vonatkozóan a központi beszerző szervezet előírásai az irányadóak. A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzése 7. (1) A közbeszerzési feladatok végrehajtásának ellenőrzését az Egyetem belső ellenőre végzi. (2) A közbeszerzésekkel kapcsolatos ellenőrzési feladatai az alábbiakra terjednek ki: A Kbt.-ben előírt szabályozási, tervezési, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése; A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos dokumentáltság és a jelen szabályzat betartásának ellenőrzése. (3) Súlyos szabálytalanság (hiányosság) észlelése, feltárása esetén köteles haladéktalanul írásban tájékoztatni az Egyetem kancellárját a vonatkozó jogszabályi előírások és belső szabályok szerint. Közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés, szerződésmódosítás 8. (1) Az Egyetem eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerződést a nyertes ajánlattevővel közös ajánlattétel esetén a nyertes ajánlattevőkkel köti meg a közbeszerzési eljárásban közölt végleges feltételek, szerződéstervezet és ajánlat tartalmának megfelelően. (2) Amennyiben az Egyetem lehetővé tette a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt, a részek tekintetében nyertesekkel köt részenként külön-külön szerződést. (3) Az Egyetem csak az eljárás nyertesével kötheti meg a szerződést, vagy a nyertes visszalépése esetén az ajánlatok értékelése során a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített ajánlattevővel, ha őt az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegezésben megjelölte. (4) Az Egyetem a szerződést az ajánlati kötöttség időtartama alatt köteles megkötni. A Kbt. ellenkező kikötése hiányában nem köthető meg a szerződés az írásbeli összegezés ha az összegezés javítására kerül sor és az eljárás eredményességére, az ajánlat érvényességére vagy az értékelés eredményére vonatkozó adat módosul, a módosított összegezés megküldése napját követő tíz napos időtartam lejártáig, a Kbt szerinti eljárás esetén az írásbeli összegezés megküldése napját követő öt napos 16

17 időtartam lejártáig. Amennyiben jogorvoslati kérelmet vagy kezdeményezést nyújtanak be, a szerződést az ügy érdemében hozott vagy a közbeszerzési ügy befejezését eredményező határozat meghozataláig nem lehet megkötni, kivéve, ha a Közbeszerzési Döntőbizottság a szerződés megkötését engedélyezi. Amennyiben időközben a nyertes ajánlattevő ajánlati kötöttsége lejárt, akkor köthető vele szerződés, ha nyilatkozik, hogy ajánlatát fenntartja. (5) Az Egyetem jogszabály eltérő rendelkezése hiányban a nyertes ajánlattevővel szemben csak abban az esetben mentesül a közbeszerzési szerződés megkötésének kötelezettsége alól, valamint a nyertes ajánlattevő akkor szabadul ajánlati kötöttségétől, ha az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegezés megküldését követően beállott, ellenőrzési körén kívül eső és általa előre nem látható körülmény miatt a szerződés megkötésére vagy teljesítésére nem képes, vagy ilyen körülmény miatt a szerződéstől való elállásnak vagy felmondásnak lenne helye. (6) A szerződés a jelen (7) és (8) bekezdéseiben foglalt feltételek vizsgálata nélkül új közbeszerzési eljárás lefolytatása nélkül módosítható, ha a módosítás eredményeként az ellenérték növekedése vagy több módosítás esetén azok nettó összértéke nem éri el az alábbi értékek egyikét sem a) az uniós értékhatárt elérő értékű eredeti szerződés esetén az uniós értékhatárt; b) szolgáltatás, árubeszerzés és építési vagy szolgáltatási koncesszió esetén az eredeti szerződés értékének 10%-át, építési beruházás esetén az eredeti szerződéses érték 15%-át; valamint a módosítás nem változtatja meg a szerződés általános jellegét és illeszkedik az eredeti szerződés jellegéhez. (7) A jelen (6) bekezdésében szabályozott esetek mellett a (8) bekezdésben foglalt feltételek vizsgálata nélkül új közbeszerzési eljárás lefolytatása nélkül módosítható, illetve módosulhat a szerződés az alábbiak közül bármely esetben: a) ha a szerződés minden ajánlattevő számára előre megismerhető módon, egyértelműen rögzíti a szerződés meghatározott tartalmi elemei későbbi változásának (ideértve az opció gyakorlásának) pontos feltételeit és tartalmát. Az ilyen