Projektmenedzsment kézikönyv Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci

Átírás

1 Projektkézikönyv 2013 Projektmenedzsment kézikönyv Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci 2013 Tempus Közalapítvány Verzió: augusztus 30. Verzió: /46

2 VÁLTOZÁSI JEGYZÉK : Első közzététel Verzió: /46

3 TARTALOMJEGYZÉK Projektmenedzsment kézikönyv ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK A NEMZETI IRODA SZEREPE AZ ÖNÖK PROJEKTJE A LEONARDO DA VINCI PROGRAMBAN SZERZŐDÉSKÖTÉS A TÁMOGATÁS FELTÉTELEI A szerződéskötés formai feltételei A szerződéskötés pénzügyi (technikai) feltételei: A szerződéskötés tartalmi feltételei KIZÁRÓ OKOK A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS A támogatás utalása A támogatási szerződés mellékletei A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ÉS MELLÉKLETEINEK MÓDOSÍTÁSA FORMANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA A MÓDOSÍTÁSI KÉRELEMHEZ A szerződő intézménnyel kapcsolatos változások Partner(ek) kilépése Új partner belépése / partnercsere Változások a projekt tevékenységeiben / munkaprogramban A bankszámlával kapcsolatos változások A projekt futamidejének változása A beszámolási határidők módosítása A költségvetés módosítása EGYÉB MÓDOSÍTÁSI KÉRELMEK A TÁMOGATÁS KIFIZETÉSE A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE A SZERZŐDÉSKÖTŐ INTÉZMÉNY FELADATAI BANKSZÁMLA VALUTAÁTVÁLTÁSI ÁRFOLYAMOK TERMÉSZETBENI HOZZÁJÁRULÁS A PROJEKT KÖLTSÉGEINEK ELSZÁMOLÁSA AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI Elszámolható költségek Nem elszámolható költségek Általános forgalmi adó Csendestársak MEGHATÁROZÁSOK AZ ELSZÁMOLÁS BIZONYLATAI KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS ELSZÁMOLÁSUK BIZONYLATAI Elszámolható közvetlen költségek Elszámolható közvetett költségek KÖLTSÉGKATEGÓRIÁK KÖZVETLEN KÖLTSÉGEK Verzió: /46

4 6.5.1 Személyi költségek Útiköltségek és megélhetési költségek Útiköltségek Megélhetési költségek Eszközök költségei Alvállalkozói költségek Egyéb költségek Közvetett költségek (maximum 7%) AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA A DISSZEMINÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK CÉLJA MIK A PROJEKTEREDMÉNYEK? MI AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSÍTÁSA? HOGYAN TERVEZZÜK MEG A TERJESZTÉST ÉS A HASZNOSÍTÁST KÖTELEZŐ ARCULATI ELEMEK A PROJEKT NYOMON KÖVETÉSE CÉLJA Milyen típusú nyomon követés lehetséges? HELYSZÍNI TÁJÉKOZÓDÁS Monitoring látogatás Helyszíni ellenőrzések, audit A projekt saját rendezvényei Találkozó a Nemzeti Irodában A NI által szervezett rendezvények ÍRÁSBELI BESZÁMOLÓK A beszámolók célja Beszámolási időszak A beszámolók benyújtása A beszámolók feldolgozása Időközi beszámoló Záró beszámoló Alacsony színvonalú megvalósítás A Támogatási szerződés felbontása A szerződéses kötelezettségek súlyos megszegése RENDEZVÉNYEK A Nemzeti Iroda által szervezett rendezvények Európai szintű rendezvények MELLÉKLETEK MELLÉKLET SZÓMAGYARÁZAT MELLÉKLET SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK MELLÉKLET - MEGÉLHETÉSI KÖLTSÉGEK Verzió: /46

5 1 ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK Kinek szól? E kézikönyv elsősorban a kedvezményezettek és a projektek koordinációjáért felelős szervezetek, csoportok számára jött létre. A projektek szakmai koordinátorainak és azoknak szól, akik a projektek pénzügyi menedzsmentjéért felelősek. A kézikönyv hasznos referenciaforrás lehet a konzorcium partnerintézményei számára is. Fő célja, hogy: segítse a koordinátorokat a projektjük menedzselésében és eredményes megvalósításában; tisztázza a támogatási szerződés és mellékletei kapcsán felmerülő kérdéseket; olyan praktikus információkkal szolgáljon, melyek a projektek teljes futamideje alatt hasznosak lehetnek; útmutatást nyújtson a projektek nyomonkövetését, valamint az eredmények/termékek terjesztését és hasznosulását segítő módszerekről; útmutatást nyújtson a projektek pénzügyeinek dokumentálásához, hogy pénzügyi beszámolók könnyen elkészíthetők legyenek; támogassa az érintett felek hatékony együttműködését. Tartalma kizárólag a magyar koordinációjú innovációtranszfer projektekre vonatkozik, az Európai Bizottság által meghatározott szabályokat teljes mértékben figyelembe véve. Jelen dokumentum a támogatási szerződés elválaszthatatlan melléklete. 1.1 A NEMZETI IRODA SZEREPE A Tempus Közalapítvány keretei között működő nemzeti iroda (NI) az Európai Bizottság partnereként működik. A Bizottság az irányelvek meghatározásával és a program kereteinek meghatározásával foglalkozik, a NI feladata pedig a programok végrehajtása és célja, hogy a program kedvezményezettjei számára átfogó adminisztrációs segítséget nyújtson. A NI felhatalmazása a teljes projektciklus menedzselésére szól: beletartozik a pályázati felhívás megjelentetése, a projektek kiválasztása, a támogatási szerződések megkötése, a projektek nyomonkövetése egészen azok lezárásáig, a támogatott tevékenységek és a támogatás felhasználásának ellenőrzése és auditja, valamint a beszámolás az eredményekről. A NI kezeli a futó projektek beszámolóit, végzi azok értékelését, valamint teljesíti a kifizetéseket a kedvezményezettek felé. Amikor a projektek lezárulnak, a NI visszajelzést küld a Bizottságnak a projektek és általában véve az egyes pályázati fordulók eredményeiről, hogy ez háttér információként szolgálhasson a későbbi irányelvek kidolgozásához. 1.2 AZ ÖNÖK PROJEKTJE A LEONARDO DA VINCI PROGRAMBAN A szakképzésfejesztésre irányuló Leonardo da Vinci programon belül az innovációtranszfer pályázattípus célja más országokban bizonyítottan bevált (adatokkal alátámasztható) és fenntartható, jó szakképzési gyakorlatok, termékek (tananyag, módszertan, tanulási környezet, stb.) hazai adaptációja és beépítése a szakképzési rendszerbe. Az adaptáció célja, hogy a kiválasztott jó gyakorlat a projekt végére megfeleljen a felhasználói és szakmai igényeknek nemzeti szinten, és illeszkedjék a szakképzési rendszerhez. A projekt lezárására az eredményeknek fenntarthatóknak kell lenniük. A fenntarthatóság azt jelenti, hogy a projekt leglényegesebb tevékenységei, eredményei továbbra is elérhetőek a célcsoport, célszektor, szakképzési intézmények számára a projekt finanszírozási idejének lezárása után. Fontos, hogy a projekt képes legyen hatást gyakorolni a nemzeti szakképzésre, vagyis közvetlen vagy közvetett módon hasson az érintett szakterület szereplőire, a képzési rendszerre túllépve a projekt eredeti környezetét (szereplői körét). Verzió: /46

6 A projekt megvalósítására a NI és a kedvezményezett partnerség képviseletében a főpályázó szervezet (a továbbiakban kedvezményezett) támogatási szerződést kötnek. A szerződés része a teljes pályázati anyag mindazokkal a pontosításokkal, kiegészítésekkel együtt, amelyeket a NI a szerződéskötés feltételeként előír. Az összes kapcsolódó információ és hivatkozott dokumentum letölthető honlapunkról: >> Pályázatok >> Egész életen át tartó tanulás program >> Leonardo da Vinci >> Innovációtranszfer >> Nyertes pályázóink figyelmébe. Közvetlen link: Ezeket a területeket részletesen megvizsgáljuk jelen dokumentumban, a projektciklus pedig az alábbi ábrán követhető végig: Verzió: /46

7 Projektkézikönyv 2013 PROJEKTCIKLUS A PÁLYÁZATOK BENYÚJTÁSA A PÁLYÁZATOK ÉRTÉKELÉSE PÁLYÁZATI EREDMÉNYEK A SZERZŐDÉSKÖTÉS A kidolgozott pályázatok benyújtása a Nemzeti Irodához (továbbiakban NI) A pályázatok értékelése az aktuális Pályázati Felhívásban megadott elvek alapján, mind a formai, mind a minőségi kritériumokat figyelembe véve, külső szakértők bevonásával történik. Létrejön a támogatásra javasolt pályázatok listája. A NI minden pályázóval felveszi a kapcsolatot: a sikeres pályázók személyre szóló értesítést kapnak, melyben szerepel projektjük pontos státusza. A sikertelen pályázók visszajelzést kapnak az elutasítás okairól és pályázatuk hiányosságairól, gyengeségeiről. A támogatást nyert pályázók számára a NI megküldi a támogatási szerződést, amely tartalmazza a megítélt támogatási összeget, valamint a projekt megvalósítása során alkalmazandó pénzügyi szabályokat is. A kifizetés rendszerint több részletben történik. BESZÁMOLÁS A PROJEKTEK MONITOROZÁSA SZERZŐDÉSES IDŐSZAK ÉS PROJEKTTEVÉKENYSÉGEK IDŐKÖZI BESZÁMOLÓ BENYÚJTÁSA Ha a támogatási szerződés úgy rendelkezik, a kedvezményezetteknek időközi beszámolót kell benyújtaniuk az addig megvalósult tevékenységekről és kiadásokról. A beszámolót szakértő értékeli, és csak az elfogadása után kerül sor a következő részlet kifizetésére. ZÁRÓ BESZÁMOLÓ BENYÚJTÁSA ÉS AUDIT A NI nyomon követi a projektek megvalósítását a futamidő alatt. Egyrészt helyszíni látogatásokat valósít meg, másrészt tematikus monitoring tevékenységeket kezdeményez. A szerződéses időszak az az időtartam, mely alatt költségek keletkezhetnek és fedezhetők az Európai Közösségi támogatásból. A szerződéses időszak hossza függ a projekt futamidejétől. A tervezett projekttevékenységek már kidolgozásra kerültek. A projekt befejezése után záró beszámolót kell benyújtani, mely a projekt megvalósításáról, az elért eredményekről és a költségvetés felhasználásáról ad képet. A beszámolót külső szakértő értékeli és pontozza. A pontozás alapján kerül meghatározásra, hogy az utolsó részlet a teljes összeget jelenti-e vagy annak csak egy részét. Ha egy projekt lezárult, a NI vagy a Bizottság a zárókifizetést követő 5 év során auditálhatja a projektet. AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE, ÉRTÉKESÍTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA A PROJEKT FUTAMIDEJE ALATT ÉS AZON TÚL FENNTARTHATÓSÁG: A FŐ TEVÉKENYSÉGEK ÉS EREDMÉNYEK A PROJEKT FUTAMIDEJÉN TÚL IS FENNMARADNAK ÉS HASZNOSULNAK Verzió: /46

