Dr. Pétery Kristóf: PowerPoint 2003 magyar nyelvű változat

Átírás

1

2 2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN Dr. Pétery Kristóf PhD, 2004 Mercator Stúdió, 2004 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F:

3 TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 8 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Általában a PowerPointról A program jellemző adatai Új MS Office szolgáltatások Új felhasználói felület Tábla-PC támogatása Kutatás munkaablak Microsoft Office Online Újdonságok a megelőző változathoz képest Dokumentum-munkaterületek Tartalomvédelmi szolgáltatás Frissített diavetítő Előkészítés CD-hez szolgáltatás A diavetítésen belüli navigálás új eszközei Továbbfejlesztett médialejátszás Továbbfejlesztett szabadkézi széljegyzetek diabemutatókhoz.. 26 Intelligens címkék támogatása Jobb bitképek exportálása A program környezete A billentyűzet Az egér A PowerPoint használata Fogalmak magyarázata... 39

4 4 TARTALOM A program telepítése Újratelepítés, javítás, eltávolítás Termékaktiválás A hordozható Office A program indítása A PowerPoint képernyő elemei Párbeszédpanelek és parancsok A segítség Az Office Segéd és a Súgó Súgó tartalom Keresés a súgóban Elérhetőség és egyebek A program alapszolgáltatásai Bevezetés a bemutatók készítésébe Bemutató létrehozása gyorstalpaló Az Előadás-tervező Varázsló használata Bemutató-létrehozás szerkesztés közben Üres bemutató létrehozása Alapanyagok mérete, tájolása Hibamegelőzés és helyreállítás Office csökkentett mód Dokumentum-helyreállítás és biztonságosabb leállítás Office hibajelentő ALAPÉRTELMEZÉSEK Megjelenítési üzemmódok Normál nézet Dia-minta nézet Cím-minta nézet Bemutató létrehozása Normál nézetben gyorstalpaló Diaminta műveletek gyorstalpaló Vázlat nézet

5 TARTALOM 5 Bemutató létrehozása vázlat ablaktáblában gyorstalpaló Emlékeztetőminta nézet Jegyzetoldal és Jegyzetminta nézet Diarendező nézet Diaképek sorrendjének megváltoztatása gyorstalpaló Diaképek vetítése PowerPointban A vetítés alatti menüparancsok Időzített vagy kézi vezérlésű vetítés Alapértelmezett ikonparancsok Szokásos eszköztár Formázás eszköztár Kép eszköztár Korrektúrák eszköztár Véleményezés eszköztár Rajzolás eszköztár Szervezeti diagram eszköztár Szerkezeti diagram eszköztár Táblázatok és szegélyek eszköztár Tagolás eszköztár Térhatás beállításai Vászon eszköztár Vezérlők eszköztára Visual Basic eszköztár Web eszköztár Wordart eszköztár Környezeti beállítások Általános beállítások Szövegszerkesztési beállítások Megjelenítés beállítások Nyomtatási beállítások Mentés beállításai Helyesírás és stílus beállításai

6 6 TARTALOM Biztonsági beállítások Az eszköztárak beállítása Eszköztár módosítás más parancsai A menük beállítása ELŐADÁS, BEMUTATÓ, JEGYZET KÉSZÍTÉSE Fájlformátumok és könyvtárak Állományok és kezelésük Bemutató létrehozása Meglévő bemutató megnyitása Hálózati könyvtárak kezelése Állományok keresése Állomány lezárása Bemutatók mentése Fájlmentés gyorstalpaló Állományok tulajdonságai A munka befejezése Szövegszerkesztés Kurzormozgatás Szövegírás, javítás Szövegkijelölés Vágás és áthelyezés Keresés a szövegben Szövegrészek cseréje Szerkesztőparancs visszavonása A BEMUTATÓK FORMÁZÁSA Általános stílusbeállítások Háttér beállítása Összetartozó színek alkalmazása Beépített alakzatok kezelése Szövegrészek formázása

7 TARTALOM 7 Betűtípuscsere Váltás kis- és nagybetű között Távol-keleti tipográfia Bekezdésigazítások Felsorolásjelek módosítása Objektumok igazítása Árnyékok az objektumok körül Színek és vonaltípusok módosítása Objektumszínek, kitöltő minták és színátmenetek Objektumok forgatása és tükrözése Keretek kezelése, elrendezések Grafikus objektumok formázása IRODALOM