szerződéses feltételek azonban nem rendelkezhetnek olyan módosításokról, amelyek megváltoztatnák a szerződés általános jellegét; b) az eredeti szerződő féltől további építési munkák, szolgáltatás vagy áruk beszerzése szükséges, amelyek nem szerepeltek az eredeti szerződésben, amennyiben a szerződő fél személyének változása ba) nem megvalósítható gazdasági vagy műszaki okból, különösen az eredeti szerződéssel beszerzett, meglévő berendezésekkel, szolgáltatásokkal vagy létesítményekkel való felcserélhetőség vagy együttműködés miatt, és bb) az ajánlatkérő számára jelentős hátránnyal vagy a költségek megsokszorozódásával járna. Az ellenérték növekedése - vagy több módosítás esetén azok együttes nettó értéke - azonban nem haladhatja meg az eredeti szerződés értékének 50%-át; c) a következő feltételek együttes teljesülése esetén: 17

18 ca) a módosítást olyan körülmények tették szükségessé, amelyeket az ajánlatkérő kellő gondossággal eljárva nem láthatott előre; cb) a módosítás nem változtatja meg a szerződés általános jellegét; cc) az ellenérték növekedése nem haladja meg az eredeti szerződés értékének 50%-át. Ha egymást követően több olyan módosításra kerül sor, amelyek a ca) alpont szerinti több, egymással nem összefüggő körülmény miatt merültek fel, ez a korlátozás az egyes módosítások nettó értékére alkalmazandó. (8) A jelen (6) és (7) bekezdéseiben írt eseteken kívül, a szerződés új közbeszerzési eljárás lefolytatása nélkül akkor módosítható, ha a módosítás nem lényeges. A szerződés módosítása lényeges, ha az eredeti szerződéses feltételektől lényegesen eltérő érdemi feltételeket határoz meg. A módosítást mindig lényegesnek kell tekinteni, ha a) olyan feltételeket határoz meg, amelyek ha szerepeltek volna a szerződéskötést megelőző közbeszerzési eljárásban, az eredetileg részt vett ajánlattevőkön (részvételre jelentkezőkön) kívül más ajánlattevők (részvételre jelentkezők) részvételét vagy a nyertes ajánlat helyett másik ajánlat nyertességét lehetővé tették volna; b) a módosítás a szerződés gazdasági egyensúlyát a nyertes ajánlattevő javára változtatja meg; vagy c) a módosítás a szerződés tárgyát az eredeti szerződésben foglalt ajánlattevői kötelezettséghez képest jelentős új elemre terjeszti ki. (9) A szerződés a jelen (6) (8) bekezdéseiben foglaltakon kívül csak új közbeszerzési eljárás eredményeként módosítható. Szerződés teljesítésének igazolására vonatkozó feltételek 9. (1) Az Egyetem a szerződés teljesítésének elismeréséről (teljesítésigazolás) vagy az elismerés megtagadásáról legkésőbb az ajánlattevőként szerződő fél teljesítésétől vagy az erről szóló írásbeli értesítés kézhezvételétől számított tizenöt napon belül írásban köteles nyilatkozni. (2) A teljesítés igazolására a szerződésben nevesített személy, ennek hiányában az Egyetem egyéb szabályzatai alapján teljesítésigazolásra jogosult személy jogosult és köteles. (3) A teljesítésigazolás kiállításáról az érintett közbeszerzési szerződés és a mindenkor hatályos belső szabályok alapján az adott közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység gondoskodik. A közbeszerzési szerződés teljesítésével kapcsolatos valamennyi teljesítésigazolás másolati példányát a kiállítását követően haladéktalanul meg kell küldeni a Jogi és Közbeszerzési Osztály részére. (4) A teljesítésigazolás mintáját a Kötelezettségvállalások, beszerzések és szerződéskötések rendjéről szóló szabályzat szerint kiadott, az Egyetem Iratmintatárában szereplő Teljesítésigazolás iratminta tartalmazza. 18

19 Közzétételi kötelezettség, nyilvánosság 10. (1) Az Egyetem köteles az alábbi adatokat, információkat, dokumentumokat adott esetben közbeszerzési eljárásonként csoportosítva a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban, valamint saját honlapján a közbeszerzési információk között a Kbt. 43. (1) bekezdése alapján közzétenni: a) a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását az elfogadást követően haladéktalanul; b) az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos, Kbt. 80. (2) bekezdése szerinti adatokat az előzetes vitarendezési kérelem kézhezvételét követően haladéktalanul; c) a Kbt. 9. (1) bekezdés h)-i) pontjának, valamint a 12. (1)-(5) bekezdésének