8 Projektkézikönyv SZERZŐDÉSKÖTÉS 2.1 A TÁMOGATÁS FELTÉTELEI A pályázat megfelel a program formai és szakmai követelményeinek. Két - nagy mértékű véleményeltérés esetén három - külső, független szakértő értékelése és a Szakképzési Tanácsadó és Kiértékelő Bizottság javaslata alapján a TKA Kuratóriuma a pályázatot támogatásra javasolja, a javaslatot az Európai Bizottság elfogadja. Az Iroda azon nyertes pályázókkal köt szerződést, akik a megadott határidőig teljesíteni tudják a szerződéskötéshez szükséges formai, pénzügyi és tartalmi feltételeit, és időben eljuttatják az Iroda számára a szerződéskötéshez szükséges dokumentumokat A szerződéskötés formai feltételei A Kedvezményezett az Iroda részére valamennyi, a szerződéskötéshez szükséges dokumentumot megküldi (részben a pályázati folyamat, részben a szerződés előkészítése során). Az alábbiakban felsorolt dokumentumokat a szervezet hivatalos képviseletére jogosult személy(ek)nek kell aláírnia, vagy másolat beküldése esetén hitelesítenie kell, a szervezet pecsétjével ellátva: nyilatkozat a felelősségvállalásról hivatalos aláírással ellátva (a pályázati dokumentum része) pénzügyi azonosító űrlap kitöltve és aláírva (ha a pályázatban benyújtott számlaszámhoz képest változás állt be, úgy új űrlapot kell benyújtani). Mivel a támogatás folyósítása euróban történik, célszerű devizaszámlát nyitni! hivatalos képviselő(k) közjegyző által hitelesített, 30 napnál nem régebbi aláírási címpéldánya (az intézmény nevében aláírásra jogosult személy nevére vonatkozóan). Banki aláírási címpéldányt nem áll módunkban elfogadni! a partnerek eredeti szándéknyilatkozatai (ha azokat a pályázati anyagban még nem nyújtották be). A szándéknyilatkozatok formai kritériumait a Kalauz, Formai követelmények gyakorlati tudnivalók (24. oldal) c. rész alatt olvashatók. megfelelő jogi státusz űrlap kitöltve és aláírva (a honlapon található minta alapján). A jogi státusz űrlap mellékletei a következők: közintézmények 1 esetén: az intézményt létrehozó állásfoglalás, törvény, rendelet, jogszabály vagy döntés másolata; gazdasági társaságok, egyesületek, alapítványok, stb. esetén 30 napnál nem régebbi cégkivonat / bírósági nyilvántartásba vételről szóló nyilatkozat, amelyen szerepel az intézmény neve, címe és a nemzeti hatóságok által adott cégjegyzékszáma; közösségi adószám regisztrációs lapja (ha nem szerepel más, benyújtott iratban) 30 napnál nem régebbi adóigazolás arról, hogy az intézménynek nincsen 60 napon túl lejárt köztartozása. 1 A jelen pályázati felhívás szempontjából a hazai jogi szabályozásban meghatározott közintézmények mellett közintézménynek minősül még a programban részt vevő országok által meghatározott valamennyi iskola és felsőfokú oktatási intézmény, továbbá minden olyan tanulási lehetőséget biztosító intézmény vagy szervezet, amely az elmúlt két évben éves jövedelmének több mint 50 százalékát közforrásból szerezte, vagy amely közintézmények vagy azok képviselői felügyelete alatt áll. Verzió: /46

9 2.1.2 A szerződéskötés pénzügyi (technikai) feltételei: A Kedvezményezett intézmény megfelelő működési és pénzügyi kapacitással kell, hogy rendelkezzen a projekt végrehajtására. A közintézményeket a program úgy tekinti, hogy rendelkeznek a szükséges pénzügyi és adminisztratív kapacitással, valamint a kellő pénzügyi stabilitással az Egész életen át tartó tanulás program projektjeinek végrehajtásához: ennek igazolására nem szükséges további dokumentumokat benyújtaniuk. Nem közintézményeknek is stabil és kielégítő mértékű finanszírozási forrásokkal kell rendelkezniük, illetve ezt igazolniuk kell annak érdekében, hogy tevékenységüket a végrehajtás teljes időtartama alatt képesek legyenek fenntartani. A pénzügyi kapacitásuk értékelése érdekében ezeknek a pályázóknak pályázatukkal együtt az alábbi dokumentumokat kell benyújtaniuk: euró feletti támogatásra vonatkozó pályázatok esetén: azon legutolsó pénzügyi évre vonatkozó hivatalos éves elszámolások egy példánya 2, amelyre vonatkozóan az elszámolásokat már lezárták. A beszámolónak tartalmaznia kell a mérleget, az eredménykimutatást, valamint gazdálkodási formától függően a kiegészítő mellékletet vagy közhasznúsági jelentést. Minden esetben csatolni kell gazdálkodási formától függetlenül a beszámolót elfogadó kuratóriumi, vagy taggyűlési, vagy közgyűlési határozatot. Ezeket a dokumentumokat a legfrissebb elszámolás áttekintése céljából a NI a szerződéskötés előtt újra bekéri. Ha a benyújtott dokumentumok alapján az Iroda úgy véli, hogy a működési vagy pénzügyi kapacitást nem igazolták, vagy az nem kielégítő, az Iroda: további információkat kérhet; előfinanszírozási garanciát kérhet; előfinanszírozás nélküli támogatási megállapodást ajánlhat; részletfizetéses támogatási megállapodást ajánlhat. megtagadhatja a szerződéskötést a szükséges feltételek meglétének hiányában A szerződéskötés tartalmi feltételei A szerződéskötési folyamat során az Iroda a pályázatot külső szakértőnek adja ki, akinek az a feladata, hogy a projekttervezettel kapcsolatban további pontosításokat javasoljon, a hatékonyabb megvalósítás, valamint az indikátorok, eredmények pontosabb megfogalmazása érdekében. E javaslatok segítik az önellenőrzést, és támogatják a teljesítés dokumentálását mind a NI és a kedvezményezett, mind a kedvezményezett és partnerei viszonylatában. A szakértői vélemény alapján az Iroda kérdéssort készít, ajánlásokat fogalmaz meg, amelyre a válaszokat, illetve az ajánlásoknak megfelelő kiegészítéseket, pontosításokat a pályázónak meg kell küldenie a szerződéskötés előtt. Az eljárás célja, hogy a munkaterv és az eredmények naprakész megfogalmazásban kerüljenek be a szerződésbe. A pályázat ezen kérdésekre adott válaszokkal, kiegészítésekkel alkot egységet, így képezi a szerződés mellékletét, és így jelenti a számonkérés alapját. 2.2 KIZÁRÓ OKOK A pályázók / kedvezményezettek kizártnak tekintendők a pályázati felhívásban való részvételből, illetve a támogatásból, ha bármelyik, az alább felsorolt helyzetben vannak: 2 A hivatalos megfelelő külső testület által jóváhagyott és/vagy a szervezet közgyűlése által közzétett és/vagy jóváhagyott számlákat jelent. Verzió: /46

10 1. csődbe mennek vagy felszámolják őket, ügyeik kezelését bíróságok veszik át, hitelezőikkel egyezséget kötöttek, felfüggesztették üzleti tevékenységüket, a fenti ügyek vonatkozásában eljárást indítanak ellenük, vagy a nemzeti törvények vagy szabályok szerint hasonló eljárásból eredően bármely hasonló helyzetbe kerülnek; 2. szakmai magatartásra vonatkozó vétség miatt jogerős (res judicata) ítélettel elítélték őket; 3. a szerződő hatóság által bármely módon igazolhatóan súlyos szakmai kötelességmulasztást követtek el; 4. nem teljesítették társadalombiztosítás- vagy adófizetési kötelezettségüket azon ország jogszabályai szerint, ahol létrejöttek, vagy a szerződő hatóság országának jogszabályai szerint, vagy azon ország jogszabályai szerint, ahol a szerződést teljesíteni kell; 5. jogerős (res judicata) ítéletet hoztak velük szemben csalás, korrupció, bűnszövetkezetben való részvétel vagy bármely más, a Közösségek pénzügyi érdekeire nézve káros jogellenes tevékenység miatt; 6. a Közösség költségvetéséből finanszírozott más beszerzési eljárást vagy támogatás elbírálási eljárást követően megállapították róluk, hogy súlyosan megszegték a szerződést a szerződéses kötelezettségeik nem teljesítésével. A pályázók nem részesülnek pénzügyi támogatásban, ha a támogatás odaítélése során: 1. összeférhetetlenség alanyaivá válnak (családi, személyes vagy politikai okokból, illetve a támogatás odaítélésében közvetlenül vagy közvetve érintett szervezettel vagy személlyel közös nemzeti, gazdasági vagy egyéb más érdek miatt); 2. tévesen szolgáltatnak olyan információkat, amelyeket a szerződő hatóság a támogatás odaítélése során a részvétel feltételeként igényel, vagy nem szolgáltatnak ilyen információkat. Adminisztratív és pénzügyi büntetés szabható ki az olyan pályázókra, akik hamis információkat szolgáltatnak, vagy súlyosan megsértették valamely korábbi szerződésből vagy támogatás megítélésének eljárásából eredő szerződéses kötelezettségeiket. 2.3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS A szerződést a NI készíti elő magyar nyelven, és pdf formátumban küldi meg a kedvezményezett számára. A szerződést 3 eredeti példányban aláírva, lepecsételve kell visszaküldeni, amelyből 2 példány az Irodát, 1 példány a kedvezményezettet illeti meg. Ha a kedvezményezett intézménynek adminisztratív okokból több példányra van szüksége, annyival több aláírt szerződést kell visszaküldenie, amennyivel több példányt igényel. A szerződést ezt követően, a Tempus Közalapítvány kuratóriumi elnökének aláírásával lép hatályba. A támogatási szerződés megkötését követően kedvezményezett partnerszerződést köt a partnereivel, amelyekből egy-egy másolatot elküld a NI részére a szerződés megkötését követő 3 hónapon belül A támogatás utalása A projektek finanszírozása a támogatási szerződésben foglalt szabályok szerint történik. A projekt kezdetén a NI átutalja a támogatás első részletét, mely a teljes támogatás szerződésben meghatározott hányada. Az utalás mértéke és ütemezése a projekt futamideje alapján az alábbi lehet a pontos részleteket minden esetben a támogatási szerződés tartalmazza: a 18 hónapnál rövidebb projektek esetében az utalás két részletben történik: a szerződés hatályba lépésétől számított 30 napon belül a Nemzeti Iroda a Szerződés III.3. pontjában meghatározott teljes támogatási összeg 80 %-át utalja át. A Kedvezményezett záró beszámolót köteles készíteni, melynek hiánytalan beküldését és ellenőrzését követően a végső támogatási Verzió: /46

11 összeg megállapításáról, valamin formai, tartalmi és pénzügyi értékelési eredménye határozza meg a végső támogatási összeget. A támogatás végső összegétől függően, a NI folyósítja a támogatási összeg fennmaradó részét, vagy visszafizetési felszólítást küld a Kedvezményezett által visszatérítendő összegre vonatkozóan. a 18 hónapnál hosszabb projektek esetében az utalás három részletben történik: a szerződés hatályba lépésétől számított 30 napon belül a NI a Szerződés III.3. pontjában meghatározott teljes támogatási összeg 40%-át utalja át a Kedvezményezett bankszámlájára. A projekt félidejében a Kedvezményezett időközi beszámolót köteles készíteni, annak értékelését követően, az értékelés függvényében kerül sor a következő támogatási részlet, a teljes támogatási összeg 40%-ának, átutalására. Majd a záróbeszámoló beküldését követően az alkalmazott eljárás megegyezik a 18 hónapnál rövidebb projektekre vonatkozó eljárással ld. feljebb. rendkívüli esetekben a NI bankgaranciát kérhet, vagy egyéb feltételeket szabhat a támogatási összeg átutalására, a fennálló kockázattól függően. Ha a projekt futamideje alatt módosításokra van szükség a támogatási szerződésben meghatározott keretekhez, feltételekhez képest, akkor a főpályázó szerződésmódosítási kérelmet nyújthat be a NIhoz, mely azt elfogadhatja, vagy elutasíthatja részleteket ld. 3. pont. A projektek előrehaladásának ellenőrzése és értékelése az időközi és a záró beszámolóhoz kapcsolódik. Erről további részleteket ld.: 8.3 pont A támogatási szerződés mellékletei 1. sz. melléklet: Pályázati dokumentumok az Iroda által jóváhagyott formában A szerződés melléklete a pályázat, a jóváhagyott azt a változatot jelenti, amely magában foglalja azokat a kiegészítéseket, melyeket a szerződés előkészítése során az Iroda (szerződéselőkészítő kérdéssor és az azokra adott válaszok) a pályázóval egyeztetett. 2. sz. melléklet: A projekt elfogadott költségvetése A pályázó intézmény által benyújtott költségvetést a pályázatok bírálata során két szakértő értékeli Az értékelés során szabályosság és indokoltság alapján dönthetnek a költségvetés csökkentéséről. A két szakértői vélemény alapján az Iroda készíti el a projekt elfogadott költségvetését összhangban az elszámolható költségekre vonatkozó szabályokkal. Az elfogadott költségvetés tartalmazza a projekt összes elszámolható költségét. Ezt a költségvetést tartja az Iroda irányadónak a projekt megvalósulása során. Az elfogadott költségvetés alapján kerül meghatározásra a projekt számára nyújtható maximális közösségi támogatás összege. A támogatás összege két szempontból van maximálva a projekt megvalósítása során: a szerződésben meghatározott maximális támogatási összeg, amely nem lehet több, mint euró projektévenként, illetve a támogatás a teljes költségvetéshez képest meghatározott maximális százalékos aránya, amely nem lehet több, mint 75%. 3. sz. melléklet: Jelen kézikönyv 4. sz. melléklet: Pénzügyi azonosító lap vagy bankszámlaszerződés másolata 5. sz. melléklet: A partnerek listája A szerződés mellékletben tartalmazza a projektben résztvevő partnereket, azok alapadataival (kontaktadatok), illetve költségvetésével. Bármilyen változás esetén 4. A szerződés és mellékleteinek módosítása fejezetben leírtak szerint kell eljárni. Partnerszerződések A szerződés megkötését követően a kedvezményezett szerződést köt partnereivel. A partnerszerződés mintája letölthető a TKA honlapjáról: A partnerszerződés mellékletei a következők: Verzió: /46