8 ELŐSZÓ 8 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A PowerPoint a Microsoft Office 2003 rendszer (Office 11) programcsomag szerves részét képező alkalmazás, amely képernyős és kirakati (előadó részvétele nélküli) bemutatók, vetítettképes előadások, és ilyenekhez tartozó segédanyagok előállítására szolgál. A PowerPoint használata során előállítjuk a bemutató diaképeit, összeállítjuk a diasort, ellátjuk a megfelelő alkalmazásokból származó objektumokkal (szükség szerint beillesztjük, vagy csatoljuk azokat), rendszerezzük a diaképeket, időzítjük a lejátszást, elmentjük a komplett bemutatót, majd a későbbiek során lejátsszuk a bemutatót, esetleg kinyomtatjuk, elektronikus hálózaton postázzuk anyagát. Az első fejezet az újdonságok áttekintése után, nagy általánosságban ismerteti a prezentációs munkát, vagyis az előadások, elképzelések látványos bemutatását szolgáló program használatát, lehetőségeit. Aki már meglehetős gyakorlattal rendelkezik e területen, az térjen át a további fejezetekre, ahol a program olyan lehetőségeit írjuk le, amelyek még az első fejezetben ismertetett, alapvető munkák végzését is megkönnyítik. A harmadik részletes fejezet a PowerPoint prezentációk formázásával, objektumok beágyazásával és a program külső kapcsolataival foglalkozik. Ezek a részek a haladók számára készültek. E részek megértéséhez a használatot bevezető első két fejezet szinte készségszintű ismerete szükséges. Mindenképpen megéri azonban a fáradságot e fejezetek áttanulmányozása, mert a program igazán hatékony, szinte iparszerű használata az ott leírtak segítségével oldható meg. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a webhelyről is. A képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalma-

9 ELŐSZÓ 9 zó ágakat nyithatunk ki. Egy fejezetre lépéshez elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. A könyv írásakor a Windows kezelésében nem profi, de mindenképpen érdeklődő felhasználókat, olvasókat tételeztünk fel. Ha valamely kérdésre nem kapna megfelelő választ, akkor javasoljuk, tekintse meg a könyv végén szereplő irodalomjegyzékben található egyéb kiadványainkat is. A leírásnál abból a megfontolásból indultunk ki, hogy a kezdő és a gyakorlott Windows felhasználók számára egyaránt fontos a környezet megfelelő mélységű ismerete. A programkörnyezet ismeretének szükséges elsajátítása érdekében könyvünkben az Office programoktól megszokott módon különös gonddal kidolgozott környezet ismertetését vettük előre. Könyvünkben a PowerPoint 2003 magyar nyelvű változatának összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, a Microsoft Office Online webhelynek, illetve a gyári kézikönyveknek áttekintését. A könyv alapjául szolgáló programváltozat a magyar nyelvű Microsoft Office 2003 programcsomag Microsoft Office PowerPoint 2003 alkalmazása, változatszám: 2003 ( ). A programfájl (POWERPNT.exe) keletkezési dátuma: július 30., mérete bájt. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni előadásaikat, azok bemutatását hatásosan szeretnék végezni és az előadás menetét rögzítő dokumentumaikat, táblázataikat, adataik grafikus és numerikus értékelését kezelhető formában kívánják előállítani. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, február Köszönettel a szerző.

10 10 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Ebben a fejezetben a PowerPoint prezentációs programnak azokat az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez: ismertetjük a rendszer környezeti igényeit, azt a minimális számítógép-összeállítást (konfigurációt), amelyen a program elindul; leírjuk a program számítógépünkre telepítését az installáló lemezek alkalmazásával; ezt követi a program indításának; majd a segítség, az interaktív (lekérdezéses elvű) és helyzetérzékeny súgó ismertetése; az ezt követő alfejezet tartalmazza a PowerPoint programban alkalmazott fogalmak leírását; amelyet a program környezeti elemeinek (egér és billentyűzet, mint beviteli eszközök, a párbeszédpanelek, menük és ikonok) részletes bemutatása, használatuk ismertetése követ. Ezek ismeretével már megoldhatók az egyszerűbb feladatok. Ugyancsak itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét. Mintapéldát bemutató első gyorstalpalónkat is itt írjuk le. A továbbiakban dokumentumnak nevezzük a PowerPointtal előállított, lemezen tárolt állományt függetlenül annak végős megjelenésétől, ami lehet akár vetített előadás, akár tetszőleges médiára készülő nyomat. A dokumentum formázása a diabemutató, azaz a végtermék megjelenésének szabályozását jelenti (az Office többi tagjától eltérően a lapméretek és irányítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása mellett itt a dokumentum bemutatásának befolyásolása az egyes oldalak, képek közti átmenet és ezek ütemezése is idetartozik).