alkalmazásával megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul; d) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul; e) a részvételi jelentkezések és az ajánlatok elbírálásáról szóló összegezést, a részvételre jelentkezőknek vagy az ajánlattevőknek való megküldéssel egyidejűleg; f) a szerződés teljesítésére vonatkozó következő adatokat: hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre (hirdetmény nélkül induló eljárások esetében felhívásra), a szerződő felek megnevezését, azt, hogy a teljesítés szerződésszerű volt-e, a szerződés teljesítésének az ajánlatkérő által elismert időpontját, továbbá az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét a szerződés mindegyik fél támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetén szállítói kifizetés során a kifizetésre köteles szervezet által történt teljesítését követő harminc napon belül; g) a külön jogszabályban meghatározott éves statisztikai összegzést az ott előírt határidőig. (2) Az Egyetem honlapján a jelen 10. (1) bekezdésében megjelölt adatoknak és információknak legalább az alábbiak szerint kell elérhetőnek lennie: a) az (1) bekezdés a) pont szerinti közbeszerzési tervnek honlapon történő közzététel esetén a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig; b) az (1) bekezdés b) és f)-g) pontja szerinti adatot, információt, dokumentumot az ajánlatkérő honlapon történő közzététel esetén legalább a Kbt. 46. (2) bekezdésében meghatározott 5 éves időtartamra; c) az (1) bekezdés c)-d) pontja szerinti szerződéseket az ajánlatkérő honlapon történő közzététel esetén legalább a teljesítéstől számított öt évig; 19

20 d) az (1) bekezdés f) pontja szerinti tájékoztatást az egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként kell aktualizálni. (3) Az Egyetem köteles a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megkezdése napján a Közbeszerzési Adatbázisban és a honlapján is közzétenni a Közbeszerzési Hatóságnak megküldött minden dokumentumot, valamint a közbeszerzési dokumentumokat és az ajánlatok bontását követően a bontásról készült jegyzőkönyvet. (4) A Kbt szerint indított eljárások esetén az Egyetem köteles a honlapján és a Közbeszerzési Adatbázisban az eljárás megindításával egyidejűleg nyilvánosan közzétenni az eljárást megindító felhívást, a közbeszerzési dokumentumokat, majd az ajánlatok bontását követően haladéktalanul az ajánlattételre felhívott gazdasági szereplők nevét és címét, valamint az ajánlatok bontásáról készült jegyzőkönyvet. Záró rendelkezések 11. (1) Az Egyetem közbeszerzéseit és egyéb beszerzési eljárásait bonyolító személyek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni. (2) Az Egyetem a nem közbeszerzési kötelezettség alá eső beszerzéseinél (egyéb beszerzések) is kellő gondossággal jár el, a vonatkozó belső szabályzatának megfelelően. Amennyiben pályázati támogatással valósul meg egy beszerzés, figyelemmel kell lenni az adott projekt keretében meghatározott előírásokra is. A közbeszerzési eljárások során a Kbt. és egyéb vonatkozó jogszabályok rendelkezései változása esetén a Szabályzat megfelelő módosításáig is megváltozott, illetve mindenkori hatályos jogszabályi előírások szerint kell eljárni. (3) A Szabályzatban foglaltak végrehajtásért az ott megjelölt személy, vagy a közbeszerzési tanácsadó, illetve a szervezeti egységek esetén az adott feladatra a szervezeti egység írásban kijelölt munkatársa, ennek hiányában a szervezeti egység vezetője a felelős. Az érintett szervezeti egységek vezetője, illetve az érintett terület igazgatója a fentiektől függetlenül is felel azon feladatok végrehajtásáért, amelyeket a Szabályzat az általa irányított területre delegál. (4) A Szabályzatot a Szenátus február 14-i ülésén elfogadta. A Szabályzat február 15. napján lép hatályba. (5) A Szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg az Egyetem július 1. napjától hatályos a, továbbá a Liszt Ferenc Zeneakadémiája, az európai felsőfokú zenei oktatás megújuló központja Budapesten című, KMOP 4.2.1/A_1/ sz. kiemelt projektre vonatkozó, május 8. napjától hatályos hatályát veszti. Budapest, február 14. Dr. Vigh Andrea h. rektor Dr. Kutnyánszky Csaba s.k. oktatási rektorhelyettes 20