12 Projektmenedzsment kézikönyv 2013 A partner feladatainak részletes lebontása A partner részletes költségvetése 3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ÉS MELLÉKLETEINEK MÓDOSÍTÁSA A támogatási feltételek bármilyen módosítása írásbeli kiegészítő megállapodás formájában történhet meg, amint azt a szerződés is tartalmazza (13. cikk). Éppen ezért a szerződésre és annak módosítására vonatkozó semmilyen szóbeli megállapodás nem tekinthető érvényesnek. Alapesetben a kedvezményezett, különleges esetekben az Iroda az alábbi szabályok alapján kezdeményezheti a szerződés módosítását. A kedvezményezett által kezdeményezett szerződésmódosítás esetén a NI minden esetben megvizsgálja, elfogadható-e a módosítás, és írásban tájékoztatja a kedvezményezett döntéséről, valamint arról, szükséges-e szerződésmódosítás. A szerződésmódosítási kérelemnek kellően indokolnia kell a javasolt változtatások szükségességét. A NI fenntartja magának a jogot, hogy elutasítsa a nem kellően indokolt módosítási kérelmet. A módosítási kérelmet a tervezett változások jóváhagyására előzetesen kell benyújtani, azaz nem lehet utólagosan módosítást kérni azokra a változtatásokra, amelyek ténylegesen már megvalósultak. Ha a módosításra vonatkozó kérelmet Kedvezményezett terjeszti elő, jóval annak hatályba lépése előtt meg kell küldenie azt Nemzeti Irodának, de minden esetben legalább két hónappal a projekt lezárásának időpontja előtt. Ez alól kivételt képeznek Kedvezményezett részéről alapos indokkal alátámasztott és Nemzeti Iroda részéről elfogadott esetek (ld.: Támogatási szerződés, Általános Feltételek, 13.3 cikk) A kérelmet hivatalos levélben, a 3.1 pontban meghatározott formanyomtatványon, a kedvezményezett hivatalos képviseletére jogosult személy(ek) által aláírva kell benyújtani. A szerződésmódosítást a NI készíti el, és a szerződéshez hasonló módon elküldi a kedvezményezett számára. Ha nem (vagy nem kellő időben) tájékoztatják a NI-t a projektet vagy a szerződést érintő változásokról, a kedvezményezett a felelős azért, ha a változásból eredően el nem fogadható tevékenységek és költségek keletkeznek. 3.1 FORMANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA A MÓDOSÍTÁSI KÉRELEMHEZ A módosítási kérelmet a külön erre szolgáló szerződésmódosítási kérelem formanyomtatványon kell benyújtani. A formanyomtatvány elérhető: A formanyomtatvány az alábbi területekre terjed ki: A A Szerződő intézmény cseréje, vagy név és/vagy státusz változása B Partner(ek) kilépése C Új / csere partner(ek) csatlakozása a projekthez D Munkaprogram változása E Bankszámlaszám változása F A projekt futamidejének változása G Beszámolási határidő változása H Költségvetés módosítás I Egyéb A szerződő intézménnyel kapcsolatos változások Ha a szerződő intézményt szeretnék cserélni (az új szerződő intézménynek ugyanabból az országból kell származnia, mint az előzőnek), az semmiképpen nem lehet hatással a projekt természetére vagy céljainak megvalósulására, és előzetesen valamennyi partner beleegyezése szükséges. Verzió: /46

13 A cserénél a következő módon kell eljárni: a visszalépő kedvezményezett hivatalos nyilatkozatot küld az Irodának melyen szerepel a dátum és az intézmény hivatalos képviselőjének aláírása melyben visszalép, mint kedvezményezett, indokolja a visszalépés okait, és tájékoztat arról, hogy továbbra is részt kíváne venni a projektben, mint partner, vagy teljesen kivonul a projektből (ebben az esetben ugyanazok a szabályok vonatkoznak rá is, mint a kilépő partnerekre); a javasolt új szerződő intézmény aláírt szerződésmódosítási kérelem űrlapot nyújt be az Irodának, melyben szerepel minden információ a kedvezményezett cseréjét illetően, és a következő dokumentumokat csatolja: (a) a visszalépő szerződő intézmény (kedvezményezett) jelentésének másolatát, melyben szerepelnek mindazok a tevékenységek, amelyeket a kilépő intézmény elvégzett, valamint egy kimutatást ezen tevékenységek költségeiről (a kapcsolódó dokumentumokkal, bizonylatokkal együtt). Kérjük, hogy ezt a dokumentumot a beszámoló formanyomtatvány szerint készítsék el, mert megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. (b) az új szerződő intézmény (új kedvezményezett) eredeti nyilatkozata, hogy elfogadja a fenti jelentést, és új kedvezményezett intézményként folytatja a projekt megvalósítását; (c) a 2.1 pontban felsorolt mindazon dokumentumokat, amelyeket a szerződő intézménynek a pályázat benyújtása és a szerződéskötés során be kellett adni (függően attól, hogy közintézmény vagy sem). (d) a partnerség minden tagja hivatalos (aláírt, lepecsételt) levélben nyilatkozik arról, hogy egyetért a kedvezményezett intézmény cseréjével. a javasolt új szerződő intézmény pénzügyi és működési kapacitását az Iroda ugyanúgy megvizsgálja, mint a korábbi, visszalépő kedvezményezett intézményét (és, ha szükséges, a minőségbiztosítás tekintetében is történhet vizsgálat). A benyújtandó dokumentumok listáját a 2.1 A támogatás feltételei című fejezet tartalmazza; ha az új szerződő intézményt az Iroda elfogadta, és a kiegészítő szerződést mindkét fél aláírta, a támogatás fel nem használt részét a régi szerződő intézmény átutalja az újnak (a korábbi költségek igazolásával). Az átutalás igazolását (pl. banki visszaigazolást) az új kedvezményezett intézménynek meg kell őrizni, és a Nemzeti Iroda vagy az Európai Bizottság kérésére be kell tudni mutatni; a visszalépő és az új szerződő intézménynek a fenti pontok alapján szerződést kell kötnie, melyet a két intézmény hivatalos képviselője ír alá, és megfelelő dátummal lát el, majd ennek másolatát el kell juttatni az Irodának. A visszalépő szerződő intézmény felelős marad a projektmenedzsmentért arra az időszakra vonatkozóan, amikor a projekt vezetését ellátta, és ezen felelőssége a projekt lezárása után 5 évvel évül el. A szerződő intézményt illetően más jellegű változások is történhetnek (pl. hivatalos képviselő személyének változása, a kedvezményezett intézmény jogi státuszának megváltozása, stb.). Ilyen esetekben elegendő az Irodát hivatalos levélben tájékoztatni. Az Iroda írásban válaszol, hogy elfogadja-e a változást, és hogy szükséges-e szerződésmódosítási kérelmet kitölteni Partner(ek) kilépése Ha valamelyik partner kilép a projektből, a következő módon kell eljárni: Szabályos kilépés A kilépő partner feladatai: a kilépő partner hivatalos levélben tájékoztatja a kedvezményezett intézményt a kilépésről, illetve indokolja kilépését; Verzió: /46

14 beszámolót készít a kilépés időpontjáig végzett feladatairól és a költségeiről. Kérjük a beszámolót a hivatalos beszámoló formanyomtatványon elkészíteni, ugyanis megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. A beszámolót elküldi a kedvezményezett intézménynek valamennyi, a költségeit igazoló bizonylat hitelesített másolatával, illetve az általa kidolgozott részeredményekkel; a támogatás fel nem használt részét a kilépő visszautalja a koordinátor részére. A kedvezményezett intézmény feladatai: ha a kedvezményezett intézmény a kilépést elfogadja, kitöltve és aláírva bead az Irodának egy szerződésmódosítási kérelem űrlapot, melyben szerepelnek a kilépő partner adatai. A kérelemhez a következő mellékleteket kell csatolni: (a) a kilépő partner hivatalos képviselője által aláírt eredeti levél, melyben a partner leírja, hogy kilép a projektből, és indokolja kilépését; (b) indoklás, amely bemutatja, hogy a partner kilépése milyen hatással van a partnerségre, különös tekintettel a kilépés a partnerség nemzetközi jellegére gyakorolt hatására. (c) beszámoló arról, hogy milyen munkát végzett a kilépő partner, milyen jogok illetik meg az előállított termékek és eredmények tekintetében, a partnerszerződés felmondásának folyamata (amely meghatározza a kilépés konkrét időpontját), a partnernek átutalt támogatás összege, a partner felmerült költségei és az esetlegesen visszafizetett összeg. Célszerű a beszámolót a hivatalos beszámoló formanyomtatványon benyújtani, ugyanis megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. a kilépő partnernél felmerült költségek bizonylatainak másolatát a kedvezményezett intézménynek meg kell őrizni, és kérésre be kell tudni mutatni. A módosítási kérelemben fel kell tüntetni, ha a kilépő partnernél megmaradt támogatást a partnerség megmaradt tagjai között szét kívánják osztani. Ez csak abban az esetben lehetséges, ha mindenre kiterjedően indokolják, és csak azok a partnerek részesülhetnek belőle, amelyek a kilépő partner feladatait átvállalják. Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel. Partnerintézmény kizárása Ha valamely partner a feladatait hiányosan, vagy egyáltalán nem teljesíti, és ilyen formán veszélyezteti a projekt kimenetelét, a partnerség közösen dönthet úgy, hogy ezt a partnert kizárja a projektből. Ebben az esetben a teljes partnerség írásos beleegyezése szükséges (hivatalos levél formájában, fejléces papíron), vagy a partnerség által közösen aláírt nyilatkozat formájában. Szükséges továbbá igazolni, hogy a partnerség, különösen a kedvezményezett intézmény mindent megtett azért, hogy tájékoztassa partnerét a hiányzó feladatokról, illetve a feladatok el nem végzésének következményeiről. A kedvezményezett intézmény hivatalos levélben tájékoztatja a kizárt partnert a kizárás tényéről. A továbbiakban a kedvezményezett intézmény és az Iroda a Szabályos kilépés alfejezetben leírtak szerint jár el Új partner belépése / partnercsere Ha új partner belépését tervezik, a következő módon kell eljárni: a kedvezményezett intézmény kitöltve, aláírva szerződésmódosítási kérelmet nyújt be az Irodának, melyben szerepel minden információ a partnercserét / új partner belépését illetően. A kérelemhez a következő mellékleteket kell csatolni: (a) eredeti nyilatkozat a belépő partnertől (hivatalos képviselő aláírásával, dátummal ellátva), melyben kinyilvánítja szándékát a projektben való részvételre, felsorolja a vállalt főbb feladatokat és felelősségeket, valamint a részvételét biztosító költségvetés sarokszámait (teljes költségvetés, Leonardo támogatás, illetve önrész összege); Verzió: /46

15 (b) többi partner belegyező nyilatkozata (lehet közös nyilatkozat, amelyet minden fél aláír); (c) ha az Iroda az új partner belépését elfogadta, és a kiegészítő szerződést mindkét fél aláírta, a kedvezményezett intézmény az új partnerrel kötött szerződés másolatát elküldi az Irodának (a modellszerződés az Iroda és a kedvezményezett intézmény között kötött szerződés melléklete). ha egy kilépő partner helyére új partner lép, a kedvezményezett intézmény a két fenti alpontban [Partner kilépése (3.1.2.) / Új partner belépése )] leírt minden dokumentumot be kell, hogy küldjön az Irodának. Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel Változások a projekt tevékenységeiben / munkaprogramban Ha nagyobb mértékű változást terveznek a projekt tevékenységeiben vagy a munkaprogramban, azt teljes mértékben meg kell indokolni, és semmilyen körülmények között nem változtathat a projekt eredeti természetén és célkitűzésein. Ez esetben a következő módon kell eljárni: A kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási kérelmet nyújt be az Irodának, melyben részletezi a projekt tevékenységeiben/munkaprogramban tervezett változásokat. A munkaprogram módosításához valamennyi partner írásos beleegyezése szükséges (hivatalos levél vagy közös nyilatkozat formájában). Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel A bankszámlával kapcsolatos változások Ha változások történnek annak a bankszámlának a vonatkozásában, amelyre a Leonardo támogatás utalása történik, a következőképpen kell eljárni: a kedvezményezett intézmény új Pénzügyi azonosító űrlapot nyújt be egy hivatalos levél kíséretében az Irodának. Az űrlapon szerepel a kedvezményezett intézmény hivatalos képviselőjének eredeti aláírása, az intézmény pecsétje és a bank pecsétje. Az azonosító űrlap letölthető az alábbi honlapról: (Leonardo da Vinci/Nyertes pályázóknak/innovációtranszfer). Az Iroda a változás elfogadásáról hivatalos levelet küld A projekt futamidejének változása Ha módosítani szeretnék a projekt futamidejét, vagyis azt az időszakot, amelyben a projekthez kapcsolódó költségek elszámolhatóak, a következőképpen kell eljárni: a kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási formanyomtatványt nyújt be az Irodának (aláírva, lepecsételve), melyben bemutatja a tervezett változás hátterét, és kifejti, milyen hatást gyakorol a változás a szerződésben vállalt tevékenységekre. a hosszabbítással a projekt ütemezése is megváltozik, ezért módosított munkatervet kell csatolni a kérelemhez. A hosszabbítás időtartama nem haladhatja meg a hat hónapot és a projekt nem zárulhat később, mint a szerződés II. Cikk, II.2. pontjában meghatározott végső határidő. Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett intézménnyel. Verzió: /46