11 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 11 Általában a PowerPointról A Microsoft Office 2003 rendszer standard és professzionális változatának egyaránt része a Microsoft PowerPoint 11 (2003) komplett prezentációs programcsomag. A programot ugyanakkor az Office-tól függetlenül is forgalmazzák. Segítségével elképzeléseinket könnyen, gyorsan és ami a legfontosabb, hatásosan, látványosan mutathatjuk be. A bemutatás anyagát megjelenítő eredmény lehet képernyőn vagy kivetítőn (akár az előadó részvétele nélkül is) megjeleníthető, vetíthető prezentáció, jegyzet, vázlat nyomtatott anyagok vagy 35 mm-es diakép. A prezentációkat a rendszer.ppt kiterjesztésű állományokban tárolja. Az Office 2003 többi programjához hasonlóan a PowerPoint programba is beépítették a varázsló funkciót (Előadás-tervező Varázsló), amellyel az előre elkészített prezentációs stílusokból választva a legkönnyebb újabb bemutatót készíteni. A bemutató elemei a diaképek, amelyek vetítési ideje időzíthető, illetve manuálisan is szabályozható. A bemutatóba különféle objektumokat, többek között képeket, hangot, egyenleteket, Word és Excel dokumentumokat, táblázatokat is beépíthetünk. Az egyes, csak későbbiekben fontos diákat a bemutatóból elrejthetjük, ezeket csak akkor vesszük elő, ha a várhatóan feltett kérdések megválaszolásához szükségünk van rájuk. A prezentáció szöveges anyaga Word dokumentumba is elmenthető. A PowerPoint programot akkor érdemes használni, ha előadásunkat, bemutatónkat látványos képekkel színesíteni, mondanivalónkat diagramsorozatokkal alátámasztani, megjelenített vázlatunkkal segíteni akarjuk. A program a prezentáció lejátszásakor további beavatkozási lehetőségeket biztosít, amelyekkel akár fekete vagy fehér képernyő-megjelenítés mellett felfüggeszthetjük a diasor lejátszását addig, amíg előadásunkban a megfelelő helyre érünk. A lejátszást ingyenesen tetszőleges gépre telepíthető lejátszó program is segíti. A program kezelésének megismerését és lehető legjobb elsajátítását magyar nyelvű Súgó és a konverziókat, telepítést részletesen leíró magyar nyelvű leíró szövegállomány (a telepítő CD FILES\

12 12 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI PFILES\MSOFFICE\OFFICE11\1038 mappájában található PPREADME.HTM) segíti. Természetesen ugyanazok a segítségek itt is rendelkezésünkre állnak, mint a többi Office programban (tartalom és index szerinti keresés, napi tippek, eljárások leírása, hogyan oldanám meg segítség), amelyeket később ismertetünk. Könyvünkben a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a következőképpen jelöljük: Ctrl+F, míg az egymás után lenyomandó billentyűsorozatot: például Alt,A,A. A funkcióbillentyűket F1..F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Nézet/Minta Diaminta. A parancsok írásmódja vastagbetűs. Az így jelölt szavak általában megtalálhatók a könyv végén a tárgymutatóban is. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Mégse. A menüparancsokban, valamint a párbeszédpanel mezők és nyomógombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk. A program jellemző adatai A bemutatókészítő program környezetének, a felhasznált számítógépi, perifériális erőforrások és szoftverelemek ismertetését megelőzően néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely a jelentős memóriaigényt is indokolja: A munkakörnyezet jellemzői Eredeti eszközsávok száma 20 Ikonhoz kapcsolható PowerPoint parancs 556 Eredeti nyomógombok száma 441 Felhasználó által definiált eszközsávok száma a memóriától függ Egyidejűleg nyitott bemutatók száma a memóriától függ A bemutatók jellemzői Diaképek maximális száma bemutatón belül a memóriától függ

13 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 13 Diagramkezelés (MS Graph 2002) jellemzői Diagramok száma a dián a memóriától függ Fő diagramtípusok száma 14 Sorozatok száma legfeljebb 255 (a memória és a diagram típusa szab határt például kördiagramon csak egyetlen adatsort ábrázolhatunk) Adatpontok maximális száma 4000 (a memória és a diagram sorozatonként típusa szab határt) Adatpontok maximális száma (a memória és a diagram diagramonként típusa szab határt) Általános programjellemzők Beépített alakzatok száma 166 Beépített animálási sémák száma 33 Effektustípusok száma 25 Diaképek közötti áttűnéstípusok száma 58 Beépített hanghatások száma 19 Előregyártott tervezősablonok száma 47 Beállított elrendezések száma 31 Nagyíthatóság szerkesztés közben % Parancsvisszavonások maximális száma a memóriától függ Új MS Office szolgáltatások A következőkben a PowerPoint 2003 újdonságai előtt tekintsük át melyek a Microsoft Office 2003 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Új felhasználói felület A Microsoft Office 2003 ismét új, a korábbinál tetszetősebb felhasználói felülettel jelentkezett. Ez együtt járt azzal is, hogy több új munkaablakot fejlesztettek ki, melyek teljesen új szolgáltatáshoz tartoz-