16 3.1.7 A beszámolási határidők módosítása Ha a beszámolási határidőkön szeretnének változtatni, elegendő egy az Iroda részére küldött hivatalos (aláírt, lepecsételt) levélben kérni a módosítást, mely tartalmazza a kért határidő módosítás indoklását is. A határidő halasztásának időtartama nem haladhatja meg a két hónapot. Az Iroda hivatalos levélben válaszol, hogy elfogadja-e a módosítást A költségvetés módosítása A költségvetés módosítása semmilyen esetben sem érintheti a maximális közösségi hozzájárulás összegét, illetve annak a teljes elfogadott költségvetéshez viszonyított arányát. Szerződésmódosítási kérelem benyújtására a következő esetekben van szükség: o ha költségkategóriák között kívánnak átcsoportosítani, a direkt költségek személyi költségek - és a működési költségek (utazás és megélhetés; alvállalkozói; egyéb; eszköz) között akkor abban az esetben van szükség szerződésmódosítási kérelem benyújtására, ha az átcsoportosítás következtében az adott költségkategória összegének növekedése meghaladja a 10%-ot; o ha partnerek közötti átcsoportosításra kerül sor, az átcsoportosítás mértékétől függetlenül. A szerződésmódosítási kérelem benyújtásakor a következőképpen kell eljárni: o a kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási kérelem űrlapot tölt ki, és nyújt be az Irodának, melyben indokolja a változásokat, és bemutatja a módosított költségvetést (a módosított költségvetés elkészítésénél figyelembe kell venni az egyes költségkategóriákra vonatkozó maximumokat), o valamint csatolja az összes olyan partnerintézmény beleegyezését a kért módosításhoz, amelyeket a változás érint. A közvetett költségek összegét, illetve maximális arányát a szerződés rögzíti. A költségvetés módosítás nem vonatkozhat a közvetett költségekre. Ha az Iroda jóváhagyja a változást, kiegészítő szerződést kell kötni, amelyet mindkét fél aláír, és amely alapján a kedvezményezett intézmény módosítja a partnerekkel kötött szerződéseket, melynek másolatát elküldi az Irodának. 3.2 EGYÉB MÓDOSÍTÁSI KÉRELMEK Ha a projekt megvalósítása során egyéb változás lép fel, akkor elegendő egy hivatalos levelet küldeni az Irodának, amelyben bemutatják a tervezett változásokat. Az Iroda hivatalos levélben válaszol, melyben leírja, elfogadható-e a változás, és/vagy javasolja szerződésmódosítási kérelem űrlap benyújtását a módosítással kapcsolatban. Az alábbi esetekben nem szükséges használni az űrlapot. A szakmai koordinációt ellátó (továbbiakban: koordináló) intézmény változása Ha a szakmai koordinációt végző intézményt szeretnék cserélni/ megváltoztatni miközben a szerződő (kedvezményezett) intézmény nem változik, -, akkor nem kötelező az űrlap használata, ha az új szakmai koordinátor intézmény már meglévő partnere a konzorciumnak és nincs szükség a munkaterv, valamint a költségvetés változtatására. Ez azért lehetséges, mivel a szakmai koordinátor szerep változtatása a nem teszi szükségessé a szerződésmódosítást. Megjegyzés: Ha a partner új a projektben, és vállalja a koordináló intézmény szerepét és felelősségét, akkor a fenti szakasz szerint kell eljárni. A szerződésmódosítási kérelemben a C.2 pontot kell bejelölni: Új partner feladat átvállalása és/ vagy a feladatok újbóli elosztása a partnerek között. Verzió: /46

17 Ha szükséges, új munkatervet és új költségvetést is be kell nyújtani a partnerek közötti feladatmegosztással. Kérjük, használják a szerződésmódosítási kérelem űrlapjának megfelelő szakaszait, hogy értesítsék a NI-t az igényelt változtatásokról. A projektkoordinátor személyének változása A projektkoordinátor személyének változásához nem kell használni a módosítási kérelem űrlapját. Elégséges, ha a NI-t egy levélben tájékoztatják a tervezett változás okáról, valamint arról, hogy a partnereknek nincs kifogásuk a projektkoordinátor személyével kapcsolatban. A levélben írják le az új koordinátor kompetenciáit és tapasztalatait, valamint az új koordinátor elérhetőségeit (telefon- és fax számát, posta- és címét). A kedvezményezett intézmény hivatalos képviselőjének változása Ebben az esetben sem szükséges használni a módosítási kérelem űrlapját. Elégséges egy levél azzal a hivatalos dokumentummal együtt, amely igazolja az új jogi képviselő kinevezését valamint az új aláíró hitelesített aláírási címpéldányát.. A levélnek tartalmaznia kell az új jogi képviselő összes elérhetőségeit (telefon- és fax számát, posta- és címét). 4 A TÁMOGATÁS KIFIZETÉSE A támogatás összegét, kifizetésének ütemezését a szerződés (Különös Feltételek, IV. cikk) rögzíti. A támogatás 18 hónapnál nem hosszabb projektek esetében kettő (80% + 20%), a hosszabbak esetében három (40% + 40% + 20%) részletben kerül kifizetésre. Az első részlet kifizetésére a szerződés hatályba lépését követő 30 napon belül kerül sor. 18 hónapot meghaladó projektek esetén a második részlet átutalására az időközi beszámoló benyújtását és elfogadását követően kerül sor. További részleteket az időközi beszámolóval és elfogadásával kapcsolatban lásd az Írásbeli beszámolók / Időközi beszámoló (9.3.6.) című fejezetben. Az utolsó támogatási részlet kifizetésére a záró beszámoló benyújtását, és annak elfogadását követően kerül sor. Ha a projekt nem, vagy igen gyenge minőségben, hiányosan teljesíti a szerződésben vállalt feladatait, az Irodának jogában áll a megítélt támogatást csökkenteni. A záró kifizetéssel kapcsolatos további részleteket lásd az Írásbeli beszámolók / Záró beszámoló (8.3.7.) című fejezetben. Az Iroda a támogatást a kedvezményezett intézmény által a szerződéskötés során megadott számlaszámra utalja át. A támogatást a kedvezményezett intézmény ezen a számlán kezeli. Az Iroda a kedvezményezett intézmény számára utalja át a teljes projekt támogatási összegét. A kedvezményezett intézmény feladata a támogatás továbbutalása a partnerek felé úgy, ahogy ezt a partnerszerződés tartalmazza: a támogatás utalása azonos ütemezésben, előlegként ugyanolyan mértékben, mint a kedvezményezett intézménynek, a partner teljesítésének függvényében a fenti 40% + 40% + 20% konstrukciótól eltérően, több részletben, előre rögzített, de a fentiektől eltérő ütemezés szerint. A beszámolókhoz a kedvezményezett intézménynek csatolnia kell az átutalási bizonylatokat, amelyek igazolják, hogy a partnerek részére megtörtént a támogatás őket megillető részleteinek átutalása a fenti lehetőségek közül választott, a partnerszerződésekben előre rögzített ütemezés szerint. Verzió: /46

18 Azonban: az időközi beszámoló időpontjára a kedvezményezett intézménynek át kell utalni az első 40%-os részletet, illetve a záró beszámoló benyújtásáig a következő 40%-ot, összesen tehát 80%-ot. 5 A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE A SZERZŐDÉSKÖTŐ INTÉZMÉNY FELADATAI Általános megjegyzések Az innovációtranszfer pályázattípusban a főpályázó az egész partnerség nevében nyújtja be a pályázatot, és kedvezményezettként az egész projekt megvalósítására köt szerződést, ezért a projektmenedzsmentnek a teljes költségvetést és a felmerült összes költséget kell kezelnie. A kedvezményezett intézménynek tehát olyan elszámolási/nyilvántartási rendszert kell kidolgoznia, amely magában foglalja nemcsak a saját, hanem minden partnerének költségeit is, és amely lehetővé teszi az alábbiak azonosítását: a projekt anyagi forrásai; a szerződésben megállapított projekt futamidő során felmerült projektköltségek. 5.1 BANKSZÁMLA Azt a bankszámlát, amely a szerződésben szerepel, és amelyre az uniós támogatást utalják, hivatalosan a Pénzügyi azonosító űrlapon kell megadni és igazolni. Ha lehetséges, külön bankszámlát kell nyitni a projekt számára. Ha ez nem lehetséges, akkor is minimum az a feltétel, hogy a projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat azonosítani lehessen azon a bankszámlán belül, amelyre a támogatást kapták. A készpénzfelvételt kerülni kell, de ha szükséges, minden esetben meg kell őrizni a kapcsolódó banki dokumentumokat (készpénzfelvételi bizonylat, stb.). A kedvezményezett intézmény csak akkor változtathatja meg a bankszámláját, ha hivatalosan szerződésmódosítást kér (a Szerződésmódosítási kérelem űrlapon), és azt az Iroda elfogadja (lásd jelen kézikönyv 4. A szerződés és mellékleteinek módosítása című fejezete). A számlavezetési költségeket nem lehet elszámolni. Az előfinanszírozás nyomán nyert kamatot (a kedvezményezett intézménynél vagy a partnereinél) a beszámolókban nem kell feltüntetni, és az Irodának nem kell visszafizetni. 5.2 VALUTAÁTVÁLTÁSI ÁRFOLYAMOK A projekt pénzügyi tervezése, a pénzügyi elszámolás és a támogatás átutalása euróban történik. Ennek megfelelően a kedvezményezetteknek minden felmerült költséget át kell váltaniuk euróra. A költségeket azon az Európai Bizottság által megadott internetes oldalon 3 nyilvánosságra hozott havi árfolyamon kell átszámítani, mely azon a napon érvényes, amikor a Nemzeti Iroda a támogatás első részletét átutalta. Több előfinanszírozási részlet esetén azt az árfolyamot kell alkalmazni, mely az adott előfinanszírozási részlet átutalásának napján érvényes. Az alkalmazandó árfolyam a teljes partnerségre vonatkozik. 5.3 TERMÉSZETBENI HOZZÁJÁRULÁS Természetbeni hozzájárulás nem tekinthető elszámolható költségnek. Mindamellett, az Iroda kivételes és megfelelően indokolt esetekben elfogadhatja, hogy a tevékenység társfinanszírozását részben vagy egészben természetbeni hozzájárulás alkossa (tehát a természetbeni hozzájárulás az önrész alátámasztására jelenhet meg a beszámolóban, a Leonardo támogatást minden esetben tényleges költségekkel kell alátámasztani). 3 Verzió: /46

19 A természetbeni hozzájárulás minden esetben egy harmadik fél (a projektpartnerségben részt nem vevő jogi vagy természetes személy) ingyenes áru vagy szolgáltatás formájában történő hozzájárulása a projekthez, ilyenformán a projekt partnerek könyvelésében nem jelenik meg. A partnerintézményekben felmerült bármilyen költség (személyi vagy eszköz) nem lehet természetbeni hozzájárulás. A hozzájárulás mértéke nem haladhatja meg: a ténylegesen felmerült és harmadik fél (a projektben partnerként részt nem vevő intézmény) által számviteli bizonylatokkal megfelelően alátámasztott költségeket (pl: eszközök, olyan munka, amelyet harmadik fél finanszíroz). a hasonló tevékenységért járó általában elfogadott piaci árat, ha a hozzájárulással kapcsolatosan nem merültek fel költségek (pl. önkéntes munka). A természetbeni hozzájárulások elszámolása a beszámolóban csak akkor lehetséges, ha azt a pályázatban tervezték, és a szerződés is tartalmazza összegszerűen. Már megkötött szerződés esetén szerződésmódosítás szükséges a természetbeni hozzájárulás céljának és pontos összegének bemutatásával. Nem lehet elfogadni az olyan összegeket, amelyek csak a beszámolóban jelennek meg, és az Iroda előzetesen nem hagyta jóvá szerződés / szerződésmódosítás formájában. Ingatlannal való hozzájárulás nem számolható el. Természetbeni társfinanszírozás esetén, az akként értékelt hozzájárulást azonos összeggel kell szerepeltetni a tevékenység nem elszámolható költségei között és természetbeni hozzájárulásként a projekt bevételi forrásai között. A partnerség vállalja, hogy ezt a hozzájárulást a szerződés feltételei szerint használja fel. Értelemszerűen: a projekt teljes költsége (elszámolható + nem elszámolható) lesz egyenlő a teljes bevételekkel. A hozzájárulást alátámasztó dokumentumok a következők: adományozó nyilatkozat, amely tartalmazza a két intézmény nevét, a hozzájárulás tárgyát, azt, hogy a hozzájárulás ingyenes volt a kedvezményezett (a projektben résztvevő bármelyik partner) számára, valamint a támogatási szerződés számát, a harmadik fél költségeit alátámasztó bizonylatok (szerződések, számlák, egyéb bizonylatok) hitelesített másolatai, amelyeken szerepeljen a támogatási szerződés száma, önkéntes munka esetén nyilatkozat az elvégzett munkáról, annak tételes részletezésével (mettől meddig, milyen feladatot végzett, annak mi az eredménye), kézzel fogható hozzájárulás esetén (pl. eszköz vagy esemény) fotók. 6 A PROJEKT KÖLTSÉGEINEK ELSZÁMOLÁSA 6.1 AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI Elszámolható költségek A beszámolók pénzügyi bírálata során figyelembe veszik a költség általános kontextusát, jellegét és összegét. A következő feltételek azokra a költségkategóriákra vonatkoznak, amelyek esetében a költséget akár egységköltség alapon (a megfelelő képlet alkalmazásával), akár egy összegben tervezik. Az átalánytámogatásokra ezek a feltételek nem vonatkoznak. A tevékenység költségei akkor támogathatók, ha megfelelnek az alábbi általános feltételeknek: az Egész életen át tartó tanulás programban részt vevő országokban zajló tevékenységekhez kapcsolódnak (lásd: évi Általános pályázati felhívás, I. rész: Általános rendelkezések, 1.C. fejezet, 8. o.). Nem számolhatók el azok a költségek, amelyek ezeken az országokon kívül folytatott tevékenységekkel, vagy a részt vevő országok egyikében sem bejegyzett szervezetek által folytatott tevékenységekkel kapcsolatosak, kivéve, ha ezek a költségek szükségesek a Verzió: /46

20 tevékenység megvalósításához, és azokat megfelelő módon indokolják a pályázati űrlapon, és/vagy előzetesen egyeztették a Nemzeti Irodával írásban; az adott tevékenységtől függően a projekt partnereinél merülnek fel; a projekttevékenységhez kapcsolódnak (azaz a tevékenységnek megfelelőek és közvetlenül a kapcsolódnak a projekt végrehajtásához, a munkatervvel összhangban); szükségesek a projekttevékenység végrehajtásához; ésszerűek és indokoltak, illetve összhangban állnak a megbízható pénzügyi menedzsment 4 elveivel, különösen a hatékony pénzfelhasználás és a költséghatékonyság szempontjából; a tevékenység időtartama alatt keletkeznek, azaz a projekt/akció időtartama alatt végzett tevékenységből erednek. A szerződésben megjelölt időtartam előtt és után felmerülő tevékenységek finanszírozása nem támogatható. ténylegesen felmerülő költségek, amelyek szerepelnek a kedvezményezett intézmény (és partnerei) könyvelésében az érvényes számviteli elveknek megfelelően, és bevallásuk az érvényes adózási és szociális törvények előírásai szerint történik; azonosíthatók és igazolhatók. A kedvezményezett intézmény belső könyvviteli és belső ellenőrzési eljárásainak lehetővé kell tenniük, hogy a tevékenységgel kapcsolatban feltüntetett költségek és bevételek közvetlenül összehasonlíthatók legyenek a megfelelő számviteli kimutatásokkal és bizonylatokkal. Az egységköltség alapú elszámolás tekintetében ez azt jelenti, hogy az "egységek számát" fel kell tüntetni a megfelelő dokumentumon (azaz a munkaidő-kimutatásokban, jelenléti íveken, stb.). Ha a nemzeti adózási és számviteli szabályok nem írják elő számla meglétét, az azzal egyenértékű számviteli okmány lehet bármely olyan dokumentum, amely igazolja, hogy a számviteli tétel pontos, és megfelel a vonatkozó számviteli törvényeknek Nem elszámolható költségek Az alábbi költségtípusok semmilyen körülmények között nem számolhatók el a projekt költségvetésében: tőkehozam; adósság és kölcsönszolgálati díjak; tartalékalap veszteségekre vagy lehetséges jövőbeni kötelezettségekre (tartalékalap szerződéses és erkölcsi kötelezettségekre, büntetésekre, pénzügyi bírságokra és jogi költségekre); kamattartozás; kétes követelések; árfolyam veszteségek; ÁFA, kivéve ha az intézmény, melynél a költség felmerült, igazolni tudja, hogy annak visszaigénylésére nem jogosult; más forrás terhére már elszámolt költségek; túlzott vagy gondatlan kiadások; tőkeeszközök vásárlása; berendezések bérlése vagy lízingje esetén kivásárlási opció költsége a bérlési vagy lízingidőszak lejártakor; az Egész életen át tartó tanulás programban benyújtandó pályázat elkészítésével kapcsolatos költségek; 4 A költségeket a megbízható pénzügyi menedzsment elvei alapján kell definiálni, nevezetesen a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség elvének megfelelően. A gazdaságosság elve megköveteli, hogy a költségeket kellő időben, megfelelő mennyiségben, minőségben és a legkedvezőbb áron határozzák meg. A hatékonyság elve az alkalmazott erőforrások és az elért eredmények ideális kapcsolatára vonatkozik. Az eredményesség elve a kitűzött célok elérését és a megcélzott eredmények teljesítését foglalja magában. Verzió: /46

21 Projektmenedzsment kézikönyv 2013 bankszámlák nyitásával és fenntartásával kapcsolatos költségek; a pályázat benyújtásához szükséges bármely dokumentummal kapcsolatban felmerülő költségek (auditjelentés, stb.). természetbeni hozzájárulások (pl. önkéntes munka) Általános forgalmi adó Az ÁFA csak akkor támogatható, ha az intézmény, melynél a költség felmerült, igazolja, hogy nem tudja azt visszaigényelni. Az ÁFA elszámolásra vonatkozó nyilatkozatot 18 hónapnál hosszabb időtartamú projektek esetén kérjük az időközi beszámoló benyújtásával, a 18 hónapnál rövidebb projektek esetén a záró beszámoló benyújtásával egyidejűleg megküldeni. Ugyanúgy, mint az ÁFA esetében, azok az adók, vámok és díjak, amelyek az uniós támogatással kapcsolatban merültek fel, elszámolhatóak, ha azok véglegesen az adott költséget elszámoló partnerintézményt terhelik. Az uniós hozzájárulás nem egy konkrét áru vagy szolgáltatás ellenértéke, és mint ilyen, nem adóköteles jövedelme a kedvezményezett intézménynek vagy a partnereknek Csendestársak Különböző szervezetek csendestársként is részt vehetnek a projektekben, ebben az esetben azonban a tevékenységük költségei nem számolhatók el sem a költségvetési terv elkészítésekor, sem a projekt költségeinek elszámolása során. Ezért ezeknek a szervezetek saját maguknak kell viselniük a projektből eredő és azzal kapcsolatos összes költségüket, uniós támogatásban nem részesülhetnek. A programban részt nem vevő országokból (lásd: évi Általános pályázati felhívás, II. rész: Adminisztratív és pénzügyi információk, 3.1. fejezet) való szervezetek mindenkor csendestársnak minősülnek. 6.2 MEGHATÁROZÁSOK Elszámolható költségek: olyan költségtípus, amely az uniós támogatásból társfinanszírozott tevékenység költségvetésében támogathatónak minősül. Az elszámolhatóságra vonatkozó szabályokat jelen kézikönyv tartalmazza. Ha a kiadások nem felelnek meg ezeknek a szabályoknak, a kiadások egy része vagy egésze nem elszámolhatónak minősül (nem szerepelhet az uniós támogatású projekt költségvetésében). A bírálatok lezárása után a projekt jóváhagyott költségvetése csak az elszámolható tételeket tartalmazza. Az elszámolhatóság felülvizsgálata a beszámolók értékelésekor zajlik. Átalánydíjas finanszírozás: a támogatható tevékenységek egyes típusai rögzített összegekkel (átalánydíjas támogatás) vagy rögzített egységköltség alapú elszámolás szerint támogathatók. Az összegek (átalánydíjas támogatás) vagy ráták (egységköltség alapú elszámolás) meghatározásakor a pályázó önrésze is figyelembe lett véve. Egységköltségen alapuló hozzájárulások: a tevékenység költségkategóriájának (vagy kategóriáinak) a finanszírozása meghatározott képlet szerint történik: az egységek száma szorozva az "egységárral/rátával". A támogathatóság a tevékenység típusára és az egységek számára is vonatkozik: ha a tevékenység szerepel a tervben, a megfelelő képletet kell alkalmazni; "az egységek száma" a támogathatósági feltételek szerint kerül értékelésre (lásd alább). A hozzájárulás mértéke csökken, ha a záró beszámolási szakaszra a tevékenységet nem, vagy csak részlegesen fejezték be, vagy ha "az egységek száma" alacsonyabb a költségvetésben meghatározott számnál.) Ilyen költségtípus például a személyi költségek. Elszámolható költségek meghatározott százalékának támogatása: a pályázó tényleges költségek szerint határozza meg kiadásait. Az uniós finanszírozás kiszámítása a felmerülő, elszámolható tényleges kiadások meghatározott százaléka szerint történik. A hozzájárulást arányosan csökkenteni kell, ha a záró beszámolási szakaszra a tevékenységet nem, vagy csak részlegesen fejezték be. Ha a Verzió: /46

22 beszámolóban szereplő költségek az előirányzottnál alacsonyabbak, a hozzájárulás ennek megfelelően csökken. 6.3 AZ ELSZÁMOLÁS BIZONYLATAI Valamennyi, a projekt kapcsán felmerült és elszámolt költséget a költség típusának megfelelő bizonylattal kell alátámasztani, a bizonylatot a projekt lezárulta és a beszámoló elfogadása után 5 évig meg kell őrizni. Az egyes költségtípusokhoz kapcsolódóan tételesen meghatározzuk a költség alátámasztását igazoló dokumentumokat (6.4). A kedvezményezett intézmény saját költségei kapcsán az eredeti bizonylatokat köteles megőrizni, és ellenőrzés esetén bemutatni, a partnerek költségei kapcsán pedig az azokat igazoló bizonylatok partnerek által hitelesített másolatait. A másolat lehet hagyományos, fénymásolt másolat, vagy CDre írt, beszkennelt számlák gyűjteménye is. Utóbbi esetben a hitelesítést a CD-hez csatolt nyilatkozattal lehet megtenni (amely hivatkozik a CD tartalmára: a bizonylatok tételes felsorolása.) A partnerintézmények saját nyilvántartásukban az eredeti bizonylatokat ugyancsak 5 évig kötelesek megőrizni a beszámoló elfogadása után. A költségeknek minden esetben a kedvezményezett intézménynél, vagy annak partnereinél kell felmerülnie, szerepelnie kell azok könyvelésében, azonosíthatónak, igazolhatónak kell lenniük, és a hatályos jogszabályoknak meg kell, hogy feleljenek. A koordinátor számviteli és a partnerek költségeire vonatkozó egyéb ellenőrzési rendszerének alkalmasnak kell lennie a projekttel kapcsolatban elszámolt kiadások és bevételek közvetlen egyeztetésére az őket alátámasztó bizonylatokkal és könyvelési kimutatásokkal. 6.4 KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS ELSZÁMOLÁSUK BIZONYLATAI Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az eredeti szerződéseken, számlákon, bizonylatokon és minden a támogatás felhasználásával kapcsolatos dokumentumon azonosíthatóan szerepeltetni kell a szerződés számát; azt, hogy a költség elszámolása a Leonardo da Vinci támogatás terhére történt továbbá a főkönyvi számot Elszámolható közvetlen költségek A tevékenységek elszámolható közvetlen költségei azok a költségek, amelyek az elszámolhatóság fenti feltételeinek figyelembevételével olyan specifikus költségként azonosíthatók, amelyek közvetlenül a tevékenység teljesítéséhez kapcsolódnak, és amelyek ilyen formában közvetlenül a tevékenységre könyvelhetők el. Az Költségkategóriák (6.5.) című fejezetben találhatók az elszámolható költségkategóriák meghatározásai, feltéve, hogy eleget tesznek a fent részletezett általános elszámolhatósági szempontoknak Elszámolható közvetett költségek A tevékenységek elszámolható közvetett költségei azok a költségek, amelyek az elszámolhatóság fenti feltételeinek figyelembevételével nem azonosíthatók közvetlenül a tevékenység teljesítéséhez kapcsolódó és arra közvetlenül elkönyvelhető specifikus költségként, ettől függetlenül azonban a tevékenység támogatható, közvetlen költségeivel kapcsolatban merültek fel. Ebbe a körbe nem tartozhatnak elszámolható közvetlen költségek. A közösségi finanszírozással támogatható tevékenység közvetett költsége olyan átalányösszeg, amely az összes elszámolható közvetlen költségek maximum 7 százaléka. Az ennek megfelelő költségeket nem szükséges könyvviteli dokumentumokkal igazolni. Közvetett költségek nem számolhatók el olyan kedvezményezettnek megítélt projekttámogatás keretében, aki a Bizottságtól kapott működési támogatást a szóban forgó időszakban. Példák a közvetett költségekre: Verzió: /46