14 14 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI nak, vagy csak a felhasználók kényelmét hivatottak növelni. Az új munkaablakok közé tartozik az Első lépések, a Súgó, a Keresés eredménye, a Megosztott munkaterület, a Dokumentumfrissítések és a Kutatás. Itt megemlítek egy kritikai megjegyzést: a Súgó teljes átdolgozásának feleslegesen áldozatul esett a helyi Súgó, amit a helyébe lépett környezetérzékeny segítség nem pótol. A különböző munkaablakakok olykor automatikusan jelennek meg, de megjelenésük a Nézet menü Munkaablak parancsával is be- és kikapcsolhatók. A munkaablakok egérrel húzva tetszőlegesen áthelyezhetők, méretezhetők. Ha az ablak kisebb, mint a megjelenítendő információ, akkor az ablak aljában látható ikonra kattintva gördíthetjük a tartalmat. A különféle munkaablakok között az ablak címsorában megtalálható ikonra kattintva megjelenített menüből választva válthatunk, vagy a munkaablakok közötti váltáshoz az ablak címsorának ikonjait használjuk. Tábla-PC támogatása Tábla-PC számítógépen saját kézírásunkkal közvetlenül írhatunk az Office dokumentumokba, mintha egy papírra írnánk tollal. A munkaablakok mostantól vízszintes elrendezésben is megjeleníthetők, ennek köszönhetően úgy dolgozhatunk a tábla-pc számítógéppel, ahogy valójában szeretnénk. Kutatás munkaablak Az Eszközök menü Kutatás parancsával, vagy a szokásos eszköztúr Kutatás ikonjával megjeleníthető új Kutatás munkaablak segítségével információforrásokban kereshetünk az interneten. Ha nincs internetkapcsolatunk, akkor a keresést az elérhető fordítási és szinoníma szótárakban végzi a program. Internetkapcsolattal lexikonokat, internetes keresőket és egyéb tartalomszolgáltatásokat használhatunk különböző kutatási témáinkhoz (lásd az 1-1. ábrát). Kereshetünk egy, a Keresés mezőbe gépelt szóra (vagy idézőjelek között megadott kifejezésre), de úgy is, hogy a keresett, doku-

15 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 15 mentumunkban már megtalálható szóra az Alt billentyű nyomva tartása közben kattintunk ábra A kutatást végezhetjük enciklopédia, webes keresés vagy külső cégek tartalomszolgáltatása segítségével is. A Kutatás munkaablakból érhető el a Microsoft Office PowerPoint új szolgáltatása, a szinonimaszótár is, melynek segítségével kikeresett rokon értelmű szavaknak köszönhetően javulhat a bemutató stílusa, csökkenthető az esetleges egyhangúság. Szintén a Kutatás munkaablakból érhető el a több nagyobb európai nyelv közötti fordítást támogató szolgáltatás is (sajnos ez a magyar nyelvhez egyelőre nem érhető el).

16 16 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Microsoft Office Online A Microsoft Office Online szolgáltatás a korábbinál szorosabban integrálódik az Office alkalmazásokba. Most akár a webböngészőnkből közvetlenül, akár az Office alkalmazások munkaablakaiból (például a Súgóból) vagy a menük hivatkozásaiból elérhető szolgáltatással jutunk a fejlesztők webhelyén cikkekhez, ötletekhez, képhez (és más ClipArt fájlhoz), sablonhoz, online képzéshez, javítások letöltéséhez stb. (lásd az 1-2. ábrát). A webhely tartalmát rendszeresen frissítik az Office felhasználóitól kapott közvetlen visszajelzések és igények alapján ábra

17 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 17 Újdonságok a megelőző változathoz képest A Microsoft PowerPoint bemutatókészítő program 2003-as változata több fontos, a program felhasználói által naponta igénybe vett szolgáltatásában jelentősen eltér a program korábbi, 2002-es verziószámmal jelölt változatának szolgáltatásaitól. Továbbfejlesztették a médialejátszást, a diavetítőt, a tartalomvédelmi szolgáltatásokat, a bitképek exportálását. A 2002-es verzió előtt párbeszédpaneleken keresztül elérhető elemek többsége most a munkaablakokon keresztül érhető el. Az újdonságokat e helyen csak felsorolásszerűen említjük, részletes ismertetését a könyv további fejezeteiben találja meg a Tisztelt Olvasó. Dokumentum-munkaterületek A dokumentum-munkaterületek használatával könnyebbé válik a dokumentumok valós időben történő közös létrehozása, szerkesztése és áttekintése a Microsoft Office 2003 Word, Excel, PowerPoint programjaival. A helyi hálózaton kialakított Microsoft Windows SharePoint Services webhely segítségével egyszerűbbé válik a PowerPoint 2003 dokumentumainak valós idejű együttműködés keretében végzett társszerzési, szerkesztési és véleményezési folyamata. A webhely kezelhető böngészőből vagy egy Office program Megosztott munkaterület munkaablakából (lásd az 1-3. ábrát). A webhelyen olyan dokumentum-munkaterületeket hozhatunk létre, amelyek segítségével a munkatársak könnyedén dolgozhatnak együtt a dokumentum munkaterületi vagy saját másolati dokumentumpéldányukon. A másolati példányok rendszeresen frissíthetők a dokumentummunkaterületet tartalmazó webhelyen tárolt példányokon időközben bekövetkezett változásokkal.

18 18 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI A dokumentumok feldolgozottsági állapota jól követhető, mindig tudhatjuk kinél van egy módosításra kivett anyag. A dokumentum-munkaterületek általában olyan ek küldésével jönnek létre, melyekhez a küldő megosztott mellékletként csatolt egy dokumentumot. A munkaterületek alapértelmezés szerinti neve a dokumentum nevével egyezik meg, de más nevet is adhatunk. A megosztott melléklet küldésével a feladó a dokumentum-munkaterület rendszergazdájává válik, míg a címzettek a munkaterület tagjai lesznek, és jogosulttá válnak a webhely tartalmának kialakításában való részvételre. A PowerPointban megnyitott helyi dokumentumpéldányt a Microsoft Office rendszer rendszeresen frissíti a dokumentum-munkaterület alapját képező dokumentumból például a többi munkatárs által a saját példányaikon végzett, a dokumentum-munkaterületre mentett módosításaival. Ha ezek a módosítások 1-3. ábra ütköznek a saját példányon végzett változtatásokkal, választhatunk, hogy melyik változatot kívánjuk megtartani. Saját példányunk szerkesztésének végén mentsük a módosításokat a dokumentummunkaterületre, ezzel biztosítsuk munkatársainknak, hogy saját példányaikat az általunk végrehajtott módosításokkal is frissíthessék. A Megosztott munkaterület munkaablakban, a lapfülekkel választható lapokon a következő feladatokat hajthatjuk végre (ha kapcsolatban vagyunk a Microsoft Windows SharePoint Services webhellyel): Az Állapot lapon megjelennek az aktuális dokumentumra vonatkozó fontos információk. Ilyen információ például, hogy a dokumentum friss-e, nem ütközik-e egy másik tag példányával, és valaki

19 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 19 kivette-e szerkesztésre. A tartalomvédelmi kapcsolatos engedélyek is itt tekinthetők meg. A Tagok lapon a taglistát, vagyis a megosztott munkaterület tag felhasználóinak adatait (foglaltsági állapot, telefonszám, cím stb.) találjuk. A Feladatok lapon a feladatlistát, vagyis a megosztott munkaterület tag felhasználóinak határidős tennivalóit olvashatjuk, adhatjuk ki, és az általunk teljesített, nekünk kiosztott feladatot kipipálhatjuk. Ezzel jelezzük a többi csoporttag felé, hogy elvégeztük a feladatot. A Dokumentumok lapon a megosztott munkaterület minden tagja számára, az aktuálisan megnyitott dokumentum tárolási helyén hozzáférhető dokumentumok bukkannak elő. A Csatolások lapon az erőforrásokra vagy a megosztott munkaterület tagjai számára érdekes információkra mutató hivatkozásokat olvashatjuk, illetve ilyen információkat adhatunk a hivatkozáslistához. A Dokumentum adatai lapon az aktuális dokumentumra vonatkozó tulajdonságok, mint a módosító és a módosítás ideje stb. olvashatók. A munkaablak alján látható Frissítések letöltése nyomógombbal frissíthetjük fel a módosított tartalommal a dokumentumtárból származó anyagot, vagy a Beállítások paranccsal beállíthatjuk az automatikusan elinduló frissítések tulajdonságait (lásd az 1-4. ábrát). Az automatikus frissítés beállítása után a PowerPoint rendszeresen frissítéseket kér a dokumentum-munkaterületről, és elérhetővé teszi azokat. Ha a munkaterületről származó példány módosításai ütköznek a helyi példányon végzett módosításokkal, dönthetünk melyiket kívánjuk megtartani. A dokumentum szerkesztésének végén menthetjük a változásokat a dokumentum-munkaterületre, hogy a többi felhasználó is beépíthesse azokat saját dokumentumpéldányába.

20 20 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 1-4. ábra Tartalomvédelmi szolgáltatás Eddig a dokumentumok védelmére elterjedten alkalmazták azt a megoldást, hogy a tároló eszközhöz (mappához, megosztott könyvtárhoz) való hozzáférést korlátozták. A korlátozás alapja lehetett akár biztonsági házirend, ez csak az ilyen típusú védelem adminisztrációját könnyítette meg, ugyanakkor a hozzáféréssel rendelkező felhasználók már azt tehettek a dokumentummal, amit akartak. Például akár illetéktelen személyekhez juttathatták a dokumentum információit egészben, vagy a dokumentumból részlegesen, a vágólapon keresztül egy másik dokumentumba másolva.