23 Projektmenedzsment kézikönyv 2013 a projekt adminisztrációjához kapcsolódó berendezések összes költsége (azaz számítógépek, hordozható eszközök, stb.) kommunikációs költségek (postaköltség, fax, telefon, levelezés, stb.) infrastrukturális költségek (bérlet, villany, stb.) a projekt végrehajtásához igénybe vett helyiségekben irodaszerek fénymásolás MEGJEGYZÉS: A költségvetési tételek átcsoportosításának lehetősége (ld. támogatási szerződés III.4. Cikk) csak a közvetlen költségekre vonatkozik, és nem érintheti a közvetett költségeket. A támogatási szerződés II. melléklete a jóváhagyott költségvetés csupán keretköltségvetés, mely projekt elején becsült elszámolható költségeket tartalmazza, ezért a 10%-os átcsoportosítási szabály a költségvetési tételek csak a közvetlen költségekre vonatkozik annak érdekében, hogy bizonyos rugalmasságot biztosítson a projekt megvalósítása során. Továbbá, a közvetett költségek valós költségeken alapulnak, mert a projekt végén a támogatható közvetlen költségek (a projekt elszámolható költségei, melyet bizonylatokkal támasztottak alá) maximum 7 %-áig közvetett költségek számolhatók el (melyről nem szükséges bizonylat). Az EU finanszírozási környezeten kívül a közvetett költségeket vagy rezsit általában a működési vagy közvetlen költségek bizonyos százalékában számolják. MEGJEGYZÉS: Ez a költségtípus átalány, ahol a 7% a felső határ, nem pedig "jog". Audit esetén minden kedvezményezett / partner szervezetnek bizonyítania kell, hogy a közvetett költségek kiszámítására általában alkalmazott szabály a szervezeten belül azonos a Leonardo TOI projektben alkalmazott szabállyal! PÉLDA arra, hogy a záró beszámoló értékelésekor hogyan kalkulálják a közvetett költségeket: A szerződéskötés idején a projekt teljes közvetlen költsége és közvetett költség mértékét 5%-ban állapították meg (= ), mert ez az arány felel meg az intézményben szokásosan alkalmazott rátának. A záró beszámolóban csak 80,000 közvetlen költségről számoltak el. Mivel a közvetett költségek aránya 5%-os volt a szerződésben, a projekt csak 4,000 -ra tarthat igényt. 6.5 KÖLTSÉGKATEGÓRIÁK KÖZVETLEN KÖLTSÉGEK Az alábbiak a konzorciumban részt vevő összes partnerre vonatkoznak Személyi költségek (1) Az alábbi kategóriákra vonatkozó költségek vehetők figyelembe: olyan állandó munkatársak, akik a partnerintézmények valamelyikével határozott vagy határozatlan időre kötött munkaszerződéssel, megbízási szerződéssel rendelkeznek; a nemzeti munkajogi szabályozástól függően 5 (lásd "függő munkavállaló" fogalmának meghatározása) egyéni vállalkozók munkája is elszámolható személyi költségként a projekt keretében a következő szigorú feltételekkel: folyamatos, munkaviszonyszerű együttműködés az adott partnerintézménnyel; a külső együttműködő minden esetben jogosult a saját nevében szerződést kötni az adott partnerintézménnyel. Minden olyan szerződés, amely egy másik szervezettel/intézménnyel köttetik, egyértelműen alvállalkozói költség. 5 A magyar törvények ezt nem teszik lehetővé, tehát a magyar főpályázó, és a magyar partnerei esetében erre nincs lehetőség. Verzió: /46

24 az így megbízott munkavállaló számonkérhető az adott partnerintézmény által. A számonkérhető ebben az esetben azt jelenti, hogy el kell, hogy tudjon számolni a munkaóráival, a feladataival, és azok eredményével, tehát az együttműködés nem egyenrangú, hanem ahhoz hasonlít, amilyen szerződése az intézménynek van a többi munkavállalójával. a Nemzeti Iroda továbbá nyilatkozatot kérhet, amelyben a hatáskörrel rendelkező hatóság igazolja, hogy az így munkát végző személy eleget tett társadalombiztosítási és adózási kötelezettségeinek. a nemzeti szabályozásról igazolást kérhet az iroda (a jogszabály másolata). külső, munkaerő-kölcsönző cégen keresztül átmeneti időre felvett munkatársak. Az alvállalkozás formájában / számla ellenében dolgozó személyi állományra vonatkozó költségeket a megfelelő kategóriába kell helyezni (lásd Alvállalkozói költségek fejezet). Projektpartnerek munkatársai nem működhetnek alvállalkozói minőségben a projekt során abban az időszakban, amíg munkaszerződéses jogviszonyban állnak a koordinátor szervezettel vagy valamelyik partnerrel. (2) A projekt költségvetését valós napi személyi költségek alapján kell kalkulálni, amelyek nem haladhatják meg a kézikönyv 1. mellékletében megjelölt maximum rátát. E fölötti költségek nem számolhatók el. A fenti költségek valódiságának ellenőrzésére sor kerülhet egy audit során. (3) Annak az országnak a rátája alkalmazandó, amelyikben a partnerintézményt regisztrálták, függetlenül attól, hogy hol kerül sor a feladat elvégzésére (azaz ha egy A országból származó szervezet munkatársa (részben) B országban dolgozik, a költségvetést az A ország rátái szerint kell elkészíteni). Elszámolható a szokásos napi jövedelem, beleértve a tényleges fizetéseket plusz a társadalombiztosítási költségeket, valamint a szokásos adókat és járulékokat. (4) Nem számolhatók el olyan, törvény által nem előírt költségek, mint pl. bónusz, autólízing, reprezentációs alap, ösztönző célú kifizetések vagy nyereségrészesedési konstrukciók. (5) A pályázó határozza meg a munkatársak kategóriáját és a projektben munkával eltöltött napok számát a tevékenység és a munkaterv függvényében. (6) A személyi költségek tervezéséhez a napok számát be kell szorozni a valós napi személyi költségek rátájával (egységköltség alapú elszámolás). Az elszámolás bizonylatai/dokumentumai az alábbiak: a projektmunkában eltöltött időt igazoló munkaidő-nyilvántartások (time sheet-ek), amelyek tartalmazzák: a munkatárs nevét, a feladat megnevezését, a feladat elvégzésével töltött időt (-tól, -ig), a feladat elvégzését igazoló személy és a munkatárs aláírását, a munka költségét; a nyilvántartásban szereplő összegeket könyvelési dokumentumokkal is alá kell tudni támasztani; a napi bér kiszámítását igazoló dokumentumok, illetve a projektmunkában részt vevő munkatársakkal a projektmunkára kötött szerződések, munkaköri leírások, esetleg önéletrajzok Útiköltségek és megélhetési költségek Az útiköltségek (a tényleges költségek alapján) és a megélhetési költségek (3. melléklet szerint) kerülnek elszámolásra. Az útiköltségekre és megélhetési költségekre vonatkozóan az alábbi szabályok érvényesek. Azon utazásokkal kapcsolatban felmerült költségek számolhatók el, amelyek a munkatervben és a projekt költségvetésében szerepelnek, valamint világosan, egyértelműen kapcsolódnak a projekt tevékenységéhez, céljaihoz. Ha a munkaterv indokolja, vagy pénzügyileg racionálisabb, a projekten kívül eső LLP országbeli utazás is elszámolható. Különleges esetekben LLP országon kívül eső találkozó is elszámolható, ilyen esetben mindig a Nemzeti Iroda előzetes írásos engedélye szükséges. Verzió: /46

25 Projektmenedzsment kézikönyv 2013 Ha az utazás nem szerepelt a munkatervben, vagy nincs összhangban a megbízható, és hatékony pénzügyi tervezés elveivel, vagy a fentiek alapján nem kérik előzetesen az Iroda előzetes engedélyét, a költségek nem elszámolhatók Útiköltségek (1) Csak a partnerintézmények projekt tevékenységben részt vevő munkatársainak útiköltsége figyelembe vehető (munkatársak alatt a Személyi költségek fejezet (6.5.1.) (1) pontjában definiált munkatársakat értjük), mely arányban kell, hogy álljon a partnerintézmény útiköltségekre vonatkozó szokványos gyakorlatával. A nem a személyi állományhoz tartozók útiköltségeivel kapcsolatos információk az Egyéb költségek (6.5.5.) és az Alvállalkozói költségek (6.5.4.) című fejezetekben szerepelnek. (2) Az elszámolás a tényleges költségeken alapul, a választott utazási módtól függetlenül (vasút, busz, taxi, repülőgép, bérelt autó). A partnereknek a legolcsóbb utazási formát kell választaniuk (ha nem így tesznek, teljes körű magyarázatot szükségeses adni írásban legkésőbb a beszámoló leadásakor). (3) Az utazási költségekbe beletartozik minden költség és utazási mód az indulási helytől az úticélig (és vissza), továbbá beletartozhatnak a vízumdíjak, az utazási biztosítás és a lemondási díjak. (4) Gépkocsival (saját vagy céges autóval) történő utazás kiadásai, ha megalapozottak és az ár nem túlzottan magas, az alábbiak szerint térítendők (attól függően, hogy melyik a legolcsóbb): Kilométer alapú költségelszámolással az adott szervezet belső szabályainak megfelelően, max. 0,22 euró értékig; vagy egy vasúti, busz- vagy repülőjegy ára ugyanezen a viszonylaton. Csak egy jegy ára téríthető, függetlenül attól, hányan utaztak a gépkocsival. (5) Gépkocsi bérlése (maximum B kategória vagy azzal egyenértékű) vagy taxi: a tényleges költség, ha ez nem túlzottan magas más utazási formákhoz képest (figyelembe véve bármely befolyásoló tényezőt, pl. idő, túl nagy csomag). (6) Egyazon gépkocsival történő utazás esetén függetlenül az utasok számától csak egy utazás költsége számolható el. Az utazási költségeket kizárólag a tényleges költségek alapján kiállított bizonylatokkal lehet alátámasztani: vonattal, busszal történő utazás esetén: számlával és eredeti jegyekkel; repülővel történő utazás esetén: számlával és eredeti jegyekkel, valamint beszállókártyával (ha nem adtak ki repülőjegyet, pl. olcsó járatok, elektronikus jegyvásárlás esetén, a kifizetés bizonylatával, valamint az útvonaltervről szóló hivatalos értesítővel kell igazolni); saját gépkocsival történő utazás esetén: minden esetben a támogatott intézmény belső szabályainak megfelelően útnyilvántartás, kiküldetési rendelvény és/vagy a számviteli és adózási jogszabályok által meghatározott kilométer-alapú elszámolással (maximum 0,22 euró/km), vagy benzinszámlákkal (vagy annak megfelelő dokumentumokkal). Benzinszámlák esetben legfeljebb az adott viszonylatra vonatkozó másodosztályú vasúti menetjegy árának megfelelő összeg számolható el, amelyről tájékoztatást nyújt a MÁV honlapja ( Csak egy menetjegy ára számolható el, függetlenül attól, hogy hányan utaztak a gépkocsiban. kölcsönzött gépkocsi esetén: számla alapján; taxival történő utazás esetén: nyugta vagy egyéni kifizetési igény alapján (vagy annak megfelelő dokumentummal). Verzió: /46