21 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 21 Az Office 2003-ban most bevezetett a Tartalomvédelmi (Rights Management) szolgáltatásnak feladata, hogy elejét vegye a bizalmas információ illetéktelen kezekbe kerülését (legyen bár ennek oka akár a véletlenre, akár a gondatlanság) ábra A Microsoft Office Professional Edition 2003, Word, Excel és PowerPoint programjában a korlátozott engedélyekkel elérhető tartalmat tartalomvédelmi szolgáltatással láthatjuk el. Az ezekben az alkalmazásokban létrehozott dokumentumokhoz a felhasználók olvasási és módosítási hozzáférést kaphatnak, és a tartalomhoz lejárati idő rendelhető. Azok a felhasználók, akik korlátozott engedéllyel ellátott tartalmat kapnak, a bemutatót ugyanúgy nyithatják meg, mint a korlátozás nélküli tartalom esetén. Az Office 2003 előtti program-

22 22 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI csomag felhasználói egy letölthető programmal tekinthetik meg az ilyen tartalmat. A szervezeti rendszergazdák engedélyezési házirendeket hozhatnak létre a Word 2003, Excel 2003 és PowerPoint 2003 alkalmazásokhoz. A házirendekben adják meg a meghatározott információk elérésére jogosult felhasználókat és a számukra biztosított szerkesztési vagy egyéb Office-beli lehetőségeket, amelyeket a védett dokumentumok megnyitása esetén használhatnak. Van némi hátránya is ennek a módszernek. A tartalomvédelmi szolgáltatás igénybe vételéhez először le kell töltenünk a Microsoft honlapjáról a szükséges ügyfélprogramot. Ezt a legkönnyebben a Szokásos eszköztár Engedély (Korlátlan hozzáférés) ikonjával, és a Fájl/Engedély almenü parancsaival kezdeményezhetjük. A telepítést követően az ikonnal indíthatjuk feliratkozásunkat a szolgáltatásra. Ha helyi hálózatunkon nincs tartalomvédelmi kiszolgáló, akkor a szolgáltatáshoz szükséges azonosító adatokat, a.net Passportot beszerezhetjük a Microsofttól is (lásd az 1-5. ábrát). Ez utóbbi esetben egy próbaszolgáltatás részeként kapjuk meg azonosító adatainkat, de ilyen adataikra szükségük van azoknak is, akik a korlátozott hozzáférésű dokumentumokat olvasni akarják. A próbaszolgáltatás lejárta után még három hónapig ingyenesen használható a.net Passport igazolvány azaz ezt követően a korlátozott hozzáférésű dokumentumok elérése már külön költséget jelenthet! Frissített diavetítő A Microsoft Windows 98 vagy későbbi operációs rendszereken használható az ingyenes, az internetről letölthető vagy a programmal CD-re írt bemutató mellé csomagolható frissített PowerPoint vetítő. Az új megjelenítő támogatja a PowerPoint 2003 grafikáit, animációit és egyéb médiaelemeit. Telepítéséhez nincs szükség külön eljárásra, az összecsomagolt, vetítőt is tartalmazó bemutató postázható, vagy távoli, hálózati meghajtókra is írható. Az Előkészítés CD-hez szolgáltatással így elhelyezett bemutatók lejátszásához nincs szükség a PowerPoint programra. Az új vetítőprogram a meg-

23 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 23 tekintésen kívül a nyomtatást is támogatja (amit korábban csak a PowerPoint programból végezhettünk). Előkészítés CD-hez szolgáltatás A Windows XP operációs rendszert, vagy annak későbbi változatát alkalmazó felhasználók számára lehetővé tették a kompakt lemezek közvetlenül a PowerPointból történő írását (korábbi operációs rendszereknél például a Windows 2000 esetében a háttértáron tárolt bemutatókat külön CD író programmal kell CD-re írni). A Fájl/Előkészítés CD-hez parancs a PowerPoint 2003 új szolgáltatását indítja el (lásd az 1-6. ábrát), melynek előzménye a korábbi Úticsomag szolgáltatás volt. Ennek segítségével bemutatóinkról Microsoft Windows 98 SE vagy későbbi operációs rendszert futtató számítógépeken lejátszható CD-ket hozhatunk létre. A CD tartalmazhat több bemutatót is, az előkészítés során adjuk meg, hogy mely dokumentumok kerüljenek a CD-re, illetve a célgépen mi történjen a CD behelyezésekor ábra A parancs hatására megjelenő párbeszédpanelen találjuk a Fájlok hozzáadása nyomógombot, amely biztosítja a következő párbeszédpanelen kiválasztott bemutatók és támogató fájljaik, köztük a csatolt fájlok összecsomagolását.

24 24 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 1-7. ábra A Beállítások nyomógombbal megjelenített párbeszédpanel első jelölőnégyzetének kiválasztása után a frissített Microsoft Office PowerPoint vetítő automatikusan a CD-re kerül a bemutatók csomagolásakor (lásd az 1-7. ábrát). Ennek köszönhetően a bemutató lejátszhatóvá válik a PowerPoint nélküli számítógépeken is. A hibátlan megjelenítés érdekében a csatolt fájlokat és a használt TrueType betűtípusokat egyaránt a csomaghoz adhatjuk, melynek védelmére megnyitási és módosítási jelszót is rögzíthetünk. Az Előkészítés CD-hez párbeszédpanel Másolás mappába nyomógombjával a bemutatókat CD helyett egy helyi vagy hálózati mappába is csomagolhatjuk. Ezt használhatjuk archiválás céljára, vagy a Windows 2000 operációs rendszer esetén arra, hogy az ide írt tartalmat egy külön CD író programmal írjuk lemezre. A diavetítésen belüli navigálás új eszközei A diavetítés közben, a diák bal alsó sarkában elérhető Diavetítés eszköztár megújult. Az új forma tetszetősebb. Az eszköztár, vagy a jobb egérgombbal megjeleníthető helyi menü lehetővé teszi a diavetítésen belüli egyszerű navigálást a bemutató közben is, a leggyakoribb műveleteket pedig szinte azonnal elérhetővé teszi. A Diavetítés

25 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 25 eszköztár a szabadkézi műveletek eszközeit, a toll és a kiemelő beállításait, valamint a Diavetítés menüt a program használatának akadályozása, a vetítés zavarása nélkül könnyen hozzáférhetővé teszi a bemutató közben (lásd az 1-8. ábrát) ábra Továbbfejlesztett médialejátszás A Microsoft Windows Media Player 8-as vagy újabb verziójának telepítése után lehetővé válik a PowerPoint 2003-ban újabb médiaformátumok, mint például az ASX, WMX, M3U, WVX, WAX és WMA lejátszása is. Az esetlegesen hiányzó médiakodekek letöltését és telepítését a PowerPoint 2003 megkísérli. A bemutatóba illesztett mozgóképeket a lejátszás során akár teljes képernyőn vetítve is megtekinthetjük. A lejátszási lehetőséget a mozgókép helyi menüjéből megjeleníthető párbeszédpanelen állítjuk be (lásd az 1-9. ábrát). Kattintsunk jobb gombbal a mozgóképfájlra, utána adjuk ki a helyi menü Mozgóképobjektum szerkesztése parancsát, végül jelöljük be a Teljes képernyőre nagyítás jelölőnégyzetet. A lejátszást, a videofájl beillesztésének első lépésében megadottak szerint, a vetítőprogram a diára lépéskor automatikusan,

26 26 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI vagy kattintásra indítja el. Mint a párbeszédpanelen látjuk, beállíthatjuk a folyamatosan ismétlődő lejátszást is ábra Továbbfejlesztett szabadkézi széljegyzetek diabemutatókhoz A diákhoz bemutató lejátszása közben szabadkézi elemeket adhatunk, vagy áttekintés céljából diavázlatokat hozhatunk létre a Microsoft Office PowerPoint 2003 programban (lásd az 1-8. ábrát). A mutatóeszköz különböző típusaira háromféle módon válthatunk: a Diavetítés eszköztárból, a helyi menüből vagy billentyűkombinációval. Így a nyílra a Ctrl+A, a tollra a Ctrl+P, a radírra a Ctrl+E billentyű-

27 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 27 kombinációval válthatunk. A bemutatóban használt szabadkézi elemeket megőrizhetjük, erre a vetítés végén a program kérdést tesz fel (lásd az ábrát) ábra Az elmentett széljegyzetek a diára kerülnek, de a mentésüket követően újabb vetítés során ki- és bekapcsolhatjuk azokat a Ctrl+M billentyűkombinációval. A széljegyzetek a dia szerkesztő üzemmódjában módosíthatók, áthelyezhetők és törölhetők. Egyes szabadkézi elem szolgáltatások csak tábla-pc gépeken alkalmazhatók. Intelligens címkék támogatása Az intelligens címke az Office XP programjaiban jelet meg. Ez egy olyan tartalomfelismerő szolgáltatás, amely dinamikusan segíti a felhasználó munkáját. Használatával az Office alkalmazásai, dokumentumai szorosan integrálhatók a weben vagy a vállalati intraneten keresztül elérhető adatforrásokhoz. Az intelligens címkék alkalmazásával időt takaríthatunk meg, mert segítségükkel egyébként csak más programok megnyitása után elvégezhető műveleteket is végrehajthatunk az Office programokban. Az intelligens címkékkel azonnal beállíthatjuk, hogy az információk beillesztése és az automatikus módosítások elvégzése hogyan történjen az Office alkalmazásokban. Például a Word programból származó szöveg diaképbe illesztésekor, egy gomb jelenik meg a szöveg mellett, melyre kattintva a beillesztett szöveg formázására vonatkozó beállításokat adhatjuk meg (lásd az ábrát). Az intelligens címke jelzője beírás közben a szöveg alatt, a helyőrző mellett, illetve korábban mentett dokumentum megnyitásakor jelenik meg. Ha az intelligenscímke-jelzővel ellátott adat fölé mozgatjuk a kurzort, vagy kiválasztjuk a hozzá tartozó PowerPoint hely-