26 Megélhetési költségek (1) Csak a tevékenységben részt vevő munkatársak megélhetési költségei (munkatársak alatt a Személyi költségek fejezet (6.5.1) (1) pontjában definiált munkatársakat értjük) támogathatók. A költségvetésnek figyelembe kell vennie a kézikönyv 3. mellékletében feltüntetett maximum rátát. E fölötti költségek nem elszámolhatók. A célország rátáját kell alkalmazni, azaz ahol a szállásköltségek felmerülnek. (2) A költségek csak olyan utazások esetén számolhatók el, amelyek a projekttel kapcsolatos meghatározott és egyértelműen azonosítható tevékenységekhez közvetlenül kapcsolódnak. (3) Nem a partnerintézmények alkalmazásában álló személyekre vonatkozó megélhetési költségekkel kapcsolatos információk az Egyéb költségek (6.5.5) és az Alvállalkozói költségek (6.5.4.) című fejezetekben szerepelnek. (4) A kifizetés a partnerintézmények érvényes belső szabályai szerint történik, amely alapulhat tényleges költségen (számlák, bizonylatok alapján történő kifizetés) és/vagy napidíjon. (5) A megélhetési költségek magukban foglalják a szállást, az étkezést és az összes helyi közlekedést (azonban nem foglalják magukban azokat a helyi utazási költségeket, amelyek az indulási helytől az úticélig tartó utazás során merülnek fel; lásd Útiköltségek című fejezet). Annak kiszámításához, hogy hány napra vonatkozik a napi megélhetési ráta, meg kell jegyezni, hogy a teljes nap az éjszakát (ott alvást) is magában foglalja. Megfelelően indokolt esetekben éjszaka nélküli, teljes napra szóló juttatás engedélyezhető a szállásra vonatkozó támogatás értékének levonása után (maximum a ráta 50%-a). (6) Arányos csökkentés szükséges, ha a szállást, az étkezést és a helyi utazási költségeket a harmadik fél biztosítja. (7) Helyi megélhetési költség (a partnerintézmény székhelyének városában) kizárólag partnertalálkozók esetén számolható el a fentiekben leírtaknak megfelelő levonások után (max. a ráta 50%-áig). Az elszámolás bizonylatai: A megélhetési költségeket (beleértve: szállás, étkezés, helyi közlekedés) a számviteli törvény, a személyi jövedelemadóról szóló törvény és az adózási jogszabályok által meghatározott módon, egyben a támogatott intézmény belső szabályainak megfelelően kell alátámasztani számlák alapján és/vagy napidíj elszámolással. A költségek külföldi kiküldetési rendelvény formájában is alátámaszthatók. Bármilyen módon történik az elszámolás az intézményben, az ottalvás tényét igazolni kell tudni (szállodai számlával, vagy a szállásadó igazolásával). A költségek nem haladhatják meg az intézményen belül alkalmazott maximális napidíjakat, illetve 3. számú mellékletben (Maximális megélhetési költségek) található, célországokra vonatkozó személyenkénti maximális napi megélhetési költséget Eszközök költségei (1) Új vagy használt eszközök vásárlása, bérlése vagy lízingje beleértve az üzembe helyezést, karbantartást és a biztosítás költségeit csak akkor vehető figyelembe, ha az speciális és nélkülözhetetlen a projekt/tevékenység céljainak eléréséhez. Az eszközök megpályázott költségeit mindenkor megfelelő módon indokolni kell. Erre vonatkozóan az Alvállalkozói szerződések (6.5.4.) fejezet beszerzéssel kapcsolatos szabályai érvényesek. ha azt a pályázóra/partnerre nézve érvényes, és a hasonló tételekre általánosan elfogadott adózási és számviteli szabályok szerint írják le. Az eszközökre vonatkozóan csak a tevékenység időtartamára eső értékcsökkenési rész és a tevékenység céljaival összhangban lévő tényleges használati arány vehető figyelembe. A pályázónak meg kell magyaráznia az alkalmazott szabályokat, különösen az arányosítás indokolt és méltányolható számítási módszerét. Ha az eszköz jellege és/vagy használatának körülményei miatt eltérő eljárásra van szükség, azt megfelelő módon indokolni kell. Verzió: /46

27 (2) A projekt adminisztrációjához kapcsolódó összes eszköz (azaz számítógépek, laptopok, stb.) és a projekt megkezdése előtt vásárolt összes eszköz értékcsökkenése a projekt közvetett költségei közé tartozik (lásd Elszámolható közvetett költségek című fejezet). (3) Az eszközök teljes költsége nem lehet több a projekt közvetlen összköltségének 10 százalékánál. Az elszámolás bizonylatai: A szoftver/hardver/audiovizuális eszközök vásárlásával vagy bérletével/lízingjével kapcsolatban felmerült költségek bizonylatai a számlák, illetve a közbeszerzési eljárás (részletes szabályokat lásd a Költségtípusok / Alvállalkozói szerződések (6.5.4.) című fejezetben) dokumentumai. Nyilatkozat az intézményben szokásos értékcsökkenési leírási szabályokról. Ezen dokumentumoknak az esetleges ellenőrzésekhez rendelkezésre kell állni Alvállalkozói költségek (1) A tevékenység valamely részének végrehajtására vonatkozó beszerzési szerződések költségeit akkor lehet figyelembe venni, ha azokat egy partner valamely harmadik félnek, szervezetnek, gazdasági társaságnak vagy egyénnek 6 7 megítéli (feltéve, ha nem áll alkalmazásban a konzorcium egyik partnerszervezeténél sem). (2) A nemzetközi projekt együttműködés koncepciójának fenntartása érdekében a projekt irányítása, koordinációja és általános adminisztrációja nem adható ki alvállalkozásba. Pénzügyi, könyvelési tevékenység csak indokolt esetben adható alvállalkozásba, ha a belső erőforrások a rendes szervezeti működés keretében sem állnak rendelkezésre. (3) Az alvállalkozó díja valamennyi kapcsolódó költséget magában foglalja (azaz személyi költségek plusz útiköltségek, megélhetési költségek, stb.). (4) A pályázó azzal az ajánlattevővel köt szerződést, amelyik a legjutányosabb ajánlatot teszi, azaz a legjobb ár-minőség arányt ajánlja, az átláthatóság és az ajánlattevők egyenlő kezelésének elve szerint, elkerülve bármilyen érdekütközést. (5) A beszerzések tekintetében az alábbi speciális uniós szabályok érvényesek: a nál kisebb értékű szerződések számla bemutatása ellenében egyszerűen kifizethetők; a és közötti értékű szerződések esetében olyan eljárást kell lefolytatni, melyben legalább három ajánlattevőnek kell részt vennie; a és közötti értékű szerződések esetében legalább öt ajánlattevőnek kell részt vennie az eljárásban; a nál nagyobb értékű szerződések esetében a nemzeti közbeszerzési szabályozás alkalmazandó. (6) Az alvállalkozók teljes költsége nem lehet több a projekt teljes közvetlen költségeinek 30 százalékánál. Megjegyzés: ha egy és ugyanaz a személy vagy szervezet több terméket vagy szolgáltatást nyújt a projekt számára (mondjuk például euró összértékben), akkor azokat a fenti szabályozás szempontjából egyben kell kezelni, nem lehet kisebb egységekre bontani annak érdekében, hogy elkerüljék a versenyeztetés folyamatát. Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok 6 Ez az egyéni vállalkozókra vonatkozik, azaz akik saját maguk után fizetik a társadalombiztosítást vagy járulékokat, nyugdíj-hozzájárulást és az adókat. A rájuk vonatkozó nemzeti törvények eltérőek lehetnek, és ezeket mindenkor figyelembe kell venni. 7 Ide tartoznak azok a számlaképes tanácsadók is, akik egyszeri szolgáltatásokat nyújtanak díjazás fejében. Verzió: /46

28 Ha a projekt során alvállalkozók szolgáltatásait veszik igénybe, minden alvállalkozó tekintetében rendelkezésre kell, hogy álljanak az alvállalkozói szerződések másolatai (vagy annak megfelelői, például hivatalos árajánlatok, megrendelők) valamint az ezekhez kapcsolódó számlák másolatai, szükség esetén árajánlatok, amely érkezhetett en, faxon, levélben, és egyéb, az alvállalkozói költségekhez kapcsolódó dokumentumok, a projekt beszámolója szerint. Az Iroda fenntartja a jogot arra, hogy ne fogadja el ezen költségek egészét vagy egy részét, ha azok nem felelnek meg a szerződésben meghatározott feltételeknek. Nem adhatja alvállalkozónak a projektmenedzsment tevékenységét, valamint megvalósításhoz kapcsolódó olyan feladatokat, amelyeket a partner saját maga el tud látni a projekthez kapcsolódóan (tipikusan ezen feladatok végrehajtása miatt került be a partnerségbe), illetve amelyeket a partnerszerződésben saját teljesítésben vállalt. A személyi költségek és az alvállalkozói költségek összehasonlítása Emberi munka költsége kizárólag a személyi, illetve alvállalkozói költségkategóriában számolható el az alábbiak szerint: Definíció Személyi költségek: A kedvezményezett intézmény vagy valamely partner alkalmazásában álló, a projekten rendszeresen vagy ismétlődően, folyamatosan dolgozó személyek bére 8 (és annak kapcsolódó költségei). Ezek a személyek nem dolgozhatnak alvállalkozóként a projektben és nem dolgozhatnak az alvállalkozóknak sem a projekt céljainak megvalósítása érdekében. Magyarországon: alkalmazottak és megbízási szerződéssel dolgozók. Alvállalkozói költségek: Minden olyan költség, amelyet valamely külső személynek vagy intézménynek fizetnek ki a projekttel kapcsolatos alkalmi (nem folyamatos) feladatok elvégzésére. A külső intézménnyel alvállalkozói szerződést kell kötni, elszámolása számla és szerződés alapján történik. Alvállalkozói szerződést egyénekkel 9 is lehet kötni abban az esetben, ha nem alkalmazottai sem a kedvezményezett intézménynek, sem a partnerintézményeknek Egyéb költségek Támogathatók azok a költségek, amelyek: (1) közvetlenül a támogatási szerződés követelményeiből erednek (információk terjesztése, média megjelenés, a tevékenység speciális értékelése, auditok, akkreditáció, már lefordított anyagok megvásárlása, a projektben felhasználandó szakkönyvek beszerzése, sokszorosítás, stb.). A pénzügyi szolgáltatások költségén belül csak a támogatás partnerek való átutalásának költségei, bankgaranciák költségei számolhatók el (azonban a számlavezetési díj, árfolyamveszteség, stb. nem elszámolható költség (6.1.2.)); (2) meghatározott tevékenységek vagy a tevékenység termékeinek/eredményeinek megvalósításából erednek (pl. szemináriumok szervezése (ahol a szeminárium terméknek/eredménynek minősül és ahol könnyen azonosíthatók a feladattal kapcsolatos 8 Olyan személyek, akiknek munkája után a társadalombiztosítási járulékot, a nyugdíjbiztosítást és az adókat a kedvezményezett intézmény vagy partnerei fizetik. Magyarországon ide tartoznak az alkalmazottak és a megbízási szerződéssel a kedvezményezett intézmény vagy partnerei megbízásából dolgozók is. 9 Ez egyéni vállalkozókra vonatkozik, vagyis olyan személyekre, akik maguk felelősek a társadalombiztosítási járulékok, nyugdíjbiztosítás és adók kifizetéséért. Ezen egyének definiálásának tekintetében a nemzeti szabályozások eltérőek lehetnek, ezeket minden esetben figyelembe kell venni. Verzió: /46

29 költségek), szeminárium jegyzőkönyvének elkészítése, videó készítése, termékek elkészítéséhez szükséges fogyóeszközök vásárlása: papír publikációk nyomtatásához, üres DVD, stb.); (3) csak speciális és a projekt/tevékenység céljainak eléréséhez nélkülözhetetlen tevékenységek vehetők figyelembe. A költségeket mindig megfelelő módon indokolni kell. (4) ha az utazási és/vagy megélhetési költség harmadik felek utazásával kapcsolatban merül fel, az egyéb költségek között kell elszámolni, a partnerek munkatársaira vonatkozó szabályok alapján (lásd Útiköltségek és megélhetési költségek (6.5.2.) című fejezet); (5) minden olyan tevékenységhez kapcsolódó költség, amelyet alvállalkozó bevonásával valósítanak meg, az Alvállalkozói költségek (6.5.4.) című fejezet szerint, az alvállalkozói költségek kategóriában kell feltüntetni; (6) csak maguknál a partnereknél felmerülő költségek támogathatók ebben a költségkategóriában; (7) ide tartozik bármely olyan költség, amelyekre más költségkategóriák nem terjednek ki. Néhány példa: sajtóközlemények és hirdetés egyszeri költsége, copyright és egyéb szellemi tulajdonjogok megvétele, információs anyagok vásárlása (könyvek, tanulmányok és elektronikus adatok), konferenciák részvételi díja; találkozók regisztrációs díja; kiállítási hely bérlete, stb. (8) a projekt adminisztrációjával kapcsolatos összes költség (azaz fogyóeszközök, irodaszerek, fénymásolás, telefon, papír, stb.) a projekt közvetett költségei közé tartozik (lásd Elszámolható közvetett költségek (6.5.6.) című fejezet). A költséget alátámasztó dokumentumok: csak ténylegesen felmerült költségek számolhatók el, amelyek számláit, adott esetben a hozzá kapcsolódó szerződésekkel együtt az ellenőrzésekhez rendelkezésre kell bocsátani. speciális költség esetén (pl. harmadik fél utaztatása) a költség típusának megfelelő, fentebb részletezett bizonylatokat kell csatolni. Ebben a költségkategóriában semmilyen olyan költség nem számolható el, amely más költségkategória alá besorolható Közvetett költségek (maximum 7%) A közvetett költségek összege a közvetlen költségek 7%-ában van maximálva (összegét és a támogatás arányát a szerződés rögzíti, amelyek nem változhatnak a projekt futamideje során). A közvetett költségeket nem szükséges bizonylatokkal alátámasztani. A projekt adminisztrációjával kapcsolatos összes költség (azaz fogyóeszközök, irodaszerek, fénymásolás, telefon, papír, posta, a partnerszerződések költségei, a szerződés által meghatározott követelményekkel kapcsolatban felmerült költségek) a projekt közvetett költségei közé tartozik. 7 AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA 7.1 A DISSZEMINÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK CÉLJA Különös hangsúlyt kell fektetni az EU társfinanszírozásában megvalósuló projektek hatására, illetve azokra a konkrét tervekre, melyek a létrehozott termékek széles körben történő megismertetését és használatát biztosítják. A projektcsapat által létrehozott eredményeket, megszerzett ismereteket, összegyűjtött tapasztalatokat elérhetővé kell tenni a lehető legszélesebb közönség számára. Ennek elsődleges eszközei az eredmények terjesztése (disszeminációja) és hasznosítása, ami együtt valorizációként is ismert. Ennek legfőbb célja, hogy a projekteredmények hatása a lehető legnagyobb legyen az értékük optimalizálása, hatásuk fokozása, különböző szakmai környezetbe való beépülésük, valamint a helyi, regionális, nemzeti és európai szintű rendszerekben, gyakorlatokban történő tényleges felhasználásuk által. Verzió: /46