28 28 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI őrzőt, akkor megjelenik a Műveletek intelligens címkékkel gomb A végrehajtható műveletek menüjének megtekintéséhez kattintsunk a gombra ábra Az egyes Office programokban eltérhetnek az intelligens címkék és a velük elvégezhető műveletek ábra Korábban a PowerPointban csak az egyes parancsok kiegészítő paraméterezését adhattunk meg, mint az ábrán, azonban a 2003-as változat már jobban támogatja az intelligens címkék használatát. Az Eszközök menü Automatikus javítási beállítások pa-

29 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 29 rancsával megjelenített párbeszédpanel az Intelligens címkék lapján megadhatjuk, hogy milyen adatokat jelöljön a program intelligens címkékkel (lásd az ábrát). E beépített címketípusok között megtalálhatók a dátumok, a pénzügyi jelzések és a személynevek. További intelligens címkék esetleg letölthetők az internetről is. Jobb bitképek exportálása A Fájl/Mentés másként paranccsal exportálható.gif,.jpg,.tif és.png bitképek nagyobb méretűek és jobb felbontásúak a korábbiaknál. A program környezete Környezeten mindazon eszközök öszszességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együttese) és a szoftverre. E két csoport egyes részei már nem is választhatók szét. Mindenesetre a vasat, azaz a számítógépet a szoftver, vagyis a programok üzemeltetik, vezérlik és szabályozzák működését. Előbb a hardverkörnyezetet ismertetjük, a szoftverkörnyezetre és a kezelői felületre később, a program telepítésének leírása után térünk ki. A Microsoft Office PowerPoint 2003 IBM és azzal kompatíbilis, legalább 133 MHz-es Pentium processzorral ellátott számítógépeken fut. Mindenképpen ajánlatos azonban a megfelelő méretű (legalább 32 Mbyte) RAM és a VGA képernyő. A minimális (a fejlesztők szerint éppen elégséges) számítógép-összetétel: 233 MHz-es Pentium vagy annak megfelelő teljesítményű proceszszor.

30 30 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI A Microsoft Office 2003 rendszer RAM-igénye az operációs rendszertől függ, ezen kívül egy időben futó Office alkalmazások mindegyikéhez további 8 MB RAM-ot kell biztosítani: Windows 2000 Professional, vagy XP esetében pedig 64 MB RAM kell az operációs rendszernek (az összes legkisebb memóriaigényt 128 MB-ban adják meg). A merevlemezen szükséges szabad terület mérete a konfigurációtól függ. A Microsoft Office rendszer Professional Edition 2003 alapértelmezés szerinti telepítéséhez 440 MB szabad merevlemez-terület szükséges, a telepítőfájlok választható (de ajánlott) gyorsítótára további 320 MB szabad tárterület igényel. A szükséges merevlemezterület az egyedi telepítési beállításoktól függően változhat. CD ROM, azaz CD olvasó. SVGA monitor és vezérlőkártya legalább 800x600 képpont felbontással, 256 színnel. Egér vagy más grafikus pozicionáló eszköz. Bármilyen, a Windows által támogatott hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail, illetve az Outlook programot is szeretnénk használni; Microsoft Windows 2000 Service Pack 3, vagy annál újabb szervizcsomaggal bővítve, Windows XP vagy újabb operációs rendszerverzió. A célszerűen megfelelő számítógép-összetétel: 800 MHz-es Pentium III vagy annak megfelelő, pl. K6 processzor; 64 MB RAM (Windows NT Workstation környezetben 128 MB RAM); minimum 1 GB winchester; CD ROM, azaz CD olvasó; XGA színes monitor és vezérlőkártya (1024x768x64k szín); Microsoft egér vagy azzal kompatíbilis grafikus mutatóeszköz; nyomtató a végeredmény megjelenítésére; bármilyen, a Windows által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail programot is használnánk; Microsoft Windows 2000 Service Pack 3, vagy annál újabb szervizcsomaggal bővítve, Windows XP vagy újabb operációs rendszerverzió.