30 A jól megtervezett és körültekintően végrehajtott valorizáció biztosítja, hogy a projekteredmények elérhetők legyenek nem csak a konzorciumban közvetlenül részt vevők számára, és hatásuk fenntartható legyen a projekt futamidején túl is. Az innovációtranszfer projektektől elvárás, hogy (a projektnek dedikált, vagy a partnerség által fenntartott) honlapon tegyék közzé a projekt adatait, megvalósításának fő lépéseit és eredményeit (vagy ezek elérhetőségét). A támogatási szerződés által meghatározott kötelezettség a projekt fő adatainak, eredményeinek feltöltése a központi adatbázisba, az ADAM portálra ( 7.2 MIK A PROJEKTEREDMÉNYEK? A projekt eredményei a termékek, módszerek, tapasztalatok és oktatáspolitikai tanulságok, melyek a projekt során jönnek létre. A projekteredményeket nagyjából öt fő kategóriába oszthatjuk, melyek közül az első három a közvetlen eredményeket, míg a fennmaradó kettő a közvetett vagy programszintű eredményeket foglalja magába (ld. még 5.C. A projekteredmények általános tipológiája, LLP Pályázati útmutató 2010, 59. o.). Termékek Kategória Módszerek Tapasztalatok Szakpolitikai tanulságok Európai együttműködés Példák beszámolók és összehasonlító tanulmányok kézikönyvek és egyéb képzési eszközök innovatív oktatási és képzési modulok új tantervek és képesítések új megközelítésmódokkal és módszertanokkal kapcsolatos felhasználói útmutatók on-line oktatási és képzési anyagok (e-learning) konferenciák és kulturális események szemináriumok, viták, szimpóziumok a résztvevők egy bizonyos területtel és témával kapcsolatos ismereteinek bővítése együttműködési folyamatok és módszerek vezetői tapasztalatok és gyakorlati ismeretek ötletek és jó gyakorlatok cseréje a projektpartnerek által a menedzsment és nemzetközi partnerségben való részvétel terén szerzett tapasztalatok az egyének által szerzett tapasztalatok, pl. mobilitások kapcsán tapasztalatok és jó gyakorlatok cseréje hálózatok létrehozása által egy adott programon vagy kezdeményezésen belül indult projektek átfogó tapasztalataiból rajzolódnak ki, illetve olyan egyedi projektekből, amelyek különösen innovatívak vagy hatékonyak visszajelzés az oktatáspolitikai döntéshozók számára, pl. az LLL kapcsán a Bizottság és a tagállamok számára új vagy kibővített európai partnerségek tapasztalatok és jó gyakorlatok nemzetközi szintű megosztása kultúrákon átívelő párbeszéd és együttműködés, új párbeszéd és partnerségek az EU tagállamai és a nem EU-tag országok között Az eredmények különböző csoportjai másfajta megközelítést igényelnek terjesztés és hasznosítás szempontjából. Például a kézzel fogható eredmények, mint a termékek könnyen bemutathatók eredetiben, grafikus ábrákkal vagy mintapéldánnyal, a nem kézzelfogható eredmények, mint pl. a Verzió: /46

31 tapasztalatok, azonban más bemutatási módszereket igényelnek, úgy mint felmérések eredménye, interjúk elemzése, akkreditációs programok. 7.3 MI AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS HASZNOSÍTÁSA? Az eredmények terjesztésére és hasznosítására irányuló tevékenységek szorosan összekapcsolódnak, ugyanakkor el kell különítenünk őket egymástól. A disszemináció (terjesztés) olyan megtervezett folyamat, amelynek során a kulcsfontosságú szereplők tájékoztatást kapnak a programok és kezdeményezések eredményeinek minőségéről, jelentőségéről és hatékonyságáról. A hasznosítás azt jeleni, hogy az eredmény használatba kerül, haszon származik belőle. A projekteredmények kapcsán ez elsődlegesen a fenntarthatóságot, a továbbvitel folyamatát jelenti. A fenntarthatóság azt jelenti, hogy a főbb tevékenységek és az eredmények továbbélnek és az európai uniós támogatás időszakát követően is hasznosíthatók a célcsoportok, a szervezet, a szektor vagy a rendszer által. A továbbvitel a programok és kezdeményezések sikeres eredményeinek átvitelét jelenti szélesebb kontextusba: az eredeti projektkörnyezeten kívüli oktatáspolitikai döntéshozók, érintettek, végfelhasználók (helyi, regionális, nemzeti vagy európai szinten) átveszik például a projekt során kidolgozott eszközöket, gyakorlatokat. 7.4 HOGYAN TERVEZZÜK MEG A TERJESZTÉST ÉS A HASZNOSÍTÁST Az Egész életen át tartó tanulás programban támogatott projektek közül elsőbbséget élveznek azok, melyek a projekt kezdetétől erős disszeminációs stratégiával rendelkeznek. Ezért van az, hogy az eredmények terjesztése és hasznosítása munkacsomagok kötelező részei a pályázatnak. A tervek korai elkészítése biztosítja, hogy a megcélzott felhasználók és az ő igényeik központi helyet kapjanak a projekt kezdetétől. Ezen tevékenységek tervezése közben a partnerségnek az alábbi jellegű kérdéseket kell felvetnie: Milyen problémákat kell a projektnek megoldania? Milyen szükségleteket céloz meg a projekt? Melyek a várt eredmények? Kik a felhasználók/érintett szektorok, melyek profitálnak a projekt eredményeiből? Időt kell szánni arra, hogy körülhatárolják, várhatóan kik fogják hasznosítani a projekt eredményeit, és figyelembe kell venni az ő igényeiket. Ennek minden potenciális felhasználóra ki kell terjednie, nem csak magának a konzorciumnak az érintett tagjaira. Meg kell tervezni a felhasználókkal történő konzultációt és bevonásukat a projekt futamideje folyamán. A terv kulcselemei a következők: a terjesztésre és hasznosításra irányuló tevékenységek típusai módszerek és eljárások; a szükséges emberi és pénzügyi erőforrások; munkaterv a különböző tevékenységekre; stratégia a tevékenységek továbbvitelére a projekt futamidején túl (fenntarthatóság). Ha egyszer elkészült, a disszeminációs tervet rendszeresen át kell nézni, és ha szükséges, módosítani a projekt előrehaladásának fényében. Bármilyen, az eredeti tervhez képest történt módosítást le kell írni a benyújtandó időközi, illetve záró beszámolóban (ld. jelen kézikönyv 9.3. pontját). Verzió: /46

32 Bővebb útmutatást a disszeminációs tervhez kapcsolódóan az Európai Bizottság Oktatási és Kulturális Főigazgatósága honlapján talál az alábbi oldalon: Itt megtalálja többek között Az EU ötlépcsős disszeminációs és valorizációs tervét, a disszeminációs eszköztárat, valamint javasolt eljárásokat mindkét fajta tevékenységhez. Felhívjuk figyelmét, hogy a támogatási szerződés különös feltételeket határoz meg a tájékoztatással és a nyilvánossággal kapcsolatban (Különös feltételek X.3. és 4. pont, valamint Általános feltételek 5. pont). A kedvezményezettek kötelezettsége a projekt előrehaladásának és eredményeinek folyamatos dokumentálása az ADAM adatbázisban. 7.5 KÖTELEZŐ ARCULATI ELEMEK Bármilyen, a támogatásból terjesztett, publikált dokumentumon, a támogatásból megvalósított terméken vagy anyagon fel kell tüntetni, hogy a támogatást az Európai Unió nyújtotta, és szerepeltetni kell az LLP logót. Ez a láthatóság növeli az Egész életen át tartó tanulás program ismertségét, és hozzájárul folyamatosságának és működésének hosszan tartó biztosításához. Az uniós támogatásra való hivatkozás elmulasztása esetén előfordulhat, hogy bizonyos tevékenységekhez kapcsolódó költségek nem lesznek elszámolhatók. Például abban az esetben, ha kutatást és publikációt magukban foglaló tevékenységek esetén a publikációk nem hivatkoznak az európai uniós támogatásra, akkor a kutatásra fordított összegek elszámolhatók, a publikáció költségei azonban nem elszámolhatók. A logó használata a támogatott pályázat minden projekttermékén (kiadványok, honlap, sajtóközlemény, rendezvénymeghívó stb.) kötelezően megjelenítendő! Az Oktatás és kultúra által támogatott Leonardo innovációtranszfer projektek esetében egységesen az Egész életen át tartó tanulás program (LLP) logóját kell használni: A logó az alábbi oldalról letölthető színes és fekete-fehér verzióban is: A logó minimális mérete: 1 cm magas. Amennyiben nem éri el a kész, magyar nyelvű logót, úgy az EU zászló mellett az alábbi betűtípusokkal jelenítheti meg a program nevét: Verdana, Tahoma, Trebuchet, Calibri, Arial. A szöveg fekete vagy EU kék színnel jelenjen meg: Figyelem! NEM használatos a korábbi, ún. madaras logó egyetlen formája sem! Verzió: /46

33 Szintén kötelezően megjelenítendő a Tempus Közalapítvány logója. A logó az alábbi linken letölthető a Tempus Közalapítvány honlapjáról: A logó minimális mérete: 1 cm magas. Kötelezően megjelenő szöveg: A projektet az Európai Bizottság támogatta. A kiadványban (közleményben) megjelentek nem szükségszerűen tükrözik az Európai Bizottság nézeteit. Részletes arculati leírás itt: Az Európai Bizottság támogatására való hivatkozás szövege az EU valamennyi nyelvén elérhető az alábbi oldalon: 8 A PROJEKT NYOMON KÖVETÉSE 8.1 CÉLJA A NI feladata az Egész életen át tartó tanulás programban támogatásban részesített projektek nyomon követése. A nyomon követésnek kettős célja van. Egyrészt útmutatást és tanácsot adni minden egyes projekt számára, ezzel segítve a projektcélok sikeres megvalósulását. A nyomon követés ugyanakkor lehetővé teszi a jól bevált gyakorlatok és tapasztalatok azonosítást, annak érdekében, hogy azokat mások is hasznosíthassák. Ezt a tevékenységet a továbbiakban monitoringnak nevezzük. Másrészt a nyomon követés célja annak az ellenőrzése, hogy a kedvezményezett a projekt szerződésben vállalt kötelezettségeit megfelelő színvonalon és módon teljesíti-e. Az egyes projektek nyomon követésére a NI kijelöl egy kapcsolattartó személyt a munkatársai közül (programkoordinátor). Ez a személy felelős a projekt napi szintű nyomon követéséért, és ő kommunikációs összekötő a NI és a kedvezményezett intézmény között. Ezen túlmenően a NI kijelölhet egy pénzügyes munkatársat is, aki figyelemmel kíséri a projekt pénzügyi megvalósulását, és szükség esetén segít. A kedvezményezett intézmény telefonon, ben és levélben tartja a kapcsolatot a NI TOI koordinátorával. Mivel azonban a NI és a kedvezményezett intézmény között elhangzó szóbeli információk vagy megállapodások jogilag nem kötelező erejűek, a NI minden fontos döntést írásban közöl, amelyet a téma természetétől függően a kedvezményezett intézmény koordinátorának vagy hivatalos képviselőjének címez. A NI nem ad információt harmadik személynek a kedvezményezett előzetes írásbeli felhatalmazása nélkül Milyen típusú nyomon követés lehetséges? A nyomon követés egy vagy több formában is megvalósulhat az alábbiak szerint: beszámolók értékelése: a projektben megvalósított és lejelentett tevékenységek értékelése (az írásbeli beszámolók szakmai elemzésére és értékelésére a NI általában külső szakértőt alkalmaz); Verzió: /46